HCL 45/2025 Breaza adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL PRAHOVA CONSILIUL LOCAL BREAZA HOTĂRÂRE privind aprobarea proiectului și a cheltuielilor legate de Proiectul Investiţii în dezvoltarea de soluții digitale pentru stocarea de date şi arhivarea documentelor fizice în scopul stimulării accesului populaţiei și persoanelor juridice la serviciile publice de la nivel local” PROIECT: "Investiţii în dezvoltarea de soluţii digitale pentru stocarea de date şi arhivarea documentelor fizice în scopul stimulării accesului populației şi persoanelor juridice la serviciile publice de la nivel local” Obiectivul Specific 1.2 - Valorificarea avantajelor digitalizării, în beneficiul cetăţenilor, al companiilor, al organizaţiilor de cercetare şi al autorităţilor publice OPERAȚIUNEA B - Investiţii în dezvoltarea infrastructurii, serviciilor şi echipamentelor IT relevante si necesare, precum şi achiziția, dezvoltarea, testarea și pilotarea soluţiilor şi aplicaţiilor digitale (PaaS, SaaS, etc) Apel de proiecte: PRSM/473/PRSM_P1/OP1/RSO1.2/PRSM_A38 Având în vedere referatul de aprobare nr.11675/25.03.2025 formulat de dl. Novac Bogdan Cristian, Primarul orașului Breaza; Ținând seama de: - raportul de specialitate nr.11697/25.03.2025 întocmit de Șef Serviciu Achiziţii Publice, Proiecte cu Finanţare Naţională, Internaţională și Administrativ; - raport de specialitate nr.11707/25.03.2025, întocmit de Şef Serviciu Financiar- Contabil; - avizul Comisiei pentru prognoză, dezvoltare economico-socială, buget-finanţe, administrarea domeniului public şi privat, administrarea serviciilor publice furnizate din cadrul Consiliului Local al oraşului Breaza; - avizul nr.11730/25.03.2025 al secretarului general al oraşului Breaza; În conformitate cu prevederile: - art.43 alin (2) din Legea nr.500/2002 privind finanțele publice, cu modificările şi completările ulterioare; - Deciziei nr. 179 din 30.08.2024 privind aprobarea Ghidul Solicitantului “Valorificarea avantajelor digitalizării, în beneficiul cetățenilor, al organizaţiilor de cercetare şi al autorităţilor publice, prin investiții în dezvoltarea infrastructurii, serviciilor şi echipamentelor IT relevante şi necesare”; - art. 129 alin. (4) lit d raportat la alin. (2) lit. b din OUG nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare; În temeiul art.196, alin.(1), lit.”a” coroborat cu art.139, alin. (1) din Codul administrativ aprobat prin OUG nr.57/2019, cu modificările şi completările ulterioare; Consiliul Local al orașului Breaza adoptă prezenta hotărâre: Art.1. Se aprobă proiectul și cheltuielile legate de Proiectul "Investiţii în dezvoltarea de soluții digitale pentru stocarea de date și arhivarea documentelor fizice în scopul stimulării accesului populaţiei şi persoanelor juridice la serviciile publice de la nivel local”, în vederea finanţării acestuia în cadrul Programului Regional Sud-Muntenia 2021-2027, Prioritatea de investiție 1, Obiectiv specific 1.2, apelul de proiecte nr. PRSM/473/PRSM_P1/OP1/RSO1.2/PRSM_A38, conform Anexei 1 la prezenta hotărâre. Art.2. Se aprobă valoarea totală a proiectului, în cuantum de 19.896.859,50 lei (inclusiv TVA), conform Anexei 2 la prezenta hotărâre. Art.3. Se aprobă contribuţia proprie în proiect a Orașului Breaza, reprezentând achitarea tuturor cheltuielilor neeligibile ale proiectului, cât şi contribuţia de 2 % din valoarea eligibilă proiectului, în cuantum de 397.937,19 lei (inclusiv TVA), reprezentând cofinanţarea proiectului "Investiţii în dezvoltarea de soluţii digitale pentru stocarea de date și arhivarea documentelor fizice în scopul stimulării accesului populaţiei și persoanelor juridice la serviciile publice de la nivel local”. Art.4. Sumele reprezentând cheltuieli suplimentare ce pot apărea pe durata implementării proiectului "Investiţii în dezvoltarea de soluţii digitale pentru stocarea de date şi arhivarea documentelor fizice în scopul stimulării accesului populaţiei şi persoanelor juridice la serviciile publice de