HCL 160/2011 adoptată

MUNICIPIUL CRAIOVA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI CRAIOVA HOTĂRÂREA NR. 160 Consiliul Local al Municipiului Craiova, întrunit în şedinţa ordinară din data de 28.04.2011; Având în vedere raportul nr.2303/2011 întocmit de Direcţia Economico - Financiară, prin care se propune aprobarea Regulamentului privind îndrumarea şi coordonarea asociaţiilor de proprietari, precum şi desfăşurarea controlului financiar contabil la asociaţiile de proprietari/locatari din municipiul Craiova şi rapoartele comisiilor de specialitate ale Consiliului Local al Municipiului Craiova nr.64, 65, 66, 67 şi 68/2011; În conformitate cu prevederile Legii nr.230/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari şi Ordonanţei Guvernului nr.2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, modificată şi completată, aprobată prin Legea nr.180/2002; În temeiul art.36 alin.9, art.45 alin.1 şi art.61 alin.2 din Legea nr.215/2001, republicată, privind administraţia publică locală; HOTĂRĂŞTE: Art.1. Se aprobă Regulamentul privind îndrumarea şi coordonarea asociaţiilor de proprietari, precum şi desfăşurarea controlului financiar contabil la asociaţiile de proprietari/locatari din municipiul Craiova, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. Primarul Municipiului Craiova, prin aparatul de specialitate: Serviciul Administraţie Publică Locală şi Direcţia Economico - Financiară vor aduce la îndeplinire prevederile prezentei hotărâri. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ, CONTRASEMNEAZĂ, SECRETAR, Lucian MINCU Nicoleta MIULESCU  ANEXA LA HOTĂRÂREA NR.160/2011 Regulament privind îndrumarea şi coordonarea asociaţiilor de proprietari precum şi desfăşurarea controlului financiar - contabil la asociaţiile de proprietari/ locatari din Municipiul Craiova CAP. I PREVEDERI LEGALE Art. 1 Consiliile locale ale municipiilor, oraşelor, comunelor şi ale sectoarelor Municipiului Bucureşti sprijină activitatea asociaţiilor de proprietari pentru realizarea sarcinilor şi scopurilor ce le revin conform prevederilor art. 52 din Legea nr. 230/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari cu modificările ulterioare. Art. 2 Consiliile locale ale municipiilor, oraselor, comunelor si ale sectoarelor Municipiului Bucuresti indruma si sprijina asociatiile de proprietari pentru indeplinirea obligatiilor locale ce le revin asupra proprietatii comune. Art. 3 Controlul asupra activităţii financiar-contabile din cadrul asociaţiilor de proprietari se exercită de către Consiliile locale cu sprijinul aparatului propriu al consiliilor judeţene, respectiv al Consiliului General al Municipiului Bucureşti conform prevederilor art. 55 din Legea nr. 230 / 2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari, cu modificările ulterioare şi ale art.59, alin. 1 din Hotărârea Guvernului nr. 1588/2007 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 230/2007. Art. 4 Prevederi legale: ► LEGEA Nr. 230/2007, privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari, cu modificările ulterioare: ,,Art. 55 Consiliile locale cu sprijinul aparatului propriu al consiliilor judeţene, respectiv al Consiliului General al Municipiului Bucureşti, exercită controlul asupra activităţii financiar-contabile din cadrul asociaţiilor de proprietari, din oficiu ori la solicitarea unuia sau mai multor membri ai asociaţiei de proprietari. ► HOTĂRÂREA DE GUVERN NR. 1588/2007, pentru aprobarea Normelor Metodologice de aplicare a Legii nr. 230/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari, cu modificările ulterioare: ,Art. 59-(1) Exercitarea controlului asupra activităţii financiar-contabile din cadrul asociaţiilor de proprietari se realizează în conformitate cu prevederile art.55 din Legea nr. 230/2007, de către organele competente, potrivit legislaţiei financiar- contabile.  CAP. II ÎNDRUMAREA ŞI COORDONAREA ASOCIAŢIILOR DE PROPRIETARI În exercitarea atribuţiilor sale Serviciul Coordonare Asociaţii de Proprietari asigură îndrumarea metodologică şi sprijinirea asociaţiilor de proprietari în realizarea scopurilor şi sarcinilor ce le revin, în conformitate cu prevederile legale în vigoare. Art. 5 Serviciul Coordonare Asociaţii de Proprietari are în principal următoarele atribuţii în îndrumarea şi sprijinirea asociaţiilor de proprietari: a) asigură întocmirea şi distribuirea materialelor informative de interes pentru asociaţiile de proprietari prin care să contribuie la buna desfăşurare a activităţii acestora; b) asigură participarea la toate acţiunile şi discuţiile unde se