HCL 518/2026 adoptată

MUNICIPIUL CLUJ-NAPOCA Aprobat, Primar EMIL BOC Digitally signed Emil Boc by Emil Boc Date: 2026.06.22 13:56:52 +03'00' POLITICA ANTI-MITĂ A PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI CLUJ-NAPOCA Rev 2 – nr. 583330 / 05.06.2026 Pag. 1 [34]  CUPRINS I. INTRODUCERE ................................................................................................................................ 3 II. TERMENI ȘI DEFINIȚII ............................................................................................................... 4 III. SCOPUL, CONTEXTUL INSTITUȚIEI, ANGAJAMENTUL CONDUCERII ȘI DOMENIUL DE APLICARE ...................................................................................................................................... 6 1. Scop ........................................................................................................................................ ………..6 2. Contextul instituției ................................................................................................................. ………..6 3. Angajamentul conducerii ........................................................................................................ ………..7 4. Domeniul de aplicare .............................................................................................................. ………..8 IV. CULTURA ANTI-MITĂ ȘI OBIECTIVELE POLITICII ANTI-MITĂ ........................................ 9 1. Cultura anti-mită .................................................................................................................... ………..9 2. Obiectivele politicii anti-mită ................................................................................................. ………..9 V. PRINCIPIILE POLITICII ANTI-MITĂ ........................................................................................ 10 VI. ANGAJAMENTE, LEADERSHIP ȘI RESPONSABILITĂȚI ....................................................11 1. Angajamente ......................................................................................................................... ………..11 A.Angajamentul de combatere a corupției – Interzicerea mitei............................................................. 11 B.Angajamentul de a respecta legea – Conformarea la legislația anti-mită aplicabilă ....................... 11 C.Angajamentul de a defini datele contabile ........................................................................................ 12 D. Angajamentul vizând îmbunătățirea continuă a Sistemului de Management Anti-Mită.................. 13 2. Leadership ........................................................................................................................................ 13 3. Responsbilități .................................................................................................................................. 16 A.Evaluarea riscurilor și due diligence ................................................................................................ 16 B. Mecanisme de raportare și protecția avertizorilor. .......................................................................... 17 C. Monitorizare și îmbunătățire continuă ............................................................................................. 18 D. Schimbările climatice și factorii de mediu ....................................................................................... 19 E. Planificarea schimbărilor................................................................................................................. 20 VII. FUNCȚIA ANTI-MITĂ ............................................................................................................... 21 VIII SEMNALAREA PREOCUPĂRILOR ......................................................................................... 22 IX. RAPORTAREA ȘI CERCETAREA CAZURILOR DE MITUIRE .............................................. 24 X. EDUCAȚIE ȘI CONȘTIENTIZARE ............................................................................................. 24 XI. SANCȚIUNI................................................................................................................................... 25 XII. INFORMAȚII PENTRU PĂRȚILE INTERESATE .................................................................. 26 A.Furnizori/parteneri/colaboratori/ organizații controlate.................................................................. 26 B.Beneficiari ......................................................................................................................................... 27 C.Relațiile cu persoane publice oficiale și cu alte autorități/instituții ................................................. 