HCL 613/2023 Cluj-Napoca adoptată

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI CLUJ-NAPOCA HOTĂRÂRE privind aprobarea Studiului de Fundamentare a deciziei de concesionare a serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de Crăciun”, desfăşurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca, prin licitaţie publică, în vederea încheierii contractului de concesiune de servicii Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca întrunit în şedinţă ordinară, Examinând proiectul de hotărâre privind aprobarea Studiului de Fundamentare a deciziei de concesionare a serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de Crăciun”, desfășurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca, prin licitaţie publică, în vederea încheierii contractului de concesiune de servicii — proiect din iniţiativa primarului; Reţinând Referatul de aprobare nr. 627501/1/4.07.2023 al primarului municipiului Cluj- Napoca, în calitate de iniţiator; Analizând Raportul de specialitate nr. 630736/42/5.07.2023 al Direcţiei Generale Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte, prin care se propune aprobarea Studiului de Fundamentare a deciziei de concesionare a serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de Crăciun”, desfășurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca, prin licitație publică, în vederea încheierii contractului de concesiune de servicii; Văzând avizul comisiei de specialitate; Potrivit prevederilor art. 7 şi 8 din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări și concesiunile de servicii, cu modificările și completările ulterioare, ale art. 11-16 din Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii din Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii, aprobate prin HG nr. 867/2016, ale art. 285 şi 287 lit. b), art. 304 alin. (1), (2) şi (3) din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 2 alin. (2) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, ale art. 28 alin. (3) din Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare, precum și ale art. 861 alin. (3) din Legea nr. 287/2009- Codul Civil, cu modificările şi completările ulterioare; Potrivit dispoziţiunilor art. 129, 133 alin. (1), 139 şi 196 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE: Art. 1. Se aprobă Studiul de Fundamentare a deciziei de concesionare a serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de Crăciun”, desfășurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj- Napoca, prin licitație publică, în vederea încheierii contractului de concesiune de servicii, conform Anexei, care face parte integrantă din hotărâre. Art. 2. Cu îndeplinirea prevederilor hotărârii se încredințează Direcţia Generală Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte şi Direcţia Economică. PREȘEDINŢE DE ŞEDINŢĂ, Nr. 613 din 12 iulie 2023 (Hotărârea a fost adoptată cu 16 voturi) CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ANEXĂ LA HOTĂRÂREA NR. 613/2023 CLUJ-NAPOCA JUDEŢUL CLUJ MUNICIPIUL CLUJ-NAPOCA STUDIU DE FUNDAMENTARE A DECIZIEI DE CONCESIONARE a serviciilor de organizare a evenimentului "Târgul de Crăciun” desfășurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca CAPITOLULI ASPECTE GENERALE 1 Denumirea proiectului: Studiu de fundamentare a deciziei de concesionare a serviciilor de organizare a evenimentului "Târgul de Crăciun” desfăşurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca. 1.2 Autoritatea contractantă: - Municipiul Cluj-Napoca, str. Moților nr. 1-3. - Municipiul Cluj-Napoca este persoană juridică de drept public, are patrimoniu propriu şi ca- pacitate juridică deplină. 