HCL 54/2020 Orăștie adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL HUNEDOARA MUNICIPIUL ORĂŞTIE CONSILIUL LOCAL HOTĂRÂREA NR. 54 /2020 privind aprobarea nomenclatorului arhivistic al Primăriei municipiului Orăştie şi Serviciile publice subordonate Consiliului Local Consiliul Local al municipiului Orăștie, Județul Hunedoara; Analizând proiectul de hotărâre nr.55/2020 și referatul de aprobare nr.4609/22.04.2020 al Primarului Municipiului Orăștie, d-l ing.Ovidiu Laurențiu Bălan din care reiese necesitatea și oportunitatea adoptării unei hotărâri privind aprobarea nomenclatorului arhivistic al Primăriei municipiului Orăștie şi Serviciile publice subordonate Consiliului Local; Având în vedere raportul nr.4610/22.04.2020 al Direcției Administrație Publică Locală din cadrul aparatului propriu al Primarului municipiului Orăștie. În baza raportului de avizare nr.4792/29.04.2020 al comisiei pentru administrație locală, juridică și de disciplină și raportul de avizare nr.4798/29.04.2020 înregistrate în ședințele comisiilor din data de 28.04.2020. Ținând cont de prevederile art.8, alin.(2) din Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996, republicată; În temeiul prevederilor art.129, alin.(1) și alin.(14), art.139, alin.(1) şi ale art.196, alin.(1), lit.”a” din Ordonanța de Urgență nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂŞTE : Art.1 - Se aprobă nomenclatorul arhivistic al Primăriei municipiului Orăştie şi Serviciile publice subordonate Consiliului Local al municipiului Orăştie, conform anexei care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2 - Cu data adoptării prezentei hotărâri orice dispoziție contrară se abrogă. Art.3 - Prezenta hotărâre poate fi atacată conform procedurii și termenelor prevăzute de Legea nr.554/2004 a contenciosului administrativ, cu modificările și completările ulterioare. Art.4 - Cu ducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri se încredințează Primarul Municipiului Orăștie şi Direcția Administrație Publică Locală.  Art.5 - Prezenta hotărâre se comunică : - Instituției Prefectului – Județul Hunedoara; - Primarului municipiului Orăștie; - Direcției Administrație Publică Locală; - Direcției Județene a Arhivelor Naționale. Municipiul Orăștie, 30.04.2020 PREȘEDINTE DE ȘEDINȚĂ, prof.ȚAMBĂ Alin Adam CONTRASEMNEAZĂ, SECRETAR GENERAL, jr.Teodor IORDAN Această hotărâre a fost adoptată în ședința ordinară din data de 30 aprilie 2020, cu următoarele voturi : Total consilieri locali : 19 Prezenți : 19 Pentru : 19 Împotrivă : - Abțineri : -  ROMÂNIA JUDETUL HUNEDOARA ANEXĂ MUNICIPIUL ORĂŞTIE la HCL nr.54 /2020 CONSILIUL LOCAL SE CONFIRMĂ Serviciul JudeŃean Hunedoara al Arhivelor NaŃionale Şef Serviciu Silviu Dumitru Ionaş NOMENCLATORUL ARHIVISTIC care cuprinde termenele de păstrare ale documentelor create in cadrul Primăriei Municipiului Orăştie şi Serviciile publice subordonate Consiliului Local TERMEN OBS. DIRECłIA SERVICIUL/ DENUMIREA DOSARULUI DE BIROUL PĂSTRARE (ANI) 1 2 3 4 5 1.Hotărâri Consiliu Local. P 2. Registru evidenŃa hotărârilor. P 1.Registre de stare civilă: de naştere, căsătorie, decese P S.P.C.L.E.P 2.Registre opis ale actelor de stare civila P 3.Liste CNP precalculate P A. 4. Inventarele dosarelor predate la arhivă şi P Compartiment procesele verbale aferente Stare Civilă 5.Registre intrare – ieşire doc stare civilă P 6.EvidenŃa registrelor şi certificatelor de naştere, 100 ani de căsătorie, de deces 7.Documente cu privire la evidenŃa, atribuirea, 100 ani I. înscrierea şi gestionarea CNP Consiliul 8.Dosare divorŃ pe cale administrativă 100 ani Local 9.Registru înregistrare cereri de divorŃ 100 ani 10.Registru