HCL 356/2019 Sebeș adoptată

ROMANIA JUDEŢUL ALBA MUNICIPIUL SEBEŞ CONSILIUL LOCAL HOTĂRÂREA_NR. 336/2019 Privind aprobarea Nomenclatorului Arhivistic al documentelor de arhivă create la nivelul Consiliului Local Sebeș, al aparatului de specialitate al Primarului, S.V.S.U şi S.P.C.L.E.P Sebeş Consiliul local al Municipiului Sebeş, Judeţul Alba; Întrunit în ședința publică ordinară din data de 23 „12.2019, ora 14,00; Lmând în dezbatere proiectul de hotărâre privind aprobarea Nomenclatorului Arhivistic al documentelor de arhivă create la nivelul Consiliului Local Sebeș, al aparatului de specialitate al Primarului, SVSU şi SPCLEP; Având in vedere faptul că la nivelul Primăriei Municipiului Sebeş, este necesară reactualizarea nomenclatorului arhivistic urmare modificărilor organizatorice şi legislative, conform HCL 269/2019 şi adresei nr.15654/2019; Analizând prevederileart.4 si 8 din Legea nr.16/1996 privind arhivele naţionale cu modificările și completările ulterioare; Văzând: - referatul de aprobare nr.94434/17.12.2019 al iniţiatorului proiectului de hotărâre, primarul Municipiului Sebeş, di Dorin Nistor; - raportul de specialitate nr.94698/17.12.2019 întocmit de către Biroul Contencios Juridic Administraţie Transparenţă Decizională și Arhivă prin care se propune Consiliului Local Sebeş aprobarea nomenclatorului arhivistic; - adresele compartimentelor/direcțiilor/serviciilor/birourilor cu documentele create de fiecare în parte; Având avizul nr,814/2019 al comisiei de administrație publică locală |, juridică şi de disciplină din cadrul Consiliului Local al Municipiului Sebeş ; În temeiul prevederilor 4 și 8 din Legea nr.16/1996, cu modificările şi completările ulterioare şi ale art,12.din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea arhivelor prin Ordinul de zi nr.217/1996, coroborate cu prevederile art. 129, alin 14 din OUG nr.57/2019; În baza art.139 din OUG nr.57/2019 privind Codul Administrativ; | HOTĂRĂȘTE Art,1.Se aprobă Nomenclatorul Arhivistic al Documentelor de Arhivă create la nivelul Consiliului Local Sebeș, al aparatului de specialitate al Primarului, S.V.S.U şi S.P.C.L.E.P Sebeş cuprins in anexa nr.1, care face parte integranta a prezentei hotărâri. Art.2. Ducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri revine Primarului Municipiului Sebeș prin aparatul de specialitate. Art.3.La data intrării în vigoare a prezentei își încetează valabilitatea HCL nr.311/2013. pagina | din 2 Art.4, Prezenta hotărâre poate fi atacată de către persoanele îndreptăţite, în termenul şi în condițiile prevăzute de Legea nr.554/2004, privind contenciosul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare. Prezenta hotărâre va fi afișată, se va publica pe site-ul Primăriei și în Monitorul Oficial al Municipiului Sebeș şi se comunică: e Instituţiei Prefectului Judeţului Alba Primarului Municipiului Sebeş Viceprimarului Municipiului Sebeş Aparatului permanent al Consiliului Local Sebeș Direcţiei Judeţene Alba a Arhivelor Naţionale | tuturor compariimentelor/serviciilor/birourilor/direcțiilor din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Sebeş S.V.S.U -S.P.CL.EP -Direcţia Poliţia Locală . «- Sebeș, la 23.12.2019 PREȘEDINTE DE ȘEDINȚĂ AXĂ MNEAZĂ Consilier local, BOGDAN ADRIAN GENERAL Total consilieri locali [19 Prezenţi O—OOoOOO7 | Pentru | 17 Împotrivă a i Abţineri | 2ex CG./CV/CG conţine 2 pagini şi anexă Pagina 2 din 2 ANEXA la HCL nr. 356/2019 Aprob. confirmă Primar udeţean Alba al DORIN NIREPRS or Naţionale a ENA j 2 î NOMENCLATOR ARHIVISTIC al Consiliului Local al Municipiului Sebeş şi al Unității Administrativ Teritoriale aprobat prin Hotărârea nr, /2019 DIRECȚIA SERVICII, (conţinutul pe scurt al problemelor | DE BIROURI, la care se referă) PĂSTRARE COMPARTIMENTE DENUMIREA DOSARULU TERMEN OBSERV. 