HCL 481/2023 Cluj-Napoca adoptată

oa that, CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI CLUJ-NAPOCA HOTĂRÂRE privind aprobarea încheierii Protocolului de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.) şi Municipiul Cluj-Napoca,în vederea înființării și operaționalizării Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate (U.C.A.) la nivelul U.A.T. Cluj-Napoca Consiliul local al municipiului Cluj-Napoca întrunit în ședință ordinară, Examinând proiectul de hotărâre privind aprobarea încheierii Protocolului de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.) şi Municipiul Cluj-Napoca, în vederea înființării și operaţionalizarii Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate (U.C.A.) la nivelul U.A.T. Cluj-Napoca — proieci din inițiativa primarului, Reţinând Referatul de aprobare nr. 521309/1/9.05.2023 al primarului municipiului Cluj Napoca, în calitate de iniţiator; Analizând Raportul de specialitate nr. 521582/9.05.2023 al Direcţiei Tehnice și al Direcţiei Juridice, prin care se propune aprobarea încheierii Protocolului de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.) şi Municipiul Cluj-Napoca, în vederea înfiinţării şi operaţionalizarii Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate (U.C.A.) la nivelul U.A.T. Cluj-Napoca; Văzând avizul comisiei de specialitate; Având în vedere: prevederile H.G. nr. 901/2015 privind aprobarea Strategiei naţionale în domeniul achiziţiilor publice; Proiectul Sprijin în implementarea Strategiei Nationale în domeniul Achiziţiilor Publice, prin consolidarea capacităţii administrative a Agentiei Naţionale pentru Achiziţii Publice şi a autorităţilor contractante, cod SIPOCA 625 (“proiectul SIPOCA 625”); . Proiectul PNRR 435, implementat cu sprijinul B.E.I. în cadrul acordului P.A.S.S.A. A.N.A.P. 3; - Hotărârea nr. 538/2022 privind aprobarea încheierii Protocolului de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.) şi Municipiul Cluj-Napoca, în vederea înființării Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate (U.C.A..) la nivelul U.A.T. Cluj-Napoca; Reţinând Adresa nr. 414797/22.03.2023 a A.N.A.P., prin care se transmite Protocolul de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.) şi Municipiul Cluj-Napoca în vederea înființării Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate (U.C.A..) la nivelul U.A.T. Cluj-Napoca; Văzând avizul comisiei de specialitate; Potrivit dispozițiunilor art. 129, 133 alin. (1), 139 şi 196 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, HOTĂRĂŞTE: Art. 1. Se aprobă încheierea Protocolului de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.) şi Municipiul Cluj-Napoca, în vederea înfiinţării şi operaționalizării Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate (U.C.A..) la nivelul U.A.T. Cluj-Napoca, conform Anexei, care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Axt. 2 Se împuterniceşte domnul Emil Boc, primar, în calitate de reprezentant legal al U.A.T. Cluj- Napoca, să semneze Protocolul de colaborare cu Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (A.N.A.P.), în vederea n ea Unităţii de Achiziţii Publice Centralizate VU. C.A.) la nivel local. Nr. 481 din 15 mai 2023 (Hotărârea a fost adoptată cu 17 voturi) a E: i ba - „NEI pb)» Naţional E NextGenerationu de Redresare și Rezilienţă Anexă la Hotărârea nr. 59//2025 Protocol de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice și Municipiul Cluj-Napoca cu privire la înființarea și operaţionalizarea unei Unităţi de achiziţii publice centralizate (UCA) la nivelul Primăriei Cluj-Napoca AGENȚIA NAȚIONALĂ PENTRU ACHIZIȚII PUBLICE +] ora - 0 e Planul Naţional NexiGenerationEU de Redresare și Rezilienţă PNRR. Finanţat de Uniunea Europeană — UrmătoareaGeneraţieUE. Cuprins Listă de abrevieri... A. "Teritieni SPECIfIGI, zorcranr ao aa rate TANA 1 ACEEA APPC UP it ăi i anala at ac a a a a 2. Preambul........... 