HCL 403/2020 adoptată

MUNICIPIUL ZALĂU CONSILIUL LOCAL 450016 - Zalău, Piaţaiuliu Maniu nr.3, Judeţul Sălaj Telefon: (40)/260/610550 Fax.(40)/260/661869 http://WWW. zal ausj, ro e-mail: [email protected] HOTĂRÂREA NR. 403 din 23 decembrie 2020 privind încheierea unui protocol de colaborare între Municipiul Zalău şi Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice, în vederea acordării de sprijin pentru îmbunătăţirea proceselor de achiziţii publice Consiliul local al municipiului Zalău, Având în vedere: - Referatul de aprobare şi raportul de specialitate nr. 66653/27.11.2020 al Direcţiei tehnice - Serviciul investiţii, achiziţii publice privind aprobarea Protocolului de colaborare între UAT Municipiul Zalău şi Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice; - Avizele Comisiilor de specialitate ale Consiliului Local al Municipiului Zalău; - în temeiul dispoziţiilor art. 129 alin. (1), alin. (2) lit. d, e, alin. (9) lit. a, art. 139 alin. (3) lit. f, art. 196 alin. (1) lit. a din Ordonanţa de urgenţă nr. 57/2019 privind Codul administrativ; HOTĂRĂŞTE: Art. 1. Se aprobă încheierii unui Protocol de colaborare, conform Anexei 1, între UAT Municipiul Zalău şi Agenţia Naţională pentru Aehiziţii Publice, pentru acordarea de sprijin în vederea îmbunătăţirii proceselor de achiziţii publice, în cadrul proiectului SIPOCA 625, finanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014-2020. Art. 2. Se mandatează Primarul municipiului Zalău să semneze în numele şi pentru Municipiul Zalău, Protocolul de colaborare eonform anexei nr. 1. Art. 3. Cu ducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri se încredinţează Direcţia tehnică. Serviciul investiţii, achiziţii publice. Art. 4. Prezenta hotărâre se comunică cu: - Instituţia Prefectului judeţului Sălaj - Primarul municipiului Zalău - Direcţia administraţie publică - Direcţia tehnică - Direcţia economică - Direcţia patrimoniu PREŞEDINTEREFERINŢA, CONTRASEMNEAZĂ, BălăM Teodor ) SECRETAR GENERAL, Marina Biancg^^zacaş DT/SIAP/AP-CL 6 ex  'jS.UVFAel.HOPfA'lA ^ V-V* *• '..x .it ( .j: ,»• PCCA Propmil Opfn^fooa Capof’WW Mmirâarat^ CDR««t«nW f4Cf 9W'Mi Acord Servicii de Asistenţă Tehnică pentruEvaluarea Sistemului de Achiziţii Publice şi Sprijin Suplimentar in Vedereaimplementării Strategiei Naţionale în Domeniul Achiziţiilor Publice Protocol de colaborare între Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice şi Autorităţile Contractante privind Acordarea de sprijin Autorităţilor Contractante selectate în vederea îmbunătăţirii proceselor de achiziţii publice şi a gradului de performanţă Anexa_/.îa HCLNr. ^o3 din CONTRASEMNEAZĂ PREŞEDJNT SECRETARGENERAL ÂJăyttua Noiembrie 2020 1  PCCA Prcfdp»! OpKH'Coal CoMCiMf ComsKfnd tKr tmlrvnMiif S9iictar»l« Acord Servicii de Asistenţă Tehnică pentruEvaluarea Sistemului de Achiziţii Publice şi Sprijin Suplimentar in Vedereaimplementării Strategiei Naţionale în Domeniul Achiziţiilor Publice 1. Preambul în prezent, Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (ANAP) derulează un proiect finanţat din fonduri europene ce are drept scop continuarea implementării Strategiei Naţionale pentru Achiziţii Publice adoptate în anul 2015. Unul dintre obiectivele principale ale proiectului constă în consolidarea capacităţii Autorităţilor Contractante (AC) prin sprijinirea lor în vederea îmbunătăţirii proceselor de achiziţii publice. Scopul acestei etape este, pe de o parte, de a reduce semnificativ neregulile identificate în derularea procedurilor de achiziţii publice şi, pe de alta, de a diminua cât mai mult corecţiile financiare. Activităţile avute în vedere pentru atingerea scopului mai sus menţionat vor contribui la creşterea performanţei în achiziţii publice a AC selectate, prin optimizarea proceselor interne de achiziţii şi prin dezvoltarea capacităţii profesioniştilor din domeniul de resort. Astfel, se va asigura aplicarea unitară a instrumentelor, metodologiilor şi modelelor operaţionale, precum şi facilitarea consecvenţei practicilor şi a unei înţelegeri unitare a aspectelor procedurale. Activităţile prevăzute în prezentul Protocol sunt finanţate prin Programul Operaţional Capacitate Administrativă, pe baza unui contract de finanţare încheiat