1.CONSILIUL LOCAL hotărâri , procese verbale de 1.Registrul de evidenţă a Hotărârilor Consiliului Local și Registrul de evidență P A proiectelor de hotărâri. 2.Lista consilierilor aleși în Consiliul Local al Municipiului P Sebeş 3.Rapoarte , informări , proiecte de ședințe ate Consiliului Local a! Municipiului Sebeș (dosar complet P ) cu hotărâri adoptate. 4.Comisiile pe domenii de specialitate a Consiliului Local și lucrările privind activitatea P acestora. 5.Corespondenţă cetățeni și agenți economici L 52/2003. 5 ani I.PRIMAR 1.Rapoarte şi informări cu privire la 10 ani C.S activitatea de soluționare a problemelor ridicate de cetăţeni În scrisori și audienţe, 3988 2.Rapoarte și informări cu privire ia Sani activitatea desfășurată de către birourile , compartimentele și serviciile din subordinea aparatului de specialitate al Primarului, 3,Registrul de evidenţă a scrişorilor Sani şi a cetățenilor primiţi în audienţe. 4.Carespondenţă cetățeni și agenți Sani. economici. A. Compartiment 1. Plan multianua! audit. 10 ani. Audit . 2.Plan anual de audit. 10 ani 3.Rapoarte anuale 10 ani 4.Program de asigurare și îmbunătăţire a calității Compartimentului Audit public 10 ani intern. S.Situaţia stadiului implerenţării recomandărilor, 10 ani 6.Dosarul misiunii de audit public intern. 10 ani 7.Dosarul de lucru a misiunii de 10 ani, audit public intern. 8.Raport audit. 10 ani 9.Documente , cereri de finanţare, | 5 anide la contracte „raportări , cereri de data rambursare aferente proiectului închiderii POCA 118740 oficiale a POCA 2014- 2020. B. Compartiment 1.Registrul de intrare- ieșire a Relaţii Publice corespondenţei. Comunicare, 10 ani Informatică și Monitor | 2.Registrul de intrare-ieșire a 10 ani Oficial Local petiţiitor, 3.Registrul de intrare-ieșire la Legea 544/2001 liberul acces la 10 ani, informaţie. 4.Condici predare corespondenţă. | 10 ani. S5.Borderouri de predare și respectiv expediere 10 ani corespondenţă. 6.Referate de necesitate 5 ani 7.Caiete de sarcini Sani 8.Proces verbal predare-primire ; Sani proces verbal! de recepție 9.Notă justificativă 5 ani 10.Corespondenţă cu instituții și persoane fizice privind 5ani. soluționarea cererilor. 41.Borderouri trimitere/primire date prin registratura electronică 2 ani. C. Compartiment Protecţia Civilă 1.Pianuri de organizare și de răspuns pentru gestionarea situaţiilor de urgență/protecție civilă 10 ani 2.Planuri anuale de pregătire , alte documente referitoare la desfășurarea pregătirii salariaților și populaţiei în domeniul situaţiilor de urgență . 10 ani 3.Documente referitoare la organizarea , funcţionarea și activitatea CLSU și COAT , înștiințări şi avertizări hidro-meteorologice 10 ani 4.Documente referitoare la sistemul de înştiinţare , avertizare și alarmare publică . 