HCL 625/2022 Constanța adoptată

oNSTANTA , ti ROMANIA : JUDEŢUL CONSTANŢA Îi MUNICIPIUL CONSTANŢA CONSILIUL LOCAL E a, Cons FANT Aur HOTĂRÂRE privind numirea auditorului statutar al societății Administrația Fondului Imobiliar SRL. pentru exercițiul financiar 2022 Copgjliul jpeal al municipiului Constanţa întrunit în şedinţa ordinară din data de /__2022; . Luând în dezbatere: - referatul de aprobare al domnului primar Vergi! Chiţac înregistrat sub nr. 2022; - raportul de specialitate al societăţii Administraţia Fondului Imobiliar SRL înregistrat sub nr. , 2070 P/Z, // Aa, - avizul Comisiei de“specialitate nr. 1, de studii, prognoze economico — sociale, buget finanţe şi administrarea domeniului public şi privat al municipiului Constanţa, - avizul Comisiei de specialitate nr. 3 pentru servicii publice, comerț, turism și agrement, - avizul Comisiei de specialitate nr. 5 pentru administrație publică, juridică, apărarea ordinii publice, respectarea drepturilor și libertăților cetățeanului; În conformitate cu prevederile: - Legii nr. 82/1991 a contabilităţii, republicată, cu modificările și completările ulterioare; - art, 111, alin. (2) lit. bA1) din Legea nr. 31/1990 a societăților, republicată, cu modificările și completările ulterioare; - OMEP nr. 1802/2014, cap. 10, secțiunea 10.1, pct. 563(1), cu modificările și completările ulterioare; - art. 62 alin. (1) din Legea nr. 162/2017 privind auditul statutar al situațiilor financiare anuale și a! situațiilor financiare anuale consolidate și de modificare a unor acte normative; - OMEP nr. 10/2019 privind aspecte legate de întocmirea și depunerea situaţiilor financiare anuale, cu modificările și completările ulterioare; - art.47, alin.(1) si (1%) și art.49 din OUG 109/2011 privind guvernanţa corporativă a întreprinderilor publice, cu modificările și compietările ulterioare; - HCL nr. 373/2022 privind aprobarea reorganizării Regiei Autonome Exploatarea Domeniului Public și Privat Constanţa prin transformarea în societate cu răspundere limitată cu asociat unic cu denumirea „Administraţia Fondului Imobiliar SRL”; In temeiul prevederilor art. 129 alin. (2) lit. a), alin. (3), lit. d) și art. 196 alin. (1) lit. a) din OUG nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare; HOTĂRĂŞTE: ART. 1 Se aprobă auditorul statutar - SC CEAUSESCU & PARTNERS SRL pentru exercițiul financiar încheiat la 31.12.2022, al societății Administraţia Fondului Imobiliar S.R.L., conform contractului de prestări servicii înregistrat sub nr.15270/19.12.2022 ce face parte integrantă din prezenta hotarâre. ART. 2 Serviciul secretariat, relații consiliul local și administraţia publică va comunica prezenta hotărâre Societății Administrația Fondului Imobiliar S.R.L., în vederea aducerii la îndeplinire și, Instituţiei prefectului județului Constanţa,spre ştiinţă pentru, __— împotrivă, __— abţineri; prez hotărâre a fost votată de consilierii locali astfel: LG data adoptării sunt în funcţie JJ. consilieri din 27 membri. PREȘEDINTE ȘEDINȚĂ, CONTRASFMNEAZĂ, 375 WI DCEA SECRETAR/GENERAL Er say FULVIA-ANTENEĂ DINESCU NR DI / 40 47 ab AUMINISTrauă HONAULUuI LMODII ar I.E, Constanţa, Bd. Tomis, nr.101, înregistrata la ORC sub ur. J13/15/1996 , CUI 2746784 Compartimentul Achizitii Publice, cam.1Letj. CONTRACT DE PRESTARI SERVICII i [EA Nr.15270/19.12.2022 Art.1 PARTILE CONTRACTANTE 1.1 ADMINISTRATIA FONDULUI IMOBILIAR S.R.L, cu sediul în mun. Constanţa, Bd. Tomis nr.101, jud. Constanţa, tel. 0241589714 fax 0241.580523, având număr de înregistrare în Registrul Comerţului, J13/15/1996,Cod Unic de Înregistrare RO2746784, cont RO04BTRL01401202696755XX, deschis la Banca Transilvania — Sucursala Constanţa, reprezentată legal prin 4 in calitate de Director General Provizoriu denumit in continuare BENEFICIAR, pe de o parte şi S.C, CEAUSESCU & PARTNERS S.R.L., cu sediul în Constanţa, Str. Enachita Vacarescu, nr.23, birou 1, tel:0758099736, înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. J13/1736/27.09.2010, cod fiscal nr.RO27432388, cont RO88INGB0000999911094575, deschis la ING BANK CONSTANTA, auditor financiar, membru al Camerei Auditorilor Financiari din România (CAFR) cu număr de autorizaţie 1016, reprezentată legal prin 9MIMIRNENNN Ii în calitate de Administrator, auditor financiar, membru al CAFR cu număr de certificat 3340, denumit în continuare PRESTATOR, pe de altă parte. 