HCL 159/2016 Orăștie adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL HUNEDOARA MUNICIPIUL ORĂŞTIE CONSILIUL LOCAL HOTĂRÂREA NR. 159 /2016 privind modificarea şi completarea HCL nr. 91/2014, referitoare la aprobarea nomenclatorului arhivistic al Primăriei municipiului Orăștie şi Serviciilor publice subordonate Consiliului local Orăștie Consiliul local al municipiului Orăștie, Județul Hunedoara; Având în vedere proiectul de hotărâre nr.163/2016, expunerea de motive a Primarului municipiului Orăștie nr.12.903/27.10.2016, raportul Direcției Administrație Publică Locală nr.27.10.2016 și raportul de avizare al comisiei pentru administrație locală. În temeiul prevederilor art.8, alin.(2) din Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996, republicată ale art.36, alin.(9) şi art.45, alin.(1) din Legea Administrației Publice Locale nr.215/2001, republicată cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂŞTE : Art.1. Se modifică HCL 91/2014 privind adoptarea nomenclatorului arhivistic al Primăriei municipiului Orăștie şi Serviciilor publice subordonate Consiliului local Orăștie, după cum urmează: a) La Direcția Administrație Publică Locală – Compartiment Resurse Umane se modifică termenul de păstrare de la 5 la 15 ani, pentru poziția nr. 15 – declarație de avere şi interese b) La SPCLEP Orăștie – Compartiment Stare Civilă : 1.Se modifică următoarele poziții şi termene de păstrare: - Poziția 3 (Registre opis ale actelor de stare civilă) devine poziția 2, termen de păstrare Permanent; - Poziția 4 (Liste CNP precalculate) devine poziția 3, termen de păstrare Permanent; - Poziția 25 (Registru intrare – ieșire documente de stare civilă) devine poziția 5, iar termenul de păstrare de la 25 ani la Permanent; - Poziția 18 (registru de eliberare a certificatelor de naștere, de căsătorie , de deces) devine poziția 6 (Evidența registrelor și certificatelor de naștere, de căsătorie, de deces), termenul de păstrare 100 ani; - Poziția 21 ( divorț pe cale administrativă ) devine poziția 8, termenul de păstrare 100 de ani; - Poziția 9 (Declarații de recunoaștere a paternității, sentințe de stabilire a filiației, de încuviințare a purtării numelui, de tăgada paternității, sentințe civile de adopții cu efecte restrânse) devine poziția 14 (Declarații de recunoaștere a paternității, sentințe de stabilire a filiației, de încuviințare a purtării numelui, de tăgada paternității, sentințe civile de adopții cu efecte restrânse, precum și sentințe de desfacere a adopției), iar termenul de păstrare de la 100 de ani la 50 ani; - Poziția 10 (Mențiuni de recunoaștere, de acordare sau de retragere a cetățeniei române) devine poziția 15, iar termenul de păstrare de la 100 la 50 de ani ; - Poziția 11 (decizii de schimbare a numelui sau a prenumelui precum și ortografieri) devine poziția 16 (Dosare de schimbare a numelui sau prenumelui pe cale administrative, precum și dosare de ortografiere a numelui), iar termenul de păstrare de la 100 ani la 50 ani; - Poziția 13 (sentințe de divorț) devine poziția 17 (Sentințe de divorț emise de instanțele judecătorești) , termenul de păstrare de la 100 ani la 50 ani; - Pozițiile 15 ( sentințe judecătorești pentru anulare sau completare a actelor de stare civilă ),16 ( dispoziții ale primarului cu privire la rectificarea actelor de stare civilă), 17 (acte privind reconstituirea actelor de naștere, de căsătorie, de deces ) devin poziția 18 (Documentație privind rectificarea, completarea sau anularea, și reconstituirea actelor de stare civilă), iar termenul de păstrare de la 100 ani la 50 ani; - Poziția 20 (divorț notar public ) devine poziția 19 (Certificate de divorț primite de la notari publici) ,iar termenul de păstrare de la 100 ani la 50 ani; - Pozițiile 42 ( documente privind pregătirea profesională și de specialitate ) și 2 ( material, documente si studii privind activitatea de stare civilă ) devin poziția 21 (Documente privind pregătirea profesională și de specialitate ( radiograme, circulare, acte normative care reglementează activitatea de stare civilă), iar termenul de păstrare pentru poziția 42 de la 5 la 50 ani, iar pentru poziția 2 de la permanent