HCL 149/2020 București Sectorul 3 adoptată

MUNICIPIUL BUCUREȘTI CONSILIUL LOCAL AL SECTORULUI 3 Calea Dudești nr. 191, Sector 3, București www.primarie3.ro HOTĂRÂRE privind aprobarea Metodologiei proceselor de ofertare şi achiziţionare în cadrul societăţii AS3-Administrare Străzi S3 SRL Consiliul Local al Sectorului 3 al Municipiului București, ales în condițiile stabilite de Legea nr. 115/2015 pentru alegerea autorităților administraţiei publice locale, pentru modificarea Legii administraţiei publice locale nr. 215/2001, precum și pentru modificarea şi completarea Legii nr. 393/2004 privind Statutul aleşilor locali, întrunit în şedinţă ordinară, azi 27.05.2020 Având în vedere: — Referatul de aprobare nr. 356694/CP/19.05.2020 al Primarului Sectorului 3; Raportul de specialitate nr. 356151 /19.05.2020 al Serviciului Corp Control - Compartiment Guvernanţă Corporativă; Adresa nr. 356158/19.05.2020 a Serviciului Corp Control - Compartiment Guvernanţă Corporativă; În conformitate cu prevederile: — Art. 191 alin. (1) din Legea societăților nr. 31/1990, republicată?, cu modificările şi completările ulterioare HCLS 3 nr. 530/15.11.2018 privind aprobarea Metodologiei de atribuire de către Sectorul 3 al Municipiului București a contractelor/acordurilor-cadru de achiziție publică în temeiul prevederilor art. 31 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare; - HCLS 3 nr. 614/27.11.2017 privind aprobarea Regulamentului privind încheierea contractelor de achiziţie de produse, servicii şi lucrări de către societăţile la care Sectorul 3 al Municipiul București este asociat unic/ majoritar, necesare realizării obiectelor contractelor atribuite de Sectorul 3; OG ar. 26/2013 privind întărirea disciplinei financiare la nivelul unor operatori economici la care statul sau unităţile administrative-teritoriale sunt acţionari unici sau majoritari sau deţin direct ori indirect o participaţie majoră, cu modificările şi completările ulterioare; Art. 12, pct. 12.1 lit. o) din actul constitutiv al societăţii AS3-Administrare Străzi S3 SRL aprobat prin HCLS3 nr. 241/12.06.2017, cu modificările și completările ulterioare; Luând în considerare: - Avizul Comisiei de studii, prognoze economico-sociale, buget, finanţe; - Avizul Comisiei de administrație publică locală, juridică, apărarea ordinii publice şi respectarea drepturilor cetăţenilor; În temeiul prevederilor art. 139 alin. (1) şi art. 166 alin. (4) din OUG nr. 57/2019 privind Codul Administrativ, cu modificările și completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE : Art.. Se aprobă Metodologia proceselor de ofertare şi achiziţionare în cadrul societăţii AS3-Administrare Străzi $3 SRL - MT-01/AS3, prevăzută în Anexa nr. 1 care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. Se aprobă Procedura de lucru în cadrul societăţii AS3-Administrare Străzi S$3 SRL pentru efectuarea operaţiunilor aferente achiziţiilor de tip A - PO-01/DAC- AS3, prevăzută în Anexa nr. 2 care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.3. Se aprobă Procedura de lucru în cadrul societăţii A S3-A dministrare Străzi S$3 SRL pentru efectuarea operaţiunilor aferente achizițiilor de tip B - PO-02/DAC- AS3, prevăzută în Anexa nr. 3 care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.4. Se aprobă Procedura de lucru în cadrul societăţii AS3-Administrare Străzi S$3 SRL pentru efectuarea operaţiunilor aferente achiziţiilor de tip C - PO-03/DAC- AS3, prevăzută în Anexa nr. 4 care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.5. Începând cu data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, prevederile HCLS3 nr. 614/27.11.2017, modificată prin HCLS3 nr. 681/28.12.2017, referitoare la Regulamentul privind încheierea contractelor de achiziție de produse, servicii şi lucrări de către societățile la care Sectorul 3 al Municipiului Bucureşti este asociat unic/majoritar, necesare realizării obiectelor contractelor atribuite de Sectorul 3 în conformitate cu art. 31 alin. (1) lit. a), b) şi c) din Legea nr. 98/2016, prin negociere directă, nu se aplică societății AS3-Administrare Străzi S3 SRL. Art,6. Societatea AS3-Administrare Străzi S3 SRL va duce la îndeplinire prevederile prezentei hotărâri. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ IULIANA VĂDUVA | Conti ă i Marius Mihăiţă NR. 149 DIN 27.05.2020 ANEXA uuS 3 fuh.[u9/27.05.20% AS3 -ADMINISTRARE STRĂZI $3 S.R.L. ) C.U.L.: RO 37804080, Reg. Com: 140/9897/2017 , ; Sediul Social: Calea Vitan nr.242, Corp C, etaj 1, Sector 3, București pă ADMINISTRARE Capii: social subseris EA vărsat 16.500.000 lei STRĂZI SECTOR| E mairsecretariateasztrairo Web: www.as3-strazi.ro Metodologia proceselor de ofertare și achiziționare MT —01/ AS3 Lista nr. 1 - a responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei (versiunii), sau a reviziei în cadrul ediţiei procedurii generale de sistem Nr. , Nume şi prenume al Structura / Data crt Operațiunea responsabilului Funcţia semnării Sepnătura i Biaborae PRESTA 7R2I | TEI (i 2 Verificat Lg hd 3 Aprobat Lista nr. 2 - cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția (versiunea) sau revizia ediţiei procedurii generale de sistem Nr. Scop mi Codul PR Structura Funcţia Nume și Data | Semnătura crt. | difuzării | procedurii prenume 1. | Aplicare Toţi angajaţii 2. | Informare MI- "Toţi responsabilii de procese 3. | Evidenţă 01/AS3 4. | Arhivare Lista nr. 3 Controlul versiunilor Versiune Data Autor v.l. v2. Lista nr. 4 Aspecte generale Codul procedurii MT —01/ AS3 Departamentul direct răspunzător PARI sa] = | | eă pă l:Net pi | i : i iu] cea tuticariuv în &f 150 9001 ISO 14001 Ga SASIIE UDA AS3 -ADMINISTRARE STRĂZI $3 S.R.L. Sediul Social: Calea Vitan nr.242, Corp C, etaj 1, Sector 3, București ADMINISTRARE cale subscrie şi vărsat 16.500.000 le! elafon: STRĂZI SECTOR e mansecrtarareassatazzo Web: www.as3-strazi.ro ji i) C.U.|.: RO 37804080, Reg. Com: J40/9897/2017 Metodologia elaborată de AS3-Administrare Străzi 53 S.R.L. urmăreşte, în principal, definirea tipurilor de achiziție pe care le va efectua AS3-Administrare Străzi S3 S.R.L., procedurile operaţionale specifice după care se va desfășura fiecare tip de achiziție, precum și stabilirea unor măsuri concrete de control şi coordonare. Astfel, pentru îndeplinirea obiectivelor sale, AS3-Administrare Străzi $3 S.R.L. va urmări efectuarea a3 puri de achiziţii, respectiv: i ii iii, tip A - achiziții care se efectuează în scopul funcţionării societății (achiziția de mașini, utilaje, personal, perla servicii, lucrări etc. care sunt destinate strict activităţilor proprii realizării atribuţiilor de serviciu aferente fiecărui post/ angajat în parte); tip B - achiziţii care se efectuează în scop comercial, în vederea îndeplinirii obiectelor contractelor semnate în baza art. 31 din Legea nr. 98/ 2016, cu modificările şi completările ulterioare (achiziţia de produse, servicii sau lucrări necesare îndeplinirii cu profesionalism, cu celeritate şi cu costuri minime a obiectivului strategic al autorităţii tutelare pentru care societatea și-a asumat contractual realizarea) tip C — achiziţii care se efectuează în scop comercial, în vederea îndeplinirii obiectelor contractelor asumate, altele decât cele definite la tipul B. Fiecare tip de achiziţie se va desfășura în conformitate cu o procedură operațională specifică, în care se vor defini, după caz: E Pentru achiziţiile care se efectuează in scopul funcţionării societății, achiziţii de tip A a) Modalităţile de achiziţie în funcţie de anumite praguri valorice (achiziţii tip A. 1, pentru un prag valoric și achiziţii tip A.2, peste pragul valoric stabilit) b) Pragul valoric c) Perioadele de desfăşurare a fiecărui sub-tip de achiziţie, astfel încât să fie respectat principiul eficienţei d) Documentaţia aferentă procesului de achiziţie (Nota de fundamentare a necesităţii/ Nota justificativă de achiziție, după caz; Ofertă; Comanda/ Contractul, după caz; Proces verbal de recepție/ NIR/ NRCD, după caz, Factura etc.) care va