27 D.Cadouri, ospitalitate și beneficii similare ......................................................................................... 28 E.Liberalități ......................................................................................................................................... 29 F.Resurse Umane .................................................................................................................................. 30 G.Conflictul de interese și incompatibilitățile ...................................................................................... 31 H.Abuzul de putere ................................................................................................................................ 32 XIII. PROCEDURI INTERNE ........................................................................................................... 33 Pag. 2 [34] I. INTRODUCERE În cadrul Primăriei municipiului Cluj-Napoca își desfășoară activitatea un număr de 874 de persoane, funcționari publici și personal contractual, cu prerogative de putere publică, cu scopul de a asigura continuitatea funcționării în interes public a autorităților publice – Primarul și Consiliul Local – și a instituției publice însăși – Primăria Municipiului Cluj-Napoca. Natura activităților întreprinse presupune expunerea la riscuri de corupție în general și la riscuri de mituire în particular. Pentru acest motiv, Primăria municipiului Cluj-Napoca a adoptat prezenta Politică anti-mită, denumită în continuare „Politica”. Aceasta evidențiază valorile și principiile etice ale instituției și se constituie ca un instrument de lucru care conține reguli, valori, principii și responsabilități, care vor fi avute în vedere și respectate în toate activitățile instituției, atât în interiorul Primăriei, cât și în raport cu colaboratorii săi. Primăria își fundamentează relațiile pe un mod de comportare corect din punct de vedere etic și cu deplina respectare a legilor și normelor naționale și internaționale în vigoare. Primăria solicită, atât personalului intern, persoanelor care acționează în numele sau pe seama sa și entităților subordonate, cât și partenerilor săi externi și beneficiarilor serviciilor sale, o conformare deplină la exigențele impuse de legislația în vigoare. Prezenta Politică reflectă angajamentul conducerii de cel mai înalt nivel de a preveni orice formă de corupție în desfășurarea activității sale și reiterează interzicerea oricărei forme de mituire, de a detecta și a răspunde în mod eficient la riscurile de mituire, precum și de a asigura implementarea, menținerea și îmbunătățirea continuă a Sistemului de Management Anti-Mită, în conformitate cu cerințele standardului SR ISO 37001:2025 și cu legislația aplicabilă. În acest context, Primăria acordă o deosebită importanță și consideră ca fiind esențiale legile care vizează practicile de mituire și de corupție în cadrul instituțiilor publice, dar și între acestea și persoanele de drept privat, fizice sau juridice, cu care aceasta interacționează în realizarea obiectivelor sale. Drept recunoaștere a acestor cerințe și pentru a sublinia acest angajament, Primăria municipiului Cluj- Napoca a dezvoltat prezenta Politică, care oferă un cadru pentru stabilirea obiectivelor anti-mită. În concluzie, prezentul document relevă preocuparea conducerii instituției în ceea ce privește stabilirea, monitorizarea și revizuirea unei Politici care: o interzice mita sau orice formă de mituire; o impune conformarea cu legile anti-mită și anti-corupție aplicabile instituției, de către conducere, angajați, colaboratori, entități controlate și părți interesate; o este adecvată scopului instituției; o asigură un cadru pentru stabilirea, analizarea şi realizarea obiectivelor anti-mită; o integrează principiile de management al riscurilor de mituire bazat pe evaluări la intervale planificate ale contextului organizațional și ale mediului operațional; o include angajamentul conducerii de a asigura resurse adecvate pentru funcționarea eficace a sistemului de management anti-mită; o promovează o cultură organizațională a integrității și a toleranței zero față de mituire; Pag. 3 [34]  o include angajamentul conducerii privind respectarea și îndeplinirea cerințelor aplicabile și de conformare la sistemul de management anti-mită implementat; o încurajează și sprijină semnalarea preocupărilor cu bună-credință sau din motive rezonabile de a crede astfel, în confidențialitate, cu toată încrederea şi fără frică de represalii; a oricăror aspecte legate de posibile fapte de mituire (active sau pasive), făcute cu respectarea principiului responsabilității, și