HCL 178/2010 adoptată

ANEXA 1 LA H.C.L. 178/23 – XII - 2010 REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ŞI FUNCłIONARE PENTRU APARATUL DE SPECIALITATE AL PRIMARULUI MUNICIPIULUI SLOBOZIA Capitolul 1. DispoziŃii generale Capitolul 2. Structura organizatorică a aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia Capitolul 3. AtribuŃiile compartimentelor din aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia Capitolul 4. Reguli şi proceduri de lucru generale Capitolul 5. Standardele de management /control intern Capitolul 6. DispoziŃii finale CAPITOLUL 1. DISPOZIłII GENERALE Art. 1 Aparatul de specialitate al Primarului municipiului Slobozia este organizat pe compartimente, potrivit structurii organizatorice aprobată prin H.C.L. nr. 100/16.08.2010, asigurând ducerea la îndeplinire a hotărârilor Consiliului Local Slobozia, precum şi alte atribuŃii stabilite prin lege. Primarul conduce serviciile publice locale în condiŃiile prevăzute de art. 61 alin. (5) din Legea nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. În exercitarea atribuŃiilor sale, Primarul emite DispoziŃii care devin executorii după ce sunt aduse la cunoştinŃa persoanelor implicate. Primarul deleagă Viceprimarilor exercitarea unora dintre atribuŃiile ce-i revin, cu respectarea prevederilor art. 57, alin. 2 din Legea nr. 215 /2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. În activitatea sa, aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia răspunde de executarea lucrărilor potrivit atribuŃiilor stabilite în prezentul regulament, asigurând aducerea la îndeplinire a actelor normative adoptate de Parlamentul şi Guvernul României, a hotărârilor Consiliului Local Slobozia, precum şi a DispoziŃiilor Primarului Municipiului Slobozia. Art. 2 Compartimentele de lucru, în înŃelesul prezentului regulament, sunt direcŃiile, serviciile, birourile şi compartimentele independente, aflate în subordinea Primarului. Art. 3 Legătura între diferitele compartimente ale Primăriei Municipiului Slobozia se face prin conducătorii acestora, iar legătura cu alte instituŃii sau cu conducerea ministerelor şi a celorlalte organe ale administraŃiei de stat, prin reprezentanŃii legali ai Primăriei. Art. 4 Conducătorii compartimentelor de specialitate prezintă, la cererea şefului ierarhic superior, ori de câte ori este nevoie, rapoarte privind activitatea compartimentelor pe care le conduc. Art. 5 Conducătorii compartimentelor de specialitate vor colabora permanent în vederea îndeplinirii la timp şi în mod corespunzător a sarcinilor ce le revin. Art. 6 În funcŃie de specificul activităŃii fiecăruia şi în scopul îndeplinirii atribuŃiilor ce le revin, compartimentele din cadrul aparatului de specialitate întocmesc proiecte de DispoziŃii pe care le prezintă Primarului Municipiului Slobozia în vederea aprobării acestora. Art. 7 Conducătorii compartimentelor de specialitate, din dispoziŃia sau cu aprobarea conducerii Primăriei Municipiului Slobozia, vor putea stabili şi alte sarcini decât cele prevăzute în prezentul Regulament, pentru personalul din cadrul acestora. Aceste sarcini vor fi prezentate în scris şi asumate, sub semnătură, de către cei îndreptăŃiŃi să le aducă la îndeplinire. 1 CAPITOLUL 2 STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A APARATULUI DE SPECIALITATE AL PRIMARULUI MUNICIPIULUI SLOBOZIA Art. 8 Primarul, coordonează direct sau prin intermediul viceprimarilor, potrivit delegării de competenŃe, următoarea structură organizatorică : • SECRETARUL municipiului Slobozia • CABINETUL PRIMARULUI • COMPARTIMENT AUDIT PUBLIC INTERN • COMPARTIMENT RESURSE UMANE, MANAGEMENTUL CALITĂłII • COMPARTIMENT PROTECłIE CIVILĂ, SIGURANłĂ ŞI SĂNĂTATE ÎN MUNCĂ, SERVICIUL VOLUNTAR PENTRU SITUAłII DE URGENłĂ • DIRECłIA DE ADMINISTRAłIE PUBLICĂ LOCALĂ: - Serviciulul Juridic - Compartimentul Juridic Contencios administrativ - Compartimentul AdministraŃie Publică Locală, Registru Agricol, Fond Funciar, Autoritate tutelară - Compartimentul Îndrumare şi Control AsociaŃii de Proprietari - Compartimentul Secretariat, ActivităŃi de deservire - Compartimentul Autorizare ActivităŃi Comerciale - Compartimentul RelaŃii cu Media • DIRECłIA ECONOMICĂ - Biroul ExecuŃie bugetară - Compartimentul Patrimoniu - Compartimentul Protocol ActivitaŃi Gospodăreşti - Compartimentul Proiecte de FinanŃare InternaŃională, Programe şi Strategii • DIRECłIA IMPOZITE ŞI TAXE - Serviciul