HCL 618/2024 Cluj-Napoca adoptată

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI CLUJ-NAPOCA HOTĂRÂRE privind aprobarea participării Municipiului Cluj-Napoca, în calitate de partener, în cadrul iniţiativei bilaterale Oraşe inteligente și neutre din punct de vedere climatic: Planificare, coordonare, inspiraţie - „Climate-Neutral and Smart Cities: Planning, Piloting, Inspiring”, finanțată din Granturi SEE şi Norvegiene prin Fondul pentru Relaţii Bilaterale aferent programului Cercetare, precum şi a acordului de parteneriat pentru implementarea iniţiativei bilaterale Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca întrunit în şedinţă ordinară, Examinând proiectul de hotărâre privind aprobarea participării Municipiului Cluj-Napoca, în calitate de partener, în cadrul iniţiativei bilaterale Oraşe inteligente şi neutre din punct de vedere climatic: Planificare, coordonare, inspiraţie - „Climate-Neutral and Smart Cities: Planning, Piloting, Inspiring ”, finanțată din Granturi SEE şi Norvegiene prin Fondul pentru Relaţii Bilaterale aferent programului Cercetare, precum şi a acordului de parteneriat pentru implementarea iniţiativei bilaterale - proiect din iniţiativa primarului; Reţinând Referatul de aprobare nr. 650683/1/22.08.2024 al primarului municipiului Cluj- Napoca, în calitate de iniţiator; Analizând Raportul de specialitate nr. 650714/423/22.08.2024 al Direcţiei Generale Comunicare, dezvoltare locală şi management proiecte — Serviciul Strategie şi dezvoltare locală, management proiecte, al Direcţiei Juridice şi al Direcţiei Economice, prin care se propune aprobarea participării Municipiului Cluj-Napoca, în calitate de partener, în cadrul iniţiativei bilaterale Orașe inteligente şi neutre din punct de vedere climatic: Planificare, coordonare, inspiraţie - „ Climate-Neutral and Smart Cities: Planning, Piloting, Inspiring ”, finanțată din Granturi SEE şi Norvegiene prin Fondul pentru Relaţii Bilaterale aferent programului Cercetare, precum şi a acordului de parteneriat pentru implementarea iniţiativei bilaterale; Reţinând prevederile Regulamentului de punere în aplicare a SEE/Mecanismului Financiar Norvegian 2014-2021, ale Acordului de Program încheiat între Comitetul Mecanismului Finaciar (CME) şi Ministerul Fondurilor Europene, în calitate de Punct Naţional de Contact (PNC), ale Acordului de Implementare a Programului Cercetare, semnat între Unitatea Executivă pentru Finanţarea Învățământului Superior, a Cercetării, Dezvoltării și Inovării, în calitate de Operator de Program şi Ministerul Fondurilor Europene, în calitate de Punct Naţional de Contact, ale Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2017 privind gestionarea financiară a fondurilor externe nerambursabile aferente Mecanismului financiar Spaţiului Economic European 2014-2021 şi Mecanismului financiar norvegian 2014-2021, cu modificările şi completările ulterioare; În temeiul prevederilor art. 129 alin. (2) lit. e), coroborat cu alin. (9) lit. a) din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi ale art. 53 alin. (2) din Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; Văzând avizul comisiei de specialitate; Potrivit dispoziţiunilor art. 129, 133 alin. (1), 139 şi 196 din O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE: Art. 1. Se aprobă participarea Municipiului Cluj-Napoca, în calitate de partener, în cadrul iniţiativei bilaterale Orașe inteligente și neutre din punct de vedere climatic: Planificare, coordonare, inspiraţie - „Climate-Neutral and Smart Cities: Planning, Piloting, Inspiring ”, finanțată din Granturi SEE şi Norvegiene prin Fondul pentru Relaţii Bilaterale aferent programului Cercetare. Art. 2. Se aprobă încheierea acordului de parteneriat pentru implementarea iniţiativei bilaterale prevăzută la art. 1, conform Anexei, care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 3. Se mandatează primarul municipiului Cluj-Napoca pentru semnarea acordului de parteneriat. Art. 