1.2 Atribuirea contractului s-a realizat on-line si se incadreaza la art. 7(5) din Legea nr. 98 din 19 mai 2016 privind achizitiile publice actualizata si va fi realizata in conformitate art.43 alin.2 din H.G.395/2016 de aprobarea a Normelor Metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitii publice-actualizata, completata de dispozitiile Procedurii Operationale proprii privind realizarea achizitiilor directe de produse/servicii/lucrari conform Legii nr.98/2016 puctul 7.3.2;, caz. II. Art.2 OBIECTUL CONTRACTULUI 2.1 Prezentul contract are ca obiect prestarea pe durata acestui contract, pe teritoriul României, de către PRESTATOR, a serviciului de audit sțatutar financiar extern, în conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit Financiar adoptate integral de Camera Auditorilor Financiari din România / ISA, ai situaţiilor financiare ale AFI. S.R.L. Constanţa întocmite în conformitate cu reglementările şi standardele în vigoare, pentru anul financiar 2022 cu posibilitate de prelungire. Art.3 DURATA PRESTĂRII SERVICIILOR 3.1 Prezentul contract intra in vigoare de la data semnarii si este valabil pentru anul financiar 2022 cu posibilitate de prelungire. 3.2 Articolul 9.8 va continua să producă efecte şi în cazul expirării duratei prestării serviciilor menţionate la articolul 2.1, precum și în cazul rezilierii sau anulării prezentului contract pentru orice motive. Art.4 DESCRIEREA AUDITULUI FINANCIAR ȘI RAPOARTE 4.1 Obiectivul unui audit financiar este efectuarea unei verificări a situaţiilor financiare, pe bază de elemente probante, care trebuie puse la dispoziţia PRESTATORULUI de către BENEFICIAR. 4.2 PRESTATORUL va analiza sistemele contabile și de control financiar intern, astfel încât să poată evalua dacă acestea sunt potrivite. pentru a fi folosite ca bază pentru întocmirea situaţiilor financiare şi a unei evidențe contabile corecte, 4.3 În funcţie de concluziile trase de PRESTATOR din documentele analizate, raportul de audit financiar poate fi nemodificat (fără rezerve) sau modificat (cu rezerve, de imposibilitate de exprimare a unei opinii sau de dezacord cu situaţiile financiare). 4.4 Dacă, pentru orice motiv PRESTATORUL nu este în măsură să finalizeze auditul financiar, acesta nu va emite un raport de audit financiar, anunțând BENEFICIARUL, în scris, de acest lucru. În acest caz, BENEFICIARUL nu va mai datora PRESTATORULUI tariful prevăzut la articolul 5 din prezentul contract, urmând a se stabili de comun acord cu BENEFICIARUL modalitatea de plată a contravalorii lucrărilor deja prestate. 4.5 PRESTATORUL va furniza BENEFICIARULUI următoarele: 4.5.1 Raport de audit financiar asupra situaţiilor financiare ale A.F.I. S.R.L.întocmite în conformitate Administratia Fondului Imobiliar S.R.L. Adresa: B-dul Tomis nr. 101, cod poştal 900669, mun. Constanţa Telefon/Fax:0241.623340, 0241.589.714 / 0241.580.523 Email: publicraedpp-constanta,ro www.raedpp-constanta.ro Administratia kondului imobihar 5.H.L. „Constanţa, Bd, "Tomis, nr.101, înregistrata la ORC sub nr, J13/15/1996 , CUL 2746784 Compartimentul Achizitii Publice, cam. 1l,etj.3 cu OMEP 1802/2014 cu modificările ulterioare. 1 45.2 Sorisoare confidențială adresată conducerii A.FI. S.R.L, asupra principalelor deficienţe ale 'sistemiului de 'conttol intern şi asupra altor aspecte identificate pe parcursul auditului financiar şi care în opinia PRESTATORULUI ar trebui prezentate conducerii, 4.6 Acestea vor fi întocmite în limba română. 