HCL 69/2016 Slobozia adoptată

ROMÂNIA JUDEȚUL IALOMITA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI SLOBOZIA HOTĂRÂRE privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcționare pentru Aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia Consiliul Local al municipiului Slobozia, judeţul Ialomiţa, întrunit în şedinţa ordinară din data de 02.06.2016, Având în vedere: m Expunerea de motive a domnului Primar Alexandru Stoica; m Referatul Serviciului Resurse Umane, înregistrat la Primăria Municipiului Slobozia sub nr. 46657/2016; M Raportul de avizare al Comisiei Juridice şi de Disciplină din cadrul Consiliului Local Slobozia; m Prevederile Hotărârii Consiliului Local Slobozia nr. 45/2016 prin care se aprobă organigramele şi statele de funcţii ale Aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia, direcțiilor, serviciilor publice de interes local, respectiv Aparatului permanent de lucru al Consiliului Local Slobozia, În temeiul art. 36, alin. 2, lit. a), coroborat cu alin. 3, lit. b), respectiv art. 45, alin. 1 din Legea nr. 215/2001 privind administraţia publică locală, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂŞTE:._ Art. 1. — Se aprobă Regulamentul de organizare şi funcţionare pentru Aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia, conform Anexei care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art, 2. — Prezenta hotărâre se va aduce la cunoştinţa publică prin afişare la sediul Primăriei Municipiului Slobozia şi pe site-ul www.sloboziail.ro. Art. 3. — Prezenta hotărâre va fi comunicată, prin grija secretarului Municipiului Slobozia, Serviciului Resurse Umane, respectiv Direcţiilor din cadrul Aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia, în vederea aducerii la îndeplinire. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ Băcariii Valentin Contrasemnează aa SECRETAR MUNICIPIU, ii, milian pi Nr. 69 din 02.06.2016 Anexa la H.C.L. nr. 69/ 02.06.2016 REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE PENTRU APARATUL DE SPECIALITATE AL PRIMARULUI MUNICIPIULUI SLOBOZIA. O Capitolul 1. Dispoziţii generale Capitolul 2. Structura organizatorică a aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Siobozia Capitolul 3. Atribuţiile compartimentelor din aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia Capitolul 4. Reguli şi proceduri de lucru generale Capitolul 5. Standardele de management /control intern Capitolul 6. Dispoziţii finale CAPITOLUL 1. DISPOZIŢII GENERALE Art. 1 Aparatul de specialitate al Primarului municipiului Slobozia este organizat pe compartimente, potrivit structurii organizatorice aprobată prin H.C.L. nr. 45/28.04.2016, asigurând ducerea la îndeplinire a hotărârilor Consiliului Local Slobozia, dispoziţiilor Primarului Municipiului Slobozia, precum şi a altor atribuţii stabilite prin lege. Primarul conduce serviciile publice locale, în condiţiile prevăzute de art. 61 alin. (5) din Legea nr. 215/2001 privind administraţia publică locală, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. În exercitarea atribuţiilor sale, Primarul emite Dispoziţii care devin executorii după ce sunt aduse la cunoştinţa persoanelor implicate. Primarul deleagă Viceprimarilor exercitarea unora dintre atribuţiile ce-i revin, cu respectarea prevederilor art. 57, alin. (2) din Legea nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. În activitatea sa, Aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia răspunde de executarea lucrărilor potrivit atribuţiilor stabilite în prezentul regulament, asigurând aducerea la îndeplinire a actelor normative adoptate de Parlamentul şi Guvernul Romaniei, a hotărârilor Consiliului Local Slobozia, precum şi a Dispoziţiilor Primarului Municipiului Slobozia. Art. 2 Compartimentele de lucru, în înţelesul prezentului regulament, sunt direcţiile, serviciile, birourile şi compartimentele