HCL 329/2025 Sebeș adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL ALBA MUNICIPIUL SEBEȘ CONSILIUL LOCAL HOTĂRÂREA NR.329/2025 Privind aprobarea Nomenelatorului Arhivistic al documentelor de arhivă create la nivelul Consiliului Local Sebeș, al aparatului de specialitate al Primarului, SVSU şi SPCLEP Consiliul Local al Municipiului Sebeș. judeţ Alba: Întrunit în şedinţa publică ordinară din data de 30.10.2025, ora 14,00; Luând în dezbatere proiectul de hotărâre privind Nomenclatorului Arhivistic al documentelor de arhivă create la nivelul Consiliului Local Sebeș, al aparatului de specialitate al Primarului, SVSU şi SPCLEP; Având în vedere: - HCL 176/2025 privind aprobarea organigramei şi a statutului de funcţii ale aparatului de specialitate al primarului Municipiului Sebeș: - HCL nr.356/2019 privind aprobarea Nomenclatorului Arhivistic al documentelor de arhivă create la nivelul Consiliului Local Sebeș . al aparatului de specialitate al Primarului „$.V.S.U şi S.P.C.L.E.P Sebeş. - Adresa nr.63711/08.09.2025 privind aprobarea proiectului de Nomenclator Arhivistic al Consiliului Local și al Municipiului Sebeş; - referatul de aprobare nr.82563/29.10.2025 al iniţiatorului la proiectul de hotărâre; - raportul de specialitate nr.82575/29.10.2025 al Compartimentului Arhivă din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Sebeș; -referatul nr.82620/29.10.2025 privind introducerea pe ordinea de zi suplimentară a proiectului de hotărâre a Compartimentului Arhivă; Având avizul nr.876/2025 al Comisiei pentru administraţie publică locală, juridică şi de disciplină din cadrul Consiliului Local al Municipiului Sebeş; În temeiul prevederilor: - Art. 4, 7 şi art.8 din Legea nr.16/1996, cu modificările şi completările ulterioare; - Art. 11-15 din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea arhivelor prin Ordinul de zi nr.217/1996, coroborate cu prevederile: - art.129, alin (14) din OUG nr.57/2019 ; În baza art. 139 din O.U.G nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare. HOTĂRĂȘTE: Art.1.Se aprobă Nomenclatorul Arhivistic al documentelor de arhivă create la nivelul Consiliului Local Sebeș, al aparatului de specialitate al Primarului. SVSU şi SPCLEP, conform anexei parte integrantă din prezenta hotărâre. Pagina | din 2 Art.2. Ducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri revine Primarului Municipiului Sebeș prin aparatul de specialitate Art.3. La data intrării în vigoare a prezentei își încetează valabilitatea HCL nr.356/2019. Art.4. Prezenta hotărâre poate fi atacată de persoanele îndreptăţite, în termenul şi în condițiile prevăzute de Legea nr.554/2004, privind contenciosul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare. Prezenta hotărâre va fi afişată, se va publica pe site-ul primăriei şi în monitorul oficial al Municipiului Sebeş şi se comunică: Insituţiei Prefectului Judeţului Alba; Primarului Municipiului Sebes; Viceprimarului Municipiului Sebes; Direcţiei Judeţene Alba a Arhivelor Naţionale; tuturor compartimentelor/serviciilor/direcțiilor din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Sebeş; SVSU; SPCLEP; Direcţia Poliţia Locală. YvyYvyY Sebeş la 30.10.2025 PREȘEDINTE DE ŞEDINŢĂ » Ra i CONTRASEMNEAHĂ Consilier local, APOLZAN MIHA ; s» SECRETAR GENERAL Muhicipiul Sebeș " i VLAD CRISTINA EMENA Total consilieri locali 119 Prezenţi 119 Pentru ii 19 Împotrivă - Abţineri L Neparticipare la vot L 2 ex. AR/CG/CV conţine 2 pagini şi anexă pagina 2 din 2 ANEXA la HCL. 324 nr./2025 Se confirmă NOMENCLATOR ARHIVISTIC al Consiliului Local al Municipiului Sebes si al Unitatii Administrativ Teritioriale aprobat prin Hotararea nr. /2025 DIRECTIA SERVICII, BIROURI,COMPAR TIMENTE DENUMIREA DOSARULUI(continut pe scurt al problemelor la care se refera) TERMEN DE PASTRARE OBSERV. |. CONSILIUL LOCAL 1.Registrul de evidență a Hotărârilor Consiliului Local 2.Registrul de evidență a proiectelor de hotărâri 3.Rapoarte, informări, proiecte de hotărâri, procese verbale de ședințe ale Consiliului Local al Municipiului Sebeș (dosar complet) cu hotărâri adaptate 4.Comisiile pe domenii de specialitate a Consiliului Local și lucrările privind activitatea acestora $.Corespondenţă cetăţeni și agenţi economici L 52/2003 2 ani A.Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor 1.Fişe de evidenţă locală 2.Adresă înființare străzi, schimbare denumire străzi, renumerotare imobil p 3.Inventare, procese verbale 100 ani a. Evidenţa Persoanelor predare arhivă, ștampile 4.Corespondenţă secret de 10 ani. serviciu S.Registru „Secret Serviciu” 10 ani. 6.Registru unic de înregistrare 10 ani. 7.Registru de control 10 ani. 8.Registru de evidență eliberare cărți de identitate, 10 ani. stabilire reşedinţă 9.Cereri eliberări cărți de 10 ani. identitate 10.Comunicări de naștere , de modificare și deces persoane 10 ani. între 0-14 ani 11.Adrese comunicare acte persoane decedate 10 ani. 12.Adrese comunicare extrase căsătorie, certificate divorţ, 10 ani. sentinţe judecătorești divorţ 13.Registru intrare-ieșire corespondenţă ordinară 10 ani. 14.Registru intrare-ieșire corespondență Regulamentul 10 ani, nr.679/2016(U£) 15.Registru activitate operator 5 ani 16.Registru evidenţă loturi 5 ani producţie C.I 17.Registru planificare activitate ghișeu 5 ani 18.Registru reclamaţii, sesizări 5 ani 19.Registru petiţii S ani. 20.Registru evidenţă activități electorale 5 ani. 21.Registru de evidenţă a 5 ani. contravenţiilor aplicate 22.Registru verificare persoane 5 ani. 23.Registru audienţe 5 ani. 24.Borderou expediere corespondenţă poşta militară 5 ani. 25.Condică expediere corespondență 5 ani. 26.Fişe însoţire loturi 5 ani C.S producţie C.l 27.Hotărâri Consiliul Local , Dispoziţii primar „referate necesitate(copii) Sani. 28.Regulamente de organizare și funcţionare, organigrame, state de funcții 5 ani 29.Cotoare procese verbale de constatare a contravențţiei 5 ani 30.Corespondenţă privind dispariţia în alb a unor acte de stare civilă, adrese CNP eronat 5 ani 31.Corespondenţă ordinară 5ani 32.Activități de preluare imagini cu stația mobilă 5 ani 33.Operații întreţinere BDL 5 ani 34.Corespondenţă Regulamentul nr.679/2016(U£) 5 ani 35.Corespondenţă privind atestatul de domiciliul și cetăţenie română, formularul E 401 5 ani 36.Adrese, radiograme, îndrumări privind activitatea de evidenţă a persoanelor 5 ani 37.Comunicări CRDS, dobândire, redobândire, pierdere cetățenie română 5 ani 38.Procese verbale distrugere cărți de identitate și cărți de alegător 5 ani 39.Corespondenţă referitoare la urmăriţii general, interzicere drepturi 5 ani 40.Documente gestiune C.l(aviz însoţire C.I și PV rebuturi C.]) 5 ani 41.Cereri eliberări reședințe 5ani 42.Liste electorale permanente 5 ani 43.Corespondenţă privind activităţile electorale 5 ani 44 Statistica activităţii de evidenţă a persoanei -Anexa 1 lunar; Situaţia activităților de punere în legalitate a cetăţenilor de etnie romă; S ani informare mass-media, comunicate presă 45 Plan de activități, Evaluare trimestrială a activităților; Situaţia privind tipărirea și distribuirea cărţilor de alegător; Analiza activității pe linia punerii în legalitate a persoanelor care nu au solicitat eliberarea actelor de identitate în termenele prevăzute de lege S ani 46.Analiza activității de primire , evidenţă , examinare și soluționare a petiţiilor și de primire a cetățenilor în audienţă ; notificări ANSPDCP 5 ani 47.Fişele postului, rapoarte de evaluare personal. 2 ani b. Starea civilă 1.Listele codurilor numerice personale 2.Acte normative, îndrumări și radiograme privind activitatea de stare civilă 3.Acte care au sta la baza înregistrării naşterii 50 ani 4.Declaraţii de căsătorie și alte acte necesare încheierii căsătoriei. 50 ani S.Acte care au stat la baza înregistrării decesului. 