la 50 ani; - Poziția 24 (Registre privind gestionarea /eliberarea certificatelor de naștere, de căsătorie, și de deces) devine poziția 23, iar termenul de păstrare de la 25 la 50 ani; - Poziția 23 ( documente privind aprobări referitoare la transcrierea unor mențiuni primite din străinătate ) devine poziția 24 (Documente privind aprobări la transcrierea unor mențiuni primite din străinătate : certificate sau sentințele de divorț pronunțate în străinătate, anularea divorțului, mențiuni de schimbare a numelui în străinătate, sau căsătorii desfăcute  prin divorț) , iar termenul de păstrare de la 30 la 50 ani; - Poziția 37 (Cereri pentru deschiderea procedurii succesorale) devine poziția 30 , iar termenul de păstrare de la 5 la 15 ani; - Poziția 19 ( dosare privind transcrierea actelor de naștere, de căsătorie , de deces) devine poziția 31 (Decizii, cereri și alte acte referitoare la transcrierea actelor de naștere, de căsătorie, și de deces) iar termenul de păstrare de la 100 ani la 10 ani; - Poziția 46 ( rapoarte și procese verbale întocmite cu ocazia controalelor ) devine poziția 32 (Registrul proceselor verbale întocmite cu ocazia controalelor) , iar termenul de păstrare de la 3 la 10 ani; - poziția 27 ( diverse ) devine poziția 33 (Corespondenta diversă ,si cereri și acte care au stat la baza eliberării adeverințelor de înhumare pentru cetățenii români decedați în străinătate), iar termen de păstrare 10 ani; - Pozițiile 30 (publicații căsătorie primite de alte primării ) și 43 ( adrese regim matrimonial ) devin poziția 34 (Publicații căsătorie primite de la alte primării, și adrese regim matrimonial), termenul de păstrare fiind de 10 ani, iar pentru poziția 43 termenul de păstrare de la 5 la 10 ani; - Poziția 32 (Cotoare procese verbale de contravenție) devine poziția 35; - Poziția 33 ( cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de naștere și a dovezilor de stare civilă) devine poziția 38 (Cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de naștere loco), iar termenul de păstrare de la 5 ani la 10 ani; - Poziția 44 (cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de căsătorie și a dovezilor de stare civilă) devine poziția 40 (Cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de căsătorie loco și din alte UAT-uri) , iar termenul de păstrare de la 5 ani la 10 ani; - Poziția 34 (cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de deces și a dovezilor de stare civilă) devine poziția 41 (Cereri si adrese privind eliberarea certificatelor de deces loco și din alte UAT-uri), iar termenul de păstrare de la 5 ani la 10 ani; - Pozițiile 26 (tabele și acte referitoare la completarea și trimiterea comunicărilor de naștere și a comunicărilor de modificări în actele de stare civila pentru luare în evidență a persoanelor) și 36 ( borderouri privind trimiterea livretelor militare, a buletinelor de identitate și a certificatelor anulate, inclusiv situațiile lunare) devin poziția 42 (Situații lunare, trimestriale, semestriale și anuale, borderouri cu predarea buletinelor statistice, a buletinelor de identitate a celor decedați, a livretelor de naștere, borderouri comunicări de naștere) , termenul de păstrare fiind 10 ani; - Poziția 45 (plan de muncă, de măsuri, de activitate, necesar lunar, trimestrial și semestrial ) devine poziția 43 (Plan de muncă, de măsuri, de activitate necesar- lunar, trimestrial, semestrial, raport anual de activitate),  iar termenul de păstrare de la 3 la 10 ani; - Poziția 22 (registru evidență eliberării livretului de familie împreună cu actele solicitanților) devine poziția 44 (Acte care au stat la baza eliberării livretelor de familie, cereri, registru privind eliberarea livretelor de familie), iar termenul de păstrare de la 100 la 5 ani; - Poziția 35 (adrese privind eliberarea extraselor pentru uzul organelor de stat de pe actele de naștere, de căsătorie și de deces) devine poziția 45 (Corespondența privind eliberarea extraselor pentru uzul organelor de stat de pe actele de naștere, de căsătorie și de deces); - Poziția 40 (Registru de evidența contravențiilor aplicate prin procese verbale) devine poziția 46; - Poziția 41 (Cereri, reclamații, sesizări ale cetățenilor, instituțiilor și organizațiilor legal constituite și corespondența legată de soluționarea acestora) devine poziția 47; - Poziția 47 (Condica de prezență) devine poziția 50; - poziția 48 ( fișa postului ) devine poziția 51. 