HCL 434/2018 București Sectorul 3 adoptată

MUNICIPIUL BUCURESTI CONSILIUL LOCAL SECTOR 3 HOTĂRÂRE privind înființarea, organizarea și funcţionarea Unităţii de Achiziţii Centralizate constituite la nivelul Sectorului 3 al Municipiului Bucureşti prin Serviciul Proceduri de Achiziţii din cadrul Direcţiei Investiţii şi Achiziţii Consiliul Local al Sectorului 3 al Municipiului București, ales în condiţiile stabilite de Legea nr. 115/2015 pentru alegerea autorităţilor administraţiei publice locale, pentru modificarea Legii administraţiei publice locale nr. 215/2001, precum și pentru modificarea şi completarea Legii nr. 393/2004 privind Statutul aleşilor locali, întrunit în şedinţă extraordinară, azi 14.09.2018 Având în vedere: - Expunerea de motive nr. 188809/CP/13.09.2018 a Primarului Sectorului 3; - Raportul comun de specialitate nr. 185469/10.09.2018 al Direcţiei Investiţii şi Achiziţii, Direcţiei Juridice şi Direcţiei Economice; - Adresa nr. 185414/10.09.20186 Cabinet Primar cu privire la inființarea, organizarea şi funcționarea unei Unităţi de Achiziţii Centralizate prin Serviciul Proceduri de Achizitii din cadrul Direcţiei Investiţii şi Achiziţii a Sectorului 3 al Municipiului Bucureşti; „Adresa nr. 185474/10.09.2018 a Direcţiei Investiţiei şi Achiziţii — Serviciul Proceduri de Achiziţii; În conformitate cu prevederile: „Art. 40 din Legea achiziţiilor publice nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare; În temeiul prevederilor art. 45 alin. (1) şi art. 81 alin. (4) din Legea nr. 215/2001 privind administraţia publică locală, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE: Art.1. Se aprobă înființarea, organizarea și funcţionarea Unităţii de Achiziţii Centralizate constituite la nivelul Sectorului 3 al Municipiului Bucureşti prin Serviciul Proceduri de Achiziţii din cadrul Direcţiei Investiţii şi Achiziţii, în sensul art. 40 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare. Art.2. Unitatea de Achiziţii Centralizate menţionată la art.1 atribuie contracte de achizitie publică si încheie acorduri-cadru pentru lucrări, produse ori servicii în temeiul de Legii nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, atât în nume propriu cât și destinate autorităţilor contractante, respectiv Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Sector 3, Direcția Evidenţa Populaţiei Sector 3, Direcţia Generală de Salubritate Sector 3, unităţile de învățământ antepreşcolare, preşcolare şi preuniversitare din Sectorul 3 şi pentru Sectorul 3 al Municipiului București, Art.3. Se aprobă Normele procedurale interne privind înfiinţarea, organizarea și funcționarea Unităţii de Achiziţii Centralizate constituite la nivelul Sectorului 3 al Municipiului Bucureşti prin Serviciul Proceduri de Achiziţii din cadrul Direcţiei Investiţii și Achiziţii, conform anexei care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.4. Primarul Sectorului 3, prin aparatul de specialitate, autoritățile menţionate în anexa la prezenta hotărâre, vor duce la îndeplinire prevederile prezentei hotărâri. Art,5. Prezenta hotărâre intră în vigoare începând cu data de 01.10.2018. PREŞEDINTE DE ȘEDINȚĂ IULIANA VĂDUVA 4 NR. 434 DIN 14.09.2018 Anexa Haus 3 ad. Vă, / Normele procedurale interne privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea (1,09, Du, Unităţii de Achiziţii Centralizate constituite la nivelul Sectorului 3 al Municipiului București prin Serviciul Proceduri de Achiziţii din cadrul Direcţiei Investiţii și Achiziţii CAPITOLUL I Dispoziţii generale Art. 1 (1) Sectorului 3 al Municipiului Bucureşti prin Serviciul Proceduri de Achizitii din cadrul Directiei Investitii si Achizitii i se desemneaza calitatea de Unitate de Achiziţii Centralizate, în sensul Art. 40 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, pentru Direcţia Generală de Asistenţă Socială și Protecţia Copilului Sector 3, Direcţia de Evidenţa a