HCL 121/2021 Reșița adoptată

JUDEȚUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA HOTĂRÂREA Nr. 121 Din 13.04.2021 privind aprobarea Nomenclatorului arhivistic care cuprinde termenele de păstrare a documentelor create de aparatul de specialitate al Primarului, respectiv de către Consiliul Local al Municipiului. Reșița Consiliul Local al municipiului Reşiţa, întrunit în ședința ordinară din data de 13.04.2021; Având în vedere Referatul de aprobare al Primarului municipiului Reșița nr. 26442/08.04.2021 şi Raportul de specialitate al Biroului Contractare Servicii Sociale, Transparenţă Decizională, Securitate Documente şi Arhivă nr. 26447/08.04.2021, precum şi rapoartele de avizare ale comisiilor de specialitate ale Consiliului Local; Văzând Avizul Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale înregistrat la Registratura Generală a Consiliului Local al Municipiului Reșița sub nr. 21968/07.04.2021; Luând în considerare instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23.05.1996; Văzând Ordinul nr. 137/2013 cu modificările și completările ulterioare. În conformitate cu prevederile art. 7, art.8 alin.2 din Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, republicată cu modificările şi completările ulterioare; În temeiul prevederilor art. 5 lit. g), art.129 alin. 2 lit. a), alin.(14), art.139 alin.(1), art. 196 alin.(1) lit. a) şi art. 199 alin.(1) şi alin.(2) din OUG nr. 57/2019 privind Codul Administrativ, modificat și completat; HOTĂRĂȘTE: Art.1.-Se aprobă Nomenclatorul de păstrare a documentelor arhivistice, conform Anexei, anexă care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. — Prezenta hotărâre intră în vigoare la data comunicării, dată de la care H.C.L nr. 272/2015 se revocă. Art.3. — Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează Biroului Contractare Servicii Sociale, Transparenţă Decizională, Securitate Documente şi Arhivă, şi toate compartimentele funcționale din cadrul aparatului de specialitate al Primarului. Art.4.- Hotărârea se comunică: - Primarului municipiului Reşiţa; - Prefectului și Instituţiei Prefectului Judeţul Caraş- Severin; - Biroului Contractare Servicii Sociale, Transparenţă Decizională, Securitate Documente și Arhivă; -Direcţiilor/Serviciilor/Birourilor şi Compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al Primarului municipiului Reşiţa; - Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivel PREȘEDINTE DE ȘEDINȚĂ, Adrian Laurenţiu DACICA UL Biroul Centraclare Servicii Sociale, Transparenţă Decizionald55e Tiritate Documente și Arhivă Adresa: Piaţa | Decembrie 1918 Nr. IA, Tel./Fax: 0253/211692, E-mail: administratieiiprimariaresita.ro JUDEŢUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA SE APROBĂ PRIMAR, POPA IOAN Aprobat prin HCL. NR. / ANEXĂ LA HCL NR. (4/1 (3.04. do SE CONFIRMĂ, SERVICIUL JUDEŢEAN AL ARHIVELOR NAȚIONALE CARAȘ-SEVERIN ȘEF SERVICIU, DIRECȚIA SERVICIILE DENUMIREA DOSARULUI (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) TERMENUL | DE PĂSTRARE 1 2 3 "1. PRIMAR A. Compartiment Cabinet Primar 1. Corespondenţa Primarului (intrări- ieşiri) cu Guvernul, Prefectura şi alte instituții din localitate şi din ţară 2.Lucrări referitoare la legături de colaborare a Primăriei cu localități din alte ţări (corespondență externă) 3.Lucrări referitoare la acordarea certificatelor de “Cetăţean major al municipiului Reşiţa” 5 ani JUDEȚUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA referitoare la relaţii mass-media (intervenții ale Primarului) 5. Lucrări privind adunările publice: cereri şi procese- verbale de aprobare a desfășurării adunărilor publice. 5 ani B. Compartiment Control Intern Managerial 1.Corespondenţa privind activitatea compartimentului. 