10 ani 5.Documente și documentaţii privind asigurarea resurselor umane materiale și financiare destinate prevenirii și gestionării situațiilor de urgenţă. 10 ani, 6.Corespondenţă cu autorităţi și instituţii ale statului , instituții publice , persoane juridice și agenţi economici în domeniul de competenţă, 5 ani, 7.Corespondenţă internă , referate , rapoarte, dări de seamă /sinteze și alte documente referitoare la activitatea compartimentului. 5 ani 8.Corespondenţă cu instituții și persoane. Fizice privind soluționarea cererilor, Sani. D. Compartiment Protecția Mediului Control Comercia! ; Unitatea Locală de Monitorizare , Managementul Calităţii 1,„Autorizaţii eliberate conform Deciziei Locale 54/ 1990 , Legea 507/2002 , Legea 300/2004 și Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului 44/2008. cereri „dosarele cu documentația necesară eliberării autorizaţiilor cotoarele autorizaţiilor. 2.Informaţia de mediu-raportări , studii de Impact asupra mediului , note telefonice și documentații privind ședințele Comisiei de analiză tehnică „anunţuri de mediu , corespondenţa cu agenții 5 ani Li economici și Agenția pentru protecţia mediului, 3.Documente , cereri de finanţare , contracte , raportări , cereri de rambursare aferente proiectului POCA 110755 5 ani, 4.Documentaţia privind eliberarea Acordurilor de Funcţionare /Autorizațiitor de alimentație publică, a agenţilor economici și a vizei anuale. 5 ani 5.Rapoarte și informări privind verificarea agenţilor economici , acte de constatare şi procese verbale de contravenție. 5ani, 6.Propuneri „sesizări și reclamaţii ale cetățenilor împreună cu referatele „adresele și răspunsurile privind examinarea și soluționarea lor. 5 ani 7.Corespondența cu agenții economici privind eliberarea Acordului de funcționare /Autorizaţie de alimentaţie publică. Sani 8.Referate , note de fundamentare achiziție aparatură monițorizare , studii , etc-protecţia mediului și sănătate publică 5ani 9.Contracte utilități — electrica , gaz. 5 ani de la expirarea contractului. 10.Studii și programe de măsuri , informări , rapoarte privind strategia serviciilor de utilități publice. 5 ani 11.Propuneri , sesizări şi reclamaţii ale cetăţenilor, referate „adresele și răspunsurile privind examinarea şi soluționarea lor. 5 ani 12 Rapoarte și informări privind activitatea de verificara a serviciilor publice. Sani, 13.Corespondenţă unități de învățământ și diverse înstituții publice. 5 ani. 14.Raportări SNA 2016-2020 , corespondență și documentaţia aferentă SNA 2016-2020 Sani 15.Documente necesare certificării Municipiului Sebeș. Sani. 15.Corespondenţă diversă cu referire la managementul calității. 5 ani. (E Direcţia Poliţia 1.Registru de evidenţă a apelurilor Sani Locală. pe 0258919 și alte mijloace de comunicare 2.Registru de predare-primire armei neletale Sani 3.Registrul de predare- primire a 5 ani. serviciului dispecerat 4.Registrul de predare-primire autosesizare a evenimentelor 5 ani. surprinse de camerele de Supraveghere. 