HCL 614/2023 Cluj-Napoca adoptată

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI CLUJ-NAPOCA HOTĂRARE privind aprobarea documentaţiei de atribuire a contractului de concesiune de servicii pentru organizarea evenimentului „Târgul de Crăciun”, desfăşurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca întrunit în şedinţă ordinară, Examinând proiectul de hotărâre privind aprobarea documentaţiei de atribuire a contractului de concesiune de servicii pentru organizarea evenimentului „Târgul de Crăciun”, desfăşurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca — proiect din iniţiativa primarului; Reţinând Referatul de aprobare nr. 631214/1/5.07.2023 al primarului municipiului Cluj- Napoca, în calitate de iniţiator; Analizând Raportul de specialitate nr. 631233/42/5.07.2023 al Direcţiei Generale Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte, al Direcţiei Juridice şi al Direcţiei Economice, prin care se propune aprobarea documeniației de atribuire a contractului de concesiune de servicii pentru organizarea evenimentului „Lârgul de Crăciun”, desfăşurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca; Văzând avizul comisiei de specialitate; Potrivit prevederilor, art. 2 alin. (2), art 1), art. 12 alin. (2), art. 24, art. 63 alin. (2) şi art. 66 alin. (2) din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii, cu modificările şi completările ulterioare, art. 19, 20, 28 şi 29 din HG, nr. 867/2016 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii, ale art. 285 şi 287 lit. b), coroborat cu art. 304 alin. (1), (2) şi (3) din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 861 alin. (3) din Legea nr. 287/2009 - Codul Civil, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 2 alin. (2) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, ale art. 28 alin. (3) din Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; Potrivit dispoziţiunilor art. 129, 133 alin. (1), 139 şi 196 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE: Art. 1. Se aprobă documentaţia de atribuire a contractului de concesiune de servicii pentru organizarea evenimentului „Târgul de Crăciun”, desfăşurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca, conform Anexei, care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 2. Se mandatează primarul municipiului Cluj-Napoca să numească, prin dispoziție, membrii comisiei de evaluare a ofertelor. Art. 3. Cu îndeplinirea prevederilor hotărârii se încredinţează Direcţia Generală Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte, Direcţia Economică şi Direcţia Juridică. PREȘEDINTE DE ŞEDINŢĂ, Nr. 614 din 12 iulie 2023 (Hotărârea a fost adoptată cu 18 voturi) CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ANEXĂ la Hotărârea nr. 6////2023 CLUJ-NAPOCA MUNICIPIUL CLUJ-NAPOCA CLUJ-NAPOCA DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE CONCESIUNE DE SERVICII LICITAŢIE PUBLICĂ DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE în vederea atribuirii contractului de concesiune a serviciilor de organizare a evenimentului "Târgul de Crăciun” desfăşurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca, prin Licitaţie Publică DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE CUPRINDE: IE d d a CAIET DE SARCINI FIŞA DE DATE A PROCEDURII CONTRACT CONCESIUNE DE SERVICII FORMULARE PLAN DE AMPLASARE A SCENEI ȘI A CUPOLEI Ru Ai CAIET DE SARCINI Pentru concesionarea serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de Crăciun” desfăşurat în Piața Unirii din municipiul Cluj-Napoca, prin Licitaţie Publică Informaţii generale privind obiectul concesiunii: Municipiul Cluj-Napoca, cu sediul în Cluj-Napoca, str. Moților nr. 1-3, concesionează serviciile de organizare a evenimentului „Târgul de Crăciun” desfăşurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca prin Licitaţie Publică. Suprafaţa estimată, destinată desfășurării evenimentului "Târgul de Crăciun” este în conformitate