evidenŃă certificate de divorŃ 100 ani 11.Acte care stau la baza înregistrărilor de naştere 100 ani 12.Acte care stau la baza înregistrărilor de 100 ani căsătorie 13.Acte care stau la baza înregistrărilor de deces 100 ani 14.DeclaraŃii de recunoaştere a paternităŃii, 50 ani sentinŃe de stabilire a filiaŃiei, de încuviinŃare a purtării numelui, de tăgada paternităŃii, sentinŃe civile de adopŃii cu efecte restrânse, precum şi sentinŃe de desfacere a adopŃiei 15.MenŃiuni de recunoaştere, de acordare sau de 50 ani retragere a cetăŃeniei române 16.Dosare de schimbare a numelui sau prenumelui 50 ani pe cale administrativă, precum şi dosare de ortografiere a numelui 17.Sentinte de divorŃ emise de instanŃele 50 ani judecătoreşti 1 18.DocumentaŃie privind rectificarea, completarea 50 ani sau anularea şi reconstituirea actelor de stare civilă 19.Certificate de divorŃ primite de la notari publici 50 ani 20.Registru de evidenŃă extrase multilingve 50 ani naştere, căsătorie, deces 21.Documente privind pregătirea profesională şi 50 ani de specialitate( radiograme, circulare, acte normative care reglementează activitatea de stare civilă) 22.Acte care au stat la baza unor înregistrări pe 50 ani actele de stare civilă a unor modificări în statutul civil al persoanei 23.Registre privind gestionarea (eliberarea) 50 ani certificatelor de naştere, de căsătorie şi de deces 24.Documente privind aprobări la transcrierea unor 50 ani menŃiuni primite din străinătate: certificate sau sentinŃele de divorŃ pronunŃate în străinătate, anularea divorŃului, menŃiuni de schimbare a numelui în străinătate, sau căsătorii desfăcute prin divorŃ 25.Cereri şi adrese privind eliberarea extraselor 50 ani multilingve ale actelor de naştere loco şi din alte U.A.T-uri 26.Cereri şi adrese privind eliberarea extraselor 50 ani multilingve ale actelor de căsătorie loco şi din alte U.A.T-uri 27.Cereri şi adrese privind eliberarea extraselor 50 ani multilingve ale actelor de deces loco şi din alte U.A.T-uri 28.Condică corespondenŃă, curierat 30 ani 29.CorespondenŃa privind dispariŃia în alb a unor certificate de stare civilă 20 ani 30.Cereri pentru deschiderea procedurii succesorale 15 ani 31.Decizii, cereri şi alte acte referitoare la transcrierea actelor de naştere, de căsătorie şi de 10 ani deces 32.Registrul proceselor verbale întocmite cu 10 ani ocazia controalelor 33.CorespondenŃa diversă, cereri şi acte care au 10 ani stat la baza eliberării adeverinŃelor de înhumare pentru cetăŃenii români decedaŃi în străinătate 34.PublicaŃii căsătorie primite de la alte primării şi 10 ani adrese regim matrimonial 35.Cotoare procese verbale de contravenŃie 10 ani 36.Cereri şi adrese privind eliberarea certificatelor 10 ani de divorŃ din dosarele de divorŃ pe cale administrativă 37.Cereri şi adrese privind eliberarea dovezilor de 10 ani stare civilă 38.Cereri şi adrese privind eliberarea certificatelor 10 ani de naştere loco 39.Cereri şi adrese privind eliberarea certificatelor 10 ani de naştere din alte U.A.T-uri 40.Cereri şi adrese privind eliberarea certificatelor 10 ani de căsătorie loco şi din alte U.A.T-uri 41.Cereri şi adrese privind eliberarea certificatelor 10 ani de deces loco şi din alte U.A.T-uri 42.Cereri privind eliberarea formularelor standard 10 ani multilingve şi formularelor multilingve ce vor fi anexate certificatelor de stare civilă 679/2016. 