HCL 705/2023 Cluj-Napoca adoptată

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI CLUJ-NAPOCA HOTĂRÂRE privind aprobarea normelor specifice de desfășurare a activității Unităţii Centralizate de Achiziţii Publice Centralizate — U.C.A. Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca întrunit în şedinţă ordinară, Examinând proiectul de hotărâre privind aprobarea normelor specifice de desfășurare a activităţii Unităţii Centralizate de Achiziţii Publice Centralizate — U.C.A. — proiect din inițiativa primarului; Reţinând Referatul de aprobare nr. 735980/1/31.08.2023, conex cu nr. 635140/1/7.07.2023, al primarului municipiului Cluj Napoca, în calitate de inițiator; Analizând Raportul de specialitate nr. 736109/31.08.2023, conex cu nr. 636448/7.07.2023, al Direcţiei Tehnice şi Direcţiei Juridice, prin care se propune aprobarea normelor specifice de desfăşurare a activității Unităţii Centralizate de Achiziţii Publice Centralizate — U.C.A.; Văzând avizul comisiei de specialitate; Având în vedere: - art. 129 alin. (14) din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare; - art. 7 din Legea nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică; - art. 40 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările și completările ulterioare; - Legea nr. 24/2000 privind normele de tehnică legislativă pentru elaborarea actelor normative, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; - H.G. nr. 901/2015 privind aprobarea Strategiei naţionale în domeniul achiziţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare. Ținând cont de prevederile: - Protocolului de colaborare dintre Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice şi Municipiul Cluj- Napoca, privind elaborarea unei foi de parcurs în scopul înființării Unităţii Centralizate de Achiziţii Publice la nivel local (U.C.A.), aprobat prin Hotărârea nr. 538/2022; - Protocolului de colaborare dintre Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice şi Municipiul Cluj- Napoca, cu privire la înființarea şi operaționalizarea unei Unităţi de achiziții centralizate (U.C.A.) la nivelul Municipiului Cluj-Napoca, aprobat prin Hotărârea nr. 481/2023; Potrivit dispoziţiunilor art. 129, 133 alin. (1), 139 şi 196 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE: Art.1. Se aprobă normele specifice de desfăşurare a activităţii Unităţii Centralizate de Achiziţii Publice Centralizate - U.C.A., conform Anexei, care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. Cu îndeplinirea prevederilor hotărârii se încredințează Direcţia Tehnica şi Serviciul Achiziţii Publice. Nr. 705 din 7 septembrie 2023 (Hotărârea a fost adoptată cu 20 voturi) | CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUL Anexă ln Hotărârea Nr.X93[ 9005. CLUJ-NAPOCA NORME SPECIFICE DE DESFĂŞURARE A ACTIVITĂȚII UNITĂȚII DE ACHIZIŢII PUBLICE CENTRALIZATE — UCA Art. 1 Dispoziţii generale (1) Municipiului Cluj-Napoca i se atribuie calitatea de unitate de achiziţii publice centralizate (cu denumirea abreviată de "UCA” în sensul prevederilor art. 3 alin(1) lit. bbb) din Legea 98 / 2016 privind achizițiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, iar activitățile specifice acestei UCA se realizează printr-un compartiment separat — Compartimentul Unitatea de Achiziţii Publice Centralizate — UCA din cadrul Serviciului Achiziţii Publice al aparatului de specialitate al Municipiului Cluj-Napoca. (2) Prezentele Norme specifice privind desfăşurarea activităţilor de achiziţii publice centralizate, în continuare indicate sub denumirea de *Norme”, stabilesc cadrul juridic unitar pentru activitățile specifice întreprinse de Compartimentul Unitatea de Achiziţii Publice Centralizate — UCA. Art. 2 Definiţii Termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii: a) categorii de achiziții centralizate - produse sau servicii sau lucrări achiziţionate în sistem