cu planșa planului de amplasament constituită în anexă şi aparține domeniului public al municipiului Cluj-Napoca. În urma prezentării de către ofertanți a conceptului propus în vederea organizării evenimentului se va stabili în mod concret suprafaţa destinată. Primăria municipiului Cluj-Napoca a luat în considerare, conform legislaţiei actuale, oportunitatea concesionării serviciilor de organizare a evenimentului „lârgul de Crăciun” desfăşurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca, prin licitaţie publică, având în vedere următoarele: necesitatea externalizării organizării evenimentului "Târgul de Crăciun”, în vederea creşterii atractivităţii evenimentului; dorinţa autorităţii locale de a oferi oportunitatea unor organizaţii, asociaţii sau entităţi juridice de a se implica în activităţile şi evenimentele desfăşurate în municipiul Cluj-Napoca şi de a investi în vederea dezvoltării evenimentului la nivelul şi potenţialul maxim al acestuia, cu obținerea unui profit proporţional; realizarea unui program echilibrat de activităţi cultural-artistice în cadrul Evenimentului, destinate satisfacerii nevoilor publicului larg, constituit atât din locuitori ai municipiului (din toate categoriile de vârstă, segment social şi financiar etc.), cât şi din turişti; aducerea unui apoit financiar către autoritatea locală, prin plata de către concesionar a unei redevenţe; economisirea cheltuielilor de organizare a evenimentului; creşterea evenimentului şi a imaginii acestuia pe plan naţional şi internaţional. Obiectivele urmărite de către municipalitate pe termen scurt, mediu şi lung sunt următoarele: dezvoltarea durabilă a evenimentului „Târgul de Crăciun ” creşterea calităţii evenimentelor şi activităţilor din cadrul Târgului de Crăciun aducerea unui aport financiar către autoritatea locală, prin plata de către concesionar a unei redevenţe dezvoltarea capacităţii tehnice şi manageriale în domeniul organizării de evenimente e crearea unui cadru competitiv, ceea ce duce la dorinţa de a dezvolta evenimentul la nivel naţional şi internaţional, contribuind la creşterea imaginii municipiului Cluj-Napoca Condiţii generale ale procedurii de concesiune de servicii prin Licitaţie Publică: Primăria municipiului Cluj-Napoca va preda prin proces verbal de predare-primire, ofertantului câştigător, în vederea organizării evenimentului, suprafața de teren (amplasamentul) stabilită în mod corespunzător în conformitate cu conceptul prezentat în cadrul ofertei şi agreat. Ofertantul câștigător, la încetarea din orice cauză a contractului de concesionare, va preda amplasamentul liber de sarcini. Ofertantul câştigător este obligat să asigure respectarea normelor de protecție a mediului înconjurător, respectiv să încheie contract de salubritate şi contract pentru colectarea selectivă a deșeurilor reciclabile. Autoritatea contractantă va asigura folosința netulburată a amplasamentului pe toată durata contractului de concesionare atribuit. Ofertantul câştigător are obligaţia să nu aducă atingere dreptului de proprietate publică prin faptele şi actele juridice săvârşite, să nu subînchirieze, transfere sau să cesioneze drepturile dobândite prin contractul de concesiune atribuit. Ofertantul câştigător are obligaţia să organizeze evenimentul cu acces liber peniru toţi pariicipanţii. De asemenea, anual se va face o evaluare a gradului de îndeplinire a indicatorilor de performanţă prevăzuţi în Anexa nr. | a Caietului de Sarcini, iar în cazul în care gradul de realizare este sub 90 %, se va rezilia contractul. Durata de concesionare este de 5 ani, fără posibilitate de prelungire, în cadrul cărora târgul se va desfăşura în 5 ediţii, după cum urmează: e Târgul de Crăciun 2023 = perioada: 24.11.2023 — 01.01.2024 — 39 zile o Târgul de Crăciun 2024 = perioada: 22.11.2024 — 01.01.2025 —41 zile o Târgul de Crăciun 2025 = perioada: 21.11.2025 — 01.01.2026 — 42 zile e Târgul de Crăciun 2026 = perioada: 