HCL 538/2022 Cluj-Napoca adoptată

: CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI CLUJ-NAPOCA HOTĂRÂRE privind aprobarea încheierii Protocolului de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.) şi Municipiul Cluj-Napoca în vederea înființării Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate (U.C.A.) la nivelul U.A.T. Cluj-Napoca Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca întrunit în şedinţă ordinară, Examinând proiectul de hotărâre privind aprobarea încheierii Protocolului de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.) şi Municipiul Cluj-Napoca în vederea înființării Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate (U.C.A.) la nivelul U.A.T. Cluj-Napoca -— proiect din iniţiativa primarului; Reţinând Referatul de aprobare nr. 607336/30.06.2022 al primarului municipiului Cluj Napoca, în calitate de iniţiator; Analizând Raportul de specialitate nr. 607578/30.06.2022 al Direcţiei Tehnice şi al Direcţiei Juridice, prin care se propune aprobarea încheierii Protocolului de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.) şi Municipiul Cluj-Napoca în vederea înființării Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate (U.C.A.) la nivelul U.A.T. Cluj-Napoca; Văzând avizul comisiei de specialitate; Având în vedere: * prevederile H.G. nr. 901/2015 privind aprobarea Strategiei naţionale în domeniul achiziţiilor publice; * Proiectul Sprijin în implementarea Strategiei Nationale în domeniul Achiziţiilor Publice, prin consolidarea capacităţii administrative a Agentiei Naţionale pentru Achiziţii Publice şi a autorităţilor contractante, cod SIPOCA 625 (“proiectul SIPOCA 625”); Reţinând Adresa nr. 295/31.05.2022 a A.N.A.P., prin care se transmite Protocolul de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.) şi Municipiul Cluj-Napoca în vederea înființării Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate (U.C.A.) la nivelul U.A.T. Cluj-Napoca; Văzând avizul comisiei de specialitate; Potrivit dispoziţiunilor art. 129, 133 alin. 1, 139 şi 196 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul Administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE: Art. 1. Se aprobă încheierea Protocolului de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.) şi Municipiul Cluj-Napoca în vederea înființării Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate (U.C.A.) la nivelul U.A.T. Cluj-Napoca, conform Anexei care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 2 Se împuterniceşte domnul Emil Boc, Primar, în calitate de reprezentant legal al U.A.T. Cluj-Napoca, să semneze Protocolul de colaborare cu Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.), în vederea inființării Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate (U.C.A.) lațnivel local. Art.3. Cu îndeplinirea prevederilor hotărârii se încredinţează Direcţia Tehnică şi Directia Juridică. dinte de şedinţă, A Ştefan Tarcea ează: al al municipiului, Nr. 538 din 7 iulie 2022. (Hotărârea a fost adoptată cu 20 voturi) CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI Anexă la Hotărârea nr._539 CLUJ-NAPOCA TA20190625 — Acord cadru pentru sprijinul activităţilor echipei BEI Lot 4: Sprijin pentru managementul de program Sprijin pentru ANAP peniru înființarea Uhnităţilor de Achiziţii publice Centralizate la nivel local AA 010455-001 Protocol de colaborare între: Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice și Municipiul Cluj-Napoca European | investment Bank Tie Eu baut > Competența face deferenia! