HCL 272/2015 Reșița adoptată

ROMÂNIA JUDEȚUL CARAŞ-SEVERIN MUNICIPIUL REŞIŢA CONSILIUL LOCAL Hotărârea nr. 272 din 27.10. 2015 privind aprobarea Nomenclatorului de păstrare a documentelor arhivistice Consiliul Local al municipiului Reşiţa, întrunit în şedinţa ordinară din data de 27.10.2015; Văzând expunerea de motive şi raportul de specialitate al Direcţiei Juridice şi Administraţie Publică Locală, precum şi rapoartele de avizare ale comisiilor de specialitate ale Consiliului Local: Văzând Avizul Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale înregistrat la Registratura Generală a Consiliului Local sub nr.21067/19.10.2015; În conformitate cu prevederile art.8 alin.1 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale, republicată cu modificările si completările ulterioare; Luând în considerare instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul nr. 217 din 23.05.1996; În temeiul prevederilor art. 36 alin.9, art. 45 alin.1, art. 49 alin. 1, art. 115 alin. 1 lit. b), alin. 3, din Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare Hotărăşte: Art.1. — Se aprobă Nomenclatorul de păstrare a documentelor arhivistice, conform Anexei, anexă care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. — Prezenta hotărâre intră în vigoare la data comunicării. Art.3. — Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează Biroul Elaborare Documente privind Administrația Publică Locală şi Arhivă. Art.4. — Hotărârea se comunică: - Primarului municipiului Reşiţa: - Prefectului şi Instituţiei Prefectului Judeţul Caraş-Severin; - Direcţiei Juridice şi Administraţie Publică Locală-Biroul Elaborarea Documente privind Administraţia Publică Locală şi Arhivă: - Tuturor serviciilor şi direcțiilor din cadrul aparatului de specialitate al Primarului; Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ, CONTRASEMNEAZĂ, MARTA REMUS | SECRETAR | BUCUR-TAJEIAN CORNEL “Mu N ZI IN, SE APROBĂ, PRIMARI / ÎS MIHAI, (&TEPANEȘCĂ ANEXĂ LA HCL NR.2 72, 27.40.2015 SERVICIUL JUDEȚEAN CARAŞ-SEVERIN SE rm, AL ARHIVELO -NAŢIONA AI Ia OVIDIW/ e NOMECLATORUL DE PĂSTRARE A DOCUMENTELOR ARHIVISTICE Aprobat prin HCL NR.272/22 /02015 DIRECȚIA SERVICIILE DENUMIREA DOSARULUI (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) TERME NUL DE PĂSTR ARE OBS 1 2 3 |. PRIMAR A.Compartiment Cabinet Primar 1.Corespondenţa Primarului (intrări-ieşiri) cu Guvernul, Prefectura şi alte instituţii din localitate şi din țară. 2.Lucrări referitoare la legături de colaborare a Primăriei cu localități din alte țări (corespondenţă externă). 3.Lucrări referitoare la acordarea certificatelor de “Cetăţean major al mun.Reşiţa”. 4.Corespondență referitoare la relații mass- media (intervenţii ale Primarului). 5ani 5 ani B.Compartiment Audit Public Intern 1. Plan anual si multianual de audit.intern, program de asigurare si imbunatatire a calitatii activitatii de audit intern 2.Dosare de audit intern 3. Raport anual de audit intern 4, Avize pentru entitati publice subordonate, coordonate sau sub autoritate 5.Rapoarte si analize economice 6.Corespondenta 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 3 ani C.Serviciul Public “Serviciul Comunitar de Evidenţa Persoanelor “ Compartiment -Stare Civilă- 1.Registre cu acte de stare civilă (naştere,căsătorie, deces,divorț, adopții) 2.Registre-opis ale actelor de stare civilă. 3.Liste de atribuire CNP,procese verbale de rectificare CNP. 4.Legi, Ordonanţe şi Hotărâri de Guvern, Decrete, Instrucțiuni,Ordine,Radiog rame şi Circulare cu privire la activitatea de stare civilă. 5.Inventar şi procese verbale privind predarea documentelor la depozitul de arhivă. 6.Registru unic de control,registru cu procesele- verbale,procese verbale rezultate în urma controalelor de fond,tematice şi de verificare a gestiunii certificatelor de stare civilă. 7.Registru pentru evidența ştampilelor,sigilii. 