independente, aflate în subordinea Primarului. Art. 3 Legătura între diferitele compartimente ale Primăriei Municipiului Slobozia se face prin conducătorii acestora, iar legătura cu alte instituţii sau cu conducerea ministerelor şi a celorlalte organe ale administraţiei de stat, prin reprezentanţii legali ai Primăriei. Art. 4 Conducătorii compartimentelor de specialitate prezintă, la cererea sefului ierarhic superior, ori de câte ori este nevoie, rapoarte privind activitatea compartimentelor pe care le conduc. Art. 5 Conducătorii compartimentelor de specialitate vor colabora permanent în vederea îndeplinirii la timp şi în mod corespunzător a sarcinilor ce le revin. Art. 6 În funcţie de specificul activităţii fiecăruia şi în scopul îndeplinirii atribuţiilor ce le revin, compartimentele din cadrul aparatului de specialitate întocmesc proiecte de Dispoziţii pe care le prezintă Primarului Municipiului Slobozia în vederea semnarii acestora. Art. 7 Conducătorii compartimentelor de specialitate, din dispoziţia sau cu aprobarea conducerii Primăriei Municipiului Slobozia, vor putea stabili şi alte sarcini decât cele prevăzute în prezentul Regulament, pentru personalul din cadrul acestora. Aceste sarcini vor fi prezentate în scris şi asumate, sub semnătură, de către cei îndreptăţiţi să le aducă la îndeplinire. CAPITOLUL 2 | - „STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A APARATULUI DE SPECIALITATE AL | PRIMARULUI MUNICIPIULUI SLOBOZIA "Art. 8 Primarul, coordonează direct sau prin intermediul viceprimarilor, administratorului “public sau secretarului de municipiu, potrivit delegării de competenţe, următoarea structură organizatorică : * Cabinetul primarului * Compartiment Audit Public Intern * Compartiment Protecţie Civilă, Serviciul Voluntar pentru Situaţii de Urgenţă * Biroul Registru Agricol, Vânzări Terenuri, Contracte de Arendare * Serviciul Resurse Umane - Compartiment Resurse Umane - Compartiment Managementul Calităţii, S.C.M, S.N.A. - Compartiment Securitate şi Sănătate în Muncă - Compartiment Relaţii cu Media, Transparenţă Decizională * Direcţia Juridică, Contencios, Relaţii Publice: - Serviciul Juridic - Compartiment Juridic Contencios Administrativ - Compartiment Administraţie Publică Locală, Autoritate Tutelară - Compartiment Îndrumare şi Control Asociaţii de Proprietari - Compartiment Elaborare şi Evidenţă Acte Administrative - Serviciul Informatică, Relaţii cu publicul - Compartiment Informatică - Compartiment Relaţii cu Publicul * Direcţia Economică - Serviciul Execuţie Bugetară, Administrare A.N.L. - Compartiment Execuţie Bugetară - Compartiment Administrare A.N.L. - Biroul Patrimoniu - Serviciul Protocol, Activitaţi Gospodăreşti - Compartiment Transporturi Auto * Direcţia Impozite şi Taxe Locale - Serviciul Evidenţă, Stabilire şi Urmărire Încasare Impozite, Taxe şi Inspecţie Fiscală - Compartiment Inspecţie Fiscală și Autorizare Activităţi Comerciale - Compartiment Evidenţă, Stabilire, Urmărire şi Încasare |.T.L. şi alte Venituri - Serviciul Executare Silită, Amenzi şi alte Venituri - Compartiment Amenzi şi Încasare |.T.L. - Compartiment Executare Silită Persoane Fizice şi Persoane Juridice * Direcţia tehnică - Serviciul Investiţii, Lucrări Publice, Achiziţii Publice şi Concesiuni - Compartiment Investiţii, Lucrări Publice - Compartiment Achiziţii Publice şi Concesiuni - Compartiment Strategii de Dezvoltare Locală, Proiecte cu Finanţare Externă - Centrul Naţional de Informare și Promovare Turistică - Reabilitare Funcţională a Pieței Revoluţiei * Arhitect şef * Direcţia Urbanism şi Gospodărie Comunală - Serviciul Urbanism - Compartiment Planuri urbanistice, Amenajarea teritorului, Autorizaţii de Construire, Disciplina în Construcţii, Certificate de Urbanism - Compartiment Contracte de Concesiune - Compartiment Cadastru, Fond Funciar - Serviciul Gospodărie Comunală - Compartiment Gospodărie Comunală Locativă, Protecţia Mediului, Drumuri 3 Publice - Compartiment Autoritatea de Autorizare pentru Serviciul de Transport Public Local SR - Compartiment Unitatea Locală de Monitorizare Art. 9 Conform prevederilor legale, Primarul coordonează, supraveghează şi controlează activitatea tuturor instituţiilor şi serviciilor publice din subordinea Consiliului: Loca! al Municipiului Slobozia. Viceprimarii coordonează, îndrumă şi controlează structurile aparatului de specialitate conform delegării de competenţă, în conformitate cu prevederile art. 57, alin. 2 din Legea nr. 215 /2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Directorii Executivi şi Arhitectul şef se subordonează primarului, celor doi viceprimari, respectiv secretarului, potrivit legii şi delegării de competenţă. CAPITOLUL 3 ATRIBUŢIILE STRUCTURILOR ORGANIZATORICE DIN CADRUL PRIMĂRIEI SLOBOZIA Atribuţii comune: Art. 10 1.Organizează şi conduc la zi evidenţele şi lucrările specifice pe domeniile de activitate de care răspund. 2. Răspund de rezolvarea în termenele legale a cererilor, reclamaţiilor, sesizărilor şi propunerilor care se referă la activitatea compartimentului respectiv, precum şi de îndeplinirea procedurilor de transmitere a răspunsului prin intermediul Compartimentului de Relaţii cu pubiicul, 3. Întocmesc referate, rapoarte, informări, studii, analize şi alte materiale ce intră în sfera de atribuţii a fiecărui compartiment funcţional, documente ce pot sta la baza elaborării de proiecte de dispoziţii/notărâri ale Consiliului Local, respectiv la baza deciziilor administrative locale. 4. Întocmesc avize şi rapoarte de specialitate, la solicitare. 5. Se preocupă de buna gospodărire şi întreţinere a bunurilor care aparţin domeniului public şi privat al municipiului. 6. În baza împuternicirii primite, reprezintă primăria în relaţiile cu alte autorităţi, instituţii, agenţi economici, organizaţii, fundaţii, etc. 7. Asigură dezvoltarea sistemului informaţional intern. 8. Asigură aplicarea normelor de prevenire şi stingere a incendiilor. 9.Veghează la respectarea măsurilor şi normelor privind protecţia mediului, respectiv protecţia muncii. 10. Întocmesc şi predau anual la arhiva instituţiei dosarele, registrele şi celelalte materiale, conform nomenclaturii arhivistice. 11. Furnizarea datelor pentru mass-media, alte organe sau persoane fizice şi juridice se face prin intermediul persoanei responsabile cu furnizarea acestor informaţii. Art. 11 Atribuţii şi sarcini specifice * COMPARTIMENT AUDIT PUBLIC INTERN 1. Elaborează norme metodologice specifice entității publice în care îşi desfăşoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior, în cazul entităţilor publice subordonate; 2. Elaborează proiectul planului anual de audit public intern; 3. Efectuează activităţi de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control ale entității publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate; auditul public intern se exercită asupra tuturor activităţilor desfăsurate într-o entitate publică, inclusiv din entităţile subordonate, cu privire la formarea şi utilizarea fondurilor publice, precum şi la administrarea patrimoniului public; i 4.:Compartimentul de audit public intern auditează, ce! puţin o dată la 3 ani, fără a se limita - la acestea, următoarele: "+ angajamentele bugetare şi legale din care derivă direct sau indirect obligaţii de plată, inclusiv din fondurile comunitare; * plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare; “-- “vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al Municipiului Siobozia; - concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al Municipiului Slobozia; * constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanţă, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora; * alocarea creditelor bugetare; * sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia; * sistemul de luare a deciziilor; * sistemele de conducere şi control precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme; * sistemele informatice. 