4,7 Raportul întocmit în limba română va prevala în orice situaţie. Art.5 UTILIZAREA RAPORTULUI DE AUDIT FINANCIAR 5.1 Raportul de audit financiar este realizat pentru a fi utilizat în mod exclusiv pentru informarea BENEFICIARULUI şi pentru depunerea situaţiilor financiare la Direcţia Generală a Finanţelor Publice. 5.2 BENEFICIARUL va trebui să obţină acordul PRESTATORULUI pentru publicarea sau transmiterea către terţi a raportului de audit financiar. Art,6 TARIFUL PRESTATORULUI ȘI PLATA ACESTUIA 6.1 Pretul total convenit pentru îndeplinirea contractului, platibil prestatorului de către achizitor este de 55.000,00 lei/an la care se adauga cota legala de T.V.A. 6.2 Plata se va face in doua transe astfel: 30% la inceperea lucrarilor; -70 % pana la depunerea Raportului de audit, dupa discutia cu conducerea. Plata se va face prin OP; în 30 de zile de la inregistrarea facturii fiscale la sediul beneficiarului. 6.3 Tariful are în vedere accesul și cooperarea deplină a conducerii şi personalului 9 BENEFICIARULUI, existența unor evidențe contabile corespunzătoare, precum şi întreaga disponibilitate a conducerii BENEFICIARULUI la cererile de prezentare detaliată de informaţii solicitate la anumite date, necesare pentru finalizarea auditului financiar în termenul stabilit. 6.4 În cazul în care conducerea şi personalul BENEFICIARULUI nu dau curs solicitărilor PRESTATORULUI sau au loc evenimente nefireşti, cum ar fi o întârziere importantă în furnizarea informaţiilor, acces limitat la conducerea şi personalul BENEFICIARULUI sau dificultăți în obținerea unor documente necesare desfășurării auditului financiar, PRESTATORUL va discuta. de îndată cu BENEFICIARUL consecințele, în ceea ce privește termenul şi tariful, 6.5 Orice activităţi efectuate de PRESTATOR la solicitarea BENEFICIARULUI, legate de alte obiective decât cele menţionate în prezentul contract, vor fi plătite de BENEFICIAR după tarifele obişnuite ale PRESTATORULUI, în funcție de poziţia şi experiența personalului implicat. Termenii de referință specifici, precum şi tariful pentru aceste activităţi vor fi convenite anterior, prin act adiţional sau contract distinct (dacă este cazul) cu respectarea principiului independenței. Art.7 CARACTERUL CONFIDENTIAL AL CONTRACTULUI, EXCLUZAND DISPOZITIILE LEGALE REFERITOARE LA INFORMATII DE DREPT PUBLIC, 7.1 Conform Regulamentului General (UE) nr.679/2016 privind protectia datelor cu caracter personal (GDPR) intrat in vigoare incepand cu data de 25.05.2018 prelucrarea urmatoarelor tipuri de date cu caracter personal, nume, prenume, adresa e-mail, numar de telefon, seria si numarul CI-BI, semnatura si alte asemenea date aferente contractului existent intre parti, precum si tuturor activitatilor ulterioare derivate sau indirect din executarea contractului se poate face prin oricare din urmatoarele operatiuni: colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, restrictionarea, stergerea, distrugerea, etc. Scopul general al prelucrarii datelor cu caracter personal este reprezentat de executarea contractului aflat in curs de derulare intre parti. Nu se vor prelucra datele personale in alte scopuri. Categoriile de persoane vizate de prelucrare sunt reprezentantii societatii colaboratoare, angajatii societatii colaboratoare si orice alte persoane ale carei date sunt mentionate in cuprinsul contractului sau a actelor aferente executarii acestuia, Partile contractante se obliga sa nu dezvaluie datele cu caracter personal prelucrate decat in scopul desfasurarii raporturilor contractuale existente intre parti sau la cererea autoritatilor si institutiilor publice competente, in conditiile legii, sa adopte masuri tehnice si organizationale adecvate necesare pentru securitatea prelucrarii datelor; sa respecte prevederile aplicabile in material protectiei datelor cu caracter personal, (1) O parte contractanta nu are dreptul, fara acordul scris al celeilalte parti: Administratia Fondului Imobiliar S.R.L. Adresa: B-dul Tomis nr. 101, cod poștal 900669, mun. Constanța Telefon/Fax:0241.623340, 0241,589.714 / 0241.680.523 Email: public