4. Cu îndeplinirea prevederilor hotărârii se încredințează Serviciul Strategie şi dezvoltare locală, management proiecte, Direcţia Economică şi Echipa de contractare şi implementare a proiectului. Nr. 618 din 29 august 2024 (Hotărârea a fost adoptată cu 19 voturi) ANEXĂ LA HOTĂRÂREA NR... BS../po24 Iceland ok lasă Liechtenstein Norway Norway grants grants Acord de parteneriat între Unitatea Executivă pentru Finanţarea Învățământului Superior a Cercetării Dezvoltării și Inovării — UEFISCDI, Operator de Program (PO), pentru Programul CERCETARE — RO02, cu sediul în București, str. Mendeleev, nr. 21-25, Sector 1, cod de înregistrare fiscală 12354176, conturi bancare la RO76TREZ70157100185XXXXX, reprezentat prin Adrian Curaj — Director General, denumit în continuare „Beneficiar ”; și Municipiul Cluj-Napoca cu sediul în Cluj-Napoca, str. Moților nr.3, 400001, Cluj, România, cod fiscal/CUI 4305857, cont RO43TREZ24A510103203030X, deschis la Trezoreria Cluj, reprezentat de Emil Boc în calitate de Primar, denumit în continuare „Partenerul” denumite în continuare individual „Parte” și colectiv „Părţile” pentru implementarea initiativei bilaterale “Climate-Neutral and Smart Cities: Planning, Piloting, Inspiring” Articolul 1 —- Domeniul de aplicare şi obiectivele 1. Prezentul Acord de Parteneriat (denumit în continuare „Acordul”) definește drepturile și obligațiile părţilor și stabilește termenii și condiţiile cooperării acestora în implementarea initiativei bilaterale intitulate “Climate-Neutral and Smart Cities: Planning, Piloting, Inspiring” , așa cum este descris în Anexa 1 la prezentul Acord, denumită în continuare „Activitatea”. 2. Părţile acționează în conformitate cu cadrul legal al SEE/Mecanismelor Financiare Norvegiene 2014-2021, și anume cu Regulamentul de punere în aplicare a SEE/Mecanismului Financiar Norvegian 2014-2021 (denumit în continuare „Regulamentul”). Părţile recunosc în mod expres că au acces și sunt familiarizate cu conţinutul regulamentului și al orientării bilaterale. 3. Orice anexe la prezentul acord constituie parte integrantă a acordului. În cazul unor neconcordanţe între anexe și acord, acesta din urmă va prevala. Articolul 2 — Intrarea în vigoare și durata (1) Prezentul acord intră în vigoare la data ultimei semnări de către părți. Acesta va rămâne în vigoare până când părțile își vor îndeplini integral obligaţiile definite în prezentul acord. Articolul 3 — Principalele roluri și responsabilităţi ale părţilor (1) Părţile iau toate măsurile adecvate și necesare pentru a asigura îndeplinirea obligaţiilor și obiectivelor care decurg din prezentul acord. (2) Părţile își îndeplinesc obligaţiile respective cu eficiență, transparenţă și diligenţă. Aceștia se informează reciproc cu privire la toate aspectele importante pentru cooperarea generală și punerea în aplicare a activităţilor care urmează să fie efectuate. Aceștia vor acționa cu bună-credinţă în toate problemele. Articolul 4 — Obligaţiile Beneficiarului 1. Beneficiarul este responsabil pentru coordonarea generală, managementul și împ|gheharea activității în conformitate cu cadrul normativ și contractual specificat în prezentul document. / 2. Beneficiarul se obligă, printre altele: (a) să asigure implementarea corecta și la timp a activităților; (4) (e) [U) (e) (h) Iceland mb ad Liechtenstein Norway Norway grants grants să informeze cu promptitudine Partenerul cu privire la toate circumstanţele care pot avea un impact negativ asupra implementării corecte și în timp util a oricăreia dintre activităţi și cu privire la orice eveniment care ar putea duce la o întrerupere temporară sau definitivă sau la orice altă abatere; să ofere Partenerului acces la toate documentele, datele și informaţiile disponibile pe care le deţine, care pot fi necesare sau utile pentru ca Partenerul să își îndeplinească obligaţiile; să furnizeze Partenerului o copie a Acordului de parteneriat semnat, inclusiv orice modificări ulterioare