HCL 334/2018 București Sectorul 3 adoptată

MUNICIPIUL BUCURESTI CONSILIUL LOCAL SECTOR 3 HOTĂRÂRE privind aprobarea Metodologiei proceselor de ofertare şi achiziţionare în cadrul societăţii Internet şi Tehnologie S3 SRL Consiliul Local al Sectorului 3 al Municipiului Bucureşti, ales în condiţiile stabilite de Legea nr. 115/2015 pentru alegerea autorităților administraţieipublice locale, pentru modificarea Legii administraţiei publice locale nr. 215/2001,precum şi pentru modificarea și completarea Legii nr. 393/2004 privind Statutul aleşilor locali, întrunit în şedinţă ordinară, azi 31.07.2018 Având în vedere: | — Expunerea de motive nr. 136749/CP/24.07.2018 a Primarului Sectorului 3; — Raportul de specialitate nr.136420/24.07.2018 al Serviciului Control Intern - Compartiment Guvernanţă Corporativă; — Adresa nr. 343/23.07.2018 a societăţii Internet şi Tehnologie S3 SRL, înregistrată cu nr. 135181/CP/23.07.2018; — HCGMB nr. 319/19.07.2017 privind împuternicirea expresă a Consiliului Local al Sectorului 3 în vederea înfiinţării unei societăţi cu răspundere limitată având ca scop principal prestarea servicii în Tehnologia Informaţiilor; — Adresa nr.136425/24.07.2018 a Serviciului Control Intern — Compartimentul Guvernanţă Corporativă; În conformitate cu prevederile: — Art. 12, pet. 12.1], lit o) din actul constitutiv al societății Internet şi Tehnologie S3 SRL, aprobat prin HCLS nr. 355/25.08.2017, cu modificările şi completările ulterioare; — HCLS 3 nr.219/30.05.2017 privind acordul de principiu privind atribuirea către întreprinderile publice având ca autoritate tutelară Sectorul 3 al Municipiului București, a contractelor având ca obiect execuţia de lucrări și/sau prestarea de servicii; — OG nr. 26/2013 privind întărirea disciplinei financiare la nivelul unor operatori economici la care statul sau unităţile administrative-teritoriale sunt acţionari unici sau majoritari sau deţin direct ori indirect o participaţie majoră, cu modificările şi completările ulterioare; — Art. 31 alin. (1), lit. (a), (b), (c) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare; Luând în considerare: — Raportul Comisiei de studii, prognoze economico-sociale, buget, finanţe; — Raportul Comisiei de administraţie publică locală, juridică, apărarea ordinii publice şi respectarea drepturilor cetăţenilor. În temeiul prevederilor art. 45 alin. (1) şi art. 81 alin. (4) din Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată cu modificările şi completările ulterioare, De HOTĂRĂȘTE: Art.]. Se aprobă Metodologia proceselor de ofertare şi achiziţionare în cadrul societăţii Internet şi Tehnologie S3 SRL - MT-01/1T$3, prevăzută în anexa nr. 1 care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. Se aprobă Procedura de lucru în cadrul societății Internet şi Tehnologie $3 pentru efectuarea operaţiunilor aferente achiziţiilor de tip A - PO-01/DCE-ITS3, prevăzută în anexa nr. 2 care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.3. Se aprobă Procedura de lucru în cadrul societăţii Internet şi Tehnolopie $3 pentru efectuarea operaţiunilor aferente achiziţiilor de tip B - PO-02/DCE-ITS3, prevăzută în anexa nr. 3 care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.4, Se aprobă Procedura de lucru în cadrul societăţii Internet şi Tehnologie $3 pentru efectuarea operaţiunilor aferente achiziţiilor de tip C - PO-03/DCE-ITS3, prevăzută în anexa nr. 4 care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.5. Începând cu data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, prevederile ————— HELS3-ar-64PP7-H2017medificată-prin HCLS3-nr-681/28-122017,referiteare-la———— Regulamentul privind încheierea contractelor de achiziţie de produse, servicii și lucrări de către societăţile la care Sectorul 3 al Municipiului Bucureşti este asociat unic/majoritar, necesare realizării obiectelor contractelor atribuite de Sectorul 3 în conformitate cu art. 31 alin. (1) lit. a), b) şi c) din Legea nr. 98/2016, prin negociere direct, nu se aplică societăţii Internet şi Tehnologie S$3. Art.6. Societatea Internet şi Tehnologie S3 SRL va duce la îndeplinire prevederile prezentei hotărâri. