HCL 669/2025 Reșița adoptată

JUDEŢUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA Îi PP ————————————————— HOTĂRÂREA Nr. 669 Din 11.12.2025 privind aprobarea Nomenclatorului arhivistic care cuprinde termenele de păstrare a documentelor create de aparatul de specialitate al Primarului, respectiv de către Consiliul Local al Municipiului Reșița Consiliul Local al municipiului Reşiţa, întrunit în şedinţa de îndată din data de 11.12.2025; Având în vedere Referatul de aprobare al Primarului municipiului Reșița nr. 105461/09.12.2025 şi Raportul de specialitate al Serviciului Contractare Servicii Sociale, Transparenţă Decizională, Securitate Documente şi Arhivă nr. 105463/09.12.2025, precum si rapoartele de avizare ale comisiilor de specialitate ale Consiliului Local; Având în vedere Adresa nr. 90327 din 23.10.2025, înaintată către Serviciul Judeţean Caraş- Severin al Arhivelor Naţionale, împreună cu propunerea nomenclatorului de păstrare a documentelor arhivistice, în vederea confirmării acestuia. În baza confirmării nomenclatorului arhivistic, de către Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale înregistrat la Registratura Generală a Consiliului Local al Municipiului Reşiţa sub nr. 100468 din 25.11.2025; Luând în considerare instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23.05.1996; Văzând Ordinul nr. 137/2013 cu modificările şi completările ulterioare. În conformitate cu prevederile art. 7, art.8 alin.2 din Legca nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, republicată cu modificările şi completările ulterioare; În temeiul prevederilor art. 5 lit. g), art.129 alin. 2 lit. a), alin.(14), art.139 alin.(1), art. 196 alin.(1) lit. a) şi art. 199 alin.(1) şi alin.(2) din OUG nr. 57/2019 privind Codul Administrativ, modificat și completat; HOTĂRĂȘTE: Art.1.-Se aprobă Nomenclatorul de păstrare a documentelor arhivistice, conform Anexei, anexă care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. — Prezenta hotărâre intră în vigoare la data comunicării, dată de la care H.C.L nr. 121/2021 respectiv H.C.L nr. 373/2023 se revocă. Art.3. — Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează Biroului Contractare Servicii Sociale, Transparenţă Decizională, Securitate Documente şi Arhivă, şi toate compartimentele funcţionale din cadrul aparatului de specialitate al Primarului. Serviciul Contractare Servicii Sociale, Transparenţă Decizională, Securitate Documente şi Arhivă Adresa: Piaţa | Decembrie 1918 Nr. IA. Tel./Fax: 0255211692, E-mail: serviciularhiva/primariaresita.ro JUDEŢUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA Art.4.- Hotărârea se comunică: - Primarului municipiului Reşiţa; - Prefectului şi Instituţiei Prefectului Judeţului Caraş- Severin; - Serviciul Contractare Servicii Sociale, Transparenţă Decizională, Securitate Documente și Arhivă; -Direcţiilor/Serviciilor/Compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al Primarului municipiului Reşiţa; - Serviciul Judeţean Caraș-Severin al Arhivelor Naţionale. PREȘEDINTE DE SEDINȚĂ, DINY GABRIEL Serviciul Contractare Servicii Sociale, Transparenţă Decizională. Securitate Documente şi Arhivă Adresa: Piaţa 1 Decembrie 1918 Nr IA, Tel./Fax: 0255/211692, E-mail: serviciularhiva(Aprimariaresita.ro JUDEŢUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA ANEXĂ LA HCL NR._(69/ (| (d. dod5. SE APROBĂ SE CONFIRMĂ, SERVICIUL JUDEŢEAN AL ARHIVELOR NAȚIONALE CARAŞ-SEVERIN ŞEF SE VICIU, NOMENCLATORUL DE PĂSTRARE A DOCUMENTELOR ARHIVISTICE Aprobat prin HCL. NR. 669.11 dă. sad SERVICIILE DENUMIREA TERME OBSER DOSARULUI (conţinutul | NUL DE VAȚII pe scurt al problemelor la | PĂSTRA care se referă) RE 1 2 3 4 5 1. PRIMAR A. Compartiment 1. Corespondenţa P Cabinet Primar Primarului (intrări-ieşiri) cu Guvernul, Prefectura şi alte instituţii din localitate şi din țară 2.Lucrări referitoare la P legături de colaborare a Primăriei cu localități din alte ţări (corespondență externă) 3.Lucrări referitoare la 5 ani