HCL 133/2014 Slobozia adoptată

ROMÂNIA JUDEȚUL IALOMITA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI SLOBOZIA HOTĂRÂRE privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare pentru Aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia Consiliul Local al municipiului Slobozia, judeţul Ialomiţa, întrunit în şedinţa ordinară din data de 28 august 2014, Având în vedere: - Expunerea de motive a domnului Primar Alexandru Stoica; - Referatul Serviciului Resurse Umane, înregistrat la Primăria Municipiului Slobozia sub nr. 52094/2014; - Raportul de avizare al Comisiei Juridice şi de Disciplină din cadrul Consiliului Local Slobozia; - Prevederile Hotărârii Consiliului Local Slobozia nr. 125/2014 prin care se aprobă organigramele şi statele de funcţii ale Aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia, direcțiilor, serviciilor publice de interes local, respectiv Aparatului permanent de lucru al Consiliului Local Slobozia, În temeiul art. 36, alin. 2, lit. a) coroborat cu art. 36, alin. 3, lit. b), respectiv art. 45, alin. 1 din Legea nr. 215/2001 privind administraţia publică locală, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂŞTE:._ Art. 1 — Se aprobă Regulamentul de organizare şi funcţionare pentru Aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia, conform Anexei care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 2 — Prezenta hotărâre se va aduce la cunoştinţa publică prin afişare la sediul Primăriei Municipiului Slobozia şi pe site-ul www.sloboziail.ro. Art. 3 — Prezenta hotărâre va fi comunicată, prin grija secretarului Municipiului Slobozia, Serviciului Resurse Umane, respectiv Direcţiilor din cadrul Aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia. DE ŞEDINŢĂ șabriel Contrasemnează, Pentru Secretar Municipiu aflat in CO Şef Serviciu Juridic, Emilian BARBU At Z Nr. 133 din 28.08.2014 Anexa la H.C.L. nr. 133/ 28.08.2014 REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE PENTRU APARATUL DE SPECIALITATE AL PRIMARULUI MUNICIPIULUI SLOBOZIA Capitolul 1. Dispoziţii generale Capitolul 2. Structura organizatorică a aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia Capitolul 3. Atribuţiile compartimentelor din aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia Capitolul 4. Reguli şi proceduri de lucru generale Capitolul 5. Standardele de management /control intern Capitolul 6. Dispoziţii finale CAPITOLUL 1. DISPOZIŢII GENERALE Art. 1 Aparatul de specialitate al Primarului municipiului Slobozia este organizat pe compartimente, potrivit structurii organizatorice aprobată prin H.C.L. nr. 125 /17.07.2014, asigurând ducerea la îndeplinire a hotărârilor Consiliului Local Slobozia, dispoziţiilor Primarului Municipiului Slobozia, precum şi a altor atribuţii stabilite prin lege. Primarul conduce serviciile publice locale, în condiţiile prevăzute de art. 61 alin. (5) din Legea nr. 215/2001 privind administraţia publică locală, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. În exercitarea atribuţiilor sale, Primarul emite Dispoziţii care devin executorii după ce sunt aduse la cunoştinţa persoanelor implicate. respectarea prevederilor art. 57, alin. (2) din Legea nr. 215/2001, republicată şi completările ulterioare. În activitatea sa, Aparatul de specialitate al Primarului Municipiului SI de executarea lucrărilor potrivit atribuţiilor stabilite în prezentul regularte a hotărârilor Consiliului Local Slobozia, precum şi a Dispoziţiilor Primarului “Mist Slobozia. Art. 2 Compartimentele de lucru, în înţelesul prezentului regulament, sunt direcţiile, serviciile, birourile şi compartimentele independente, aflate în subordinea Primarului. Art. 3 Legătura între diferitele compartimente ale Primăriei Municipiului Slobozia se face prin conducătorii acestora, iar legătura cu alte instituţii sau cu conducerea ministerelor şi a celorlalte organe ale administraţiei de stat, prin reprezentanţii legali ai Primăriei. Art. 4 Conducătorii compartimentelor de specialitate prezintă, la cererea sefului ierarhic superior, ori de câte ori este nevoie, rapoarte privind activitatea compartimentelor pe care le conduc. Art. 5 Conducătorii compartimentelor de specialitate vor colabora permanent în vederea îndeplinirii la timp şi în mod corespunzător a sarcinilor ce le revin. Art. 6 În funcţie de specificul activităţii fiecăruia şi în scopul îndeplinirii atribuţiilor ce le revin, compartimentele din cadrul aparatului de specialitate întocmesc proiecte de Dispoziţii pe care le prezintă Primarului Municipiului Slobozia în vederea semnarii acestora. Art. 7 Conducătorii compartimentelor de specialitate, din dispoziţia sau cu aprobarea conducerii Primăriei Municipiului Slobozia, vor putea stabili şi alte sarcini decât cele prevăzute în prezentul Regulament, pentru personalul din cadrul acestora. Aceste