HCL 237/2011 Bacău adoptată

HOTĂRÂRE privind aprobarea Regulamentului de organizare si functionare a Directiei Publice de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bacau CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI BACĂU Având în vedere: -Ordonanţa Guvernului nr. 84 din 2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcționarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2001 precum şi din Ordonanţa de Urgenţă nr. 50/2004 cu modificările ulterioare; - Adresa nr. 1953932/10.05.2011 a Ministerului Administratiei si Internelor, Directia pentru evidenta persoanelor si administrarea bazelor de date Bucuresti; - Avizul favorabil al Directiei pentru evidenta persoanelor si administrarea bazelor de date, privind Regulamentul de organizare si functionare modificat al Directiei Publice de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bacau, nr 1954039/30.05.2011; —Expunerea de motive, prezentată de Primarul Municipiului Bacău, avizele comisiilor de specialitate, raportul de specialitate al Serviciului Managementul Resurselor Umane si Informatizare; În baza dispoziţiilor art. 36(2) lit."a” şi art. 45(1) din Legea nr.215/2001, a administrației publice locale, republicată, cu modificarile ulterioare; HOTĂRĂȘTE: Art.1.__ Se aproba Regulamentul de organizare si functionare a Directiei Publice de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bacau potrivit anexei nr.|, ce face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. Prezenta Hotarare a Consiliului Local va fi comunicata Secretarului Municipiului Bacau, Directiei Publice de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bacau si Serviciului Managementul Resurselor Umane si Informatizare. PREŞEDINTE DE/ȘEDINȚĂ= CONTRASEMNEAZĂ, SECRETARUL MUNICIPIULUI BACĂU NICOLAE-OVIDIU POPOVICI NR. 237 DIN 29.07.2011 OP. R.E/R.T./Ex.4/Ds.l-A-A4 Anexa nr. La Hotărârea ni. 23 olin 29.07.20] i ROMÂNIA | JUDEŢUL BACĂU _ CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI BACAU REGULAMENTUL de organizare şi funcţionare a Direcţiei Pubiice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău 1_DISPOZIȚII GENERALE ART.1. — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se organizează în subordinea Consiliului iocai ai Municipiului Bacău ca unitate fără personalitate juridică, ca urmare a aplicării dispoziţiilor din Ordonanţa Guvernului nr. 84 din 2001 privind înființarea, organizarea şi functionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 37212001 precum şi din Ordonanţa de Urgenţă nr. 50/2004 cu modificările ulterioare. ART.2.(1) - Scopul Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău este acela de a îndeplini competențele care îi sunt date prin lege în vederea aplicării prevederilor din actele normative care reglementează activitatea de evidență a persoanelor, stare civilă şi evidența alegătorilor. (2) - Activitatea Direcţiei Publice de. Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se desfăşoară în interesul locuitorilor Municipiului Bacău şi în sprijinul instituțiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. ART.3.(1) — În vederea îndeplinirii atribuţiilor ce-i revin din lege, Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, se constituie prin reorganizarea Serviciului de Stare Civilă şi Compartimentul alegători din cadrul aparatului propriu al Consiliului" Local al Municipiului şi a formaţiunii de evidență informatizată a persoanei din Municipiului Bacău. (2) — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor-a Municipiului Bacău are în componență servicii, birouri şi compartimente având ca principale atribuţii: | a) evidenţa persoanelor şi eliberarea cărţilor de identitate şi a cărților de aiegător; b) înregistrarea actelor şi eliberarea certificatelor de stare civilă precum si procedura divortului pe cale administrativa; c) informatică; d) analiza — sinteza; e) evidenta alegatorilor; “f) secretariat — arhivă şi relaţii cu publicul; 9) administrative. . ART.4.(1) — Directorul Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se numeşte şi se eliberează din funcţie prin hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Bacău, cu avizul Directiei pentru Evidenţa Persoanelor si Administrarea Bazelor de Date, în conformitate cu dispoziţiile alin.2 art.9 din Hotărârea Guvernului nr.2104/2004. : ART.5.(1) — În îndeplinirea prerogativelor cu care este investită, Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău colaborează cu celelalte structuri de sub autoritatea Consiliului Loca! Bacău precum şi cu structurile județene şi centrele care au competente în evidențe persoanelor. ll ORGANIZAREA DIRECTIEI / i ART. 6.