8.Documente primare(constatatoare naştere şi deces, dosare de căsătorie, declaraţii de recunoaştere, procese- verbale de abandon sau de copil găsit, sentințe de înregistrare tardivă a naşterii, sentințe de adopție, dosare schimbare de nume pe cale administrativă şi 50 ani Se predau după 100 de ani de la crearea lor la Arhivele Judeţene Se predau după 100 de ani de la crearea lor la Arhivele Judeţene dosare rectificări acte de stare civilă) 9.Documente care au stat la baza modificărilor statutului civil al persoanelor(declarații recunoaştere ulterioară,sentinţe de tăgadă a paternităţii,sentințe încuviințare purtare nume),sentinţe privind modificarea,completarea, anularea actelor de stare civilă,declararea judecătorească a morții. 10.Transcrieri naştere,căsătorie,deces. 11.Aprobări de reconstituire acte de stare civilă. 12.Sentinţe divorţ, dosare divorț administrativ. 13.Dispoziţii de schimbare a numelui pe cale administrativă. 14.Documente şi aprobări referitoare la înscrierea unor menţiuni în actele de stare civilă,cu aprobarea DEPABD Bucureşti,intervenite în străinătate. 15.Verificări declarare judecătorească a morții, înregistare tardivă a naşterii. 16.Registre privind ridicarea şi gestionarea certificatelor şi extraselor multilingve de stare civilă. 17.Registre de intrare- ieşire corespondenţă şi documente neclasificate. 18.Dispoziţii,circulare pe linie de stare civilă transmise de DEPABD Bucureşti, DEP C-S. 50 ani 50 ani 50 ani 50 ani 50 ani 50 ani 50 ani 25 ani 10 ani 10 ani 19.Procese verbale de constatare a contravenţiilor. 20.Situaţii încheieri sfârşit de lună, trimestriale, semestriale. 21.Cereri privind eliberarea certificatelor de stare civilă,extraselor multilingve,adeverinţei privind statutul civil livrete de familie,modificări în cuprinsul livretelor de familie. 22.Adeverinţe privind statutul civil al persoanei. 23.Corespondenţă eliberare extrase uz oficial de pe actele de stare civilă. 24.Anexa 24,sesizarea privind deschiderea procedurii succesorale. 25.Corespondența compartimentului. 26.Documente. privind eliberarea adeverinţei cu componenţa familiei,adeverinţe cu componenţa familiei. 27.Cereri acordare premiu 50 ani căsătorie,cereri acordare premiu persoane 90-100 ani. 28.Comunicări de menţiuni renunțare, pierdere, retragere,acordare,dobân dire şi redobândire a cetățeniei române. 29.Registre înregistrare cereri divorţ. 30.Registre evidență certificate şi extrase multilingve de naştere,căsătorie,deces,di vort. 31.Registre de evidenţă a 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani D.Compartiment Evidenţa Persoanelor livretelor de familie. 32.Liste electorale permanente şi copiile acestora editate cu ocazia organizării proceselor electorale privind alegerile prezidenţiale, alegerii membrilor din România în Parlamentul European. 33.Liste electorale permanente şi copiile acestora editate cu ocazia organizării proceselor electorale privind alegerile locale,generale. 34.Registru de evidenţă primire şi rezolvare a petiţiilor adresate de persoane fizice sau juridice,registru audienţe,deplasări,note telefonice. 1 .Registru de evidenţă a cererilor pentru eliberarea actelor de identitate şi pentru stabilirea reşedinţei. 2. Registru de evidenţă a informaţiilor secrete de serviciu. 3.Condică de predare- primire a documentelor clasificate. 4.Registru de evidenţă a certificatelor de securitate şi autorizaţiile de acces la informaţii clasificate. 5.Registru unic de evidenţă a registrelor, condicilor, borderourilor şi a caietelor desemnate clasificate. 6.Borderouri corespondenţă clasificată. 7.Fişe de evidenţă locală şi centrală. 8.Dosar de atribuire 5 ani 4 ani 5 ani 10 10 10 10 Se păstrează 1 an de la apariţia noilor liste. Se păstrează 1 an de la apariţia noilor liste. Informaţii clas. ss Informaţii clas. ss Informaţii clas. ss Informaţii clas. ss Informaţii clas. ss C.N.P. 9.Inventare şi procese - verbale privind predarea documentelor la arhivele naţionale C-S. 10.Cereri pentru eliberarea actelor de identitate inclusiv documente primare . 