HCL 142/2023 București Sectorul 3 adoptată

MUNICIPIUL BUCUREȘTI CONSILIUL LOCAL AL SECTORULUI 3 Calea Dudești nr. 191, Sector 3, București www.primarie3.ro HOTĂRÂRE privind desemnarea auditorului statutar pentru exerciţiile financiare 2022, 2023 și 2024 la societatea Algorithm Constructii $3 SRL Consiliul Local al Sectorului 3 al Municipiului Bucureşti, ales în condiţiile stabilite de Legea nr. 115/2015 pentru alegerea autorităților administraţiei publice locale, pentru modificarea Legii administraţiei publice locale nr. 215/2001, precum și pentru modificarea și completarea Legii nr. 393/2004 privind Statutul aleşilor locali, întrunit în şedinţă ordinară, azi 20.04.2023 Având în vedere: — Referatul de aprobare nr. 77780/CP/21.03.2023 al Primarului Sectorului 3; — Raportul de specialitate nr. 77092/21.03.2023 al Compartimentului Guvernanţă Corporativă; — Adresa nr. 77095/21.03.2023 a Compartimentului Guvernanţă Corporativă. În conformitate cu prevederile: — Art. 191 alin. (1) din Legea societăţilor nr. 31/1990 republicată, cu modificările și completările ulterioare; — Art. 34 din Legea nr. 162/2017 privind auditul statutar al situaţiilor financiare anuale şi al situaţiilor financiare anuale consolidate şi de modificare a unor acte normative, cu modoficările ulterioare; — Art. 47 din OUG 109/2011 privind guvernanţa corporativă a întreprinderilor publice, cu modificările şi completările ulterioare; — Ordinului nr. 3781/2019 privind principalele aspecte legate de întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare anuale şi a raportărilor contabile anuale ale operatorilor economici la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice şi pentru reglementarea unor aspecte contabile; - HCLS 3 nr. 59/16.02.2018 privind auditarea societăţilor la care Sectorul 3 al Municipiului Bucureşti este asociat unic/majoritar;, Luând în considerare: — Avizul Comisiei de buget, finanţe, servicii publice, alte activități economice și relația cu mediul de afaceri; — Avizul Comisiei juridice, de disciplină, apărarea ordinii publice, fond locativ şi respectarea drepturilor cetățenilor; În temeiul prevederilor art. 139 alin. (1) şi art. 166 alin. (4) din OUG nr. 57/2019 privind Codul Administrativ, cu modificările şi completările ulterioare; HOTĂRĂȘTE: Art.1. (1) Se aprobă desemnarea societăţii TGS Romania Assurance & Advisory Business Services SRL în calitate de auditor statutar pentru exerciţiile financiare 2022, 2023 și 2024 la societatea Algorithm Construcţii S3 SRL. (2) Se ia act de termenii și condiţiile Contractului de prestări servicii încheiat între societatea Algorithm Constructii S3 SRL şi societatea TGS Romania Assurance & Advisory Business Services SRL, având ca obiect servicii de audit financiar, prevăzut în Anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. Societatea Algorithm Constructii S3 SRL va duce la îndeplinire prevederile prezentei hotărâri. PREŞEDINTE DE ȘEDINȚ NEGOIŢĂ ANDA-IQ NR. 142 DIN 20.04.2023 /NEXA Ja ves 3 ah. [ud 90, O. Ap43 tgs SERVICE CONTRACT No. ......cmoe ee |n nnaeneneseese Concluded between: Algorithm Constructii S3 SRL with its head office in Bucharest, district 3, 256 Bd. Basarabia, registered with the Trade Register under no. J40/8651/2017, VAT registration number RO 37714360, bank account RO32BTRLRONCRT0414912701, opened at Transilvania Bank, legally represented by Panait Radu Alin , as President of the Board of Administration, hereinafter referred to as BENEFICIARY, on the one hand, and TGS Romania Assurance & Advisory Business Services SRL, with its head office in Bucharest, district 1, 239 Calea Dorobantilor Str., 3“ floor, registered with the Trade Register under no. J40/26577/1994 fiscal code no. RO 6641616, registered with the number FA91 in the Electronic Public Register of ASPAAS, bank account RO83BTRLRONCRTO455418401, opened at Banca Transilvania SA, represented by Mr. Christodoulos Seferis as Managing Partner, registered with the number AF1585 in the Electronic