constitui pentru fiecare achiziţie în parte un Dosar e) Etapele de derulare a procesului (flzcul operațional) f) Factori implicaţi, astfel încât să fie definite responsabilităţile fiecăruia în mod clar și echitabil, în vederea respectării principiul competenţei fiecăruia pe domeniul de activitate specific 8) Măsuri ce se impun pentru respectarea principiilor nediscriminării, tratamentului egal între operatorii economici, proporționalitate, concurență loială, recunoaştere reciprocă şi integritate În funcţie de obiectul achiziției, vor fi analizate: a) dacă obiectul este în domeniul propriu de activitate al societății şi face parte din portofoliul unuia din parteneriatele comerciale de tip imporiator/ distribuitor/ resellez/prestatori etc., pe care AS3- Administrare Străzi S3 S.R.L. le are încheiate cu producătorii sau reprezentanții acestora în vederea i E.:Net pă AS3 -ADMINISTRARE STRĂZI $3 S.R.L. N; C.U.I.: RO 37804080, Reg. Com: 140/9897/2017 d B Sediul Social: Calea Vitan nr.242, Corp C, etaj 1, Sector 3, Bucureşti / ADMINISTRARE Capital social subscris şi vărsat 16.500.000 lei P Telefon:+40759 040 480 STRĂZI SEGTOR| emaisecreariateaszatraziro Web: www.as3-strazi.ro îndeplinirii activității sale comerciale definite prin Actul său constitutiv, atunci, indiferent de sub-tipul achiziţiei, se poate proceda la achiziția directă de la partener cu respectarea obiectivelor de rentabilitate şi eficienţă; b) dacă obiectul este în domeniul de activitate al altei societăţi cu aceeaşi autoritate tutelară ca şi a AS3- Administrare Străzi $3 S.R.L., atunci, indiferent de sub-tipul achiziţiei, se va proceda la achiziția directă de la această societate dacă oferta corespunde cerințelor de competitivate raportat la prețurile pieței; c) dacă obiectul este din domenii de activitate diferite de cele ale AS3-Administrare Străzi S3 S.R.L. sau ale altor societăţi ale aceleiași autorităţi tutelare, se vor aplica metodele de achiziție aferente fiecărui sub-tip de achiziţie în parte, definite prin procedurile specifice. JI. Pentru achiziţiile de ip B și achiziţiile de tip C În vederea participării AS3-Administrare Străzi $3 S.R.L. la actul comercial, o etapă fundamentală anterioară achiziţiilor produselor/ serviciilor/ lucrărilor ce urmează a fi comercializate către un terţ, o reprezintă etapa de ofertare. În această etapă se face selecția soluţiilor tehnice şi a costurilor de achiziție cu care se va întocmi oferta către solicitant/ terţ. În baza ofertei aprobate, AS3-Administrare Străzi S3 S.R.L. şi terțul vor încheia un act comercial (contract, comandă etc.) Pentru îndeplinirea obiectului contractului comercial încheiat cu un beneficiar, în termenii agreaţi, societatea trebuie să livreze produse, să presteze servicii sau să execute lucrări. În acest scop, societatea va face toate demersurile legale pentru a le asigura, respectiv: - cumpără (prin orice modalitate legală: import, achiziție din piaţa internă sau distribuție) produsele ce urmează a fi furnizate, pentru a-şi asigura stocul de marfă necesar, după analiza de piață care garantează asigurarea celui mai bun raport calitate/preţ şi condiţii comerciale; - asigură cu resurse proprii/ ale partenerilor comerciali prestarea de servicii și/ sau execuția de lucrări sau le subcontractează, după caz. În situația subcontractării unor părți din contract, se va ţine cont de următoarele: a) Preţul de achiziţie a serviciilor/ lucrărilor să fie mai mic decât cheltuielile de personal și a celor de întreținere (echipamente, certificări etc.) aferente personalului propriu, calculate pe perioada de derulare a contractului și ofertate beneficiarului şi perioada. de execuţie a lucrărilor b) După caz, subcontractanţii vor trebui să facă dovada că sunt autorizaţi/ certificați de producători sau de reprezentanţii acestora pentru a efectua serviciile/ lucrările preluate, astfel! încât să fie asigurată garanția unor servicii/ lucrări cu personal calificat și certificat în aria de competenţă a unui