acordarea certificatelor de “Cetăţean major al municipiului Reşiţa” 4. Corespondenţă 5 ani referitoare la relații mass- media (intervenții ale Primarului) JUDEȚUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA B. Compartiment Control Intern Managerial şi Guvernanţă Corporativă 1.Corespondenţa privind activitatea compartimentului 5 ani C. Compartimentul Romi 1.Corespondenţa privind activitatea compartimentului 5 ani D. Compartiment Audit Public Intern 1.Norme metodologice proprii privind exercitarea | auditului public intern şi carta auditului intern 10 ani de la ieşirea din LiVĂ 2.Plan anual şi multianual de audit intern, program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern 10 ani 3.Dosare de audit intern 10 ani 4.Raport anual de audit intern 10 ani 5.Avize pentru entități publice subordonate, coordonate sau sub autoritate 10 ani 6.Rapoarte, alte documente specifice 5 ani 7.Corespondenţa internă/externă 5 ani [IL. DIRECȚIA URBANISM A. Compartiment Urbanism 1. Certificate de Urbanism şi documentaţiile care stau la baza eliberării acestora 2. Autorizaţii de Construire sau Desfiinţare şi documen- taţiile care stau la baza eliberării acestora 3. Documentaţii de urbanism: Planuri Urbanistice Zonale (P.U.Z); Planuri Urbanistice de Detaliu (P.U.D); Planul Urbanistic General (P.U.G) 4.Declaraţie privind regularizarea taxei pentru autorizare 5.Certificate de Atestare a JUDEȚUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA Îi E 22 CI E ai at ai iii a) Edificării/Extinderii construcţiei 6.Aviz Primar pentru P Consiliul Judeţean 7.Registre evidenţă P Autorizaţii de Construire şi Certificate de Urbanism 8.Documentaţii pentru organizarea unor concursuri 20 ani sau licitații la lucrări în domeniul urbanismului şi amenajarea teritoriului. 9.Adeverinţe privind 10 ani poziţia terenurilor în localitate, existența unor construcţii, număr conscripţional, adrese 10.Avize privind 5 ani desfăşurarea unor activităţi economice pe raza municipiului, în baza Legii nr. 185/2013 şi H.C.L.nr. 108/2017 11. Procese verbale de 3 ani Contravenţie. 12. Corespondenţă privind 5 ani activitatea Direcţiei B. Serviciul Gospodărie 1. Corespondenţa cu privire 3 ani Urbană la sesizări, reclamaţii ale a) Compartimentul Relaţii | cetăţenilor cu Operatorii 2. Corespondenţă persoane 5 ani juridice, persoane fizice b) Compartimentul pentru | 1. Corespondenţă persoane 5 ani Monitorizarea Serviciilor de | juridice, persoane fizice Utilităţi Publice c) Compartimentul pentru | 1.Corespondență cu privire 3 ani Transport şi Siguranța la sesizării, reclamaţii ale Circulaţiei cetăţenilor 2. Corespondenţă persoane 5 ani juridice, persoane fizice 3.Autorizaţii de transport 5 ani JUDEŢUL CARAS-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA agabaritic, bușteni şi depozitare pământ şi moloz 4. Licitaţii, hotărâri, 5 ani procese-verbale de confirmare a lucrărilor şi de achiziţii privind iluminatul public și semaforizare 5. Situaţii privind lucrările 10 ani executate pe linie de drumuri, spaţii verzi, canale pluviale, salubritate 6. Autorizaţii, contracte și 10 ani licitaţii cu privire la transportul public local de călători 7. Certificate de înregistrare 10 ani şi certificate de radiere pentru vehicule supuse înregistrării de către Consiliul Local 8. Autorizaţii, licitaţii şi 10 ani atribuire privind transportul în regim de taxi 9. Studii, programe, 10 ani proiecte anuale privind prevenirea şi combaterea poluării mediului înconjurător d) Compartimentul 1. Corespondenţă persoane 5 ani Iluminat Public juridice, persoane fizice 2. Studii, program, proiecte! 