Public Register of ASPAAS, hereinafter referred to as PROVIDER, on the other hand. Article 1 OBJECT OF THE CONTRACT 1.1 The object of the accompanying contract is the performance by the PROVIDER, within the term set in this contract, on the Romanian territory, of the following services, in exchange for a fee paid by the BENEFICIARY: 1.1.1 Full scope audit in accordance with the National Standards on Auditing (“NSA”) of the statutory financial statements of Algorithm Constructii S3 SRL (the CONTRACT DE SERVICI Nr. cucouoaaeee „| manuenaenasaase 6, Incheiat intre: Algorithm Constructii S3 SRL cu sediul in Bucuresti, sector 3, Bd. Basarabia nr. 256, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului cu numarul J40/18651/2017, avand codul unic de inregistrare RO 37714360, cont bancar RO32BTRLRONCRTO414912701, deschis la Banca Transilvania, reprezentata legal de Panait Radu Alin, avand functia de Presedinte Consiliu de Administratie, in cele ce urmeaza denumit BENEFICIAR, pe de o parte, și TGS Romania Assurance & Advisory Business Services SRL, cu sediul in Bucuresti, sectorul 1, Str. Calea Dorobantilor nr 239, et 3, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului cu numarul J40/26577/1994, avind codul unic de inregistrare RO 6641616, înregistrat cu numărul FA91 in Registrul Public Electronic ASPAAS, cont bancar RO83BTRLRONCRTO455418401, deschis la Banca Transilvania S.A., reprezentata de Dl. Christodoulos Seferis având funcţia de Managing Partner, înregistrat cu numărul AF1585 in Registru! public electronic al ASPAAS, in cele ce urmeaza denumit PRESTATOR, pe de alta parte. Articolul 1 OBIECTUL CONTRACTULUI 1.1 Obiectul prezentului contract este realizarea de catre PRESTATOR, conform termenilor stabiliti in acest contract, pe teritoriul Romaniei, a urmatoarelor Servicii, in schimbul unor onorarii platite de BENEFICIAR: 1.1.1 Audit in conformitate cu Standardele Nationale de Audit (“SNA”) al situatiilor financiare statutare ale Algorithm Constructii S3 SRL (“Societatea”) pentru VUCUREST IG SES o 1/15 “Company”) for the financial year ended 31 December 2022, prepared in accordance with Ministry of Finance Order no 1802/2014 (“MFO 1802"). Article 2 DURATION OF THE CONTRACT 2.1 2.2 The services provided for according to the accompanying contract will be performed according to a time schedule decided by the parties so that the audit of the financial statements prepared in accordance with MFO 1802 to be realized within the legal deadline approved for filling and submission of the financial statements. The contract is valid for a three-year period. Article 3 AUDIT DESCRIPTION AND 3.1 3.2 3.3 DELIVERABLES The object of an audit is to perform a verification of the financial statements, on the basis of the supporting documentation which is to be submitted by the BENEFICIARY to the PROVIDER. The PROVIDER wil! review the accounting and financial control systems of the BENEFICIARY to assess whether they comply with the required criteria for being used as basis for the preparation of the financial statements and for accurate accounting records. Based on the conclusions drawn by the PROVIDER on the basis of the supporting documentation, the audit report may be unmodified (unqualified) or modified (qualified, disclaimed due to the impossibility to issue an opinion or adverse due to disagreement with the financial statements). anul financiar incheiat la 31 decembrie 2022, pregatite in conformitate cu Ordinul nr. 1802/2014 emis de Ministrul Finantelor Publice (“OMFP 1802"). Articolul 2 DURATA CONTRACTULUI 2.1 2.2 Serviciile furnizate în cadrul prezentului contract vor fi realizate conform unei planificari stabilite de comun acord intre părți astfel încât auditul situatiilor financiare pregatite in conformitate cu OMEP 1802 sa fie realizat în termenul legal de întocmire și depunere al acestora conform reglementărilor in vigoare. Contractul este valabil pe o perioada de trei ani. Articolul 3 RAPOARTELE SI DESCRIEREA 