la nivel local”, pentru implementarea proiectului în condiții optime, se vor asigura din bugetul local. Art.5. Se vor asigura toate resursele financiare necesare implementării proiectului în condițiile rambursării/ decontării ulterioare a cheltuielilor din instrumente structurale. Art.6. În cazul în care se va primi finanţare, se va menţine investiţia realizată, asigurând costurile de funcţionare, întreținere şi serviciile asociate necesare, în vederea asigurării sustenabilității financiare a acesteia pe o perioadă de 5 ani de la data efectuării plăţii finale, în conformitate cu prevederile art. 65 din Regulamentul (UE) nr. 2021/1060. Art.7. Se împuterniceşte Primarul orașului Breaza, dl.Bogdan-Cristian Novac să semneze toate actele necesare şi contractul de finanţare. Art.8. Prezenta hotărâre va fi comunicată prin grija Serviciului Administraţie Publică, Juridic, Resurse Umane, Salarizare şi Relaţii Publice: Instituţiei Prefectului Prahova, Serviciului Achiziţii Publice, Proiecte cu Finanţare Naţională, Internaţională și Administrativ şi Serviciului financiar-contabil. Președinte de şedinţă, Contrasemnează, Consilier local, Secretar general oraș, Cazan Gheorghe-Marian Goran ia Cătălina =) — Breaza, 25 martie 2025 Nr.45 PNEXN 10 mec i 46/2503. 2025 REGIO SUD-MUNTENIA 2021-2027 PROGRAMUL REGIONAL SUD-MUNTENIA 2021-2027 PRIORITATEA 1 - O REGIUNE COMPETITIVĂ PRIN INOVARE, DIGITALIZARE ȘI ÎNTREPRINDERI DINAMICE OBIECTIVUL SPECIFIC RSO 1.2 - Valorificarea avantajelor digitalizării, în beneficiul cetățenilor, al companiilor, al organizaţiilor de cercetare și al autorităților publice OPERAȚIUNEA B - Investiţii în dezvoltarea infrastructurii, serviciilor și echipamentelor IT relevante și necesare, precum și achiziția, dezvoltarea, testarea și pilotarea soluțiilor și aplicaţiilor digitale (PaaS, Saas, etc) Apel de proiecte: PRSM/473/PRSM_P1/0P1/RSO1.2/PRSM_A38 ally signed by DECA DECA CRISTINEL eine Date: 2025.03.24 08:54:46 102109: Cofinanţat de Uniunea Europeană Investiții în dezvoltarea de soluții digitale pentru stocarea de date și arhivarea documentelor fizice în scopul stimulării accesului populaţiei și persoanelor juridice la serviciile publice de la nivel local. pes co DE afle Șeo/hI Cohsrfer foca/, GP2AV OHeDEG/4r —NIARI/9, x i REGIO i SUD-MUNTENIA 2021-2027 Cofinanţat de Uniunea Europeană Cuprins 1. CONTEXT ȘI JUSTIFICARE ......... At sea i RR E ii anna 4 2. OBIECTIVELE PROIECTULUI SI ACTIVITATILE PROPUSE PENTRU ATINGEREA ACESTORA........ 7 2:41; Obiectiv Gen ral sacosa aaa aaa a ETER TIR DST RE RIO TURCU GATITI OSII dana aaa seo aaaaaaea 7 2.2, Obiective Specifice... cm moaeoeesoacaosanooea ema cnaeosenevoseeoeseoitesdosaeeas ot evita NEI DERULA 8 2501 ANN Na aaa EC DORO 0003008900 sd 8 3. CERINŢE PRIVIND SOLUȚIA TEHNICĂ .....<.nscoeneneaanozocsonaeeisennenara aeaseaaneaaasanananaeoaseoeaeatoaasases 11 a E eco [CIC [Ce LL ee a RR E aa 3.2. Prevederi de Securitate... 4. DESCRIEREA TEHNICA A PROIECTULUI... nec eeneaeaeeae oaoaseaaaeateneeneneenaoanaeeeaneaeoeeaoooecoseeeesee 12 4.1. Cerinţele funcţionale ale sistemului...............cecnaueneneeneneeneneeeenee ennennnaeneeeeanaenanaanaenaeenenaeeaeaaee 12 4.2. Arhitectura funcţională a sistemului...............ucoumumononenoneneeaoaonenenesoseataaaoaonaoneaeseseseeunoneneeasanase 13 4.3. Managementul utilizatorilor si accesul la sistem .................nceeau nea neneneneeneneeneneeneneeaeneeeoaaeanaee 13 4.4. Securitatea sistemului... ..c ince saoneoăsaenuasanasaoăaoaaasenaoeaegnaaaineasaotăteaoaaeaaaeaneeaeaaanaonneaseeeenaeneaeeseaea 13 4.6. Matricea de complementaritate dintre proiectele aflate în implementare sau implementate și proiectul ce se dorește a fi finanţat....................cceeueeoneneenneaeeneeaneenenn eee nenonneneoeaoeneneonaeneencenaonaaaaaaea 13 5. DESCRIEREA FUNCTIONALITATILOR PRACTICE ALE UNEI SOLUȚII DE DIGITALIZARE — MODULE FUNCȚII cases oa a OTE 5 05530 iat oonaonononooaneeaneaseeasaa 14 5.1. Modul Relaţia: Cetăţeni — Primărie... 