Qraedpp-constanta.ro www,raedpp-constanta.ro Administratia Fondului Imobiliar 5.K.L. Constanţa, Bd. Tomis, nr.101, înregistrata la ORC sub ar. J13/15/1996 , CUI 2746784 Compartimentul! Achizitii Publice, cam.11,etj.3 a) de a face cunoscut contractul sau orice prevedere a acestuia unei terte parti, in afara acelor persoane implicate in indeplinirea contractului; b) de a utiliza informatiile si documentele obtinute sau la care are acces in perioada de derulare a contractului, in alt scop decat acela de a-si indeplini obligatiile contractuale. (2) Dezvaluirea oricarei informatii fata de persoanele implicate in indeplinirea contractului se va face confidential si se va extinde numai asupra acelor informatii necesare in vederea indeplinirii contractului, 7.2 O parte contractanta va fi exonerata de raspunderea pentru dezvaluirea de informatii referitoare la contract daca: a) informatia era cunoscuta partii contractante inainte ca ea sa fi fost primita de la cealalta parte contractanta; sau b) informatia a fost dezvaluita dupa ce a fost obtinut acordul scris al celeilalte parti contractante pentru asemenea dezvaluire; sau c) partea contractanta a fost obligata in mod legal sa dezvaluie informatia. Art.8 OBLIGAȚIILE PĂRȚILOR 8.1 Obligaţiile PRESTATORULUI 8.1.1 PRESTATORUL va efectua auditul financiar în concordanță cu prevederile Standardelor Internaţionale de Audit Financiar adoptate integral de Camera Auditorilor Financiari din România / ISA. Acestea cer ca PRESTATORUL să obţină o asigurare rezonabilă și nu absolută asupra faptului că situaţiile financiare nu conțin erori semnificative rezultate din erori sau fraude. Ca urmare, erori sau fraude cu impact semnificativ asupra situaţiilor financiare pot să rămână nedetectate de PRESTATOR. 8.1.2 PRESTATORUL va numi un şef de proiect / persoană însărcinat/ă cu ansamblul relaţiilor dintre reprezentanții BENEFICIARULUI şi ai PRESTATORULUI. 8.1.3 PRESTATORUL va utiliza personal calificat, angajaţi sau colaboratori, cu nivelul de experiență cerut de obiectul misiunii, precum și cu o bună cunoaştere a sistemului economic românesc și a activităţii BENEFICIARULUI, 8.1.4 PRESTATORUL poate utiliza serviciile prestate de sub- contractori, în situaţia în care acest lucru este considerat necesar de către PRESTATOR. 8.1.5 PRESTATORUL va respecta programul de lucru şi datele ședinţelor care vor fi convenite împreună cu reprezentanţii BENEFICIARULUI. Acestea vor puiea fi modificate cu acordul ambelor părți. 8.1.6 PRESTATORUL va întocmi rapoartele menţionate la articolul 3 din prezentul contract. 8.1.7 PRESTATORUL va analiza rapoartele anuale ale BENEFICIARULUI, precum şi alte documente care cuprind raportul său de audit financiar sau referiri.la acesta, în vederea verificării concordanţei dintre rapoartele anuale şi situaţiile financiare ale BENEFICIARULUI. 8.2 Obligaţiile BENEFICIARULUI 8.2.1 BENEFICIARUL se obligă să plătească tariful în condiţiile prevăzute la articolul 5 al prezentului contract. 8.2.2 BENEFICIARUL va pune la dispoziția PRESTATORULUI documente şi alte informații relevante considerate de către PRESTATOR suficiente pentru efectuarea auditului financiar. În acest sens BENEFICIARUL se obligă să pună la dispoziţia PRESTATORULUI, la solicitarea acestuia, - toate documentele sale contabile, orice alte documente și acte ale BENEFICIARULUI, incluzând toate procesele verbale ale tuturor Adunărilor Generale ale” “Acţionarilor, ale Consiliului de Administraţie și ale Comitetului de Direcţie, precum și informaţiile şi explicaţiile necesare, solicitate de către PRESTATOR, în scopul realizării obiectului prezentului contract. BENEFICIARUL se obligă să permită accesul PRESTATORULUI la toate documentele sau declaraţiile care însoțesc situaţiile financiare. BENEFICIARUL se obligă să permită PRESTATORULUI să discute în mod liber cu orice persoană aflată în subordinea sa sau sub controlul său care ar putea furniza informaţii în vederea realizării obiectului prezentului contract. 