3.1 3.2 3.3 SERVICIILOR DE AUDIT Scopul unei misiuni de audit este verificarea situatiilor financiare pe baza documentelor suport care sunt prezentate de catre BENEFICIAR PRESTATORULUI. PRESTATORUL va analiza sistemele contabile si de control intern ale BENEFICIARULUI pentru a stabili in ce masura aceste sisteme sunt suficiente pentru pregatirea situatiilor financiare si pentru evidente contabile corecte si pentru a identifica eventuale deficiente. Concluziile PRESTATORULUI, stabilite in baza documentelor suport, determina emiterea unei opinii de audit care poate fi fara rezerve sau cu rezerve. Opinia este cu rezerve atunci cand sunt exprimate rezerve pentru anumite pozitii din situatiile financiare sau cand auditorul se 215 3.4 Should, for any reason, the PROVIDER not 3.4 3.5 3.5.1 Audit report on the financial statements of 3.5.1 be able to complete the audit or not be in a position to issue an opinion, the PROVIDER will not issue an audit report and will notify in writing the BENEFICIARY of this. In this case the BENEFICIARY will pay the cost of the work already performed by the PROVIDER until that moment. The PROVIDER will provide to the BENEFICIARY the following reports: the Company, prepared in accordance with MFO 1802 for the year ended as of 31 December 2022, in Romanian. 3.5.2 Management letter in Romanian. Article 4 USE OF THE REPORT 4.1 The audit report is intended for the exclusive use and information of the BENEFICIARY and should only disclosed as provided for in the legislation (i.e., to the Trade Register, Shareholders and Fiscal Authorities), third parties. Article 5 PROVIDER'S FEE AND PAYMENT 5.1 The fee of the PROVIDER is computed based on the time used by the personnel involved in the assignment and the qualification and responsibility level thereof. 3.5 afla in imposibilitatea de a exprima o opinie sau cand exprima o opinie adversa. In situatia in care, pentru un motiv de care nu este raspunzator, PRESTATORUL nu poate sa finalizeze auditul sau nu poate exprima o opinie, PRESTATORUL nu va emite opinia de audit si va notifica in scris BENEFICIARUL despre aceasta. BENEFICIARUL va plati PRESTATORULUI costul orelor consumate de PRESTATOR pana in acel moment. PRESTATORUL va furniza BENEFICIARULUI urmatorele raporte: Raport de audit asupra situatiilor financiare ale Societatii pregatite in conformitate cu OMFP 1802 pentru anul incheiat la 30 Decembrie 2022, în limba română. 3.5.2 Scrisoare catre management in limba romana. Articolul 4 UTILIZAREA RAPORTULUI 4.1 Raportul de audit este proprietatea BENEFICIARULUI, realizat pentru informarea si pentru folosința exclusiva a acestuia si poate fi prezentat in conformitate cu prevederile legale (e.g. Registrului Comerţului, Asociaţiilor si Autorităţilor Fiscale), tertilor. Articolul 5 ONORARIILE PRESTATORULUI SI 5.1 PLATA ACESTORA Onorariile PRESTATORULUI sunt calculate pe baza timpului petrecut de personalul implicat in misiune si pe baza experientei, pregatirii si nivelului de raspundere al acestuia. 3/15 5.2 5.3 54 5.5 5.6 5.7 Based on this, the PROVIDER's fee for services described at article 1.1.1 is of 44.250,00 RON exclusive of VAT The fee for the audit services will be invoiced and become payable as follows: 60% At the beginning of audit work; 40% Upon issuance of audit report. The fee does not include VAT and other direct expenses incurred by the PROVIDER (travel, accommodation, meals) in fulfiiling this contract, in case it is required to travel outside Bucharest. Such expenses will be invoiced (at cost level) together with the instalments mentioned above, in the month in which they are incurred and shall be presented separately on the invoice. Transport expenses in case of transport by car outside Bucharest shall be charged at the fee of 0.50 EUR/km The BENEFICIARY will pay the invoices within 7 calendar days from the receipt of the invoices. If the BENEFICIARY does not fulfil its obligation to pay the invoices within the time limit provided