HCL 222/2011 Arad adoptată

ROMANIA JUDEŢUL ARAD MUNICIPIUL ARAD CONSILIUL LOCAL HOTĂRÂREA nr.222 din 22 august 2011 privind aprobarea documentaţiei şi a măsurilor în vederea asigurării unui nou sediu pentru Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Arad — Serviciul de Evidenţă a Persoanelor Arad Consiliul Local al Municipiului Arad, Având în vedere : “iniţiativa Primarului Municipiului Arad, exprimată prin expunerea de motive nr.54.538 /12.08.2011; -raportul nr. nr. 54.537/12.08.2011 al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor — Municipiul Arad; -rapoartele comisiilor de specialitate ale Consiliului Local al Municipiului Arad; -Hotărârea nr.73/2011 a Consiliului Judeţean Arad privind aprobarea efectuării de către Direcția Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Arad a procedurii pentru închirierea unui spaţiu necesar activităţii proprii, prin licitaţie publică; -adresa Direcţiei Patrimoniu din cadrul Primăriei Municipiului Arad, din care rezultă imposibilitatea punerii la dispoziţie a unor spaţii corespunzătoare pentru noul sediu al S.P.C.L.E.P. Arad-Serviciul de Evidenţă a Persoanelor, din proprietatea Municipiului Arad sau din proprietatea Statului Român, aflată în administrarea Consiliului Local al Municipiului Arad; -propunerea comisiilor numite prin Dispoziţia nr.3.097/2011 a Primarului Municipiului Arad, cu modificările şi completările ulterioare şi prin Ordinul Instituţiei Prefectului-Judeţul Arad nr.245/2011, -adoptarea hotărârii în unanirnitate de voturi (17 prezenţi din totalui de 23); În temeiul drepturilor conferite prin art.36 alin.(2), lit.”c”, alin.(6) lit.”a” „pct.12, alin.(9) şi art.45 din Legea nr.215/2001, privind administraţia publică locală. republicată, cu modificările și completările ulterioare, e HOTAR ' i [ “A III Art.Î. Se aprobă, în conformitate cu anexa, care face pare imiegrantă din piezenta hotărâre, docuimeniaţia privind procedura de atribuire a contractului de servicii care are ca obiect închirierea viral imobil nooesar şi i corespunzător penru desfăşurare activităţii Au ropriu al Primarului A icipiu a Arad, “alături de Instituţia iviciul Public Comunitar Regim Permise de Conducere Şi ehicule ș şi Serviciul Public Coimuniiar de Evideaţă și Eliberare a Pașapoarielor iului de Înmatriculări YV Simple, atribuire stabilite conform art. 1. Art.3. Contractul de închiriere a spaţiului închiriat conform prezentei hotărâri se consideră valabil încheiat la data aprobării de către Consiliul Local al Municipiului Arad, Art.4. La data intrării în vigoare a prezentei hotărâri se abrogă Hotărârea nr.104/2011 a Consiliului Local al Municipiului Arad pentru aprobarea unor măsuri în vederea asigurării unui nou sediu pentru Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Arad — Serviciul de Evidenţă a Persoanelor Arad. Art.5. Prezenta hotărâre se duce la îndeplinire de către serviciile de specialitate din cadrul Primăriei Municipiului Arad şi se comunică tuturor celor interesaţi de către Serviciul Administraţie Publică Locală. PREȘEDINTE DE ȘEDINȚĂ SECRETAR Bruno BIRINGER Lilioara STEPANESCU Red/Dact BML/BML Verif. SL 1 ex. Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor — Municipiul Arad 1 ex..Instituţia Prefectului-Judeţului Arad 1 ex. Dosar ședință CLMA 22.08.2011 Cod PMA -S1-02 Anexa Ila Hotărârea nr.222/22.08.2011 a Consiliului Local al Municipiului Arad CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ARAD. | Comisia de licitaţie desemnată prin | Dispoziţia nr.3079/2011 a Primarului Municipiului Arad, cu | modificările şi completările ulterioare şi Ordinul Prefectului Judeţului Arad nr.245/2011 DOCUMENTAŢIE PRIVIND PROCEDURA DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI DE ÎNCHIRIERE A UNUI IMOBIL PENTRU CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ARAD | 1.- SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENȚĂ A | PERSOANELOR - Serviciul de Evidenţă a Persoanelor Arad INSTITUŢIA PREFECTULUI-JUDEŢUL ARAD 2.