HCL 615/2023 Cluj-Napoca adoptată

aaa CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI CLUJ-NAPOCA HOTĂRÂRE privind aprobarea Studiului de Fundamentare a deciziei de concesionare a serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de Iarnă”, desfăşurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca, prin licitație publică, în vederea încheierii contractului de concesiune de servicii Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca întrunit în şedinţă ordinară, Examinând proiectul de hotărâre privind aprobarea Studiului de Fundamentare a deciziei de concesionare a serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de Iarnă”, desfăşurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca, prin licitaţie publică, în vederea încheierii contractului de concesiune de servicii — proiect din iniţiativa primarului, Reţinând Referatul de aprobare nr. 633079/1/6.07.2023 al primarului municipiului Cluj- Napoca, în calitate de inițiator, Analizând Raportul de specialitate nr. 633087/42/6.07.2023 al Direcţiei Generale Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte, prin care se propune aprobarea Studiului de Fundamentare a deciziei de concesionare a serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de Iarnă”, desfăşurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca, prin licitaţie publică, în vederea încheierii contractului de concesiune de servicii; Văzând avizul comisiei de specialitate; Potrivit prevederilor art. 7 şi 8 din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 11-16 din Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii, aprobate prin HG nr. 867/2016, ale art. 285 şi 287 lit. b), art. 304 alin. (1), (2) şi (3) din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, ale art. 2 alin. (2) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, ale art. 28 alin. (3) din Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 861 alin. (3) din Legea nr. 287/2009-Codul Civil, cu modificările şi completările ulterioare; Potrivit dispozițiunilor art. 129, 133 alin. (1), 139 şi 196 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE: Art. 1. Se aprobă Studiul de Fundamentare a deciziei de concesionare a serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de larnă”, desfășurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian” din municipiul Cluj-Napoca, prin licitaţie publică, în vederea încheierii contractului de concesiune de servicii, conform Anexei, care face parte integrantă din hotărâre. Art. 2. Cu îndeplinirea prevederilor hotărârii se încredințează Direcţia Generală Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte şi Direcţia Economică. Nr. 615 din 12 iulie 2023 (Hotărârea a fost adoptată cu 18 voturi) CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI CLUJ-NAPOCA ROMÂNIA JUDEŢUL CLUJ MUNICIPIUL CLUJ-NAPOCA STUDIU DE FUNDAMENTARE A DECIZIEI DE CONCESIONARE a serviciilor de organizare a evenimentului Târgul de Iarnă” desfăşurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca O (ie Oa Mun. A SITUL ANEXĂ LA HOTĂRÂREA NR.615/2023 CAPITOLUL I ASPECTE GENERALE 1 Denumirea proiectului: Studiu de fundamentare a deciziei de concesionare a serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de larnă” desfăşurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca. 1.2 Autoritatea contractantă: - Municipiul Cluj-Napoca, str. Moților nr. 1-3. - Municipiul Cluj-Napoca este persoană juridică de drept public, are patrimoniu propriu și capacitate juridică deplină. 