HCL 54/2015 Bacău adoptată

XR omâna Q ucdletul Maccău SER SE PUF nice alia 3 a AG, tai: Ai i E Pl DE RE HOTĂRÂRE privind aprobarea Regulamentului de Organizare și Funcţionare al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău și abrogarea HCL nr. 237/ 2011 CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI BACAU ÎNTRUNIT ÎN ȘEDINȚĂ ORDINARĂ ÎN DATA DE 31.03.2015; Avand in vedere: -Adresa Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Bacău nr. 605/1/ 06.02.2015; -Referatul Directorului executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău privind aprobarea proiectului de hotărâre nr. 224033/ 16.02.2015 R -Expunerea de motive a Viceprimarului municipiului Bacău înregistrată cu nr. 1313/23.02.2015 R -Raportul compartimentului de specialitate înregistrat cu nr. 1314/23.02.2015; -Rapoartele comisiilor de specialitate din cadrul Consiliului local al Municipiului Bacău, întocmite în vederea avizării proiectului de hotărâre: nr. 237/30.03.2015 al Comisiei de Specialitate nr.1, nr. 238/30.03.2015 al Comisiei de specialitate nr. 2, nr. 239/30.03.2015 al Comisiei de specialitate nr. 3, nr. 240/30.03.2015 al Comisiei de specialitate nr, 4 și nr. 241/30.03.2015 al Comisiei de specialitate nr. 5, favorabile; -Prevederile art. 25(3) din OG nr. 84/ 2001 privind înființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, actualizată; -Prevederile HCL nr. 237/2011 privind aprobarea Regulamentului de organizare si functionare al Directiei Publice de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bacau; -Prevederile HCJ Bacău nr. 4/2015 privind modificarea arondării actuale a localităților judeţului Bacău la serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor prin înființarea de noi servicii publice comunitare locale de evidență a persoanelor; - -Avizul Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date nr. 3557758/ 16.03.2015, înregistrat la Primăria Municipiului Bacău cu nr. 1776/ 18.03.201 5; În temeiul art. 36 alin. (2) lit. „a”, ale alin. (3) lit, „b* şi art.45(1) din Legea 215/2001 privind administrația publică locală republicată şi actualizată; HOTĂRĂȘTE: Art.1. Se aprobă Regulamentul de Organizare și Funcţionare al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, conform Anexei, parte integrantă din prezenta hotărâre, Art:2. La data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, se abrogă prevederile HCL nr. 237/2011 privind aprobarea Regulamentului de organizare si functionare al Directiei Publice de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bacau. Art.3. Prezenta hotărâre se comunică Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău. CONTRASEMNEAZĂ, SECRETARUL MUNICIPIULUI BACĂU NICOLAE-OVIDIU P VICI NR. 54 DIN 31.03.2074 Gonsefiul Local a/ O Are zaterpiezeleui Pacii EL ROMÂNIA Anexă JUDEȚUL BACĂU i CONSILIUL 1044 L Bacău La HCL nr. SA din 21.93. 2015 REGULAMENTUL de organizare și funcţionare a Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău I. DISPOZIŢII GENERALE ART.L. (1) — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se organizează în subordinea Consiliului Local al Municipiului Bacău, în temeiul art. 1, alin. 1 din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările şi completările ulterioare. ART. 2 - Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se constituie fără personalitate juridică, prin hotărâre a consiliului local. ART.3.(1) - Scopul Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău este acela de a îndeplini competențele care îi sunt date prin lege în vederea aplicării prevederilor din actele normative care reglementează activitatea de evidență a persoanelor şi stare civilă. (2) - Activitatea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se desfăşoară în interesul persoanei și al comunităţii, în sprijinul instituțiilor statului, exclusiv pe baza și în executarea legii. ART.4 — Activitatea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date şi de D.J.E.P. Bacău. ART.5.- (1) Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău asigură întocmirea, păstrarea, evidența şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărților de identitate, a cărților electronice de identitate şi a cărților de alegător, (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investită, Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău colaborează cu celelalte structuri ale primăriei și consiliului local, ale Ministerului Afacerilor Interne şi cooperează cu autorităţile publice, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. II. ORGANIZAREA DIRECȚIEI Art. 6 - (1) Organigrama, statul de funcţii şi regulamentul de organizare şi funcționare ale Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se aprobă prin hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Bacău, cu avizul prelabil al D.E.P.A.D. şi al Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici. (2) — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău are în componenţă servicii, birouri și compartimente, având ca principale atribuţii: a) - evidența persoanelor și eliberarea actelor de identitate; b) - stare civilă şi procedura divorțului pe cale administrativă; C) - informatică; d) - analiză - sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii publice. ART.7.(1) - Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău execută atribuţiile ce-i sunt conferite de actele normative în materie, pentru soluționarea cererilor cetăţenilor care au domiciliu sau reşedinţa pe raza Municipiului Bacău şi a comunelor arondate. (2) — În activitatea sa, Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, are la bază relaţii de autoritate (ierarhice şi funcţionale) de cooperare, de coordonare și de de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. ART.8.