3. Părţile Protocolulu 4. Obiectul Protocolului 5. Elemente minime definitorii privind UCA.. 5.1 Modul de organizare al UCA................... 5.2 Utilizatori UCA... manea 5.3 Categoriile de achiziţii publice centralizate. 5.4 Modalitatea de atribuire....................eeie. 6. Roluri şi responsabilităţi în înființarea și operaţionalizarea UCA... 6.1 Structura de guvernanţă în cadrul Protocolului. ] 6.2 Etapele înfiinţării și operaţionalizării UCA............ 3] 6.3 Responsabilităţile ANAP, ale Organizaţiei Partenere și ale viitoarei UCA = 7. Comunicări............ 8. Durata Protocolului 9. Modificarea Protocolului.. 10. Sustenabilitate........ 11. Consideraţii finale... Anexa nr. 1 Planul general al activităţilor și subactivităţilor Protocolului de colaborare dintre ANAP și Oigăfiizaţia Part&neră:. „n omisă arareori area oi e e i AGENȚIA NAȚIONALĂ PENTRU ACHIZIȚII PUBLICE Pagina 2 din 23 i aro să » cut E p)» e Naţional NextGenerationEU de Redresare și Reziliență Listă de abrevieri Tabel 1 Abrevieri folosite în cadrul materialului !AC ! Autoritate Contractantă | PI N II IA E SR | ANAP —Ț Agenţia . Naţională pe pentru Achiziţii Publice | BEI Da [| Banca Europeană d de Investiţii Da a _ | | GLIO | Grup de Lucru pentru înființarea şi operaţionalizarea U! UCA | IPASSA EIB Project Advisory Support Services (Servicii de Asistenţă „Tehnică | | pentru Implementarea Proiectelor ale BEI) | PNRR | Planul Naţional de Redresare și Rezilienţă (al României) |UCA | Unitate de Achiziţii Publice Centralizate AGENȚIA NAȚIONALĂ PENTRU ACHIZIȚII PUBLICE Pagina 3 din 23 Finanţat de Uniunea Europeană NextGenerationEU a Planul Naţional de Redresare şi Rezilienţă 1. Termeni specifici În prezentul protocol termenii de mai jos vor avea următorul înțeles: UCA: unitate de achiziţii publice centralizate - o autoritate contractantă care, conform art. 3 alin. (1) lit.bbb) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu “modificările și completările ulterioare, realizează activităţi de achiziţie centralizate și, după caz, activităţi de achiziţie auxiliare. Organizaţie Parteneră: autoritate contractantă, semnatară a acestui Protocol, care participă la înființarea și operaţionalizarea unei unități de achiziții publice centralizate. Utilizator: autoritate contractantă care folosește serviciile UCA de achiziţii publice centralizate. Utilizatorii sunt de 2 tipuri, respectiv: a. utilizatori principali: autorităţi contractante faţă de care UCA are autoritate ierarhică, e.g. se află în subordonarea UCA; p. utilizatori secundari (alte autorităţi contractante terţe faţă de care UCA nu are autoritate ierarhică, e.g. primării din judeţ, și care pot utiliza în mod voluntar serviciile UCA în baza unui acord cu aceasta din urmă). Acordul PASSA ANAP 3: acordul de asistenţă tehnică dintre Banca Europeană de Investiţii (BEI) și Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (ANAP) având drept obiect sprijin în implementarea Proiectului „Înființarea și operaţionalizarea a 4 unităţi de achiziţii publice centralizate (UCA) la nivelul unor autorități publice locale desemnate din România” pentru care ANAP a obținut finanţare din Planul Naţional de Redresare și Rezilienţă al României (PNRR). 2. Preambul Având în vedere: Măsurile stabilite în Strategia națională în domeniul achiziţiilor publice, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 901/2015, printre care se numără utilizarea unităţilor de achiziţii publice centralizate de către autorităţile contractante din cadrul unei administrații sau de către autorităţile contractante dintr-o zonă geografică cu scopul de a se obține beneficii precum: * economii de fonduri publice prin economii de scară ca rezultat al creșterii volumului comenzilor; eficienţă și reducerea costurilor administrative ale procedurilor de atribuire prin standardizarea achiziţiilor; * o alternativă profesionistă la lipsa de cunoștințe de specialitate și la resursele neadecvate la nivelul autorităţilor contractante mici; + profesionalizarea sistemului de achiziţii publice generat prin specializarea personalului