1.3 Elaborator: Comisia de coordonare și supervizare în vederea pregătirii şi planificării contractului de con- cesionare a serviciilor de organizare a evenimentului” Târgul de larnă” desfăşurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca, constituită prin Dispoziţia primarului nr. 2667/29.06.2023, conform art. 2 din H.G. nr. 867/2016, după cum urmeză: Președinte: Călin Forna - Director adj., Direcţia Evenimente publice şi Informare Cetăţeni; Membri: Dan Macovei - Şef Serviciu Evenimente Publice; Delia Mesaros - Inspector de Specialitate Evenimente Publice; 1.4 Obiectul proiectului Obiectul prezentului studiu de fundamentare îl constituie analiza tehnico-economică şi de eficienţă a costurilor de operare a serviciului de organizare a evenimentului cultural-artistic “Târgul de Iarnă” şi fundamentarea necesității şi oportunității de concesionare a serviciilor de organizare a evenimentului "Târg de larnă” (denumit în continuare Evenimentul). Operarea serviciului va cuprinde următoarele activităţi: A. Găzdnirea şi exploatarea a minim 15 căsuțe iluminate şi decorate specific sărbătorilor de iarnă, în cadrul cărora se vor desfăşura următoarele activităţi: - activități de comercializare a produselor nealimentare: obiecte artizanale, produse de micii meșteșugari şi produse specifice sărbătorilor de iarnă, în minim 10 căsuțe; - activități de alimentaţie publică şi de comercializare a produselor alimentare (panificație și patiserie, mâncăruri calde, băuturi, carne şi preparate din carne), în minim 5 căsuțe; B. Activităţi de promovare și publicitate a Evenimentului: e promovare națională: - minimum 3 reportaje / ediție la cel puţin 2 televiziuni în cadrul ştirilor din intervalul orar 19:00-22:30 - minimum 30 de spoturi radio / ediţie la cel puţin 2 canale naționale - minimum 4 panouri outdoor / ediţie în localităţi de peste 50.000 de locuitori - minimum 5 articole la minimum 5 publicaţii online e promovare locală - minimum 30 de articole la minimum cinci publicaţii online - minimum 30 de spoturi radio la minimum două canale radio - minimum 5 panouri ouldoor / ediţie în Cluj-Napoca C. Realizarea unei scene/podium cu dimensiuni minime de 6 x 4 mp - asigurarea unei scene, dotată cu lumini, sunel etc., pe toală perioada desfăşurării Evenimentului, pentru susținerea concertelor şi evenimentelor cultural-artistice, cu respectarea rider-elor tehnice impuse de artiştii care vor presta pe scenă. D. Activităţi de organizare concerte și producții artistice - Organizarea de activități cultural — artistice, cuprinse în programul cultural, pe scena amplasată în cadrul târgului, pe întreaga perioadă a Evenimentului. - activitățile culturale se vor organiza cel puţin în datele de 1, 5 Decembrie și în toate zilele de sâmbătă și duminică, pe întreaga perioadă a Evenimentului E. Realizarea a minim unei porți de intrare în Târgul de Iarnă, iluminată şi decorată specific sărbătorilor de iarnă, cu respectarea standardelor europene aferente I Găzduirea și exploatarea unui Patinoar iluminat şi decorat specific sărbătorilor de iarnă, cu respectarea standardelor europene aferente - amenajarea patinoarului se va realiza cu respectarea standardelor europene aferente, asigurând o suprafață de min. 600 mp de gheaţă; - asigurarea de personal propriu (angajat sau coniractal), pentru exploatarea în condiţii de siguranță şi eficiență a patinoarului; - căsuţele/căsuța destinate închirierii patinelor, zonei de vestiar şi vanzării de bilete trebuie să fie partie integrantă din conceptul propus. * căsuţa destinată zonei de vestiar trebuie să fie încălzită - patinele date spre închiriere trebuie să fie încălzite, dezinfectate și prevăzule cu boloşei de unică folosință - punerea la dispoziție a unor figurine ajutătoare pentru cei care doresc să se inițieze în patinaj - zona de intrare pe patine în patinoar Să fie prevăzută cu preșuri de cauciuc pentru protecția pavajului - mantinela aferentă patinoarului propus în propunerea tehnică să nu depășească o înălțime mai mare de 1,5 m, pentru a nu obtura vizibilitatea participanţilor. G. Găzduirea și exploatarea unui carusel, iluminat şi decorat specific sărbătorilor de iarnă, cu respectarea Standardelor europene aferente - asigurarea de personal propriu (angaja! sau