Persoanelor Sector 3, Direcţia Generală de Salubritate Sector 3, unităţile de învățământ anteprescolare, prescolare si preuniversitare, denumiti in continuare utilizatori si pentru Sectorul 3 al Municipiului Bucureşti, (2) În această calitate, Unitatea de Achiziţii Centralizate, denumita in continuare U.A.C., organizează şi desfășoară, la nivel local al Sectorului 3, procedurile de achiziţii publice, atribuie contracte de achiziție publică sau încheie acorduri-cadru pentru lucrări, produse ori servicii în numele și pentru o altă/alte autoritate/autorități contractante mai sus mentionate, inclusiv cele pentru Sectorul 3 al Municipiului București, în temeiul Legii nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 2 (1) În înţelesul prezentelor norme, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificații: a) acord-cadru centralizat - acordul-cadru prevăzut la Art. 3 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, încheiat de U.A.C. în numele și pentru utilizatori/Sectorul 3 al Municipiului Bucuresti, având ca obiect lucrări, produse sau servicii achiziționate în sistem centralizat; b) autoritate contractantă - entitatea prevăzută la Art. 4 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările și completările ulterioare; c) contracte de achizitie publica centralizate — contractele de achizitie publica atribuite de U.A.C. in numele utilizatorilor si pentru acestia, avand ca obiect lucrări, produse ori servicii achizitionate in sistem centralizat precum si cele pentru Sectorul 3 al Municipiului Bucureşti; d) proceduri de atribuire centralizate — procedurile de atribuire organizate de U.A.C. pentru atribuirea de contracte de achiziție publică sau încheierea de acorduri-cadru pentru lucrări, produse ori servicii in sistem centralizat, în numele și pentru utilizatori, inclusiv cele pentru Sectorul 3 al Municipiului Bucureşti; e) lucrări, produse ori servicii achizitionate in sistem centralizat — lucrările, produsele ori serviciile care fac obiectul acordurilor-cadru sau contractelor de achizitie publica atribuite/incheiate de U.A.C. în numele și pentru utilizatori, inclusiv cele pentru, Sectorul 3 al Municipiului Bucureşti; f) utilizator - autoritati contractante - Direcţia Generală de Asistenţă Socială și Protecţia Copilului Sector 3, Direcţia de Evidenţa a Persoanelor Sector 3, Direcția Generală de Salubritate Sector 3, unitățile de învățământ antreprescolare, prescolare si preuniversitare. (2) Definiţiile prevăzute la alin. (1) se completează cu definițiile din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, precum și cu cele din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcţionarea Consiliului Naţional de Soluţionare Contestaţiilor, cu modificările și completările ulterioare. 3 9M, CAPITOLUL II Rolul, obiectivele și atribuţiile U.A.C Art. 3 (1) U.A.C este desemnată ca unitate de achiziții centralizate care furnizează următoar activităţi în numele și pentru utilizatori, inclusiv cele pentru Sectorul 3 al Municipiului București: a) încheierea de acorduri-cadru; b) atribuirea de contracte de achiziţie publică pentru utilizatori. c) încheierea de contracte de achiziție publică pentru Sectorul 3 al Municipiului București. (2) Acordurile-cadru și contractele de achiziție publică prevăzute la alin. (1) au ca obiect lucrări, produse ori servicii achizitionate in sistem centralizat. (3) U.A.C atribuie contracte de achiziţie publică/incheie acorduri cadru pentru şi în numele utilizatorilor exclusiv în situațiile şi condiţiile prevazute in prezentele norme, pentru lucrările, produsele ori serviciile achizitionate in sistem centralizat, inclusiv cele pentru Sectorul 3 al Municipiului București, stabilite prin PAAP, aprobat de catre conducatorul Sectorului 3 al Municipiului București, respectiv primar. (4) In baza procedurilor de achizitie publica desfasurate, U.A.C. incheie acorduri-cadru pe care le atribuie