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European AA 010455-001 | | | 1 Definiţii În prezentul protocol, termenii de mai jos vor avea următorul înțeles: a. Beneficiar final: autoritate contractantă care beneficiază de serviciile UCA. b. Organizaţie Parteneră: autoritate contractantă, semnatară a acestui Acord, care colaborează cu echipa de implementare cu scopul pregătirii unei foi de parcurs în vederea înființării ulterioare a UCA la nivel local (i.e. după terminarea asistenţei formalizată prin acest Protocol). c. UCA: unitate de achiziţii centralizate - o autoritate contractantă care, conform art. 3 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările și completările ulterioare, furnizează activități de achiziţie centralizate și, după caz, activităţi de achiziţie auxiliare. d. Foaie de parcurs: document care precizează pașii recomandaţi pe care Organizaţia Parteneră ar putea să îi urmeze în vederea înfiinţării UCA. 2 Preambul Având în vedere: (A) Proiectul „Sprijin în implementarea Strategiei Naţionale în domeniul Achiziţiilor Publice prin consolidarea capacității administrative a Agenţiei Naţionale pentru Achiziţii Publice și a autorităților contractante, cod SIPOCA 625” (“proiectul SIPOCA 625”), ale cărui obiective specifice constau, între altele, în: - Creșterea gradului de conștientizare la nivel naţional cu privire la beneficiile și cerințele principale pentru organizarea achiziţiilor publice centralizate la nivel local; - Derularea a trei exerciţii pilot de înființare și operaţionalizare a unor UCA la nivel local; - Pregătirea unor planuri pentru înfiinţarea ulterioară a încă opt UCA la nivel local, (B) Prevederile Strategiei naţionale în domeniul achiziţiilor publice, aprobată prin HG nr. 901/2015, publicată în Monitorul Oficial nr. 881/25.11.2015, care stabilește acţiunile și obiectivele ce definesc politica Guvernului cu privire la reformarea sistemului naţional de achiziţii publice, printre care se numără: a. Agregarea cererii și cooperarea dintre autorităţile contractante cu scopul de a conduce la realizarea următoarelor beneficii: — Expertiză și capacitate îmbunătăţite în domeniul achiziţiilor publice; -— Generarea de economii la scară; - Declanșarea unei atractivităţi sporite a pieței. b. Reducerea costurilor de tranzacţionare / achiziţii și o utilizare mai eficientă a fondurilor publice. (C) Analiza oportunității și fezabilităţii achiziţiilor publice centralizate, realizată în cadrul primului Acord de Servicii de Asistenţă Tehnică pentru Implementarea Proiectelor („Acordul PASSA”) încheiat în data de 15 iulie 2016 între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice și Banca Europeană de Investiţii, a confirmat că procesul de centralizare a achiziţiilor publice la nivel local și regional ar contribui la atingerea obiectivelor menţionate la pct. (B) de mai sus; (D) În baza celui de al doilea Acord PASSA încheiat în data de 9 iulie 2019 între Banca Europeană de Investiţii și Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice a fost lansat proiectul „Sprijin pentru ANAP pentru înființarea Unităţilor de Achiziţii Publice Centralizate Ia nivel local” („Proiectul”); (E) În cadrul Proiectului, Banca Europeană de Investiţii a contractat serviciile unui consultant terţ, respectiv consorțiul format din Ernst & Young SRL, Agenţia Federală pentru Achiziţii Publice din Austria (BBG) și Ramboll Europa de Sud-Est („Consultantul terț”); (F) Reprezentanţii Băncii Europene pentru Investiţii și ai Consultantului terț sunt denumiți în continuare, împreună, „Echipa de Implementare”; (G) În cadrul Acordului PASSA a fost elaborată o metodologie de evaluare și selecţie a entităţilor interesate de elaborarea foilor de parcurs în vederea înființării ulterioare a UCA la nivel local (Organizaţii Partenere), care acoperă criterii cu privire la: AA 010455-001 2 “ 5.1 - Disponibilitatea organizaţiei (i.e. afirmarea intenţiei de a participa în elaborarea foii de parcurs); - Sinergie (i.e. abilitatea de a coopta și coopera cu alte organizaţii similare în vederea desfășurării procesului de achiziţii publice); - Capacitate administrativă (i.e. capacitatea de a mobiliza resurse - umane, materiale, financiare); — Asigurarea sustenabilităţii (i.e. capacitatea de a susţine activitatea UCA pe termen lung ); (H) Pentru colectarea intenţiilor de participare și a datelor preliminare cu privire la criteriile menţionate mai sus, a fost aplicat un chestionar adresat