HCL 252/2017 adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL ARAD MUNICIPIUL ARAD CONSILIUL LOCAL H O T Ă R Â R E A nr. 252 din 28 iulie 2017 cu privire la aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare al Serviciului Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor al Municipiului Arad Având în vedere iniţiativa Primarului Municipiului Arad, exprimată în expunerea de motive înregistrată cu nr. 48876 din 24.07.2017, Analizând raportul Serviciului Public Local Comunitar de Evidență a Persoanelor Arad, înregistrat cu nr. 48877 din 24.07.2017, Având în vedere prevederile art. 1 alin. (1) și art. 25 alin. (1) din Ordonanța Guvernului nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare de evidenþã a persoanelor, cu modificãrile și completãrile ulterioare, În conformitate cu rapoartele comisiilor de specialitate ale Consiliului Local al Municipiului Arad, Adoptarea hotărârii în unanimitate de voturi (20 prezenţi din totalul de 22), În temeiul prevederilor art. 36 alin. (1), alin. (2) lit. a), art. 45 alin. (1) şi art. 115 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 215/2001 privind administraţia publică locală, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ARAD HOTĂRĂŞTE ART.1. Se aprobă Regulamentul de Organizare și Funcționare a Serviciului Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor al Municipiului Arad, conform anexei, anexă care face parte integrantă din prezenta hotărâre. ART.2. Cu aducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri se încredinţează - ______________________________ ART. IV. Prezenta hotărâre se comunică - Instituţiei Prefectului Judeţului Arad; - Primarului Municipiului Arad; - Secretarului Municipiului Arad; - Viceprimarilor Municipiului Arad; - Serviciul Public Comunitar local de Evidență a Persoanelor al Municipiului Arad; - altor persoane interesate. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ Gheorghe SĂPLĂCAN Contrasemnează pentru legalitate p. SECRETARUL MUNICIPIULUI ARAD Sorin CONTRAȘ Red./Dact. S.M.L./S.M.L. Verif. C.M. 1 ex. SPCLEP 1 ex. Instituţia Prefectului-Judeţul Arad 1 ex. Dosar şedinţã CLMA 28.07.2017 Cod PMA -S1-02  REGULAMENTUL PRIVIND ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI ARAD  CAPITOLUL I 1.1. DISPOZIŢII GENERALE Art. 1 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad, se organizează în subordinea Consiliului Local al municipiului Arad, în temeiul art. 1 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţa a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 2 – (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad este constituit în conformitate cu prevederile art. 25 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001. (2) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad se constituie fără personalitate juridică, prin hotărâre a consiliului local. Art. 3 - (1) Scopul Serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad este acela de a exercita competenţele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor. (2) Activitatea Serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. Art. 4 – Activitatea Serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, denumită în continuare D.E.P.A.B.D., şi de Serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor al judeţului Arad. Art. 5 – (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a cărţilor electronice de identitate şi a cărţilor de alegător. (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investit, Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor colaborează cu celelalte structuri ale primăriei, ale Ministerului Afacerilor Interne şi cooperează cu autorităţile publice, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. 1.2. ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR DISPOZIŢII GENERALE Art. 6 - (1) Structura organizatorică, statul de funcţii şi regulamentul de organizare şi funcţionare ale Serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor se stabilesc prin hotărâre a consiliului local al municipiului Arad, cu avizul prealabil al D.E.P.A.B.D şi al Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici.  (2) Organigrama serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este prevăzută în anexa nr. 1 la prezentul regulament. (3) Statul de funcţii al Serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este prevăzut în anexa nr. 2 la prezentul regulament. Art. 7 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are atribuţii pe linie de: a) - evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate; b) - stare civilă; c) - informatică; d) - analiză - sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii publice. Art. 8 – (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad exercită atribuţiile ce-i sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competenţă. (2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea serviciului are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. (3) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor şi structurile subordonate acestuia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a serviciului. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şef şi personalul subordonat acestuia. Art. 9 - (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad are în componenţă Serviciul de Evidenţă a Persoanei şi Serviciul de Stare Civilă. (2) La nivelul serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează prin intermediul directorului executiv, iar la nivelul serviciilor din componenţa lui de către şefii de serviciu. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, directorul, respectiv şefii de serviciu pot angrena şi alt personal specializat din cadrul structurilor proprii. (3) În cadrul compartimentului unde nu sunt prevăzute funcţii de conducere, se stabilesc relaţii de autoritate funcţionale între personalul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îmdrumării şi îmbinării în mod unitar a activităţii acestora, a echilibrării sarcinilor şi a armonizării eforturilor necesare pentru asigurarea unităţii de acţiune în vederea îndeplinirii obiectivelor propuse. Art. 10 - (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din municipiul Arad în care funcţionează serviciul. (2) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din comunele arondate şi anume: Felnac, Frumuşeni, Fântânele, Şofronea, Şagu, Livada, Zădăreni, Zimandul Nou la care nu s-au constituit încă servicii publice comunitare locale. (3) Modificarea arondării actuale a serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad se stabileşte prin hotărâre a Consiliului judeţean, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru evidenţa persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date.1 Art. 11 - (1) Conducerea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este asigurată de directorul executiv. (2) Directorul executiv al serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad este numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a consiliului local, în condiţiile legii, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrare a Bazelor de Date în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) din Metodologia privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare şi materiale, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 2104/2004, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 12 - (1) Directorul executiv al serviciului reprezintă serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul primăriei, cu şefii (comandanţii) unităţilor din Ministerul Afacerilor Interne, cu instituţiile şi organismele din afara sistemului Ministerul Afacerilor Interne, potrivit competenţelor legale. (2) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, directorul executiv al serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor poate delega unele atribuţii din competenţa sa altor persoane din subordine. Art. 13 – (1) Directorul executiv al serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor municipiului Arad răspunde în faţa consiliului local de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului (2) Şeful serviciului de evidenţă a persoanelor şi şeful serviciului de stare civilă răspund în faţa directorului executiv de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului (3) Personalul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Arad răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa şefului serviciului din care face parte. 