centralizat, stabilite prin art. 6 din prezentele norme, care fac obiectul acordurilor-cadru/contractelor de achiziţie publică încheiate de UCA în numele și pentru utilizatori sau al unui sistem dinamic de achiziţii administrat de UCA în numele și pentru utilizatori; b) acord-eadru centralizat - acordul-cadru prevăzut la art. 3 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, încheiat de UCA în numele și pentru utilizatori, având ca obiect principal una din categoriile de achiziţii centralizate definite la lit. a); c) sistem dinamic de achiziţie - are înțelesul prevăzut în ari. 3 lit. pp) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare; d) autoritate contractantă - entitatea prevăzută la art. 4 din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare; e) procedură de atribuire centralizată - procedură de atribuire a acordurilor-cadru centralizate/contractelor de achiziție publică, organizată de UCA, precum şi administrarea de către UCA a unui sistem dinamic de achiziţii având ca obiect una din categoriile de achiziții centralizate definite la lit. a); f) utilizator - utilizator principal sau secundar; g) utilizator principal - autoritatea contractantă care funcționează în subordine sau sub autoritatea Consiliului Local al municipiului Cluj-Napoca, care zi achiziţiona categoriile de achiziţii centralizate prin intermediul UCA prin una dintre următoarele modalități: (î) prin utilizarea acordurilor-cadru centralizate/contractelor încheiate de UCA, potrivit dispoziţiilor Legii nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare; (îi) prin utilizarea sistemelor dinamice de achiziţii administrate de către UCA în numele și pentru utilizatori, potrivit dispoziţiilor Legii nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, h) utilizator secundar - orice autoritate contractantă care nu este utilizator principal şi care poate achiziționa categoriile de achiziţii centralizate prin intermediul UCA prin una dintre modalitățile prevăzute la lit. g) pet. (i) sau (i); i) zile - zile calendaristice, cu excepţia cazurilor în care se prevede expres că sunt zile lucrătoare, Art. 3 Obiectivele principale ale UCA a) optimizarea condiţiilor și a procesului de achiziţii publice pe bază de criterii economice și de calitate şi în condiţiile asigurării securității juridice, prin agregarea necesităţilor utilizatorilor; b) îmbunătăţirea şi profesionalizarea achiziţiilor publice la nivelul UAT Municipiul Cluj-Napoca c) asigurarea disponibilităţii categoriilor de achiziţii centralizate pentru utilizatori. Art. 4 Rolurile UCA (1) UCA prestează următoarele activități principale în numele şi pentru utilizatori: a) încheierea de acorduri-cadru; b) atribuirea de contracte de achiziţie publică; c) administrarea de sisteme dinamice de achiziţii. (2) UCA poate atribui contracte subsecvenie în condiţiile prevăzute la art. 15.3. (3) Acordurile-cadru/contractele şi sistemele dinamice de achiziţii prevăzute la alin.(1) au ca obiect exclusiv categorii de achiziții centralizate. (4) UCA poate desfășura şi activităţi de achiziţie auxiliare pentru utilizatori, în conformitate cu dispozițiile Legii nr. 98/2016 privind achiziţiile publice cu modificările si completările ulterioare. Art, 5 Atribuţiile principale ale UCA: a) colectarea necesităţilor utilizatorilor în legătură cu categoriile de achiziţii centralizate; b) stabilirea programului anual al achiziţiilor publice al UCA pentru categoriile de achiziţii centralizate; c) organizarea procedurilor de atribuire centralizate şi încheierea acordurilor-cadru centralizate, precum şi atribuirea de contracte subsecvente în condiţiile prevăzute la art. 15.3; d) punerea la dispoziţia utilizatorilor a acordurilor-cadru centralizate; e) monitorizarea acordurilor-cadru centralizate/contractelor; D). participarea, în calitate de parte în cadrul procedurilor administrativ-jurisdicționale