între ANAP şi Autoritatea de Management la data de 10.07.2019 (cod SMIS 126949 - cod SIPOCA 625). Aspectele tehnice privind implementarea fac obiectul unui Acord de Servicii de Asistenţă Tehnică încheiat între ANAP şi Banca Mondială (Banca), ce are drept scop sprijinirea autorităţilor române în consolidarea capacităţii instituţionale şi implementarea activităţilor de reformă în domeniul achiziţiilor publice. ( II. Părţile Prezentul Protocol este încheiat între: Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice (în calitate de lniţiator),în colaborare cu Grupul Băncii Mondiale (în calitate de Facilitator) şi Primăria Municipiului Zalău în calitate de Beneficiar. III. Obiectul Protocolului Prezentul document cuprinde termenii şi condiţiile care vor stabili relaţiile dintre părţi şi, totodată, descrie rolurile şi responsabilităţile, aspecte privind guvernarea, liniile de comunicare, raportarea, monitorizarea şi evaluarea, precum şi criteriile de confidenţialitate. 2  Xj turop^:*?» PCCA PrepaMui C^JwsiiMof Cj(txUatt Ai»H,-:t«(«M CoiWWl f»c»tfBwiţ*£ «■«trtMM* SttuCtjrM Acord Servicii de Asistenţă Tehnică pentruEvaluarea Sistemului de Achiziţii Publice şi Sprijin Suplimentar in Vedereaimplementării Strategiei Naţionale în Domeniul Achiziţiilor Publice Părţile îşi iau, astfel, angajamentul ferm că vor derula activităţile prevăzute în prezentul protocol şi vor colabora într-o manieră profesionistă, obiectivă şi bazată pe fapte, cu scopul de a: • îmbunătăţi procesele interne aferente achiziţiilor publice ale Beneficiarului şi de a asigura aplicarea unitară a regulilor şi procedurilor din domeniul achiziţiilor publice; • sprijini dezvoltarea capacităţii personalului din domeniul achiziţiilor publice prin îndrumare şi suport la locul de muncă în legătură cu planificarea şi derularea achiziţiilor, elaborarea documentaţiilor de atribuire, şi de a oferi ghidare pe parcursul procesului de evaluare, de semnare şi de implementare a contractului. Mai exact,prezentul Protocol: i. identifică tipurile de sprijin care pot fi acordate Beneficiarului de către Bancă şi ANAP, precum şi sprijinul necesar din partea Beneficiarului către părţile din prezentul protocol pentru facilitarea acordării asistenţei tehnice; ii. stabileşte regulile de angajament şi practicile transparente, clar definite şi aplicate unitar referitoare la modalitatea în care Banca va furniza Beneficiarului activităţile de asistenţă tehnică. IV. Activităţi ce urmează a fi realizate în baza Protocolului ANAP, în colaborare cu Banca, acorda asistenţă Beneficiarului pe parcursul procesului de achiziţii publice aferent celor trei intervenţii menţionate în Anexa 1 .Asistenţa tehnică include: • prezentarea analizei de performanţă realizate în baza datelor extrase din sistemul electronic al achiziţiilor publice (SICAP) şi a datelor transmise de către Beneficiar cu privire la contracte (acolo unde există), analiză care va constitui punctul de referinţă pentru evaluarea îmbunătăţirilor înregistrate cu privire la performanţa în domeniul achiziţiilor publice (Anexa 2); • minimum 3 sesiuni de lucru, fiecare cu o durată de două zile lucrătoare, pe tema procesului de achiziţie publică: (i)definirea necesităţilor, strategia de contractare şi elaborarea documentaţiei de atribuire; ii) procesul de evaluare şi de semnarea contractului; şi iii) implementarea contractului. Sesiunile de lucru vor fi livrate de echipa Băncii în colaborare cu ANAP. Acestea vor fi organizate la nivel regional şi vor include reprezentanţi ai mai multor beneficiari, în scopul facilitării schimbului de experienţă. Sesiunile de lucru vor fi specifice celor trei achiziţii selectate prevăzute în Anexa 1 şi vor fi bazate pe metodele şi instrumentele prevăzute în Ghidul Achiziţiilor Publice (www.achizitiipublice.gov.ro); 3  AJjNrA U KCS»:A>U Profită OpniHien^ (efocttat *#wwfflwW taWwmoAM Rnatlurait CofW»l«o^tfj« («ereiiţ4! 