5.Registrul de predare-primire Sani. armament de serviciu 6.Registru de predare-primire a 5 ani. staţiilor de emisie recepţie şi a aparatelor foto 7.Tabe! nomina! lunar cu norma de Sani hrană 8.Foaie colectivă de prezență 5 ani lunară 9.Control intern managerial 5 ani 10,Corespondenţă , scrisori , petiţii, Sani reclamaţii , invitații și somaţii , afişaje , adrese 11.Acte instanță 5ani 12.Creanţe bugetare(adrese Sani înaintare PVC executare silită) 13.Protocoale de colaborare 5 ani 14.Planul de siguranţă publică 5 ani 15.Contracte achiziţie bunuri 5 ani 16.Corespondenţă generală 2ani 17.Rapoarte zilnice de activitate 2 ani 18.Proces verbal de contravenţie 2 ani 19.Planificare lunară serviciu, 2 ani, i 1.Rapoarte și informări cu privire la VICEPRIMAR activitatea de soluționare a problemelor ridicate de cetățeni în 10 ani CS scrisori şi audienţe. 2.Registrul de evidenţă a scrisorilor şi a cetățenilor primiţi în audienţe. 5 ani. 3.Corespondenţă cetățeni și agenţi economici. 5 ani. W SECRETAR 1.Regulamentui de organizare și GENERAL funcţionare al Consiliului Local al Municipiului Sebeş. P ii 2.Lucrări privind recensământul populaţiei şi a! locuinţelor, P 3,Registrul specia! înregistrare dispoziții Primar. P 4.Registru special de înregistrare P proiecte de hotărâri 5,Registru special de înregistrare P Hotărâri de Consiliu 6.Dispoziţii de primar P 7.Dosarele şedinţelor Consiliului p Local Sebeș 8.Procese verbale de afișare publicații de vânzări imobiliare și Sani. Citaţii. 9.Succesiuni Sani 10.Corespondenţă anuală. Sani. V.BIROUL CONTENCIOS 1.Dosare privind litigiile soluționate P JURIDIC „ADMINISTRAȚIE A. CONTENCIOS | decătre instanțele judecătorești și TRANSPARENȚĂ JURIDIC instrumentare de către consilierii DECIZIONALĂ şi ARHIVĂ ADMINISTRAȚIE juridici. 2.Dosare privind cauzele penale P 3.Registru privind evidența P contractelor 4.Registrul privind evidenţa actelor adiționale. p 5.Registru privind termenele în 50 ani procesele aflate pe rol 6.Registru privind evidența cauzelor 50 ani 7.Contracte prestări servicii şi furnizare ale biroului juridic 10 ani 8.Dosare privind munca în folosul comunității 10 ani 9.Procese verbale de afișare- Sani dezafişare 10.Acte interne „Corespondenţă cu 5 ani alte servicii și compartimente din cadrul instituției. 11.Corespondenţă-Cereri , sesizări și răspunsuri adresate de și către cetățeni și persoane juridice în Sani, iegătură cu activitatea serviciului. 12.Referate 5 ani 13.Caiete de sarcini Sani 14.Rapoarte de specialitate Sani 15.Dosare executări silite 10 ani B.TRANSPARENȚĂ 1.Nomenciator arhivistic 100 ani. DECIZIONALĂ și 2.Registrul de depozit. 100 ani ARHIVĂ 3.Inventare și procese verbale de predare-primire documente de 100 ani. arhivă, 4.Lucrări de selecționare. 100 ani. 5.Copii , certificate și extrase eliberate după documentele aflate în depozitul de arhivă. 5 ani. 6.Corespondență , adrese și 5 ani : răspunsuri L 52/ 2003 VI. SERVICIUL PUBLIC A, 1.Fişe de evidenţă locală COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢA EVIDENŢA PERSOANELOR PERSOANELOR P 2.Adresă înființare străzi , schimbare denumire străzi , renumerotare imobil P 3.Inventare , procese verbale 100 ani predare arhivă , ștampile 4.Corespondenţă secret de serviciu |! 10ani. S.Registru „Secret Serviciu” 10 ani. 6.Registru unic de înregistrare 10 ani, 7.Registru de control 10 ani. 8.Registru de evidenţă eliberare cărţi de identitate , stabilire 10 ani, reşedinţă 9.Cereri eliberări cărţi de 10 ani. identitate 10.Comunicări de naștere , de modificare şi deces persoane între 10 ani. 0-14 ani. 11.Adrese comunicare acte persoane decedate. 