ale acestuia de la intrarea în vigoare; să întocmească și să depună cereri de plată, rapoarte narative și/sau financiare specifice și documente justificative către Punctul Focal Naţional; să transfere în contul bancar desemnat al Partenerului toate plăţile datorate conform cererilor de plată transmise de Partener, în lei, la cursul mediu InforEuro din luna semnării contractului de finanţare, în termen de 15 zile de la semnarea acordului de parteneriat, sub rezerva primirii de fonduri de la Punctul Focal Naţional ; să consulte Partenerul înainte de orice modificare a Activităţii care ar putea afecta sau poate fi de interes pentru rolul, drepturile și obligațiile Partenerului în temeiul prezentului; să se asigure că Partenerul primește prompt toată asistenţa de care poate avea nevoie pentru îndeplinirea sarcinilor sale. Articolul 5 — Obligaţiile Partenerului 1. Partenerul este responsabil pentru desfășurarea activităţilor specifice în modul descris în Anexa 1 la prezentul Acord. 2. În plus față de obligaţiile de mai sus, Partenerul se obligă: (a) lb) (€) (4) (e) (U) (e) (h) U) să informeze cu promptitudine Beneficiarul cu privire la circumstanţele relevante care pot avea un impact asupra corectitudinii, oportunității și performanţei sale; să ia toate măsurile necesare care să permită Beneficiarului să-și îndeplinească responsabilitățile prevăzute în activitate; să furnizeze Beneficiarului toate informaţiile necesare pentru întocmirea oricăror rapoarte datorate de Beneficiar Punctului Focal Naţional în termenele și conform formularelor de raportare stabilite de Beneficiar; să furnizeze Beneficiarului dovada cheltuielilor în conformitate cu articolul 7 din Contract; să informeze imediat Beneficiarul cu privire la orice cazuri de fraudă suspectată sau efectivă, corupţie sau alte activităţi ilegale care i-au fost aduse la cunoștință, la orice nivel sau în orice stadiu de implementare; să păstreze toate documentele justificative privind activitatea, inclusiv cheltuielile efectuate, fie sub formă de originale, fie în versiuni certificate a fi conforme cu originalele pe suporturi de date acceptate în mod comun, timp de cel puţin trei ani de la aprobarea raportului final aferent proiectului finanţat din Fondul pentru relaţii bilaterale 2014-2021; să țină evidenţa contabilă distinctă pentru această iniţiativă folosind conturi analitice specifice; să plătească sumele declarate neeligibile, precum și sumele neutilizate, în termen de maxim 15 zile de la primirea notificării în acest sens din partea Beneficiarului; să furnizeze oricăror organisme care efectuează evaluări intermediare sau ex-post ale Fondului pentru relaţii bilaterale, precum și orice monitorizare, audit și verificări la fața locului în numele SEE și mecanismelor financiare norvegiene orice document sau informaţii necesare pentru a ajuta la evaluare; să participe efectiv la promovarea obiectivelor, activităților și rezultatelor activităţii. Articolul 6 — Buget, management financiar și modalităţi de plată Iceland mt usd Liechtenstein Norway Norway grants grants 1. Bugetul total precum și alocarea bugetului între activităţile care urmează a fi realizate de fiecare parte sunt următoarele: Beneficiar (UEFISCDI) Activităţi transversale legate de | Costuri cu experţi / salarii și | 52,800 managementul proiectului onorarii, experţi interni/naţionali TOTAL Beneficiar (UEFISCDI) € 52,800 Partener (Municipiul Cluj-Napoca) Municipiul Cluj-Napoca Implementarea de măsuri pentru | Costuri cu experţi / salarii și | 27,500 atingerea neutralității climatice în | onorarii, experţi interni/naţionali Implementare soluţii Climate | 33,000 Neutrality Ideathon Implementare program | 18,000 dezvoltare IT inovatoare Materiale de comunicare 3,500 Organizare vizită de studiu 5,000 Transport, cazare și diurnă | 8,320 pentru pentru participare la vizite de studiu sau la conferințe — transport, cazare și diurnă pentru deplasări la nivel european TOTAL Partener € 95,320 2. Platile către Partener vor lua forma : unei plăţi în avans până la 50% din alocarea bugetară. unei plăti intermediare pana la 50% din alocarea bugetară Plăţile vor fi solicitate de partener utilizând anexa 5 3. Cheltuielile efectuate de Partener trebuie să fie în conformitate cu regulile generale privind eligibilitatea cheltuielilor cuprinse în Regulament, în special articolele 8.1 și 8.8 ale acestuia. 