- Serviciul Public Comunitar pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple și 3.- Serviciul Public Comunitar Regim Permise de Conducere și Înmatricularea vehiculelor 1. INSTRUCŢIUNI PENTRU OFERTANŢI 1. 1. INFORMAŢII GENERALE La depunerea ofertelor, ofertanţii trebuie să respecte toate instrucţiunile, formularele, caietul de sarcini, clauzele contractuale şi specificaţiile conţinute în această documentaţie pentru procedura de atribuire a contractului de închiriere a unui imobil. Transmiterea unei oferte care nu conţine toate informaţiile şi documentele cerute, până la termenul limită de depunere a ofertelor specificat, va putea duce la respingerea ofertei, Formularele prevăzute în cadrul documentaţiei de atribuire trebuie completate în mod corespunzător şi semnate în original, de persoanele 'sau instituţiile autorizate. 1.1.1. Informaţii privind Autoritatea Contractantă: Denumire: CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ARAD și INSTITUŢIA PREFECTULUI-JUDEŢUL ARAD Adresă: B-dul Revoluţiei, nr.75 Loc. Arad Arad, România Persoană de contact; GRIZAK Gabriel Tel: 40257.214,474 ; Fax: +40257.253.842 Adresă de internet:www.primariaarad.ro 1.1.2. Calendarul procedurii pentru închirierea imobilului local) WWW.primariaarad.ro şi într-un cotidian hotărârii de aprobare a procedurii Nr. Activitatea TERMENE ORA! LOCAŢIA crt 1. | Lansarea procedurii (publicarea | În prima zi după data Pagina web a anunţului pe pagina web | intrării în vigoare a Consiliului Local al Municipiului Arad 2. | Termen limită de depunere a ofertelor În termen de 4 zile lucrătoare de la aducerea la cunoştinţă publică a procedurii 12,00 Consiliul Local al Municipiului Arad 3. | Data şedinţei de deschidere a ofertelor În ultima zi de depunere 14,30 Consiliul Local al Municipiului Arad după îndeplinirea atribuţiei de la pct.4 4. | Verificarea conformităţii între starea | Cel târziu în termen de Adresa imobilelor declarată (conform documentelor | 2 zile lucrătoare de la prezentate în conţinute în ofertă) şi cea reală a | deschiderea ofertelor oferte imobilului prin vizionare la faţa locului 5, | Data finalizării evaluării ofetelor A doua zi lucrătoare Consiliul Local al Municipiului Arad 6. | Informarea ofertanţilor cu privire la | Cel târziu a doua zi Consiliul Local rezultatul procedurii de atribuire (prin | lucrătoare după al Municipiului fax) finalizarea evaluării Arad ofertelor. 7.| Depunerea eventualelor contestaţii Cel târziu a doua zi| Ora | Consiliul Local lucrătoare după | 16,00 | al Municipiului comunicarea Arad rezultatului. 8. | Soluţionarea contestaţiilor. Comunicarea | Cel târziu a doua zi Consiliul Local rezultatului (prin fax) lucrătoare după al Municipiului încheierea termenului Arad limită de depunere a contestaţiilor. 9. | Semnarea contractului cu Municipiul | În termen de max.2 zile Consiliul Local Arad. lucrătoare de la data al Municipiului aprobării acestuia de Arad către Consiliul Local al Municipiului Arad. 10| Semnarea contractului cu Instituţia | In termen de max.2 zile Instituţia Prefectului - Judeţul Arad. lucrătoare de la data Prefectului- aprobării acestuia de Judeţul Arad. către Prefect. 1.1.3. Sursa de finanţare Bugetul Local al Municipiului Arad pentru: 1.-Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor-Serviciul de Evidenţă a Persoanelor Arad Bugetul Instituţiei Prefectului-Judeţul Arad pentru: 1.-Serviciul Public Comunitar Pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple Arad. 2.-Serviciul Public Comunitar Regim Permise de Conducere şi Înmatricularea Vehiculelor Arad. 1.1.4. Locul de procurare a documentaţiei Documentaţia privind procedura de atribuire a contractului de închiriere a unui imobil! este disponibilă la adresa de internet www.primariaarad.ro şi la sediul Consiliului Local al Municipiului Arad, Bulevardul Revoluţiei nr.73, Palatul Cenad, Serviciul Relaţii cu Publicul, registratura generală. Persoană de contact: GRIZAK Gabriel Tel: 40257.214.474; Fax: +40257,253.842 1.1.5. Locul şi modul de depunere a ofertei unice Formularul de ofertă împreună cu actele doveditoare prevăzute la pct.1.3.2. se depune la registratura generală a Consiliului Local al Municipiului Arad, Serviciul Relaţii cu Publicul, Palatul Cenad, Bulevardul Revoluţiei nr.73, în plic închis, sigilat. Plicul este însoţit de scrisoarea de înaintare prevăzută în anexă. 