50 ani 6.Documente care au stat la baza modificării în statutului civil al persoanelor 50 ani 7.Inventare, procese verbale de predare —primire a registrelor exemplarul !l. Evidenţa registrelor de stare civilă 100 ani 8.Acte privind gestionarea documentelor de stare civilă, procese verbale de control 100 ani 9.Sentinţe divorţ și certificate divorţ 50 ani 10.Registru de intrare-ieșire a corespondenţei pe linie de stare civilă 30 ani 11.Registru de înregistrare cereri divorț 30 ani 12.Registru eliberări certificate/extrase multilingve 30 ani 13.Cereri şi adrese privind eliberarea, primirea şi transmiterea de certificate /extrase multilingve 5 ani 14.Corespondenţă cu instituţii de stat, persoane fizice și juridice privind eliberarea extraselor de pe actele de stare civilă, dovezi de stare civilă 5 ani 15.Urme privind transcrierea, reconstituirea sau întocmirea ulterioară a actelor de stare civilă Sani 16. Adrese comunicare situaţii statistice, menţiuni, certificate anulate 5 ani 17.Cereri eliberări livrete de familie 5 ani B. Serviciul Voluntar pentru Situaţii de Urgenţă 1.Dosar privind activitatea şi înzestrarea serviciului. 2.Dosar cu planurile operative ale serviciului (planuri de intervenție, de cooperare, de evacuare în caz de situaţii de urgenţă) 10 ani 3.Dosar operativ (organizarea intervenţiei pe ture de serviciu, registru cu note de anunțare și de evidență a intervențiilor...) 10 ani 4.Dosar privind pregătirea personalului (plan de pregătire profesională lunară și anuală ;registru de evidenţă a participării la pregătirea profesională și calificativele obținute; planificarea exerciţiilor și aplicaţiilor) 10 ani 5.Dosar privind activitatea de prevenire desfăşurată de personalul Serviciului Voluntar 10 ani 6.Dosar tehnic (planul de asistenţă la autospeciale și utilaje de intervenţie; dosar tehnic al utilajelor și autospecialelor de intervenţie) 10 ani W.PRIMAR A.Compartiment de Audit Public Intern 1. Plan multianual audit 10 ani 2.Plan anual de audit 10 ani 3.Rapoarte anuale 10 ani 4.Program de asigurare și îmbunătățire a calității Compartimentului Audit public intern 10 ani 5.Situaţia stadiului implementării recomandărilor 10 ani 6.Dosarul misiunii de audit public Intern 10 ani 7.Dosarul de lucru a misiunii de audit public intern 10 ani. 8.Raport audit 10 ani B. Cabinet Primar 1.Rapoarte și informări cu privire la activitatea de soluționare a problemelor ridicate de cetățeni în scrisori și audiențe 10 ani C.S 2.Rapoarte și informări cu privire la activitatea desfăşurată de către birourile , compartimentele și serviciile din subordinea aparatului de specialitate al Primarului Sani 3.Registrul de evidenţă a scrisorilor și a cetăţenilor primiţi în audienţe 5 ani 4.Corespondenţă cetățeni și agenţi economici. 5 ani. ILVICEPRIMAR A. Cabinet viceprimar 1.Rapoarte și informări cu privire la activitatea de soluționare a problemelor ridicate de cetăţeni în scrisori şi audiențe 10 ani CS 2. Registrul de evidenţă a scrisorilor și a cetățenilor primiţi în audienţe 5 ani 3.Corespondenţă cetățeni şi agenţi economici Sani B.Compartiment Protecţia Civilă 1. Planuri de organizare, răspuns și de pregătire a salariaţilor și populaţiei pentru situaţii de urgenţă/protecţie civilă 10 ani 2.Documente referitoare la organizarea, funcţionarea și activitatea CLSU. Documente referitoare la sistemul de înştiinţare, avertizare și alarmare publică și adăpostire a populaţiei 10 ani 3 Înștiințări și avertizări hidro-meteorologice 2 ani/CS 4.Corespondenţă cu autorități şi instituții ale statului, instituții publice, persoane juridice și agenţi economici în domeniul de competenţă. 10 ani 5. Corespondenţă internă, dispoziţii, hotărâri, referate, rapoarte, dări de seamă /sinteze, referitoare la activitatea compartimentului. 