EvidenŃă, Stabilire şi Urmărire Impozite, Taxe şi InspecŃie Fiscală - Compartimentul Stabilire şi Încasare I.T.L., Amenzi şi alte Venituri din Chirii şi Concesiuni - Compartimentul Executare Silită Persoane Fizice şi Persoane Juridice • ARHITECT ŞEF • DIRECłIA TEHNICĂ - Serviciul Gospodărie comunală locativă, Transporturi, Drumuri publice, ProtecŃia mediului - Compartimentul Gospodărie comunală locativă, Drumuri publice, ProtecŃia mediului - Compartimentul Autoritatea de Autorizare în Transporturi - Compartimentul Unitatea locală de monitorizare - Compartimentul InvestiŃii, Lucrări publice - Compartimentul AchiziŃii publice şi Concesiuni - Serviciul Urbanism - Compartimentul Planuri urbanistice, Amenajarea teritorului, AutorizaŃii de Construire, Disciplina în ConstrucŃii, Certificate de Urbanism - Compartimentul Contracte de Concesiune - Compartimentul Cadastru urban şi imobiliar - Serviciul Informatică, RelaŃii cu publicul 2  Art. 9 Conform prevederilor legale, Primarul coordonează, supraveghează şi controlează activitatea tuturor instituŃiilor şi serviciilor publice din subordinea Consiliului Local al Municipiului Slobozia. Viceprimarii coordonează, îndrumă şi controlează structurile aparatului de specialitate conform delegării de competenŃă, în conformitate cu prevederile art. 57, alin. 2 din Legea nr. 215 /2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Directorii Executivi şi Arhitectul şef se subordonează primarului şi celor doi viceprimari, potrivit delegării de competenŃă. CAPITOLUL 3 ATRIBUłIILE COMPARTIMENTELOR DIN APARATUL DE SPECIALITATE AL PRIMARULUI MUNICIPIULUI SLOBOZIA AtribuŃiile comune tuturor compartimentelor Art. 10 1.Organizează şi conduc la zi evidenŃele şi lucrările specifice pe domeniile de activitate de care răspund. 2. Răspund de rezolvarea în termenele legale a cererilor, reclamaŃiilor, sesizărilor şi propunerilor care se referă la activitatea compartimentului respectiv, precum şi de îndeplinirea procedurilor de transmitere a răspunsului prin intermediul Compartimentului de relaŃii cu publicul, 3. Întocmesc proiecte de hotărâri/dispoziŃii, rapoarte, informări, studii, analize şi alte materiale ce intră în sfera de atribuŃii a fiecărui compartiment funcŃional, asigurând transmiterea acestora către secretarul municipiului, în vederea supunerii spre avizare/aprobare de către comisiile de specialitate/Consiliul Local, respectiv pentru semnarea de către Primar. 4. Întocmesc avize şi rapoarte de specialitate, la solicitare. 5. Se preocupă de buna gospodărire şi întreŃinere a bunurilor care aparŃin domeniului public şi privat al municipiului. 6. În baza împuternicirii primite, reprezintă primăria în relaŃiile cu alte autorităŃi, instituŃii, agenŃi economici, organizaŃii, fundaŃii, etc. 7. Asigură dezvoltarea sistemului informaŃional. 8. Asigură aplicarea normelor de prevenire şi stingere a incendiilor. 9.Veghează la respectarea măsurilor şi normelor privind protecŃia mediului, respectiv protecŃia muncii. 10. Întocmesc şi predau anual la arhiva instituŃiei dosarele, registrele şi celelalte materiale, conform nomenclaturii arhivistice. 11. Furnizarea datelor pentru mass-media, alte organe sau persoane fizice şi juridice se face prin intermediul persoanei responsabile cu furnizarea acestor informaŃii. Art. 11 AtribuŃii şi sarcini specifice compartimentelor din cadul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia: SECRETARUL municipiului Slobozia 1. Avizează, pentru legalitate, dispoziŃiile primarului şi hotărârile consiliului local; 2. Participă la şedinŃele consiliului local; 3. Asigură gestionarea procedurilor administrative privind relaŃia dintre consiliul local şi primar, precum şi între aceştia şi prefect; 4. Organizează arhiva şi evidenŃa statistică a hotărârilor consiliului local şi a dispoziŃiilor primarului; 5. Asigură transparenŃa şi comunicarea către autorităŃile, instituŃiile publice şi persoanele interesate a actelor prevazute la punctul 1, în condiŃiile Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaŃiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare; 6. Asigură comunicarea actelor administrative adoptate/emise de către Consiliul Local şi Primar către Prefect, în vederea exercitării controlului de legalitate; 3  7. Asigură prin Compartimentul mass media aducerea la cunoştinŃa publică a hotărârilor cu caracter normativ, potrivit legii; 8. Asigură realizarea procedurilor de convocare