sau în fața instanţelor de judecată, în legătură cu actele emise în exercitarea atribuţiilor sale; g) fumizarea de activităţi de achiziţie auxiliare. Art. 6 Lista de categorii de achiziţii care se vor realiza în sistem centralizat: a) Managementul clădirilor de birow/facilităţilor; produse de îngrijire şi curățare a clădirilor/facilităţilor, articole igienico-sanitare din hârtie, inclusiv hârtie igienică; b) servicii de curățenie, alte servicii de intreţinere a clădirilor de birou/facilităţilor; tu 1 pata c) alimente şi produse conexe; d) Servicii de amenajare şi întreținere spaţii verzi e) Energie: electricitate, încălzire, gaz, combustibil pentru încălzire, combustibili solizi, alte servicii în legătura cu furnizarea de energie; f) Mobilitate, ca de exemplu: carburanți pentru vehicule, inclusiv carduri de combustibili, managementul călătoriilor/deplasarilor în interes de serviciu Lista prevăzută în prezentul articol poate fi modificată/completată cu alte categorii de achiziţii centralizate, ulterior înființării UCA Art. 7 Utilizatori principali (1) Se aprobă lista utilizatorilor principali ai UCA: Cantina de ajutor social şi pensiune Spitalul clinic municipal Clujana Creşa pentru educaţie timpurie Direcţia de asistenţă socială şi medicală Serviciul public de interes local pentru administrarea parcărilor Serviciul public pentru administrarea obiectivelor culturale (2) Lista prevăzută la alin.(1) poate fi modificată și completată ulterior înființării UCA, prin Hotărâre a Consiliului Local. (3) Utilizatorii principali au obligaţia de a achiziţiona categoriile de achiziţii centralizate prevăzute la art. 6, prin intermediul UCA. Art. 8 Utilizatori secundari (1) UCA prestează servicii de achiziţii centralizate, precum şi servicii de achiziţii auxiliare și utilizatorilor secundari, în baza unor contracte încheiate în acest sens între Municipiul Cluj-Napoca și utilizatorii secundari, în condiţiile legii. (2) Utilizatorii secundari au dreptul de a achiziţiona categoriile de achiziții centralizate prevăzute la art. 6 prin intermediul UCA. (3) În situaţia în care UCA va opta pentru perceperea unor tarife de la utilizatorii secundari pentru serviciile de achiziţii centralizate şi serviciile de achiziție auxiliară, acestea vor fi stabilite ulterior înființării UCA, prin Hotărâre a Consiliului Local. Art, 9 Utilizatorii încheie în nume propriu contracte subsecvente în baza acordurilor-cadru semnate de UCA sau contracte de achiziţii în cadrul sistemelor dinamice de achiziţii administrate de UCA, în condiţiile legii. Pentru evitarea oricărui dubiu, încheierea contractelor subsecvente se va efectua întotdeauna de către utilizatori, indiferent dacă atribuirea contractului subsecvent se realizează de către UCA sau de către utilizatori, conform art. 15 alin. 3. Art, 10 În vederea derulării unei proceduri de atribuire centralizate, UCA parcurge următoarele etape: (a) de planificare/pregătire a procedurii; (b) de organizare a procedurii și atribuirea acordului-cadru centralizat/contractului și, dacă este cazul, în condiţiile art. 18 alin. 3, 4 a contractului subsecvent; (c) post-atribuire acord-cadru centralizat/contract, respectiv monitorizarea implementării acordului- cadru centralizat/contractului. Art. 11 UCA realizează, ori de câte ori este necesar, studii de piață și/sau, după caz, procese de consultare a piețelor de profil în urma cărora să obțină informaţii pentru: 3 a) optimizarea concurenței; b) definitivarea instrumentelor specifice de achiziţie; c) definitivarea criteriilor de calificare şi selecție; d) identificarea posibililor factori de evaluare a ofertelor; e) definitivarea specificaţiilor tehnice standardizate; f) identificarea, centralizarea şi/sau stabilirea valorii estimate; g) stabilirea criteriului de atribuire; h) alte elemente necesare procesului de achiziţie. Axt. 12 Drepturile, obligațiile