HCL 94/2020 București Sectorul 3 adoptată

Er șsocă MUNICIPIUL BUCUREȘTI CONSILIUL LOCAL AL SECTORULUI 3 Calea Dudești nr. 191, Sector 3, București www.primarie3.ro HOTĂRÂRE privind desemnarea auditorului statutar pentru exerciţiile financiare 2019, 2020 și 2021 la societatea Algorithm Residential $3 SRL Consiliul Local al Sectorului 3 al Municipiului București, ales în condițiile stabilite de Legea nr. 115/2015 pentru alegerea autorităţilor administraţiei publice locale, pentru modificarea Legii administraţiei publice locale nr. 215/2001, precum și pentru modificarea şi completarea Legii nr. 393/2004 privind Statutul aleşilor locali, întrunit în ședință extraordinară, azi 13.04.2020 Având în vedere: - Referatul de aprobare nr. 326027/CP/08.04.2020 ai Primarului Sectorului 3; Raportul de specialitate nr. 325027/07.04.2020 al Serviciului Control Intern - Compartiment Guvernanţă Corporativă; Adresa nr. 325030/07.04.2020 a Serviciului Control Intern - Compartiment Guvernanţă Corporativă În conformitate cu prevederile: - Art. 47 din OUG nr. 109/2011 privind guvernanța corporativă a întreprinderilor publice, cu modificările şi completările ulterioare; Ordinului nr. 3781/2019 privind principalele aspecte legate de întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare anuale şi a raportărilor contabile anuale ale operatorilor economici la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice şi pentru reglementarea unor aspecte contabile; HCLS3 nr. $9/16.02.2018 privind auditarea societăţilor la care Sectorul 3 al Municipiului Bucureşti este asociat unic/majoritar; Art. 191 alin. (1) din Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată?, cu modificările şi completările ulterioare; Luând în considerare: - Avizul Comisiei de studii, prognoze economico-sociale, buget, finanțe; - Avizul Comisiei de administraţie publică locală, juridică, apărarea ordinii publice și respectarea drepturilor cetăţenilor; În temeiul prevederilor art. 139 alin. (1) şi art. 166 alin. (4) din OUG nr. 57/2019 privind Codul Administrativ, cu modificările ulterioare, HOTĂRĂŞTE : Art.1. (1) Se aprobă desemnarea societății Estana Audit & Accountancy SRL în calitate de auditor statutar pentru exerciţiile financiare 2019, 2020 și 2021 ale societății Algorithm Residential S$3 SRL. (2) Se ia act de termenii și condiţiile contractului de prestări servicii între societatea Algorithm Residential S3 SRL şi societatea Estana Audit & Accountancy SRL, având ca obiect servicii de audit, prevăzut în Anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2, Societatea Algorithm Residential S$3 SRL va duce la îndeplinire prevederile prezentei hotărâri. cretaâr general riug Mihăiţă | ri pentru legalitate NR. g 4 DIN 13.04.2020 Încheiat în baza Hotărârii AGA nr... din data de „mean între: ALGORITHM RESIDENTIAL $3 SRL, cu sediul in București Sectorul 3, Calea Vitan nr. 242, parter, Camerele C3, C4, C5, tel. : 0764.423.250, email: officefBalgorithmresidential.ro., nr. ONRC J40/5481/2017, CIF RO 37409960, cont bancar RO97RNCB0087157546060001 deschis la BCR PANTELIMON, capital social subscris si varsat 190.490.000 lei, reprezentata de Presedinte C.A. Panait Radu-Alin, denumit în continuare Beneficiar sau Societatea, Şi ESTANA AUDIT &ACCOUNTANCY SRL, cu sediul în Bucuresti, str. Jiului nr, 4, sc.C, ap.10, sector 1, tel. : 0727.229.152, email: estella.enache(Bestana.ro sau estanal 8047(2gmail.com., număr de înmatriculare ONRC J40/18047/1992, CIF RO1585426, cont bancar RO17INGB0000999900975843, deschis la ING BANK, capital social 200 lei, număr în Registrul public electronic ASPAAS FA10S!, autorizatie CAFR 1051/2011, reprezentată prin dna Enache Anamaria Estella- administrator si auditor financiar, număr în Registrul public electronic ASPAAS AF3553, legitimatie CAFPR nr. 3553, denumit în continuare Prestator sau Auditor, fiecare numit în continuare individuali „Partea” şi colectiv „Părţile”, Prezentul Contract de Prestări Servicii şi Termenii şi