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ NR. 334 DIN 31.07.2018 INTERNET & TEHNOLOGIE Sector 3 Lista nr. î INTERNET & TEHNOLOGIE S3 CUI RO38 189005; Nr inreg. Reg. Com. J40/15452/2017 Tel. 0310 699 145, Web: officegi!s3.ro, wwwits3.ro Calea Vitan, nr. 242, birou 4, Sect. 3, Bucureşti Anera ne... bets 3 at, 92 /al.0ț.4f Metodologia proceselor de ofertare și achiziţionare MT — 01/ ITS3 - a responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediţiei (versiunii), sau a reviziei in cadrul ediţiei procedurii generale de sistem Nr. , Nume si prenume al Structura / Data _ Operaţiunea . . . a Semnătura crt responsabilului Funcţia semnării Elaborat Verificat Aprobat Lista nr. 2 - cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția (versiunea) sau revizia ediţiei procedurii generale de sistem Nr. | Scopul Codul Nume si . pi - PN Structura Funcţia Data Semnătura crt. | difuzării procedurii prenume 1. | Aplicare Toţi angajații 2. | Informare MT — Toţi responsabilii de procese 3 Evidenta DIAS | 4. Arhivare Lista nr. 3 Controlul versiunilor Versiune Data Autor vă. v.2. Lista nr. 4 Aspecte generale Codul procedurii MT — 91/ ITS3 Departamentul direct răspunzător Pag. 1 din 6 INTERNET INTERNET & TEHNOLOGIE S3 CUI RO38 189005; Nr inreg. Reg. Com. J40/15452/2017 & TEHNOLOGIE Tel. 0310 699 145, Web: officegiis3.ro, www.its3.ro Sector 3 Calea Vitan, nr. 242, birou 4, Sect, 3, Bucureşti Metodologia elaborată de ITS3 urmărește, în principal, definirea tipurilor de achiziţie pe care le va efectua ITS3, procedurile operaționale specifice după care se va desfășura fiecare tip de achiziţie, precum și stabilirea unor masuri concrete de control si coordonare. Astfel, pentru îndeplinirea obiectivelor sale, 1TS3 va urmări efectuarea a 3 tipuri de achiziţii respectiv: i. tip A- achiziţii care se efectuează în scopul funcţionării societății (achiziţia de mașini, utilaje, personal, echipamente, servicii, lucrări etc. care sunt destinate strict activităților proprii realizării atribuţiilor de serviciu aferente fiecărui post/ angajat în parte); ii. tip B - achiziţii care se efectuează în scop comercial, în vederea îndeplinirii obiectelor contractelor semnate în baza art. 31 din Legea nr. 98/ 2016, cu modificările și completările ulterioare (achiziţia de produse, servicii sau lucrări necesare îndeplinirii cu profesionalism, cu celeritate și cu costuri minime a obiectivului strategic al autorităţii tutelare pentru care societatea şi-a asumat contractual realizarea) iii. tip C — achiziţii care se efectuează în scop comercial, în vederea îndeplinirii obiectelor contractelor asumate, altele decât cele definite la tipul B: Fiecare tip de achiziție se va desfășura în conformitate cu o procedură operațională specifică, în care se vor defini, după caz: 1. Pentru achiziţiile care se efectuează in scopul funcţionării societăţii, achiziţii de tip A a) Modalităţile de achiziţie în funcţie de anumite praguri valorice (achiziţii tip A.7, pentru un prag valoric și achiziţii tip A.2, peste pragul valoric stabilit) b) Pragul valoric c) Perioadele: de desfășurare-afiecărui_sub-tip_de_achiziţie, astfel încât_să fie respectat —— — principiul eficienţei d) Documentaţia aferentă procesului de achiziţie (Nota de fundamentare a necesității/ Nota justificativă de achiziţie, după caz; Ofertă; Comanda/ Contractul, după caz; Proces verbal de recepție/ NIR/ NRCD, după caz; Factura etc.) care va constitui pentru fiecare achiziţie în parte un Dosar e) Etapele de derulare a procesului (fluxul operațional) f) Factori implicaţi, astfel încât să fie definite responsabilitățile fiecăruia în mod clar și echitabil, în vederea respectării principiul competenţei fiecăruia pe domeniul de activitate 9) Măsuri ce se impun pentru respectarea principiilor nediscriminării, tratatăeritu u operatorii economici, proporţionalitate, concurenţă