HCL 239/2024 Bacău adoptată

/5 Oflł(IŁŤ(Ť o ,Ý((ł(Łłĺ 3ą7(YŤł O ŻłJ(/ŤťłŁ ł2raĺ(ĺĺ n ĺ(użŁśr/uuŁąĺ í3c,eă,ŕ HOTĂRÂREA NR. 239 DIN 31.07.2024 pentru aprobarea Normei interne privind modalitatea de atribuire de către Municipiul Bacău/unităţi subordonate a contractelor de lucrări/servicii/furnizare către Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău S.A. i abrogarea H.C.L. nr. 176/2021 Consiliul Locał al Municipiului Bacău întrunit în edinţă extraordinară la data de 31.07.2024 potrivit art. 133 alin. (2) din Ordonanţa de Urgenţă rir. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificăriłe i completările ułterioare, Având în vedere: -Referatul nr.164107 din 26.06.2024 din partea Direcţiei Tehnice- Serviciul achiziţii publice i Contractare Servicii Sociale prin care solicita iniţierea unui proiect de hotarare pentru aprobarea Normei interne privind modalitatea de atribuire de către Municipiuł Bacău/unităţi subordonate a contractelor de lucrări/servicii/furnizare către Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău S.A. i abrogareaH.C.L. nr. 176/2021; -Expunerea de motive a Primarului Municipiului Bacău înregistrată cu nr.164137 din 26.06.2024; -Raportuł Serviciului Juridic, Contencios ş Aplicarea Legilor Proprietăţii înregistrat cu nr.164139/1/ 26.06.2024; -Raportul comun al Direcţiei Tehnice Serviciul Achiziţii Publice i Contractare - Servicii Sociale i al Serviciului Monitorizare i Coordonare, înregistrat cu nr. 164139/2 din 26.06.2024; -Avizele comisiilor de specialitate din cadruł Consiliului Local al Municipiului Bacău, întocmite în vederea avizării proiectului de hotărâre: nr. 276/30.07.2024 al Comisiei de specialitate nr. 1, nr. 177/30.07.2024 al Comisiei de specialitate nr. 3 nr. 321/30.07.2024 al Comisiei de specialitate nr. 5; -Prevederile H.C.L. nr. 1/2018 privind stabilirea modałităţii de gestiune a serviciiłor publice de administrare a domeniului public şi privat de interes locał din Municipiul Bacău, în conformitate cu Ordonanţa nr.71/2002; -Prevederile art. 31 alin (1), alin. (2) si alin (3) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificările ş compłetarile ulterioare; -Prevederile art.53 din Legea nr.85/2014 privind proceduriłe de prevenire a insolvenţei şi de insolvenţă; -Prevederile Instrucţiunii nr. 1/2018 privind modul de interpretare a apłicării prevederilor art, 31 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice; -Prevederile art. 140 alin. (1) ş alin. (3), ale art. 196 alin. (1) lit. a), ale art. 197 alin. (1), ale art. 243 alin. (1), lit.a) i lit. b) din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/ 2019 privind Codul administrativ, cu modificările ş completarile ulterioare; In temeiul art. 129 alin. (2) lit. d) ş alin. (7) lit. s) ş art. 139 alin. (1) ş alin. (5) din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/ 2019 privind Codul administrativ, cu modificările i completările ulterioare, HOTĂRĂTE: ART. 1. Se aprobă Norma internă privind modalitatea de atribuire de către Municipiul Bacău/unităţi subordonate a contractelor de lucrări/servicii/furnizare către Societatea de Servicii Publice Municipałe Bacău S.A., conform Anexei, parte integrantă din prezenta hotărâre. ART. 2. Cu data prezentei hotărâri se abrogă H.C.L. nr. 176/2021. ART. 3. Primarul Municipiului Bacău va aduce la îndepłinire prevederile prezentei hotărâri prin Direcţia Tehnică-Serviciuł Achiziţii Publice i Contractare Servicii Sociale Sociałe i prin Serviciul Monitorizare i Coordonare. ART.4, Hotărârea va fi comunicată Primarului Municipiułui Bacău, Direcţiei Tehnice Serviciul Achiziţii Publice ş Contractare Servicii Sociale, precum i - Societăţii de Servicii Publice Municipale Bacău S.A. ART. 5, Prin grija Secretarului General al Municipiului Bacău prezenta hotărâre se comunică, in termen legal, Institutiei Prefectului Judeţul Bacău pentru - verificarea legalităţii. