HCL 616/2023 Cluj-Napoca adoptată

I | CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI CLUJ-NAPOCA HOTĂRÂRE privind aprobarea documentaţiei de atribuire a contractului de concesiune de servicii pentru organizarea evenimentului „Târgul de larnă”, desfăşurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca întrunit în şedinţă ordinară, Examinând proiectul de hotărâre privind aprobarea documentaţiei de atribuire a contractului de concesiune de servicii pentru organizarea evenimentului „Târgul de Iarnă”, desfășurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca — proiect din inițiativa primarului; Reţinând Referatul de aprobare nr. 633449/1/6.07.2023 al primarului municipiului Cluj- Napoca, în calitate de iniţiator; Analizând Raportul de specialitate nr. 633459/42/6.07.2023 al Direcţiei Generale Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte, al Direcţiei Juridice şi al Direcţiei Economice, prin care se propune aprobarea documentaţiei de atribuire a contractului de concesiune de servicii pentru organizarea evenimentului „Târgul de Iarnă”, desfăşurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca; Văzând avizul comisiei de specialitate: Potrivit prevederilor ast. 2 alin. (2), art 11, art. 12 alin. (2), art. 24, art. 63 alin. (2) şi art. 66 alin. 2) din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii, cu modificările şi completările ulterioare, art. 19, 20, 28 și 29 din HG, nr.867/2016 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii, ale art. 285 şi 287 lit. b), coroborat cu art. 304 alin. (1), (2) şi (3) din Ordonanţa de Urgenţă a Guvemului nr, 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 861 alin. (3) din Legea nr. 287/2009 - Codul Civil, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 2 alin. (2) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, ale art. 28 alin. (3) din Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE: Art. 1. Se aprobă documentaţia de atribuire a contractului de concesiune de servicii pentru organizarea evenimentului „Târgul de Iarnă”, desfăşurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca, conform Anexei, care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 2. Se mandatează primarul municipiului Cluj-Napoca să numească, prin dispoziţie, membrii comisiei de evaluare a ofertelor. Art. 3. Cu îndeplinirea prevederilor hotărârii se încredințează Direcţia Generală Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte, Direcţia Economică şi Direcţia Juridică. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ, Jr. Aurdra Roșca | Nr. 616 din 12 iulie 2023 (Hotărârea a fost adoptată cu 18 voturi) CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ANEXĂ la Hotărârea nr. (l (62023 CLUJ-NAPOCA MUNICIPIUL CLUJ-NAPOCA CLUJ-NAPOCA DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE CONCESIUNE DE SERVICII LICITAȚIE PUBLICA în vederea atribuirii contractului de concesiune a serviciilor de organizare a evenimentului »ârgul de iarnă” desfăşurat pe Platoul Sălii $ din municipiul Cluj-Nagi DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE în vederea atribuirii contractului de concesiune a serviciilor de organizare a evenimentului "Târgul de larnă” desfășurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian” din municipiul Cluj-Napoca, prin Licitaţie Publică DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE CUPRINDE: 1. CAIET DE SARCINI FIŞA DE DATE A PROCEDURII CONTRACT CONCESIUNE DE SERVICII FORMULARE PLAN DE AMPLASAMENT [ind n pa CAIET DE SARCINI Pentru concesionarea serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de Iarnă” desfășurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca, prin Licitaţie Publică Informaţii generale privind obiectul concesiunii: Municipiul Cluj-Napoca, cu sediul în Cluj-Napoca, str. Moților nr. 1-3, concesionează serviciile de organizare a evenimentului „Târgul de