(1) — Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău şi structurile subordonate acesteia, în scopul menţinerii, păstrării şi perfecționării stării de funcționare a direcţiei. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şefi şi personalul subordonat acestora. (2) — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău are în Structura sa servicii, birouri şi compartimente. În cadrul compartimentelor unde nu sunt funcţii de conducere se stabilesc relații de autoritate funcţionale între personalul cu funcția cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar, în conformitate cu scopurile şi obiectivele propuse, a activităţii acestora şi a echilibrului sarcinilor. ART.9. — La nivelul Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează direct, ori prin intermediul şefilor structurilor funcţionale (serviciu, birou, compartiment). De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, conducerea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău poate angrena şi alt personal din cadrul structurii proprii. ART.10. (1) — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău primeşte şi soluţionează cererile pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor, ale cetățenilor din Municipiului Bacău şi din cele 18 comune arondate direcţiei, respectiv: 1. Bereşti — Bistriţa 2. Buhoci 3. Faraoani 4. Filipeşti 5. Gioseni 6. Hemeiuş 7. Horgeşti 8. lteşti 9. Letea Veche 10.Luizi Călugăra 11. Măgura 12. Mărgineni 13. Nicolae Bălcescu 14. Parincea 15. Sărata 16. Săuceşti 17. Tamaşi 18. Ungureni (2) Modificarea arondării actuale a direcției se stabileşte prin hotărâre a consiliului judeţean, la propunerea D.J.E.P. Bacău, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, III. CONDUCEREA DIRECȚIEI ART.11.(1)- Conducerea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău este asigurată de Directorul Executiv. (2) — Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se numeşte şi se eliberează din funcţie prin hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Bacău, cu avizul Directiei pentru Evidenţa Persoanelor si Administrarea Bazelor de Date, în conformitate cu dispoziţiile alin.2 art.9 din Hotărârea Guvernului nr.2104/2004. ART.12.(1) — Directorul executiv reprezintă Direcţia Publică de Evidență a Persoanelor a Municipiului Bacău, în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul Consiliului Local şi Primăriei Municipiului Bacău, cu comandanții (șefii) unităţilor din Ministerul Afacerilor Interne, cu instituţiile şi organismele din afara Ministerului Afacerilor Interne, potrivit competenţelor legale. (2) - În aplicarea ordinelor şi instrucţiunilor de nivel superior, Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău emite decizii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale. (3) — În condiţiile dispozițiilor legale în vigoare, Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor poate delega unele atribuţii din competența Sa altor persoane din subordine. ART.13.(1) — Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidență a Persoanelor a Municipiului Bacău răspunde în fața Consiliului Local al Municipiului Bacău de întreaga activitate pe care o desfășoară, potrivit fişei postului, (2) — Personalul Direcţiei Publice de Evidență a Persoanelor a Municipiului Bacău răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în fața Directorului Executiv . IV. ATRIBUŢIILE DIREC ŢIEI PUBLICE DE EVIDENTĂ A PERSOANELOR A MUNICIPIULUI BACĂU —————— 2 PALAU ART.14. Direcţia Publică de Evidență a Persoanelor a Municipiului Bacău are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, ţine evidența şi eliberează certificatele de stare civilă; b) înregistrează actele și faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii; c) întocmește şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; d) întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; e) constată desfacerea căsătoriei, prin divorț pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptați; £) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetățenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competență teritorială a direcţiei publice de evidenţă a persoanelor; 8) utilizează și valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; h) furnizează, în cadrul Sistemului național informatic de evidență a populaţiei, denumit în continuare S.N.LE.P,, date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; i) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autoritățile și instituțiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetățeni; |). primeşte cererile și documentele necesare în vederea eliberării actelor de identitate şi cărților de alegător. k) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; 1) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; m) îndeplineşte şi alte atribuții specifice activităţii de evidență a persoanelor, reglementate prin acte normative. Secţiunea I ATRIBUȚII PE LINIE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR ŞI ELIBERAREA ACTELOR DE IDENTITATE ART. 15 — În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, direcţia publică de evidență a persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) primeşte, analizează și soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, Cărților de alegător, stabilirea domiciliului, înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reședinței şi înmânează solicitanţilor documentele în cauză, b) primește și soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România; C) primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecție socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reținere şi de arest preventiv din cadrul unităților de politie sau în penitenciar din zona de responsabilitate şi înmânează documentele solicitate; d) înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; e) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate; f) desfăşoară activităţi de distribuire a cărților de alegător,; 8) desfășoară activități de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetățenilor; h) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituțiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetățeni; i) efectuează verificări în Registrul Naţional de Evidență a Persoanelor cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă, în condițiile în care lucrătorul de stare civilă nu are posibilitatea de a le efectua;; j) identifică — pe baza mențiunilor operative — elementele urmărite, cele cu interdicţia prezenței în anumite localități etc. şi anunță unitățile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun; k) colaborează cu unităţile de poliţie, participând la acţiunile şi controalele organizate de acestea la locurile de cazare în comun, hoteluri, moteluri, Campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a persoanelor, precum şi a celor urmărite în temeiul legii, precum şi cu poliţia locală potrivit atribuțiilor ce le revin pe linie de evidență a persoanelor; 1) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.L., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le Tevin, în temeiul legii; m) soluţionează cererile formațiunilor operative din MAL. S.RL., S.PP, Justiţie, Parchet, M.Ap.N., privind verificarea şi identificarea punctuală a persoanelor fizice; n) acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unități sanitare şi de protecţie socială, ce nu posedă asupra lor acte de identitate; 0) formulează propuneri pentru îmbunătățirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.; p) întocmeşte situaţiile statistice şi analizele activităților desfăşurate lunar, trimestrial şi anual în cadrul serviciului; 5 q) asigură gestiunea cărților de identitate provizorii şi întocmește procesele-verbale de scădere din gestiune; 1) răspunde de activităţile de selecționare, creare, folosire Şi păstrare a arhivei specifice; s) organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale manuale; î) asigură protecția datelor cu caracter personal şi a informațiilor clasificate, precum şi securitatea documentelor serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale; u) sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţă a persoanelor şi raportează dispariția acestora pe cale ierarhică; v) răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucțiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidență a persoanelor; w) constată contravenţiile şi aplică sancțiuni, în condiţiile legii; X) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. Secţiunea II ATRIBUȚII PE LINIE DE STARE CIVILĂ ART.16. — Pe linie de stare civilă, direcția publică dee evidenţă a persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar şi eliberează persoanelor fizice îndreptățite certificate doveditoare, privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate; b) înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de mențiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condițiile metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă; c) eliberează, gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum şi ale Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulaţie a acestor date; d) eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă; dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la mențiunile existente pe marginea actului de stare civilă; €) trimite, structurilor de evidență a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor, la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuţii vii, cetățeni români, ori cu privire la modificările intervenite în Statutul civil al cetățenilor români; actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor de la ultimul loc de domiciliu; f) trimite centrelor militare până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidență militară aflat asupra cetățenilor incorporabili sau recruților; £) trimite, structurilor de stare civilă din cadrul serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor, la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, până la data de $ a lunii următoare, certificatele anulate la completare; h) întocmește buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe care le trimit, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, la Direcţia ] udeţeană de Statistică; i) dispune măsurile necesare păstrării registrelor şi certificatelor de stare civilă în condiţii care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariţiei acestora şi asigură spaţiul necesar destinat desfăşurării activităţii de stare civilă; j) atribuie codurile numerice personale, denumite în continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate, pe care le păstrează şi arhivează în condiţii de deplină securitate; k) propune necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică, anual, structurii de stare civilă din cadrul D.J.E.P.; l) reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse - parţial sau total -, prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise prin semnare şi aplicarea sigiliului şi parafei; m) primeşte cererile de schimbarea numelui pe cale administrativă şi documentele prezentate în motivare, pentru a fi transmise, spre verificare, serviciului public comunitar local de evi [...]