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ CONTRASEMNEAZĂ PENTRU LEGALITATE GHLIOR HE HULUTA SECRETARUL GENERAL AL MUN. BACĂU NICOLAE-OVIDIU POPOVICI \. \( 1CÄ) sĺ Hotărârea a fost adoptată cu 9 voturi pentru i 8 abţineri. N.O.P., U.A.JM.T./EX.1 DS.1-A-1  ROMÂNIA JUDEŢUL BACĂU CONSILIUL LOCAL BACĂU ANEXĂ LA HOTĂRÂREA NR. 239 DIN 31.07.2024 Norma internă privind modalitatea de atribuire de către Municipiul Bacău/irnităţi subordonate a contractelor de Jucrări/serviciilfurnizare către Societatea de Servicii Publice Municipale Baeău SA ŞDI1ľĘDE\ŞĘDINTA CONTRASEMNEAZA PENTRU LEGALITATE WORGHE HULUTĂ SECRETARUL GENERAL AL MUN BACĂU NICOLAE-OVIDIU POPOVICI \, Ći M Tľ DIRECŢÍA TEHNICA DIRECTO EXECUTIV ROMICAN CHINDRUS ŞEF SERVICIU ACHIZIŢII PUBLICE I CONTRAĘtARE SERVIÇII SOCIALE SOCIALE )(ĂIIHAELA EI11ţŇA GROSU cČ privind iuodalitatea de atribuire de către Municipiul Bacău!unităţi sobordonate a contractelor de lucrări/servicii/funiizare către Societatea de Servieii Puhlice Municipale Bacău SA -iunie 2O24 1. SCOP Prezenta normă internă se aplieă în vederea stabilirií modalităţii i a etapelor necesare atribuirii de către Municipiul Bacău i a unităţilor subordonate a contractelor de lucrări/servicii/furnizare către societatea de Servicii Publice Municipale SA. în sensui condiţiei prevăzute la art.31, alin(1) i alin.3 din Łegea nr.98/20216 privind achiziţiile publice. 11, DOMENIUL DE APLICARE Prezenta normă internă prevede încheierea de contracte între Municipiul Bacău/unităţi subordonate care au calitatea de autoritate contractantă, conform art.4 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice i Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău SA, în baza art.31 aliii(l) i alin.3 din , Legea nr98/201 6 privind achiziţiile publice i conform prevederilor Instrucţiunii nr. l a ANAP din 26 octombrie 2018 privind modul de interpretare a aplicării prevederi]or art.31 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice. JIJ. BAZA LEGALÄ Art.31 alin(l) î alin.3 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiiie pubiice, care stipulează următoarea excepţie: (1) Prezenta lege nu se aplică contractelor de achiziţie publică! acordurilorcadru atribuite de o autoritate contractantă unei persoane j uridice de drept privat sau de drept public în cazul în care sunt îndeplinite cumulati v următoarele condiţii: a) autoritatea contractantă exercită asupra persoanei juridice în cauză un control similar celui pe care îl exercită asupra propriilor departamente sau servicii; b) mai mult de 80% din activităţile persoanei juridice controlate sunt efectuate în vederea îndeplinirii sarcinilor care îi sunt încredinţate de către autoritatea contractantă care o controlează sau de către altepersoane juridice controlate de respcctiva autoritate contractantă; c) nu exista particlpare pilvată duectă la capitalul peisoanei juiidue controlate u Ĺxep11 formelor de participare a capitalului privat care nu oferă controlul sau dreptul de veto, dar a căror existenţă este necesară potrivit dispoziţiilor legale, în conformitate cu Tratatele, i care nu exercită o infuenţă determinantă asupra persoanei juridice controiate, (3) Excepţia de la aplicarea prezentei legi prevăzută la a1in. (1) se aplică şi atunci când o persoană juridică controlată care are calitatea de autoritate contractantă atribuie un contract autorităţii contractante care o controlează sau unei alte persoane juridice controlate de aceeaşi autoritate contractantă,cu condiţia să nu existe participare privată directă la capitalul persoanei