5. informează UCAAPI despre recomandările neînsusite de către conducătorul entității publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora; 6. Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, sinteze ale recomandărilor neînsuşite de către conducătorul entității publice auditate şi consecinţele neimplementării acestora, însoţite de documentaţia relevantă în termenele stabilite prin normele generale privind exercitarea activităţii de audit public intern; 7. Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, la cererea acestora rapoarte periodice privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activităţile lor de audit; 8. Elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern. Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI /structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior în termenele stabilite prin normele generale privind exercitarea activităţii de audit public intern; 9. Desfăşoară activităţi de consiliere cuprinse într-o secţiune distinctă a planului anual de audit intern, sub forma de: misiuni de consiliere formalizate, misiuni de consiliere cu carâcter informal şi misiuni de consiliere pentru situaţii excepţionale. 10. În cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entității publice şi structurii de control intern abilitate. În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activităţii/operaţiunii auditate, auditorii interni trebuie să înstiinţeze conducătorul entității publice, în termen de 3 zile. În cazul identificării unor iregularităţi majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entității care a aprobat-o, dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimează că prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informaţii insuficiențe, etc.); 11. Propune măsuri şi soluţii pentru recuperarea pagubelor; 12. Ajută entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică şi metodică, care evaluează şi îmbunătăţeste eficienţa şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare; 13. Consiliază sistemul de conducere în administrarea entității publice, îmbunătăţind gestiunea riscului şi controlul intern, fără ca auditorul intern să îşi asume responsabilităţi manageriale. 14. Evaluează economicitatea, eficienţa, eficacitatea cu care sistemele de conducere şi de exeouţie existente în cadrul primăriei la nivelul unui program sau proiect finanţat din fonduri publice; 15. Utilizează resursele financiare, umane şi materiale pentru îndeplinirea obiectivelor şi obţinerea rezultatelor stabilite; 16. Identifică slăbiciunile sistemelor de conducere şi de control, precum şi riscurile asociata, *. unor astfel de sisteme, unor programe sau proiecte, ori unor operaţiuni şi propune măsuri pentru diminuarea riscurilor; 17. Auditorul intern finalizează acţiunile sale prin rapoarte de audit, în care enunță punctele slabe identificate în sistem şi formulează recomandări pentru eliminarea acestora; 18. Ţine evidenţa rapoartelor de audit întocmite şi le arhivează conform normelor legale; 19. Asigură înregistrarea corespondenţei primite şi urmăreste rezolvarea acesteia cu respectarea procedurilor legale şi în termenele stabilite; 20. Răspunde în termen la cererile sau sesizările primite pentru soluţionare; 21. Asigură respectarea prevederilor cuprinse în Codul privind conduita etică a auditorului intern; 22. Asigură efectuarea în bune condiţii şi în termen a misiunilor de audit ad-hoc transmise pentru instrumentare de către şeful structurii de audit intern; 23. Transmite la termenele prevazute, informarea sintetică cu privire la activitatea proprie; 24. Participă la acţiunile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului care-şi desfăşoară activitatea în cadrul compartimentului ; 25. Asigură confidenţialitatea datelor şi informaţiilor privind misiunile de audit; 26. Întocmeşte şi prezintă situaţii statistice şi informaţii ori de câte ori există solicitări; 27. Participă la alte acţiuni şi sarcini stabilite de către ordonatorul principal de credite. * COMPARTIMENT PROTECŢIE CIVILĂ, SERVICIUL VOLUNTAR PENTRU SITUAŢII DE URGENŢĂ Atribuţiile privind Situaţiile de Urgenţă 1. Planifică şi conduce activitatea de întocmire, actualizare, păstrare şi de aplicare a documentelor operative (Planul de evacuare, Planurile de apărare în situaţii de urgenţă, Planul cu principalele activităţi lunare şi semestriale ale Serviciului Voluntar pentru Situaţii de Urgenţă; 2. Asigură, verifică şi menţine, permanent, starea de operativitate a Punctului de comandă pentru situaţii de urgenţă şi se preocupă permanent cu dotarea materialelor necesare acestuia; 3. Asigură măsurile organizatorice, materialele şi documentele necesare privind înştiinţarea şi aducerea personalului de conducere la sediul Centrului Operativ Permanent pentru Situaţii de Urgenţă conform dispoziţiei date de Preşedintele Comitetului Local pentru Situaţii de Urgenţă; 4. Conduce lunar, pregătirea formațiilor de specialitate pentru situaţii de urgenţă şi le verifică prin exerciţii de alarmare în vederea menţinerii stării de operativitate şi de intervenţie în cazul situaţiilor de urgenţă; 5. Organizează şi conduce formaţiile de specialitate pentru situaţii de urgenţă potrivit Planului pentru Situaţii de Urgenţă, pentru înlăturarea urmărilor produse de dezastre; 6. Elaborează şi duce la îndeplinire planurile privind activităţile anuale şi lunare ale S.V.S.U,, pregăteşte formațiunile Serviciului Voluntar pentru Situaţii de Urgenţă, dezvoltând şi modernizând baza materială de instruire şi le prezintă spre aprobare Preşedintelui Comitetului Local pentru Situaţii de Urgenţă; 7. Conduce lunar instructajele periodice cu şefii de formaţiuni şi execută exerciţiile tactice planificate, potrivit documentelor întocmite în acest scop; 8. Asigură colaborarea cu formațiunile cuprinse în Planul de Cooperare pentru Situaţii de Urgenţă, realizarea măsurilor pentru Situaţii de Urgenţă cuprinse în documentele operative, desfăşurarea pregătirii membrilor Serviciului Voluntar pentru Situaţii de Urgenţă, în special, pe timpul aplicaţiilor, exerciţiilor şi alarmărilor; 9. Întocmeşte situaţia cu mijloacele, aparatura, utilajele şi instalaţiile care pot fi folosite în cazul unor situaţii de urgenţă şi o actualizează permanent; 10. Răspunde de starea de întreţinere a adăposturilor de protecţie civilă, de evidenţă şi respectarea normelor privind întrebuinţarea acestora; 11. Asigură dotarea formațiunilor de intervenţie în situaţii de urgenţă cu măşti contra gazelor şi alte materiale pentru intervenţie şi ţine evidenţa acestora; 6 ÎI 12. Asigură mijloacele de decontaminare prevăzute în cazul situaţiilor de urgenţă; „13. Asigură condiţii de depozitare, conservare, întreţinere şi folosire corectă a tehnicii, “aparaturii şi materialelor din dotare pentru intervenţii în situaţii de urgenţă; 44. Asigură baza materială în vederea instruirii formațiunilor ţinand cont de caracterul practico-aplicativ al acestora; 45. Pregăteşte şi prezintă Preşedintelui Comitetului Local pentru Situaţii de Urgenţă informări cu privire la realizarea măsurilor propuse în situaţii de urgenţă, pregătirea Serviciului Voluntar pentru Situaţii de Urgenţă, precum şi alte probleme specifice; 16. Execută nemijlocit controlul serviciilor private pentru situaţii de urgenţă de la operatorii economici din municipiul Slobozia în caz de război sau alte situaţii de urgenţă; 17. Participă obligatoriu la toate convocările, bilanţurile, analizele şi alte activităţi conduse de eşaloanele superioare şi cele cu care cooperează; 18. Anu [...]