HCL 176/2021 Bacău adoptată

. Poe nrct neporanei = AA fu Z Serecir Co nirfiul Local ul O (ravene Barci HOTĂRÂREA NR. 176 DIN 18.06.2021 pentru aprobarea Normei interne privind modalitatea de atribuire de către Municipiul Bacău/unităţi subordonate a contractelor de lucrări/servicii/furnizare către Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău SA și abrogarea H.C.L. nr.20/2018 Consiliul Local al Municipiului Bacău întrunit în ședință extraordinară la data de 18.06.2021, potrivit art.133 alin. 2 lit. a) din Ordonanţa de Urgenţă nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, Având în vedere: -Referatul nr. 140716/ 10.06.2021 din partea Direcţiei Tehnice- Serviciul achiziții publice și contractare servicii sociale prin care solicita iniţierea unui proiect de hotărâre pentru aprobarea Normei inteme privind modalitatea de atribuire de către Municipiul Bacău/unităţi subordonate a contractelor de lucrări/servicii/furnizare către Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău SA și abrogarea H.C.L. nr.20/2018. -Expunerea de motive a Primarului Municipiului Bacău înregistrată cu nr. 140761/11.06.2021; -Raportul Direcţiei Juridice şi Administrație Locală înregistrat cu nr. 140762/1/11.06.2021; -Raportul Direcţiei Tehnice- Serviciul achiziţii publice şi contractare servicii sociale înregistrat cu nr. 140762/2/1 1.06.2021; -Avizele comisiilor de specialitate din cadrul Consiliului Local al Municipiului Bacău, întocmite în vederea avizării proiectului de hotărâre: nr. 1003/17.06.2021 al Comisiei de specialitate nr. 1, nr. 1004/17.06.2021 al Comisiei de specialitate nr. 2, nr. 1005/17.06.2021 al Comisiei de specialitate nr. 3, nr. 1006/17.06.2021 al Comisiei de specialitate nr.4 şi nr. 1007/17.06.2021 al Comisiei de specialitate nr. 5; -Prevederile H.C.L. nr. 1/2018 privind stabilirea modalităţii de gestiune a serviciilor publice de administrare a domeniului public și privat de interes local din municipiul Bacău, în conformitate cu Ordonanţa nr. 71 /2002; -Prevederile art. 31 alin. (1), alin. (2) si alin. (3) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare; -Prevederile Instrucțiunii nr.! din 26 octombrie 2018 privind modul de interpretare a aplicării prevederilor art. 31 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice; -Prevederile art. 140 alin. (1) și alin. (3), ale art. 196 alin. (1) lit. a), ale art. 197 (1), ale art. 243 alin. (1) lit. a) şi lit. b) din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 57/ 2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare; În baza dispoziţiilor art. 129 alin. (2) lit. d) şi alin. (7) lit. s) si ale art. 139 alin. (1) si alin. (5) din OUG 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE: ART. 1. — Se aprobă Norma internă privind modalitatea de atribuire de către Municipiul Bacău/unităţi subordonate a contractelor de lucrări/servicii/furnizare către Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău SA , conform Anexei, parte integrantă din prezenta hotărâre. ART. 2. Cu data prezentei hotărâri se abrogă H.C.L. nr.20/2018. ART. 3.- Primarul Municipiului Bacău va aduce la îndeplinire prevederile prezentei hotărâri prin Direcţia Tehnică-Serviciul achiziţii publice şi contractare servicii sociale . ART. 4.- Hotărârea va fi comunicată Primarului Municipiului Bacău, Direcţiei Tehnice - Serviciul achiziții publice şi contractare servicii sociale și Societăţii de Servicii Publice Municipale Bacău S.A. ART. 5. -Prin grija Secretarului General al Municipiului Bacău prezenta hotărâre se comunică in termen legal Instituţiei Prefectului - Judeţul Bacău pentru verificarea legalității. PREȘEDINTE DE ȘEDINȚĂ CONTRASEMNEAZĂ PENTRU LEGALITATE GHIORGHE HULUŢĂ SECRETARUL GENERAL AL MUN. BACĂU NICOLAE - OVIDIU POPOVICI N.O.P,, C.S./O.R.A./EX. I/DS.I-A-l ANEXĂ - LA HOTĂRÂREA NR. 176 DIN 18.06.2021 ROMANIA JUDEȚUL BACĂU _ CONSILIUL LOCAL