HCL 381/2022 adoptată

ROMÂNIA Anexa nr. 1 la HCL nr.381/2022 JUDEȚUL ALBA MUNICIPIUL ALBA IULIA CONSILIUL LOCAL REGULAMENT DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE A UNITĂȚII DE MANAGEMENT A PROIECTULUI „reGovery and Resilience through cOhesion frameWork - Acronym GROW“, aprobat spre finanțare în cadrul programului „Sprijin pentru măsurile de informare privind politica de coeziune a UE”, apel 2021CE16BAT001 SECŢIUNEA I. DISPOZIŢII GENERALE 1.1. PREAMBUL Art. 1 Unitatea de Management a Proiectului „reGovery and Resilience through cOhesion frameWork - Acronym GROW“, se înfiinţează prin Hotărâre de Consiliu local, ca structură fără personalitate juridică, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare, începând cu data semnării contractului de finanțare, pe toată durata de implementare a proiectului, inclusiv perioada de depunere a raportului final. Art. 2 Unitatea de Management a Proiectului„reGovery and Resilience through cOhesion frameWork - Acronym GROW“ își desfăşoară activitatea pe baza prezentului Regulament, a Contractului de Finanţare şi a prevederilor legale care îl guvernează, cadrului legal în vigoare aplicabil Administraţiei Publice Locale. Art. 3 Unitatea de Management a Proiectului reprezintă Municipiul Alba Iulia în relaţie cu Autoritatea Finanţatoare, cu celelalte instituţii ale Administraţiei publice locale, alte instituţii publice naţionale şi internaţionale, persoane fizice sau juridice care desfăşoară activități în cadrul proiectului „reGovery and Resilience through cOhesion frameWork - Acronym GROW“. Art. 4 Unitatea de Management a Proiectului funcţionează în sediul din Alba Iulia, Calea Moților nr. 5A, 510134, jud. Alba, România, ca structură fără personalitate juridică, în cadrul compartimentului Relații internaționale, parteneriate și inovare urbană. 1.2. STRUCTURA ORGANIZATORICĂ Art.5 Unitatea de Management a Proiectului este subordonată Consiliului local al municipiului Alba Iulia și este formată din:  1 Manager de proiect;  1 Asistent manager proiect;  1 Responsabil financiar;  1 Expert achiziții;  2 Experți comunicare;  1 Specialist marketing;  3 Experți locali organizare evenimente;  Personal administrativ. Art.6 Unitatea de Management a Proiectului este formată din personal public şi contractual din aparatul de specialitate al Primarului municipiului Alba Iulia şi personal extern, fiind numiţi prin Dispoziția Primarului. Selectarea în vederea nominalizării acestora se face pe baza competenţelor profesionale de specialitate și implicării acestora încă din etapele de identificare și formulare a proiectului de finanţare, conform procedurilor finanțatorului și procedurilor interne de ocupare a posturilor atât cu personal propriu cât și în afara organigramei, după caz. Art.7 Competența de a aproba, modifica sau completa structura organizatorică a Unităţii de Management a Proiectului, aparține Consiliului local al municipiului Alba Iulia. SECȚIUNEA II. ATRIBUȚII, RESPONSABILITĂȚI, AUTORITATE Art.8 Obiectul de activitate al Unităţii de Management a Proiectului îl constituie implementarea/monitorizarea/supervizarea proiectului „reGovery and Resilience through cOhesion frameWork - Acronym GROW“, respectând prevederile Contractului de Finanţare, ale normelor legale aplicabile, precum şi instrucţiunile de implementare puse la dispoziţia Municipiului Alba Iulia de către Autoritatea Finanţatoare. Art.9 Atribuțiile persoanelor din cadrul Unităţii de Management a Proiectului sunt: - implementarea proiectului; - monitorizarea/supervizarea documentației de finanțare pe baza obiectivelor, activităților, rezultatelor și indicatorilor prevăzuți în aplicația de finanțare; - monitorizarea/supervizarea contractelor aferente proiectului întocmite conform reglementărilor în vigoare; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului vor asigura implementarea Proiectului în conformitate cu cele asumate prin Cererea de finanţare aprobată; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului vor implementa Proiectul cu maximum de profesionalism, eficienţă şi vigilenţă în conformitate cu cele mai bune practici în domeniul vizat şi în concordanţă cu prevederile Contractului de finanţare; - în cazul în care rapoartele de progres înaintate nu sunt complete sau necesită modificări, persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia de a face completările şi modificările solicitate şi de a retransmite rapoartele de progres în termenul solicitat, de la primirea înştiinţării; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului sunt responsabile de efectuarea raportărilor către Autoritatea de management; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia să furnizeze orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de Proiect solicitate de către AM, Autoritatea de Certificare si Plată, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze controlul/auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanţate din instrumente structurale; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia să asigure toate condiţiile pentru efectuarea verificărilor, punând la dispoziţie, la cerere şi în termen, documentele solicitate; să fie disponibile şi prezente, pe întreaga durată a verificărilor. - se angajează să acorde dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează sau a fost implementat Proiectul, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a Proiectului; - respectarea prevederilor aplicabile cuprinse în cererea de finanţare şi legislaţia aferentă referitoare la asigurarea conformităţii cu politicile Uniunii Europene şi naţionale, în special cele privind achiziţiile publice, egalitatea de şanse, dezvoltarea durabilă, informarea şi publicitatea; - respectarea prevederilor legislaţiei naţionale in domeniul achiziţiilor publice, respectiv Legea nr. 98/2016 din 19 mai 2016 privind achiziţiile publice, cu modificările si completările ulterioare; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea asigurării unei evidenţe contabile distincte, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea efectuării plăţilor aferente proiectului; - persoanele cu atribuții specifice din Unitatea de Management a Proiectului sunt responsabile de gestionarea activităţii şi conformității produselor de informare și publicitate cu cerințele de identitate vizuală ale Autorităţii Finanţatoare. Art. 10 Responsabilitățile personalului din Unităţii de Management a Proiectului sunt următoarele: - răspunde de păstrarea secretului de serviciu, precum și secretul datelor și al informațiilor cu caracter confidențial deținute sau la care are acces ca urmare a exercitării atribuțiilor de serviciu; - răspunde de îndeplinirea cu profesionalism, loialitate, corectitudine și în mod conștiincios a îndatoririlor de serviciu; se abține de la orice faptă care ar putea să aducă prejudicii instituției; - răspunde de realizarea la timp și întocmai a atribuțiilor ce-i revin potrivit legii, programelor aprobate și dispuse expres de către conducerea instituției și de raportarea asupra modului de realizare a acestora; - răspunde potrivit dispozițiilor legale, de corectitudinea și exactitatea datelor, informațiilor, măsurilor și sancțiunilor stipulate în documentele întocmite. Art. 11 Autoritatea personalului din structura Unitatea de Management a Proiectului: - Reprezintă și angajează instituția numai în limitele atribuțiilor de serviciu și a mandatului care i s-a încredințat de către conducerea acesteia; - Propune documente tipizate și proceduri de uz intern pentru activitatea structurii; - Semnalează conducerii instituției orice probleme deosebite legate de activitatea acesteia. SECTIUNEA III – PERSONALUL Art. 12 Dispoziții pentru personal: a. atribuțiile personalului din cadrul Unităţii de Management a Proiectului sunt specificate în fişa individuala a postului; b. retribuirea personalului din cadrul Unităţii de Management a Proiectului se va face potrivit bugetului de proiect, aprobat. DISPOZIŢII FINALE Art. 13 Prezentul regulament intră în vigoare după aprobarea lui prin Hotărâre de Consiliu local începând cu prima zi de implementare a proiectului, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare, şi îşi încetează valabilitatea odată cu aprobarea raportului final pentru implementarea proiectului „reGovery and Resilience through cOhesion frameWork - Acronym GROW“. Alba Iulia, 30 august 2022 Președintele ședinței, Contrasemnează, Consilier Secretar general Gavrilă – Paven Ionela Jeler Marcel ROMÂNIA Anexa nr. 2 la HCL nr.381/2022 JUDEȚUL ALBA MUNICIPIUL ALBA IULIA CONSILIUL LOCAL STAT DE FUNCŢII al UNITĂŢII DE MANAGEMENT A PROIECTULUI „reGovery and Resilience through cOhesion frameWork - Acronym GROW“, aprobat spre finanțare în cadrul programului „Sprijin pentru măsurile de informare privind politica de coeziune a UE”, apel 2021CE16BAT001 Nr. crt. Denumire funcție Echipă de management 1. 1 Manager de proiect 2. 1 Asistent manager 3. 1 Responsabil financiar 4. 1 Expert achiziții 5. 2 Experți comunicare 6. 1 Specialist marketing 7. 