loială, ecunpăie integritate În funcţie de obiectul achiziţiei, vor fi analizate: a) dacă obiectul este în domeniul propriu de activitate al societății și face parte difportofoliul unuia din parteneriatele comerciale de tip importator/ distribuitor/ reseller etc., pe care ITS3 le are încheiate cu producătorii sau reprezentanţii acestora în vederea îndeplinirii activității INTERNET INTERNET & TEHNOLOGIE S3 CUI RO38 189005; Nr inreg. Reg. Com. J40/15452/2017 & TEHNOLOGIE Tel. 03 10 699 145, Web: officegiis3.ro, wuwits3.ro Sector 3 Calea Viian, nr. 242, birou 4, Sect. 3, Bucureşti se poate proceda la achiziția directă de la partener cu respectarea obiectivelor de rentabilitate și eficiență b) dacă obiectul este în domeniul de activitate al altei societăți cu aceeași autoritate tutelară ca și a ITS3, atunci, indiferent de sub-tipul achiziţiei, se va proceda la achiziţia directă de la această societate dacă oferta corespunde cerinţelor de competitivate raportat la preţurile pieţei c) dacă obiectul este din domenii de activitate diferite de cele ale ITS3 sau ale altor societăţi ale aceleiași autorităţi tutelare, se vor aplica metodele de achiziţie aferente fiecărui sub-tip de achiziţie în parte, definite prin procedurile specifice HI. Pentru achiziţiile de tip B și achiziţiile de tip C În vederea participării ITS3 la actul comercial, o etapă fundamentală anterioară achiziţiilor produselor/ serviciilor/ lucrărilor ce urmează a fi comercializate către un terţ, o reprezintă etapa de ofertare. În această etapă se face selecţia soluţiilor tehnice și a costurilor de achiziţie cu care se va întocmi oferta către solicitant/ terţ. În baza ofertei aprobate, ITS3 și terţul vor încheia un act comercial (contract, comandă etc.) Pentru îndeplinirea obiectului contractului comercial încheiat cu iun beneficiat, în termenii agreaţi, societatea trebuie să livreze produse, să presteze servicii sau să execute lucrări. În acest scop, societatea va face toate demersurile legale pentru a le asigura, respectiv: - cumpără (prin orice modalitate legală: import, achiziţie din piața internă sau distribuţie) produsele ce urmează a fi furnizate, pentru a-și asigura stocul de marfă necesar, dupa analiza de piata care garanteaza asigurarea celui mai bun raport calitate/pret și condiţii -——eomereiale - asigură cu resurse proprii/ ale partenerilor comerciali prestarea de servicii și/ sau execuţia de lucrări sau le subcontractează, după caz. In situaţia subcontractării unor părți din contract, se va ţine cont de următoarele: a) Preţul de achiziţie a serviciilor/ lucrărilor să fie mai mic decât cheltuieți celor de întreţinere (echipamente, certificări etc.) aferente personaluli perioada de derulare a contractului și ofertate beneficiarului i b) După caz, subcontractanţii vor trebui să facă dovada că sunt auțe ză producători sau de reprezentanţii acestora pentru a efectua serviciile, astfel încât să fie asigurată garanţia unor servicii/ lucrări cu personal calificat și certificat în aria de competenţă a unui brand. c) Serviciile/ lucrările subcontractate să asigure încadrarea în termenele de finalizare ale contractului principal, pe baza unor anexe de tip SLA (acord de asigurare a calității serviciilor) la acordurile/ contractele de subcontractare. Aceste anexe trebuie să conţină, după caz: - obiectul subcontractării, „termenul de realizare; Pag. 3 din 6 INTERNEŢ INTERNET & TEHNOLOGIE S3 CUL RO38 189005; Nr inreg. Reg. Com. J40/1 5452/2017 & TEHNOLOGIE Tal 0310 69% 145, llizb: oficegiis3.o, uuuiisăuro Sector 3 Calea Vitan, nr. 242, birou 4, Sect. 3, Bucureşti parametrii de calitate ai acordului (timp de răspuns, timp de intervenție, timp de restabilire serviciu etc.) - indicatorii parametrilor de calitate (KPI) - locul prestării serviciilor/ lucrărilor; - persoane de contact/ desemnate pentru îndeplinirea contractului de subcontractare; - procedurile/ modalităţile de comunicaţie, de lucru și de reclamaţii; - prioritizarea evenimentelor; - penalităţi; - confidențţialitate. Aceste