for in article 5.5, the PROVIDER shall be entitled to demand payment of the statutory penalty interest, applied to the amount of the unpaid payment. The fee assumes full access to and co- operation of the BENEFICIARY's management and personnel, and full availability of the BENEFICIARY's management in respect of timely and 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 aceasta baza, onorariile PRESTATORULUI pentru serviciile mentionate la articolul 1.1.1. sunt de 44.250,00 RON, exclusiv TVA. Onorariile pentru serviciile de audit vor fi facturate și scadente dupa cum urmează: 60% La data inceperii procedurilor de audit; 40% La data emiterii raportului de audit. Onorariile nu includ TVA si alte cheltuieli directe generate de PRESTATOR (transport, cazare, masa) in situatia deplasarii in afara Bucurestiului pentru realizarea acestei misiuni. Cheltuielile vor fi facturate (la nivel de cost) impreuna cu transele mai sus mentionate, in luna in care sunt realizate, fiind mentionate distinct in factura. Cheltuielile de transport ocazionate de transportul cu autovehicule in afara Bucurestiului se calculează la suma de 0,50 EUR/km. BENEFICIARUL va plati facturile in 7 zile calendaristice de la data primirii facturii. În cazul în care BENEFICIARUL nu isi indeplineste obligaţia de plată a facturilor în termenul prevazut la articolul 55, PRESTATORUL are dreptul de a solicita plata dobânzii legale penalizatoare, aplicată la valoarea plăţii neefectuate. Pentru stabilirea onorariilor de mai sus PRESTATORUL a presupus ca se poate baza pe cooperarea personalului si managementului BENEFICIARULUI care va fi disponibil pentru discutii si va furniza informatiile necesare finalizarii muncii. 4/15 tgs A detailed provision of information necessary for completing the work. 58 Should the management and the personnel of the BENEFICIARY not comply with the requests of the PROVIDER, or should unusual events occur, such as a significant delay in delivering the information, limited access to the management or the personnel of the BENEFICIARY, or difficulties in obtaining documents necessary to the work, the PROVIDER will immediately discuss with the BENEFICIARY the consequences thereof, in respect of term and fee. Article 6 OBLIGATIONS OF THE PARTIES 6.1 Obligations of the PROVIDER 6.1.1 The PROVIDER will conduct this engagement as per the National Auditing Standards. 6.1.2 The PROVIDER undertakes to use qualified personnel, with the level of experience required by the object of the assignment. The team will be led by Mrs Madeline Alexander (m.alexander&tgs- romania.com ). 6.1.3 The PROVIDER will comply with the schedule and planning of the meetings decided with the employees of the BENEFICIARY. These may be changed based on both parties' agreement. 6.1.4 The PROVIDER undertakes to prepare the report detailed in Article 3 of this contract. 6.2 Obligations of the BENEFICIARY (3) A UCUREST SURE =) 58 In situatia in care managementul si personalul BENEFICIARULUI nu raspund cererilor PRESTATORULUI sau in situatia in care apar evenimente neprevazute cum ar fi o intarziere semnificativa in furnizarea informatiilor, acces limitat la managementul si personalul BENEFICIARULUI sau dificultati in obtinerea documentelor necesare muncii, PRESTATORUL va discuta imediat cu BENEFICIARUL consecintele asupra onorariilor si a termenelor de livrare a rapoartelor. Articolul 6 OBLIGATIILE PARTILOR 6.1 Obligatiile PRESTATORULUI 6.1.1 PRESTATORUL va realiza serviciile in conformitate cu Standardele Nationale de Audit. 6.1.2 PRESTATORUL va utiliza personal calificat, cu nivelul de experienta necesara realizarii obiectivelor misiunii. Echipa va fi condusa de doamna Madeline Alexander (m.alexanderQtgs-romania.com ). 6.1.3 PRESTATORUL va respecta programul si planificarea intalnirilor stabilite cu angajatii BENEFICIARULUI. Acestea pot fi modificate cu acordul ambelor parti. 6.14 PRESTATORUL va realiza rapoartele detaliate la articolul 3 din prezentul contract. 