contractat), pentru exploatarea în condiţii de siguranță şi eficienţă a caruselului 3 H. Implementarea a minim două activități care pot eficientiza asigurarea protecţiei mediului inconjurător 1.5 Prezentarea Municipiului Cluj-Napoca Municipiul Cluj-Napoca, reşedinţa judeţului Cluj, este principalul centru economic, universitar și cultural al regiunii istorice Transilvania, precum şi unul dintre principalii poli de creștere din România, care se află într-o perioadă de creştere, demografică şi economică. Calitatea vieţii locuitorilor Municipiului Cluj-Napoca este una dintre principalele direcţii ale strategiei de dezvoltare. Datorită dinamismului cu care a crescut, municipiul a devenit unul dintre cele mai importante centre academice, medicale, economice, religioase, sportive şi culturale din România. Valorile, tradiţiile, obiceiurile locuitorilor şi evenimentele desfășurate într-un stil aparte, au transformat Municipiul Cluj-Napoca într-o adevărată capitală a evenimentelor cultural-artistice. În ultimii ani calitatea, vitalitatea, dinamismul şi diversitatea manifestărilor artistice organizate au contribuit semnificativ la creşterea numărului de turişti şi a imaginii municipiului pe plan naţional şi internațional. Municipiul Cluj-Napoca este oraşul din România cu cea mai mare vitalitate culturală. Peste 1500 de evenimente culturale şi cele aproximativ 100 de festivaluri - de variate dimensiuni, multe dintre ele cu recunoaștere internațională la nivel cultural, turistic şi nu numai - contribuie anual la creşterea vizibilităţii internaţionale a municipiului Cluj-Napoca şi la creşterea numărului de turiști. Evenimente de talie internaţională precum Untold, TIFF - Festivalul Internaţional de Film „Transilvania”, Electric Castle, Sports Festival sau Jazz in The Park, generează fluxuri semnificative de oameni în Cluj-Napoca, dar şi în regiune, cu impact şi potenţial ce depășește zona metropolitană a municipiului. Strategia Primăriei municipiului Cluj-Napoca presupune consolidarea şi creşterea calitativă a actului cultural din Cluj-Napoca, astfel încât oraşul să fie recunoscut pe plan regional şi naţional ca o comunitate care preţuieşte, sprijină şi dezvoltă cultura şi artele. Municipiul Cluj-Napoca este un oraş al dialogului intercultural, care aduce un amestec bogat de idei şi perspective, esenţiale pentru o calitate a vieţii remarcabilă. 1.6 Descrierea evenimentului Târgul de Iarnă Cluj-Napoca “Târgul de Iarnă” din municipiul Cluj-Napoca va fi un eveniment public cu acces gratuit, al cărui scop este să îmbine tradiţiile şi obiceiurile specifice sezonului de iarnă cu dinamismul municipiului Cluj-Napoca. Evenimentul se adresează clujenilor şi vizitatorilor de toate vârstele, oferind un spaţiu comun cu activităţi de distracţie, agrement, culturale şi educaţionale specifice sezonului de iarnă. Un scop similar a fost atins prin organizarea Târgului de Crăciun în urma unei concesiuni de servicii în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca prin oferirea unui program deosebit de spectacole culturale şi educaţionale, instalaţii luminoase spectaculoase, produse tradiţionale și ambianță de iarnă. Pe platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, urmărim să creăm o atmosferă similară, dar centrată în jurul patinoarului - „sufletul rece” - al evenimentului „Târgul de Iarnă”, care va fi locul de întâlnire al 4 clujenilor în sezonul de iarnă, unde copiii, părinţii, bunicii, prietenii, colegii etc. să se bucure de experienţe inedite. Evenimentul se va desfăşura pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca, teren în proprietatea municipiului Cluj-Napoca, aparţinând domeniului public al unităţii administrativ-teritoriale. Obiectiv de atins: Din secolul XIX și până în prezent, patinajul sub diferite forme a fost mereu una dintre modalităţile preferate de agrement ale clujenilor în perioadele de iarnă. Aşadar, amenajarea unui patinoar pe platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian” poate reprezenta readucerea în prim-plan a acestui domeniu sportiv. 