şi raporturile dintre UCA și utilizatori în cadrul etapelor procesului de achiziţie publică A, Etapa de planificare/pregătire a procedurii AI. Drepturile şi obligațiile UCA şi ale utilizatorilor (1) UCA are următoarele drepturi: a) să solicite utilizatorilor nominalizarea unor persoane pentru participarea la grupurile de lucru constituite conform prevederilor art. 16; b) să realizeze studii de piaţă şi să organizeze ori de câte ori este necesar consultarea pieței pentru produsele/serviciile/lucrările achiziţionate în sistem centralizat; c) să solicite de la utilizatori orice alte informaţii în legătură cu planificarea/pregătirea procedurilor de atribuire centralizate şi implementarea contractelor de achiziţie publică/contractelor subsecvente/contractelor administrate într-un sistem dinamic de achiziţii. (2) UCA are următoarele obligaţii: a) să colecteze, să analizeze şi să centralizeze necesităţile transmise de către utilizatori; b) să decidă asupra produsului/serviciului/lucrărilor care vor face obiectul procedurii de achiziţie centralizate; c) să standardizeze specificaţiile tehnice pentru produsele/ serviciile/ lucrările pentru care organizează proceduri de atribuire centralizate; d) să elaboreze documentaţia de atribuire pentru organizarea procedurilor de atribuire centralizate. (3) Utilizatorii au următoarele drepturi: a) să desemneze persoanele pentru participarea la grupurile de lucru constituite conform prevederilor art. 13; b) să fie informaţi cu privire la categoriile de achiziţii care se vor realiza în sistem centralizat; c) să transmită către UCA observaţii/propuneri asupra specificaţiilor tehnice standardizate. (4) Utilizatorii au următoarele obligaţii: a) să transmită în termenul solicitat către UCA informaţiile privind necesităţile de produse, servicii și lucrări; b) să participe la solicitarea UCA la procesul de consultare a pieţei; c) să participe la solicitarea UCA la întâlnirile grupurilor de lucru constituite de căte UCA conform prevederilor art. 13; d) să transmită în termenul solicitat către UCA orice alte informaţii solicitate de către aceasta în legătură cu planificarea/pregătirea procedurilor de atribuire centralizate. A.2 Raporturile dintre UCA și utilizatori (1) În etapa de planificare/pregătire a unei proceduri de atribuire centralizate, UCA transmite o notificare utilizatorilor pentru colectarea necesităţilor acestora. (2) Utilizatorii principali sunt obligaţi, iar utilizatorii secundari au dreptul, să transmită, în forma şi structura stabilite de către UCA, datele şi informaţiile privind necesităţile de produse/servicii/lucrări conform planificării UCA. De regulă, transmiterea datelor şi informațiilor către UCA se va efectua în termen de maximum 30 de zile de la data solicitării transmise de UCA. (3) Pentru utilizatorii care nu respectă termenul de transmitere prevăzut la art. A.2 alin. 2, UCA poate estima necesităţile de categorii de achiziţii centralizate, în baza datelor istorice ale acelor utilizatori. (4) Responsabilitatea cu privire la corectitudinea datelor şi informaţiilor transmise de utilizatori către UCA revine acestora. (5) UCA centralizează necesităţile, analizează şi decide produsele/serviciile/lucrările care fac obiectul procedurii de atribuire centralizate, prin raportare la criterii precum, dar fără a se limita la: eficienţa economică a achiziţiei publice centralizate, gradul de standardizare, numărul de utilizatori. (6) După finalizarea activităţilor prevăzute la art. A.2 alin. 5, UCA informează utilizatorii cu privire la categoriile de achiziţii care se vor realiza în sistem centralizat. (7) Utilizatorii principali nu au dreptul să organizeze alte proceduri de atribuire pentru produsul/serviciul/lucrările care fac obiectul procedurii de atribuire centralizate de la momentul informării prevăzute la art. A.2 alin. 6. (8) Utilizatorii finalizează achiziţiile