analizeză problemele de îndrumare, sprijin şi control ale asociaţiilor de proprietari; c) acordă consultanţă privind transformarea asociaţiilor de locatari în asociaţii de proprietari, precum şi pentru constituirea asociaţiilor de proprietari pe scări sau tronsoane; d) organizează şi asigură exercitarea controlului financiar-contabil şi gestionar la solicitarea asociaţiilor de proprietari. e) îndrumă şi sprijină asociaţiile de proprietari pentru îndeplinirea de către acestea a obligaţiilor ce le revin pentru întreţinerea şi repararea construcţiilor şi instalaţiilor din condominiu; f) îndrumă şi sprijină asociaţiile de proprietari pentru respectarea de către acestea a prevederilor legale în vigoare. CAP. III CONTROLUL FINANCIAR, CONTABIL ŞI DE GESTIUNE LA ASOCIAŢIILE DE PROPRIETARI Art. 6 Prin prezentul act normativ se reglementează modul de efectuare a controlului financiar - contabil şi de gestiune la asociaţiile de proprietari, de către persoanele împuternicite, în limita competenţelor date de normele legale în vigoare. Art.7 Obiectivul controlului este de a reda erorile, deficienţele, lipsurile pentru a le remedia şi a le evita pe viitor. Art.8 Asociaţiile de proprietari supuse verificării vor fi anunţate despre desfăşurarea controlului prin adresă scrisă. Art.9 Controlul se va efectua în prezenţa a minim 2 angajaţi ai Serviciului Coordonare Asociaţii de Proprietari şi are ca obiectiv verificarea, controlul şi îndrumarea activităţii asociaţiei de proprietari, pentru funcţionarea acesteia, conform reglementărilor legale în vigoare, în mod eficient şi în interesul proprietarilor pe care îi reprezintă. Art.10 Controlul va fi efectuat prin sondaj şi în baza documentelor şi actelor justificative puse la dispoziţia personalului de specialitate, pe un an de zile, şi numai în situaţia în care se constată deficienţe se va extinde verificarea şi asupra documentelor aferente anilor anteriori.  Art.11 În exercitarea atribuţiilor sale, Serviciul Coordonare Asociaţii de Proprietari efectuează control financiar contabil şi de gestiune, din oficiu, ori la solicitarea unuia sau mai multor membrii ai asociaţiei de proprietari. Art. 12 Pe parcursul desfăşurării controlului vor fi avute în vedere următoarele obiective: 1. modul de îndeplinire a atribuţiilor comitetului executiv şi al comisiei de cenzori; 2. verificarea concordanţei dintre soldul scriptic înscris în registru de casă şi numerarul faptic existent în casieria asociaţiei în acel moment, conform procesului - verbal de verificare a casieriei; 3. modul de efectuare a operaţiunilor de incasări şi plăţi prin casă; a) existenţa registrului de casă; b) confruntarea valorilor înscrise în duplicatele chitanţelor emise, cu suma înscrisă în registrul de casă la poziţia încasări; c) verificarea operaţiunilor de plăţi prin casă; d) verificarea existenţei referatelor de necesitate întocmite de administratorul asociaţiei de proprietari şi aprobate de preşedintele asociaţiei, pentru cheltuielile administrativ-gospodăreşti; 4. verficarea formularelor cu regim special şi a celorlalte formulare, comune pe economie, privind activitatea financiară şi contabilă, precum şi existenţa registrelor contabile obilgatorii: - Registrul - jurnal (cod 14-1-1/A); - Registrul - inventar (cod 14-1-2). 5. verificarea existenţei următoarelor registre contabile: -Registrul pentru evidenta fondului de rulment cod 14-6-25/a -Registrul pentru evidenta fondului de reparatii cod 14-6-25/b -Registrul pentru evidenta sumelor speciale cod 14-6-25/c -Registrul pentru evidenta fondului de penalizari cod 14-6-25/d, 6. verificarea întocmirii lunare a “Situaţiei soldurilor elementelor de activ şi pasiv”, cod 14-6-30/d, pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate, aşa cum prevede Ordinul Ministrului Economiei şi Finanţelor nr. 1969 / 2007 privind aprobarea reglementărilor contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial, precum şi depunerea acesteia la datele stabilite de lege la Serviciul Coordonare Asociaţii de Proprietari; 7. respectarea prevederilor legale referitoare la încadrarea personalului, salarii, prime, verificarea respectării bugetului de venituri şi cheltuieli; 8. legalitatea şi realitatea celorlaltor plăţi şi cheltuieli făcute prin numerar sau virament; 9. verificarea respectării criteriilor legale de repartizare a cheltuielilor sau a obligaţiilor financiare pe fiecare proprietate individuală; 10. utilizarea listei de plată a cotelor de întreţinerere la cheltuielile asociaţiei de proprietari - cod 14-6-28; 11. urmărirea modului de repartizare a