4. Perioada de eligibilitate a cheltuielilor începe la data semnării prezentului contract și se încheie la data finală de implementare (30 aprilie 2025). 5. Cheltuielile sunt considerate eligibile dacă se încadrează în categoriile de cheltuieli eligibile din Fondul pentru relaţii bilaterale prevăzute la articolul 8.8 din Regulament, respectă prevederile art. 8.12 din Regulament privind justificarea cheltuielilor efectuate și îndeplinesc criteriile stabilite la articolul 8.2 din Regulament, respectiv: au fost efectuate (facturate și plătite) între data iniţială și data finală de eligibilitate a cheltuielilor, conform contractului; în mod excepţional, cheltuielile facturate în ultima lună de eligibilitate și plătite în termen de 30 de zile de la data finală a eligibilității cheltuielilor vor fi considerate eligibile; au legătură cu obiectul contractului și sunt menţionate în bugetul detaliat al inițiativei; sunt proporționale și necesare pentru implementarea iniţiativei; sunt utilizate numai în scopul atingerii obiectivului sau obiectivelor inițiativei și al realizării rezultatelor așteptate, conform principiilor de economie, eficienţă și eficacitate; sunt susținute de documente justificative conform legislaţiei in vigoare; sunt identificabile și verificabile, în special prin faptul că sunt incluse în înregistrările contabile ale Promotorului sau ale partenerului și sunt stabilite conform standardelor contabile aplicabile în ţara în care este stabilit Promotorul sau partenerul de proiect, conform principiilor de contabilitate general acceptate; și Stiti totii ANEXĂ LA HOTĂRÂREA NR... „12024 Iceland milh ip SA! Liechtenstein Norway Norway grants grants e respectă cerinţele legislaţiei fiscale și sociale aplicabile în vigoare. 6. Cheltuielile neeligibile și cheltuielile aferente activităților efectuate după expirarea perioadei de eligibilitate vor fi suportate din bugetele proprii de Promotor sau de Partener, în condiţiile stabilite în Acordul de Parteneriat. 7. Cheltuielile excluse sunt prevăzute la art. 8.7 din Regulament. 8. Contul bancar al Partenerului este: Numele băncii: .......mee eee eeeeeee SWIFT/BIC: manu uanooeenoaneocetaaee see IBAN: ass sua ou seeeees ies eeoca eee senaenennrezae Articolul 7 - Raportarea Partenerul va transmite rapoartele de implementare (anexa 3) si financiare (anexa 4) către Beneficiar, după cum urmează: Nr. raport Perioadă de raportare Termen de depunere Racorti Luna 1 — Luna 5 (iunie 2024 - 15 zile lucrătoare de la finalizarea p octombrie 2024) perioadei de raportare Raporthal Luna 7 - Luna 12 (noiembrie 2024 — 15 zile lucrătoare de la finalizarea p 30 aprilie 2025) perioadei de implementare Articolul 8 — Dovada cheltuielilor 1. Cheltuielile efectuate de Partener si incluse in rapoartele financiare (anexa 4) vor fi sustinute prin documente suport care să ateste că acestea au fost efectuate în conformitate cu Regulamentele, legislaţia națională și practicile contabile ale ţării Partenerului. Partenerul va transmite beneficiarului toate documente suport pentru cheltuielile incluse in rapoartele trimise. Lista documentelor suport este prezentata in Anexa 2 la prezentului acord. Articolul 9 — Achiziţii (1) Legislaţia naţională și cea comunitară privind achiziţiile publice trebuie respectate de către părți la orice nivel în implementarea activităţii. Articolul 10 - Control financiar și audit (1) Părţile iau toate măsurile necesare și acordă accesul necesar pentru a se asigura că toate auditurile sau controalele financiare notificate pot fi