BACĂU Norma internă privind modalitatea de atribuire de către Municipiul Bacău/unităţi subordonate a contractelor de lucrări/servicii/furnizare către Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău SA MARIANA OLARIU, DIRECTOR EXECUTIV AL DIRECȚIE EH MIHAELA ELENA GROSU, | ȘEF SERVICIU ACHIZIȚII PUBLICE ŞI CONTRACTARE SERVICII SOCIALE RES E DE ȘEDINȚĂ CONTRASEMNEAZĂ PENTRU LEGALITATE si ORG, E HULUŢĂ SECRETARUL GENERAL AL MUN. BACĂU NICOLAE - OVIDIU POPOVICI NORMA INTERNĂ privind modalitatea de atribuire de către Municipiul Bacău/unități sobordonate a contractelor de lucrări/servicii/furnizare către Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău SA -iunie 2021- [A ScoP Prezenta normă internă se aplică în vederea stabilirii modalității și a etapleor necesare atribuirii de către Municipiul Bacău și a unităților subordonate a contractelor de lucrări/servicii/furnizare către societatea de Servicii Publice Municipale S.A. în sensul condiţiei prevăyute la art.31, alin.1 şi alin.3 din Legea nr.98/20216 privind achiziţiile publice. W. DOMENIUL DE APLICARE Prezenta normă internă prevede încheierea de contracte între Municipiul Bacău/unităţi subordonate care au calitatea de autoritate contractantă, conform art.4 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice și Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău S.A. , în baza art.31 alin.1 şi alin.3 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice și conform instrucţiunii nr.i a ANAP din 26 octombrie 2018 privind modul de interpretare a aplicării prevederilor art.31 din Legea nr.983/2016 privind achiziţiile publice. 1. BAZA LEGALĂ Art.31 alin.1 şi alin.3 din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, care stipulează următoarea excepție: (1) Prezenta lege nu se aplică contractelor de achiziţie publică/acordurilor-cadru atribuite de o autoritate contractantă unei persoane juridice de drept privat sau de drept public în cazul în care sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii: a) autoritatea contractantă exercită asupra persoanei juridice în cauză un control similar celui pe care îl exercită asupra propriilor departamente sau servicii; b) mai mult de 80% din activităţile persoanei juridice controlate sunt efectuate în vederea îndeplinirii sarcinilor care îi sunt încredințate de către autoritatea contractantă care o controlează sau de către alte persoane juridice controlate de respectiva autoritate contractantă; c) nu există participare privată directă la capitalul persoanei juridice controlate, cu excepţia formelor de participare a capitalului privat care nu oferă controlul sau dreptul de veto, dar a căror existenţă este necesară potrivit dispoziţiilor legale, în conformitate cu Tratatele, şi care nu exercită o influenţă determinantă asupra persoanei juridice controlate. (3) Excepţia de la aplicarea prezentei legi prevăzută la alin. (1) se aplică şi atunci când o persoană juridică controlată care are calitatea de autoritate contractantă atribuie un contract autorităţii contractante care o controlează sau unei alte persoane juridice controlate de aceeaşi autoritate contractantă, cu condiţia să nu existe participare privată directă la capitalul persoanei juridice căreia i se atribuie contractul, cu excepţia formelor de participare a capitalului privat care nu oferă controlul sau dreptul de veto, dar a căror existenţă este necesară potrivit dispoziţiilor legale, în conformitate cu Tratatele, şi care nu exercită o influenţă determinantă asupra persoanei juridice controlate. Aplicarea prezentei Norme interne se va face în scopul achiziţionării de lucrări/servicii/produse de către Municipiul Bacău/unităţile subordinate care au calitatea de autoritate contractantă, conform art. 4 din Legea 98/2016 de la Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău S.A. Wv. DESCRIEREA PROCEDURII Procedura privind atribuirea