sarcini vor fi prezentate în scris şi asumate, sub semnătură, de către cei îndreptăţiţi să le aducă la îndeplinire. CAPITOLUL 2 _ STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A APARATULUI DE SPECIALITATE AL PRIMARULUI MUNICIPIULUI SLOBOZIA Art. 8 Primarul, coordonează direct sau prin intermediul viceprimarilor, potrivit delegării de competenţe, următoarea structură organizatorică : * Cabinetul primarului * Compartiment Audit Public Intern + Compartiment Protecţie Civilă, Siguranţă şi Sănătate în Muncă, Serviciul Voluntar pentru Situaţii de Urgenţă * Serviciul Resurse Umane - Compartiment Resurse Umane - Compartiment Managementul Calităţii, S.C.M, S.N.A. - Compartiment Informare-Documentare - Compartiment Relaţii cu Media * Biroul Registru Agricol, Vânzări Terenuri, Contracte de Arendare * Direcţia Juridică, Contencios, Relaţii Publice: - Serviciul Juridic - Compartiment Juridic Contencios Administrativ - Compartiment Administraţie Publică Locală, Autoritate Tutelară - Compartiment Îndrumare şi Control Asociaţii de Proprietari - Compartiment Elaborare şi Evidenţă Acte Administrative - Serviciul Informatică, Relaţii cu publicul - Compartiment Informatică - Compartiment Relaţii cu Publicul * Direcţia Economică - Serviciul Execuţie Bugetară, Patrimoniu - Compartiment Execuţie Bugetară - Compartiment Patrimoniu - Compartimentul Secretariat, Protocol, Activitaţi Gospodăreşti - Compartiment Transport Auto - Compartiment Administrare A.N.L. * Direcţia Impozite şi Taxe - Serviciul Evidenţă, Stabilire şi Urmărire Impozite, Taxe şi Inspecţie Fiscală - Compartiment Stabilire şi Încasare |.T.L., Amenzi şi alte Venituri din Chirii şi Concesiuni - Compartiment Executare Silită Persoane Fizice şi Persoane Juridice * Direcţia tehnică - Serviciul Investiţii, Lucrări Publice, Achiziţii Publice şi Concesiuni - Compartiment Investiţii, Lucrări Publice - Compartiment Achiziţii Publice şi Concesiuni - Serviciul Programe, Strategii, Proiecte de Finanţare Europeană * Arhitect şef + Direcţia Urbanism şi Gospodărie Comunală - Serviciul Urbanism - Compartiment Planuri urbanistice, Amenajarea teritorului, Autorizaţii de Construire, Disciplina în Construcţii, Certificate de Urbanism - Compartiment Contracte de Concesiune - Compartiment Cadastru, Fond Funciar - Serviciul Gospodărie Comunală - Compartiment Gospodărie Comunală Locativă, Protecţia Mediului, Drumuri Publice - Compartiment Autoritatea de Autorizare pentru Serviciul de Transport Public Local - Compartiment Unitatea Locală de Monitorizare Art. 9 Conform prevederilor legale, Primarul coordonează, supraveghează şi controlează activitatea tuturor instituţiilor şi serviciilor publice din subordinea Consiliului Local al Municipiului Slobozia. Viceprimarii coordonează, îndrumă şi controlează structurile aparatului de specialitate conform delegării de competenţă, în conformitate cu prevederile art. 57, alin. 2 din Legea nr. 215 /2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Directorii Executivi şi Arhitectul şef se subordonează primarului, celor doi viceprimari, respectiv secretarului, potrivit legii şi delegării de competenţă. CAPITOLUL 3 ATRIBUŢIILE STRUCTURILOR ORGANIZATORICE DIN CADRUL PRIMĂRIEI SLOBOZIA Atribuţii comune: Art. 10 1.Organizează şi conduc la zi evidenţele şi lucrările specifice pe domeniile de activitate de care răspund. 2. Răspund de rezolvarea în termenele legale a cererilor, reclamaţiilor, sesizărilor şi propunerilor care se referă la activitatea compartimentului respectiv, precum şi de îndeplinirea procedurilor de transmitere a răspunsului prin intermediul Compartimentului de Relaţii cu publicul, 3. Întocmesc referate, rapoarte, informări, studii, analize şi alte materiale ce intră în sfera de atribuţii a fiecărui compartiment funcţional, documente ce pot sta la baza elaborării de proiecte de dispoziţii/hotărâri ale Consiliului Local, respectiv la baza deciziilor administrative locale. 4. întocmesc avize şi rapoarte de specialitate, la solicitare. 5. Se preocupă de buna gospodărire şi întreţinere a bunurilor care aparţi şi privat al municipiului. 6. În baza împuternicirii primite, reprezintă primăria în relaţiile cu alte agenţi economici, organizaţii, fundaţii, etc. N 7. Asigură dezvoltarea sistemului informaţional intern. 8. Asigură aplicarea normelor de prevenire şi stingere a incendiilor. 9.Veghează la respectarea măsurilor şi normelor privind protecţia mediului, respectiv protecţia muncii. 10. Întocmesc şi predau anual la arhiva instituţiei dosarele, registrele şi celelalte materiale, conform nomenclaturii arhivistice. 