11. Acţiuni în instanță privind Înregistrarea tardivă a naşterii, completare, modificare respectiv anulare acte stare civilă precum şi reconstituirea lor dosare cauze. 12.Registru de evidenţă contravenţii, procese verbale contravenţii, cotoare procese verbale de constatare a contravenției. 13.Cereri ale cetățenilor pentru stabilirea reşedinţei. 14. Avize de însoţire a transmiterii loturilor de producţie C.I. 15.Corespondenţă şi registru conform Legii 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date. 16.Dosare comunicări naştere. 17.Dosare comunicări decese. 18.Condică de sugestii şi reclamaţii. 19.Corespondenţă cu privire la activitatea compartimentului de evidenţă a persoanelor. 20.Petiţii, cereri, reclamaţii, sesizări ale 10 ani 10 ani 5 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5ani Sani cetăţenilor instituţiilor şi organizațiilor legal constituite şi corespondenţă legată de soluționarea acestora. Propuneri şi scrisori de mulţumire primite de la cetățeni. 21.Situaţii statistice referitoare la principalele activități desfăşurate pe linie de evidenţă situaţii cu romii, situații privind gestionare C.I., C..P. 22.Cotoare C.I.P. 23.Condică predare corespondenţă militară. 24.Condică de predare- primire a actelor de identitate la posturile de poliție. 25.Radiograme, instrucţiuni şi dispoziţii transmise de serviciile teritoriale coordonate metodologic prin D.E.P C- S. 26.Dosare comunicări C.R.D.S. 27.Menţiuni de divorț. 28.Comunicări privind interzicerea unor drepturi electorale prin hotărâre judecătorească. 29.Rapoarte primite de la lucrătorii de ordine publică privind persoanele care nu au solicitat eliberarea unui act de identitate în termenul stabilit de lege. 30.Registru note telefonice. 31.Registre privind planificarea zilnică a lucrătorilor care desfăşoară activităţi de lucru cu publicul. 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 10 ani 3 ani 3ani 3 ani II.VICEPRIMARI A. Serviciul Public “Serviciul Voluntar pentru Situaţii de Urgență” 1. Documente privind managementul situaţiilor de urgență. 2. Documente de organizare, asigurare materială şi dotarea S.V.S.U. (înştiințări- alarmare, adăpostire, N.B.C.) 3. Documente de pregătire, instruire, Analize, bilanţuri, P.V. de control. 4. Corespondenţa cu instituţiile judeţene cu atribuții în domeniul situaţiilor de urgenţă şi agenţii economici. 5. Documente resurse umane pentru personalul angajat şi voluntar. 6. Documente privind planurile de apărare împotriva incendiilor, dotarea cu mijloace de stingere, corespondenţă pe linie P.S.|. 7. Documente privind securitatea şi sănătatea în muncă, cercetarea accidentelor de muncă şi corespondența specială. 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5ani 10 ani 15 ani III.SECRETAR A. Secretar 1. Declaraţii privind apartenenţa politică a aleşilor locali. 2.Registru de evidență a declaraţiilor privind apartenenţa politică a aleşilor locali. 3.Corespondența Secretarului cu Prefectura, Consiliul 10 ani 15 ani Județean şi alte instituții din localitate şi țară. IV. DIRECȚIA JURIDICĂ ŞI ADMINISTRAŢI E PUBLICĂ LOCALĂ A. Biroul Elaborare Documente Privind Administraţia Publică Locală Şi Arhivă 1. Şedinţele Consiliului Local cuprinzând: expuneri de motive, rapoarte de specialitate, rapoarte de avizare, documentaţii-hotărârile adoptate. 2. Registrul de evidenţă a hotărârilor Consiliului Local. 3. Dispoziţii ale Primarului. 4. Registru de evidenţă a dispoziţiilor Primarului. 5. Lucrări privind procesul de eliberare a actelor normative în conformitate cu Legea nr.52/2003, cu privire la transparenţa decizională în administrația publică. 6. Registru de evidență a proiectelor de hotărâri în conformitate cu Legea nr.52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică. 7. Lucrări referitoare la pregătirea şi desfăşurarea alegerilor locale, parlamentare, a alegerilor pentru Parlamentul European şi prezidenţiale. 