HCL 180/2010 adoptată

Anexa nr. 1 la H.C.L. nr. 180/23 – XII – 2010 REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ŞI FUNCłIONARE A DIRECłIEI DE EVIDENłĂ A PERSOANELOR SLOBOZIA, JUDEłUL IALOMIłA CAPITOLUL I DISPOZIłII GENERALE Art.1 – DirecŃia de EvidenŃă a Persoanelor Slobozia este instituŃie publică de interes local, cu personalitate juridică, înfiinŃată în subordinea Consiliului Local al municipiului Slobozia, constituit în temeiul art. 1, alin. 1 din OrdonanŃa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinŃarea, organizarea şi funcŃionarea serviciilor publice comunitare de evidenŃă a persoanelor, actualizată, în baza Hotărârii Consiliului Local al municipiului Slobozia nr.24 din 24.03.2006, Hotărârii Consiliului Local nr.100 din 16.08.2010, art.4, anexa 4, precum şi Hotărârii Consiliului Local nr.168 din 30.11.2010. Art.2 – (1) Scopul DirecŃiei de EvidenŃă a Persoanelor Slobozia este exercitarea competenŃelor ce îi sunt date prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de întocmire, păstrare, evidenŃă şi eliberare a actelor de stare civilă, a actelor de identitate şi cărŃilor de alegător. (2) Activitatea DirecŃiei de EvidenŃă a Persoanelor se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităŃii, în sprijinul instituŃiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. Art.3 - (1) DirecŃia de EvidenŃa Persoanelor Slobozia este organizată în domenii de activitate, structurate în servicii şi compartimente, precum şi structuri subordonate direct directorului executiv, fiecare cu o componenŃă proprie rezultată din prezentul regulament. (2) Structura organizatorică, ştatul de funcŃii, numărul de personal şi bugetul DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor Slobozia se aprobă prin hotărârea Consiliului Local Slobozia, cu avizul DirecŃiei de EvidenŃă a Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, astfel încât funcŃionarea acesteia să asigure îndeplinirea atribuŃiilor şi funcŃiilor ce îi revin potrivit legii. (3) Personalul DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor Slobozia este structurat în funcŃionari publici şi personal contractual detaşat în condiŃiile legii, având funcŃii de conducere şi de execuŃie, funcŃie de postul pe care îl ocupă. (4) FuncŃionarii publici se supun, în ceea ce priveşte naşterea, derularea şi încetarea relaŃiilor de serviciu, drepturile şi obligaŃiile, precum şi răspunderea materială disciplinară, reglementărilor Statutului funcŃionarilor publici, iar poliŃiştii detaşaŃi se supun prevederilor Statutului poliŃistului. Art.4 - (1) Din punct de vedere metodologic, coordonarea şi controlul activităŃii DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor Slobozia sunt exercitate de DirecŃiei de EvidenŃă a Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date şi DirecŃia JudeŃeană de EvidenŃa Persoanelor IalomiŃa. (2) Activitatea DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor este coordonată de Secretarul Primăriei municipiului Slobozia. CAPITOLUL II ATRIBUłIILE ŞI FUNCłIILE DIRECłIEI DE EVIDENłA PERSOANELOR SLOBOZIA SUBCAPITOLUL I ATRIBUłII PRINCIPALE ALE DIRECłIEI DE EVIDENłA PERSOANELOR SLOBOZIA 1 Art.5 - DirecŃia de EvidenŃa Persoanelor îndeplineşte, în condiŃiile legii, următoarele atribuŃii principale: a) utilizează şi valorifică componenta locală a Registrului NaŃional de EvidenŃă a Persoanelor (R.N.E.P.); b) furnizează, în cadrul Sistemului NaŃional Informatic de EvidenŃă a PopulaŃiei, date necesare pentru actualizarea Registrului NaŃional de EvidenŃă a Persoanelor; c) asigură emiterea certificatelor de stare civilă, a cărŃilor de identitate şi a cărŃilor de alegător; d) monitorizează şi controlează modul de respectare a prevederilor legale în domeniul asigurării protecŃiei datelor referitoare la persoană; e) gestionează resursele materiale şi de dotare necesare activităŃii proprii; f) Ńine evidenŃa registrelor de stare civilă, exemplarul 1,şi efectuează menŃiuni pe acestea,conform comunicărilor primite; g) întocmeşte, păstrează, Ńine evidenŃa şi eliberează certificatele de stare civilă, cărŃile de identitate şi cărŃile de alegător; h) înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi în reşedinŃa persoanei, în condiŃiile legii; i) întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiŃiile legii; j) întocmeşte, completează, anulează sau reconstituie actele de stare civilă, precum şi orice menŃiuni făcute pe actele de stare civilă şi pe actele de identitate, în condiŃiile legii; k) rectifică actele de stare civilă, în condiŃiile legii; l) actualizează, utilizează şi valorifică componenta locală a