8.2.3 BENEFICIARUL va pune la dispoziţie spaţii adecvate de lucru pentru personalul PRESTATORULUI pe toată durata efectuării auditului financiar: 8.2.4 BENEFICIARUL este responsabil pentru ţinerea unor înregistrări contabile şi întocmirea unor Administratia Fondului Imobiliar S.R.L. Adresa: B-dul Tomis nr. 101, cod poştal 900669, mun. Constanţa Telefon/Fax:0241.623340, 0241.589.714 1 0241.580.523 Email: publicOraedpp-constanta.ro wwrw.raedpp-constanta.ro “Administratia Fondului Imobiliar S.R.L, Constanţa, Bd, Tomis, nr.101, înregistrata la ORC sub nr. J13/15/1996 , CUI 2746784 Compartimentul Achizitii Publice, cam.11,etj.3 situaţii financiar - contabile în conformitate cu cerinţele legale, în principal în conformitate cu prevederile OMFP 1802/2014 cu modificările ulterioare şi reglementările aplicabile pentru exerciţiul financiar respectiv şi care să dea o imagine sinceră şi fidelă asupra activităţii, precum şi pentru dezvoltarea și implementarea unui sistem de control fiabil. 8.2.5 Conducerea BENEFICIARULUI este responsabilă pentru a se asigura că BENEFICIARUL, respectă pe deplin legislaţia fiscală din România în ceeace priveşte întocmirea şi depunerea declaraţiilor fiscale la termenele legale, precum şi în ceea ce priveşte plata la scadenţă a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor, Obiectivul examinării de către PRESTATOR a situației fiscale a Beneficiarului în cadrul auditului este de a obţine elemente probante că sumele legate de soldurile conturilor fiscale înregistrate în situaţiile financiare ale BENEFICIARULUI nu sunt denaturate în mod semnificativ în relație cu situaţiile financiare luate în ansamblu. Scopul Serviciilor prestate nu este de a descoperi toate erorile sau omisiunile care pot exista în poziţia fiscală a BENEFICIARULUI, în general, sau pe anumite tipuri de impozit, în particular. 8.2.6 BENEFICIARUL este responsabil pentru proiectarea, implementarea şi întreţinerea unor proceduri de control care să asigure un nivel corespunzător de protecţie a activelor și care să asigure înregistrarea corectă a fiecărei tranzacţii. De asemenea, BENEFICIARUL este responsabil pentru definirea de nivele de protecție adecvate, pentru identificarea obiectivelor de control corespunzătoare acestora şi pentru asigurarea realizării acestor obiective prin procedurile de control existente. 8.2.7 BENEFICIARUL se obligă ca, în termen de 5 zile calendaristice de la data primirii rapoartelor finale, să notifice în scris PRESTATORULUI îndeplinirea de către acesta din urmă a obligaţiilor pe care le are conform acestui contract. 8.2.8 BENEFICIARUL se obligă să numească un responsabil însărcinăt cu coordonarea ansamblului de relaţii între reprezentanții PRESTATORULUI şi ai BENEFICIARULUL. 8.2.9 BENEFICIARUL se obligă să respecte programul de lucru şi datele şedinţelor care vor fi convenite împreună cu reprezentanţii PRESTATORULUI. Acestea vor putea fi modificate cu acordul ambelor părţi. 8.2.10 BENEFICIARUL va informa PRESTATORUL asupra oricăror evenimente care au loc între data emiterii situaţiilor financiare şi data raportului şi care ar putea afecta aceste situaţii, chiar şi după data emiterii raportului, 8.2.11 În cazul în care se întocmesc de către BENEFICIAR documentaţii de marketing care fac referință la PRESTATOR sau la raportul acestuia, va fi solicitat consimţământul PRESTATORULUI care va trebui să îşi exprime acordul asupra acestor referințe. în âvans şi în scris. Nu sunt permise utilizarea raportului PRESTATORULUI sau referințe la acesta, în materiale destinate publicului larg sau pentru orice alte scopuri, fără permisiunea scrisă expresă a PRESTATORULUI. În particular, BENEFICIARUL se obligă să solicite consimțământul PRESTATORULUI în ceea ce priveşte menţionarea numelui acestuia, însoțită sau nu de informaţii din raportul de audit financiar în: — orice ofertă publică; — în documente întocmite ori depuse conform legislaţiei privind valorile mobiliare; — în orice tranzacţii cu acţiu [...]