10 ani privind dezvoltarea şi modernizarea sistemului de iluminat public e) Compartiment Asociaţii | 1. Corespondenţă persoane 5 ani de Proprietari | juridice, persoane fizice î) Compartiment Mediu 1. Corespondenţă cu privire | la sesizări, reclamaţii ale 3 ani | cetăţenilor 2, Planuri programe şi 3 ani măsuri de control! în transportul rutier de bunuri 3. Corespondenţă persoane 5 ani juridice, persoane fizice 4. Situaţii privind lucrările 10 ani executate pe linie de drumuri, spaţii verzi, canale JUDEŢUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA pluviale, salubritate 5, Hotărâri, oferte comenzi | 10ani şi corespondență cu privire la licitaţiile efectuate de către Serviciu 6. Studii, programe, 10 ani proiecte privind dezvoltarea şi modernizarea sistemului de salubrizare 7. Studii, programe, 10 ani proiecte anuale privind prevenirea şi combaterea poluării mediului înconjurător III. SERVICIUL A. Compartiment 1.Registre cu acte de stare P Se predau PUBLIC DE Starea Civilă civilă (naştere, căsătorie, după 100 EVIDENŢA deces, divorţ, adopţii) de ani de PERSOANELOR AL la crearea MUNICIPIULUI lor la REȘIȚA Arhivele Naţionale ale Judeţului Caraș Severin 2.Registre-opis ale actelor P Se predau de stare civilă (naştere, după 100 căsătorie, deces). de ani de la crearea lor la Arhivele Naţionale ale Judeţului Caraş Severin 3.Liste de atribuire CNP, P procese verbale de rectificare CNP A4.Instrucţiuni, Radiograme P şi Circulare ale D.G.E.P. cu privire la activitatea de stare civilă 5.Registru unic de control | 10ani 6. Registru cu procesele- 30 ani | CS verbale rezultate în urma | controalelor de fond, | JUDEȚUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA tematice şi de verificare a gestiunii certificatelor de stare civilă 7 Inventar şi procese verbale privind predarea documentelor la arhivele naţionale Caraş- Severin 8. Dosare privind rectificarea actelor de stare civilă 50 ani 9.Dosare privind schimbarea numelui pe cale administrativă 50 ani 10.Dosar privind actele primare (naştere, căsătorie și deces) 50 ani 11.Dosar cu documente care au stat la baza modificărilor statutului civil al persoanelor (declaraţii recunoaştere ulterioară, sentinţe de tăgadă a paternității, sentințe încuviințare purtare nume) 50 ani 12. Dosar cu sentinţe civile privind modificarea, completarea, anularea actelor de stare civilă 50 ani 13.Dosar privind reconstituirea actelor de stare civilă. 50 ani 14.Dosar cu sentințe divorţ 50 ani 15. Dosare de divorț administrativ 50 ani 16.Dosar cu dispoziţii de schimbare a numelui pe cale administrativă. 50 ani 17.Dosar cu documente referitoare la înscrierea unor menţiuni în actele de stare civilă, cu aprobarea 50 ani JUDEŢUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA ia a N NOE DEP CS, intervenite în străinătate. 18.Registru înregistrare 50 ani cereri divort 19.Registru privind ridicarea şi gestionarea 25 ani certificatelor şi extraselor multilingve de stare civilă 20.Registru de 10 ani intrare-ieşire 21. Procese verbale de 5 ani constatare a contravenţiilor 22. Situaţii lunare, 5 ani trimestriale, semestriale privind activitatea de stare civilă 23.Cereri privind eliberarea certificatelor de stare civilă extraselor multilingve, 5 ani adeverinţelor privind statutul civil, livrete de familie, modificări intervenite în cuprinsul livretelor de familie 24.Dosar cu adeverinţe 5 ani privind statutul civil al persoanei 25.Corespondenţă privind eliberarea. extraselor uz 5 ani oficial de pe actele de stare civilă 26.Dosar cu anexa 24, sesizarea privind 5 ani deschiderea procedurii succesorale 27.Corespondenţa privind activitatea 5 ani compartimentului de stare civilă 28,Dosar cu adeverinţe 5 ani privind componența familiei 29.Cereri acordare premiu 50 ani căsătorie şi premiu 5 ani JUDEȚUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA persoane __ 90-100 ani 30.Dosar privind | comunicările de menţiuni 5 ani renunțare, pierdere, retragere, acordare, dobândire şi redobândire a cetăţeniei române 31.Registru evidenţă certificate şi extrase 5 ani multilingve de naştere, | căsătorie, deces, divorţ. 