1.2. OBIECTUL CONTRACTULUI 1.2.1.DESCRIERE a) Obiect contract Titi u:*închiriere imobil (clădire existentă) necesar funcţionării si desfăşurării activităţii: 1.- Consiliului Local al Municipiului Arad - S.P.C.L.E.P. Arad -Serviciul de Evidenţă a Persoanelor şi 2.-Instituţiei Prefectului-Judeţul Arad 1.-Serviciul Public Comunitar Pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple Arad. 2.-Serviciul Public Comunitar Regim Permise de Conducere şi Inmatricularea Vehiculelor Arad. .|] b) Denumire contract: contract de închiriere imobil în Municipiul Arad pentru sediu servicii publice. c) Procedura se finalizează prin: contract de închiriere imobil d) Durata contractului de închiriere: (1) Contractul se încheie pentru anul 2011, cu posibilitatea de prelungire, în condiţiile legii, cu perioade succesive de câte un an, fără modificarea cuantumului chiriei. (2) Prelungirea cu un an intervine de drept, la încheierea fiecărui an calendaristic, dacă a fost aprobat bugetul pentru următorul exerciţiu financiar, cu includerea resurselor necesare susţinerii contractului şi dacă una din părţi nu notifică celeilalte intenţia de a nu mai continua contractul după împlinirea termenului pentru care a fost încheiat. (3) Notificarea se consideră valabilă dacă a fost transmisă cu cel puţin 30 de zile anterior expirării duratei contractului). (4) În ipoteza în care, până Ia sfârşitul exerciţiului financiar înăuntrul căruia contractul este în executare, nu se aprobă bugetul exerciţiului financiar următor, cu alocarea resurselor necesare susţinerii contractului, contractul se prelungeşte în aceleaşi condiţii (chirie fixă etc), cu o perioadă care nu poate depăşi data de 30 aprilie a anului calendaristic următor. O nouă prelungire până la data de 31 decembrie a anului respectiv este considerată că a intervenit de drept după aprobarea bugetului anual, cu includerea sumelor necesare susţinerii contractului. 1.2.2 Scopul contractului Inchiriere imobil (clădire existentă) necesar funcţionării Consiliului Local al Municipiului Arad- S.P.C.L.E.P. Arad -Serviciul de Evidenţă a Persoanelor şi Instituţiei Prefectului-Judeţul Arad: -Serviciul Public Comunitar Pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple Arad. -Serviciul Public Comunitar Regim Permise de Conducere şi Înmatricularea Vehiculelor Arad Imobilul trebuie să corespundă cerinţelor descrise în caietul de sarcini stabilit în prezenta documentaţie de atribuire. 1.3. CERINŢE MINIME DE CALIFICARE ŞI DOCUMENTELE SOLICITATE 1.3.1.REGULI GENERALE Procedura de atribuire a contractului de închiriere a unui imobil descrisă în prezenta documentaţie este aprobată prin Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Arad nr.222/2011 şi prin Ordinul Prefectului Judeţul Arad nr.420/2011. Procedura de atribuire a contractului de închiriere a unui imobil respectă următoarele principii: asigurarea unei utilizări eficiente a fondurilor în procesul de atribuire, promovarea concurenţei dintre operatorii economici, dintre orice persoană juridică sau fizică, precum şi garantarea nediscriminării, recunoaşterii reciproce şi tratamentului egal al celor care participă la atribuirea contractului. Orice persoană fizică sau juridică ce deţine imobil cu titlu de proprietate şi care îndeplineşte condiţiile generale si cerinţele tehnice specificate pentru funcţionarea S.P.C.L.E.P. Arad - Serviciul de Evidenţă a Persoanelor şi Instituţiei Prefectului - Judeţul Arad- Serviciul Public Comunitar Pentru Eliberarea şi Evidenţa Paşapoartelor Simple Arad şi Serviciul Public Comunitar Regim Permise de Conducere şi Înmatricularea Vehiculelor Arad, celelalte cerinţe specificate (compartimentare), locaţie uşor accesibilă cu mijloacele de transport în comun şi condiţiile specifice enunțate în caietul de sarcini, are dreptul să depună oferta de închiriere a imobilului (spaţiului) în condiţiile prezentei documentaţii. Proprietarul, persoana fizică sau juridică, are obligaţia de a elabora şi prezenta oferta de închiriere a imobilului respectiv conform prevederilor prezentei documentaţii. 