7»M7«a Acord Servicii de Asistenţă Tehnică pentruEvaluarea Sistemului de Achiziţii Publice şi Sprijin Suplimentar in Vederealmplementăril Strategiei Naţionale în Domeniul Achiziţiilor Publice • analiza preliminară a documentaţiilor de atribuire (inclusiv a strategiilor de contractare) aferente achiziţiilor selectate prevăzute în Anexa 1 (pentru fiecare tip de contract, respectiv furnizare, servicii şi lucrări), elaborate şi finalizate de către Beneficiar în conformitate cu îndrumările oferite pe parcursul sesiunilor de lucru organizate de ANAP şi de Bancă. Analiza preliminară va fi realizată de experţii Băncii Mondiale, având drept scop evaluarea conformităţii documentaţiilor de atribuire cu legislaţia din domeniul achiziţiilor publice şi cu abordarea operaţională promovată prin intermediul Ghidului Achiziţiilor Publice; • îndrumarea, la cerere, de către experţii Băncii cu privire la achiziţiile selectate prevăzute în Anexa 1 pe parcursul etapei de evaluare, de semnare şi implementare a contractului, în conformitate cu planul de lucru convenit de către Beneficiar, ANAP şi Bancă; • analiza ex-post a unui eşantion de proceduri de achiziţii publice lansate de către Beneficiar, altele decât cele treiprevăzute în Anexa 1, în cadrul a patru misiuni de monitorizare care vor fi organizate de Bancă în colaborare cu ANAP. Fiecare misiune de monitorizare va implica o analiză a documentaţiei de atribuire aprobate, a raportului de evaluare, a contractului şi actelor adiţionale, dacă este cazul, în vederea oferirii de recomandări cu privire la modul de aplicarea metodelor şi instrumentelor prevăzute prin Ghidul Achiziţiilor Publice şi tratarea unor probleme specifice, inclusiv modul de adresare a recomandărilor/observaţiilor controlului ex-ante. Scopul acestei analize este acela de a evalua performanţa şi de a face recomandări pentru îmbunătăţirea viitoarelor procese de achiziţii publice. Rezultatele analizei vor fi discutate cu Beneficiarul după fiecare misiune de monitorizare, în scopul dezvoltării capacităţii personalului responsabil de achiziţiile publice. Ajustarea proceselor şi mecanismelor interne poate fi avută în vedere dacă acest lucru devine necesar în urma misiunilor de verificare. Rapoartele de analiză vor fi transmise Beneficiarului în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea misiunii de monitorizare. • Analiza finală a performanţei Beneficiarului cu privire la achiziţiile publice, cu scopul de a evidenţia tendinţele privind performanţa şi de a identifica Autorităţile Contractante cu potenţial de a deveni exemple de bună practică în domeniul acestora de activitate/pentru Autorităţi Contractante similare. Constatările identificate, inclusiv observaţiile sistemice, precum şi recomandările privind îmbunătăţirea viitoarelor procese de achiziţii publice vor fi incluse în raportul final de analiză. Pentru buna desfăşurare a activităţilor mai sus menţionate şi pentru atingerea obiectivelor propuse, se va elabora un plan de lucru, care va fi agreat de către Beneficiar, ANAP şi Bancă în termen de 14 zile lucrătoarede la semnarea Protocolului. 4  JS»»>A Copociu^ AMnHiniM « .'«V.'jf '*-'., V ( t.'c CwnoHt^U ficv RniriuraV Acord Servicii de Asistenţă Tehnică pentruEvaluarea Sistemului de Achiziţii Publice şi Sprijin Suplimentar in Vedereaimplementării Strategiei Naţionale în Domeniul Achiziţiilor Publice V. Roluri şi responsabilit.iaţi Beneficiarul trebuie să acţioneze cu bună credinţă pentru respectarea termenelor-limită stabilite prin planul de lucru. Beneficiarul desemnează personalul care va beneficia de sprijin cu privire la achiziţiile publice selectate. De asemenea, Beneficiarul asigură participarea personalului desemnat la sesiunile şi atelierele de lucru planificate,precum şi la misiunile de monitorizare. Personalul Beneficiarului trebuie să fie disponibil pentru a participa la întâlniri şi discuţii, pentru a răspunde la întrebările Băncii referitoare la politici, practici, proceduri şi sisteme, pentru a colecta şi furniza informaţiile şi datele necesare realizării activităţilor prevăzute prin prezentul Protocol cu cea mai mare promptitudine posibilă. Beneficiarul va creşte nivelul de conştientizare al personalului cu responsabilităţi în domeniul achiziţiilor publice cu privire la obiectivele şi importanţa asistenţei tehnice. Beneficiarul trebuie sa acorde sprijin personalului Băncii prin asigurarea unui spaţiu de lucru adecvat şi a accesului nerestricţionat la informaţiile relevante referitoare la planul de achiziţii publice şi la cele trei achiziţii