8. Lucrări referitoare la transmiterea actelor emise de Consiliul Local şi Primar instituţiilor şi persoanelor interesate. 9. Registru de prezenţă a consilierilor la şedinţe. 10. Registru privind activitatea comisiilor de specialitate ale Consiliului Local, procese-verbale de avizare a proiectelor de 5 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani hotărâri. 11. Lucrări privind organizarea şi desfăşurarea acţiunilor de cunoaştere şi popularizare a legislaţiei, a hotărârilor Consiliului Local, a dispoziţiilor Primarului. Procese- verbale de afişare. 12. Lucrări privind adunările publice: cereri şi procese-verbale de aprobare a desfăşurării adunărilor publice. 13. Corespondenţă privind activitatea serviciului. 14. Liste electorale folosite la alegeri. 15. Procese-verbale afişări şedinţe Consiliului Local. 16. Lucrări privind afişarea actelor trimise de instanță: procese-verbale de afişare, organizări concursuri posturi, comisii de fond funciar, obținerea autorizaţiei de mediu. 17. Condici de borderouri de predare a corespondenţei. 18. Nomenclatorul de păstrare a documentelor arhivistice. 19. Inventarele, procesele-verbale şi corespondenţa cu privire la selecționarea documentelor arhivistice. 20. Inventarele documentelor arhivistice cu caracter permanent. 21. Registru de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităților arhivistice. 22. Registru de depozit. 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 3 ani 3ani 15 ani | Se păstrează 1 an de la apariţia noilor liste. B. Compartiment Relaţii Cu Publicul Şi Informare Cetăţeni C. Biroul Juridic, Aplicarea Legilor Proprietății Şi Contencios Administrativ 23. Copii, adeverinţe eliberate pentru atestarea unor situații rezultate din evidenţele existenteîn arhiva instituţiei. 1.Registru de evidență a audienţelor. 2.Index audiențe. 3. Registru de evidenţă a cererilor cetățenilor la Legea nr.27/2002. 4. Registru de evidenţă a cererilor cetățenilor la Legea nr.544/2001. 5. Registru de reclamaţii, sesizări ale cetățenilor- telefonul cetățeanului 0800811811. 6. Răspunsuri la petiţii Legea nr.27/2002. 7. Răspunsuri la petiţii Legea nr.544/2001. 8. Răspunsuri către cetățeni înscrişi în audienţă. 9. Declaraţii de întreţinere Germania. 10.Contracte de muncă străinătate. 1.Registru de evidenţă a cauzelor aflate pe rolul instanțelor de judecată. 2.Dosarele cauzelor aflate pe rolul instanțelor de judecată, în care Primăria este parte, cuprinzând cereri doveditoare, hotărâri judecătoreşti pronunţate şi citaţii. 3.Registru notificări la Legea nr.10/20071. 4.Dosare execuţionale la Legea nr.10/2001. 5.Corespondenţa cu alte instituții publice şi | organice ierarhic 25 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani 1an 1 an 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani D. Aparatul de Specialitate al Consiliului Local superioare. 6.Întrebări şi interpelări privind interpretarea unor acte normative adresate Guvernului sau Parlamentului. 7.Corespondenţa cuprinzând: petiții, sesizări, note de audiențe adresate Primăriei mun.Reşita, biroului juridic şi răspunsurile la aceste cereri. 1.Dosare cauză. 2.Corespondenţă cuprinzând petiţii, sesizări adresate Consiliului Local şi răspunsuri la acestea. 5 ani 3 ani 10 ani 5 ani V. DIRECŢIA TEHNICĂ A. Serviciul Gospodărie Urbană şi Mediu 1.Corespondenta cu privire la sesizari , reclamatii ale cetatenilor. 2.Procese vebale de contravenţie. 3.Planuri, programe şi măsuri de control în transportul rutier de bunuri. 4.Permise spargere. 5.Corespondenta persoane juridice, persoane fizice . 6.Autorizaţii de transport agabaritic, buşteni şi depozitare pământ şi moloz . 7.Licitaţii, hotărâri, procese verbale de confirmare a lucrărilor şi de achiziţii privind iluminatul public şi semaforizare. 8.Situaţii privind lucrările executate pe linie de drumuri, spații verzi, canale pluviale, salubritate. 