penalizărilor facturate de furnizorii de utilităţi precum şi a modului de repartizare a penalizărilor stabilite de către asociaţia de proprietari pentru orice sumă cu titlu de restanţă, afişate pe lista de plată;  12. verificarea existenţei garanţiei materiale prevăzute de lege pentru casier/administrator, cenzori( conform hotărârii adunării generale a proprietarilor); 13. verificarea utilizării fondurilor de reparaţii şi a fondurilor speciale constituite din veniturile obţinute din exploatarea propietăţii comune; 14. verificarea existenţei fondului de rulment şi a fondului de reparaţii; 15. verficarea existenţei tuturor documentelor necesare efectuării unei reparaţii la părţile comune; 16. verificarea şi altor registre şi formulare, comune pe economie, privind activitatea financiară si contabilă, utilizate de persoanele juridice fără scop patrimonial care organizează şi conduc contabilitatea în partida simplă. CAP. IV STABILIREA URMĂTOARELOR OBLIGAŢII PENTRU CONDUCERILE ŞI SALARIAŢII ASOCIAŢIILOR DE PROPRIETARI/LOCATARI În vederea îndeplinirii prevederilor art .55 din Legea nr. 230 / 2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari, cu modificările ulterioare, conducerile şi salariaţii asociaţiilor de proprietari au următoarele obligaţii: Art. 13 Pentru buna desfăşurare a controlului financiar, contabil şi de gestiune la asociaţiile de proprietari, acestea sunt obligate să pună la dispoziţia persoanelor împuternicite de către Primar, prin dispoziţie, pentru efectuarea controlului, toate documentele solicitate conform listei de mai jos: - Statutul asociaţiei de proprietari, Acordul de Asociere al asociaţiei de proprietari, Codul fiscal, atestatul administratorului, contractele încheiate cu furnizorii şi alţi prestatori de servicii, contracte de muncă şi convenţii civile încheiate cu personalul asociaţiei, contractul de administrare (dacă este cazul), procese - verbale încheiate de comisia de cenzori, rapoarte de activitate, expertize contabile şi tehnice, ş.a.m.d., în urma controalelor efectuate; - Registrul – jurnal; - Extrasul de cont lunar (sau oglinda soldului şi operaţiunilor bancare), pentru fiecare cont; - Registrul de evidenţă a cererilor, solicitărilor şi reclamaţiilor proprietarilor; -Listele de plată a cotelor de contribuţie la cheltuielile asociaţiei de proprietari; - Situaţia soldurilor elementelor de pasiv şi de activ/Bilanţ; - Registrul cu Procese Verbale ale Adunării Generale a asociaţiei de proprietari; - Registrul de Decizii ale Comitetului Executiv; - Bugetele anuale de Venituri şi Cheltuieli ale asociaţiei de proprietari; - Chitanţiere cu încasările efectuate; - Registru de casă; - Documente bancare (Ordine de Plată, CEC-uri, extrase de cont, etc.); - Bonuri de consum, facturi fiscale şi chitanţe pentru cheltuielile efectuate; - Decont de cheltuieli; - Jurnal de operaţiuni diverse; - Fişe pentru operaţiuni diverse; - Contract de garanţie “în numerar” sau “suplimentară”; - Registrul pentru evidenţa fondului de rulment; - Registrul pentru evidenţa fondului de reparaţii; - Registrul – inventar, lista de inventariere, fişa de evidenţă a obiectelor de inventar; - Registru pentru evidenţa sumelor speciale; - Registru pentru evidenţa fondului de penalizări; - Fişele de atribuţii pentru personalul angajat al asociaţiei de proprietari; - Alte documente justificative, solicitate, care să lămurească situaţia de fapt a asociaţiei de proprietari. Imprimatele documentelor de mai sus, vor avea OBLIGATORIU forma şi conţinutul conform O.M.F. nr. 1969/2007 pentru aprobarea reglementărilor contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial. Art. 14 Să prezinte spre verificare valorile oferite de orice fel pe care le gestionează sau le au în păstrare, care, potrivit legii intră sub incidenţa controlului, la cererea organelor de control din cadrul Serviciului Coordonare Asociaţii de Proprietari. Art. 15 Constituie obligaţii ale reprezentantului legal al asociaţiei de proprietari să prezinte în cadrul adunărilor generale ale asociaţiilor de proprietari procesele-verbale de control întocmite de către organele de control cu prezentarea concluziilor şi măsurilor impuse în urma controlului. Art. 16 Să respecte toate măsurile dispuse în cadrul proceselor-verbale de control şi termenele acestora, precum şi să comunice modul de îndeplinire a acestor măsuri Serviciului Coordonare Asociaţii de Proprietari din cadrul Primăriei Municipiului Craiova. Art. 17 Să depună la compartimentele specializate din cadrul autoritatii publice locale a tuturor modificărilor intervenite