Iarnă” desfășurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca, prin Licitaţie Publică. Suprafaţa estimată, destinată desfăşurării evenimentului "Târgul de Iarnă” este în conformitate cu planşa planului de amplasament constituită în anexă şi aparţine domeniului public al municipiului Cluj-Napoca. În urma prezentării de către ofertanți a conceptului propus în vederea organizării evenimentului se va stabili în mod concret suprafaţa destinată. Primăria municipiului Cluj-Napoca a luat în considerare, conform legislaţiei actuale, oportunitatea concesionării serviciilor de organizare a evenimentului „lârgul de larnă” desfăşurat pe Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian”, din municipiul Cluj-Napoca, prin licitaţie publică, având în vedere următoarele: e necesitatea externalizării organizării evenimentului "Târgul de Iarnă”, în vederea creşterii atractivităţii evenimentului; e dorinţa autorităţii locale de a oferi oportunitatea unor organizaţii, asociaţii sau entităţi juridice de a se implica în activităţile şi evenimentele desfăşurate în municipiul Cluj-Napoca şi de a investi în vederea dezvoltării evenimentului la nivelul şi potențialul maxim al acestuia, cu obţinerea unui profit proporţional; e sealizarea unui program echilibrat de activităţi cultural-artistice în cadrul Evenimentului, destinate satisfacerii nevoilor publicului larg, constituit atât din locuitori ai municipiului (din toate categoriile de vârstă, segment social şi financiar etc.), cât şi din turişti; e aducerea unui aport financiar către autoritatea locală, prin plata de către concesionar a unei redevenţe; e economisirea cheltuielilor de organizare a evenimentului; creşterea evenimentului şi a imaginii acestuia pe plan naţional şi internaţional. Obiectivele urmărite de către municipalitate pe termen scurt, mediu şi lung sunt următoarele: e dezvoltarea durabilă a evenimentului „Târgul de Iarnă ” e creşterea calităţii evenimentelor şi activităților din cadrul evenimentului „Târgul de Iarnă” o aducerea unui aport financiar către autoritatea locală, prin plata de către concesionar a unei redevențe 3 e dezvoltarea capacităţii tehnice şi manageriale în domeniul organizării de evenimente e crearea unui cadru competitiv, ceea ce duce la dorinţa de a dezvolta evenimentul la nivel naţional şi internaţional, contribuind la creşterea imaginii municipiului Cluj-Napoca Condiţii generale ale procedurii de concesiune de servicii prin Licitaţie Publică: Primăria municipiului Cluj-Napoca va preda prin proces verbal de predare-primire, ofertantului câştigător, în vederea organizării evenimentului, suprafața de teren (amplasamentul) stabilită în mod corespunzător în conformitate cu conceptul prezentat în cadrul ofertei şi agreat. Ofertantul câștigător, la încetarea din orice cauză a contractului de concesionare, va preda amplasamentul liber de sarcini. Ofertantul câştigător este obligat să asigure respectarea normelor de protecție a mediului înconjurător, respectiv să încheie contract de salubritate şi contract pentru colectarea selectivă a deşeurilor reciclabile. Autoritatea contractantă va asigura folosința nctulburată a amplasamentului pe toată durata contractului de concesionare atribuit. Ofertantul câştigător are obligaţia să nu aducă atingere dreptului de proprietate publică prin faptele şi actele juridice săvârşite, să nu subînchirieze, transfere sau să cesioneze drepturile dobândite prin contractul de concesiune atribuit. Ofertantul câştigător are obligaţia să organizeze evenimentul cu acces liber pentru toţi participanţii. De asemenea, anual se va face o evaluare a gradului de îndeplinire a indicatorilor de performanţă prevăzuţi în Anexa nr. | a Caietului de Sarcini, iar în cazul în care gradul de realizare este sub 90 %, se va rezilia contractul. Durata de concesionare este de 5 ani, fără posibilitate de prelungire, în cadrul cărora târgul se va desfăşura în 5 ediţii, după cum urmează: e