(1) — Structura organizatorică şi efectivele Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău rezultă din Organigrama și Statutul de funcţii aprobate de Consiliul Locai Bacău. Ă (2) — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău are atribuţii pe linie de: a) evidenţa persoanelor şi eliberarea actelor de identitate; b) informatică; c) stare civilă; d) analiză — sinteză, administrativ, secretariat, arhivă şi relaţii publice; e) juridic — contencios; f) evidenta alegatorilor; 9) asigurarea tehnico — materială. ART.7.(1) - Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău execută atribuţiile ce-i sunt conferite de actele normative în materie, pentru soluţionarea cererilor cetățenilor care au domiciliu sau reşedinţa pe raza Municipiului Bacău şi a comunelor arondate. (2) — În activitatea sa, Direcţia Publică de Evidenţă a ersoanelor a Municipiului Bacău, are la bază relaţii de autoritate (ierarhice şi funcţionale) de cooperare, de coordonare şi de de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. ART.8.(1) — Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău şi structurile subordonate acestuia, în scopul mentinerii, păstrării şi perfecționării stării de funcţionare a serviciului. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şefii şi personalul subordonat acestora. , (2) — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău are în structura sa servicii, birouri şi compartimente. În cadrul compartimentelor unde nu sunt funcţii de conducere se stabilesc relaţii de autoritate funcţionale între personalul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi. îmbinării în mod unitar, în conformitate cu scopurile şi obiectivele propuse, a activităţii acestora şi a echilibrului sarcinilor. ART.9.(1) — La nivelul Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează direct, ori prin intermediul şefilor structurilor funcţionale (serviciu, birou, compartiment). De asemenea, în activitatea de control, pe linie specifice de muncă, conducerea Directiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău poate angrena şi alt personal din cadrul structurii proprii. ART.10.(1) — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău primeşte şi soluţionează cererile pe probleme specifice, aie locuitorilor Municipiului Bacău. (2) — Cererile cetățenilor din alte localităţi unde nu s-au constituit servicii. publice comunitare locale de evidență a persoanelor (cu excepția celor care privesc acte şi fapte de stare civilă) vor fi primite şi soluționate în baza protocoalelor financiare încheiate între primarul Municipiului Bacău şi primarii localităților învecinate. HI ___ CONDUCEREA DIRECȚIEI ART.11.(1) — Conducerea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău este asigurată de Directorul Executiv. (2) — Coordonarea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se face de căire Secreiarul Municipiului Bacău. / j ART.12.(1) — Directorul executiv reprezintă Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, în reiaţiiie cu şefii ceioriaite structuri din cadrui Consiliului Loca! al Municipiului Bacău, cu comandanții (şefii) unităţilor din Ministerul Apărării Naţionale, cu instituţiile şi organismele din afara Ministerului Administraţiei şi Internelor, potrivit competențelor legaie. (2) — În aplicarea ordinelor şi instrucţiunilor la nivel superior, Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău emite decizii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale. (3) — În condiţiile dispoziţiilor legale în vigoare, Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor poate delega unele atribuții din competența sa altor persoane din subordine. ART.13.(1) — Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău răspunde în fața Consiliului Local al Municipiului Bacău de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivii fişei postului. (2) — Personalul Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în fața Directorului Executiv . IV_ ATRIBUTIILE DIRECTIEI PUBLICE DE EVIDENTĂ A PERSOANELOR A MUNICIPIULUI BACAU ART.14.(1) Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău are următoarele atribuţii principale: a) Întocmeşte, păstrează, ţine evidenta şi eliberează certificatele- de stare civilă, cărţile de identitate şi cărțile de alegător; b) Răspunde de aplicare întocmirii a dispozițiilor legale, a ordinilor şi instrucțiunilor care reglementează activitatea pe linie de evidență a persoanelor; c) înregistrează toate cererile, în registrele corespunzăroare fiecărei categorii de | lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; = d) Răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele-necesare eliberării actelor de identitate; : — e) Colaborează cu formațiunile de poliție, organizând în comun acţiuni şi controale la locuri