1.3.2. CERINŢELE DE CALIFICARE Ofertantul_trebuie să prezinte în plic închis, sigilat, următoarele documente: Cerinţe de Documente care să susţină cerința calificare Ofertantul 1.-Extrasul de carte funciară din care să reiasă că imobilul este oferit spre închiriere este întabulat în favoarea proprietarului proprietarul . | ofertant şi că este liber de sarcini, cu excepția ipotecii în favoarea imobilului unei bănci, în original. 1.3.2.1 2.-| din documentaţia _tehni onstrucţiei (plan Spaţiul releveu construcţie) din care să rezulte suprafaţa utilă ofertată Documente | ofertat | este a spaţiului/clădirii şi a terenului aferent (inclusiv a parcări de calificare erai aferente spaţiului/clădirii ofertate), planul de compartimentare an ed conform cerinţelor din caietul de sarcini şi alte detalii tehnice stabilite în prezenta documentaţie. Persoana 3.-Certificatul constatator de înregistrare al firmei si/sau juridică este | actul juridic în baza căruia s-a dobândit personalitatea juridică, în înfiinţată şi | copie certificată de reprezentantul legal; funcţionează | 4. _Actul constitutiv În copie certificată de reprezentantul legal; conform legii 5. Certificatul fiscal. Asumarea 6.-Formularul de oferță (Formularul 3.2) ofertei Toate documentele menţionate mai sus trebuie să fie valabile la data deschiderii ofertelor. Planul de compartimentare trebuie să poată fi constatat ca realizat la data deschiderii ofertelor sau ca realizabil. 1.4. CRITERIUL DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI este: Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. Factorii de evaluare: a.- prețul cel mai scăzut: 70% (70 de puncte): Punctajul ofertei: = ( Preţul minim x punctajul maxim)/Preţul ofertat Pentru preţul minim ofertat se acordă punctajul maxim de 70 de puncte. Uncte, Pentru durate mai mari de 45 de zile oferta va fi respinsă ca neconformă. Pentru durata minimă se acordă punctajul maxim de 30 de puncte. Pentru alte durate, punctajul se va calcula cu formula: Punctajul ofertei: = (Durata minimă x Punctajul maxim)/Durata _ofertată 1.5. ATRIBUIREA ŞI SEMNAREA CONTRACTULUI Autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul de a accepta sau respinge orice ofertă şi/sau să anuleze întreaga procedură de atribuire. In cazul în care procedura se anulează, ofertanţii vor fi notificaţi de către Autoritatea Contractantă. Anularea procedurii poate fi decisă când: a.-au fost depuse numai oferte inacceptabile şi/sau neconforme; b.-nu a fost depusă nici o ofertă sau au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare. (1) Oferta este considerată inacceptabilă în următoarele situaţii: a. a fost depusă după data şi ora-limită de depunere sau la o altă adresă decât cea stabilită în anunţul de închiriere imobil; b. a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineşte cerinţele minime de calificare; (2) Oferta este considerată neconformă în următoarele situaţii: a. -nu satisface cerinţele caietului de sarcini; b. -nu au fost prezentate toate documentele de clarificare solicitate; c. -conţine propuneri referitoare la clauze contractuale care sunt în mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractantă; d. -conţine în cadrul propunerii financiare un preţ mai mare decât alocarea financiară disponibilă acestui contract, în nici un caz Autoritatea Contractantă nu va fi responsabilă pentru daunele, indiferent de ce natură, legate de anularea procedurii, chiar dacă Autoritatea Contractantă a fost notificată în prealabil în acest sens. Publicarea unui anunţ de închiriere nu constituie o obligaţie a Autorităţii Contractante de a încheia contractul, SEMNAREA CONTRACTULUI Autoritatea contractantă va încheia contractul de închiriere imobil în perioada de valabilitate a ofertelor. 