6.2 Obligatiile BENEFICIARULUI 5n5 6.2.1 The BENEFICIARY undertakes to pay the 6.2.1 BENEFICIARUL vă price of the contract under the conditions stipulated by Article 5 of the accompanying contract. plati pretul contractului in conditiile stipulate la articolul 5 din prezentul contract. 6.2.2 The BENEFICIARY undertakes to submit 6.2.2 BENEFICIARUL va pune la dispozitia 6.2.3 to the PROVIDER all the relevant documentation and information, considered by the PROVIDER sufficient to perform this assignment. In this respect, the BENEFICIARY undertakes to submit to the PROVIDER, all the accounting documentation, any other documents or acts of the BENEFICIARY, including all minutes of the General Shareholders' Meetings and of the Board of Directors Meetings and the information and explanations necessary to accomplish the objective of the accompanying contract. The BENEFICIARY undertakes to give the PROVIDER access to all documents or notes to the financial statements. The BENEFICIARY undertakes to allow the PROVIDER to discuss freely with any person under the BENEFICIARY's authority or control, who can provide information necessary for the fulfilment of the accompanying contract. The BENEFICIARY is responsible for the 6.2.3 maintenance of accounting records and for the preparation of the financial statements in compliance with applicable legislation, especially MOF 1802 and subsequent amendments, so that the financial statements correctly reflect the BENEFICIARY's activity. The BENEFICIARY is also responsible for developing and implementing a reliable control system. 6.2.4 The BENEFICIARY is responsible for safe keeping the BENEFICIARY's assets, for operating appropriate internal controls, to prevent and detect frauds, errors, and PRESTATORULUI toate documentele si informatia considerate necesare de catre PRESTATOR pentru finalizarea misiunii. In acest sens, BENEFICIARUL va prezenta la cererea PRESTATORULUI toate documentele contabile, orice alte acte sau documente ale BENEFICIARULUI, inclusiv procesele verbale ale Adunarii Generale ale Asociatilor si ale sedintelor Consiliului de Administratie precum si informatia si explicatiile necesare realizarii obiectului acestui contract. BENEFICIARUL garanteaza sa asigure accesul PRESTATORULUI la toate documentele sau notele care insotesc situatiile financiare. BENEFICIARUL va permite PRESTATORULUI sa discute liber cu orice persoana care se afla in subordinea sau sub controlul BENEFICIARULUI si care poate sa furnizeze informatii necesare realizarii obiectului acestui contract. BENEFICIARUL este raspunzator pentru organizarea si conducerea contabilitatii si pentru pregatirea situatiilor financiare in conformitate legislatia aplicabila, in special cu OMEP 1802 si reglementarile ulterioare, astfel incat situatiile financiare sa reflecte corect si fidel activitatea BENEFICIARULUI. BENEFICIARUL este raspunzator de asemenea pentru dezvoltarea si implementarea unui sistem de control intern adecvat. 6.2.4 BENEFICIARUL este raspunzator pentru pastrarea in siguranta a patrimoniului sau, pentru implementarea unor controale adecvate, care sa previna si sa detecteze 6/15 tgs 6.2.5 The BENEFICIARY undertakes to notify 6.2.5 BENEFICIARUL va Article 7 LIMITATION 7.1 7.2 cases of non-compliance with legislation and regulations. the PROVIDER of any events occurring between the reporting date and the financial statements' issuance date, which could impact these financial statements even subsequently to the issuance of the audit report. During the year, the Auditor should be informed by the management of the Company, regarding all the events that may have a significant impact on the activity of the Company, as well as on the financial statements and on the Company's patrimony. The going concern is an accounting principle which is the base in the preparation of the financial statements. The management of the Company holds the responsibility to evaluate the capacity of the Company in continuing [...]