5 ani C. Compartiment Audit Public Intern 1.Norme metodologice proprii privind exercitarea auditului public intern și carta auditului intern 10 ani dela ieşirea din 2.Plan anual şi multianual de audit intern, program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern 10 ani 3.Dosare de audit intern 10 ani 4.Raport anual de audit intern 10 ani 5.Avize pentru entități publice subordonate, coordonate sau sub autoritate 10 ani 6.Rapoarte, alte documente specifice 5 ani 7.Corespondenţa internă/externă. 5 ani D. Compartimentul Romi 1.Corespondența privind activitatea compartimentului. 5 ani E. Compartimentul Comunicare, Relaţii cu Presa și Evenimente Publice 1.Corespondenţa privind activitatea compartimentului. 5 ani II. DIRECŢIA URBANISM 1. Certificate de Urbanism şi documentaţiile care stau la baza eliberării acestora JUDEŢUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA 2. Autorizaţii de Construire sau Desfiinţare şi documen- taţiile care stau la baza eliberării acestora 3. Documentaţii de urbanism: planuri urbanistice zonale, planuri urbanistice de detaliu, elaborate în cursul anului 4.Declaraţie privind regularizarea taxei pentru autorizare 5.Certificate de Atestare a Edificării/Extinderii construcției 6.Aviz Primar pentru Consiliul Judeţean 7.Registre evidență Autorizaţii Construire şi Certificate de Urbanism 8.Documentaţii pentru organizarea unor concursuri sau licitaţii la lucrări în domeniul urbanismului şi amenajarea teritoriului. 20 ani 9. Adeverinţe privind poziţia terenurilor în localitate, existenţa unor construcţii, număr conscripţional, adrese. 10 ani 10.Avize privind desfăşurarea unor activităţi de către agenţii economici pe raza municipiului la Decretul Lege nr. 54/1990. 5 ani 11. Procese verbale de Contravenţie. 3 ani 12. Corespondenţă privind activitatea direcției. JUDEȚUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA rectificarea actelor de stare civilă | III. SERVICIUL ! A. Compartiment 1.Registre cu acte de P Se predau PUBLIC DE Starea Civilă stare civilă (naştere, după 100 EVIDENŢA căsătorie, deces, divorţ, de ani de PERSOANELOR AL adopţii) la crearea MUNICIPIULUI lor la REȘIȚA Arhivele Naţionale ale Judeţului Caraş L_ Severin | 2.Registre-opis ale P Se predau | | actelor de stare civilă după 100 | | (naştere, căsătorie, de ani de deces). la crearea lor la Arhivele Naţionale | ale Judeţului Caraș Severin 3.Liste de atribuire CNP P procese verbale de i rectificare CNP i i 4. Instrucţiuni, p Radiograme şi Circulare ale DEPABD cu privire la activitatea de stare | ÎN civilă. | 5.Registru unic de 10 ani control. |__ 6. Registru cu procesele- 30 ani CS verbale rezultate în urma! | controalelor de fond, tematice şi de verificare a gestiunii certificatelor de stare civilă _ 7.Inventar şi procese verbale privind predarea P documentelor la arhivele naționale Caraş-Severin __ 8. Dosare privind 50 ani ILIDEŢUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA | 9.Dosare privind schimbarea numelui pe cale administrativă 50 ani 10.Dosar privind actele primare (naştere, căsătorie şi deces) 50 ani 11.Dosar cu documente care au stat la baza modificărilor statutului civil al persoanelor (declaraţii recunoaştere ulterioară, sentinţe de tăgadă a paternităţii, sentinţe încuviinţare purtare nume) 50 ani 12. Dosar cu sentințe civile privind modificarea, completarea, anularea actelor de stare civilă 50 ani 13.Dosar privind reconstituirea actelor de stare civilă. 50 ani 14.Dosar cu sentinţe divorţ 50 ani 15. Dosare de divorţ administrativ 50 ani 16.Dosar cu dispoziţii de schimbare a numelui pe cale administrativă. 50 ani 17.Dosar cu documente referitoare la înscrierea unor menţiuni în actele de stare civilă, cu aprobarea DEPABD Bucureşti, intervenite în străinătate. 50 ani 18.Registru înregistrare cereri divorţ. 50 ani 19.Registru privind ridicarea şi gestionarea certificatelor şi extraselor multilingve de stare civilă. 25 ani 20.Registru de intrare-ieşire 10 ani JUDEŢUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL, REŞIŢA | 21. Acţiuni formulate în 10 ani instanţă privind activitatea de stare civilă şi evidența persoanelor, dosare cauze. 