5 ani /CS 6. Documente şi documentaţii privind asigurarea resurselor umane, materiale și financiare destinate prevenirii şi gestionării situaţiilor de urgență 10 ani 7.Documente și corespondenţă referitoare la pregătirea economiei și teritoriului pentru apărare și evidenţa militară a salariaților 10 ani 8.Documente referitoare la activitatea de control intern managerial 10 ani 9.Inventarele dosarelor predate la arhivă și procesele verbale aferente IVSECRETAR GENERAL AL UNITĂŢII ADMINISTRATIV-TERITORIALE 1.Registrul specia! înregistrare dispoziţii Primar 2.Registrul special de înregistrare proiecte de hotărâri 3.Registru special de înregistrare Hotărâri de Consiliu 4.Dispoziţii de primar 5.Dosarele ședințelor Consiliului Local Sebeş 6.Succesiuni 5 ani 7.Corespondenţă anuală 2 ani A.Compartiment Registrul Agricol 1.Registre Agricole 2. Anexele aprobate în baza Legii Fondului Funciar pentru constituirea dreptului de proprietate asupra terenului 3. Procese verbale de punere în posesie și copii după titlurile emise. 4. Corespondenţă cu alte instituții (Consiliul Judeţean, Prefectură) 5.Registru evidenţă contracte de arendă 6. Titlu de proprietate pentru terenuri 7. Dosare pentru puneri în posesie 8. Dosare hărţi de punere în posesie 9... Dosare pentru reconstituirea dreptului de proprietate şi îndreptări erori materiale în titlurile de proprietate. 50 ani 10. Hotărâri ale Comisiei Locale de Fond Funciar 30 ani 11. Lucrări privind sprijinirea societăţilor agricole şi a populaţiei 15 ani 12.Contracte de arendă 10 ani De !a expirare 13.Contracte de închiriere pășuni 10 ani 14.Certificat de producător agricol, atestate și carnete 10 ani 15.Rapoarte și informări cu privire la activitatea statistică, situatii statistice 5 ani 18. Adeverinţe pentru Direcţia Sanitară Veterinară , Asociaţia crescătorilor de albine , Casa de asigurări de sănătate 5 ani 19.Adeverinţe pentru subvenţii a Agenţiei de Plăţi în Agricultură 5 ani 20. Adeverinţe de ro! agricol pentru ajutor social , alocaţie suplimentară , socială , facultate „emitere acte de identitate pentru parcări la domiciliu Sani 21.Dosar corespondenţă Sani V.SERVICIU JURIDIC PATRIMONIU ŞI ARHIVĂ A.Compartiment Contencios Juridic, Administraţie si Transparenţă Decizională 1.Dosare privind litigiile soluționate de către instanțele judecătorești și instrumentare de către cosilierii juridici 15 ani 2.Dosare privind cauzele penale 15 ani 3.Registru privind evidenţa contractelor 10 ani electronic 4.Registrul privind evidența actelor adiţionale 10 ani electronic 5.Registru privind termenele în procesele aflate pe ro! Sani electronic 6.Registru privind evidența cauzelor 15 ani electronic 7.Contracte prestări servicii și furnizare ale biroului juridic 5 ani După expirarea contractului 8.Dosare privind munca în folosul comunității Sani 9. Corespondenţă internă cu alte servicii și compartimente din cadrul instituției Sani 10.Corespondenţă-Cereri, sesizări și răspunsuri adresate de și către cetățeni și personae juridice în legătură cu activitatea serviciului 5 ani 11.Dosare executari silite Sani B.Compartiment Patrimoniu și Coordonare Asociații de Proprietari 1. Evidenţa tehnico-operativă a mijloacelor fixe care fac parte din domeniul public al Municipiului Sebeș 2. Evidenţa tehnico-operativă a mijloacelor fixe care fac parte din domeniul privat al Municipiului Sebeș 3. Cartea tehnică a construcției 4, Rapoarte de evaluare a bunurilor imobile clădiri sau terenuri 10 ani 5. Documentaţii cadastrale 6. Protocoale de dare în administrare/contracte de dare în administrare 10 ani De la expirare 7. Contracte de concesiune 10 ani De la expirare 8. Contracte de vânzare-cumpărare 10 ani 9, Dosare licitaţie închiriere/concesiune/vânzare 10 ani 10. Fișele locative la contractele de închiriere locuință 10 ani 11. Procese verbale de predare-primire a bunurilor, 10 ani procese verbale de scoatere din funcţiune şi casare 12. Contracte de închiriere 10 ani De la expirare locuințe/spaţii 13. Contracte de dare în administrare/în folosință/ comodat pentru imobilele aflate în proprietatea 10 ani De la expirare /administrarea Municipiului Sebeș 14. Cereri pentru terenuri 10 ani —Legea 15/2003 15. Cereri pentru locuință ANL 10 ani 16. Cereri pentru închiriere 10 ani locuinţe 17. Documente ce stau la baza eliberării Acordului de ocupare 5 ani temporar 18. Acorduri de ocupare temporară a domeniului 5 ani public/privat 19, Corespondenţă, sesizări, 5 ani reclamaţii 20. Inventarierea anuală 10 ani 21. Achiziţii publice de servicii 10 ani C.Compartiment 1.Nomenclator arhivistic 100 ani. Arhivă 2.Registrul de depozit 100 ani 3.Inventare și procese verbale de predare-primire 100 ani. documente de arhivă. 