contractelor de achiziție publică care fac obiectul prezentei norme este o procedură proprie a autorităţii contractante care stabilește etapele de parcurs pentru derularea acesteia în condiţii optime. Obiectul achiziţiei Obiectul achiziţiei va fi stabilit în funcţie de necesitățile Municipiului Bacău sau a unităților subordonate de lucrări/servicii/produse, decizia de fi realizate intern, prin Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău S.A. în condiţiile art.31 din Legea nr.98/2016 fiind exclusiv a Municipiului Bacău, în calitate de autoritate contractantă, din perspectiva necesităţii de îndeplinire în mod eficient a anumitor sarcini şi a unor obiective legate de interesul public. 1. Etapa de planificare Opțiunile privind încredințarea contractelor de lucrari/servicii/produse către Societatea de Servicii Publice Municipale se anajizează de către fiecare direcție/serviciu/compartiment interesat si sunt transmise Serviciului Achizitii Publice pentru a putea fi evidenţiate în Planul anual al achiziţiilor publice pentru planificarea și monitorizarea portofoliului de procese de achiziție publică la nivelul autorităţii contractante, respectiv Municipiul Bacău. Direcţia/serviciul/compartimentul solicitant/ă va elabora o notă justificativă privind opţiunea atribuirii contractului/contractelor de achiziție publică către Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău, care va cuprinde cel puţin următoarele: a) Încadrarea în prevederite legale precizate la art.31 din Legea nr.983/2016 privind achiziţiile publice, respectiv indeplinirea cumulativ a următoarelor condiţii: . Municipiul Bacău exercită asupra Societăţii de Servicii Publice Municipale un control similar celui pe care îl exercită asupra propriilor departamente; Notă: Prin control similar, conform instrucţiunii 1 a ANAP menţionată la Capitolul 11 din prezenta normă, se înțelege că Municipiul Bacău: o deţine majoritatea capitalului subscris, demonstrată prin HCL nr.352/2016 o deține controlul majorităţii voturilor în organul de conducere, conform art.7.1. din Actul contitutiv al societății, anexă la HCL nr.352/2016. o numeşte în componența consiliului de administraţie, a organului de conducere sau de supervizare mai mult de jumătate din numărul membrilor L] Mai mult de 80% din activităţile societăţii sunt efectuate în vederea îndeplinirii sarcinilor care îi sunt încredințate de către Municipiul Bacău; Notă: procentul de 80% se verifică pe baza cifrei medii de afaceri totale în legătură cu servicii, produse, lucrări din ultimii 3 ani anteriori atribuirii contractului de achiziție publică. Pentru demonstrarea condiţiei, Societatea de Servicii Publice Municipale va transmite Serviciului Achiziţii Publice în termen de 10 zile de la data validării de către ANAF Bilanţul contabil al anului precedent. Serviciul Achiziţii Publice se va preocupa de colectarea informaţiilor şi calculul procentului, astfel încât să poată transmite tuturor direcţiilor,/serviciilor/compartimentelor interesate, prin notă internă, îndeplinirea condiției. Condiţia va fi considerată îndeplinită pentru atribuirea tuturor contractelor până la prezentarea de către societate a documentelor contabile în anul următor. . Nu există participare privată directă la capitalul Societăţii de Servicii Publie Municipale, conform HCL nr.352/2016. b) Motivarea deciziei din perspectiva îndeplinirii în mod eficient a anumitor sarcini şi a unor obiective legate de interesul public, 2. Documente care stau la baza iniţierii procedurii proprii Documentele care stau la baza iniţierii procedurii proprii sunt: e Notajustificativă menţionată la punctul 1V.2 din prezenta normă; e Referatul de necesitate privind inițierea achiziției întocmit de direcția /serviciul/compartimentul solicitant, aprobat de ordonatorul de credite, care va cuprinde în mod obligatoriu următoarele informaţii: - Necesitatea