9) h) a) 2. CAIETUL DE SARCINI A. Condiţii generale pentru imobil -Suprafaţa necesară închirierii pentru S.P.C.L.E.P. Arad: - 500 mp -Suprafaţa necesară închirierii pentru S.P.C.E.E.P.S Arad: - 350 mp -Suprafaţa necesară închirierii pentru S.P.C.R.P.C.L.V. Arad: - 450 mp —Spaţiile pentru cele trei instituţii trebuie să fie amplasate la parter, împreună, în cadrul aceleiaşi clădiri, la o distanţă care să permită intercomunicarea liniilor de transmisie de date/comunicaţii la costuri cât mai reduse, Clădirea trebuie să permită realizarea instalaţiei de transmisie specială de date/comunicaţii. -Starea clădirii este corespunzătoare desfăşurării activităţii, atât Ia interior, cât şi la exterior. -Clădirea nu este încadrată în categoria imobilelor cu risc seismic şi nu prezintă pericol public. -Locaţia imobilului se încadrează într-o zonă a municipiului Arad uşor accesibilă publicului, -Accesul în clădire este adaptat persoanelor cu dizabilităţi la data transmiterii ofertei sau adaptabil până la data intrării în vigoare a contractului. -Spaţiul este deja compartimentat sau urmează a fi compartimentat în baza planului de compartimentare (inclusiv plan de alimentare cu energie electrică), anexe la contract. -Spaţiul să fie dat în funcţiune în maxim 45 de zile de la semnarea contractului, cu toate compartimentările necesare utilizării. -Alimentare cu energie electrică şi apă. -Instalaţii electrice, de apă şi termice în stare de funcţionare. —acces la internet; B. Cerinţe tehnice specifice: a).-Acceptarea unei reţele structurate, separată de reţeaua clădirii, realizarea acesteia urmând a fi asigurată de către Consiliul Local al Municipiului Arad şi Insituţia Prefectului- Judeţul Arad, în condiţiile legii. b).- Prize de alimentare cu energie electrică distribuite în fiecare spaţiu de lucru, pentru spaţiile deja compartimentate sau pentru cele ce urmează a fi compartimentate până la data încheierii contractului, pe cheltuiala tocatorului, în baza planului de compartimentare, anexă la contract şi depus în cadrul ofertei, -Cablare structurată ce va permite conectarea calculatoarelor, imprimantelor . şi multifuncţionalelor de reţea la serverele S.P.C.L.E.P. Arad, b) -Cablarea structurată ce va permite conectarea unei linii telefonice de interior, a internetului în fiecare birou, a centralelor specifice desfăşurării activităţii. c) -Punct de vedere STS faţă de posibilităţile oferite de locaţie din punct de vedere al instalării centralei specifice, d) -Posibilitatea adăugării de noi conexiuni de la terţi furnizori de telefonie, internet. C. Cerinţe specifice (compartimentare) a) Spaţiu pretabil organizării de birouri, compartimentat cu pereţi, conform planurilor de compartimentare anexate. D. Locaţie uşor accesibilă cu mijloacele de transport în comun (municipiul Arad) Distanţa maximă până la mijlocul de transport în comun - maximum 600 m. E. Condiţii specifice: 1. Accesul gratuit la spaţii de parcare - min 300 locuri disponibile simultan pentru publicul S.P.C.L.E.P. Arad, S.P.C.E.E.P.S. Arad şi S.P.C.R.P.1.V.Arad. 2. Iluminat natural asigurat prin existenţa ferestrelor cu posibilitatea de deschidere în fiecare diviziune a spaţiilor destinate birourilor (se exclude spaţiul destinat arhivei, spaţiilor auxiliare-holuri, casa scărilor, toalete etc). 3. Accesul gratuit la grupurile sanitare, diferențiat pentru pentru femei şi bărbaţi şi persoane cu handicap, dotate cu lavoare, minimum 15 WC-uri cu apă moderne (în total pentru cele trei categorii distincte), oglinzi, suporturi pentru hârtie igienică, în perfectă stare de funcţionare şi asigurarea gratuită a tuturor consumabilelor specifice, în cantitatea necesară, pentru funcţionari şi publicul aferent serviciului. Sunt excluse toaletele mobile. 4, Accesul la utilităţi (apă curentă, curent electric, încălzire centr [...]