Târgul de larnă 2023 = perioada: 01.12.2023 — 15.02.2024 — 77 zile e Târgul de Iarnă 2024 = perioada: 29.11.2024 — 15.02.2025 — 79 zile o Târgul de Iarnă 2025 = perioada: 28.11.2025 — 15.02.2026 — 80 zile e Târgul de larnă 2026 = perioada: 27.11.2026 — 15.02.2027 — 81 zile e Târgul de larnă 2027 = perioada: 26.11.2027 — 15.02.2028 — 82 zile Redevenţa Redevenţa minimă se stabileşte la nivelul sumei de 0,55 lei/mp/zi Orice ofertă financiară sub pragul redevenței minime, conduce la descalificarea automată a ofertantului. Ofertantul câştigător are obligaţia să plătească redevenţa conform ofertei declarate câştigătoare în cuantumul şi la termenele stabilite prin contractul de concesiune a serviciilor de organizare, ce face parte U din documentaţia de atribuire. Ofertantul câştigător are obligaţia de a respecta toate normele legale în vigoare în ceea ce priveşte ordinea şi liniştea pe domeniul public. Ofertantul câştigător are obligaţia de a obţine toate avizele/acordurile/autorizaţiile necesare desfăşurării activităţii de organizare a evenimentului. CERINȚIE MINIME OBLIGATORII În cadrul organizării evenimentului se vor realiza următoarele: A. Crearea unui concept integrat pentru asigurarea unui înalt standard de calitate a evenimentului. 2. prezentarea conceptului narativ şi vizual; 3. conceplul/firul narativ și vizual al evenimentului trebuie să se regăsească în toate elementele amplasate în spaţiul public (patinoar, căsuțe, scenă/podium, decor scenă/podium și minim o poartă de inirare, carusel, promovare, program artistic etc, decor scenă şi minim o poarlă de intrare, signalistică, promovare, program arlistic etc,); 4. prezentarea unui plan de amplasament conform anexei cu toate elementele amplasate în cadrul Târgului de Iarnă conform conceptului propus; 5. realizarea unui identități vizuale a evenimentului care va [i utilizală pe toată durata contractuală şi pe toate canalele de comunicare *Menţiune: Bradul de Crăciun și iluminatul festiv va fi asigurat de către concedent B. Găzduirea şi exploatarea a minim 15 căsuțe iluminate şi decorate specific sărbătorilor de iarnă, în cadrul cărora se vor desfășura următoarele activităţi - aclivități de comercializare a produselor nealimentare: obiecte artizanale, produse de micii meșteșugari şi produse specifice sărbătorilor de iarnă, în minim 10 căsuțe; - activilăţi de alimentaţie publică și de comercializare a produselor alimentare (panificaţie și patiserie, mâncăruri calde, băuturi, carne şi preparate din carne), în minim 5 căsuțe; C. Activităţi de promovare și publicitate a Evenimentului: - website dedicat evenimentului în minimum cinci limbi (limba română, limba engleză, limba franceză, limba maghiară şi limba germană), încadrându-se în conceplul propus. Website-ul trebuie să fie actualiza! pe tot parcursul contractului. - comunicarea privind și în legătură cu Târgul de larnă va fi realizată respectând principiul multiculturalismului specific Municipiului Cluj-Napoca, în cel puţin tei limbi (limba română, limba maghiară și limba engleză). e promovare națională: - minimum 3 reportaje / ediţie la cel puţin 2 televiziuni în cadrul ştirilor din intervalul orar 19:00-22:30 că - minimum 30 de spoturi radio / ediţie la cel puţin 2 canale naţionale - minimum 4 panouri outdoor / ediţie în localităţi de peste 30.000 de locuitori - minimum $ articole la minimum 5 publicaţii online e promovare locală - minimum 30 de articole la minimum cinci publicații online - minimum 30 de spoluri radio la minimum două canale radio - minimum 5 panouri outdoor / ediţie în Cluj-Napoca D. Realizarea unei scene/podium cu dimensiuni minime de 6 x 4 mp - asigurarea unei scene, dotată cu lumini, sunet etc., pe toată perioada desfăşurării Evenimentului, pentru susținerea concertelor şi evenimentelor cultural-artistice, cu respectarea ridere-lor tehnice impuse de artiştii care vor presta pe scenă. E. Activităţi de organizare concerte