juridice eăreia i se atribuie contractul, cu excepţia formeior de participare a capitalului privat care nu oferă coritrolul sau dreptul de veto, dar a căror existenţă este necesară potrivit dispoziţiilor legale, în conformitate cu Tratatele, şi care nu exercită o irifluenţă determinantă asupra persoanel juridice controlate. Âplicarea prezentci Norme interne se va face în scopul achiziţionării de lucrări/serviciiĺproduse de către Municipiui Bacău/unităţiie subordonate care au cali.tatea de autoritate contractantă, conform art. 4 din Legea 98/2016 de la Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău SA. TV. DESCR!EREA PROCEI)URH Procedura privind atrihuirea contractelor de achiziţie publică care fac ohiectul prezentei norme este o proceclură proprie a autorităţii contractante care stabilete etapele de parcurs pentru derularea acesteia în condiţii optime. Obiectul achiziţiei Obiectul achizitiei va fi stabilit în functie de iiecesitătile Municipiului Bacău sau a unităţilor subordonate de lucrări/servicii/produse, decizia de fi realizate intern, prin Societatea de Servicii Publice Municipalc Bacău S.A, în condiţiile art3 I din Legea nr.981201 6 fiind exclusiv a Municipiu ui Bacău, în calitate de autoritate contractantă, din perspectiva necesităţii de îndeplinire în mod eficient a anumitor sarcini i a unor obiective legate de interesul public. 1. Etapa de plan ificare Opţiunite privind încredinţarea contracteior de lucrari!servicii!produse către Societatea de Servicii Publice Municipale se analizează de către fiecare direcţie/serviciu/compartiment interesat si sunt transmise Serviciului Achizitii Publice pentru a putea fi evidenţiate în Planul anual al acbiziţiilor publice pentru plariificarea i monitorizarea portofoliului de procese de achiziţie publică la nivelu[ autorităţii contractante, respectiv Municipiul Bacău. Serviciul Monitorizare si Coordonare, din cadrul Primariei Municipiului Bacau, va elabora o notă justificativă privind opţiunea atribuirii contractului/contractelor de achiziţie publică către Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău, care va cuprinde cel puţin următoarele: a)Incadrarea în prevederile legale precizate la art31 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, respectiv indeplinirea cumulativ a următoarelor condiţii: Municipiuł Bacău exercită asupra Societăţii de Servicii Publice Municipale un control similar celui pe care îl exercită asupra propriilor departamente; Notă: Prin control similar, conform instrucţiunii l a ANAP menţionată la Capitolul il din prezenta normă, se înţelege că Municipiul Bacău: L deţine majoritatea capitalului subscris, den]onstrată prin HCL nr.35212016 i- deţine controlul majorităţii voturilor în organul de conducere, conform art7. 1. din Actul contitutiv al societătii, anexă la HCL nr.352/2016. 1 numete în componenţa consiliului de administraţie, a organului de conducere sau de supervizare mai mult de jumătate din numărul membrilor actionarul unic al societatii a inteles ca, in conformitate cu prevederile art 53 din Legea nr.85/2014, sa desemneze un administrator special care sa-i reprezinte interesele in procedura, pe perioada procedurii de insolventa (Bosar 2260/110/2023). Administratorul special respecta integral deciziile actionarului unic cu privire la activitatile desfasurate. oMai mult de 80% din activităţile societăţii sunt efectuate în vederea îndeplinirii sarcinilor care îi. sunt încredinţate de către Municipiui Bacău; Notă: procentul cIa 80% se veriflcă pe baza cifrei medii de afaceri totale în legătură cu servicii, produse, Iucrări din ultimii 3 ani anteriori atribuirii contractului de achiziţie publică. Pentru demonstrarea condiţiei, Societatea de Servicii Publice