organizaţiilor interesate de elaborarea foilor de parcurs în vederea înfiinţării ulterioare a UCA la nivel local; (I) Chestionarul a fost deschis în perioada 27 aprilie — 6 mai 2022, fiind disponibil public pe website-ul ANAP pentru toate organizaţiile interesate de această inițiativă; (J) Pe baza intenţiilor de participare exprimate în cadrul chestionarului menţionat la pct. (H) și (1) de mai sus, au avut loc întâlniri bilaterale ale Echipei de Implementare și ANAP cu reprezentanţi ai instituţiilor și autorităţilor publice care și-au exprimat interesul de a avea calitatea de Organizaţie Parteneră; (K) Pe baza informaţiilor colectate prin intermediul chestionarului și discuţiilor bilaterale, a metodologiei de evaluare și selecţie agreate, Echipa de Implementare a evaluat intenţiile de participare și a formulat propuneri către ANAP, privind selecția Organizaţiilor Partenere; (L) Urmare a deciziei ANAP cu privire la selecţia Organizaţiilor Partenere, Echipa de Implementare, în numele și pentru ANAP, împreună cu fiecare Organizaţie Parteneră selectată au lucrat pentru a perfecta un protocol de colaborare privind activităţile care se vor derula în cadrul Proiectului; (M) Municipiul Cluj-Napoca dorește să acţioneze ca Organizaţie Parteneră în cadrul Proiectului. s-a convenit încheierea prezentului protocol de colaborare („Protocolul”) Părţile Prezentul Protocol este încheiat între: Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice, denumită în continuare „ANAP”, având ca date de identificare: sediul în strada Foișorului nr. 2, sector 3, București, telefon/fax 0213118090 / 0213118095, cod fiscal 35000402, cont RO46TREZ23A510103580201X și RO62TREZ23A510103580202X deschis la Trezoreria sector 3, reprezentată legal prin domnul luliana FECLISTOV, având funcţia de Președinte și Municipiul Cluj-Napoca, denumit în continuare „Organizaţie Parteneră”, având ca date de identificare: sediul în str. Moților nr.3, municipiul Cluj-Napoca, județul Cluj și fiind reprezentat legal de Primar Emil Boc. Obiectul Protocolului Prezentul document cuprinde termenii și condiţiile care vor guverna relaţiile dintre părţi, având ca obiect asistența oferită de Echipa de Implementare Organizaţiei Partenere pentru elaborarea foii de parcurs în vederea înfiinţării ulterioare a UCA la nivel local. Protocolul descrie elementele definitorii privind elaborarea unei foi de parcurs pentru înfiinţarea UCA, rolurile și responsabilităţile părţilor, aspecte privind legea aplicabilă, durata și modificarea Protocolului, elemente de sustenabilitate și regulile de comunicare. O strânsă coordonare și colaborare între toate părțile implicate și factorii care au un interes legitim prezintă un aspect deosebit de important pentru realizarea cu succes a activităţilor prevăzute în cadrul Protocolului. Elemente definitorii privind elaborarea unei foi de parcurs pentru înființarea UCA Elemente privind Organizațiile Partenere care înfiinţează UCA În situaţia în care, ulterior încheierii prezentului Protocol, o altă entitate dorește să adere, în calitate de Organizaţie Parteneră, la prezentul Protocol, se va încheia un act adițional la acesta. AA 010455-001 3 5.2 6.2 Elemente preconizate de conţinut Foaia de parcurs va include următoarele elemente preconizate pentru înființarea ulterioară a UCA: * Categorii și tipuri de beneficiari finali ai UCA (entităţile care sunt interesate să beneficieze de serviciile UCA locale); » Categoriile de bunuri/servicii/lucrări pentru care organizaţia parteneră preconizează să realizeze achiziţiile centralizate; * Forma preconizată pentru UCA (i.e. entitate nou înființată/departament în cadrul unei entități existente); » Actul de înființare preconizat pentru constituirea UCA; » Tipurile de resurse necesare, preconizate, pentru înființarea UCA (e.g. materiale, financiare, umane); * Entităţile preconizate care vor asigura aceste tipuri de resurse și perioada pentru care le vor asigura; + Modelul de finanţare preconizat pentru această UCA. Roluri și responsabilități Structura de guvernanţă 6.1.1 În termen de cinci zile lucrătoare de la semnarea prezentului Protocol, Organizaţia Parteneră va nominaliza un reprezentant, care să fie punctul de contact al Organizaţiei Partenere în relaţia cu ANAP și Echipa de Implementare. 