2  43.SituaŃii lunare, trimestriale, semestriale şi 10 ani anuale, borderouri cu predarea buletinelor statistice, a buletinelor de identitate a celor decedaŃi, a livretelor de naştere, borderouri comunicări de naştere 44.Plan de muncă, de măsuri, de activitate 10 ani necesar- lunar, trimestrial, semestrial, raport anual de activitate 45.Acte care au stat la baza eliberării livretelor de 5 ani familie, cereri, registru privind eliberarea livretelor de familie 45.CorespondenŃa privind eliberarea extraselor 5 ani pentru uzul organelor de stat de pe actele de naştere, de căsătorie şi de deces 47.Registru de evidenŃă a contravenŃiilor aplicate 5 ani prin procese verbale 48.Cereri, reclamaŃii, sesizări ale cetăŃenilor, 5 ani instituŃiilor şi organizaŃiilor legal constituite şi corespondenŃa legată de soluŃionarea acestora 49.Adrese, comunicări şi menŃiuni de stare civilă 5 ani 50.Cererile persoanelor care au împlinit 50 de ani 5 ani de căsătorie, acŃiune organizată de Primăria Orăştie, precum şi borderourile aferente 51.Condica de prezenŃă 3 ani 52. Fişa postului 2 ani 1. DispoziŃii de muncă fără caracter normativ, P primite spre informare sau execuŃie 2. Registre de evidenŃă a eliberării actelor de P identitate 3. CorespondenŃa privind soluŃionarea cererilor P de schimbare a numelui pe cale administrativă. 4. Adrese prin care se comunică decizia de P schimbare a denumirii străzilor sau renumerotarea imobilelor. 5. Registru atribuire CNP din evidenŃa centrală. P 6. Procese verbale de reatribuire CNP. P 7. Rapoarte de bilanŃ, dări de seamă, sinteze de P analiza a activităŃii - anuale 8. Fişe de evidenŃă locală şi centrală. P B. 9. Exemplarul 2 al cărŃii de imobil P Comparti- 10. Inventar cu dosarele predate la depozitul de P ment arhivă. EvidenŃa 11.Registre de eliberare a paşapoartelor, 50 ani Persoanelor permiselor de conducere şi certificatelor de înmatriculare. 12. CorespondenŃa privind dispariŃia în alb a 20 ani unor certificate de stare civilă din cadrul consiliilor locale 13.Documente referitoare la sesizările şi cererile 10 ani unor cazuri de încălcare ale legii şi a deontologiei profesionale. 14.Registru de intrare-ieşire 10 ani 15.Proces verbal de distrugere a doc clasificate 10 ani 16.SituaŃia persoanelor fizice majore puse în 10 ani legalitate. 17.Comunicări de naştere sau modificare. 10 ani 18.Registre de intrare-ieşire documente 10 ani neclasificate. 19.Cereri pentru eliberarea actelor de identitate 10 ani şi declaraŃii privind pierderea, distrugerea sau furtul actelor de identitate. 3 20.Documente referitoare la eliberarea actelor 10 ani de identitate prin substituire de persoană. 21.CorespondenŃa privind actualizarea în BDL a 10 ani actelor de identitate emise de alte formaŃiuni. 22.Borderouri privind predarea sumelor încasate 10 ani ca urmare a furnizării datelor din evidenŃa pe bază de chitanŃe. 23.Cotoare procese verbale de constatare a 10 ani contravenŃiei. 24.Registre de evidenŃă a transmiterii loturilor de 10 ani producŃie C.I. 25.Registru conform Legii 677/2001 pentru 10 ani protecŃia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaŃie a acestor date. 26. Registru pentru evidenŃa persoanelor din 10 ani cadrul structurilor de siguranŃă naŃională şi alte instituŃii de stat care au stat la baza de date. 27. Registru de evidenŃă a contravenŃiilor 5 ani aplicate prin procese verbale. 28.Condica de predare-primire a actelor de 5 ani identitate la posturile de poliŃie. 29.Borderourile de însoŃire a comunicărilor de 5 ani naştere sau modificare, precum şi borderourile de înaintare a actelor de identitate pentru persoanele decedate. 30.Tabele înaintate de Ministerul JustiŃiei sau 5 ani DirecŃia de Paşapoarte cu privire la persoanele care au dobândit sau pierdut cetăŃenia română. 31.Adresele sub forma de tabel pentru 5 ani înaintarea dosarelor primite la ghişeul unic în vederea producerii paşapoartelor, permiselor de conducere sau a certificatelor de înmatriculare. 