3 Experți locali organizare evenimente 8. Personal administrativ Alba Iulia, 30 august 2022 Președintele ședinței, Contrasemnează, Consilier Secretar general Gavrilă – Paven Ionela Jeler Marcel ROMÂNIA Anexa nr. 3 la HCL nr.381/2022 JUDEȚUL ALBA MUNICIPIUL ALBA IULIA CONSILIUL LOCAL Acord de parteneriat pentru implementarea proiectului „reGovery and Resilience through cOhesion frameWork”, acronim GROW, aprobat spre finanțare în cadrul programului „Sprijin pentru măsurile de informare privind politica de coeziune a UE”, apel 2021CE16BAT001 Înregistrat la nivel intern cu nr. 96190 din 22.08.2022 (Municipiul Alba Iulia) Având în vedere prevederile Acordului de grant privind proiectul 2021CE160AT196 — GROW între Uniunea Europeană în calitate de finanțator, Municipiul Alba Iulia și Unitatea Executivă pentru Finanțarea Învățământului Superior, a Cercetării, Dezvoltării și Inovării (UEFISCDI), prezentul acord de parteneriat este stabilit între următoarele părți: Municipiul Alba Iulia Alba Iulia, Calea Moților, nr. 5A, cod poștal 510134, județ Alba, România, reprezentată prin domnul Gabriel Codru PLEȘA în calitate de primar, denumită în continuare Coordonator, și Unitatea Executivă pentru Finanțarea Învățământului Superior, a Cercetării, Dezvoltării și Inovării (UEFISCDI) București, strada Mendeleev, nr. 21-25, cod poștal 010362, România reprezentată prin domnul Adrian CURAJ în calitate de director general, denumită în continuare Partener. Pentru implementarea proiectului ”reGovery and Resilience through cOhesion framework”, acronim GROW, finanțat prin programul „Sprijin pentru măsurile de informare privind politica de coeziune a UE”, apel 2021CE16BAT001, între părți se stabilește următorul acord de parteneriat, care au convenit după cum urmează: Articolul 1 – Obiectivele acordului de parteneriat 1.1 Prezentul Acord de Parteneriat (denumit în continuare "Acordul") definește drepturile și obligațiile părților și stabilește termenii și condițiile cooperării acestora în implementarea proiectului ”reGovery and Resilience through cOhesion frameWork”, acronim GROW, prin programul „Sprijin pentru măsurile de informare privind politica de coeziune a UE”, apel 2021CE16BAT001. 1.2 Scopul Acordului de parteneriat este de a implementa proiectul intitulat ”reGovery and Resilience through cOhesion frameWork”, acronim GROW, de către părți și în corelație cu Acordul de grant al proiectului 2021CE160AT196 — GROW. 1.3 Părțile acționează în conformitate cu cadrul juridic promovat de Direcția Generală Politică Regională și Urbană Comisia Europeană din cadrul Comisiei Europene. 1.4 Orice anexe la prezentul acord constituie o parte integrantă a acordului, dacă este cazul. În cazul unor neconcordanțe între anexe și acord, acesta din urmă prevalează. Articolul 2 – Intrarea în vigoare și durata acordului de parteneriat 2.1 Prezentul acord de parteneriat intră în vigoare la data la care este semnat de toate părțile. Acesta rămâne în vigoare până când coordonatorul proiectului își va îndeplini integral obligațiile față de finanțator. Data aprobării de către finanțator a plății finale este considerată data la care Promotorul proiectului și-a îndeplinit toate obligațiile. 2.2 Acordul de parteneriat se va încheia la data aprobării de către finanțator a plății finale, conform graficului de raportare și plăți detaliat în Acordul de grant privind proiectul 2021CE160AT196 — GROW. Articolul 3 – Obiectivele și rezultatele proiectului 3.1 Obiectivul general al proiectului este de a îmbunătăți cunoștințele și conștientizarea politicii de coeziune a Uniunii Europene (UE) și a investițiilor în rândul cetățenilor și părților interesate din România prin implementarea unui set de măsuri inovatoare de informare la nivel local, regional și național, pe o perioadă de 12 luni. 3.2 Obiectivele specifice ale proiectului se bazează pe un set de măsuri de informare inovatoare și complementare, după cum urmează: 1. Creșterea gradului de conștientizare cu privire la proiectele finanțate de UE prin politica de coeziune la nivel local, prin producerea și diseminarea de informații și de conținut legate de politica de coeziune a UE și de instrumentele de finanțare, pe o perioadă de 12 luni. Această măsură va evidenția impactul finanțării nerambursabile furnizate prin politica de coeziune a UE asupra dezvoltării locale a orașului și, de asemenea, asupra vieții cetățenilor; 2. Încurajarea participării civice în probleme legate de politica de coeziune și încurajarea participării cetățenilor la nivel regional, prin organizarea unei caravane regionale de diseminare în 3 orașe și 1 comună (comuna Alba Iulia, Sibiu, Brașov și Ciugud), pe o perioadă de 3 luni; 3. Stimularea participării și implicării părților interesate în vederea comunicării în continuare a impactului politicii de coeziune și al investițiilor în România la nivel național, prin organizarea în comun a unei conferințe la București cu autoritățile naționale, regionale și