selectate, inclusiv la procedurile interne, documentele procedurii de atribuire, specificaţiile tehnice sau orice alte documente procedurale sau contractuale care sunt relevante pentru acordarea de sprijinla locul de muncă. Beneficiarul este de acord ca documentaţia de atribuire şi documentele conexe elaborate pe parcursul activităţilor de implementare care fac obiectul Protocolului să fie utilizate drept exemplu de bună practică şi să fie publicate de ANAP în cadrul Ghidului Achiziţiilor Publice, sub condiţia asigurării confidenţialităţii informaţiilor relevante. în vederea asigurării unei monitorizări corespunzătoare a performanţei Beneficiarului în ceea ce priveşte achiziţiile publice, Beneficiarul este de acord ca ANAP să efectueze controlul ex- ante asupra procedurilor de atribuire lansate pe parcursul termenului de valabilitate al Protocolului, în limitele prevederilor care reglementează controlul ex-ante. ANAP asigură coordonarea şi monitorizarea generală a activităţilor Proiectului şi facilitează discuţiile dintre Beneficiar şi Bancă, atunci când acest lucru este necesar. ANAP desemnează experţii tehnici la nivel regional care acordă sprijin echipei Băncii în legătură cu desfăşurarea activităţilor care fac obiectul prezentului Protocol, dacă va fi necesar. Banca sprijină ANAP în legătură cu desfăşurarea activităţilor, astfel cum se prevede mai sus, prin acordarea de asistenţă tehnică la nivel regional. Banca alcătuieşte echipă de experţi tehnici şi experţi în domeniul achiziţii publice pentru a oferi sprijin Beneficiarului, la locul de muncă, în legătură cu achiziţiile publice selectate şi cu misiunile de monitorizare ulterioare. 5  ‘ ?o*: îS t PCCA Pi-ojraiKii ODT.'âţioqsf Cspxirnf Mmnami^i CompKtnţt (tct lru*v*5«M* «irucTuftk Acord Servicii de Asistenţă Tehnică pentruEvaluarea Sistemului de Achiziţii Publice şi Sprijin Suplimentar in Vederealmplementării Strategiei Naţionale in Domeniul Achiziţiilor Publice Experţii Băncii acordă sprijin la locul de muncă numai în legătură cu cele trei achiziţii publice menţionate în Anexa 1. Nicio altă achiziţie nu face obiectul Protocolului. Experţii Băncii nu participă la procesul de evaluare, dar pot oferi îndrumare şi clarificări cu privire la aspecte specifice care ţin de modul de interpretare şi aplicare a metodelor şi instrumentelor Ghidului Achiziţiilor Publice, relevante pentru procedura de atribuire în cauză. Toate solicitările de îndrumare şi clarificare, precum şi răspunsurile corespunzătoare se centralizează într-o bază de date menţinută de către Bancă. Banca coordonează cu experţii desemnaţi de ANAP la nivel regional, oricând este necesar, pe parcursul implementării activităţilor. Experţii desemnaţi de ANAP participă la ateliere de lucru şi la misiunile de monitorizare, în limitele atribuţiilor acestora în cadrul Proiectului. Guvernanţă 0 strânsă coordonare şi colaborare între toate părţile implicate şi factorii care au un interes legitim prezintă un aspect deosebit de important pentru realizarea cu succes a activităţilor prevăzute în cadrul Protocolului. Se va stabili un Grup de Lucru pentru a soluţiona în mod corespunzător toate problemele care ar putea apărea în cursul realizării activităţilor care fac obiectul prezentului Protocol şi care nu pot fi soluţionate la nivel tehnic. Grupul de Lucru este alcătuit din coordonatorii de proiect desemnaţi de ANAP, Beneficiar şi Bancă. Aceasta din urmă acţionează în calitate de secretar al Grupului de Lucru, cu toate responsabilităţile asociate (planificarea întâlnirilor, întocmirea proceselor-verbale, analiza progreselor înregistrate, acordarea de îndrumare, luarea de decizii cu privire la modalitatea ulterioară de acţiune cu privire la aspectele discutate, măsuri de soluţionare). Comunicări Beneficiarul trebuie să desemneze un coordonator de proiectoare va fi partenerul principal responsabil de gestionarea activităţilor care fac obiectul prezentului Protocol. Banca este reprezentată de coordonatorul de proiect şi de un coordonator tehnic care gestionează activitatea experţilor tehnici şi ale experţilor în domeniul achiziţiilor publice. ANAP este reprezentată de managerul de proiect şi de un coordonator tehnic care gestionează activi [...]