5.1.1 Plata taxelor și impozitelor online ..... 5.1.2 Certificate fiscale şi Adeverinţe online ...... 5.1.3 Depunerea declaraţiilor de impunere online 5.2. Module Adiţionale şi Funcţionalități pentru Cetăţeni și Funcţionari.............nc ceaun eneeeeeeneeeeenee 16 5.2.1 Alte funcţionalităţi pentru cetăţeni 5.2.2 Module pentru funcţionari. 5.3. Modul Monitorul Oficial Local..........ncne nenea eneeneeneeneeneeneeneenneneennenanenannenaeaeeneeaennenaeaeeneanaeaeanee 18 5:4; Modul Achiziţii Publice cescace saca seca soă aaa ca ga D5ada ap DIE D060 050333 8 aaa aaa Late aanea nana eanaaased 18 5.5. Modul GIS (Sistem informaţional Geografic) ..............mee eee eneeen eee eeeeeneeaeenaeeeeuenaeeanene „19 5.6. Modul Manager Incidente... Îi REGIO î SUD-MUNTENIA 2021-2027 Cofinanţat de Uniunea Europeană 5.7. Alte Module (Call Center, GDPR, eLearning, Hărți, etc.).............eeeeee „19 5.8. Secţiuni pentru Administrarea Documentelor şi a Dosarelor .... 5.8.1 Registratura Electronică .. 5.8.2 Documente Tipizate . 5.8.3 Contracte ... 5.8.4 Rapoarte și Filtrare 5.9. Module din Domeniul Achiziţiilor Publice ...........c caen eeneeaeeeneneneaeeaa aaa aaa seu 20 5.10. Module în Domeniul Registrului Agricol... mean nene eneeeeea ea aaa aaa aaa aaa 21 5.11. Module în Domeniul Asistenţei Sociale...............mc meu neeneeeeeeeeenenenee aaa 5.12. Alte Module Complementare ...........me cena anaee 5.13. Modul de Arhivă Electronică Centralizată 5.14. Modulul Chatbot Al Integrat..........ncncaccoaesoeesceieă 6036053 ananas aaa aaaaaaaaenaaaă 23 5.15. Modulul de Raportare și Analiză Avansată ............meen nenea aaa aaa 23 5.16. Modulul de Accesibilitate Integrată.................. Sed oaăăgeăie aauaasanoneoneanoneasaaeegaatassueeuasstauaaaesăai 24 6.4 RESURSE „mc aoacoeoavoseeateaseeiss PRR i DD ti Ie ea 6:1,/PETSONALSIMISERUIIE n coam ue maa veritas ti 0 E CREEA VREA 6.2. Resurse materiale.......... aoaasnaannenaeeaoanaeeaasaeeease 7. MENTENANTA SI SUSTENABILITATE ...........coa.. iiaanaaeei meant mesi PI RRRIOR 25 8. ALTE SPECTE IMPORTANTE ........mceoaeeeeee otaannnooeauesoneazenozzaveaa moeaaeeaeuiaaaeeaasiiseidaeisaă eeosaaesaesee 26 CONCLUZIE PROIECT............ ia eaanasaese pmoaaaaatnaeovaasa merazanaa oi i i eigăadaluicasă 31 Lista echipamentelor propuse pentru realizarea investitiei, bugetul proiectului si devizul general al proiectului:.................. eanaoanoneseae oosaaatanta aoaeoiaaeaă aaa aanesuaoaseă snsenasaataioeease moncencenese 32 REGIO SUD-MUNTENIA 2021-2027 Cofinanţat de Uniunea Europeană 1. CONTEXT ȘI JUSTIFICARE În contextul transformării digitale în România, unităţile administrativ-teritoriale (UAT) joacă un rol esenţial în modernizarea serviciilor publice și îmbunătăţirea interacțiunii cu cetățenii. În ciuda progreselor recente, digitalizarca UAT-urilor este încă variabila la nivel naţional, iar proiectele de digitalizare, cum este cel propus de Oraș Breaza, este esențial pentru reducerea decalajelor. Serviciile publice digitale reprezintă în continuare o provocare semnificativă pentru România. Conform datelor colectate in 2023, pe baza Indicelui economiei si societății digitale (DESI), România se află mult sub media Uniunii Europene în ceea ce privește toți indicatorii, inclusiv disponibilitatea serviciilor publice digitale pentru cetățeni și întreprinderi. Pentru cetăţeni, România obține un punctaj de 52,18, în timp ce media europeană este de 79,44, iar în cazul întreprinderilor, punctajul României este de 50,03, comparativ cu media UE de 85,42. Interacțiunea digitală între autorităţile publice și cetățeni este de asemenea limitată, cu doar 24,64% dintre utilizatorii de internet din România care folosesc serviciile de e-guvernare, în contrast cu media europeană de 75,01%. Această situaţie reflectă nu doar lipsa unei infrastructuri digitale adecvate în multe zone ale ţării, dar și un nivel scăzut de alfabetizare digitală, care îngreunează adoptarea pe scară largă a serviciilor publice digitale. Cu toate