de achiziţii angajat la UCA. Foaia de parcurs pentru înființarea unei unităţi de achiziţii publice centralizate de către Municipiul Cluj-Napoca, pregătită cu sprijinul ANAP și BEI în cadrul proiectului „Sprijin în implementarea Strategiei Naţionale în domeniul Achiziţiilor Publice prin consolidarea capacităţii administrative a Agenţiei Naţionale pentru Achiziţii Publice și a autorităţilor contractante, cod SIPOCA 625” și care a avut la dă AGENȚIA NAȚIONALĂ PENTRU ACHIZIŢII PUBLICE Pagina 4 din 23 E. i cam Europe poeme a NextGenerationEu de Redresare și Rezilienţă bază protocolul de colaborare dintre ANAP și Municipiul Cluj-Napoca încheiat în data de 11.07.2022. iii... Ţinta PNRR 435 — Organisme operaţionale centralizate de achiziţii publice pentru autorităţile locale, în cadrul Reformei 8 — Reformarea sistemului național de achiziţii publice, conform căreia cel mai târziu la finalul trimestrului 4 al anului 2025 trebuie să existe 7 organisme operaţionale centralizate de achiziţii publice și, având în vedere unitatea de referință la nivelul anului 2021 de 3 astfel de organisme, descrierea jalonului PNRR aferent care indică că ”4 organisme centralizate de achiziţii publice locale suplimentare vor fi instituite și dotate cu instrumente operaţionale și know-how”. iv. Acordul de finanţare privind implementarea reformelor și/sau investiţiilor finanțate prin Planul naţional de redresare și reziliență nr. 36304/29.03.2022 semnat între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice și Ministerul Investiţiilor și Proiectelor Europene în scopul realizării Țintei PNRR 435 descrisă mai sus. v. Acordul PASSA ANAP 3 dintre ANAP și BEI pentru implementarea proiectului „Înfiinţarea şi operaţionalizarea a 4 unităţi de achiziţii publice centralizate (UCA) la nivelul unor autorităţi publice locale desemnate din România (Acordul PASSA ANAP 3), ale cărui obiective specifice constau în: » Creșterea gradului de conștientizare cu privire la beneficiile și cerinţele cheie ale achiziţiilor centralizate de succes la nivel local și promovarea și aplicarea achizițiilor verzi în cadrul diferitelor activităţi ale acordului; e Operaţionalizarea a patru UCA-uri la nivel local în plus faţă de cele deja înființate în România cu sprijinul anterior al ANAP și BEI. vi. Selecţia de către ANAP a Municipiului Cluj-Napoca pentru a primi sprijiin pentru înfiinţarea și operaţionalizarea efectivă a unei unităţi de achiziţii publice centralizate prin Proiectul PNRR implementat cu sprijinul BEI în cadrul acordului PASSA ANAP 3. vii. Intenţia manifestată de Municipiul Cluj-Napoca pentru a înființa o unitate de achiziţii publice centralizate cu sprijinul ANAP și al BEI prin Proiectul PNRR. viii... Includerea viitoarei UCA de la nivelul Municipiului Cluj-Napoca în lista celor 4 organisme centralizate de achiziţii publice locale suplimentare care vor fi instituite și dotate cu instrumente operaţionale și know-how”, conform Țintei PNRR 435. s-a convenit încheierea prezentului Protocol de colaborare (Protocolul). 3. Părţile Protocolului Prezentul Protocol este încheiat între: Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice, denumită în continuare și „ANAP”, având ca date de identificare; sediul în strada Foișorului nr. 2, sector 3, București, telefon/fax 0213118090 / 0213118095, cod fiscal 35000402, cont RO46TREZ23A510103580201X și ROG62TREZ23A510103580202X deschis la Trezoreria sector 3, reprezentată legal prin doamna luliana Feclistov, având funcţia de Președinte și AGENȚIA NAȚIONALĂ PENTRU ACHIZIȚII PUBLICE Pagina 5 din 23 | Finanţat de : Uniunea Europeană pb) Place ——. IESI exiceneralioneu e Redresare şi Rezilienţă Municipiul Cluj-Napoca, denumită în continuare „Organizaţie Parteneră”, având ca date sediul în Cluj-napoca, str. Motilor nr. 1-3, Cluj-Napoca, telefon 0264596030, fax 0264431575, cod fiscal 4305857, cont virament RO74TREZ21624700220XXXXX deschis la BN Trezoreria Cluj, reprezetata prin primar, Emil Boc 4. Obiectul Protocolului