R.N.E.P., ce conŃine datele de identificare şi adresele cetăŃenilor care au domiciliul în raza de competenŃă teritorială a direcŃiei de evidenŃă; m) furnizează, în cadrul Sistemului NaŃional Informatic de EvidenŃă a Persoanelor datele necesare pentru actualizarea R.N.E.P.; n) furnizează, în condiŃiile legii, la solicitarea autorităŃilor şi instituŃiilor publice centrale, judeŃene şi locale, agenŃilor economici ori a cetăŃenilor, datele de identificare şi de adresă ale persoanei; o) constată contravenŃiile şi aplică sancŃiuni, în condiŃiile legii; p) Ńine registrele de evidenŃă pentru fiecare categorie de documente eliberate; r) îndeplineşte şi alte atribuŃii stabilite prin reglementări legale; SUBCAPITOLUL II FUNCłIILE DIRECłIEI DE EVIDENłA PERSOANELOR SLOBOZIA Art.6 - În vederea realizării atribuŃiilor prevăzute de lege, DirecŃia de EvidenŃa Persoanelor Slobozia îndeplineşte, în principal, următoarele funcŃii: a) de cooperare cu celelalte structuri ale primăriei, ale Ministerului AdministraŃiei şi Internelor pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor legale; b) de colaborare cu autorităŃile publice, societăŃi, agenŃi economici, precum şi cu persoane fizice, pe probleme de interes comun, potrivit actelor normative în vigoare; c) administrare a fondurilor pe care le are la dispoziŃie; d) de execuŃie, prin asigurarea mijloacelor umane, materiale şi financiare necesare pentru îndeplinirea prerogativelor cu care este investită; e) de reprezentare a interesului DirecŃiei în raporturile acesteia cu persoane fizice sau juridice de drept public sau privat, din Ńară, în limita competenŃelor stabilite de lege, precum şi reprezentarea în justiŃie. CAPITOLUL III CONDUCEREA ŞI STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A DIRECłIEI DE EVIDENłA PERSOANELOR SLOBOZIA 2  SUBCAPITOLUL I CONDUCEREA EXECUTIVĂ Art.7 - (1) DirecŃia de EvidenŃa Persoanelor Slobozia este condus de un director executiv. (2) Numirea, eliberarea din funcŃie şi sancŃionarea disciplinară a Directorului Executiv se fac, în condiŃiile legii, prin dispoziŃia Primarului cu avizul DirecŃiei de EvidenŃă a Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date. Art.8 - (1) Directorul Executiv al DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor răspunde, potrivit legii, de buna funcŃionare a acesteia, în scopul exercitării atribuŃiilor ce îi revin prin lege. (2) Personalul DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară în faŃa directorului executiv. Art.9 - În realizarea conducerii DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor, directorul executiv emite decizii. Deciziile cu caracter individual devin executorii numai după ce au fost comunicate persoanelor interesate. Art.10 - (1) Directorul executiv reprezintă DirecŃia de EvidenŃa Persoanelor în relaŃiile cu autorităŃile şi instituŃiile publice, cu persoane fizice şi juridice din Ńară şi din străinătate, precum şi în justiŃie. (2) În condiŃiile legii şi ale reglementărilor specifice, Directorul Executiv al DirecŃiei de EvidenŃă a Persoanelor Slobozia, poate delega atribuŃii din competenŃa sa personalului din subordine. SUBCAPITOLUL II STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A DIRECłIEI DE EVIDENłA PERSOANELOR SLOBOZIA Art.11 – (1) Structura organizatorică a DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor Slobozia, numărul de personal şi statutul de funcŃii se aprobă prin Hotărârea Consiliului Local Slobozia, astfel încât să se asigure funcŃionarea ei în bune condiŃii. (2) Conform organigramei aprobate, structura organizatorică a DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor este următoarea: A. Compartiment EvidenŃa Persoanelor. B. Compartiment Stare Civilă şi Administrativ. C. Compartiment RelaŃii cu Publicul. Art.12 – Structurile DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor Slobozia sunt conduse de şefii acestora, care răspund de organizarea muncii în aceste structuri, realizarea la termen şi în conformitate cu legea a atribuŃiilor ce îi revin şi personalului, conform prezentului regulament şi fişei postului, precum şi de respectarea disciplinei muncii. Art.13 - Activitatea desfăşurată de către structurile DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor în vederea atingerii obiectivelor propuse, are la bază relaŃii de autoritate (ierarhice, funcŃionale), de cooperare, de coordonare şi control, potrivit atribuŃiilor stabilite pentru fiecare compartiment în parte. Art.14 – (1) Personalul DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor se subordonează ierarhic directorului executiv al acestei instituŃii. (2) RelaŃiile dintre personalul cu funcŃii de conducere şi personalul cu funcŃie de execuŃie se bazează pe respectul reciproc, fiind interzisă jignirea, discriminarea de orice natură şi hărŃuirea. (3) Pentru punerea în executare a sarcinilor de serviciu, personalul cu funcŃii de conducere poate emite “note de serviciu” cu sarcini individuale sau colective. Nerespectarea “notelor de serviciu” constituie abatere disciplinară şi se sancŃionează potrivit legii. 