1.3 Elaborator: Comisia de coordonare şi supervizare în vederea pregătirii şi planificării contractului de con- cesionare a serviciilor de organizare a evenimentului "Târgul de Crăciun” desfăşurat în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca, constituită prin Dispoziţia primarului nr. 1200/23 martie 2023, conform art. 2 din H.G. nr. 867/2016, după cum urmeză: Preşedinte: Călin Forma - Director ad)., Direcţia Evenimente publice şi Informare Cetăţeni; Membri: Dan Macovei - Şef Serviciu Evenimente Publice; Delia Mesaros - Inspector de Specialitate Evenimente Publice; 1.4 Obiectul proiectului Obiectul prezentului studiu de fundamentare îl constituie analiza tehnico-economică și de eficiență a costurilor de operare a serviciului de organizare a evenimentului cultural-artistic “Târgul de Crăciun” şi fundamentarea necesităţii şi oportunității de concesionare a serviciilor de organizare a evenimentului "Târg de Crăciun” (denumit în continuare Evenimentul). Operarea serviciului va cuprinde următoarele activităţi: A. Găzduirea și exploatarea a minim 75 căsuțe iluminate şi decorate specific sărbătorilor de iarnă, în cadrul cărora se vor desfășura următoarele activităţi: - activități de comercializare a produselor nealimentare în minim 30 de căsuțe: obiecte artizanale, produse de micii meșteșugari și produse specifice Sărbătorilor de Iarnă; minim 3 meşteri / meșteșugari care să producă obiecte specifice în Jăţa vizitatorilor; - activități de alimentaţie publică şi de comercializare a produselor alimentare (panificaţie și patiserie, mâncăruri calde, băuturi, carne şi preparate din carne), în minim 26 de căsuțe; - activități de comercializare a produselor de calitate superioară, în minim 18 căsuțe; - activităţi de organizare de ateliere pentu copii, cum ar fi: ateliere de gastronomie, lucru manual, ceramică şi modelaj, muzică, textile, desen și pictură, teatru de păpuși, origami, dulciuri, fotografie şi ateliere de familie, care se vor realiza în „Căsuţa lui Moș Crăciun” cu o suprafaţă minimă A de 30 mp; B. Activităţi de promovare și publicitate a Evenimentului: - promovare naţională: spoturi TV/radio, realizare broșuri, reclame audio/video; - promovare internațională, - promovare locală. C. Activităţi de animaţie stradală - contractarea unui prestator de servicii de animaţie stradală (incluzând teatru, muzica, clovnerie, dans, carnaval) cu un minimum un personaj/zi în perioada luni-joi şi minimum 3 personaje/ zi în perioada vineri — duminică, care va/vor crea o atmosferă de poveste, va/vor interacționa cu participanții din cadrul Evenimentului şi va/vor oferi informaţii cu privire la acțiunile care se vor desfășura pe întreaga perioadă a evenimentului. D. Realizarea unei scene cu dimensiuni minime de 12 m x 10 m - asigurarea unei scene, dotală cu lumini, sunet etc., pe loată perioada desfăşurării Evenimentului, penru susținerea concertelor și evenimentelor cultural-artistice, în fiecare seară de Eveniment, cu respectarea rider-elor tehnice impuse de artiştii care vor presta pe scenă. E. Activităţi de organizare concerte și producții artistice - Organizarea de activități cultural — artistice, cuprinse în programul cultural, pe scena amplasată în cadrul târgului, pe întreaga perioadă a Evenimentului. KE Furnizarea de pachete de promovare a evenimentului - elaborarea unor pachete de promovare a evenimentului de 3 zile, ce vor include minim următoarele servicii: LU organizare seri feslive pentru grupuri; [) oferirea de facilităţi în cadrul Evenimentului, G. Realizarea a minim trei porti de intrare în Târgul de Crăciun, iluminate şi decorate specific sărbătorilor de iarnă, cu respectarea standardelor europene aferente H. Găzduirea şi exploatarea unei roți panoramice și a unui carusel, iluminate şi decorate specific sărbătorilor de iarnă, cu respectarea standardelor europene aferente - asigurarea de personal propriu (angajat sau contractat), pentru exploatarea în condiții de siguranță şi eficienţă a roții panoramice și a caruselului - căsuțele destinate vânzării biletelor pentru carusel și roata panoramică trebuie să fie parte integrantă din conceptul propus, iluminate şi decorate specific sărbătorilor de iarnă. 