32.CorespondenŃa privind administrarea şi 5 ani valorificarea bazelor de date. 33.CorespondenŃa rezultată din relaŃiile cu 5 ani ministere şi alte autorităŃi publice, precum şi cu persoane fizice şi juridice. 34.CorespondenŃa cu DirecŃia Generală de 5 ani Afaceri Consulare din M.A.E. 35.CorespondenŃa rezultată din relaŃiile cu 5 ani unităŃi ale M.A.I. 36.Cereri ale cetăŃenilor pentru stabilirea 5 ani reşedinŃei şi corespondenŃa pe această linie. 37.Cereri, reclamaŃii, sesizări ale cetăŃenilor, 5 ani instituŃiilor şi organizaŃiilor legal constituite şi corespondenŃa legată de soluŃionarea acestora. 38.CorespondenŃa legată de unele persoane 5 ani de la cărora li s-a aprobat acordarea, redobândirea încetarea aplicare sau renunŃarea la cetăŃenia română. 39.DispoziŃii transmise la serviciile teritoriale 5 ani coordonate metodologic de I.N.E.P Bucureşti. 40.Plan de muncă, de măsuri, de activitate, 5 ani necesar – anual. 41.Registre verificări efectuate în evidenŃele 5 ani proprii : manuală şi automată. 42.Registre de evidenŃă a verificărilor efectuate 5 ani în exemplarul 2 al cărŃii de imobil şi fişele de evidenŃă locală. 43.Documente privind pregătirea profesională şi 5 ani de specialitate. 44.Extrase şi copii după dispoziŃia şefului 3 ani consiliului. 45.CorespondenŃa cu privire la referendum-uri, 3 ani 4 alegerile locale şi prezidenŃiale. 46.Planuri de acŃiune şi controale – măsuri, 3 ani precum şi corespondenŃa privind activităŃile desfăşurate la delegaŃii de stare civilă, unităŃile sanitare şi de protecŃie socială. 47.CorespondenŃa privind primirea şi eliberarea certificatelor de atestare a domiciliului. 3 ani 48.CorespondenŃa privind eliberarea extraselor de uz oficial şi altor date de stare civilă. 3 ani 49.CorespondenŃa privind cererile de verificare la solicitarea instanŃelor (înregistrări tardive, 3 ani rectificări). 50.CorespondenŃa referitoare la clarificarea unor 3 ani date din evidenŃa populaŃiei (înregistrări duble, alte neclarităŃi). 51.Adrese de înaintare a actelor CRDS sau a 3 ani celor găsite în străinătate sau pe teritoriul României. 3 ani 52.Centralizatoarele periodice privind indicatorii realizaŃi pe linia de evidenŃă a persoanelor şi eliberarea actelor de identitate. 3 ani 53.Centralizatoare periodice privind activitatea de diminuare a numărului persoanelor puse în legalitate. 3 ani 54.Centralizatoare periodice privind punerea în legalitate cu certificate de stare civilă sau acte de identitate a persoanelor. 3 ani 55.Centralizatoare privind clarificarea situaŃiei persoanelor lipsite de adăpost. 56.Centralizatoare privind clarificarea situaŃiei 3 ani persoanelor sau a cadavrelor cu identitate necunoscută. 3 ani 57.CorespondenŃa privind furnizările de date din evidenŃa populaŃiei. 3 ani 58.Cereri de verificare, note telefonice şi corespondenŃa referitoare la stabilirea identităŃii unor persoane. 3 ani 59.Plan de muncă, măsuri de activitate, necesar lunar, semestrial, trimestrial. 3 ani 60.Rapoarte şi procese verbale întocmite cu ocazia controlului efectuat la formaŃiunile teritoriale subordonate. 3 ani 61.Rapoarte de bilanŃ, dări de seamă, sinteze de analiză a activităŃii – lunar, trimestrial, 3 ani semestrial. 62.Registru privind solicitări ale informaŃiilor de 3 ani interes public 63.Condici şi borderouri de predare şi expediere 3 ani a corespondenŃei 3 ani 64.Registru de audienŃe 65.Condici şi borderouri de expediŃie a 3 ani corespondenŃei clasificate 3 ani 66.Registru de dactilografiere 67.Registru de note telefonice 2 ani 68.Registru de evidenŃă a cheilor de la fişete ateliere, birouri 2 ani 69.Condica de prezenŃă personal. [...]