11. Furnizarea datelor pentru mass-media, alte organe sau persoane fizice şi juridice se face prin intermediul persoanei responsabile cu furnizarea acestor informaţii. Art. 11 Atribuţii şi sarcini specifice * COMPARTIMENT AUDIT PUBLIC INTERN 1. Elaborează norme metodologice specifice entității publice în care îşi desfăşoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior, în cazul entităţilor publice subordonate; 2. Elaborează proiectul planului anual de audit public intern; 3. Efectuează activităţi de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control ale entității publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate; auditul public intern se exercită asupra tuturor activităţilor desfăsurate într-o entitate publică, inclusiv din entităţile subordonate, cu privire la formarea şi utilizarea fondurilor publice, precum şi la administrarea patrimoniului public; 4. Compartimentul de audit public intern auditează, cel puţin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele: * angajamentele bugetare şi legale din care derivă direct sau indirect obligaţii de plată, inclusiv din fondurile comunitare; * plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare; + vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al Municipiului Slobozia; * concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al Municipiului Slobozia; * constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanţă, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora; * alocarea creditelor bugetare; * sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia; * sistemul de luare a deciziilor, + sistemele de conducere şi control precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme; * sistemele informatice. 5. informează UCAAPI despre recomandăriie neînsusite de către conducătorul entității publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora; 6. Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, sinteze ale recomandărilor neînsuşite de către conducătorul entității publice auditate şi consecinţele neimplementării acestora, însoţite de documentaţia relevantă în termenele stabilite prin normele generale privind exercitarea activităţii de audit public intern; 7. Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, la cererea acestora rapoarte periodice privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activităţile lor de audit; 8. Elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern. Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI /structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior în termenele stabilite prin normele generale privind exercitarea activităţii de audit public intern; 9. Desfăşoară activităţi de consiliere cuprinse într-o secţiune distinctă a planului anual de audit intern, sub forma de: misiuni de consiliere formalizate, misiuni de consiliere cu carâcter informal şi misiuni de consiliere pentru situaţii excepţionale. 10. În cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entității publice şi structurii de control intern abilitate. În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activităţii/operaţiunii auditate, auditorii interni trebuie să înstiințeze conducătorul entității publice, în termen de 3 zile. În cazul identificării unor iregularităţi majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entității care a aprobat-o, dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimează că prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informaţii insuficiențe, etc.); 11. Propune măsuri şi soluţii pentru recuperarea pagubelor, 12. Ajută entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică şi metodică, care evaluează şi îmbunătăţeste eficienţa şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare; 13. Consiliază sistemul de conducere în administrarea entității publice, îmbunătăţind gestiunea riscului şi controlul intern, fără ca auditorul intern să îşi asume responsabilităţi manageriale. 14. Evaluează economicitatea, eficienţa, eficacitatea cu care sistemele de conducere şi de execuţie existente în cadrul primăriei la nivelul unui program sau proiect finanţat din fonduri publice; 15. Utilizează resursele financiare, umane şi materiale pentru îndeplinirea obiectivelor şi obţinerea rezultatelor stabilite; 16. identifică slăbiciunile sistemelor de conducere şi de control, precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme, unor programe sau proiecte, ori unor operaţiuni şi propune măsuri pentru diminuarea riscurilor; 17. Auditorul intern finalizează acţiunile sale prin rapoarte de audit, în care enunţă punctele slabe identificate în sistem şi formulează recomandări pentru eliminarea acestora; 18. Ţine evidenţa rapoartelor de audit întocmite şi le arhivează conform normelor legale; 19. Asigură înregistrarea corespondenţei primite şi urmăreste rezolvarea acesteia cu respectarea procedurilor legale şi în termenele stabilite; 20. Răspunde în termen la cererile sau sesizările primite pentru soluţionare; 21. Asigură respectarea prevederilor cuprinse în Codul privind conduita