în structura organizatorică a asociaţiei de proprietari, în termen de 30 de zile de la data modificării. Art. 18 În cazul schimbării conducerii asociaţiei de proprietari, aceasta are obligaţia de a preda pe bază de proces-verbal toate documentele contabile şi bunurile asociaţiei, noii conduceri alese a asociaţiei de proprietari. Art. 19 Predarea tuturor documentelor contabile, bunurilor şi valorilor băneşti pe bază de proces-verbal, de către administrator/contabil/casier, în situaţia în care, din diverse motive nu mai ocupă această funcţie, comitetului executiv al asociaţiei de proprietari sau persoanei nou angajate. Art. 20 Întocmirea Situaţiei soldurilor elementelor de activ şi pasiv şi în cazul fuziunii sau divizării asociaţiilor de proprietari în condiţiile legii, necesare încheierii protocolului de predare – primire, de către conducerile asociaţiilor de propietari. Art. 21 Afişarea la avizier a hotărârilor adunării generale a proprietarilor şi a deciziilor comitetului executiv .  CAP. V CONTRAVENŢII Art. 22 Constituie contravenţie, şi se sancţionează cu amendă cuprinsă între 250 lei - 2.500 lei pentru administratorul asociaţiei de proprietari, casier, contabil, următoarele fapte: 1. refuzul colaborării şi prezentării documentelor solicitate pentru controlul efectuat de către reprezentanţii Serviciului Coordonare Asociaţii de Proprietari; 2. neprezentarea spre verificare a valorilor oferite de orice fel, pe care le gestionează sau le au în păstrare, care, potrivit legii intră sub incidenţa controlului, la cererea organelor de control din cadrul Serviciului Coordonare Asociaţii de Proprietari; 3. neeliberarea documentelor solicitate în original sau copii certificate la cererea organelor de control; 4. neluarea de măsuri conform îndrumărilor şi recomandărilor ce decurg din procesul- verbal încheiat în urma controlului efectuat de către organele de control, în termenul precizat în actul de control; 5. predarea tuturor documentelor contabile, bunurilor şi valorilor băneşti pe bază de proces-verbal, de către administrator/contabil/casier, în situaţia în care, din diverse motive nu mai ocupă această funcţie, comitetului executiv al asociaţiei de proprietari sau persoanei nou angajate; 6. neîntocmirea Situaţiei soldurilor elementelor de activ şi pasiv şi în cazul fuziunii sau divizării asociaţiilor de proprietari în condiţiile legii, necesare încheierii protocolului de predare – primire; 7. nedepunerea în termen legal a Situaţiei Soldurilor Elementelor de Activ şi de Pasiv (în cazul organizării contabilităţii în partidă simplă); Art. 23 Constituie contravenţie, şi se sancţionează cu amendă cuprinsă între 250 lei - 2.500 lei pentru conducerea asociaţiei de proprietari, următoarele fapte: 1. refuzul colaborării şi prezentării documentelor solicitate pentru controlul efectuat de către reprezentanţii Serviciului Coordonare Asociaţii de Proprietari; 2. neluarea de măsuri conform îndrumărilor şi recomandărilor ce decurg din procesul- verbal încheiat în urma controlului efectuat de către organele de control, în termenul precizat în actul de control; 3. nepredarea tuturor documentelor contabile şi bunurilor asociaţiei de proprietari pe bază de proces-verbal în cazul schimbării conducerii asociaţiei de proprietari; 4. neprezentarea Serviciului Coordonare Asociaţii de Proprietari a tuturor modificărilor intervenite în structura organizatorică a asociaţiei de proprietari, în termen de 30 de zile de la data modificării; 5. neprezentarea în cadrul adunărilor generale de către reprezentantul legal al asociaţiei de proprietari a proceselor-verbale de control întocmite de către organele de control, cu prezentarea concluziilor şi măsurilor impuse în urma controlului; 6. neafişarea la avizier a hotărârilor adunării generale a proprietarilor şi a deciziilor comitetului executiv .  CAP. VI DISPOZIŢII FINALE Art. 24 Contravenţiile prevăzute se constată şi se sancţionează cu amendă de către persoanele împuternicite de Primarul Municipiului Craiova, din cadrul serviciului de specialitate-Serviciul Coordonare Asociaţii de Proprietari. Art. 25 Dispoziţiile prezentului regulament se completează cu prevederile O.G. nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, cu modificările şi completările ulterioare, aprobată prin Legea nr.180/2002, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 26 Plângerile formulate împotriva proceselor - verbale de constatare a contravenţiei se depun spre soluţionare Judecătoriei Municipiului Craiova. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ, Lucian MINCU