şi producții artistice - Organizarea de activități cultural — artistice, cuprinse în programul cultural, pe scena amplasată în cadrul lârgului, pe întreaga perioadă a Evenimentului. - activităţile culturale se vor organiza cel puțin în datele de 1, 5 Decembrie și în toate zilele de sâmbălă și duminică, pe Întreaga perioadă a Evenimentului F. Realizarea a minim unei porţi de intrare în Târgul de larnă, iluminată şi decorată specifice sărbătorilor de iarnă, cu respectarea principiului multiculturalismului caracteristic Municipiului Cluj-Napoca şi a standardelor europene. G. Găzduirea şi exploatarea unui Patinoar iluminat şi decorat specific sărbătorilor de iarnă, cu respectarea standardelor europene aferente - amenajarea patinoarului se va realiza cu respectarea standardelor europene aferente, asigurând o suprafață de min. 600 mp de gheaţă, - asigurarea de personal propriu (angajat sau contactat), pentru exploatarea în condiții de siguranţă și eficiență a palinoarului, - căsuțele/căsuța destinate închirierii patinelor, zonei de vestiar şi vanzării de bilete trebuie să fie parte integrantă din conceptul propus. * căsuţa destinată zonei de vestiar trebuie să fie încălzită - patinele date spre închiriere trebuie să fie încălzite, dezinfectate și prevăzute cu botoşei de unică folosință - punerea la dispoziție a unor figurine ajutătoare pentru cei care doresc să se inițieze în palinaj - zona de intrare pe patine în palinoar să fie prevăzulă cu preşuri de cauciuc pentru protecția pavajului 6 - mantinela aferentă patinoarului propus în propunerea tehnică să nu depășească o înălțime mai mare de 1,5 m, pentru a nu obtura vizibilitatea participanţilor. H. Găzduirea şi exploatarea unui carusel, iluminat și decorat specific sărbătorilor de iarnă, cu respectarea standardelor europene aferente - asigurarea de personal propriu (angajat sau contractat), pentru exploatarea în condiții de siguranţă şi eficienţă a caruselului I. Implementarea a minim două activităţi care pot eficientiza asigurarea protecţiei mediului inconjurător J. Acordarea de facilitaţi pentru comercializarea produselor alimentare şi nealimentare de către artizani, meşteri şi producători locali dovediți, din județul Cluj. Condiţii specifice: Otertantul câştigător are următoarele obligații: L-] să execute integral activităţile stabilite în CAIETUL DE SARCINI şi să realizeze indicatorii de performanţă stabiliţi; să achite redevenţa, conform ofertei declarate câştigătoare să nu subînchirieze, transfere sau să cesioneze drepturile dobândite prin contractul de concesiune altor persoane fizice sau juridice; să organizeze evenimentul „Târgul de Iarnă” la cel mai înalt standart de calitate; să prezinte un raport cu privire la activităţile de promovare şi publicitate a evenimentului, în termen de maximum 30 de zile de la finalizarea evenimentului; să obțină autorizaţiile / avizele / acordurile prevăzute de lege privind desfăşurarea activităţilor propuse de către ofertant; să respecte normele legale privind protecţia bunurilor de patrimoniu; să ia măsurile necesare privind igiena şi siguranţa personalului propriu şi a publicului; să achite în întregime costurile utilităţilor pe parcursul desfășurării activităţilor curente şi de amenajare a târgului; să contracteze o firma de specialitate în ceea ce priveşte paza şi protecția bunurilor; să asigure efectuarea curăţeniei şi colectarea selectivă pe parcursul întregului Eveniment, respectiv: strângerea deşeurilor, curăţarea spaţiilor, obiectelor și echipamentelor amplasate în raza târgului, inclusiv contractarea firmei de salubrizare care are dreptul să opereze pe raza municipiului Cluj-Napoca; 7 să predea autorităţii contractante pe baza de proces-verbal de predare-primire, amplasamentul situat în Cluj-Napoca, respectiv Platoul Sălii Sporturilor „Horia Demian” să fie eliberat până în data de 5 martie a fiecărui an; să furnizeze informaţii, la