în numele şi pentru utilizatori, inclusiv pentru Sectorul 3 al Municipiului București; (5) In baza acordurilor-cadru, utilizatorii incheie contracte subsecvente cu respectarea dispozițiilor Legii nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare. (6) Utilizatorii încheie contracte de achiziții publice pentru procedurile de achiziţii atribuite de U.A.C., în condiţiile legii. (7) În exercitarea atribuţiilor sale, U.A.C. acţionează în numele şi pentru utilizatori, exercită drepturile şi îndeplinește obligaţiile care revin acestora și asigură, reprezentarea în justiție a drepturilor și intereselor utilizatorilor numai in ceea ce priveste procedurile derulate prin U.A.C. Art, 4 (1) U.A.C. are calitatea de autoritate contractantă potrivit dispozițiilor Legii nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare și aplică dispoziţiile actelor normative în domeniul achiziţiilor publice pentru contractelor de achiziție publică/ încheierea acordurilor-cadru de lucrări, produse ori servicii necesare desfășurării activității atat a utilizatorilor cat si a activitatii proprii. (2) U.A.C. aplică dispozițiile prezentelor norme în cazul achiziţiilor de lucrări, produse ori servicii achiziționate în sistem centralizat necesare pentru desfăşurarea corespunzătoare a activității atat a utilizatorilor cat si a activitatii proprii. / (3) Sectorul 3 al Municipiului Bucuresti ia toate măsurile administrative şi organizatorice necesare, astfel încât U.A.C. să fie operațională și să beneficieze de toată infrastructura, aplicaţiile și sistemele electronice necesare inițierii în condiţii optime a procedurilor de atribuire centralizate și exercitării atribuţiilor prevăzute de prezentele norme. Art. 5 U.A.C. are drept scop îndeplinirea următoarelor obiective principale: a) optimizarea condițiilor și procesului de achiziții pe bază de criterii economice și de calitate; b) creşterea transparenţei achiziţiilor publice; c) îmbunătăţirea și profesionalizarea sistemului de achiziții publice. Art, 6 (1) U.A.C are următoarele atribuţii principale: a) colectarea necesităților utilizatorilor în legătură cu lucrările, produsele ori serviciile achiziționate în sistem centralizat; b) stabilirea programului anual al achiziţiilor publice pentru lucrările, produsele ori serviciile achiziționate în sistem centralizat, c) organizarea procedurilor de atribuire centralizate, incheierea acordurilor-cadru centralizate sau atribuirea contractelor de achizitii publice centralizate pentru utilizatori; d) organizarea procedurilor de atribuire, atribuirea/incheierea acordurilor- cadru/contractelor de achizitii publice pentru Sectorul 3 al Municipiului Bucuresti; e) punerea la dispozitia utilizatorilor a acordurilor-cadru centralizate; £) participarea în cadrul procedurilor administrativ-jurisdicționale sau în fața instanţelo, judecată în legătură cu actele sale emise în exercitarea atribuţiilor sale; CAPITOLUL III Raporturile dintre utilizatori și U.A.C. ETAPA 1 — Elaborarea listei cu lucrările, produsele ori serviciile pentru care se organizeaza achizitii publice centralizate prin U.A.C. Art. 7 (1) Anual sau ori de cate ori este nevoie, U.A.C. elaboreaza lista cu lucrările, produsele ori serviciile pentru care se organizeaza achizitii publice centralizate, la nivel local, in baza PAAP-ului emis de utilizatori, inclusiv de catre Sectorul 3 al Municipiului Bucuresti, a notelor de fundamentare si a referatelor de necesitate aprobate in conditiile stabilite prin prezentele norme. (2) Lista cu lucrările, produsele ori serviciile pentru care se organizeaza achizitii publice centralizate, la nivel local, si pentru Sectorul 3 al Municipiului Bucuresti se centralizeaza de catre U.A.C. (3) In situatia in care se identifica achizitii similare la nivelul Sectorului 3 al Municipiului Bucuresti, acestea vor fi centralizate de catre directiile de specialitate din cadrul acestuia