iniţiate şi care se află în derulare la data transmiterii informării prevăzute la art. A.2 alin. 6. (9) Contractele și acordurile-cadru încheiate de utilizatori anterior informării prevăzute la art. A.2 alin. 6 care au ca obiect produsul/serviciul/lucrările achiziționate în sistem centralizat și care se află în derulare se execută până la încetarea obligaţiilor ce decurg din acestea. (10) UCA transmite utilizatorilor specificaţiile tehnice standardizate pentru produsele/serviciile/lucrările care vor fi achiziţionate în sistem centralizat, în vederea obținerii confirmării că specificaţiile tehnice standardizate corespund necesităţilor utilizatorilor. Utilizatorii pot formula eventuale observaţii/propuneri privind specificaţiile tehnice standardizate în termen de maximum 5 zile de la primirea acestora. (11) În cazul transmiterii de către utilizatori a unor eventuale observaţii/propuneri asupra specificaţiilor tehnice standardizate, UCA analizează și decide, în baza procedurilor operaţionale elaborate în conformitate cu art. 15 alin. 9, asupra modalităţii în care vor fi reflectate aceste observații în acordul- cadru. (12) UCA informează utilizatorii asupra variantei finale a specificaţiilor tehnice standardizate. B. Etapa de organizare a procedurii şi atribuirea acordului-cadru centralizat/contractului B.1 Drepturile şi obligaţiile UCA şi ale utilizatorilor (1) UCA are următoarele drepturi: a) să solicite utilizatorilor desemnarea unor persoane care să facă parte din comisia de evaluare; b) să achiziționeze servicii externe de expertiză tehnică, juridică, financiară şi/sau privind aspecte contractuale specifice în vederea desfăşurării corespunzătoare a activității, inclusiv în raport cu activitatea comisiei de evaluare şi pentru soluţionarea eventualelor contestaţii/plângeri; c) să solicite de la utilizatori orice alte informaţii în legătură cu organizarea şi derularea procedurilor de atribuire centralizate. (2) UCA are următoarele obligaţii: a) să organizeze procedurile de atribuire centralizate; b) să încheie acorduri-cadru centralizate/contracte; 5 c) să administreze sisteme dinamice de achiziţii în numele şi pentru utilizatori. (3) Utilizatorii au următoarele drepturi a) să solicite UCA informaţii cu privire la procedurile de atribuire centralizate derulate de către aceasta; b) să fie parte la acordurile-cadiu centralizate şi să utilizeze sistemele dinamice de achiziţii administrate de UCA. (4) Utilizatorii au următoarele obligaţii: a) să transmită în termenul stabilit de către UCA eventualele informaţii solicitate ca fiind necesare pentru definitivarea răspunsurilor la solicitările de clarificări formulate de operatorii economici; b) să nominalizeze la solicitarea UCA persoane care să facă parte din comisia de evaluare. C. Raporturile dintre UCA și utilizatori (1) UCA organizează proceduri de atribuire centralizate, încheie acorduri-cadru centralizate/contracte şi administrează sisteme dinamice de achiziții în numele și pentru utilizatori, potrivit Legii nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, Hotărârii Guvernului nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, şi a Legii nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii, precum și pentru organizarea şi funcționarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, cu modificările şi completările ulterioare. (2) Utilizatorii încheie contractele subsecvente, indiferent dacă atribuirea contractului subsecvent se realizează de către UCA sau de către utilizatori, conform art. 15 alin. 3. (3) Utilizatorii utilizează sistemele dinamice de achiziții administrate de UCA şi atribuie și încheie contractele de achiziţie publică în urma utilizării acestor sisteme. D. Etapa post-atribuire acord-cadru centralizat/contract D.1 Drepturile şi obligațiile UCA și ale utilizatorilor (I)UCA are dreptul de a solicita de la utiliz [...]