de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unități de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a populaţiei, precum şi a celor urmărite în baza legii; f) Asigură aplicarea menţiunilor corespunzătoare în actele de identitate ale cetăţenilor față de care s-a luat măsura interdicţiei de a se afla în municipiul Bacău sau de a părăsi acest municipiu; 9) Ideniifică pe baza menţiunilor operative elemente urmărite, cele cu interdicția prezenţei în municipiului Bacău şi anunţă unităţile de poliție în vederea luării măsurilor legale ce se impun; - h) Înmânează actele de identitate titularilor care au solicitat eliberarea acestora; i) Actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu informaţiile din cererile cetățenilor pentru eliberarea actului de identitate, precum şi din comunicările autorităţilor publice prevăzute de lege; i) Desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvarea petiţiilor cetățenilor, K) Asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale Ministrului Administraţiei şi Internelor în scopul realizării operative şi de calitate a serviciilor comune ce le revin în temeiul legii; !) Formulează propuneri pentru îmbunătățirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru, -etc; h : | Ei ÎN Ma 4 _ : 4 m) Întocmeşte situaţii statistice, sintezele ce conţin activitățile desfăşurate lunar, trimestria! şi anual, în cadrul serviciuluj precum şi procesele — verbale de scădere din gestiune; n) Răspunde de activitatea de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice; 0) Soluţionează cererile formațiunilor operative din Ministerul Administrației şi Internelor, S.R.[., Justiţie, Parchet, MA.N., Persoane fizice şi juridice, peniru verificarea şi identificarea persoanelor fizice; p) Organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale; q) Eliberează acte de identitate persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi celor aflate în arestul unităţilor de poliție ori în unităţi de detenţie din zona de responsabilitate; r) Acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor interne în unități sanitare ce nu poartă asupra lor acte de identitate, s) Asigură securitatea documentelor serviciului. ART.15.(1) — În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării cărţilor de identitate, Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, desfăşoară şi următoarele activități: a) Organizează activitatea de eliberare a actelor de identitate şi a cărților de alegător, sens în care primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea cărților de identitate, stabilirea, restabilirea ori schimberea domiciliului precum şi acordarea vizei de reşedinţă, potrivit legii. b) Actualizează, urilizează şi valorifică Registrul National de Evidenta a Persoanelor care conţine datele de identificare şi adresele cetățenilor care au domiciliul în municipiul Bacău şi în comunele arondate; c) Furnizează în condiţiile legii, la solicitările autorităţilor şi instituţiilor publice centrale județene şi locale, agenţilor. economici ori cetățenilor, datele de identificare şi de adresă ale persoanei; d) Constată contravențiite şi aplică sancțiuni prevăzute de lege în domeniul său de activitate. ART:16.(1) — În domeniul informaticii Direcţia Publică 'de Evidenţă a Persoanelor â Municipiului Bacău desfăşoară următoarele activități: — a) Actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoaneior cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere şi alte autorități ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi a documentelor prezentate de cetățeni cu ocazia soluționării cererilor acestora; b) Preia în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor datele privind persoana fizică în baza comunicărilor nominale pentru născuţ vii, cetăţenii români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declarațiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate; c) Preia imaginea cetățenilor care solicită eliberarea actelor de identitate şi a paşapoartelor; d) Actualizează datele în vederea producerii cărților de identitate şi cărţilor de alegător; e) Operează în R.N.E.P. data înmânării cărții de identitate; f) Execută activităţi pentru întreţinerea preventivă a echipamentelor din dotare, 9) Evidenţiază incidentele din hard — soft şi de aplicaţie; h) Ciarifică neconcordanţele din nomenciatorul arterelor de circulație şi situația din teren, respectiv din documentele cetoțenilor; i) Rezolvă erorile din R.N.E.P. (constatate cu ocazia unor verificări sau semnalate de aiţi utilizatori); m) Întocmeşte situaţii statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, În cadrul serviciului precum şi procesele — verbale de scădere din gestiune; i n) Răspunde de activitatea de