20.11.2026 — 01.01.2027 — 43 zile o Târgul de Crăciun 2027 = perioada: 19.11.2027 — 01.01.2028 — 44 zile Redevenţa Redevenţa minimă se stabileşte la nivelul sumei de 0,84 lei/mp/zi Orice ofertă financiară sub pragul redevenţei minime, conduce la descalificarea automată a ofertantului. Ofertantul câştigător are obligaţia să plătească redevenţa conform ofertei declarate câştigătoare în cuantumul şi la termenele stabilite prin contractul de concesiune a serviciilor de organizare, ce face parte ai din documentaţia de atribuire. Ofertantul câştigător are obligaţia de a respecta toate normele legale în vigoare în ceea ce priveşte ordinea şi liniştea pe domeniul public. Ofertantul câștigător are obligația de a obţine toate avizele/acordurile/autorizaţiile necesare desfăşurării activităţii de organizare a evenimentului. CERINTIE MINIME OBLIGATORII În cadrul organizării evenimentului se vor realiza următoarele: A. Crearea unui concept integrat pentru asigurarea unui înalt standard de calitate a evenimentului. e prezentarea conceptului narativ şi vizual; e conceptul/firul narativ şi vizual al evenimentului trebuie să se regăsească în toate elementele amplasate în spaţiul public (căsuțe, scenă, decor scenă şi trei porţi de intrare, signalistică, promovare, animaţie stradală, program artistic etc.); e prezentarea unui plan de amplasament conform anexei cu toate elementele amplasate în cadrul Târgului de Crăciun conform conceptului propus; e realizarea unui identități vizuale a evenimentului care va fi utilizată pe toată durata contractuală şi pe toate canalele de comunicare e Amplasarea unor elemente decorative specifice Crăciunului ex, - oameni de zăpadă, oameni de turtă dulce, sania lui Moş Crăciun, reni, moară de vânt decorată specific, dioramă, etc. *Menţiune: Bradul de Crăciun și iluminatul festiv va fi asigurat de către concedent *Menţiune: Se va prevedea cale de acces pe tatura de vest pentru aprovizionare B. Găzduirea şi exploatarea a minim 75 căsuțe iluminate şi decorate specific sărbătorilor de iarnă, în cadrul cărora se vor desfăşura următoarele activităţi: - activităţi de comercializare a produselor nealimentare în minim 30 de căsuțe: obiecte arlizanale, produse de micii meșteșugari şi produse specifice Sărbătorilor de larnă; - activități de alimentaţie publică şi de comercializare a produselor alimentare (panificaţie şi patiserie, mâncăruri calde, băuturi, carne şi preparate din carne), în minim 26 de căsuțe; - activităţi de comercializare a produselor de calitate superioară, în minim 18 căsuțe; - activităţi de organizare de ateliere pentru copii cum ar fi: ateliere de gastronomie, lucru manual, ceramică şi modelaj, muzică, textile, desen și pictură, teatru de păpuși, origami, dulciuri, fotografie și ateliere de familie, care se vor realiza în „ Căsuţa lui Moş Crăciun” cu o suprafață minimă de 30 mp; C. Activităţi de promovare și publicitate a Evenimentului: - comunicarea privind şi în legătură cu Târgul de Crăciun va fi realizată respectând principiul D multiculturalismului specific Municipiului Cluj-Napoca, în cel puţin trei limbi (limba română, limba maghiară şi limba engleză) = promovare națională: - minimum 5 reportaje / ediţie la cel puţin 2 televiziuni în cadrul ştirilor din intervalul orar 19:00-22:30 - minimum 5 spoluri TV / ediţie la minimum 2 televiziuni naţionale din intervalul orar 19:00-22:30 - minimum 50 de spoturi radio / ediţie la cel puţin 2 canale naţionale - minimum 10 bannere online la minimum 2 publicaţii online - minimum 5 articole la minimum 5 publicaţii online = promovare locală - minimum 50 de articole la minimum cinci publicaţii online - minimum 30 de spoturi radio la minimum două canale radio - minimum 6 panouri outdoor / ediţie în Cluj-Napoca - minimum 10 bannere online la minimum 5 publicaţii online a promovare internațională - website dedical evenimentului în minimum 5 limbi (limba română, limba engleză, limba franceză, limba