3 Art.15 – Activitatea de control şi de coordonare a activităŃii la nivelul DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor Slobozia este atributul conducerii şi se realizează direct. CAPITOLUL IV ATRIBUłIILE STRUCTURILOR ORGANIZATORICE DIN COMPONENłA DIRECłIEI DE EVIDENłA PERSOANELOR SLOBOZIA ART.16 – În vederea exercitării funcŃiilor şi atribuŃiilor ce revin DirecŃiei de EvidenŃa Persoanelor Slobozia, structurile organizatorice din cadrul acestuia îndeplinesc o serie de atribuŃii în domeniul de activitate în care sunt organizate. Îndeplinirea acestor atribuŃii se face în temeiul şi condiŃiile legii, în strânsa colaborare a structurilor. SUBCAPITOLUL I COMPARTIMENTUL EVIDENłA PERSOANELOR Art.17 – În domeniul evidenŃei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, DirecŃia are următoarele principale atribuŃii: a) Organizează activitatea de eliberare a actelor de identitate şi a cărŃilor de alegător, sens în care primeşte, analizează şi soluŃionează cererile pentru eliberarea cărŃilor de identitate, stabilirea, restabilirea ori schimbarea domiciliului, precum şi acordarea vizei de reşedinŃă, în conformitate cu prevederile legale; b) Pentru îndeplinirea întocmai a atribuŃiilor şi sarcinilor din competenŃă, răspunde de aplicarea întocmai a dispoziŃiilor legale, a ordinelor şi instrucŃiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenŃă a persoanelor; c) Înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; d) Răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate; e) Colaborează cu formaŃiunile de poliŃie organizând în comun acŃiuni şi controale la locuri de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităŃi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenŃă a persoanelor, precum şi a celor urmărite în temeiul legii; f) Asigură aplicarea menŃiunilor corespunzătoare în actele de identitate ale cetăŃenilor faŃă de care s-a luat măsura interdicŃiei de a se afla în anumite localităŃi sau de a părăsi localitatea de domiciliu; g) Identifică – pe baza menŃiunilor operative – elementele urmărite, cele cu interdicŃia prezenŃei în anumite localităŃi etc. şi anunŃă unităŃile de poliŃie în vederea luării măsurilor legale ce se impun; h) Înmânează actele de identitate titularilor care au solicitat eliberarea acestora; i) Actualizează R.N.E.P. cu informaŃiile din cererile cetăŃenilor pentru eliberarea actului de identitate, precum şi din comunicările autorităŃilor publice prevăzute de lege; j) Desfăşoară activităŃi de primire, examinare şi rezolvare a petiŃiilor cetăŃenilor; k) Asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaŃii cu unităŃile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii; l) Formulează propuneri pentru îmbunătăŃirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru, etc.; m) Întocmeşte situaŃiile statistice, sintezele ce conŃin activităŃile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul serviciului, precum şi procesele-verbale de scădere din gestiune; n) Răspunde la activităŃile de soluŃionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice; o) SoluŃionează cererile formaŃiunilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P., JustiŃie, Parchet, M.Ap.N., persoane fizice şi juridice, privind verificarea şi identificarea persoanelor fizice; 4 p) Organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii evidenŃele locale; r) Eliberează acte de identitate persoanelor internate în unităŃi sanitare şi de protecŃie socială, precum şi celor aflate în arestul unităŃilor de poliŃie ori în unităŃi de detenŃie din zona de responsabilitate; s) Acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităŃi sanitare, ce nu posedă asupra lor acte de identitate; t) Asigură securitatea compartimentului. SUBCAPITOLUL II COMPARTIMENTUL STARE CIVILĂ ŞI ADMINISTRATIV Art.18 – Pe linie de stare civilă, DirecŃia are următoarele principale atribuŃii: a) Întocmeşte, la cerere sau din oficiu – potrivit legii, acte de naştere, căsătorie, deces şi eliberează certificate doveditoare; b) Înscrie menŃiuni, în condiŃiile legii şi ale metodologiilor, pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menŃiuni pentru înscriere