selecționare, creare. folosire şi păstrare a arhivei specifice; 0) Soluţionează cererile formațiunilor operative din Ministerul Administratiei. şi internelor, S.R.I., Justiţie, Parchet, M.A.N., Peisoane fizice şi juridice, pentru verificarea şi identificarea persoanelor fizice; p) Organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidențele locale; q) Eliberează acte de identitate persoanelor internate în unități sanitare şi de protecţie socială, precum şi celor aflate în arestul unităților de poliție ori în unități de detenţie din zona de responsabilitate; r) Acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor inteme în unități sanitare ce nu poartă asupra lor acte de ideniitate; s) Asigură securitatea documentelor serviciului. ART.15.(1) — În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării cărților de identitate, Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, desfăşoară şi următoarele activităţi: a) Organizează activitatea de eliberare a actelor de identitate şi a cărţilor de alegător, sens în care primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea cărţilor de identitate, stabilirea, restabilirea ori schimberea domiciliului precum şi acordarea vizei de reşedinţă, potrivi legii. b) Actualizează, urilizează şi valorifică Registrul National de Evidenta a Persoanelor care conţine datele de identificare şi adresele cetățenilor care au domiciliul în municipiul Bacău şi în comunele arondate; c) Furnizează în condiţiile iegii, ia solicitările autorităților şi instituţiilor publice centrale județene şi. locale, agenţilor economici ori cetățenilor, datele” 'de identificare şi de adresă ale persoanei; d) Constată contravenţiile şi aplică sancțiuni prevăzute de lege în domeniul său de activitate. ART.16.(1) — În domeniul Informaticii Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a: Municipiului Bacău desfăşoară următoarele activități: a) Actualizează Registrul Naţional de Evideniă a Persoaneior cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere şi alte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi a documentelor prezentate de cetățeni cu ocazia soluționării cererilor acestora; b) Preia în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor datele privind persoana fizică în baza comunicărilor nominale pentru născuț vii, cetățenii români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate; c) Preia:imaginea cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate şi a paşapoartelor. . i d) Actualizează datele în vederea producerii cărţilor de identitate şi cărţilor de alegător; e) Operează în R.N.E. P. data înmânării cărții de identitate; f) Execută activităţi pentru întreținerea preventivă a echipamentelor din dotare; 9) Evidenţiază incidentele din hard — soft şi de aplicaţie; h) Clarifică neconcordanţele din nomenciatorul arterelor de circulaţie şi situația din teren, respectiv din documentele cetoțenilor; i) Rezolvă erorile din R.N.E.P. (constatate cu ocazia unor verificări sau semnalate de alți utilizatori); |) Salvează şi arhivează pe suport magnetic, fişierul de imagini pentru loturile de / cărţi de ideniiiate, kY Furnizează în condiţiile legii, datele de identitate şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi institutiile publice centrale, județene şi locale, agenţi economici şi către cetățeni, în cazul în care sunt necesare prelucrări de date în sistem informatic; | !) Administrează rețeaua şi domeniul sistemului informatic pe probleme de competenţa Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor; m) Desfăşoară activități de studiu şi documeniare tehnică, în scopul cunoaşterii tehnologiilor în domeniul informatic şi a posibilităţiior de implementare a acestora în cadrul sistemului informatic local; | n) Colaborează cu specialiştii structurilor informatice interconectate la bazele de date comune ale Ministerului Administraţiei şi internelor, în vederea asigurării utilizării datelor în conformitate cu prevederile legale; o) Execută operaţii de instalare ale sistemelor de operare a software-ului de bază şi de aplicaţie pe echipamentele de calcul care compun sistemul informatic local şi participă la depanarea şi repunerea în funcțiune a echipamentelor de calcul, împreună cu specialiştii firmei care asigură asistența tehnică în cadrul contractelor de service al echipamentelor de calcul, de comunicație sofewerw, p) Asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi ia măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi secrete de serviciu; q) Execută alte sarcini dispuse de conducerea direcţiei. ART.17.(1) — În domeniul Stării Civile, Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău desfăşoară următoarele activități: a) Întocmeşte, la cere [...]