Municipale va transmite Serviciului Achiziţii Publice în termen de lO zile de ia data validării de către ANAF Bilanţul contabil al anului precedent. Serviciul Achiziţii Publice se va preocupa de colectarea informaţiilor i calculul procentului, astfel încât să poată transmite tuturor direcţiilor/serviciilor/compartimentelor interesate, prin notă internă, îndeplinirea condiţiei, Condiţia va fi considerată îndeplinită pentru atribuirea tuturor contractelor până la prezentarea de către societate a documentelor contabile în anul urniător. Nu există participare privată dircctă la capitalul Societăţii de Servicii Puhlie Municipale, conform FICL nr.352/2016. b) Motivarea deciziei din perspectiva îndeplinirii în mod eficienĺ a anumitor sarcini şl a unor obiective legate de interesul public, 2. Đocumente care stau la baza initierii procedurii proprii Documentele care stau la baza iniţierii Procedurii proprii sunt: • Nota justificativă menţionată Ia punctul [V, l din prezenta normă; Referatul de necesitate priiid iniţierea achiziţiei întocmit cle clirecţia/ serviciul!compartimentul so]icitant, aprobat de ordonatorul de credite, carc va cuprinde în mod obligatoriu următoarele inforrnaţii: n - Necesitatea achiziţiei de produseĺserviciiĺ Iucrări (evidenţierea scopului pentru care sunt necesare produsele/ servici i lellucrările); - Cantitatea de produse/servicii!lucrări ce urmează a f acliiziţionate; - Valoarea estimată a produselor/serviciilor/lucrărilor (preţul unitar i preţul totalal necesităţilor); - Sursa de finanţare cu documentul justificativ anexat, respectiv propunerea de angajare a cbeltuielilor; Modalitatea de achiziţionare a produselor/serviciilor/lucrărilor, care poate lua forma unui contract sau a unei comenzi. Caietul de sarcini; Draftul de conlracLcornandă. 3. Documentaţia de atribuire Autoritatea contractantă, prin direcţia!serviciul/compartimentul solicitant, are obligaţia de a preciza în cadrui docurnentatiei de atribuire orice cerinţă, regulă sau alte informaţii necesare pentru a asigura o informare completă, corectă i explícită cu privire ia modul de aplicare a procedurii ce face obiectul prezentei norme. Documentaţia de atribuire trebuie să cuprindă, fără a se limita la cele ce urmează, cel puţin: a) Caietul de sarcini întocmit de direcţia/serviciul/compartimentul solicitant; - b) Formularele întocmite de direcţia/serviciul!compartimentul solicitant în colaborare cu Serviciul Acbizitii Publice; c) Draftul de contract întocmit de direeţialserviciu]/compartimentul solicitant în baza - modelului de contract de produse/servicii/lucrări pus Ia dispoziţíe de Servieiul Achiziţii Pubłice i actualizat Ia data iniţierii procedurii. Anterior demarării procedurii, iniţiatorii contractelor vor solicita Serviciuiui Achizitii Publice forma actuaiizată a model ului de contract aplícabil specificului acbiziţiei, respectiv produse, servicii sau Iucrări. 4. Iuvitaţia de participare Autoritatea contractaniă, prin Serviciul Achiziţii Pubiice, va transmite o invitaţie de ai-ticipare care va cuprinde cel puţin următoarele informaţii: Denumirea, adresa, numărul de telefon i de fax, adresa de e-mail ale autorităţii contractante, - Obiectul aehiziţiei, - Valoarea estiniată a achiziţiei, - Data limită de transmitere a ofertei, - Adresa la care se transmite oferta, - Perioada de timp în care oferta trebuie să fi valabilă. Invitaţia de participare va fi însoţită de documentaţia de atribuire descrisă la punctul anterior. 