32.Registru de evidență 5 ani _ a livretelor de familie 33.Dosar cuprinzând procese verbale de 5 ani efectuare a controalelor la centrele de ocrotire şi asistență socială privind punerea în legalitate cu acte de stare civilă şi acte de identitate _] B. Compartiment CATEGORIA Evidenţa Persoanelor INFORMAȚIILOR CLASIFICATE 1. Registru unic de p. Informaţii evidenţă a registrelor, clasificate- | condicilor, borderourilor şi Nivelul a caietelor pentru însemnări secret de clasificate. serviciu |] 2. Program de prevenire a P Informații scurgerii de informaţii clasificate- clasificate și anexele Nivelul specifice secret de Serviciu 3.Registru pentru evidența Informaţii certificatelor de securitate/ P clasificate- autorizaţiilor de acces la Nivelul informaţii clasificate secret de Serviciu 4. Registru pentru evidența Informaţii informaţiilor clasificate P clasificate- multiplicate Nivelul secret de serviciu 5. Registru de evidenţă al Informaţii informaţiilor strict secrete 10 ani | clasificate- Nivelul şi secrete JUDEŢUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA III AI SE = > secret de serviciu 6. Registru de evidență Informaţii ordine şi instrucțiuni 10ani | clasificate- Nivelul secret de serviciu 7.Informaţii cu caracter 10 ani | Informaţii secret de serviciu primite clasificate- de la structurile operative Nivelul ale M.A.I., Ministerul secret de Public, SRI Servielu 8.Condici de predare- 10 ani Informaţii primire şi borderouri de clasificate- expediţie a corespondenței Nivelul clasificate, secrei de secrete de serviciu serviciu 9. Registru de evidenţă al 10 ani | Informații informaţiilor secrete de clasificate- serviciu Nivelul secret de serviciu 10. Cereri de aprobare 10 ani | Informaţii multiplicări xerox clasificate- clasificate Nivelul secret de serviciu 11. Procese verbale de 10 ani | Informaţii distrugere a documentelor clasificate- secret de serviciu Nivelul secret de serviciu 12. Cereri de includere în 5 ani Informaţii sistemul de colectare, clasificate- transport, distribuire şi Nivelul protecţie a corespondenţei secrel de clasificate serviciu 13. Delegații tip de 5 ani Informaţii împuternicire pentru clasificate- transportul, predarea sau Nivelul primirea corespondenţei secret de clasificate serviciu 14. Listă de inventariere 5 ani Informaţii anuală a informaţiilor secre clasificate- de serviciu Nivelul secret de serviciu 15.Fişe de pregătire Sani | Informaţii individuale pe linia clasificate- Nivelul informaţiilor clasificate JUDEȚUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA secret de serviciu CATEGORIA INFORMAŢIILOR NECLASIFICATE 16. Registru unic de control, registru cu procesele-verbale rezultate în urma controalelor de fond, tematice 17.Fişe de evidență manuală 18.Registru de evidență a cererilor pentru eliberarea actelor de identitate şi înscrierea menţiunii de reşedinţă 19.Dosar de atribuire C.N.P. persoane |_ 20.Instrucțiuni, Radiograme şi Circulare ale DGEP | Bucureşti cu privire la activitatea de evidenţa persoanelor 21.Inventare şi procese — verbale privind predarea documentelor la arhivele naționale C-S 22. Nomenclator arhivistic 23.Lucrări de selecţionare şi aprobările SJAN CS, procese verbale de control arhivă 24. Registru de depozit al arhivei 15 ani 25.Registrul de intrare ieşire al unităţilor arhivistice 26.Cereri pentru eliberarea actelor de identitate inclusiv documente primare. 10 ani 27. Cereri pentru înscrierea mențiunii de reşedinţă inclusiv actele primare 5 ani 28. Dosar cu avize de însoţire a cărţilor de 10 ani 10 JUDEȚUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA identitate comunicate de către BJABDEP CS 29. Registru de furnizare date cu caracter personal în temeiul Legii nr. 677/2001 privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulație a acestor date/REGULAMENTUL | (UE) 2016/679 AL | PARLAMENTULUI | EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceca ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor). 