HCL 1286/2023 Oradea adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL BIHOR CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ORADEA Municipiul Oradea, judeţul Bihor, Piaţa Unirii, nr. 1, C.P. 410 100, Tel. +40 0259-437 000, Fax. +40 0259-437 544, E-mail: primarie(Qoradea.ro HOTĂRÂRE privind aprobarea Regulamentului de Organizare şi Funcţionare al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea (S.P.C.L.E.P.) Consiliul Local al municipiului Oradea, întrunit în ședința ordinară din data de 21.12.2023 Examinând Proiectul de hotărâre privind aprobarea Regulamentului de Organizare şi Funcţionare al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea; Analizând Referatul de aprobare al primarului Municipiului Oradea, în calitate de iniţiator, înregistrat cu numărul 485798 din data de 12.12.2023 Având în vedere Raportul de specialitate înregistrat cu numărul 485827 din data de 12.12.2023 întocmit de către Serviciul Resurse Umane prin care propune Consiliului Local al municipiului Oradea, aprobarea proiectului menționat mai sus; Având în vedere H.C.L. nr. 1051 din 29.11.2023 privind aprobarea organigramei, a statului de funcţii și a numărului de personal pentru Aparatul de specialitate al Primarului municipiului Oradea și pentru Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor din subordinea Consiliului Local Oradea; Luând în considerare modificările de structură și oganizare a activităţilor serviciului, ulterioare intrării în vigoare a Regulamentului de Organizare şi Funcţionare al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, aprobat prin H.C.L. nr. 678 din 31.08.2023; În conformitate cu prevederile art. 9 alin.(3) din O.G. nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea și funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, actualizată; Având în vedere dispoziţiile H.G. nr. 2104/2004 pentru aprobarea Metodologiei privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidența persoanelor, constituirea patrimoniului și managementul resurselor umane, financiare și materiale, actualizată; Ținând seama de avizul Direcţiei Generale pentru Evidenţa Persoanelor nr. 2991457. Ţinând cont de propunerea Serviciului Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor al Municipiului Oradea, transmisă prin nota internă nr. 586347din 11.12.2023 privind modificarea și actualizarea Regulamentului de Organizare şi Funcţionare, ca urmare a reorganizării activităţii serviciului; Văzând avizul consultativ al Comisiei de specialitate a Consiliului Local; În baza prevederilor art. 129 alin. (2) lit. a), art. 139 alin. (1), art. 196 alin. (1) lit. a), din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare; CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ORADEA Hotărăşte: Art.1. Se aprobă Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea conform anexei care face parte integrantă din prezenta hotărâre; Art.2. La data intrării în vigoare a prezentei hotărâri se abrogă Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Oradea nr. 678 din 31.08.2023; Art.3. Cu ducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri se încredințează Serviciul Resurse Umane și Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea Art.4. Prezenta hotărâre se comunica cu: e Instituţia Prefectului Judeţului Bihor; e Primarul Municipiului Oradea; e Serviciul Resurse Umane * Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, prin grija Serviciului Resurse Umane e Se publică în Monitorul Oficial Local al municipiului Oradea. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ Barabaș Qălin-lulian Oradea, 21 decembrie 2023 Nr. 1286 Hotărârea a fost adoptată cu unanimitate de voturi „pentru” CONTI Amdhză SECRETAR E Eugehia/Borj Anexa la Hotărârea Consiliului Local Nr._1286___ din 21 decembrie 2023 ROMÂNIA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ORADEA SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI ORADEA Page 1 of20 REGULAMENT PRIVIND ORGANIZAREA ȘI FUNCȚIONAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI ORADEA REGULAMENT de organizare șii îumețțieonene a Seniiefiultuii 2ubilie Gormruraiitare Lecall dle Evdiidenţă a Persoanelor all lhunlieiipiiului Oradea CAPITOLUL 1 DISPOZIȚII GENERALE Art. 1. Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea ( denumit în continuare — S.P.C.L.E.P.) este constituit în temeiul art. 1 alin. 1 din Ordonanța Guvernului nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea și funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 372/2002, precum și în conformitate cu dispozițiile din H.G. 2104/2004 pentru aprobarea Metodologiei privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, constituirea patrimoniului și managementul resurselor umane, financiare și materiale se organizează și funcţionează sub autoritatea Consiliului Local al Municipiului Oradea (denumit în continuare — C.L.M.0O.) la nivel de serviciu, fără personalitate juridică. Art. 2. (1) Obiectivul principal al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea este acela de a exercita competențele ce îi sunt date prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor și stare civilă pentru asigurarea unui serviciu public de calitate în beneficiul cetățenilor. Page 2 of20 (2) Activitatea acestui serviciu public se desfășoară în interesul legitim al persoanei și al comunităţii, în sprijinul instituţiilor și autorităţilor statului, pe baza și în exercitarea legii. (3) Obiectivele specifice ale S.P.C.L.E.P. Oradea sunt următoarele : a) eficientizarea tuturor activităţilor desfășurate în domeniul de evidență a persoanelor și stare civilă, pentru realizarea interesului public; b) diversificarea serviciilor on-line asigurate prin portalul propriu www.evp- oradea.ro; c) creșterea nivelului de încredere al cetățenilor în serviciile oferite; d) formarea continuă a personalului propriu prin participarea la programe organizate în acest sens; e) punerea în aplicare într-o concepţie unitară, a tuturor prevederilor legale din domeniul evidenţei persoanelor și stării civile pentru creșterea calității serviciilor oferite, identificarea neregulilor și stabilirea măsurilor de eliminare a acestora; f) îndeplinirea în condițiile și la termenele stabilite a obiectivelor și a indicatorilor de performanță. Art. 3. (1) În vederea îndeplinirii atribuțiilor, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea este constituit ca structură fără personalitate juridică, în subordinea Consiliului Local al Municipiului Oradea. (2) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea are în componenţă următoarele structuri organizatorico-funcţionale: Compartimentul de Evidenţă a Persoanelor și Compartimentul de Stare Civilă. (3) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are atribuții pe linie de: a) evidenţă a persoanelor și eliberarea actelor de identitate; b) stare civilă; c) informatică; d) analiză-sinteză, secretariat și relații publice. Art. 4. Atribuțiile principale ale Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea sunt următoarele: a) întocmește, ţine evidenţa și eliberează certificate de stare civilă și acte de identitate; b) înregistrează actele și faptele de stare civilă, precum și menţiunile și modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul și reședința persoanei, în condiţiile legii; c) întocmește și păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; d) la solicitarea instanţelor, efectuează verificări cu privire la anularea, completarea, ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariţiei sau a morţii pe cale judecătorească și înregistrarea tardivă a nașterii; Page 3 of 20 e) primește cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorţ, adopţie, schimbare de nume și /sau prenume, precum și documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor Bihor, în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării; f) primește cererile de rectificare a actelor de stare civilă și efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a mențiunilor înscrise pe acestea, întocmesc documentația și referatul cu propuneri de aprobare sau respingere și le înaintează Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor a judeţului Bihor, pentru aviz prealabil, în vederea emiterii dispoziției de aprobare/respingere/de. rectificare de către primarul unității administrativ-teritoriale competente; 9) întocmește, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă și orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; h) înscrie sau transcrie actele de stare civilă ale cetățenilor români întocmite de autorităţile străine în Registrele de stare civilă române în condiţiile legii; i) furnizează, în cadrul Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a Persoanelor, date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; j) furnizează, în condiţiile legii, la solicitarea autorităților și instituţiilor publice centrale, județene și locale, agenţilor economici ori a cetățenilor, datele de identificare și de adresă ale persoanei; k) actualizează, utilizează și valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor (R.N.E.P.), care conţine datele de identificare şi adresele