acestea, România dispune de un potențial semnificativ de îmbunătăţire, având în vedere ponderea considerabilă a investițiilor în digitalizare și reformele incluse în Planul Naţional de Redresare și Rezilientă (PNRR) și în alte programe de finanțare, atât naţionale, cât și europene. Aceste fonduri sunt direcționate spre modernizarea infrastructurii digitale, dezvoltarea competenţelor digitale și adoptarea soluţiilor de e-guvernare la toate nivelurile administraţiei publice. Implementarea cu succes a acestor reforme și investiţii este esenţială pentru ca România să atingă obiectivele deceniului digital, care prevăd ca, până în 2030, toate serviciile publice esenţiale să fie disponibile online pentru cetățenii și întreprinderile din Uniunea Europeană. O realizare a acestui obiectiv nu doar că va îmbunătăţi eficiența și accesibilitatea serviciilor publice, ci va contribui semnificativ la creșterea competitivităţii economiei românești și la reducerea decalajului digital față de alte state membre ale UE. Pe lângă situația comparată cu media europeană, există diferențe semnificative și între regiunile țării: - Municipii și orașe: Aproximativ 70% dintre acestea au implementat soluţii de e- guvernare, cum ar fi platforme online pentru plăţi, managementul documentelor și depunerea cererilor. - Comune: Doar 20% dintre comune au adoptat soluţii digitale pentru gestionarea interacțiunilor cu cetățenii, ceea ce subliniază importanţa proiectului de digitalizare în comunități rurale. Îi REGIO i SUD-MUNTENIA 2021-2027 Cofinanţat de Uniunea Europeană - Județe: Majoritatea consiliilor județene (aproximativ 80%) au început procesele de digitalizare, dar nu toate au implementat soluţii complete de interoperabilitate a sistemelor. În urma raportului de audit la Analiza instituţională cu privire la gradul de digitalizare realizat în perioada lunie - lulie 2023 se recomandă crearea unei platforme de comunicare internă dar şi externă unitară și integrată capabilă să se integreze cu orice alte soluţii software existente sau viitoare. Platforma trebuie să fie unitară la nivelul întregii administrații locale Breaza. Platforma trebuie să fie construită pe o tehnologie de ultima generaţie care să asigure atât siguranța datelor procesate, dar și scalarea acesteia în funcţie de creșterea volumului de accesare/utilizare de către funcţionari, cât și în egală măsură de către cetățeni. Această platformă trebuie să fie versatilă și configurabilă în așa fel încât să poată acoperi orice scenariu nou apărut datorită modificărilor legislative. Platforma trebuie să permită interacțiunea cu cetățenii pe orice scenariu nou apărut în așa fel încât cetățeanului să i se reducă sau chiar să i se elimine deplasările la sediile primăriei. Platforma trebuie să permită transformarea experienţei cetățeanului dintr-una în care era necesară prezenţa lui la sediul primăriei într-una în care el poate face totul de pe PC-ul de acasă sau telefonul mobil, fără a mai fi nevoie de deplasări sau de documente fizice (cu excepția cazurilor în care legea prevede acest lucru expres). Platforma trebuie să fie capabilă să preia solicitările cetățenilor indiferent pe ce cale doresc aceștia să comunice (minim pagină web și aplicaţia mobilă a primăriei) și să le colecteze și înregistreze într-un singur punct central, de unde ele pot fi repartizate atât automat cât și manual în funcţie de speța problemei. Platforma va trebui să integreze toate serviciile într-o bază de date unitară disponibilă tuturor funcţionarilor (pe niveluri de acces) în așa fel încât să ușureze munca acestora prin găsirea rapidă a oricărei informaţii aflate în cadrul primăriei. Platforma trebuie să asigure eliminarea dublurilor de documente astfel încât să nu se suprasolicite documente cetățeanului (de ex. să nu îi se mai ceară buletinul dacă acesta există deja în sistem). Sistemul trebuie să permită plata taxelor prin metode moderne și la îndemână cetățeanului, astfel încât această să nu trebuiască să facă deplasări