1. Implementarea a minim două activităţi care pot eficientiza asigurarea protecţiei mediului inconjurător 1.5 Prezentarea Municipiului Cluj-Napoca Municipiul Cluj-Napoca, reşedinţa județului Cluj, este principalul centru economic, universitar şi cultural al regiunii istorice Transilvania, precum și unul dintre principalii poli de creştere din România. Calitatea vieţii locuitorilor Municipiului Cluj-Napoca este una dintre principalele direcţii ale strategiei de dezvoltare. Datorită dinamismului cu care a crescut, municipiul a devenit unul dintre cele mai importante centre academice, medicale, economice, religioase, sportive și culturale din România. Valorile, tradiţiile, obiceiurile locuitorilor şi evenimentele desfășurate într-un stil aparte, au transformat Municipiul Cluj-Napoca într-o adevărată capitală a evenimentelor cultural-artistice. În ultimii ani calitatea, vitalitatea, dinamismul şi diversitatea manifestărilor artistice organizate au contribuit semnificativ la creşterea numărului de turişti și a imaginii municipiului pe plan naţional şi internaţional. Municipiul Cluj-Napoca este orașul din România cu cea mai mare vitalitate culturală. Peste 1500 de evenimente culturale şi cele aproximativ 100 de festivaluri - de variate dimensiuni, multe dintre ele cu recunoaştere internațională la nivel cultural, turistic şi nu numai - contribuie anual la creşterea vizibilităţii internaţionale a municipiului Cluj-Napoca şi la creşterea numărului de turişti. Evenimente de talie internaţională precum Untold, TIFF - Festivalul Internaţional de Film „Transilvania”, Electric Castle, Sports Festival sau Jazz in The Park, generează fluxuri semnificative de oameni în Cluj-Napoca, dar şi în regiune, cu impact şi potențial ce depăşeşte zona metropolitană a municipiului. Strategia Primăriei municipiului Cluj-Napoca presupune consolidarea şi creşterea calitativă a actului cultural din Cluj-Napoca, astfel încât oraşul să fie recunoscut pe plan regional şi naţional ca o comunitate care preţuieşte, sprijină şi dezvoltă cultura și artele. Municipiul Cluj-Napoca este un oraş al dialogului intercultural, care aduce un amestec bogat de idei şi perspective, esenţiale pentru o calitate a vieţii ridicată. 1.6 Descrierea evenimentului Târgul de Crăciun Cluj-Napoca Târgul de Crăciun din municipiul Cluj-Napoca a fost şi va fi un eveniment public cu acces gratuit, al cărui scop este să îmbine tradiţiile şi obiceiurile specifice sezonului de iarnă cu stilul de viață dinamic al municipiului Cluj-Napoca. Târgul de Crăciun este un eveniment ce datează din anul 2009, fiind organizat anual, în perioada noiembrie - decembrie, în Piaţa Unirii. Evenimentul se adresează clujenilor şi vizitatorilor de toate vârstele, oferind un spaţiu comun care să devină simbolul atmosferei de Crăciun. Acest scop a fost atins treptat prin oferirea unui program deosebit de spectacole, instalaţii luminoase spectaculoase, produse tradiționale şi ambianță de iarnă. Târgul de Crăciun a devenit locul de întâlnire al finalului de an, unde fiecare moment oferă o nouă experienţă pentru copii, părinți, bunici, prieteni, colegi h, 3 La finalul lunii noiembrie, Clujul intră în atomosfera sărbătorilor de iarnă. Târgul de Crăciun din Piaţa Unirii îşi deschide porţile și întâmpină publicul cu următoarele atracţii: carusel, ateliere pentru copii, căsuțe cu turtă dulce, vin fiert, cozonaci, produse gastronomice tradiționale pentru această perioadă a anului, produse artizanale tradiționale şi ornamente de Crăciun. Atmosfera creată în Piaţa Unirii este una de basm, atât cei mici, cât și cei mari simțindu-se ca într-o poveste de Crăciun. În weekend-uri, Moş Crăciun face opriri pentru a oferi cadouri celor mici, iar elevii şcolilor clujene au ocazia de a retrăi obiceiurile culinare tradiţionale prin demonstrațiile şi atelierele organizate în cadrul târgului. Serile sunt animate cu spectacole şi colinde tradiţionale, precum şi prin concerte de muzică live oferite de artişti clujeni şi interpreţi de renume la nivel naţional. Evenimentul se