garantează lipsa oricăror represalii și/sau acțiuni de retorsiune împotriva celor care formulează astfel de sesizări; o include angajamentul conducerii pentru îmbunătățirea continuă a sistemului de management anti-mită; o explică autoritatea și independența funcției anti-mită; o explică sancțiunile și consecințele neconformării cu politica anti-mită sau a neconformării la sistemul de management anti-mită. II. TERMENI ȘI DEFINIȚII Potrivit prezentei Politici, termenii și expresiile utilizate în cuprinsul prezentului document vor avea înțelesul prezentat mai jos, în conformitate cu SR ISO 37001:2025 și legislația națională relevantă: • Politică anti-mită - prezentul document, care conține regulile, principiile, intențiile și direcția adoptată de către Primăria municipiului Cluj-Napoca în privința combaterii oricărei forme de mituire, ca modalitate de săvârșire a infracțiunilor de corupție; • Mită/mituire - oferirea, promisiunea, darea, acceptarea sau solicitarea unui avantaj nejustificat de orice valoare (care poate fi financiară sau nefinanciară), direct sau indirect, indiferent de locație, în încălcarea legii aplicabile, ca o îndemnare sau recompensare a unei persoane pentru a acţiona sau a nu acţiona în legătură cu performanţa îndeplinirii sarcinilor acestei persoane; • Organizație (-a), Instituție (-a), Primărie (-a) - Primăria Municipiului Cluj-Napoca; persoană sau grup de persoane care are propriile sale funcţii cu responsabilităţi, autorităţi şi relaţii pentru a-şi îndeplini obiectivele. • Funcție anti-mită - persoana cu responsabilitate și autoritate pentru funcționarea sistemului de management anti-mită; • Cerinţă - nevoia care este declarată şi obligatorie; • Sistem de management - ansamblu de elemente corelate sau în interacţiune ale unei organizaţii prin care se stabilesc politicile şi obiectivele, precum şi procesele prin care se realizează aceste obiective; • Obiectiv - rezultatul de îndeplinit; un obiectiv poate fi strategic, tactic sau operaţional; • Risc - efectul incertitudinii asupra realizării obiectivelor; • Informaţii documentate - informaţiile care necesită a fi controlate şi menţinute de o organizaţie împreună cu mediul care le conţine; • Îmbunătăţire continuă - activitatea repetată pentru creşterea performanţei; • Personal - directorii, șefii de compartimente, angajaţi pe durată nedeterminată (persoanele care își desfășoară activitatea în cadrul Primăriei - aleși locali, funcționari publici, personal contractual), angajaţi sau lucrători temporari, precum şi voluntari ai instituției; Pag. 4 [34] • Partener de afaceri - partea externă cu care instituția are sau intenționează să stabilească o anumită formă de relație de afaceri. Noţiunea de partener de afaceri include, dar nu se limitează la, clienţi, asociaţii în participaţiune, parteneri ai asociaţiei în participaţiune, parteneri în consorţiu, furnizori de funcţii şi procese externalizate, contractanţi, consultanţi, subcontractanţi, furnizori, vânzători, consilieri, agenţi, distribuitori, reprezentanţi, intermediari şi investitori; • Organizații controlate - entitățile subordonate, aflate în coordonare sau sub autoritatea Consiliului local al municipiului Cluj-Napoca, care sunt cuprinse în Organigrama instituției în vigoare; • Beneficiari, cetățeni - persoanele care locuiesc în circumscripția unității administrativ-teritoriale, persoane fizice sau juridice, care se adresează autorității publice/instituției publice; • Persoană publică oficială - o persoană care exercită o funcţie legislativă, administrativă sau judiciară, printr-o numire, alegere sau succesiune sau orice persoană care exercită o funcţie publică, inclusiv pentru o agenţie publică sau o întreprindere publică sau orice reprezentant sau agent al unei organizaţii publice naţionale sau internaţionale sau orice candidat la o funcţie publică; • Parte interesată - persoana sau organizația care poate influența, poate fi afectată de, sau se poate percepe că ea însăşi ca fiind afectată de o decizie sau activitate; cetățeni, persoane care locuiesc în circumscripția unității administrativ-teritoriale, persoane fizice sau juridice, care se adresează autorității publice/instituției publice; • Grup de guvernanță – în cadrul Primăriei municipiului Cluj-Napoca, este reprezentat de către Primar, care are responsabilitate finală pentru întreaga instituție; • Managementul de la cel mai înalt nivel - este constituit din Primar și conducerea executivă a primăriei, care orientează şi controlează instituția la cel mai înalt nivel; • Terță parte - persoană sau organism care este independentă (independent) de instituție; • Conflict de interese - situația în care o parte interesată are un interes personal sau