maghiară şi limba germană), încadrându-se în conceptul propus. Website-ul trebuie să fie actualizat pe toi parcursul contractului. - comunicare pe rețelele de socializare (cu audienţă <<reach>> de peste 1.300.000 vizualizări / ediție și interacțiune <<reactions> "> de peste 50.000 / ediţie) D. Activităţi de animație stradală - contractarea unui prestator de servicii de animaţie stradală (incluzând Teatru, muzica, clovnerie, dans, carnaval) cu un minimuin un personaj/zi în perioada luni-joi şi minimum 3 personaje/ zi în perioada vineri — duminică, care va/vor crea o almosferă de poveste, va/vor interacționa cu participanții din cadrul Evenimentului şi va/vor oferi informaţii cu privire la acţiunile care se vor desfăşura pe întreaga perioadă a evenimentului. E. Realizarea unei scene cu dimensiuni minime de 12m x 10 m - asigurarea unei scene, dotată cu lumini, sunet etc., pe loată perioada desfăşurării Evenimentului, pentru susținerea concertelor şi evenimentelor cultural-artistice, în fiecare seară de Eveniment, cu respectarea rider-elor tehnice impuse de artiștii care vor presta pe scenă. F. Activităţi de organizare concerte și producții artistice - Organizarea de activităţi cultural — artistice, cuprinse în programul cultural, pe scena amplasată în cadrul târgului, pe întreaga perioadă a Evenimentului. G. Furnizarea de pachete de promovare a evenimentului - elaborarea unor pachete de promovare a evenimentului de 3 zile, ce vor include minim următoarele servicii: a) organizare seri festive pentru grupuri; b) oferirea de facilități în cadrul Evenimentului, H. Realizarea a minim trei porţi de intrare în Târgul de Crăciun, iluminate şi decorate specific sărbătorilor de iarnă, cu respectarea principiului multiculturalismului caracteristic Municipiului Cluj-Napoca și a standardelor europene 1. Găzduirea şi exploatarea unei roţi panoramice şi a unui carusel, iluminate şi decorate specific sărbătorilor de iarnă, cu respectarea standardelor europene aferente - asigurarea de personal propriu (angajat sau contractat), pentru exploatarea în condiții de siguranţă și eficiență a roții panoramice şi a caruselului - căsuțele destinate vânzării biletelor pentru carusel şi roata panoramică trebuie să fie parte integrantă din conceptul propus, iluminate şi decorate specific sărbătorilor de iarnă J. Implementarea a minim două activităţi care pot eficientiza asigurarea protecției mediului inconjurător K. Acordarea de facilitați pentru comercializarea produselor alimentare şi nealimentare de către artizani, meşteri şi producători locali dovediți, din judeţul Cluj. Condiţii specifice: Ofertantul câștigător are următoarele obligații: e să execute integral activitățile stabilite în CAIETUL DE SARCINI şi să realizeze indicatorii de performanţă stabiliţi; + să achite redevenţa, conform ofertei declarate câştigătoare e să nu subînchirieze, transfere sau să cesioneze drepturile dobândite prin contractul de concesiune altor persoane fizice sau juridice; o să organizeze evenimentul „Târgul de Crăciun” la cel mai înalt standart de calitate; e să prezinte un raport cu privire la activităţile de promovare și publicitate a evenimentului, în termen de maximum 30 de zile de la finalizarea evenimentului; e să obţină autorizaţiile / avizele / acordurile prevăzute de lege privind desfăşurarea activităţilor propuse de către ofertant; e să respecte normele legale privind protecţia bunurilor de patrimoniu; o să ia măsurile necesare privind igiena şi siguranța personalului propriu şi a publicului; să achite în întregime costurile utilităţilor pe parcursul desfăşurării activităţilor curente şi de amenajare a târgului; să contracteze o firma de specialitate în ceea ce priveşte paza şi protecţia bunurilor; să asigure efectuarea curățeniei şi colectarea selectivă pe parcursul întregului Eveniment, respectiv: strângerea deşeurilor, curăţarea spaţiilor, obiectelor şi echipamentelor amplasate în raza târgului, inclusiv