brand; c) Serviciile/ lucrările subcontractate să asigure încadrarea în termenele de finalizare ale contractului principal, pe baza unor anexe de tip SLA (acord de asigurare a calității serviciilor) la acordurile/ contractele de subcontractare. Aceste anexe trebuie să conţină, după caz: - obiectul subcontractării; a a | SR. SR | „A da A Cantitate ue „ba îi icar: i 1599001. ISO 14001 AS3 ADMINISTRARE STRĂZI S3 S.R.L. ) C.U.I.: RO 37804080, Reg. Com: J40/9897/2017 , B Sediul Social: Calea Vitan nr.242, Corp C, etaj 1, Sector 3, Bucureşti 27 MOMINSTRARE| cazarii STRĂZI SEGTOR E-mail:secretariatQas3-strazi.ro Web: www .as3-strazi.ro - termenul de realizare; - parametrii de calitate ai acordului (timp de răspuns, timp de intervenție, timp de restabilire serviciu etc.); indicatorii parametrilor de calitate (KPI); - locul prestării serviciilor/ lucrărilor; persoane de contact/ desemnate pentru îndeplinirea contractului de subcontractare; - procedurile/ modalităţile de comunicație, de lucru și de reclamaţii; - prioritizarea evenimentelor; - penalităţi; - confidenţialitate. Aceste tipuri de achiziţii fiind în scop comercial, trebuie să fie realizate în vederea obținerii unor prețuri de achiziţie cât mai mici, pentru ca AS3-Administrare Străzi S3 S.R.L. să poată fi competitivă în condiţiile de piaţă. În acest sens, condiţiile de desfăşurare a lor depind de forma de comercializare: importator, distribuitor, reseller etc., atât de produse, cât şi de servicii/lucrări. În sensul celor de mai sus, AS3-Administrare Străzi S3 S.R.L. va încheia parteneriate comerciale care să îi permită cumpărarea la preţuri negociate, sub cele de listă, după caz, de oferte personalizate, de serviciile oferite de aceştia prin personalul său certificat/ calificat, precum şi să beneficieze de suportul tehnic necesar în îndeplinirea obiectelor contractelor cu profesionalism, competitiv şi fără încălcarea drepturilor de autor ale producătorului. Parteneriatele comerciale sunt angajamente asumate de ambele părți pentru respectarea unor condiţii comerciale, fără valoare. În baza lor: a) se asigură un portofoliu de drepturi de comercializare a unor brand-uri recunoscute la nivel naţional şi internaţional, atestând astfel dreptul societății AS3-Administrare Străzi $3 S.R.L. de a comercializa produsele și serviciile acestor producători în mod licit şi recunoscut, b) se defineşte statutul comercial al AS3-Administrare Străzi S3 S.R.L.., respectiv: importator, distribuitor, reseller, service autorizate, partener ete; c) se semnează contracte/ se lansează comenzi ferme, cu obiecte clar explicitate, cu valoare și termene de realizare; d) se asigură servicii de tip suport-producător, la nevoie (valabilitate ofertă, garanții, licenţe de mentenanţă etc.) În cazul în care se negoiază/ contractează materiale/ servicii/ lucrări din părți de proiect diferite, în perioade de timp diferite, se consideră parteneriate diferite chiar dacă se semnează contract cu același furnizor/contractor/prestator. = PERS e “) C.U,|.: RO 37304080, Reg. Com: 340/9897/2017 2) Sediul Social: Calea Vitan nr.242, Corp C, etaj 1, Sector 3, București STRĂZI SECTOR e mansecretarizteasz-atazire Web: www.as3-strazi.ro f AS3 -ADMINISTRARE STRĂZI S3 S.R.L. Achiziţia în vederea comercializării de produse, servicii sau lucrări se va face cu respectarea principiilor de imparțialitate, transparenţă şi profitabilitate, astfel încât să fie asigurate: a) Suplimentarea veniturilor de investiţii ale Autorității Tutelare prin profitabilitatea societății (Societăţile sunt înființate sa obțină profit. Nu pot fi limitate cheltuielile care se fac în vederea respectării termenilor contractuali - pentru că aici pot apărea penalizări sau rezilieri de contracte, mai ales cu terții); b) Dezvoltare durabilă pe criterii de transparență și competitivitate; c) Economicitate în îndeplinirea obiectivelor propuse de autoritatea tutelară, prin promovarea calităţii şi eficiențsei, ţinând cont de următoarele aspecte: (î) societatea trebuie