etică a auditorului intern; 22. Asigură efectuarea în bune condiţii şi în termen a misiunilor de audit ad-hoc transmise pentru instrumentare de către şeful structurii de audit intern; 23. Transmite la termenele prevazute, informarea sintetică cu privire la activitatea proprie; 24. Participă la acţiunile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului care-şi desfăşoară activitatea în cadrul compartimentului ; 25. Asigură confidenţialitatea datelor şi informaţiilor privind misiunile de audit; 26. Întocmeşte şi prezintă situaţii statistice şi informaţii ori de câte ori există solicitări; 27. Participă la alte acţiuni şi sarcini stabilite de către ordonatorul principal de credite. * SERVICIUL RESURSE UMANE Compartiment Resurse Umane: 1. Întocmeşte şi supune aprobării proiectul de structură organizatorică, numărul de personal din Aparatul de specialitate al Primarului municipiului Slobozia şi ţine evidenţa fişelor de post, întocmite de şefii structurilor (direcţii/servicii/birouri/compartimente) de specialitate şi aprobate de Primar; 2. În baza propunerilor transmise de şefii structurilor de specialitate, elaborează şi supune aprobării proiectul Regulamentului de Ordine Internă (R.O..1.) şi proiectul Regulamentului de Organizare şi Funcţionare (R.O.F.) al Aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia; 3. Propune spre aprobare proiectele de state de funcţii şi organigrame ale instituţiilor şi serviciilor publice din subordinea Consiliul Local al municipiului Slobozia, în condiţiile legii, precum şi modificările ulterioare ale actelor administrative adoptate în această a 4. În baza organigramei aprobate, elaborează statul de funcţii, respectând n de funcţii; Ei ! 5. Propune măsuri pentru repartizarea şi utilizarea mai judicioasă a personal ui git, specialitate al Primarului; N AS 6. Urmăreşte aplicarea prevederilor legale privind încadrarea, „Promovarea si îndrumare, în acest sens, instituţiilor şi serviciilor publice aflate în subordinea Consiiului Local; 7. Elaborează documentele specifice privind încadrarea, transferul, modificarea sau încetarea raporturilor de serviciu, respectiv a contractului individual de muncă pentru personalul din Aparatul de specialitate al Primarului municipiului Slobozia; 8. Întocmeşte dosarele necesare în vederea pensionării angajaţilor din cadrul aparatului de specialitate al Primarului; 9. Urmăreşte aplicarea indexărilor, majorărilor, sporurilor de vechime şi oricăror modificări privind salarizarea personalului; 10. Supune aprobării Primarului referatele de modificare a drepturilor salariale ale personalului contractual din Aparatul de specialitate al Primarului, in condiţiile legii; 11. Stabileşte drepturile salariale lunare cuvenite angajaţilor şi participă la întocmirea statelor de plată pentru personalul Aparatului de specialitate al Primarului, în baza pontajelor întocmite de şefii de birouri şi servicii; 12. Participă la elaborarea statelor de plată pentru concediile de odihnă şi concediile de boală; 13. Întocmeşte evidenţa orelor suplimentare şi a orelor lucrate în timpul nopţii, conform pontajelor prezentate de şefii de servicii, însuşite de conducerea unităţii; 14. Verifică, pe baza condicilor de prezenţă, întocmirea fişelor de pontaj ale personalului, ţine evidenţa concediilor de odihnă, a concediilor medicale, a concediilor fără plată şi a absenţelor nemotivate; 16. Ţine evidenţa tuturor datelor referitoare la angajatii din cadrul aparatului de specialitate al Primarului; 17. Organizează în luna decembrie, pentru anui următor, programarea concediilor de odihnă, atât pentru funcţionarii publici, cât şi pentru personalul contractual din Aparatul de specialitate al Primarului municipiului Slobozia, la propunerea directorilor, şefilor de servicii, birouri şi compartimente; 18. Ţine evidenţa cererilor de concedii de: odihnă, medicale, de studii, fără plată, de maternitate şi le comunică Serviciului Buget, Patrimoniu în vederea calculării drepturilor bănesti aferente acestor concedii; 19. Asigură centralizarea programelor de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului din Aparatul de specialitate, la consultarea compartimentelor de specialitate şi le propune spre aprobare Primarului, urmărind modul aplicării lor; 20. Elaborează angajamente încheiate de Primăria municipiului Slobozia cu angajaţii care urmează cursuri de perfecţionare, în condiţiile legii; 21. Asigură relaţia de colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, Agenţia de Prestaţii Sociale, Direcţia Judeteana de Statistică, Casa Judeţeană de Pensii, Autoritatea Naţională a Persoanelor cu Handicap, Agenţia Judeţeană de Ocupare a Forţelor de Muncă, etc; 22. Urmăreşte şi ţine evidenţa fişelor de evaluare a performanţelor profesionale individuale ale angajaţilor aparatului de specialitate [...]