Condiţiile Standard pentru Audit anexate (“Termeni Standard”), formează împreună întregul Contract dintre Părţi (denumit în continuare “Contractul”). Dacă apar diferenţe între prevederile prezentului Contract de Prestări Servicii şi cele din Termenii Standard anexaţi, cele din urmă vor prevala, cu excepţia cazului în care există prevederi specifice în acest Contract de Prestări Servicii care modifică în mod expres o anumită clauză cuprinsă în Termenii Standard. Articolul 1 OBIECTUL CONTRACTULUI 11 Prezentul Contract de Prestări Servicii (denumit în continuare „Contractul de Prestări Servicii”) are ca obiect furnizarea de către Prestator, în schimbul onorariului plătit de către Beneficiar, a următoarelor servicii (denumite în continuare „Servicii”): 1.1.1.Auditul statutar, efectuat în conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit al situațiilor financiare ale beneficiarului, încheiate la 31.12.2019, 31.12.2020 și 31.12.2021, întocmite în conformitate cu O.M.F. nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situațiile financiare anuale consolidate și cu “Legea contabilităţii nr. 82/1991"; 1.1.2.Verificarea realizării indicatorilor de performanță financiari şi nefinanciari întocmiți conform OUG nr. 109/2011 privind guvernanța corporativă a întreprinderilor şi aprobați de Consiliul Local al Sectorului 3 pentru exerciţiile financiare 2020 şi 2021, utilizând Standardul de audit ISAE 3000 - Misiunile de asigurare, altele decât auditurile sau revizuirile informaţiilor financiare istorice; 1 din 22 7 1,1.3,Verificarea respectării Regulamentului privind încheierea contractelor de achiziție de produse, servicii și lucrări de către societăţile la care Sectorul 3 al Municipiului Bucureşti este actionar unic/majoritar, necesare realizării obiectelor contractelor atribuite de Sectorul 3 în contormitate cu art. 3! alin. (1) lit. a), b) şi c) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, prin negociere directă, aprobat prin Hotărârea Consiliului Local al Sectorului 3 nr.614/2017, cu modificări, pentru exerciţiile financiare 2020 şi 2021, utilizând Standardul de audit ISRS 4400 - Misiuni de efectuare a procedurilor convenite privind informaţiile financiare. 1.2 Orice modificare sau extindere a sferei de aplicabilitate a auditului care nu este reglementată de prezentul Contract de Prestări Servicii va face obiectul unor negocieri ulterioare între Părţi. Orice modificare sau extindere a responsabilităților Prestatorului va fi convenită în scris. Exceptând cazurile în care se va conveni altfel, termenii si condiţiile din prezentul Contract se vor aplica acestor lucrări suplimentare. Articolul 2 DURATA CONTRACTULUI; PROGRAMUL SERVICIILOR 2.1 Prezentul Contract intră în vigoare de la data semnării sale de către ambele Părţi. Prestatorul va planifica şi va efectua activităţile de audit de comun acord cu Beneficiarul, luând în considerare cerințele și capacitatea Beneficiarului de a fumiza informaţiile necesare. 2.2 Pentru fiecare obiectiv, prestatorul va întocmi și transmite către beneficiar un raport, după cum urmează : Nr. Denumire raport Standardul de | Data predării raportului Obiectiv audit final, inclusiv corespunzător Sumarul concluziilor | Standardele Pentru anul auditului interimar al | internaționale de | 2020:23.12.2020 situațiilor financiare audit Pentru anul 2021: 23.12.2021 Standardele Pentru anul 2019: internaționale de | Pentru anul 2020: Raport de audit statutar | audit 25.03.2021 Pentru anul 2021: 25.03.2022 Raport independent de | ISAE 3000 Pentru anul 2020 asigurare asupra 25.03.2021 realizării indicatorilor de Pentru anul 2021: performanță financiar și 25.03.2022 nefinanciari întocmiţi conform OUG 109/2011 privind guvernanța corporativă a întreprinderilor şi aprobați de Consiliul Local al Sectorului 3 1.1.3 Raportul constatărilor de | ISRS 4400 Pentru anul 2020 : facto PENTRU Pentru anul 2021: Sp din 22 2.3 verificarea respectării Regulamentului privind încheierea contractelor