cetățenilor care au domiciliul în raza de competenţă teritorială a serviciului public comunitar respectiv; I) constată contravenţii și aplică sancţiuni, în condiţiile legii; m) primește cererile și documentele necesare în vederea eliberării actelor de identitate; n) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; o) îndeplinește alte atribuții stabilite prin reglementările legale în materie, în sarcina sa. CAPITOLUL II PATRIMONIUL ȘI FINANȚELE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI ORADEA Page 4 of20 Art. 5. Patrimoniul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea format din bunuri mobile și imobile, face parte din patrimoniul municipiului Oradea și este loc de folosință distinct. Art. 6. Finanţarea cheltuielilor curente și de capital ale Serviciului de Evidenţă a Persoanelor al municipiului Oradea se asigură din prevederi bugetare Capitolul 54.02.10. Art. 7. (1) Veniturile obținute din activitatea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea sunt venituri ale bugetului local, în condiţiile prevăzute de lege. (2) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea poate primi donaţii și sponsorizări, în condițiile prevăzute de lege. Art. 8. Angajarea și efectuarea cheltuielilor din creditele bugetare aprobate în buget, se aprobă de către ordonatorul principal de credite și se efectuează numai cu viza prealabilă de control financiar preventiv intern, care atestă respectarea condiţiilor legale, încadrarea în creditele bugetare aprobate și destinaţia acestora. Ordonatorul principal de credite este Primarul municipiului Oradea. Art. 9. (1) Dotarea minimă a Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea se stabilește de Consiliul Local al municipiului Oradea prin adoptarea unei hotărâri în acest sens, cu avizul prealabil al D.G.E.P. București, ţinând seama de normativele privind necesarul minim de dotări, prevăzute de lege. (2) Necesarul minim de dotări cu materiale și alte bunuri destinate desfășurării activității Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, se stabilește în mod unitar, la nivelul țării, prin normativele elaborate de D.G.E.P.- București. CAPITOLUL III ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI ORADEA Art. 10. Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea este alcătuit din două compartimente: a) Compartimentul de Evidenţă a Persoanelor; Page 5 of 20 b) Compartimentul de Stare Civilă. Art. 11. Numărul de posturi, natura acestora, condiţiile de încadrare și nivelul de salarizare sunt cele stabilite prin Organigramă și Statul de funcţii aprobate de Consiliul Local al Municipiului Oradea și cele prevăzute de actele normative în materie. Art. 12. (1) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea prin Compartimentul de Evidenţă a Persoanelor deservește populația Municipiului Oradea, precum și populaţia din 11 comune limitrofe arondate, până când acestea își vor constitui servicii proprii. (2) Comunele arondate sunt următoarele: Biharia, Cetariu, Copăcel, Hidișelu de Sus, Lăzăreni, Nojorid, Oșorhei, Paleu, Sântandrei, Tămășeu, Ineu; Art. 13. Organele de conducere, coordonare și control ale Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea sunt următoarele: a) Consiliul Local al Municipiului Oradea; b) Primarul Municipiului Oradea; c) Direcţia de Evidenţă a Persoanelor a Judeţului Bihor; d) Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor București; Art. 14. Consiliul Local al Municipiului Oradea aprobă următoarele: a. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, precum și modificarea și completarea acestuia, cu avizul D.G.E.P. București; b. Structura organizatorică a Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea — organigrama, statul de funcţii, numărul de personal și planul de ocupare al funcţiilor publice — cu avizul D.G.E.P. București; c. Numirea și eliberarea din funcţie a șefului de serviciu al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, cu avizul D.G.E.P. București; d. Strategia și obiectivele Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, pe termen scurt, mediu și lung în materia evidenţei persoanelor. Art. 15. Primarul Municipiului Oradea are următoarele competenţe: a) aprobă fișa postului, îndatoririle și împuternicirile șefului serviciului, în condiţiile legii; b) aprobă și promovează proiecte de hotărâri în Consiliul Local al Municipiului Oradea pentru Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea; Page 6 of20 c) emite dispoziţii de resortul Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, în aplicarea legii și a hotărârilor