6.1.2 Reprezentantul Organizaţiei Partenere va fi implicat în procesul de luare a deciziilor privind elaborarea foii de parcurs pentru toate activităţile derulate în cadrul Proiectului și va participa la toate ședințele relevante pe acest subieci organizate de Consultantul Terţ. 6.1.3 Consultantul Terţ va modera ședințele organizate în contextul elaborării foii de parcurs și va monitoriza îndeplinirea acţiunilor agreate în cadrul respectivelor ședințe. 6.1.4 Reprezentanţii ANAP și ai Băncii Europene de Investiţii vor fi invitaţi la ședințele organizate în contextul elaborării foii de parcurs. 6.1.5 Minutele şedinţelor organizate în contextul elaborării foii de parcurs vor fi comunicate de către Consultantul Terţ în termen de cinci zile lucrătoare participanţilor, precum și reprezentanților ANAP și ai Băncii Europene de Investiţii. Etapele elaborării foii de parcurs în vederea înființării ulterioare a UCA 6.2.1 Elaborarea foii de parcurs în vederea înființării ulterioare a UCA presupune următoarele etape (E) și activităţi (A): E1) Elaborarea foii de parcurs: AT. Elaborarea Planului de Mobilizare a Actorilor Cheie. A2. Analiza activităţii privind achiziţiile a autorităţilor contractante. A3. Analiza pieței. A. Elaborarea de recomandări privind forma UCA și categoriile de achiziţii. AD. Elaborarea foii de parcurs. E2) Organizarea de conferinţe: A1. Organizarea unei conferințe pentru creșterea gradului de conștientizare cu privire la achiziţiile centralizate într-unul dintre județele incluse în studiu A2. Organizarea unei conferinţe finale în București. AA 010455-001 6.3 8 Responsabilităţile ANAP, ale Organizaţiei Partenere și ale viitoarei UCA 6.3.1 Responsabilităţile părţilor sunt prevăzute în mod detaliat în Anexa nr. 1 la prezentul Protocol. Anexa nr. 1 include, pentru fiecare etapă și activitate a Proiectului, tipurile de sprijin care vor fi oferite de ANAP, prin intermediul Echipei de Implementare și implicarea așteptată din partea Organizaţiei Partenere. Comunicări Părţile se angajează să se informeze reciproc cu privire la activităţile derulate în conformitate cu prevederile prezentului Protocol. Organizaţia Parteneră comunică ANAP, de îndată, informaţii cu privire la acţiunile întreprinse și eventuale solicitări de sprijin suplimentar în baza prezentului Protocol. Comunicările dintre părţi se vor efectua în scris, la datele de contact menţionate mai jos: Pentru ANAP: E-mail: liana.maneaQanap.gov.ro și ucalocaleQro.ey.com În atenţia: Liana Manea. Pentru Municipiul Cluj-Napoca: E-mail: lucia.lupeaprimariaclujnapoca.ro În atenţia: Lucia Lupea Persoana de contact din partea Echipei de Implementare este Sofia Stoican (lonescu), e-mail: sofia.ionescuQro.ey.com și ucalocale(Qro.ey.com, număr de telefon: +40 752 124 788. Durata Protocolului Prezentul Protocol intră în vigoare la data semnării sale de către ambele părţi, urmând a fi implementat până la data de 08.12.2022, care este și data de finalizare a activităților aferente elaborării foii de parcurs. Modificarea Protocolului Prezentul Protocol poate fi modificat prin act adiţional semnat de către fiecare parte. 