achiziţiei de produse/servicii/lucrări (evidenţierea scopului pentru care sunt necesare produsele/serviciile/lucrările); - Cantitatea de produse/servicii/lucrări ce urmează a fi achiziţionate; - Valoarea estimată a produselor/serviciilor/lucrărilor (preţul unitar și preţul totalal neceşităţilor); - Sursa de finanțare cu documentul justificativ anexat, respectiv propunerea de angajare a cheltuielilor; - Modalitatea de achiziționare a produselor/serviciilor/lucrărilor, care poate lua forma unui contract sau a unei comenzi. e Caietul de sarcini; e Draftul de contract/comandă. 3. Documentaţia de atribuire Autoritatea contractantă, prin direcţia/serviciul/compartimentul solicitant, are obligaţia de a preciza în cadrul documentaţiei de atribuire orice cerinţă, regulă sau alte informaţii necesare pentru a asigura o informare completă, corectă și explicită cu privire la modul de aplicare a procedurii ce face obiectul prezentei norme. Documentaţia de atribuire trebuie să cuprindă, fără a se lirnita la cele ce urmează, cel puţin: a) Caietul de sarcini — întocmit de direcția/serviciul/compartimentul solicitant; b) Formularele - întocmite de direcția /serviciul/compartimentul solicitant în colaborare cu Serviciul Achiziţii Publice; c) Draftul de contract = întocmit de direcţia /serviciul/compartimentul solicitant în baza modelului de contract de produse/servicii /iucrări pus la dispoziție de Serviciul Achiziţii Publice și actualizat la data iniţierii procedurii. Anterior demarării procedurii, iniţiatorii contractelor vor solicita Serviciului Achiziţii Publice forma actualizată a modeiului de contract aplicabil specificului achiziţiei, respectiv produse, servicii sau lucrări. 4, invitația de participare Autoritatea contractantă, prin Serviciul Achiziţii Publice, va transmite o invitaţie de participare care va cuprinde cel puţin următoarele informaţii: - Denumirea, adresa, numărul de telefon și de fax, adresa de e-mail ale autorităţii contractante, . Obiectul achiziţiei, - Valoarea estimată a achiziţiei, - Data limită de transmitere a ofertei, - Adresa la care se transmite oferta, Perioada de timp în care oferta trebuie să fi valabilă. invitaţia de participare va fi însoţită de documentaţia de atribuire descrisă la punctul anterior. 5, Dreptul societății de a solicita clarificări Societatea de Servicii Publice Municipale Bacău S.A. are dreptul de a solicita clarificări cu privire la documentele primite, iar autoritatea contractantă va răspunde oricărei solicitări de clarificare într-o perioadă ce nu trebuie să depășească, de regulă, 2 zile lucrătoare de la primirea solicitării. Obligaţia autorităţii contractante de a răspunde clarificărilor este doar pentru clarificările primite cu cel puțin 2 zile înainte de termenul limită de depunere a ofertei. 6. Termenul limită de depunere a ofertelor Termenul limită pentru depunerea ofertei se stabilește în invitația de participare, prin consultarea direcţiei/serviciului/compartimentului solicitant, în funcţie de complexitatea lucrărițor/serviciilor/produselor ce urmează a fi executate/prestate/furnizate şi de cerinţele specifice, astfel încât societatea să beneficieze de un interval de timp adecvat și suficient pentru elaborarea ofertei și a documentelor solicitate. 7. Depunerea și deschiderea ofertei Oferta societăţii, cuprinzând oferta tehnică, oferta financiară şi toate celelalte documente solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire, va fi depusă la sediul autorității contractante, cel târziu la data și ora comunicate în invitaţia de participare. Deschiderea ofertei se va realiza de către comisia stabilită la nivelul autorităţii contractante, prin dispoziţie a primarului, în prezenţa reprezentantului Societăţii de Servicii Publice Municipale, la ora şi data comunicate în invitația de participare sau, în situaţia depunerii înainte de termenul limită, la ora