22.Procese verbale de 5 ani constatare a contravenţiilor 23.Situaţii lunare, S ani trimestriale, semestriale privind activitatea de stare civilă. | 24.Cereri privind eliberarea certificatelor de stare civilă, extraselon 5 ani multilingve, adeverinţelor privind statutul civil, livrete de familie, modificări intervenite în cuprinsul livretelor de familie 25.Dosar cu adeverinţe 5 ani privind statutul civil al persoanei 26.Corespondenţă privind eliberarea 5 ani extraselor uz oficial de pe actele de stare civilă. 2'7.Dosar cu anexa 24,sesizarea privind 5 ani deschiderea procedurii Să a succesorale. 28.Corespondenţa | privind activitatea 5 ani | compartimentului de stare civilă. 29.Dosar cu adeverinţe S ani privind componenţa familiei. 30.Cereri acordare premiu 50 ani căsătorie 5 ani şi premiu persoane | 90-100 ani. JUDEŢUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA 31.Dosar privind | comunicările de 5 ani | menţiuni renunțare, pierdere, retragere, acordare, dobândire şi redobândire | a cetăţeniei române. a | 32.Registru evidență | certificate şi extrase 5 ani | multilingve de naştere, L__ căsătorie, deces, divorţ. 33.Registru de evidenţă 5 ani a livretelor de familie 34.Dosar cuprinzând | procese verbale de 5 ani efectuare a controalelor la centrele de ocrotire şi asistență socială privind punerea în legalitate cu acte de stare civilă și acte de identitate B. Compartiment CATEGORIA Evidenţa Persoanelor INFORMAȚIILOR CLASIFICATE 1. Registru unic de p. Informaţii evidenţă a registrelor , clasificate- condicilor, borderourilor Nivelul şi a caietelor pentru secret de însemnări clasificate. SOMON 2. Program de prevenire p. Informaţii | | a scurgerii de informaţii clasificate- | clasificate şi anexele Nivelul | specifice secret de | serviciu | 3.Registru pentru Informaţii | evidenţa certificatelor de p. clasificate- | securitate/ autorizaţiilor Nivelul | de acces la informaţii secret de | _ clasificate ServIcIu | 4. Registru pentru Informaţii | evidenţa informaţiilor p. clasificate- | clasificate multiplicate Nivelul | secret de | a serviciu | 5. Registru de evidență Informații | al informaţiilor strict 10 ani clasificate- secrete şi secrete Nivelul secret de | a serviciu JUDEŢUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA 6. Registru de evidență Informații | ordine şi instrucțiuni 10 ani clasificate- Nivelul secret de serviciu 7 Informaţii cu caracter 10 ani Informaţii | secret de serviciu primite clasificate- | de la structurile Nivelul operative ale M.A.I., secret de Ministerul Public, SRI SCIVIGIU 8.Condici de predare- 10 ani Informaţii primire şi borderouri de clasificate- | expediţie a corespon- Nivelul denţei clasificate, secret de __ secrete de serviciu SerVICIU | 9. Registru de evidență 10 ani Informaţii | al informaţiilor secrete clasificate- de serviciu Nivelul secret de serviciu __ | 10. Cereri de aprobare 10 ani Informaţii | | multiplicări xerox clasificate- | clasificate Nivelul sceret de ___|___ serviciu 11. Procese verbale de 10 ani Informaţii distrugere a documen- clasificate- telor secret de serviciu Nivelul secret de serviciu 12. Cereri de includere 5 ani Informaţii în sistemul de colectare, clasificate- | transport, distribuire şi Nivelul protecţie a corespon- secret de __ denţei clasificate serviciu 13. Delegații tip de 5 ani Informaţii împuternicire pentru clasificate- transportul, predarea sau Nivelul primirea corespondenţei secret de clasificate serviciu 14. Listă de inventariere Sani Informaţii anuală a informaţiilor clasificate- secret de serviciu Nivelul secret de serviciu 15.Fişe de pregătire 5 ani Informaţii individuale pe linia clasificate- informaţiilor clasificate Nivelul secret de | serviciu JUDEŢUL CARAȘ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA | CATEGORIA INFORMAȚIILOR NECLASIFICATE 16. Registru unic de P control, registru cu procesele-verbale rezultate în urma controalelor de fond, | tematice 17.Fişe de evidență P manuală 18.Registru de evidenţă P a cererilor pentru eliberarea actelor de identitate şi înscrierea menţiunii de reşedinţă 19.Dosar de atribuire P C.N.P. persoane 20.Instrucțiuni, P Radiograme şi Circulare ale DEPABD cu privire la activitatea de evidenţa persoanelor 21.Inventare şi procese — verbale privind predarea P documentelor la arhivele naţionale C-S. | 22. Nomenclator P arhivistic 23.Lucrări de P selecționare şi aprobările SJAN CS, procese verbale de control arhivăl 24. Registru de depozit 15 ani al arhivei 25.Registrul de intrare P ieşire al unităţilor arhivistice. 