9.Hotărâri, oferte comenzi şi corespondență cu privire la licitaţiile efectuate de către serviciu. 10.Autorizaţii, contracte şi licitaţii cu privire la transportul public local de călători. 11.Certificate de înregistrare şi certificate de radiere pt. vehicule supuse înregistrării de către Consiliul Local. 12.Autorizații, licitaţii şi atribuire privind transportul în regim de taxi. 3 ani 3 ani 3 ani 5ani 5 ani 5 ani 5 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani B.Serviciul Investiții şi Achiziţii Publice C.Serviciul Proiecte Europene şi Relaţii Internaționale 13.Hotărâri, reglementări, contracte, documente privind serviciul de alimentare cu energie termică. 14.Studii, program, proiecte privind dezvoltarea şi modernizarea sistemului de alimentare cu energie termică. 15.Studii, programe, proiecte anuale privind prevenirea şi combaterea poluării mediului înconjurător. 1. Studii de fezabilitate, proiecte tehnice, proiecte cu finanțare nerambursabliă. 2.Rapoarte anuale cu activitatea compartimentelor. 3. Dosare achiziții publice de produse servicii şi lucrări. 4.Situaţii de lucrări de investiţii, reparaţii şi întreținere. 5.Oferte prezentate de firme. 6.Corespondenţă naţională (ministere şi alte instituții din țară). 7.Corespondenţă cu persoane fizice (reclamaţii, sesizări). 8.Informaţii despre programe cu finanţare externă. 1.Corespondenţă naţională şi internaţională (ministere şi alte instituții din țară, înfrăţiri existente, 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5ani 3 ani 5 ani 3 ani 5ani 5 ani D.Biroul Achiziţii Publice, Cultură, Educaţie şi Relaţii Interinstituţionale evenimente oficiale organizate de autorităţi) 2.Răspunsuri corespondență 3.Proiecte cu finanțare nerambursabilă. 4.Documentaţii Tehnico- Economice. 5.Informări programe cu finanţare externă. 6. Raportul anual cu activitatea serviciului 7. Răspunsuri la petiţii Legea 544/2001 1.Planul anual al achizițiilor publice. 2.Corespondenţă . 3.Oferte. 5 ani 5ani 5 ani 5 ani 5 ani Arhivarea dosarelor conţinând proceduril e de achiziţii publice se face în conformita te cu prevederile art.212 din OUG 34/2006 VI. Direcţia Urbanism şi Amenajarea Teritoriului 1.Certificate de Urbanism şi documentaţiile care stau la baza eliberării acestora 2.Autorizații de Construire sau Desfiinţare şi documentaţiile care stau la baza eliberării acestora 3.Documentaţii de urbanism: planuri urbanistice zonale, planuri urbanistice de detaliu, elaborate în cursul anului 4.Declaraţie privind regularizarea taxei pentru autorizare 5.Registre evidență Autorizaţii Construire şi Certificate de Urbanism 6.Documentaţii pentru organizarea unor concursuri sau licitaţii la lucrări în domeniul urbanismului şi amenajarea teritoriului 7.Adeverinţe privind poziţia terenurilor în localitate, existenţa unor construcții, nr. conscripţional, adrese 8.Avize privind desfăşurarea unor activități de către agenţii economici pe raza municipiului la Decretul Lege nr. 54/1990 9.Procese Verbale de Contravenţie 10.Corespondenţă privind activitatea serviciului 20 ani 10 ani 5ani 3 ani 3 ani VII. Directia Buget,Finante, Contabilitate si Resurse Umane A.Compartimentul Buget, Finante, Contabilitate, Organizare, Planificare, CFP 1. Dări de seamă anuale (trim.IV). 2. Buget local. 3.Inventarierea bunurilor. 4. Acte datoria publică 5.Note contabile şi acte justificative privind înregistrarea în conturi (casă-bancă), proiecte europene. 6. Documentaţie deschideri bugetare. 7. Comenzi, contracte, corespondenţă. 8. Fişe contabile analitice şi sintetice. 9. Documente decizii acte control, audit intern, curte conturi, CFP. 10. Documentatii lucrări investiții. 11. Balanţe de verificare analitice şi sintetice. 12. Documentaţie amortizare Mijloace Fixe. 13. Documentaţii venituri cheltuieli. 14. Proiect şi lucrări de buget. 15. Documentaţii deschideri bugetare. 15.Dări de seamă trimestriale. 17.Acte analiză, verificare, constatare alegeri. 18.Acte reţinerii din salarii. 19.Speci [...]