Prezentul Protocol cuprinde termenii și condiţiile care vor guverna relațiile dintre părţi, având ca obiect asistenţa oferită de ANAP pentru înființarea și operaţionalizarea unei UCA, inclusiv cu sprijinul BEI, în vederea atingerii Țintei PNRR 435 prezentată anterior în acest Protocol. Protocolul descrie elementele definitorii ale UCA care va fi înființată de Organizația Parteneră, rolurile și responsabilităţile părţilor, aspecte privind durata și modificarea Protocolului, elemente de sustenabilitate și regulile de comunicare. O strânsă coordonare și colaborare între toate părţile implicate și factorii care au un interes legitim reprezintă un aspect deosebit de important pentru realizarea cu succes a activităţilor prevăzute în cadrul Protocolului. 5. Elemente minime definitorii privind UCA 5.1 Modul de organizare al UCA UCA va fi înființată drept structură internă în organigrama Municipiului Cluj-Napoca. 5.2 Utilizatori UCA UCA poate avea atât utilizatori principali (autorităţi contractante față de care UCA are autoritate ierarhică, e.g. se află în subordonarea UCA) cât și utilizatori secundari (alte autorităţi contractante terțe față de care UCA nu are autoritate ierarhică, e.g. primării din judeţ, și care pot utiliza în mod voluntar serviciile UCA în baza unui acord cu aceasta din urmă). 5.3 Categoriile de achiziţii publice centralizate Categoriile de achiziţii pentru care Organizaţia Parteneră care va înființa UCA preconizează să realizeze achiziţii publice centralizate, conform foii de parcurs menţionată la punctul 2, ii), includ, dar nu se limitează, la: i. Produse de îngrijire și curățare a clădirilor, incluzând produse de curăţenie și dezinfectanţi, ii... Servicii de curăţenie, iii. x Alimente și produse conexe, iv. Servicii de amenajare și întreţinere spaţii verzi. 5.4 Modalitatea de atribuire Modalitatea principală de atribuire utilizată de UCA va fi acordul-cadru încheiat de aceasta în numele și pentru utilizatorii săi; la rândul lor, utilizatorii vor putea atribui contractele subsecvente din cadrul acordurilor-cadru încheiate de UCA. AGENȚIA NAȚIONALĂ PENTRU ACHIZIȚII PUBLICE Pagina 6 din 23 i Pemat de iat pb). Planul Naţional NextGenerationEU de Redresare și Rezilienţă 6. Roluri și responsabilităţi în înfiinţarea și operaţionalizarea UCA 6.1 Structura de guvernanţă în cadrul Protocolului i. În termen de cinci (5) zile lucrătoare de la semnarea prezentului Protocol, Organizaţia Parteneră va desemna un Manager de Proiect care să fie punctul de contact/comunicare al Organizaţiei Partenere în relația cu ANAP și BEI pentru implementarea activităţilor relevante din cadrul Acordului PASSA ANAP 3 pentru pentru înființarea și operaţionalizarea UCA, conform ii... În termen de 10 zile lucrătoare de la semnarea prezentului Protocol, Organizaţia Parteneră va desemna un Grup de Lucru pentru înființarea și operaţionalizarea UCA (GLIO) care să sprijine activitatea Managerului de Proiect și relația de colaborare cu ANAP și BEI. iii...“ Scopul principal al GLIO este de a asigura colaborarea între factorii interesaţi de la nivel local, având ca rezultat o implementare de succes a protocolului de colaborare, inclusiv un proces rapid de luare a deciziilor. iv. ._Responsabilitatea constituirii GLIO aparţine Organizaţiei Partenere. v. Membri GLIO vor fi selectaţi dintre reprezentanţii Organizaţiei Partenere. Pot fi incluși (inclusiv după momentul înființării GLIO) și alți membri dintre partenerii Organizaţiei Partenere (dacă există) și viitorii utilizatori ai UCA, așa cum sunt identificaţi de Organizaţia Parteneră. vi. Managerul de Proiect din partea Organizaţiei Partenere va organiza și va modera ședințele GLIO, pe de o parte, și va monitoriza/verifica îndeplinirea acţiunilor agreate în cadrul respectivelor ședințe, pe de altă parte. vii. Reprezentanţii ANAP, ai Băncii Europene de Investiţii și ai Consultantului Terţ al BEI vor fi invitaţi la ședințele GLIO. 6.2 Etapele înfiinţării și operaţionalizării UCA În