10 ani. 12.Adrese comunicare extrase căsătorie , certificate divorţ , 10 ani. sentinţe judecătoreşti divorţ 13.Registru intrare-ieșire corespondenţă ordinară. 10 ani. 14.Registru intrare-ieșire corespondență Regulamentul 10 ani. nr.679/2016(U£) 15.Registru activitate operator Sani 16.Registru evidență loturi Sani producţie C.I 17.Registru planificare activitate ghişeu 5 ani 18.Registru reclamaţii , sesizări 5 ani 19.Registru petiții Sani. 20.Registru evidenţă activități electorale Sani. 21.Registru de evidenţă a 5 ani. contravenţiilor aplicate 22.Registru verificare persoane Sani. 23,Registru audienţe 5 ani, 24.Borderou expediere corespondenţă poşta militară 5 ani. 25.Condică expediere corespondență Sani, 26.Fișe însoţire loturi producţie C.i S ani C.S 27.Hotărâri Consiliul Local, 5 ani. Dispoziţii primar „referate necesitate(copii) 28,Regulamente de organizare și Sani funcționare , organigrame , state de funcţii 29.Cotoare procese verbale de 5 ani constatare a contravenției . 30.Corespondenţă privind 5 ani dispariția în alb a unor acte de stare civilă , adrese CNP eronat 31.Corespondenţă ordinară 5 ani 32.Activități de preluare imagini cu | 5 ani stația mobilă 33.Operaţii întreţinere BDL 5 ani 34.Corespondenţă Regulamentul 5 ani nr.679/2016(U£) 35Corespondenţă privind atestatul | 5 ani de domiciliul și cetățenie română , formularul E 401 36.Adrese, radiograme , îndrumări | 5 ani privind activitatea de evidenţă a persoanelor 37.Comunicări CRDS , dobândire 5 ani „tedobândire , pierdere cetățenie română. 38.Procese verbale distrugere cărți | 5 ani de identitate și cărți de alegător 39.Corespondenţă referitoare la 5ani urmăriţii general , interzicere drepturi. 40.Documente gestiune C.i(aviz 5ani însoţire C.I și PV rebuturi C.I) 41.Cereri eliberări reședințe 5 ani 42.Liste electorale permanente 5 ani 43.Corespondenţă privind 5 ani activitățile electorale 44, Statistica activităţii de evidenţă | 5 ani a persoanei -Anexa 1 lunar ;Situaţia activităților de punere în legalitate a cetăţenilor de etnie romă; Informare mass-media , comunicate presă. 45.Plan de activităţi , Evaluare trimestrială a activităților; Situația privind tipărirea şi distribuirea cărților de alegător ;Analiza activităţii pe linia punerii în legalitate a persoanelor care nu au solicitat eliberarea actelor de identitate în termenele prevăzute de lege, 5 ani 46.Analiza activității de primire , evidenţă , examinare şi soluționare a petiţiilor şi de primire a cetățenilor în audienţă ; notificări ANSPDCP Sani 47.Fişele postului , rapoarte de evaluare personal. 2 ani. B. STARE CIVILĂ I.„Listele codurilor numerice personale 2.„Acte normative , îndrumări și radiograme privind activitatea de stare civilă 3.Acte care au sta la baza înregistrării naşterii 100 ani. 4.Declaraţii de căsătorie și alte acte necesare încheierii căsătoriei, 100 ani. 5.Acte care au stat la baza înregistrării decesului. 100 ani. 6.Documente care au stat la baza modificării în statutului civi! al persoanelor 100 ani. 7.Inventare , procese verbale de predare —primire a registrelor exempiarul |l. Evidenţa registrelor de stare civilă, 100 ani. 8.Acte privind gestionarea documentelor de stare civiţă, procese verbale de control 100 ani. 9.Sentințe divorţ și certificate divorţ 100 ani. 10.Registru de intrare-ieșire a corespondenţei pe linie de stare civilă 30 ani, 11.Registru de înregistrare cereri divorţ 30 ani. 12.Registru eliberări certificate divorț 30 ani 13.Cereri și adrese privind eliberarea , primirea și transmiterea de certificate. 