în registre, exemplarul I şi II, după caz; c) Pentru îndeplinirea întocmai a atribuŃiilor şi sarcinilor din competenŃă, răspunde de aplicarea întocmai a dispoziŃiilor legale, a ordinelor şi instrucŃiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de stare civilă; d) Înregistrează toate cererile în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; e) Răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formulare; f) Eliberează extrase de pe acte de stare civilă, la cererea autorităŃilor, precum şi dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă, la cererea persoanelor fizice; g) Trimite structurii informatice din cadrul serviciului, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, comunicările nominale pentru nou-născuŃi vii, cetăŃeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraŃiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate; h) Trimite centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, livretul militar sau adeverinŃa de recrutare a persoanei supuse obligaŃiilor militare; i) Întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului NaŃional de Statistică, pe care le trimite lunar DirecŃiei JudeŃene de Statistică IalomiŃa; j) Ia măsuri de păstrare în condiŃii corespunzătoare a registrelor şi certificatelor de stare civilă pentru a evita deteriorarea sau dispariŃia acestora; k) Atribuie codul numeric personal, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează şi le păstrează în condiŃii depline de securitate; l) Propune anual, necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică DirecŃiei JudeŃene de EvidenŃă a Persoanelor IalomiŃa; m) Se îngrijeşte de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute ori distruse – parŃial sau total – după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise; n) Ia măsuri de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, în cazurile prevăzute de lege; o) Înaintează DirecŃiei JudeŃene de EvidenŃă a Persoanelor IalomiŃa, exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 zile de la data când toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate menŃiunile din exemplarul I; p) Sesizează imediat DirecŃia JudeŃeană de EvidenŃă a Persoanelor IalomiŃa, în cazul dispariŃiei unor documente de stare civilă cu regim special; r) Primeşte cereri şi efectuează verificări cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă şi transcrierea certificatelor de stare civilă; 5 s) La solicitarea instanŃelor, efectuează verificări cu privire la anularea, completarea ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariŃiei sau a morŃii pe cale judecătorească şi înregistrarea tardivă a naşterii; t) Desfăşoară activităŃi de primire, examinare, evidenŃă şi rezolvare a petiŃiilor cetăŃenilor; u) Asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaŃii cu unităŃile operative ale M.A.I. în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce-i revin în temeiul legii; v) Formulează propuneri pentru îmbunătăŃirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru, etc.; w) Întocmeşte situaŃii statistice, sinteze ce conŃin activităŃile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul direcŃiei, precum şi procesele-verbale de scădere de gestiune; x) Răspunde de activităŃile de selecŃionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei; y) Execută acŃiuni şi controale cu personalul propriu sau de colaborare cu formaŃiunile de ordine publică, în unităŃile sanitare şi de protecŃie socială, în vederea depistării persoanelor a căror naştere nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă şi a persoanelor cu identitate necunoscută; z) Colaborează cu formaŃiunile de poliŃie pentru identificarea unor cadavre şi persoane cu identitate necunoscută, precum şi a părinŃilor copiilor abandonaŃi. ART.19 – Pe linie de informatică, DirecŃia are următoarele atribuŃii principale: a) Actualizează componenta locală a R.N.E.P. cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere şi alte autorităŃi ale administraŃiei publice centrale şi locale, precum şi a documentelor prezentate de cetăŃeni cu ocazia soluŃionării cererilor acestora; b) Preia în componenta locală a R.N.E.P. datele privind persoana fizică în baza comunicărilor nominale pentru născuŃii vii, cetăŃeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraŃiile din care rezultă că persoanele decedate nu au acte de identitate; c) Preia imaginea cetăŃenilor care solicită eliberarea actelor de identitate; d) Actualizează datele şi pregăteşte lotul în vederea producerii cărŃilor de identitate; e) Copiază pe dischete sau CD lotul cu cererile pentru prod [...]