2.Se revocă următoarele poziții: - poziția 14 (liste de atribuire a codului numeric personal); - poziția 12 ( acte în legătură cu desfacerea adopției); - poziția 31 ( aprobări de reconstituire); - poziția 28 ( dosare solicitare aprobare de vârstă); - poziția 29( dosare de solicitare aprobare dispensă de grad , de rudenie); - poziția 38 ( cereri, acte, dispoziții ale primarului pentru aplicarea unitară a legii nr.396/2006 ); - poziția 39 ( situații centralizatoare anexa 3 și 4, borderouri și state de plată pentru aplicarea unitară a legii nr.396/2006). Art.2. Se completează HCL nr.91/2014 privind adoptarea nomenclatorului arhivistic al Primăriei municipiului Orăștie şi Serviciilor publice subordonate Consiliului local Orăștie, după cum urmează: a) La Direcția Administrație Publică Locală – Compartiment Resurse Umane, se introduc următoarele poziții: - poziția 22 – corespondență ANFP, cu termen de păstrare 10 ani - poziția 23 - convenții încheiate cu AJOFM - cu termen de păstrare 10 ani - poziția 24 - lucrări scrise pentru posturi de conducere - cu termen de păstrare 10 ani b) La SPCLEP Orăștie –Compartiment Stare Civilă, se introduc următoarele poziții: - poziția 4 - Inventarele dosarelor predate la arhivă și procesele verbale aferente - termen de păstrare permanent; - poziția 6 - Documente cu privire la evidența, atribuirea, înscrierea și gestionarea CNP - termen de păstrare 100 ani; - poziția 9 - Registru înregistrare cereri de divorț- termen de păstrare 100 ani; - poziția 10- Registru evidenta certificate de divorț, termen de păstrare 100 ani; - poziția 20 - Registru de evidență extrase multilingve naștere, căsătorie, deces - termen de păstrare 50 ani; - poziția 22 - Acte care au stat la baza unor înregistrări pe actele de stare civilă a unor modificări în statutul civil al persoanei - termen de păstrare 50 ani; - poziția 25 - Cereri și adrese privind eliberarea extraselor multilingve ale actelor de naștere loco și din alte UAT-uri - termen de păstrare 50 ani; - poziția 26 - Cereri și adrese privind eliberarea extraselor multilingve ale actelor de căsătorie loco și din alte UAT-uri - termen de păstrare 50 ani; - poziția 27 - Cereri și adrese privind eliberarea extraselor multilingve ale actelor de deces loco și din alte UAT-uri - termen de păstrare 50 ani; - poziția 28 - Condică corespondență, curierat - termen de păstrare 30 ani; - poziția 29 - Corespondență privind dispariția în alb a unor certificate de stare civila - termen de păstrare 20 ani; - poziția 36 - Cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de divorț din dosarele de divorț pe cale administrativă - termen de păstrare 10 ani; - poziția 37 - Cereri și adrese privind eliberarea dovezilor de stare civilă - termen de păstrare 10 ani; - poziția 39 - Cereri și adrese privind eliberarea certificatelor de naștere din alte UAT - termen de păstrare 10 ani; - poziția 48 - Adrese, comunicări și mențiuni de stare civilă - termen de păstrare 5 ani; - poziția 49 - Cererile persoanelor care au împlinit 50 de ani de căsătorie, acțiune organizată de Primăria Orăștie, precum și borderourile aferente - termen de păstrare 5 ani; c) La Direcția Economică –Compartiment Contabilitate, se introduc următoarele poziții: - poziția 16 - dare de seama contabilă anuală - cu termen de păstrare Permanent; - poziția 17 - declarații la buget - cu termen de păstrare 10 ani; - poziția 18 - deschideri de credite - cu termen de păstrare 10 ani; - poziția 19 - note de recepții materiale, mijloace fixe, declarații de impunere - cu termen de păstrare 10 ani; - poziția 20 - fișe fiscale - cu termen de păstrare 10 ani; - poziția 21 - execuție buget local, casă - cu termen de păstrare 10 ani; - poziția 22 - dare de seamă contabilă trimestrială - cu termen de păstrare 5 ani; - poziția 23 – HCL, dispoziții ( copii ) - cu termen de păstrare 3 ani d) La Direcția Arhitect șef – Compartiment