4.Lucrări de selecționare 100 ani. 5.Copii, certificate și extrase eliberate după documentele aflate în depozitul de arhivă 5 ani. VI. SERVICIU RESURSE A.Compartiment | 1.State de personal 50 ani UMANE, DIGITALIZARE ȘI Resurse Umane 2.Carnete de muncă ale până la COMUNICARE salariaților predarea titularului 3.Procese verbale de 50 ani preadarea carnetelor de muncă 4.Pontaje, foi colective de 50 ani prezență 5.Dosarele personale/profesionale ale 75 ani foştilor angajați B.Compartiment Transport, Administativ și Deservire 6.Declaraţii de prelucrare date cu caracter personal 5 ani 7. Declaraţii de avere și interese 5 ani 8. Registru declaraţii de avere și registru declaraţii de interese 75 ani 9.Dosare concurs recrutare /promovare 10 ani 10. Contracte de prestări servicii și corespondență (medicina muncii, vouchere de vacanţă, cursuri de perfecţionare) 10 ani 11. Adeverinţe 10 ani 12. Chestionar de autoevaluare a sistemului de control intern managerial la nivelul compartimentului 10 ani 13. Raport de monitorizare a performanţelor SCIM la nivelul compartimentului 10 ani 14. Registru integrat obiective/activităţi /riscuri 10 ani 15. Proceduri operaţionale, proceduri de sistem, situații sintetice și situaţii centralizatoare SCIM cu anexe. 10 ani 16. Inventarul funcţiilor sensibile și planul de rotații al acestora 10 ani 17.Corespondenţă S ani 18. Programare anuală individuală a concediilor de odihnă 5 ani 19. Planul de formare profesională și raportul anual privind formarea profesională Sani 20. Codul de etică 5 ani 21. Cereri de concediu /zile libere ,„ evenimente 2 ani 22. Bilete de voie, ordine de serviciu 2 ani a.Compartiment Transport 1.Dosar corespondenţă, sesizări şi reclamaţii 2 ani 2.Dosar controale efectuateîn teren 2 ani 3.Referate, Referate de necesita Caiete de sarcini, Note de fundamentare, Corespondenţă internă 2 ani 4.Borderou de debit 5 ani 5.Procese verbale 5 ani 6.Contracte prestări servicii, acte adiţionale aferente 5 ani de la data încetării contractului __] 7.Contracte de finanţare și alte contracte care intervin prin lege 5 ani de la data încetării contractului 8.Registru înregistrare vehicule nesupuse înmatriculării 9.Documentaţie aferentă eliberării certificatului de înregistrare pentru vehicule nesupuse înmatriculării 5 ani de la data eliberării 10.Documentaţie aferentă radierii certificatului de înregistrare împreună cu certificatul original pentru vehicule nesupuse înmatriculării 5 ani De la data radierii certificatului 11.Contracte de delegare a gestiunii serviciilor şi acte adiționale aferente Sani de la data încetării contractului 12,Autorizaţii emise de autoritatea de autorizare conform legilor modificate și completate 5 ani De la data încetării valabilităţii 13.Dosare privind Autorizaţiile de transport în regim de taxi cu documentația aferentă eliberării acestora Sani De la data încetării valabilității 14.Dosare privind Autorizaţiile taxi, Autorizaţii de Dispecerat taxi cu documentația aferentă eliberării acestora Sani De la data încetării valabilităţii 15,Documentaţie aferentă transportului în regim de taxi — vizări, prelungiri, înlocuiri, modificări 5 ani De la data încetării valabilității documentului 16.Comunicare 2 ani Borderou de debitare privind transportatorii în regim de taxi 17.Documentaţie de atribuire a De la data încetării | servici [...]