a consiliului local, prin intermediului aparatului permanent de lucru al consiliului local, efectuarea lucrărilor de secretariat, comunicarea ordinii de zi şi a tuturor materialelor supuse dezbaterii Consiliului LocL Slobozia, întocmeşte procesul- verbal al şedinŃelor consiliului local şi redactează hotărârile consiliului local; 9. Pregăteşte lucrările supuse dezbaterii consiliului local şi comisiilor de specialitate ale acestuia; 10. Asigură secretariatul Comisiei municipale pentru stabilirea dreptului de proprietate privată asupra terenurilor şi îndeplineşte atributiile prevăzute de Legile fondului funciar; 11. Îndeplineşte alte atribuŃii prevăzute de lege sau însărcinări date de consiliul local sau de primar, după caz. • COMPARTIMENT AUDIT PUBLIC INTERN AtribuŃii specifice activităŃii de Audit Public Intern 1. Elaborează norme metodologice specifice entităŃii publice în care îşi desfăşoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior în cazul entităŃilor publice subordonate; 2. Elaborează proiectul planului anual de audit public intern; 3. Efectuează activităŃi de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control ale entităŃii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienŃă şi eficacitate; auditul public intern se exercită asupra tuturor activităŃilor desfăşurate într-o entitate publică, inclusiv din entităŃile subordonate, cu privire la formarea şi utilizarea fondurilor publice, precum şi la administrarea patrimoniului public; 4. Compartimentul de audit public intern auditează, cel puŃin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele: • angajamentele bugetare şi legale din care derivă direct sau indirect obligaŃii de plată, inclusiv din fondurile comunitare; • plăŃile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare; • vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unităŃilor administrativ-teritoriale; • concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unităŃilor administrativ-teritoriale; • constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanŃă, precum şi a facilităŃilor acordate la încasarea acestora; • alocarea creditelor bugetare; • sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia; • sistemul de luare a deciziilor; • sistemele de conducere şi control precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme; • sistemele informatice. 5. Informează UCAAPI despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităŃii publice auditate, precum şi despre consecinŃele acestora; 6. Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, sinteze ale recomandărilor neînsuşite de către conducătorul entităŃii publice auditate şi consecinŃele neîmplementării acestora, însoŃite de documentaŃia relevantă în termenele stabilite prin normele generale privind exercitarea activităŃii de audit public intern; 7. Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, la cererea acestora rapoarte periodice privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activităŃile lor de audit; 4 8. Elaborează raportul anual al activităŃii de audit public intern. Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI /structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior în termenele stabilite prin normele generale privind exercitarea activităŃii de audit public intern; 9. Desfăşoară activităŃi de consiliere cuprinse într-o secŃiune distinctă a planului anual de audit intern, sub forma de: misiuni de consiliere formalizate, misiuni de consiliere cu caracter informal şi misiuni de consiliere pentru situaŃii excepŃionale. 10. În cazul identificării unor iregularităŃi sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entităŃii publice şi structurii de control intern abilitate. În situaŃia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activităŃii/operaŃiunii auditate, auditorii interni trebuie să înştiinŃeze conducătorul entităŃii publice, în termen de 3 zile. În cazul identificării unor iregularităŃi majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entităŃii care a aprobat-o, dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimează că prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informaŃii insuficienŃe, etc.); 11. Propune măsuri şi soluŃii pentru recuperarea pagubelor; 12. Ajută entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică şi metodică, care evaluează şi îmbunătăŃeşte eficienŃa şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare; 13. Consiliază sistemul de conducere în administrarea entităŃii publice, îmbunătăŃind gestiunea riscului şi controlul intern, fără ca auditorul intern să îşi asume responsabilităŃi manageriale. 