să sprijine Autoritatea Tutelară în realizarea obiectivelor din domeniul său de activitate, cu identificarea de soluţii optime care să permită echilibrarea celor 3 indicatori fundamentali: cheltuirea eficientă a banului public, um suport tehnic profesional şi performant şi reducerea timpilor de realizare; (ii) activitatea societăţii trebuie să determine o eficientizare a resurselor (umane, materiale, financiare) necesare realizării tuturor obiectivelor beneficiarilor săi, o creştere a calității profesionale în realizarea acestora, astfel încât să fie îmbunătățită încrederea clienților în integritatea, profesionalismul și performanța capacităţii de comunicare și furnizare a unor servicii de calitate, în primul rând din partea Primăriei Sectorului 3 către cetățenii acestui sector, dar și către aiți factori interesaţi, cum ar fi şi societatea civilă, şi mediul de afaceri; (iii) activitatea societăţii trebuie să sprijine beneficiarii săi în realizarea de obiective care să corespundă cerințelor acestora, prin promovarea calităţii, profesionalismului şi eficienţei, în condiții de transparență decizională şi competitivitate. a) liste de cantităţi, coduri de produse și/ sau specificaţii tehnice; b) perioada de garanție; c) dacă produsul este însoțit sau nu şi de servicii/ lucrări; TNI. Măsuri de control și coordonare: Site-ul AS3-Administrare Străzi S$3 S.R.L. este instrumentul care va asigura controlul, coordonarea și transparenţa proceselor de achiziţii ale societății. În acest sens, pe site-ul societății vor fi promovate informaţii referitoare Îa fiecare tip de achiziție, cu respectarea clauzelor de confidențialitate şi a drepturilor de proprietate. ŞR PA RS Ve m ENet i 15029001 15014001 AS3 -ADMINISTRARE STRĂZI 53 S.R.L. i) C.U.I.: RO 37804080, Reg. Com: 340/9897/2017 d By Sediul Social: Calea Vitan nr.242, Corp C, etaj 1, Sector 3, București PL MMS, ereziei STRĂZI SECTOR| E masecrearateaszataziro Web: www.as3-strazi.ro Aprob, Consiliul de Administraţie AS3-Administrare Străzi $3 S.R.L. Bălăceanu Roxana, Preşedinte Consiliu de Administraţie Ciocan Ioana Ruxandra, Membru Consiliu de Administraţie Ciocoi Cristian Gabriel Membru Consiliu de Administraţie / d Plaviţă Raluca Elena Membru Consiliu de Administraţie >, Eu manie ua ve ser I5O9001 fi ji “ ADMINISTRARE STRAZI SECTOR ÎNCA d, AS3 ADMINISTRARE STRĂZI Sa S.R.L. 40453 (uk. JA [ai „05. 2020 C.U.L.: RO 37804080, Reg. Corn: J40/9897/2017 Sediul Social: Calea Vitan nr.242, Corp C, etaj 1, Sector 3, Bucureşti Capital soclai subscris şi vărsat 16.500.000 lei Telefon:+40759 040 480 E-mail:secretariatas3-strazi.ro Web: www.as3-strazi.ro Procedură de lucru pentru efectuarea operațiunilor aferente achizițiilor de tip A PO — 01/ DAC — AS3 Lista nr. 1 - a responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediției (versiunii), sau a reviziei in cadrul ediției procedurii generale de sistem Nr. Onerațiunea Nume și prenume al Structura / Data Semnătura crt | “P Li responsabilului Funcţia semnării N 1 Elaborat__ERIS7NA 72 |9/E AA PI 2 Verificat E k 3 Aprobat Lista nr. 2 - cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția (versiunea) sau revizia ediției procedurii generale de sistem Nr. | Scopul Codul , Nume si R crt. | difuzării | procedurii Strugtară Funcţia prenume Data | Semnătura 1. | Aplicare PO Toţi angajaţii 2. | Informare Și 'Toţi responsabilii de procese 01/DAC- 3. | Evidenta AS3 4. | Arhivare Lista nr. 3 Controlul versiunilor Versiune Data Autor v.. Lista nr. 4 = Aspecte generale OMA UD Codul procedurii PO —01/ DAC-AS3 A = Departamentul direct răspunzător S| jisăi e O pi: > EA Ig E ASI A Ce a 0 CSI Ti rii EŞ 2 i i S eaumiear ca vrsar ISO 9001 AS3 -ADMINISTRARE STRĂZI $3 S.R.L «) C.U.1.: RO 37804080, Reg. Com: 140/9897/2017 d L), Sediul Social: Calea Vitan nir.242, Corp C, etaj 1, Sector 3, București pp MMINSTRRE| eter STRĂZI SEGTOR| e mansecretarateasa-trazio Web: www.as3-strazi.ro 1. Scopul procedurii Prezenta Procedură operațională asigură cadrul org [...]