va desfăşura în Piaţa Unirii din municipiul Cluj-Napoca, teren. în proprietatea municipiului Cluj-Napoca, aparținând domeniului publiuc al unității administrativ-teritoriale. Obiectiv de atins: Îmbinarea tradiţiilor şi obiceiurilor specifice sezonului, cu stilul de viaţă dinamic al Municipiului Cluj-Napoca. Târgul de Crcăiun va oferi clujenilor, turiștilor autohtoni şi internaţionali, meșterilor, artiştilor şi tuturor celor ce îi vor trece pragul un spaţiu de recreere care promovează tradiţia, cultura, creativitatea, meşteşugul, etc.. 1.7 Cadrul legal Acest studiu este realizat în conformilate cu urmăloarele prevederi legale: o ZIG. nr. 867/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contracrelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii; 0 Legea nr. 100/2016 privind concesiunile de lucrări şi concesiunile de servicii; e 0UG 57/2019, privind Codul Administrativ, cu modificările și complelările ulterioare; e /lotărările privind stabilirea nivelurilor pentru valorile impozabile, impozitele și taxele locale. CAPITOLUL II CONCESIONAREA SERVICIILOR DE ORGANIZARE A EVENIMENTULUI "TÂRGUL DE CRĂCIUN” 2.1 Beneficiarii evenimentului desfăşurat în municipiul Cluj-Napoca: 1 - localnicii de toate vârstele 2 — turiştii Controlul calităţii şi cantităţii serviciilor: Serviciul Evenimente publice al Direcţiei Evenimente publice şi informare cetăţeni din cadrul Direcţiei Generale Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte a Primăriei municipiului Cluj-Napoca, realizează activitatea de monitorizare şi control al modului în care îşi desfăşoară activităţile agenţii economici concesionari ai serviciilor de organizare a evenimentului, prin implicarea angajaţilor din aparatul propriu. 22 Atribuţiile Serviciul Evenimente publice în cadrul concesionării Serviciul Evenimente publice are următoarele atribuţii: a) se asigură că terenul (amplasamentul) stabilit în vederea desfăşurării evenimentului este utilizat în strictă conformitate cu destinaţia stabilită prin contractul de concesiune; b) se asigură că agenţii economici desfășoară activităţile în conformitate cu prevederile documentaţiei de atribuire, ale caietului de sarcini și ale contractului de concesiune; c) se asigură că agenţii economici nu subînchiriază, transferă sau cesionează drepturile dobândite prin contract, altor persoane fizice sau juridice fără un acord prealabil, scris; d) verifică dacă avizele și autorizaţiile necesare desfăşurării activităţii specifice, sunt în conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare; 2.3 Principalele aspecte ce impun încheierea unui contract de concesiune în vederea organizării evenimentului „Târgul de Crăciun” sunt: a) necesitatea externalizării organizării evenimentului "Târgul de Crăciun", în vederea creşterii atractivităţii evenimentului, b) dorinţa autorităţii locale de a oferi oportunitatea unor organizaţii, asociaţii sau entităţi juridice de a se implica în activităţile şi evenimentele desfășurate în municipiul Cluj-Napoca şi de a investi în vederea dezvoltării evenimentului la nivelul şi potenţialul maxim al acestuia, cu obținerea unui profit proporţional; c) realizarea unui program echilibrat de activități cultural-artistice în cadrul Evenimentului, destinate satisfacerii nevoilor publicului larg, constituit atât din locuitori ai municipiului (din toate categoriile de vârstă, segment social şi financiar eto.), cât şi din turişti; d) aducerea unui aport financiar către autoritatea locală, prin plata de către concesionar a unei redevențe; SD e) prin procedura de concesiune de servicii se respectă condiţiile de transparenţă, de egalitate de şanse și a principiilor concurenţei loiale pentru toţi cei interesaţi să participe la procedura de atribuire. Având în vedere faptul că organizarea evenimentului la scara propusă implică un număr semnificativ de personal, un program ce presupune prestarea de ore suplimentare şi supraveghere permanentă, Primăria municipiului