si vor fi inaintate catre U.A.C. (4) Lista cu lucrările, produsele ori serviciile pentru care se organizeaza achizitii publice centralizate, la nivel local, se aproba prin dispozitia primarului. (5) In termen de 5 de zile, de la aprobarea listei, utilizatorii transmit catre Serviciul Centralizare si Verificare Documentatii Tehnice din cadrul Directiei Investitii Achizitii a Sectorului 3 al Municipiului Bucuresti, urmatoarele documente: a) notele de fundamentare din care să reiasă nevoile identificate la nivel de autoritate contractanta ca fiind necesar a fi satisfăcute ca rezultat al unui proces de achiziţie; b) referatele de necesitate semnate de catre persoanele abilitate in acest sens si aprobate de catre conducatorul autoriţatii contractante. c) orice alte date solicitate de catre U.A.C. prin Serviciul Proceduri Achizitii din cadrul Directiei Investitii Achizitii ; (6) Pentru lucrările, produsele ori serviciile incluse in lista, utilizatorii, pe perioada derularii acordului-cadru/contractului de achizitie publica, nu au dreptul sa organizeze alte achizitii publice. (7) Numai pentru lucrările, produsele ori serviciile care nu sunt cuprinse in lista, utilizatorii organizeaza si desfasoara propriile proceduri de achizitie. (8) Acordurile-cadru si contractele subsecvente aflate in derulare se continua pana la termenele finale stabilite. Utilizatorii care deruleaza acordurile-cadru si contractele subsecvente incheiate inainte de aprobarea prezentelor norme au obligatia de a comunica termenele de finalizare ale acestora. In baza acestor informatii, inainte cu 8 luni de la implinirea termenelor finale, acestia au obligatia transmiterii documentelor necesare catre U.A.C. prin Serviciul Proceduri Achizitii din cadrul Directiei Investitii Achizitii, care va incepe pregatirea noilor proceduri de achizitie, astfel incat noul acord-cadru sa intre in vigoare imediat dupa finalizarea celui existent, asigurandu-se in acest fel continuitate in achiziționarea lucrărilor, produselor ori serviciilor la nivel local. (9) Utilizatorii transmit până la data de 15 octombrie a fiecarui an si ori de câte ori este nevoie, necesarul de lucrări, produse ori servicii necesare a fi achizitionate şi programele de achiziţii publice pentru lucrările, produsele ori serviciile pentru care U.A.C. poate încheia acorduri-cadru sau poate atribui contracte de achizitie publica. ETAPA A 2-A: Planificarea portofoliului de achizitie publica si elaborarea documentaţiei de atribuire pentru achizitiile centralizate Art. 8 (1) În conformitate cu Legea 98/2016 privind achiziţiile publice si a Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea acordurilor-cadru/contractelor de achiziţie publică, autoritatea contractantă are obligaţia de a întocmi în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziție publică: - Strategia anuală de achiziţie publică; - Programul Anual al Achiziţiilor Publice; şi de a publica semestrial în SICAP extrase din acesta, precum. şi orice modificări asupra acestuia, în termenele prevazute de lege. In acest context, cei pentru care U.A.C. initiaza proceduri, au obligatia. de a transmite urmatoarele documente: - notele de fundamentare din care să reiasă nevoile identificate la nivel de autoritate de achiziție; - referatele de necesitate semnate de catre persoanele abilitate in acest sens si a de catre conducatorul autoritatii contractante. La Referatul de necesitate se anexează: - Caiet de sarcini/ Documentaţia descriptiva . Caracteristici pentru produse/lucrări/servicii, - Propuneri de condiții contractuale relevante corelate cu continutul Caietului de sarcini/Documentaţia descriptivă — în special prin legătura cu factorii cheie pentru satisfacerea necesităţii - Propuneri pentru forma criteriului de atribuire şi/sau a factorilor de evaluare incluşi, respectiv a elementelor ciclului de viață relevante în raport cu achiziţia propusă - Informaţii cu privire la formarea prețului unitar/total actualizat al respectivelor necesităţi obținute în urma unei cercetări a pieței sau pe bază istorică - Lista de verificare pentru justificarea oportunității demarării procesului de achiziţie publică în baza respectivului Referat de necesitate - toate datele necesare pentru întocmirea Programului Anual al Achiziţiilor Publice; (2) Nerespectarea legislatiei in vigoare cu privire la intocmirea Programului Anual al Achiziţiilor Publice si Strategiei anuale de achiziţii publice, din culpa utilizatorilor /directiilor de specialitate care nu au transmis documentele solicitate, atrage raspunderea acestora, U.A.C., fiind exonerata de orice consecinte ce ar decurge din acest fapt. (3) U.A.C., primeşte informaţiile necesare pentru elaborarea SAAP și PAAP și se asigură că SAAP este realizat până Ia finalul trimestrului IV al anului, conform Art. 11, alin. (3) din H.G. nr. 395/2016. (4) Pentru activitatea de elaborare a SAAP și PAAP, beneficiarii (utilizatorii si Sectorul 3 al Municipiului Bucuresti) rezultatelor contractelor care urmează să fie atribuite într-un an financiar, vor întocmi și comunica Serviciului Centralizare Şi Verificare Documentaţii Tehnice din cadrul Directiei Investitii si Achizitii a Sectorului 3 al Municipiului Bucuresti propriile PAAP-uri însoțite de documentele mai sus mentionate, documente semnate și aprobate conform competenţelor legale şi se asigură că toate documentele necesare demarării procedurilor de achiziție publică sunt complete. (5) Dupa verificarea acestora, acestea se vor transmite catre Serviciul Proceduri de Achizitii din cadrul Directiei Investitii si Achizitii a Sectorului 3 al Municipiului Bucuresti, in vederea intocmirii Strategiei anuale de achiziție publică si a Programului Anual al Achiziţiilor Publice; (6) U.A.C. elaborează strategia anuală de achiziție publică, inclusiv programul anual de achiziţii publice in baza documentelor primite. (7) U.A.C. va transmite SAAP-ul şi PAAP-ul spre aprobare către conducătorul acesteia. (8) U.A.C. publica semestrial în S.I.C.A.P. extrase din PAAP, precum și orice modificări asupra acestuia, în termenele prevazute de lege. Art. 9 Prin dispozitia primarului, in baza notelor de fundamentare si a referatelor de necesitate intocmite de catre utilizatori, se aprobă lista lucrărilor, produselor ori serviciilor achizitionate in sistem centralizat în legătură cu care U.A.C. poate atribui contracte de achizitie publica sau poate incheia acorduri-cadru; Art. 10 Elaborarea documentației de atribuire (1) Documentaţia de atribuire va fi elaborata de catre utilizatori/ directiile de spe din cadrul Sectorului 3 al Municipiului Bucuresti, care va consta în: Referatele de necesitate insotite de urmatoarele anexe: - Caiet de sarcini/ Documentaţia descriptiva - Caracteristici pentru produse/lucrări/servicii, - Propuneri de condiţii contractuale relevante corelate cu continutul Caietului de sarcini/Documentaţia descriptivă — în special prin legătura cu factorii cheie pentru satisfacerea necesității - Propuneri pentru forma criteriului de atribuire şi/sau a factorilor de evaluare incluși, respectiv a elementelor ciclului de viaţă relevante în raport cu achiziția propusă - Informaţii cu privire la formarea prețului unitar/total actualizat al respectivelor necesități obținute în urma unei cercetări a pieţei sau pe bază istorică - Lista de verificare pentru justificarea oportunității demarării procesului de achiziție publică în baza respectivului Referat de necesitate (2) In situatia in care sunt discrepante intre documentatiile elaborate de „catre j Pasi utilizatori/directiile de specialitate din cadrul sectorului 3 al Municipiului Bucuresti, se va contitui o comisie compusă din mai multi membrii, astfel: - membrii reprezentanti de la fiecare utilizator responsabil de intocmirea documentatiei; - dupa caz, membrii din [...]