14. Evaluează economicitatea, eficienŃa, eficacitatea cu care sistemele de conducere şi de execuŃie existente în cadrul primăriei la nivelul unui program sau proiect finanŃat din fonduri publice; 15. Utilizează resursele financiare, umane şi materiale pentru îndeplinirea obiectivelor şi obŃinerea rezultatelor stabilite; 16. Identifică slăbiciunile sistemelor de conducere şi de control precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme, unor programe sau proiecte ori unor operaŃiuni şi propune măsuri pentru diminuarea riscurilor; 17. Auditorul intern finalizează acŃiunile sale prin rapoarte de audit, în care enunŃă punctele slabe identificate în sistem şi formulează recomandări pentru eliminarea acestora; 18. łine evidenŃa rapoartelor de audit întocmite şi le arhivează conform normelor legale; 19. Asigură înregistrarea corespondenŃei primite şi urmăreşte rezolvarea acesteia cu respectarea procedurilor legale şi în termenele stabilite; 20. Răspunde în termen la cererile sau sesizările primite pentru soluŃionare; 21. Asigură respectarea prevederilor cuprinse în Codul privind conduita etică a auditorului intern; 22. Asigură efectuarea în bune condiŃii şi în termen a misiunilor de audit ad-hoc transmise pentru instrumentare de către şeful structurii de audit intern; 23. Transmite la termenele prevazute, informarea sintetică cu privire la activitatea proprie; 24. Participă la acŃiunile de perfecŃionare a pregătirii profesionale a personalului care-şi desfăşoară activitatea în cadrul compartimentului ; 25. Asigură confidenŃialitatea datelor şi informaŃiilor privind misiunile de audit; 26. Întocmeşte şi prezintă situaŃii statistice şi informaŃii ori de cîte ori există solicitări; 27. Participă la alte acŃiuni şi sarcini stabilite de către ordonatorul principal de credite. 5  • COMPARTIMENT RESURSE UMANE, MANAGEMENTUL CALITĂłII AtribuŃii privind activitatea de Resurse Umane : 1. Întocmeşte şi supune aprobării proiectul de structură organizatorică, numărul de personal din aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia şi fişele posturilor întocmite de şefii structurilor (direcŃii /servicii /birouri /compartimente) de specialitate; 2. În baza propunerilor transmise de şefii structurilor de specialitate, elaborează şi supune aprobării proiectul Regulamentului de Ordine Internă (R.O.I.) şi proiectul Regulamentului de Organizare şi FuncŃionare (R.O.F.) al aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia; 3. Propune spre aprobare proiectele de state de funcŃii şi organigrame la instituŃiile şi serviciile publice de interes local din subordinea Consiliul Local al Municipiului Slobozia, în condiŃiile legii, precum şi modificările ulterioare ale actelor administrative adoptate în această materie; 4. În baza organigramei aprobate, elaborează statul de funcŃii, respectând criteriile de gradare şi nomenclatoarele de funcŃii; 5. Propune măsuri pentru repartizarea şi utilizarea mai judicioasă a personalului din aparatul specialitate al Primarului şi al serviciilor sau instituŃiilor publice de interes local, aflate sub autoritatea sa; 6. Urmăreşte aplicarea prevederilor legale privind încadrarea, promovarea şi salarizarea personalului din aparatul de specialitate al Primarului municipiului Slobozia, asigurând sprijin, îndrumare şi control, în acest sens, instituŃiilor şi serviciilor publice de interes local aflate în subordinea Consiliului Local; 7. Elaborează documentele specifice privind încadrarea, transferul, modificarea sau încetarea raporturilor de serviciu, respectiv a contractului individual de muncă pentru personalul din aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia; 8. Întocmeşte dosarele necesare în vederea pensionării angajaŃilor aparatului de specialitate al Primarului; 9. Urmăreşte aplicarea indexărilor, majorărilor, sporurilor de vechime şi oricăror modificări privind salarizarea personalului; 10. Supune aprobării primarului referatele de modificare a drepturilor salariale ale personalului contractual din aparatul de specialitate al Primarului, intervenite urmare evaluării anuale; 11. Stabileşte drepturile salariale lunare cuvenite angajaŃilor, şi participă la întocmirea statelor de plată pent [...]