Urbanism, se introduc următoarele poziții:  - poziția 19 - rapoarte și materiale ședință consiliul local - cu termen de păstrare 10 ani; - poziția 20 - adrese începeri lucrări, procese verbale acorduri unice - cu termen de păstrare 5 ani. Art.3. Urmare a modificărilor şi completărilor de la art.1 şi art.2, nomenclatorul arhivistic al Primăriei Municipiului Orăștie şi serviciilor publice subordonate Consiliului Local al Municipiului Orăștie este cel din anexa la prezenta hotărâre. Art.4. Prezenta hotărâre se poate contesta potrivit prevederilor Legii contenciosului administrativ nr.554/2004, cu modificările şi completările ulterioare. Art.5. Cu ducerea la îndeplinire se încredințează Primarul şi Direcția Administrație Publică Locală din cadrul Aparatului de Specialitate al Primarului Municipiului Orăștie. Art.6. Prezenta hotărâre se comunică: - Instituției Prefectului – Județul Hunedoara; - Primarului Municipiului Orăștie; - Direcției Administrație Publică Locală; - Direcției Județene a Arhivelor Naționale, spre confirmare. Orăștie, 31.10.2016 Preşedinte de şedință, prof.Țambă Alin Adam Contrasemnează, Secretar, jr.Teodor Iordan Cvorum necesar : 8 voturi Adoptată în ședința ordinară din data de 31 octombrie 2016, prin vot deschis, cu unanimitate de voturi din totalul de 19 consilieri în funcție (15 prezenți).  ROMÂNIA JUDEłUL HUNEDOARA Anexă MUNICIPIUL ORĂŞTIE la HCL nr.159/2016 CONSILIUL LOCAL NOMENCLATORUL ARHIVISTIC care cuprinde termenele de pastrare ale documentelor create in cadrul Primariei Municipiului Orastie TERMEN OBS DIRECTIA SERVICIUL/ DENUMIREA DOSARULUI DE PASTRARE BIROUL (ANI) 1 2 3 4 5 I. A. 1.Hotararile Consiliului local si dispozitiile P Directia Comp. primarului Orastie. Administratie Relatii 2. Registre evidenta hotarari si Publica Publice Dispozitii P Locala 3.Registre speciale privind comunicarea P hotararilor Consiliului local si a dispozitiilor emise de primarul municipiului Orastie. 4.Registru intrare-iesire a corespondentei la registratura generala – sistem informatic. P 5.Lucrari referitoare la confectionarea si evidenta stampilelor si sigiliilor aflate in folosinta, precum si a celor scoase din uz. P 6. Inventare ale fondurilor si colectiilor P arhivistice de la compartimentele si depozitul de Arhiva. 7.Lista de selectionare impreuna cu aprobarile date de Arhivele Statului pt.eliminarea P documentelor al caror termen de pastrare a expirat. 8. Lucrari pentru aplicarea prevederilor Horararii Guvernului Nr.1723/2004 privind programul de P masuri pentru combaterea birocratiei in activitatea de relatii cu publicul. 9 .Copiile adeverintelor de vechime in munca 10 ani atestate de documentele din arhiva. 10 .Registrele privind evidenta scrisorilor si a cetatenilor primiti in audienta. 10 ani 11.Corespondenta expediata prin registratura. 10 ani 1  12. Registrul pentru inregistrarea cererilor si raspunsurilor privind accesul la informatiile de 10 ani interes public. 13. Condici si borderouri de predare si respectiv 5 ani de expediere a corespondentei. 14. Reclamatii,sesizari, cereri si propuneri ale 5 ani cetatenilor, impreuna cu raspunsurile si solutionarea lor. 15. Evidenta datelor consilierilor locali, declaratii de avere, declaratii de interese, corespondenta 5 ani si pontajul privind prezenta la sedintele organizate de Consiliul local Orastie. 16. Registre de evidenta a ordinelor de 3 ani deplasare. B. 1.Legi,hotarari de guvern, instructiuni, ordine si Comp. alte acte normative ale autoritatilor centrale P trimise Consiliului Judetean. Juridic Contencios 2.Dosare procesuale privind contestatiile la Legea nr.112/1995. P 3.Dosare privind bunuri apartinand domeniului public a orasului care au fost pe rolul instantelor de judecata. P 4. Lucrari privind aplicarea Legii nr.10/2001 privind regimul juridic al unor imobile preluate in P mod abuziv in perioada 6.03.1945-22.12.1989. 5.Dosare procesuale privind contestatiile la Legea 10/2001. P 6. Tabele nominale cuprinzand componenta P Consiliului judetean, consiliilor locale, a primarilor, viceprimarilor si secretarilor din judet. 7.Evidenta organizatiilor non-guvernamentale P din judet. 8. Dosare procesuale. [...]