10.1.1 10.1.2 10.1.3 10.1.4 10 Sustenabilitate Decizia de a înființa UCA si după finalizarea foii de parcurs aparţine Organizaţiei Partenere. Durata asistenţei oferite de ANAP prin Echipa de Implementare prin Proiect, formalizată prin prezentul Protocol, este limitată la 08.12.2022. Încetarea Protocolului înainte de expirarea duratei menţionate la pct. 8 conduce la oprirea asistenței oferită de ANAP prin Echipa de Implementare. Protocolul poate înceta înainte de expirarea duratei menţionate la pct. 8 doar în următoarele condiții: a. Prin reziliere de către ANAP dacă Organizaţia Parteneră și nu și-a îndeplinit, indiferent de motiv, în mod consecvent responsabilitățile menţionate în Anexa nr. 1, și dacă, în urma notificării ANAP cu privire la încălcare, nu remediază în termen de maxim 10 zile respectiva încălcare; b. Au apărut elemente ce conduc la imposibilitatea de derulare și la încetarea proiectului SIPOCA 625 și/sau a Proiectului și/sau a Acordului PASSA; c. Organizaţia Parteneră se desființează; d. Competenţele și atribuţiile Organizaţiei Partenere, stabilite conform dispoziţiilor legale, se modifică semnificativ față de momentul semnării prezentului Protocol și fac imposibilă derularea activităţilor prevăzute în prezentul Protocol. În acest caz, Organizaţia Parteneră va AA 010455-001 5 11 aduce la cunoștința ANAP de îndată orice modificări intervenite cu privire la competențele și atribuţiile sale. 10.1.5 În situaţia prevăzută la pct. 10.1.4 lit. a), și b), Protocolul încetează prin simpla notificare de reziliere din partea ANAP. În situaţia prevăzute la pct. 10.1.4. lit. d), Protocolul încetează prin acordul părţilor. În situația prevăzută pet. 10.1.4 lit. c) Protocolul încetează de drept, la data desființării Organizaţiei Partenere. Consideraţii finale Părţile recunosc prin prezentul Protocol importanța activităţilor prevăzute în cuprinsul acestuia și importanța deosebită a contribuţiei la buna îndeplinire a obiectivelor Proiectului. În acest sens, implicarea Organizaţiei Partenere în derularea activităților din prezentul Protocol, precum și rezultatele obținute capătă o însemnătate aparte întrucât sprijinul oferit și gradul succesului acestui Protocol pot pune bazele unor bune practici folositoare pe termen mediu și lung în privința achiziţiilor publice centralizate la nivel local. Organizaţia Parteneră înţelege că semnarea acestui protocol presupune angajarea și mobilizarea unor resurse din partea ANAP, inclusiv financiare, prin intermediul finanţării POCA pentru a sprijini Organizaţia Parteneră. Anexa nr. 1 — Planul de Acţiune face parte integrantă din prezentul Protocol. Prezentul Protocol a fost încheiat astăzi, ................ „în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte: AGENȚIA NAȚIONALĂ PENTRU ACHIZIȚII MUNICIPIUL. CLUJ-NAPOCA PUBLICE prin Președinte, prin Primar, luliana FECLISTOV Emil BOG AA 010455-001 Z L00-SSF0L0 vv “BJUABI8I BN981 ed e/8jusuedxa IS ayuajsixe ) elaque 81g9. eGeyens eeapisuoo “(9uu0y 9e ] ap 81e10qe|09 ui puen! 'arjeziuef.o nes 'aljuafe 'eruedwuoo 'ajeo0| jemone sun | 9p IN|NJ090701d 9p |8AU E] eyuajsixe Zziyoe ep ajiofeeo |N1peo ui yueuuieuedep '6:2) von e einpnus | auoBereo 1S von euioţ eeleuuas eueGugusuoo |$ ejajueyeud S VON BUU104 eqisod 15 iiiziuoe ap ofeeo ajaqisod PUulALud ugpuewuoda e|spiuni s jad mjeuuiozu! eso PUIALd 1EPUELUO98I | PUlAId IgPUBuI0981 SP Jos uulud un gzeaodeja ap eaeodeja 'pv Med | '9Jep 10)s99e eaJauljqo slaque amo BZea|l9e 'Jqisod ase '9|8)ep ezeozjeue IS gzesinpnus p 81210qe|09 91e9 U| EINSgUU Uj '1S SyueAg|a1 N i i Sp IN|nNJ090J01d sep ap alasuns ia 194919) ezujeiry/ "S)UBASI8I 1jeld ezileuv ev eeeuuss e/eyuswajduu| sp Iadiuoa eljeoyne 9.)zo ayep ap ugoros ezeesue] e| sp lun] p uifiuds 1S eeuunipul 21940 “SNUljdo 8|8)ep gzeszIleuy ed "eu Meroyoueg 8129 “9JZIA gzeozi|ea 9|9qu2 9.eo Injn/guonseuo e a1ea|du09 [ue oua “nze9 9)s9 g92p '1S voN IE Neu J0|ueioyausg "9JUBIOEIUOO sp a1e10oqeJo9 op ojeAu! ejuusuei 11euy J0|Hepoyeueg Jeseupe 1 EA 8129 jeuonsauo un ajsejefeld 9p ININIEd0I01d 2o/2uu/8s "EU Nei Oyeuog 8129 "eoIuspi BAe ezieuv 'Zv e| ep un| € 9ep 9p a|uguoJos sțusuei | JSOJ Ne 9129 vyON IE eu Meroyousg e] Sp S|UBA8|8I 9|8yep auliqo e nuusd ai8uaued iajeziuefiO aiewunupu, !S uiluds geo fued 9|9que 9129 i "108101d -eiauo ; sp e210qej0o 2p gjey e.oyseoe erjizod 318y9 10|110)oy 'al8u9 aja: capi I30 jepn[ ep |8Aiu 8p 1N|N1090]01d 10|H10)9Y E SIEZIJIQ0;Al 9P |Nueld Ezesioaejz ninuzia 2180923 xy e| nipnys nun es/eumues I i eaJezI 294 elopiuniz | (a NYEJIANDe S1ezuauia|duuj sp 9191349! 313u3ue [...]