1.7 Cadrul legal Acest studiu este realizat în conformitate cu următoarele prevederi legale: e HG. nr 867/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii; Legea mr: 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii, O.U.G 537./2019, privind Codul Administrativ, cu modificările şi completările ulterioare; Hotărârile privind stabilirea nivelurilor pentru valorile impozabile, impozitele și taxele locale. CAPITOLUL II CONCESIONAREA SERVICIILOR DE ORGANIZARE A EVENIMENTULUI "TÂRGUL DE IARNĂ” 2.1 Beneficiarii evenimentului desfăşurat în municipiul Cluj-Napoca: 1 - localnicii de toate vârstele 2 — turiştii Controlul calităţii şi cantității serviciilor: Serviciul Evenimente publice al Direcţiei Evenimente publice şi informare cetăţeni din cadrul Direcţiei Generale Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte a Primăriei municipiului Cluj-Napoca, realizează activitatea de monitorizare şi control al modului în care îşi desfăşoară activităţile agenţii economici concesionari ai serviciilor de organizare a evenimentului, prin implicarea angajaţilor din aparatul propriu. 2.2 Atribuţiile Serviciul Evenimente publice în cadrul concesionării Serviciul Evenimente publice are următoarele atribuţii: | | | | | a) se asigură că terenul (amplasamentul) stabilit în vederea desfășurării evenimentului este utilizat în strictă conformitate cu destinaţia stabilită prin contractul de concesiune; b) se asigură că agenţii economici desfăşoară activităţile în conformitate cu prevederile documentaţiei de atribuire, ale caietului de sarcini şi ale contractului de concesiune; c) se asigură că agenţii economici nu subînchiriază, transferă sau cesionează drepturile dobândite prin contract, altor persoane fizice sau juridice fără un acord prealabil, scris; d) verifică dacă avizele şi autorizaţiile necesare desfășurării activităţii specifice, sunt în conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare; 2.3 Principalele aspecte ce impun încheierea unui contract de concesiune în vederea organizării evenimentului „Lârgul de Iarnă” sunt: a) necesitatea externalizării organizării evenimentului "Târgul de Iarnă", în vederea creşterii atractivităţii evenimentului; b) dorinţa autorităţii locale de a oferi oportunitatea unor organizaţii, asociaţii sau entități juridice de a se implica în activităţile şi evenimentele desfăşurate în municipiul Cluj-Napoca și de a investi în vederea dezvoltării evenimentului la nivelul şi potenţialul maxim al acestuia, cu obţinerea unui profit proporţional; c) realizarea unui program echilibrat de activităţi cultural-artistice în cadrul Evenimentului, destinate satisfacerii nevoilor publicului larg, constituit atât din locuitori ai municipiului (din toate categoriile de vârstă, segment social şi financiar etc.), cât şi din turiști; d) aducerea unui aport financiar către autoritatea locală, prin plata de către concesionar a unei redevenţe; e) prin procedura de concesiune de servicii se respectă condiţiile de transparenţă, de egalitate de şanse şi a principiilor concurenței loiale pentru toţi cei interesaţi să participe la procedura de atribuire. Menţionăm faptul că în anul 2017 s-a demarat procedura de „Selecţie de oferte”, în urma căreia s-a încheiat un contract de concesiune de servicii privind organizarea evenimentului Târgul de Crăciun, eveniment similar celui pe care ne propunem să îl organizăm pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”. Prin concesionarea amplasamentului din Piaţa Unirii, Municipiul Cluj-Napoca a economisit cheltuielile de organizare ale evenimentului, pe lângă acestea aducând totodată un aport financiar în valoare de 302.896,60 lei, pe o perioadă de 5 ani de organizare a Târgului de Crăciun