tipuri de achiziții fiind în scop comercial, trebuie să fie realizate în vederea obţinerii unor preţuri de achiziţie cât mai mici, pentru ca ITS3 să poată fi competitivă în condiţiile de piaţă. în acest sens, condițiile de desfășurare a lor depind de forma de comercializare: importator, distribuitor, reseller etc, atât de produse, cât și de servicii. In sensul celor de mai sus, ITS3 va încheia parteneriate comerciale care să îi permită cumpărarea la pteţiuiti negociate, sub cele de listă, după caz, de oferte personalizate, de serviciile oferite de aceștia prin personalul său certificat/ calificat, precum și să beneficieze de suportul tehnic necesar în îndeplinirea obiectelor contractelor cu profesionalism, competitiv și fără încălcarea drepturilor de autor ale producătorului. Parteneriatele comerciale sunt angajamente asumate de ambele părţi pentru respectarea unor condiții-comerciale; fără valoare-ln-baza-lor:———————— a) se asigură un portofoliu de drepturi de comercializare a unor brand-uri recunoscute la nivel naţional și internaţional, atestând astfel dreptul societăţii ITS3 de a comercializa produsele şi serviciile acestor producători în mod licit și recunoscut b) se definește statutul comercial a! ITS3, respectiv: importator, distribuitor, reseller, service autorizate, partener etc. c) se semnează contracte/ se lansează comenzi ferme, cu obiecte clar expligi uii/âloare și termene de realizare d) se asigură servicii de tip suport-producător, la nevoie (valabilitate ofe mentenanţă etc.) | a PR: REA Parteneriatele se vor semna și cu clauză de integritate sau cu declaraţii pe propria:răspuhdere a factorilor decizionali ai ambelor părți parteneriale privind evitarea conflictului de interese, astfel încât să fie asigurate condiţiile de respectare a prevederilor legale din domeniul conflictelor de interese. Pentru efectuarea de activităţi comerciale atât cu autoritatea tutelară, cât și cu alte instituţii sau Pag. 4 din 8 INTERNET INTERNET & TEHNOLOGIE 53 CU! RO38 189005, Nr inreg. Reg. Com. J40/15452/2017 & TEHNOLOGIE - Tel. 0310 699 145, Uleb: officeeits3.ro, wwwits3.ro Sector 3 Calea Vitan, nr. 242, birou 4, Sect. 3, Bucureşti publice și își va promova portofoliul său de produse/ servicii/ lucrări și prin intermediul acestui site, putând să participe astfel și în competiţii cu orice alt operator economic din piaţă. Achiziţia în vederea comercializării de produse, servicii sau lucrări se va face cu respectarea principiilor de imparţialitate, transparenţă şi profitabilitate, astfel încât să fie asigurate: a) Suplimentarea veniturilor de investiţii ale Autorităţii Tutelare prin profitabilitatea societăţii (Societăţile sunt înființate sa obţină profit. Nu pot fi limitate cheltuielile care se fac in vederea respectării termenilor contractuali - pentru ca aici pot apărea penalizări sau rezilieri de contracte, mai ales cu terții) b) Dezvoltare durabilă pe criterii de transparenţă și competitivitate; c) Economicitate în îndeplinirea obiectivelor propuse de autoritatea tutelară, prin promovarea calității și eficienţei, ţiniând cont de următoarele aspecte: () societatea trebuie să sprijine Autoritatea Tutelară în realizarea obiectivelor din domeniul său de activitate, cu identificarea de soluţii optime care să permită echilibrarea celor 3 indicatori fundamentali: cheltuirea eficientă a banului public, un suport tehnic profesional şi performant şi reduterea timpilor de realizare (ii) activitatea societăţii trebuie să deterinine o eficieritizare a resurselor (umane, materiale, financiare) necesare realizării tuturor obiectivelor beneficiarilor săi, o creștere a calității profesionale în realizarea acestora, astfel încât să fie îmbunătățită încrederea clienţilor în integritatea, profesionalismul și performanţa capacităţii de comunicare și furnizare a unor servicii de calitate, în primul rând din partea Primăriei Sectorului 3 către cetățenii acestui sector, dar și către alţi factori initeresaţi, ctim