5. Dreptul societăţii de a solicita clarificări Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău SA, are dreptul de a solicita ciariticări cu privire ]a documentele prinlite, iar autoritatea contractantă va răspunde oricărei solicitări de clarificare într-o perioadă ce nu trebuie să depăească, de regulă, 2 zile lucrătoare de la primirea solicitării. Obligaţia autorităţii contractante de a răspunde clai-ificărilor este doar pentru clarificările primite cu cel puţin 2 zile înainte de termenul limită de depunere a ofertei. 6. Termenul limită de deptrnere a ofertelor Termenul limită pentru depunerea ofertei se stabiIete în invitaţia de partieipare, prin consultarea direcţieu!serviciului!compartimentului solicitant, în funcţie de complexitatea l ucrărilor/serviciilor/produselor ce urmează a fi executatelprestateífurnizate i de cerinţele specifiee, astfel încât societatea să beneficieze de un interval de timp adecvat i sulicierit pentru etaborarea ofertei i a documenteior solicitate. c1 7. Depunerea i dcschiderea ofertei Ofrta societăţii, cuprinzând oferta tebnică, oferta financiară i toate celelalte documente solicitate în cadrul documentaţiei cle atribuire, va fi depusă la sediul autorităţii contractante, cel târziu la data i ora comunicate în invitatia de participare. Deschiderea ofertei sc va realiza de către comisia stabilită la nivelul autoritătii contractante. prin dispoziţie a prirnarului, în prezenţa reprezentantu]ui Societăţii de Servicii Publice Municipale, la ora i data comunicate în invitaţia de participare sau, în situaţia depuncrii înainte de termenul limită. la ora i data convenite da ambele părţi. La deschiderea ofertei, reprezentantul Serviciului Achiziţii Publice va întocrni un proces!verbal de deschidere care va conţine următoarele: - Menţiuni cu privire la Societatea de Servicii Publice Municipale şi la reprezentantul acesteia la deschiderea ofertei (nume, prenume, funcţie, date de identificare) - Elementele principale ale propunerii financiare, inclusiv preţul fră TVA; - Documentele depuse în cadrul ofertei. Procesul-verbal va fi semnat de toţi membrii comisiei prezenţi la deschiderea ofertei, precum i de reprezentantu! societăţi i. 5. Evaluarea ofertei Evaluarea ofertei se va face ulterior edinţei de deschidere, prin raportare la cerinţele impuse în caietul de sarcinj de cătrc Comisia de evaluare stabilită la nivelul autorităţii contractante. Comisia de evaluare va fi compusă din 3 sau 5 membri, în funcţie de coniplexitatea contractului, nominalizaţi după cum urmează: - I responsabil achiziţii, - I responsabil economic, I sau 3 responsabil/itehnic (în funcţie de complexitatea lucrării/ serviciului/ produeelor achiziţionate). Preedintele comisiei de evaluare va fi persoana care iniţiază i semnează caietul de sarcini i referatul de necesitate. Responsabilităţile comisiei de evaluare a ofertei sunt: - deschiderea ofertei, verificarea îndeplinirii de către oíertant a cerinţelor prevăzute în caietul de sarcini, verificarea propunerilor tehnice prczcntate de ofertant din punct de vedere al modului în care acesta răspunde cerinţelor din caietul cle sarcini, - verificarea propunerii financiare prezentate de ofertant, din punct de vedere al moduluj în care aceasta corespunde cerinteloi caietulw de satcini, erificaea cu pietuiile cle piată paeticate la momentul depunerii ofertei, inclusiv verificarea de oferte de la furnizori care au stat la baza formării preţului ofertat - solicitarea clarificărilor i!sau a documentelor suplimentare; intocmirea raportului cle evaluare a ofcrtcí depuse i înaintarea acestuia, spre aprobare, ordonatorului principal de credite. Comisia de evaluare va întocmi un raport de evaluare a ofertei, care va cuprinde evaluarea prin raportare la criteriile de calificare solicitate prin caietul de sarcini, evaluarea tehnică a ofertei i evaluarea financiară a ofertei. Oferta va fi considerată acceptată cu votul majorităţii membrilor comísiei de evaluare, Rapor [...]