5 ani, 14.Corespondenţă cu instituţii de stat , persoane fizice și juridice | privind eliberarea extraselor de pe actele de stare civilă, dovezi de stare civilă. Sani 15.Urme privind transcrierea , reconstituirea sau întocmirea ulterioară a actelor de stare civilă. 5ani. 16. Adrese comunicare situații statistice , mențiuni , certificate anulate, 5 ani 17.Cereri eliberări livrete de familie. 5 ani. VII.SERVICIUL VOLUNTAR SIITUAȚII URGENȚĂ 1,Dosar privind activitatea și înzestrarea serviciului. 2.Dosar cu planurile operative ale serviciului (planuri de intervenţie , de cooperare, de evacuare în caz de situații de urgenţă ,) 10 ani 3.Dosar operativ ( organizarea intervenției pe ture de serviciu , registru cu note de anunțare și de evidenţă a intervențiilor...) 10 ani 4.Dosar privind pregătirea personalului (plan de pregătire profesională lunară și anuală | ;registru de evidenţă a participării la pregătirea profesională şi calificativele obținute ;planificarea exerciţiilor și aplicațiilor) 10 ani 5.Dosar privind activitatea de prevenire desfășurată de personalul Serviciului Voluntar 10 ani 6.Dosar tehnic ( planul de asistență la autospeciale și utilaje de intervenție ;dosar tehnic ai utilajelor și autospecialelor de intervenție) 10 ani Vii „DIRECȚIA TEHNICĂ A, Compartiment investiţii Publice 1.Documentaţii tehnice de proiectare (Studiu de fezabilitate , Studiu de fezabilitate , Documentaţia de avizare a iucrăritor de investiţii „Proiect | tehnic, +Detalii da execuție, Documentaţie tehnică de autorizare a lucrărilor de desființare) 2.Procese verbale de recepție p 3.Programe de investiții multianuale 15 ani CS 4.Caiete de sarcini 10 ani 5.Devize generale 10 ani 6.Referate de specialitate , note fundamentare 10 ani 7.Situaţiile de lucrări inclusive documentele justificative de plata chehuielilor aferente și documentele de avizare. 10 ani 8. Contractele de execuţie de lucrări și de prestări servicii. 10 ani 9.Liste obiectivelor de investiţii 5 ani 10.Adrese , răspunsuri , adrese interne. Sani B.Compartiment Achiziţii Publice 1.Dosaruli achiziţiei publice , precum și oferte însoțite de documentele de calificare şi selecție. Sani 2.Programul anual al achiziţiilor publice. 5 ani 3.Adrese , răspunsuri , adrese interne. Sani C.Compartiment Proiecte cu Finanţare intemmă și internațională 1„Strategii și programe de dezvoltare care stau la baza iniţierii proiectelor cu finanțare nerambursabilă . 2.Proiecte finanțate din fonduri nerambursabile(cereri de finanțare +documente anexe ; acorduri de parteneriat/acorduri de colaborare interinstituționale ; contracte de finanţare ; referate de necesitate , caiete de sarcini pentru achiziţiile prevăzute în cadrul proiectelor; regulamente de organizare şi funcţionare ;documente de înfiinţare /modificare UMIP, cereri finanţare ;dosare beneficiari; protocoale , procese verbale ..) 3.Proiecte finanţate în baza Legii 350/2005( dosarul selecției publice de proiecte în vederea atribuirii contractelor de finanţare nerambursabilă din fonduri publice; proiecte finanţate/nefinanţate, 4.Note înterne , adrese privind activitatea de profii , sit [...]