efectuate. Articolul 11 - Conflict de interese (1) Părţile iau toate măsurile necesare pentru a preveni orice situaţie care ar putea compromite executarea imparțială și obiectivă a acordului. Un astfel de conflict de interese ar putea apărea în special ca urmare a intereselor economice, a afinităţii politice sau naţionale, a legăturilor familiale sau emoţionale sau a oricărei alte conexiuni relevante sau interese comune. Orice conflict de interese care ar putea apărea în timpul executării Acordului trebuie notificat celeilalte părți în scris fără întârziere. În cazul unui astfel de conflict, partea în cauză va lua imediat toate măsurile necesare pentru a-l rezolva. (2) Fiecare parte își rezervă dreptul de a verifica dacă aceste măsuri sunt adecvate și poate solicita luarea de măsuri suplimentare, dacă este necesar, într-un termen pe care îl stabilește. Părţile se asigură că personalul, consiliul de administraţie și directorii lor nu sunt plasați într-o situație care ar putea genera conflicte de interese. Fiecare parte înlocuiește imediat orice membru al personalului său expus unei astfel de situaţii. ANEXĂ LA HOTĂRÂREA NR. Iceland mih i Liechtenstein Norway Norway grants grants Articolul 12 - Drepturi de proprietate intelectuală Părţile se vor asigura că orice drepturi de proprietate intelectuală pentru materialele produse în cadrul activității vor fi transferate în mod corespunzător ambelor părţi. Articolul 13 - Cooperarea cu terțţii 1. În cazul cooperării cu terţi, inclusiv subcontractanţi, Partenerul în cauză va rămâne singurul responsabil față de Beneficiar cu privire la respectarea obligaţiilor sale, astfel cum sunt prevăzute în prezentul Acord de parteneriat. 2. Cooperarea cu terţi, inclusiv subcontractanţii, se realizează în conformitate cu procedurile stabilite în legislația UE și națională privind achiziţiile publice, dacă este cazul. Articolul 14 - Comunicare Beneficiarul și Partenerul vor implementa măsurile de comunicare și publicitate în conformitate cu activitatea. În acest sens, informaţiile privind implementarea și/sau rezultatele activităţii bilaterale vor fi publicate de către părţi cel puţin pe site-ul lor web sau pe un cont de socializare, cu respectarea cerințelor de informare și publicitate specifice Granturilor SEE și Norvegiei 2014. -2021. Articolul 15 - Confidenţialitate Beneficiarul și Partenerul sunt de acord că orice informaţii pe care le obțin în timpul executării prezentului Acord de Parteneriat sunt confidenţiale, cu condiţia ca Beneficiarul sau Partenerul să solicite în mod explicit acest lucru. Același lucru se aplică, fără cererea expresă, tuturor documentelor clasificate drept „confidenţiale”. Articolul 16 — Modificări, retrageri şi dispute 1. Orice modificare adusă prezentului Acord de parteneriat va face obiectul unui amendament la prezentul acord. 2. Beneficiarul și Partenerul convin să nu se retragă din activitate decât dacă există motive inevitabile pentru aceasta. 3. În cazul oricăror dispute între ei, partenerii prezentului acord sunt obligaţi să lucreze la o soluționare pe cale amiabilă. 4. Fiecare dispută juridică care poate rezulta din sau în legătură cu prezentul Acord de Parteneriat va fi soluționată în cele din urmă în conformitate cu jurisdicția țării în care se află Beneficiarul. Articolul 17 — Neexecutarea obligaţiilor și rambursarea 1. În cazul neîndeplinirii totale sau parţiale a obligaţiilor părţilor sau în cazul unor erori materiale în executarea efectivă a activității, fiecare parte la prezentul acord de parteneriat se obligă să ramburseze orice fonduri care au fost primite în mod necuvenit, inclusiv orice fonduri/economii necheltuite, în luna următoare notificării. Articolul 18 — Nereguli 1. Neregulile sunt definite în conformitate cu articolul 12.2 din regulament. (2) În cazul în care o neregulă a ajuns la cunoștința uneia dintre părţi, acea parte va informa imediat cealaltă parte în scris despre aceasta. (3) În cazurile în c [...]