C.L.M.O. Art. 16. În îndeplinirea prerogativelor cu care este investit, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea cooperează și colaborează cu celelalte structuri ale Consiliului Local al Municipiului Oradea, ale Ministerului Afacerilor Interne, Consiliului Judeţean Bihor, Prefecturii Județului Bihor pe probleme de interes comun, precum și cu alte autorități publice, agenţi economici, asociații și fundații și cu persoane fizice, potrivit legii. Art. 17. (1) Sediul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea este în Oradea, Piaţa Unirii nr. 1, iar punctul de lucru al Compartimentului de Evidenţă a Persoanelor este în municipiului Oradea, Str. Republicii nr. 24, județului Bihor; (2) Sediul poate fi schimbat la o altă adresă, în municipiul Oradea, prin hotărâre a C.L.M.O. Art. 18. Antetul documentelor și corespondenţei Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea va avea următorul conţinut: , România, Consiliul Local al Municipiului Oradea, Serviciul Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor,,. Art. 19. Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea dispune de ștampilă proprie, de formă rotundă cu următorul conţinut: „România, Consiliul Local al Municipiului Oradea, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor,, Art. 20. Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea cuprinde funcţionari publici — cărora le sunt aplicabile dispozițiile O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul administrativ, actualizată; Art. 21. Angajarea, promovarea și evaluarea activității personalului, se realizează în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile. Art. 22. Funcţiile din structura organizatorică a Serviciului se clasifică astfel: 1) funcţii publice; a) după nivelul funcţiei publice: a1) funcţii publice de conducere (șef serviciu); a2) funcţii publice de execuţie (consilier, referent); b) după nivelul studiilor absolvite: b1) funcţii publice de clasa | în care pot fi încadrate de personal cu studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă sau echivalentă; b2) funcţii publice de clasa a Ill-a care pot fi ocupate de personal cu studii liceale absolvite cu diplomă de bacalaureat; Page 7 of 20 Art. 23. (1) Funcţionarii publici vor fi numiți în funcţii publice pe o perioadă nedeterminată cu excepția cazurilor de suspendare a raporturilor de serviciu, perioadă pe care sunt numiți funcţionari publici pe durată determinată, în condiţiile legii. (2) Funcţiile publice vacante vor fi ocupate prin: concurs, modificarea raporturilor de serviciu, redistribuire sau alte modalități prevăzute expres de O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul administrativ, actualizată. CAPITOLUL Iv MANAGEMENTUL SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI ORADEA Art. 24. (1) Conducerea curentă a Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea este asigurată de un șef serviciu. (2) Șeful Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, este numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a Consiliului Local, în condiţiile legii cu avizul D.G.E.P. București, în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) din Metodologia aprobată prin H.G. nr. 2104/2004, actualizată. (3) Șeful Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea are următoarele atribuţii: a) conduce, coordonează și controlează întreaga activitate a Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea; b) răspunde de administrarea legală și eficientă a întregului patrimoniu al Municipiului Oradea dat în folosință Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea; c) fundamentează cheltuielile aferente exerciţiului bugetar pe care îl predă compartimentului de specialitate din cadrul aparatului de specialitate al primarului, respectiv Direcţiei Economice; d) dispune orice alte măsuri privind activitatea curentă a serviciului, în condiţiile legii, ale avizelor D.G.E.P. București, a hotărârilor Consiliului Local al Municipiului Oradea și a dispozițiilor Primarului Municipiului Oradea; e) reprezintă Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea în relaţiile cu terţii și semnează actele care angajează Municipiul Oradea alături de Page 8 of 20 ordonatorul principal de credite, pe baza și în limitele legilor, a avizelor D.G.E.P. București, a hotărârilor C.L.M.O. și a dispozițiilor Primarului Municipiului Oradea; f) propune primarului împuternicirea, prin dispoziție, a unor funcţionari publici din cadrul personalului instituţiei, de a constata contravențiile și de a aplica sancţiunile, în con [...]