26.Cereri pentru 10 ani eliberarea actelor de identitate inclusiv | documente primare . 27. Cereri pentru 10 ani înscrierea menţiunii de reşedinţă inclusiv actele primare 28. Dosar cu avize de 10 ani JUDIŢUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA însoţire a cărților de identitate comunicate de către BJABDEP CS 29. Registru de furnizare date cu caracter personal în temeiul Legii nr. 677/2001 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulaţie a acestor date/REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogard a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor). 10 ani 30. Dosar cuprinzând corespondenţa pe linia furnizării datelor cu caracter personal 10 ani 31.Dosar cuprinzând comunicările de naștere primite în vederea operării În RNEP 10 ani 32. Dosar cuprinzând comunicările intervenite în statutul civil al persoanelor primite în vederea operării în RNEP 10 ani 33. Dosar cuprinzând comunicările de deces primite în vederea operării în RNEP 10 ani 34. Dosar cuprinzând comunicările de stabilire a statutului de cetățean român cu domiciliul în | străinătate în vederea 10 ani 10 JUDEŢUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA operării în RNEP 35.Dosar cuprinzând comunicările referitoare li interzicerea unor drepturi electorale în vederea operării în RNEP 10 ani 36.Dosar cuprinzând procesele verbale de distrugere a cărților de identitate, cărţilor de alegător și a altor documente. 10 ani 37.Dosar cuprinzând documentele și corespondenţa privind sistemul informatic Schengen. 10 ani 38.Dosar cu documente şi corespondenţă privind inventarierea ştampile- lor, ştanțelor de timbru sec, materialelor utilizate în producerea de documente de identitate 10 ani 39.Corespondență referitoare la urmărirea generală și locală a unor persoane sau alte menţiuni operative 10 ani 40. Condică de sugestii şi reclamaţii 10 ani 41.Dosar cuprinzând hotărâri ale Consiliului Local, dispoziții emise de Primarul Municipiulu Reşiţa , note interne 10 ani 42.Registru contravenţii, procese-verbale de constatare a contravenţiilor 5 ani 43,Comunicări şi corespondenţă privind asigurarea coerenţei RNEP cu informațiile privind actele de stare civilă 5 ani Il JUDEȚUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA 44. Registru unic de evidenţă a registrelor, condicilor, borderourilor şi a caietelor pentru însemnări neclasificate 45. Registru de evidența petițiilor 5 ani 46.Registru de audienţe 5 ani 47.Registru de intrare — ieşire corespondență ordinară serviciu 5 ani 48.Registru pentru furnizarea datelor de interes public potrivit Legii nr.544/2001 49. Registru note telefonice 50.Dosar cuprinzând petiţiile şi modul de soluţionare a acestora S ani 51.Dosar cuprinzând solicitările cetățenilor la audiențe 5 ani 52.Dosar cuprinzând corespondența pe linia furnizării datelor solicitate în temeiul Legii nr.544/2001 5 ani 53.Condici predare / primire acte de identitate la posturile de Poliţie 54.Corespondenţă cu privire la activitatea compartimentului de evidenţă a persoanelor. 5 ani 55.Cotoare cărți de identitate provizorii 5 ani 56. Condică predare corespondență militară. 