1.3. ATRIBUŢIILE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR Art. 14 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează certificatele de stare civilă; b) înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii; c) întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; d) întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; e) constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptaţi; 1 Reţine atenţia faptul că rearondarea unor localităţi se realizează în condiţiile art. 25 alin. (2) şi (3) din O.G. nr. 84/2001, cu modificările şi completările ulterioare, în considerarea interesului comunităţii (prestarea serviciului public de către autoritatea cea mai apropiată). f) actualizează Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială a serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor; g) utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; h) furnizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a populaţiei, denumit în continuare S.N.I.E.P., date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; i) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; j) primeşte cererile şi documentele necesare în vederea eliberării cărţilor de identitate, cărţilor de alegător, k) primeşte de la structurile competente cărţile de identitate, cărţile de alegător, pe care le eliberează solicitanţilor; l) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; m) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; n) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. CAPITOLUL II SERVICIUL DE EVIDENŢĂ A PERSOANEI 2.1. ORGANIZAREA SERVICIULUI DE EVIDENŢĂ A PERSOANEI Art. 15 - (1) Serviciul de evidenţă a persoanei îndeplineşte atribuţiile pe linie de evidenţă a persoanelor, informatică, analiză şi sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii publice (2) Serviciul de evidenţă a persoanei funcţionează în Municipiul Arad primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor din municipiul Arad şi comunele arondate pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor. Art. 16 – (1) Şeful serviciului de evidenţă a persoanei răspunde în faţa directorului executiv al serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului (2) Personalul serviciului de evidenţă a persoanei răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa şefului serviciului. 2.2. ATRIBUŢIILE SERVICIULUI DE EVIDENŢĂ A PERSOANEI 2.2.1. Pe linie de evidenţă a persoanelor Art. 17 – În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, serviciul de evidenţă a persoanei are următoarele atribuţii principale: a) primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, cărţilor de alegător, stabilirea domiciliului, înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei şi înmânează solicitanţilor documentele în cauză; b) primeşte şi soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România; c) primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi ale celor aflate în locurile  de reţinere şi de arest preventiv din cadrul unităţilor de politie sau în penitenciar din zona de responsabilitate şi înmânează documentele solicitate; d) înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; e) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate; f) desfăşoară activităţi de distribuire a cărţilor de alegător; g) desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor; h) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; i) efectuează verificări în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă, în condiţiile în care lucrătorul de stare civilă nu are posibilitatea de a le efectua;; j) identifică – pe baza menţiunilor operative – elementele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi etc. şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun; k) colaborează cu unităţile de poliţie, participând la acţiunile şi controalele organizate de acestea la locurile de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a persoanelor, precum şi a celor urmărite în temeiul legii, precum şi cu poliţia locală potrivit atribuţiilor ce le revin pe linie de evidenţă a persoanelor; l) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A., M.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii; m) soluţionează cererile formaţiunilor operative din M.I., S.R.I., S.P.P., Justiţie, Parchet, M.Ap.N., privind verificarea şi identificarea punctuală a persoanelor fizice; n) acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, ce nu posedă asupra lor acte de identitate; o) formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.; p) întocmeşte situaţiile statistice şi analizele activităţilor desfăşurate lunar, trimestrial şi anual în cadrul serviciului; q) asigură gestiunea cărţilor de identitate provizorii şi întocmeşte procesele-verbale de scădere din gestiune; r) răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice; s) organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale manuale; t) asigură protecţia datelor cu caracter personal şi a informaţiilor clasificate, precum şi securitatea documentelor serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale; u) sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţă a persoanelor şi raportează dispariţia acestora pe cale ierarhică; v) răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor; w) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; x) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative.  2.2.1. Atribuţii pe linie informatică Art. 18 – Pe linie informatică, serviciul de evidenţă a persoanei are următoarele atribuţii principale: a) actualizează Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere şi alte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi a documentelor prezentate de cetăţeni cu ocazia soluţionării cererilor acestora; b) actualizează Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor cu menţiunile operative, precum şi cu informaţiile preluate din comunicările primite şi extrage din R.J.E.P. situaţii statistice pe linie de evidenţă a persoanelor, utilizând aplicaţiile informatice puse la dispoziţie de D.E.P.A.B.D.; c) preia în Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor datele privind persoana fizică, în baza comunicărilor nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, precum şi datele privind persoanele decedate; d) prei [...]