de achiziţie de produse, servicii şi lucrări de către societățile la care Sectorul 3 al Municipiului Bucureşti este acţionar unic/majoritar, necesare realizării obiectelor contractelor atribuite de Sectorul 3 în conformitate cu arf. 31 alin. (1) lit. a), b) şi c) din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, prin negociere directă, aprobat prin Hotărârea Consiliului Local al Sectorului 3 nr.614/2017 Planificarea estimată a serviciilor oferite, astfel încât Auditorul să respecte termenele de predare ale rapoartelor, precum şi acţiunile care stau la baza acestei planificări sunt următoarele: 2.3.1 Pentru efectuarea auditului statutar al situaţiilor financiare încheiate la 31.12.2020 şi respectiv la 31.12.2021: a) Audit interimar, desfășurat în perioada noiembrie -decembrie a fiecărui an : e Documentele cerute în “Lista documentelor necesare efectuarii auditului” trebuie să fie complete și prezentate echipei auditorului până la data de 10.11.2020, respectiv 10.11.2021 astfel cum se va conveni în cadrul şedinţelor de lucru la fața locului. Predarea documentelor se va efectua în temsiul unui proces-verbal de predare-primire. + Sumarul concluziilor auditului interimar al situaţiilor financiare : până la data de 23.12.2020, respectiv până la data de 23.12.2021. Predarea documentelor se va efectua în temeiul unui proces-verbal de predare-primire. b) Auditul final, desfăşurat în perioada februarie — martie a anului următor celui de referință: * Documentele cerute în “Lista documentelor necesare efectuarii auditului” trebuie să fie complete și prezentate echipei auditorului până la data de 15.02.2021, respectiv 15.02.2022 astfel cum se va conveni în cadrul şedinţelor de lucru la fața locului. Predarea documentelor se va efectua în temeiul unui proces-verbal de predare-primire.; e Scrisori pozitive de confirmare ( Auditorul va pune la dispoziţie scrisori modei în forma electronică) cu toate soldurile terțelor părți şi care trebuie întocmite de Societate pe baza selecţiei terţilor efectuată de Auditor cum ar fi debitori, creditori, etc şi alte elemente ce pot fi solicitate: 28.02.2021, respectiv 28.02.2022. Predarea se va efectua în temeiul unui proces-verbal de predare-primire. 7 “3 din 22 e Emiterea raportului de audit financiar, solicitat: inclusiv până la data de 25.03, 2021, respectiv 25.03.2022. Predarea raportului de audit se va efectua în temeiul unui proces- verbal de predare-primire. 2.3.2 Pentru îndeplinirea obiectivului menţionat la pct.1.1.2 și 1.1.3: e Documentele cerute în “Lista documentelor necesare efectuarii verificării” trebuie să fie complete și prezentate echipei auditorului până la data de 28.02.2021, respectiv 28.02.2022 astfel cum se va conveni în cadrul şedinţelor de lucru la fața locului. Predarea documentelor se va efectua în temeiul unui proces-verbal de predare-primire; e Emiterea rapoartelor corespunzătoare, menţionate la pct.2.2 : inclusiv până la data de 25.03. 2021, respectiv 25.03.2022. Predarea acestora se va efectua în temeiul unui proces-verbal de predare-primire. 2.4 Emiterea rapoartelor menţionate la pct.2.2 şi respectarea planificării sunt condiţionate de primirea informațiilor şi documentelor mai sus menţionate, de accesul la personal, de primirea unor răspunsuri corespunzătoare la întrebările puse, a scrisorii de reprezentare, a situațiilor financiare semnate, etc. Toate comunicările dintre părți se vor efectua în scris. 2.5 În cazul în care termenele stabilite conform planificării nu sunt respectate din cauza furnizării cu întârziere de către Beneficiar a informaţiilor și documentelor menţionate în paragraful de mai sus, o întârziere similară va apărea automat în emiterea rapoartelor și orice activitate desfăsurată în plus față de planificarea iniţială poate face obiectul unor onorarii suplimentare calculate pe baza unor rate medii orare de 20 EURO, aplicabile la momentul efectuării acestor activităţi, la cursul valutar comunicat de Banca Nationala a Romaniei valabii la data facturarii acestor onorarii suplimentare. 