57.Dosar cu situaţii statistice referitoare la principalele activităţi desfăşurate pe linie de evidenţă situaţii cu 5 ani 12 ÎUDEȚUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REȘIȚA | romii, situaţii privind gestionare a cărților de identitate și cărților de identitate provizorii 58. Dosar cuprinzând procesele verbale de control, note de 5 ani constatare și rapoarte de control efectuate de către DEP CS şi alte instituţii competente pe linia activității serviciului 59.Dosar cu rapoarte, informări , sinteze cu 3 ani privire la activitatea serviciului 60.Registre privind planificarea zilnică a 3 ani lucrătorilor care desfăşoară activități de lucru cu publicul. 61.Dosar cu rapoartele de verificare primite de la lucrătorii de ordine 3 ani publică şi de la Direcţia Poliţia locală privind persoanele care nu au solicitat eliberarea unui act de identitate în termenul stabilit de lege. 62.Dosar cu informările 3 ani privind modul de reflectarea activităţii serviciului în mass- media 63.Dosar de pregătire 3 ani profesională cu angajaţii serviciului 64. Dosar cu planificări 3 ani şi analize ale activității trimestriale privind activitatea pe linie de evidenţa persoanelor și stare civilă 13 JUDEȚUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA IV. SERVICIUL PUBLIC ”SERVICIUL VOLUNTAR PENTRU SITUAȚII DE URGENȚĂ” | 1.Documente privind managementul situaţiilor de urgență. 10 ani 2. Documente de organizare, asigurare materială și dotarea S.V.S.U. (înștiințări- alarmare, adăpostire, N.B.C.) 10 ani 3.Documente de pregătire, instruire, Analize, bilanţuri, P.V. de control. 10 ani 4.Corespondenţa cu instituţiile judeţene cu atribuţii în domeniul situațiilor de urgenţă și agenţii economici. 5.Documente resurse umane pentru personalul angajat şi voluntar. 5 ani 6.Documente privind planurile de apărare împotriva incendiilor, dotarea cu mijloace de stingere, corespondență pe linie P.S. 10 ani 7.Documente privind securitatea şi sănătatea în muncă, cercetarea accidentelor de muncă şi corespondenţa specială. 15 ani 8.Documente de mobilizare a economici, evidenţă militară și M.L.M. rechiziţii şi asigurarea populaţiei cu produse raţionalizate. 10 ani V. SERVICIUL ' ACHIZIȚII PUBLICE A. Biroul Achiziţii Publice | 1. Planul anual al achiziţiilor publice 5 ani Arhivarea se face în conformitate cu prevederile art, 149 din | HG 395/2016 JUDEȚUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA 2.Corespondenţă privind 5 ani o activitatea biroului. 3.Oferte 1 an 4. Dosarele conținând procedurile de achiziţii 5 ani publice B. Compartimentul 1. Corespondenţă 5 ani Informatică şi Baze de Date | privind activităţile compartimentului |! VI. VICEPRIMARI A. DIRECȚIA GENERALĂ | 1.Corespondenţa şi ÎNVĂȚĂMÂNT, evidenţa situaţiilor CULTURĂ, TINERET, solicitate în baza Legii SPORT ȘI CULTE/__ nr. 1/2011 — Legea 5 ani DIRECȚIA INVAȚĂAMANT, | educaţiei naționale cu | RELAȚII modificările și | INTERINSTITUȚIONALE, | completările ulterioare | CULTE, SPORT ȘI | TINERET | a. Compartiment 2.Răspunsuri la petiţii- 5 ani Învățământ, Cultură, Sport, | Legea nr. 544/2001 cu Tineret şi Culte modificările şi completările ulterioare b. Biroul Activităţi Sportive, | 1.Corespondenţa şi Bazinul de Înot și evidenţa situaţiilor 5 ani Cinematograf “Dacia” solicitate E 2.Răspunsuri la petiţii — Legea nr. 544/2001 cu 5 ani modificările și completările ulterioare | c. Serviciul pentru 1.Corespondenţa şi 5 ani Administrarea Grădinii evidența situațiilor Zoologice “Profesor Ioan solicitate | Crișan” | 2. Răspunsuri la petiţii- 5 ani Legea nr. 544/2001 cu modificările și L_ completările ulterioare d. Biroul Asistenţă 1. Corespondenţa și 5 ani Medicală Preuniversitară evidenţa situaţiilor solicitate Centralizatoare 2. Răspunsuri la petiţii- Legea nr. 544/2001 cu modificările şi completările ulterioare 5 ani JUDEȚUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA VII. SECRETAR GENERAL A. Secretar General 1.Corespondența Secretarului General cu Prefectura, Consiliul Judeţean şi alte instituţii din localitate şi țară. 2.Registru de evidență a declaraţiilor privind apartenenţa politică a aleşilor locali. 15 ani 3.Declaraţii privind apartenenţa politică a aleşilor locali. 10 ani B. Biroul Contractare Servicii Sociale, Transparenţă Decizională, Securitate [...]