Cluj-Napoca a luat în considerare, conform legislaţiei actuale, oportunitatea concesionării serviciilor de organizare a evenimentului „Târgul de Crăciun”. Menţionăm faptul că în anul 2017 s-a demarat această procedură de „Selecţie de oferte”, în urma căreia s-a încheiat un contract de concesiune de servicii privind organizarea Târgului de Crăciun. Municipiul Cluj-Napoca a economisit cheltuielile de organizare a evenimentului, pe lângă acestea aducând totodată un aport financiar în valoare de 302.896,60 lei, pe o perioadă de 5 ani de organizare a Târgului de Crăciun cât şi creşterea evenimentului şi a imaginii acestuia pe plan naţional și internaţional. Prezentul studiu îşi propune analizarea situaţiei actuale în ceea ce priveşte organizarea „Târgului de Crăciun”, evoluţia acestuia şi necesitatea stabilirii procedurii de concesiune a serviciilor de organizare conform legislaţiei în vigoare, printr-o procedură de excepţie cu respectarea art. 2, alin. (2) din Legea 100/2016. Concesiunea serviciilor de organizare a evenimentului Târgul de Crăciun, presupune parcurgerea următoarelor etape: e autoritatea contractantă stabileşte o comisie de coordonare şi supervizare cf. H.G 867/2016 e coordonarea procesului de elaborare a studiului de fundameniare în vederea procedurii de concesiune e aprobarea procedurii de concesiune a serviciilor de organizare a evenimentului, respectiv documentaţia de atribuire, a caietului de sarcini şi a modelului de contract de concesiune a acestor servicii Municipiul Cluj-Napoca are atribuţii decizionale cu privire la organizarea şi funcţionarea evenimentului “Târgul de Crăciun” desfăşurat în municipiul Cluj-Napoca. În continuare vom prezenta o analiza SWOT, arătând avantajele şi dezavantajele pentru cele două variante, precum şi oportunitatea şi riscurile la care acestea sunt expuse. Analiza SWOT e AVANTAJE e DEZAVANTAJE e Nu este necesară alocarea unui buget e Monopol pe termen lung atribuit pentru organizarea evenimentului concesionarului, aspect ce poate fi controlat e Uitilizarea forței de muncă, scăderea prin cerințele şi obligaţiile stipulate în şomajului documentaţia de atribuire şi prin clauzele a e Dezvoltarea capacităţii tehnice şi manageriale în domeniul organizării de evenimente e Contractul de concesiune prevede îndeplinirea indicatorilor de performanţă care fac referire la activitatea prestată e Încasarea anuală a redevenței, care reprezintă un venit la bugetul local e Prin concesiune toate riscurile sunt transferate concesionarului e Gestionarea dificilă a diverselor atracţii prezente în cadrul evenimentului (că- suțe, carusel, poartă decorată de intrare, scenă etc.) o Se respectă condiţiile de transparenţă, de egalitate de şanse şi a principiilor concurenței loiale pentru toţi cei interesaţi să participe la procedura de atribuire, contractuale Definirea parametrilor serviciului şi a necesarului de investiţii, în cuprinsul documentaţiei de atribuire, trebuie să fie cât mai cuprinzătoare şi concretă, autoritatea publică locală trebuind să-şi adapteze rolurile de administrator şi reglementator pe durata contractului, prin concretizarea şi particularizarea obligaţiilor contractuale, a indicatorilor de performanţă şi a modalităților de sancţionare în cazul în care constată o activitate defectuoasă a concesionarului e OPORTUNITĂŢI e RISCURI e Existenţa unui cadru competitiv, ceea ce duce la dorința de a dezvolta evenimentul la nivel naţional, con- tribuind la creşterea imaginii municipiu- lui Cluj-Napoca e Dezvoltarea durabilă a evenimentului „Târgul de Crăciun ” e O'creştere a numărului de turişti Exista posibilitatea ca societatea privată să între în insolvenţă, din incapacitate temporară de plată sau definitivă, fapt care ar periclita buna desfăşurare a activităţii Declanşarea unei crize financiare Timp suplimentar necesar în realizarea planificării datorită lipsei de experiență. Construcţia atracțiilor (căsuțe, carusel, scenă, etc.) po [...]