2.6 Serviciile vor fi considerate încheiate pentru exerciţiul financiar analizat în momentul transmiterii rapoartelor menționate la pct.2.2, respectiv încheierea şi semnarea procesului-verbal de predare-primire, După transmiterea Raportului de Audit, Prestatorul nu va mai avea nicio responsabilitate directă în ceea ce priveşte situaţiile financiare. 2.7 Pentru nerespectarea programului serviciilor, respectiv a termenelor prevăzute pentru prestarea serviciilor, pentru motive imputabile Prestatorului, Beneficiarul își rezervă dreptul de a calcula și factura penalități de întârziere în cuantum de 0,1% pentru fiecare zi de întârziere din valoarea obligaţiei scadente și neindeplinite. Articolul 3 ONORARIUL PRESTATORULUI ȘI PLATA ACESTUIA $, Ş z| Ş 3.1 Onorariul auditorului se calculează în funcţie de timpul petrecut de personalul implicat nf financiar, precum şi de nivelul de pregătire şi gradul de răspundere al acestora, având rată medie orara de 55 lei plus TVA, care este fermă şi nu poate fi modificată: a) Onorariul pentru emiterea raportului de audit statutar al situaţiilor financiare încheiate la 31.12.2019: 1.200 lei la care se adaugă TVA în valoare de 228 lei, suma totală fiind de 1.428 lei, pentru un număr total de 20 ore prestate; b) Onorariile cuvenite serviciilor menţionate la pct.].1, aferente exerciţiilor financiare 2020 și 2021 sunt în valoare de 19.800 lei/an, fară TVA , după cum urmează: 4 din 22 modificarile si completarile ulterioare - conform ISA 1. Audit statutar al situatiilor financiare incheiate la 31.12, in conformitate cu OMFP 1802/2014, cu iei) * interim pentru perioada 01.01-30.,09 133 7,315.00 1,389.85 8,704.85 * Final 107 5,885.00 1118.15 7,003.15 TOTAL Audit statutar 240 13,200.00 2,508.00 15,708.00 2.Verificarea realizării indicatorilor de performanţă financiari şi nefinanciari întocmiţi conform CUG nr. 109/2011 privind guvernanţa corporativă a întreprinderilor și aprobaţi de Consiliul Local al Sectorului 3 50 2,750.00 522.50 3. Verificarea respectării Regulamentului privind încheierea contractelor de achizițe de produse, servicii și lucrări de către societăţile la care Sectorul 3 al Municipiului București este actionar unic/majoritar, necesare realizării obiectelor contractelor atribuițe de Sectorul 3 în conformitate cu art. 31 alin. (1) iit. a), b) și c) din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, prin negociere directă, aprobat prin Hotararea Consiliului Local al Sectorului 3 nr.614/2017, cu modificările si completarile ulterioare *sumă anuală 3-1 70 3,850.00 731.50 Estimarea timpului necesar pentru realizarea activității Auditorului şi a onorariului corespunzator s-au făcut luând în considerare îndatoririle auditorului. Orice activitate suplimentară solicitată de conducerea executivă a Beneficiarului sau de către acționari nu va fi realizată. Orice penalizare care se va imputa Auditorului pentru nerealizarea la timp a sarcinilor acestuia va fi refacturată dacă această întârziere se dațorează limitării accesului auditorului la, şi/sau furnizării cu întârziere a documentației, și/sau a informațiilor cerute. 3.2 Plata pentru serviciile prestate se va efectua în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea facturii, factura fiind emisă la predarea raportului / rapoartelor menţionate la pct.1.1. Pentru neplata facturii în termenul prevăzut, Prestatorul îşi rezervă dreptul de a calcula și factura penalităţi de întârziere în cuantum de 0,1% pentru fiecare zi de întârziere din valoarea obligaţiei scadente şi neindeplinite. 