locale, beneficiari, întreprinderi, mediul academic etc., pe o perioadă de 2 luni; 4. Creșterea gradului de conștientizare a proiectelor implementate de Municipiul Alba Iulia și finanțate de UE prin politica de coeziune la nivel național, prin realizarea unei campanii media inovatoare cu unul dintre cei mai populari vloggeri din România, pe parcursul a 12 luni. 3.3 Principalele rezultate estimate în urma implementării proiectului: Producerea și difuzarea informațiilor și a conținutului legate de politica de coeziune a UE și de instrumentele de finanțare (5 interviuri, update website Municipiul Alba Iulia, 2 sondaje locale), Organizarea unei caravane de informare la nivel regional (4 dezbateri publice organizate, cu 4 agende de evenimente, 4 liste de participare etc); 4 comunicate de presă elaborate și difuzate; 4 postări organice difuzate pe Facebook (paginile oficiale de Facebook ale Municipiului Alba Iulia și UEFISCDI); 4 campanii de promovare plătite prin intermediul reclamelor Facebook (paginile oficiale de Facebook ale Municipiului Alba Iulia); 4 transmisii live înregistrate; 400 de participanți fizic și online la cele 4 evenimente; materiale de diseminare distribuite persoanelor participante la dezbateri. 1 concurs realizat la 2 școli locale); organizarea unei conferințe naționale de promovare a politicii de coeziune a UE (600 de participanți care participă la sesiuni atât fizic, cât și online, reach social media 50.000 de social media, 100 mass-media, 2 comunicate de presă); servicii de comunicare și diseminare (1 plan de diseminare și comunicare elaborat, 1 identitate vizuala creata pentru proiect (logo, layout pentru flyere/roll-up/alte materiale promoționale), 1 roll-up personalizat, pliante tiparite/personalizate, 1 spot radio înregistrat și diseminat la nivel regional, 1 videoclip produs și difuzat la nivel local, materiale promoționale, 1 campanie de promovare organizată prin rețeaua de bancomate a unei bănci importante la nivel regional/național nivel.); Elaborarea și difuzarea de materiale informative specifice cu o vlogger popular în România, 1 eveniment final; un raport privind identificarea celor mai bune practici regionale ale antreprenoriatului bazat pe inovare. Rezultatele proiectului vor contribui la îmbunătățirea nivelului de conștientizare a cetățenilor și a părților interesate relevante la nivel regional cu privire la importanța politicii de coeziune a UE pentru dezvoltarea tuturor regiunilor UE. Articolul 4 – Principalele roluri și responsabilități ale părților 4.1. Părțile, în calitate de semnatari ai acordului, sunt pe deplin responsabili față de autoritatea care acordă ajutorul pentru punerea în aplicare a acestuia și pentru respectarea tuturor obligațiilor care îi revin. 4.2 Părțile trebuie să pună în aplicare acordul în măsura posibilităților lor optime, cu bună-credință și în conformitate cu toate obligațiile și termenii și condițiile pe care le stabilește. 4.3 Părțile trebuie să dispună de resursele adecvate pentru a pune în aplicare acțiunea și pentru a pune în aplicare acțiunea pe propria răspundere și în conformitate cu implementarea proiectului. 4.4 Părțile sunt responsabile în comun pentru punerea în aplicare tehnică a acțiunii. În cazul în care unul dintre beneficiari ai grantului nu își pune în aplicare partea sa din acțiune, celălalt beneficiar trebuie să se asigure că această parte este pusă în aplicare de altcineva (fără a avea dreptul la o majorare a valorii maxime a grantului și fără a face obiectul unei modificări; a se vedea articolul 39 din Acordul de grant). Responsabilitatea financiară a fiecărui beneficiar al grantului în cazul recuperarilor este reglementată de articolul 22 din Acordul de grant. 4.5 Beneficiarii grantului (și acțiunea lor) trebuie să rămână eligibili în cadrul programului UE care finanțează grantul pe întreaga durată a acțiunii. Costurile și contribuțiile vor fi eligibile numai atât timp cât beneficiarul și acțiunea sunt eligibile. 4.6 Părțile trebuie să: - informeze imediat finanțatorul (în cazul Coordonatorului de proiect), respectiv Coordonatorul proiectului (în cazul Partenerului de proiect) cu privire la orice evenimente sau circumstanțe care ar putea afecta în mod semnificativ sau ar putea întârzia punerea în aplicare a acțiunii - prezinte coordonatorului în timp util: - garanțiile de prefinanțare (dacă este necesar; a se vedea art. 23 din Acordul de grant); - situațiile financiare și certificatele privind situațiile financiare (dacă este necesar; a se vedea articolul 21 și fișa tehnică, punctul 4.3 din Acordul de grant); - contribuția la rezultatele și rapoartele tehnice (conform art. 21 din Acordul de grant); - [...]