cerere, către persoanele desemnate de către autoritatea contractantă şi să asigure accesul organelor de control abilitate, la toate informaţiile necesare în vederea verificării, evaluării modului de organizare a evenimentului, în conformitate cu prevederile legale în vigoare; să răspundă pentru orice pagubă pe care o produce ca urmare a prestării necorespunzătoare a serviciului, fără punere în întârziere, somaţie sau altă procedură prealabilă. Evaluarea pagubelor se va face de către autoritatea contractantă împreună cu ofertantul prin reprezentanţii legali ai acestora. Pentru evaluarea pagubelor, în cazul în care ofertantul nu este de faţă, se obligă să se prezinte în maxim o oră de la primirea notificării telefonice/mail emisă în acest sens de către autoritatea contractantă. Dacă persoana cu competenţă de reprezentare a ofertantului, nu se prezintă în termenul menţionat mai sus pentru evaluarea pagubei, evaluarea se va realiza de către autoritatea contractantă, iar ofertantul va accepta această evaluare, fără obiecţiuni, urmând a plăti şi aducerea la forma inițială; să respecte normele legale în vigoare în ceea ce priveşte ordinea şi liniştea pe domeniul public; să asigure normele în vigoare privind apărarea împotriva incendiilor; Cu privire la investiţiile pe care doreşte să le realizeze, ofertantul are următoarele obligaţii: să respecte în realizarea lucrărilor de amenajare, planurile și obligaţiile asumate prin oferta depusă în cadrul procedurii de atribuire a contractului de concesiune. Orice modificare a acestora se va realiza doar cu acordul prealabil al autorităţii contractante; să nu pretindă autorităţii contractante niciun fel de despăgubiri pentru investiţiile realizate în derularea contractului de concesiune, indiferent de cauza de încetare a contractului; să nu amplaseze mobilier urban fără acceptul autorităţii contractante în ceea ce privește montarea şi amplasarea mobilierului urban; să prezinte o poliţă de asigurare încheiată în conformitate cu prevederile legale incidente care să asigure despăgubirea integrală a evenimentului şi să fie valabilă pe toată perioada de derulare a contractului. Suma asigurată nu va fi mai mică de 150.000 lei şi va acoperi riscurile aferente perioadei de executare prevăzută în contract, inclusiv eventualele perioade de prelungire a acesteia. Poliţa de asigurare se va prezenta la semnarea contractului, iar dovada plăţii primelor de asigurare se prezintă ori de câte ori autoritatea contractantă solicită acest lucru. Condiţiile de valabilitate pe care trebuie să le îndeplinească ofertele: Oferta este o manifestare de voință şi trebuie să îndeplinească toate condiţiile generale de validitate ale consimţământului, care în condiţiile art. 1204 Cod civil trebuie să fie serios, liber şi exprimat în 2 | | cunoştinţă de cauză. Raportat la prevederile art. 1188, alin. (1) Cod civil, unde se stipulează că: "O propunere constituie ofertă de a contracta dacă aceasta conţine suficiente elemente pentru formarea contractului şi exprimă intenţia ofertantului de a se obliga în cazul acceptării ei de către destinatar”, condiţiile de validitate ale ofertei sunt: a) oferta să fie completă, ceea ce presupune ca ofertantul să prezinte toate actele, respectiv toate formularele, completate în forma cerută, solicitate prin documentaţia de atribuire; b) oferta să fie fermă, respectiv să exprime voința neîndoielnică de a încheia contractul prin simpla lui acceptare, adică să fie neechivocă. Altfel spus, oferta trebuie să releve intenția ofertantului de a se angaja juridic în cazul unei acceptări. Caracterul neechivoc este dat de lipsa oricăror rezerve legate de conţinutul acestei oferte, sens în care oferta care include clauze de negociere a elementelor esenţiale ale contractului nu poate fi considerată ofertă valabilă. În acest sens, ofertantul va prezenta contractul de concesiune a serviciilor de operare, ce face part [...]