cât şi creşterea evenimentului şi a imaginii acestuia pe plan naţional şi internaţional. Având în vedere faptul că organizarea evenimentului la scara propusă implică un număr semnificativ de personal, un program ce presupune prestarea de ore suplimentare şi supraveghere permanentă, Primăria municipiului Cluj-Napoca a luat în considerare, conform legislaţiei actuale, oportunitatea concesionării serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de Iarnă”. Prezentul studiu își propune analizarea situaţiei actuale în ceea ce priveşte organizarea „Târgului de Iarnă”, evoluţia acestuia şi necesitatea stabilirii procedurii de concesiune a serviciilor de organizare conform legislaţiei în vigoare, printr-o procedură de excepţie cu respectarea art. 2, alin. (2) din Legea 100/2016. Concesiunea serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de larn următoarelor etape: x» e autoritatea contractantă stabilește o comisie de coordonare şi supervizare cf. H.G 867/2016 e coordonarea procesului de elaborare a studiului de fundamentare în vederea procedurii de concesiune e aprobarea procedurii de concesiune a serviciilor de organizare a evenimentului, respectiv documentaţia de atribuire, a caietului de sarcini şi a modelului de contract de concesiune a acestor servicii Municipiul Cluj-Napoca are atribuţii decizionale cu privire la organizarea şi funcționarea evenimentului “Târgul de Iarnă” desfăşurat în municipiul Cluj-Napoca. În continuare vom prezenta o analiza SWOT, arătând avantajele şi dezavantajele pentru cele două variante, precum şi oportunitatea şi riscurile la care acestea sunt expuse. Analiza SWOT ă”, presupune parcurgerea e AVANTAJE e DEZAVANTAJE e Nu este necesară alocarea unui buget pentru organizarea evenimentului e Utilizarea forţei de muncă, scăderea şomajului e Dezvoltarea capacităţii tehnice şi manageriale în domeniul organizării de evenimente e Contractul de concesiune prevede îndeplinirea indicatorilor de performanță care fac referire la activitatea prestată e Încasarea anuală a redevenţei, care reprezintă un venit la bugetul local e Prin concesiune toate riscurile sunt transferate concesionarului e Gestionarea dificilă a diverselor atracţii prezente în cadrul evenimentului e Monopol pe termen lung atribuit concesionarului, aspect ce poate fi controlat prin cerinţele şi obligaţiile stipulate în documentaţia de atribuire şi prin clauzele contractuale Definirea parametrilor serviciului şi a necesarului de investiţii, în cuprinsul documentaţiei de atribuire, trebuie să fie cât mai cuprinzătoare şi concretă, autoritatea publică locală trebuind să-şi adapteze rolurile de administrator şi reglementator pe durata contractului, prin concretizarea şi particularizarea obligaţiilor contractuale, a indicatorilor de performanţă și a modalităţilor de sancționare în cazul în care constată o activitate defectuoasă a concesionarului (patinoar, căsuțe, carusel, poartă decorată de intrare, scenă etc.) e Se respectă condiţiile de transparenţă, de egalitate de șanse şi a principiilor concurenței loiale pentru toți cei interesaţi să participe la procedura de atribuire. e OPORTUNITĂŢI e RISCURI e Existenţa unui cadru competitiv, ceea ce duce la dorința de a dezvolta evenimentul la nivel naţional, contribuind la creșterea imaginii municipiului Cluj-Napoca e Dezvoltarea durabilă a evenimentului „Târgul de larnă ” O O creştere a numărului de turişti Exista posibilitatea ca societatea privată să intre în insolvenţă, din incapacitate temporară de plată sau definitivă, fapt care ar periclita buna desfășurare a activității Declanșarea unei crize financiare Timp suplimentar necesar în realizarea planificării datorită lipsei de experienţă. Construcţia atracţiilor (patinoar, căsuțe, carusel, scenă, poartă decorată, etc.) poate fi întârziată astfel încât furnizarea serviciilor incluse în proiect să nu poată fi realizate [...]