organizațional, direct sau indirect, care poate compromite sau interfera cu capacitatea de a acționa imparțial în îndeplinirea atribuțiilor sale în interesul superior al instituției (conform ISO 37001:2025), precum și situaţia în care persoana ce exercită o demnitate publică sau o funcţie publică are un interes personal de natură patrimonială, care pot influenţa îndeplinirea cu obiectivitate a atribuţiilor care îi revin potrivit Constituţiei şi altor acte normative (conform prevederilor Legii nr. 161/2003 cu modificările și completările ulterioare); • Plata de facilitare - plata ilegală sau neoficială a unei sume de bani ca răsplată pentru servicii pe care plătitorul are dreptul legal să le primească fără a efectua o astfel de plată, fiind o formă de mituire; • Investigare preventivă rezonabilă (due diligence) - procesul prin care se evaluează în detaliu natura și amploarea riscului de mituire și prin care sunt ajutate organizațiile să ia deciziile referitoare la tranzacţii, proiecte, activităţi specifice, parteneri de afaceri şi personal;; • Cultură anti-mită - valori, etică, convingeri și conduită, care există în cadrul unei organizații și interacționează cu structurile și sistemele de control ale organizației pentru a realiza norme de comportament, favorabile politicii anti-mită și sistemului de management anti-mită; • Planificarea schimbărilor - procesul prin care instituția determină necesitatea de schimbări în sistemul de management anti-mită, acestea trebuie efectuate într-un mod planificat; Responsabilul Pag. 5 [34]  ant-mită în colaborare cu Grupul de lucru identifică, evaluează și planifică orice modificare a activităților, proceselor, structurii sau a sistemului de management anti-mită care pot afecta prevenirea, detectarea sau răspunsul la riscuri de mită, pentru a menține conformitatea și eficacitatea controalelor preventive. • Grupul de lucru - Grup de lucru constituit pentru implementarea în cadrul instituției a Metodologiei standard din 2 august 2018 de evaluare a riscurilor de corupție aprobată prin H.G. nr. 599/02 august 2018, Standardului SR ISO 31000:2018 „Managementul riscului – linii directoare” și a Metodologiei de identificare a riscurilor și vulnerabilităților la corupție (autorități publice locale) a Ministerului Dezvoltării Regionale și Administrației Publice. III. SCOPUL, CONTEXTUL INSTITUȚIEI, ANGAJAMENTUL CONDUCERII ȘI DOMENIUL DE APLICARE 1. SCOP Prezenta Politică oferă suport sistemului de management anti-mită general al instituției, în acord cu cerințele SR ISO 37001:2025, cu legislația primară și secundară aplicabilă, și face parte integrantă din acesta. Politica anti-mită şi sistemul de management care o susţine ajută instituția să evite sau să diminueze costurile, riscurile şi pagubele implicării în mituire, să promoveze încrederea în cadrul negocierilor comerciale şi să-şi îmbunătăţească reputaţia. 2. CONTEXTUL INSTITUȚIEI Primăria municipiului Cluj-Napoca stabilește, implementează, menţine şi îmbunătățește continuu un sistem de management anti-mită, inclusiv procesele necesare şi interacţiunile lor, în conformitate cu cerinţele SR ISO 37001:2025. Sistemul de management anti-mită este documentat și conţine măsuri concepute pentru identificarea şi evaluarea riscului de mituire, precum şi pentru prevenirea, detectarea şi modul de răspuns la riscul de mituire, fiind rezonabil şi proporţionat, în conformitate cu cerinţele SR ISO 37001:2025, legile anti-mită în vigoare şi angajamentele voluntare aplicabile activităţilor instituției. În cadrul instituției se realizează la intervale planificate cel puțin o evaluare a riscului de mituire, conform procedurilor documentate în vigoare. Instituția determină aspectele externe şi interne relevante pentru scopul său şi care influenţează capabilitatea sa de a obține rezultatele intenționate ale sistemului său de management anti-mită. Documente relevante: o Organigrama Primăriei municipiului Cluj-Napoca; o Regulamentul de Organizare și Funcționare (ROF); o Regulamentul intern (RI); o Statul de funcții. Pag. 6 [34] În cadrul instituției, la nivelul fiecărui compartiment de muncă, se analizează și se stabilește pe baza Regulamentului de Organizare și Funcționare, dacă schimbările climatice reprezintă un aspect relevant pentru Sistemul de management anti-mită, în raport cu contextul organizațional, activitățile desfășurate și cerințele aplicabile. În situația în care conducătorul compartimentului de muncă constată că schimbările climatice reprezintă un aspect relevant, acesta informează Responsabilul anti-mită, în vederea evidențierii și gestionării acestui aspect la nivelul instituției. 3. ANGAJAMENTUL CONDUCERII Primăria municipiului Cluj-Napoca [...]