10 ani 30. Dosar cuprinzând corespondenţa pe linia furnizării datelor cu caracter personal 10 ani 31.Dosar cuprinzând comunicările de naștere primite în vederea operării În RNEP 10 ani 32. Dosar cuprinzând comunicările intervenite în Statutul civil al persoanelor primite în vederea operării în RNEP 10 ani 33. Dosar cuprinzând comunicările de deces primite în vederea operării în RNEP 10 ani | 34. Dosar cuprinzând | comunicările de stabilire a statutului de cetățean româr cu domiciliul în străinătate în vederea operării în RNEP 10 ani 35.Dosar cuprinzând comunicările referitoare la 10 ani 11 JUDEŢUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA ===> interzicerea unor drepturi electorale în vederea operări în RNEP 36.Dosar cuprinzând procesele verbale de distrugere a cărților de | identitate, cărților de | alegător și a altor docurnente 10 ani 37.Dosar cu documente şi corespondenţă privind inventarierea ştampilelor, ştanțelor de timbru sec, materialelor utilizate în producerea de documente de identitate 10 ani 38. Condică de sugestii şi reclamaţii 10 ani 39.Dosar cuprinzând hotărâri ale Consiliului Local, dispoziţii emise de Primarul Municipiului Reşiţa , note interne 10 ani 40.Registru contravenţii, procese-verbale de constatare a contravenţiilor 5 ani 41.Comunicări şi corespondență privind asigurarea coerenţei RNEP cu informaţiile privind | actele de stare civilă 5 ani 42. Registru unic de | evidență a registrelor, | condicilor, borderourilor şi | a caietelor pentru însemnări neclasificate 5 ani 43. Registru de evidența 5 ani | 44.Registru de audienţe | | petiţiilor | | 5 ani 45.Registru pentru furnizarea datelor de interes public potrivit Legii nr. 544/2001 | 5 ani 46.Dosar cuprinzând petiţiile şi modul de soluționare a acestora 5 ani 47.Dosar cuprinzând 12 JUDEŢUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA corespondența pe linia 5 ani furnizării datelor solicitate în temeiul Legii nr.544/2001 48.Corespondenţa cu | Sani privire la activitatea compartimentului de evidenţă a persoanelor 49.Cotoare cărţi de 5 ani identitate provizorii 50. Condică predare 5 ani corespondenţă militară 51.Dosar cu situaţii statistice referitoare la principalele activităţi 5 ani desfăşurate pe linie de evidenţă situaţii cu romii, situaţii privind gestionare a cărţilor de identitate şi cărţilor de identitate provizorii 52. Dosar cuprinzând | procesele verbale de | control, note de constatare 5 ani ŞI rapoarte de control efectuate de către DEP CS | și alte instituții competente | pe linia activității | serviciului 53.Dosar cu rapoarte, | informări, sinteze cu priviră Bani la activitatea serviciului 54.Registre privind planificarea zilnică a 3 ani lucrătorilor care desfășoară activităţi de lucru cu publicul 55.Dosar cu rapoartele de verificare primite de la lucrătorii de ordine publică 3 ani şi de la Direcţia Poliţia locală privind persoanele care nu au solicitat eliberarea unui act de identitate în termenul stabilit de lege 13 JUDEŢUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA 56.Dosar de pregătire 3 ani profesională cu angajaţii | serviciului | 57. Dosar cu planificări și 3 ani analize ale activității | trimestriale privind activitatea pe linie de evidenţa persoanelor şi stare civilă IV. SERVICIUL 1.Documente privind PUBLIC "SERVICIUL managementul situaţiilor de 10 ani VOLUNTAR PENTRU urgență SITUAȚII DE URGENȚĂ” 2. Documente de 10 ani organizare, asigurare materială şi dotarea S.V.S.U. (înştiințări- alarmare, adăpostire, N.B.C.) 3.Documente de pregătire, 10 ani instruire, Analize, bilanțuri, P.V. de control. 4.Corespondenţa cu instituţiile județene cu 5 ani atribuţii în domeniul situaţiilor de urgenţă şi agenţii economici. 5.Documente resurse umane pentru personalul 5 ani angajat şi voluntar. 6.Documente privind planurile de apărare 10 ani împotriva incendiilor, | dotarea cu mijloace de | stingere, corespondență pe | linie P.S]. | 7.Documente privind securitatea şi sănătatea 15ani | în muncă, cercetarea accidentelor de muncă şi | corespondența specială. 8.Documente de mobilizare! 10 ani | a economiei, evidență militară și M.L.M. rechiziţi şi asigurarea populației cu produse raționalizate. 14 JUDEŢUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL [...]