3-3 Onorariul are în vedere accesul și cooperarea deplină a conducerii şi personalului Preștatorului, existenţa unor evidențe contabile corespunzătoare, precum și întreaga disponibilitate a conducerii Prestatorului la cererile scrise de prezentare detaliată de informaţii solicitate la anumite date, necesare pentru finalizarea auditului in termenul stabilit. În cazul în care conducerea şi personalul Prestatorului nu dau curs solicitărilor scrise ale Auditorului sau au loc evenimente nefireşti, cum ar fi o întârziere în furnizarea informațiilor, acces limitat la conducerea şi personalul Societății sau dificultăţi în obținerea unor documente 7 5 din 22 Articolul 4 DISPOZITII FINALE qi 42 4-3 4-4 4-5 4.6 4.7 consecinţele, în ceea ce priveşte termenul şi onorariul. Toate notificările, corespondentele şi comunicările în baza prezentului Contract se vor în scris, cu confirmare de primire şi vor fi trimise la următoarele adrese: - pentru Societate: dl./dna. Geanina Marin, adresa Bucureşti Sectorul 3, Calea Vitan nr. 242, parter, Camerele C3, C4, C$, tel. 0764.423.250, email : office(Balgorithmresidential.ro. - pentru Auditor: dna Anamaria Estella Enache, adresa : Str. Armeneasca nr.23 etaj 2, Sector 2, Bucuresti, telefon 0727.229.152; email : estella,enache(Qestana.ro sau estana18047(2gmail.com. Orice modificare a adreselor/numerelor de telefon de mai sus va fi notificată în scris celeialte părţi în cel mai scurt timp, dar nu mai târziu de 5 zile de la data la care modificarea în cauză devine aplicabilă; în caz contrar, comunicările/notificările trimise la adresa/numărul de telefon iniţiale vor fi opozabile părţii care nu îndeplineşte obligația menţionată în termenul de mai sus. Comunicările verbale vor fi valabile numai dacă sunt confirmate în scris. Prin semnarea prezentului Contract de Prestări Servicii şi a Termenilor Standard (care împreună formează „Contractul” dintre Părţi), fiecare Parte, prin reprezentantul său legal, declară că a negociat, înțelege pe deplin şi, conform art.1203 din Codul civil, acceptă în mod expres toate prevederile acestui Contract şi astfel încheie Contractul în scopul de a dobândi drepturile şi de a-şi asuma obligaţiile prevăzute în acesta, pe care le consideră echitabile. Semnatarii Contractului declară că fiecare dintre ei are dreptul şi deplina capacitate legală de a încheia Contractul în mod valabil pentru şi în numele entității pe care o reprezintă şi de a angaja legal respectiva entitate fără restricţii în acest scop. La inceputul fiecarui an, respectiv perioda 01 ianuarie - 01 martie beneficiarul va putea efectua platile aferente facturilor emise de Către Prestator in aceasta perioada doar dupa aprobarea bugetului de venituri si cheltuieli pentru anul 2020 de catre Consiliul Locai Sector 3 Bucuresti. Totodata, Prestatorul prin semnarea prezentului contract isi exprima acordul, in mod expres, cu privire la faptul ca intelege sa nu perceapa penalitati pentru perioada mai sus mentionata. Prezentul contract produce efecte juridice doar daca suma prevazuta la art. 3 a fost prevazuta in bugetul de venituri si cheltuieli pentru anul 2020 al societatii Algorithm Residential S3 S.R.L, care a fost aprobat de catre A.G.A si respectiv Consiliul Local Sector 3 Bucuresti. Beneficiarul își rezervă dreptul de a denunța unilateral contractul, în cel mult 10 zile lucratoare de la apariţia unor circumstanţe care nu au putut fi prevăzute la data încheierii contractului, sub condiţia notificării Prestatorului, efectuata in scris, cu cel puţin 3 zile lucratoare înainte de momentul denuntării. În acest caz Prestatorul are dreptul la plata sumelor pentru serviciile prestate până în acel moment si/sau a materialelor achizitionate pentru buna desfăsurare a contractului (dovedite cu documente justificative). Prezentul Contract reprezintă întreaga voinţă a Părţilor, prevalează asupra oricăror alte înţelegeri, înscrisuri, documente pre-contractuale sau negocieri dintre Părţi, anterioare semnării prezentului Contract şi în legătură cu obiectul acestuia. Nu mai există alte elemente secundare/externe aferente prezentului Contract sau înțelegere între Părţi care să nu fie inclusă în acesta. = ( 6 din 22 AI 4.8 Termenii şi Condiţiile Standard pentru efectuarea serviciilor menționate la pct. 1.1 se regăsesc în Anexele nr.1,2 și 3 la prezentul contract, făcând parte i [...]