suplimentare între sediile primăriei. Sistemul trebuie să integreze și interconecteze departamentele între ele în așa fel încât funcţionarii să obțină informaţii în timp real în orice zonă. Vizualizarea dosarului fiscal al cetățeanului este necesară aproape tuturor compartimentelor atât pentru a oferi servicii de calitate cetățenilor cât și pentru a scurta timpul de soluționare a documentelor. Vizualizarea pe dispozitive mobile, a avizelor / autorizaţiilor de funcţionare ale agenţilor economici, a autorizaţiilor de construire, a avizelor emise de Compartimentul de Situaţii de urgențe, de către agenţii de teren și nu numai, ai Poliţiei Locale pot oferi avantaje substanţiale cât și profesionalism sporit acestora. Îi REGIO i SUD-MUNTENIA 2021-2027 Cofinanţat de Uniunea Europeană Totodată, posibilitatea consultării bazelor de date în timp real poate scuti instituţia de cheltuieli inutile (ex. deplasarea unui echipaj al Poliţiei locale în teritoriu ca să se constate că cel ce a fost reclamat are un aviz emis de Primăria Orașului Breaza). Sistemul trebuie să permită arhivarea electronică a documentelor și din cadrul celorlalte compartimente decât cel de Arhivare, tocmai pentru a nu se mai ajunge în situaţia nevoii de retro digitalizare a arhivei în anii următori. Prin arhivarea electronică a documentelor se elimină mini arhivele/sub-arhivele existente la nivelul fiecărui birou. Platforma trebuie să conțină module specifice fiecărui compartiment, complet integrate cu fluxul de documente și registratură electronică a instituţiei în așa fel încât orice document procesat în cadrul Primăriei Orașului Breaza să se regăsească în registrul general cât și în registrele secundare specifice. Platforma trebuie să automatizeze anumite procese în așa fel încât să se elimine munca repetitivă și eroarea umană (ex. înregistrarea documentelor în registratură direct din modulele specifice). Platforma trebuie să comunice cetățeanului automat răspunsurile funcţionarilor, în timp util, folosind dacă este nevoie, același canal de comunicaţii de pe care s-a inițiat conversaţia. Platforma trebuie să fie capabilă să se integreze cu alte dispozitive/sisteme gen infoMat/infoKiosk, permițând astfel accesul la serviciile primăriei și prin alte medii decât cel online sau fizic în fața unui funcționar. Platforma trebuie să se integreze cu aplicația mobilă a Primăriei Orașului Breaza, Breaza City, permiţând cetățenilor să aibă acces la servicii electronice direct din aplicația mobilă (plăţi, sesizări etc). Alte funcţii necesare sistemului informatic, componentă cetățean (front-office) sunt: e Înregistrare cereri, întocmire și eliberare/prelungire autorizaţii de construire; e Autorizare activitate de transport — înregistrare date transportator, întocmire autorizații de transport; e Autorizare activitate de comerț - istoric al modificărilor pe toată durata de viață a autorizaţiilor, urmărirea plăţilor anuale ale taxelor de autorizaţii, imprimarea pe format tipizat a informațiilor necesare; e Înregistrare solicitări audienţe, programare audiențe și gestionare registre și rapoarte aferente audienţelor; e Evidenţă și raportare activități consiliul local/primar (hotărâri CL, dispoziţii de primar, evidenţă întâlniri publice etc); e Gestionarea proceselor/cauzelor din cadrul instituţiei; e Gestionarea litigiilor pe rază de competenţă a Poliţiei Locale; e Centralizarea mesajelor, sesizărilor, plângerilor și propunerilor transmise electronic sau prin telefon de către cetățeni; Î3i REGIO i SUD-MUNTENIA 2021-2027 Cofinanţat de Uniunea Europeană e Gestionarea arhivei electronice a instituției pe baza unor serii de meta date definite anterior; e Dispecerat. Principalele avantaje ale unui sistem integrat conceput după modelul „ghișeu unic” sunt: permite gestionarea cererilor, atât rezolvate, cât și nerezolvate, pentru un anumit cetățean; permite operatorilor accesul la toate informaţiile privind procedurile și formularele necesare și modul de completare al a [...]