și data convenite da ambele părţi. La deschiderea ofertei, reprezentantul Serviciului Achiziţii Publice va întocmi un ptoces/verbal de deschidere care va conține următoarele: - Menţiuni cu privire la Societatea de Servicii Publice Municipale și la reprezentantul acesteia la deschiderea ofertei (nume, prenume, funcţie, date de identificare); - Elementele principale ale propunerii financiare, inclusiv preţul fără TVA; - Documentele depuse în cadrul ofertei. procesul-verbal va fi semnat de toți membrii comisiei prezenţi la deschiderea ofertei, precum și de reprezentantul societății. 8. Evaluarea ofertei Evaluarea ofertei se va face ulterior ședinței de deschidere, prin raportare la cerinţele impuse în caietul de sarcini de către Comisia de evaluare stabilită la nivelul autorităţii contractante. Comisia de evaluare va fi compusă din 3 sau 5 membri, în funcţie de complexitatea contractului, nominalizați după cum urmează: - 1responsabil achiziţii, - 1 responsabil economic, - 1 sau 3 responsabi/i tehnic (în funcţie de complexitatea lucrării/serviciului/producelor achiziționate). Președintele comisiei de evaluare va fi persoana care inițiază și semnează caietul de sarcini şi referatul de necesitate. Responsabilităţile comisiei de evaluare a ofertei sunt: - deschiderea ofertei, - verificarea îndeplinirii de către ofertant a cerinţelor prevăzute în caietul de sarcini, verificarea propunerilor tehnice prezentate de ofertant din punct de vedere al modului în care acesta răspunde cerinţelor din caietul de sarcini, - verificarea propunerii financiare prezentate de ofertant, din punct de vedere al modului în care aceasta corespunde cerințelor caietului de sarcini, verificarea cu preţurile de piaţă practicate la momentul depunerii ofertei, inclusiv verificarea de oferte de la furnizori care au stat la baza formării prețului ofertat - şolicitarea clarificărilor și/sau a documentelor suplimentare; intocmirea raportului de evaluare a ofertei depuse şi înaintarea acestuia, spre aprobare, ordonatorului principal de credite. Comisia de evaluare va întocmi un raport de evaluare a ofertei, care va cuprinde evaluarea prin raportare la criteriile de calificare solicitate prin caietul de sarcini, evaluarea tehnică a ofertei și evaluarea financiară a ofertei. Oferta va fi considerată acceptată cu votul majorităţii membrilor comisiei de evaluare. Raportul de evaluare se semnează de către toţi membrii comisiei, inclusiv de cel/cei cu părere contrară majorității, în dreptul refuzului motivat de acceptare a ofertei. 9. Dreptul de autorității contractante de a solicita clarificări Pe parcursul procesului de evaluare a ofertei, comisia de evaluare are dreptul de solicita Societăţii de Servicii Publice Municipale clarificări cu privire la orice componentă a ofertei prezentate, astfel încât contractul să fie încredințat în condiţii de eficiență economică și socială. 10. Încheierea contractului şi/sau emiterea comenzilor Responsabilul din partea Serviciului Achiziţii Publice în cadrul comisiei are obligaţia de a comunica rezultatul procedurii, de a întocmi şi înregistra contractul de achiziţie și de a-l distribui tuturor părților cu responsabilităţi în urmărirea şi modul de executare a contractului. în cazul achiziţiilor în care documentul justificativ este comanda, aceasta va fi dată de direcţia/serviciul/compartimentul interesat, un exemplar al acesteia urmând a fi prezentat serviciului Achiziţii Publice pentru a fi ataşat la dosarul achiziţiei publice. V. TRANSPARENŢA Pentru transparenţă, rezultatul procedurii de atribuire a contractului de achiziție publică se va publica pe site-ul www.municipiulbacau.ro și va fi însoţit de următoarele informaţii: - denumirea societăţii, - denumire contract de executare lucrări/prestare servicii/furnizare produse atribuit, valoare contract atribuit, preţ fără TVA și preţ cu TVA, - durata contractului.