înţelesul acestui Protocol etapele înființării și operaţionalizării UCA se referă la activităţile pe care Organizațiile Partenere, ANAP, BEI și Consultantul Terţ al BEI le vor derula împreună conform listelor de activităţi din Acordul PASSA ANAP 3, respectiv: e Activitatea 1. Configurarea a 4 UCA-uri locale în judeţele / la nivelul autorităţilor publice locale identificate în cadrul Acordului PASSA ANAP 2 o Subactivitatea 1.2. Actualizarea planului de înființare a celor 4 UCA- uri locale; o Subactivitatea 1.3. Sprijin pentru procedurile juridice de înființare a celor 4 UCA-uri locale; o Subactivitatea 1.4. Pregătirea altor documente cheie pentru funcţionarea UCA-urilor locale. e Activitatea 2: Asistenţă în derularea procedurilor centralizate de achiziţii pentru cele 4 UCA selectate o Subactivitatea 2.1. Instruire pentru personalul UCA; o Subactivitatea 2.2. Realizarea unei vizite de studiu în străinătate la alte UCA-uri dintr-o ţară a Uniunii Europene; AGENȚIA NAȚIONALĂ PENTRU ACHIZIȚII PUBLICE Pagina 7 din 23 Finanţat de i: -] Uniunea Europeană pp)» premu Nationa, eu NexiGenerationEu e Redresare și Reziliență o Subactivitatea 2.3. Derularea procedurilor de achiziţii centralizate la nivelul UCA-urilor locale selectate; o Subactivitatea 2.4. Schimb de experienţă cu alte UCA-uri românești; o Subactivitatea 2.5. Monitorizarea continuă a activităţii UCA-urilor și evaluarea finală a rezultatelor-obţinute. Activităţile și subactivităţile de mai sus sunt detaliate și particularizate la nivelul individual al Organizaţiei Partenere în protocol 6.3 Responsabilităţile ANAP, ale Organizaţiei Partenere și ale viitoarei UCA Responsabilităţile părţilor sunt prevăzute în mod detaliat în prezentul Protocol. Anexa nr. 1 include, pentru fiecare activitate și subactivitate a Proiectului, tipurile de sprijin care vor fi oferite de ANAP, inclusiv prin intermediul BEI și al Consultantului Terţ al BEI, implicarea așteptată din partea Organizaţiei Partenere, precum și din partea UCA, după înființarea acesteia. Anexa nr. 1 precizează, de asemenea, și regulile de verificare / finalizare a diverse activităţi și livrabile care vor fi dezvoltate în cadrul Acordului PASSA ANAP 3 și de care va beneficia Organizaţia Parteneră în baza acestui Protocol. Suplimentar, părţile acestui Protocol își asumă obligaţia de a asigura în cadrul diverselor livrabile / rezultate pregătite în contextul acestui Protocol vizibilitatea fondurilor din partea Uniunii Europene, conform manualului de identitate vizuală al PNRR (https://mfe.gov.ro/mipe-publica-manualul-de-identitate-vizuala-pentru-planul-national-de- redresare-si-rezilienta/manual-identitate-vizuala-pnrr/.) 7. Comunicări Părţile se angajează să se informeze reciproc cu privire la activităţile derulate în conformitate cu prevederile prezentului Protocol. Organizaţia Parieneră comunică ANAP, | de îndată, informaţii cu privire la acţiunile întreprinse și eventuale solicitări de sprijin | suplimentar în baza prezentului Protocol. Ca regulă generală, părțile vor avea ședințe săptămânale pentru monitorizarea i progresului activităţilor Protocolului și luarea a diverse decizii de management de proiect. Comunicările dintre părţi se vor efectua în scris, la datele de contact menţionate mai jos: Pentru ANAP: E-mail: mihaela.briciu anap.gov.ro (dna. Mihaela Briciu, Manager de Proiect din partea ANAP) Pentru Municipiul Cluj-Napoca: E-mail [achizitiipublice Qprimariaclujnapoca.ro]; lucia.lupea Oprimariaclujnapoca.ro, Lupea Lucia, șef serviciu Achizitii Publice din partea Municipiului Cluj-Napoca Suplimentar, în scopul implementării activităţilor și subacitivităților Protocolului la nivel tehnic, operaţional, pot avea loc şi comunicări între reprezentanți ai Organizaţiei Partenere și cei ai BEI sau ai Consultantului Terț al BEI. în acest din urmă caz toate comunicările în scris, pe email, se vor face păstrându-se în copie reprezentanţii ANAP, cu excepția celor cu caracter confidenţial conform precizărilor di [...]