contractarea firmei de salubrizare care are dreptul să opereze pe raza municipiului Cluj-Napoca; să predea autorităţii contractante pe baza de proces-verbal de predare-primire, amplasamentul situat în Cluj-Napoca, respectiv zona pietonală a Pieței Unirii să fie eliberată în data de 15 ianuarie a fiecărui an, iar latura de vest în data de 10 ianuarie a fiecărui an; să furnizeze informaţii, la cerere, către persoanele desemnate de către autoritatea contractantă şi să asigure accesul organelor de control abilitate, la toate informaţiile necesare în vederea verificării, evaluării modului de organizare a evenimentului, în conformitate cu prevederile legale în vigoare; să răspundă pentru orice pagubă pe care o produce ca urmare a prestării necorespunzătoare a serviciului, fără punere în întârziere, somaţie sau altă procedură prealabilă. Evaluarea pagubelor se va face de către autoritatea contractantă împreună cu ofertantul prin reprezentanţii legali ai acestora. Pentru evaluarea pagubelor, în cazul în care ofertantul nu este de față, se obligă să se prezinte în maxim o oră de la primirea notificări telefonice/mail emisă în acest sens de către autoritatea contractantă. Dacă persoana cu competență de reprezentare a ofertantului, nu se prezintă în termenul menţionat mai sus pentru evaluarea pagubci, evaluarea se va realiza de către autoritatea contractantă, iar ofertantul va accepta această evaluare, fără obiecțiuni, urmând a plăti şi aducerea la forma iniţială; să respecte normele legale în vigoare în ceea ce priveşte ordinea și liniştea pe domeniul public; să asigure normele în vigoare privind apărarea împotriva incendiilor; Cu privire la investiţiile pe care doreşte să le realizeze, ofertantul are următoarele obligaţii: să respecte în realizarea lucrărilor de amenajare, planurile şi obligaţiile asumate prin oferta depusă în cadrul procedurii de atribuire a contractului de concesiune. Orice modificare a acestora se va realiza doar cu acordul prealabil al autorităţii contractante; să nu pretindă autorităţii contractante niciun fel de despăgubiri pentru investiţiile realizate în derularea contractului de concesiune, indiferent de cauza de încetare a contractului; să nu amplaseze mobilier urban fără acceptul autorităţii contractante în ceea ce priveşte montarea şi amplasarea mobilierului urban; să prezinte o poliţă de asigurare încheiată în conformitate cu prevederile legale incidente care să asigure despăgubirea integrală a evenimentului şi să fie valabilă pe toată perioada de derulare a contractului. Suma asigurată nu va fi mai mică de 150.000 lei şi va acoperi riscurile aferente 2 | | | | | | | | | | | | perioadei de executare prevăzută în contract, inclusiv eventualele perioade de prelungire a acesteia. Poliţa de asigurare se va prezenta la semnarea contractului, iar dovada plăţii primelor de asigurare se prezintă ori de câte ori autoritatea contractantă solicită acest lucru. Condiţiile de valabilitate pe care trebuie să le îndeplinească ofertele: Oferta este o manifestare de voinţă și trebuie să îndeplinească toate condiţiile generale de validitate ale consimţământului, care în condiţiile art. 1204 Cod civil trebuie să fie serios, liber şi exprimat în cunoștință de cauză. Raportat la prevederile art. 1188, alin. (1) Cod civil, unde se stipulează că: "O propunere constituie ofertă de a contracta dacă aceasta conţine suficiente elemente pentru formarea contractului şi exprimă intenţia ofertantului de a se obliga în cazul acceptării ei de către destinatar”, condiţiile de validitate ale ofertei sunt: a) oferta să fie completă, ceea ce presupune ca ofertantul să prezinte toate actele, respectiv toate formularele, completate în forma cerută, solicitate prin documentaţia de atribuire; b) oferta să fie fermă, respectiv să exprime voinţa neîndoielnică de a încheia contractul prin simpla lui acceptare, adică să fie neechivocă. Altfel spus, oferta trebuie să rele [...]