ar fi-și-societatea-civilă; și-mediul-de-afaceri (iii) activitatea societății trebuie să sprijine beneficiarii săi în realizarea de obiective care să corespundă cerințelor acestora, prin promovarea calităţii, profesionalismului și eficienţei, în condiţii de transparenţă decizională și competitivitate. Documentaţia aferentă procesului de comercializare, pentru fiecare produs/ serviciu/ lucrare va conţine, după caz: a) liste de cantităţi, coduri de produse și/ sau specificaţii tehnice; b) producătorii din piaţa de profil; c) perioada de garanție; d) dacă produsul este însoţit sau nu și de servicii/ lucrări; e) personalul calificat indicat pentru instalare/ montaj/ service; f) unităţi de service autorizat. Il. Măsuri de control și coordonare: Site-ul ITS3 este instrumentul care va asigura controlul, coordonarea și transparența proceselor de achiziţii ale societăţii. În acest sens, pe site-ul societății vor fi promovate informaţii referitoare la INTERNET INTERNET & TEHNOLOGIE S3 CUI RO38 189005; Nr inreg. Reg. Com. J40/15452/2017 & TEHNOLOGIE Tel. 0310 699 145, Uieb: officegiis3.r0, wuwits3.ro Sector 3 : Calea Vitan, nr. 242, birou 4, Sect. 3, Bucureşti fiecare tip de achiziţie, cu respectarea clauzelor de confidenţialitate și a drepturilor de proprietate ce decurg: a) Pentru achiziţiile de tip A, se va construi o secțiune denumită generic ACHIZIȚII, care va conţine: - Plan anual de investiţii, publicat în termen de 15 zile de la sfârșitul anului financiar încheiat - Situaţie centralizatoare a cheltuielilor efectuate pentru astfel de achiziţii, în termen de 15 zile de la aprobarea bilanţului pe anul fiscal încheiat b) Pentru achiziţiile de tip B și C, se va construi o secţiune denumită generic COMERCIAL, care va conţine rapoarte (situaţii centralizatoare) a proiectelor realizate de ITS3 și a produselor/ serviciilor/ lucrărilor comercializate în scopul îndeplinirii acestor proiecte c) Indiferent de tipul achiziţiei, în rapoartele anuale de activitate, a celor de audit și/ sau de control financiar, procesul de achiziţii va reprezenta un capitol dedicat, prin raportare la prezenta Metodologie. Pag. 6 din 6 INTERNET INTERNET & TEHNOLOGIE S3 CUI RO38 189005; Nr inreg. Reg. Com. J40/15452/2017 & TEHNOLOGIE Tel. 0310 699 145, lieb: officegits3.ro, wwu.its3.ro Sector 3 Calea Vitan, nr. 242, birou 4, Seci. 3, Bucureşti Anexă! la Metodologia de achiziţii MT-01/ ITS3 Glosar de termeni și definiţii ITS3 — societatea internet și Tehnologie S3 SRL PS3 — Primăria sectorului 3 al Municipiului București CLS3 — Consiliu Local a! sectorului 3 al Municipiului București SLA -— service level agreement — reprezintă ansamblul parametrilor de calitate care măsoară îndeplinirea cu profesionalism și eficienţă a unor clauze contractuale Garanţia — reprezintă serviciile prin care este înlocuit, reparat sau refăcut, după caz, un produs, un serviciu sau o lucrare efectuată pentru sistemul de supraveghere video și care prezintă o deficiență ce induce o funcţioriare necorespunzătoare, în perioada de garanţie convenită. Termenul/ perioada de garanţie — reprezintă limita de timp, care curge de la data dobândirii produsului sau serviciului, până la care producătorul sau prestatorul își asumă responsabilitatea remedierii sau înlocuirii produsului ori serviciului achiziţionat, pe cheltuiala sa, dacă deficienţele nu sunt imputabile Beneficiarului. Termenul de garanţie este definit în legea nr. 296/ 2004, Codul Consumului, republicată. ! Prezenta anexă se va completa ori de câte ori apar modificări Pag. 1 din 1 INTERNET INTERNET & TEHNOLOGIE S3 CUI RO38 189005; Nr inreg. Reg. Com. J40/15452/2017 & TEHNOLOGIE Tal 0727 926 774, Lieb: oficegiis30, uuuils3.r0 Sector 3 Calea Vitan, nr. 242, comerele !, 2, 6, Sect. 3, Bucureşti Anexa ae.2 Procedură de lucru ui Ş 2 A, 334; 3, 0. 30l4 pentru efectuarea operaţiunilor aferente achiziţiilor de tip A PO — 01/ DCE -— iTS3 Lista nr. 1 - a responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediţiei (versiunii) [...]