HCL 103/2023 Vulcan adoptată

„mut pa % CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI VULCAN (59) ROMÂNIA „ Judetul HUNEDOARA, Municipiul VULCAN, 336200, Bulevardul Mihai Viteazu Nr.31 e Telefon: + 40254570340: +40254 370011, Mobil: +40372733044., Fax,+40254 571910 vel: wrww.eovulcan.ru. E — mail: prinrvulcanii vahoo.corn , cod fiscal 4375267 HOTĂRÂRE _NR. 103 _/2023 privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcţionare al Seviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Vulcan Consiliul Local al Municipiului Vulcan, întrunit în ședința ordinară din data de 25.05.2023; Analizând Proiectul de hotărâre nr. 93/1/16/03.05.2023 şi referatul primarului nr. 93/1/17/03.05.2023 întocmit de către Primarul Municipiului Vulcan din care reiese necesitatea şi oportunitatea adoptării unei hotărâri privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcționare al Seviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Vulcan; Având în vedere Raportul nr. 97/1/18/09.05.2023 al Compartimentului SPCLEP din cadrul aparatului de specialitate al Primarului municipiului Vulcan; În baza avizului Comisiei de specialitate „Juridică şi de disciplină”, înregistrat sub nr. 111/1/19/25.05.2023, a Consiliului local Vulcan” ; Văzând adresa de la Direcţia Generală de Evidenţă a Persoanelor Bucureşti nr. 3496922 din data de 20.04.2023 prin care se comunică faptul că se AVIZEAZĂ Regulamentul de organizare şi funcționare al Seviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Mun. Vulcan la solicitarea nr. 2838/28.03.2023. În conformitate cu preverderile art. 9, alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea și funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor cu modificările completările ulterioare coroborate cu cele ale art. 4 din Metodologia privind criteriile de dimensionare a numărului de funcții din aparatul serviciilor publice comunitare de evidență a persoanele, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare şi materiale, aprobată pein Hotărârea Guvernului nr. 2104/2004 cu modificările şi completările ulterioare și art. 7 din Legii nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică, republicată; În temeiul prevederilor art. 129 alin.(1) , alin. (2), lit. d), alin. 7 lit, art. 136 alin.(1) , art. 139 alin.(1), art. 196 alin.(1) lit. a) şi art. 243 alin.(1) lit.a). din Ordonanţa de urgenţă nr. 57/ 2019 privind Codul administrativ; HOTĂRĂŞTE : Art. 1 Se aprobă Regulamentul de organizare şi funcţionare al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Vulcan, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 2 La data adoptării prezentei hotărâri se abrogă Hotărârea nr. 118/2013 pentru aprobarea Regulamentului de organizare și funcţionare al Seviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Vulcan. Art3 Împotriva prevederilor prezentei hotărâri se poate face contestaţie în conformitate cu prevederile Legii nr. 554/2004 privind contenciosul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 4 Prezenta hotărâre se comunică Prefectului — Judeţul Hunedoara, Primarului municipiului Vulcan, SPCLEP Vulcan, Compartimentului resurse umane şi se aduce la cunoştinţă publică Municipiul Vulcan, 25.05.2023 CONTRASEMNEAZĂ : SECRETAR GENERAL JR. ROGO EJMIHAELA Această hotărâre fost adoptată cu următoarele voturi: Total consilieri locali:19 Prezenţi :16 Pentru :16 Împotrivă:0 Abţineri:0 ANEXA 1 la H.C.L nr.103/2023 Regulamentul de organizare şi funcţionare al Seviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Vulcan Prezenta anexă conţine 17 file Municipiul Vulcan, 25.05.2023 CONTRASEMNEAZĂ : S TAR GENERAL JR. ROGOBET AELA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI VULCAN SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR AVIZAT DIRECŢIA DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR ŞI DE ADMINISTRARE A BAZELOR DE DATE NR. 3496922/20.04.2023 REGULAMENTUL PRIVIND ORGANIZAREA ŞI FUNCTIONAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI VULCAN CAPITOLUL 1 DISPOZIŢII GENERALE Art. 1 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Vulcan, funcţionează în cadrul aparatului de specialitate a primarului municipiului Vulcan, fiind organizat în subordinea Consiliului Local al municipiului Vulcan, conform art. | alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidența a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 2 — (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Vulcan este constituit sub autoritatea Consiliului Local Vulcan în conformitate cu prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 84/2001. (2) Serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor al municipiului Vulcan, este constituit fără personalitate juridică, prin hotărârea Consiliului Local nr. 4/10.01.2005, sediul acestuia fiind în sediul primăriei. (3) Adresa sediului Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Vulcan este în municipiul Vulcan, judeţul Hunedoara. (4) Finanţarea cheltuielilor curente şi de capital ale serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor Vulcan, care funcţionează ca instituţie publică fără personalitate juridică, se asigură de la bugetul local, conform dispoziţiilor art. 20 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001, cu modificările şi completările ulterioare. (5)Veniturile obţinute din activitatea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al municipiului Vulcan sunt venituri ale bugetului local, în condiţiile prevăzute de lege. (6) Spaţiul destinat desfăşurării activităţilor specifice trebuie amenajat şi dotat tehnic corespunzător şi continuu, în conformitate cu dispoziţiile Ordinului ministrului administraţiei şi internelor nr. 1260/2006 pentru aprobarea Metodologiei privind organizarea şi funcţionarea ghişeului unic în cadrul serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor, Legea nr. 201/2009, pentru modificarea şi completarea Legii nr.119/1996, republicată cu privire la actele de stare civilă, cu modificările și completările ulterioare, precum şi cu dispoziţiile Hotărârii Guvernului nr. 1723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 3 - (1) Scopul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este acela de a exercita competențele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de stare civilă și evidenţă a persoanelor în sistem de ghişeu unic. (2) Activitatea serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor se desfăşoară în interesul legitim al persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii; Art. 4 — Activitatea serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de către Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor, din cadrul Ministerului Afacerilor Interne (M.A.I), denumită în continuare D.G.E.P. Bucureşti, şi de Direcţia Publică Comunitară de Evidenţă a Persoanelor judeţul Hunedoara (DP.C.E.P.HD). Art. 5 — (1) Serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a cărţilor electronice de identitate şi a cărţilor de alegător, precum şi desfășurarea activităţilor de primire a cererilor în sistem de ghişeu unic. (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investit, serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor colaborează cu celelalte structuri ale primăriilor, ale Ministerului Afacerilor Interne și dezvoltă relații de colaborare cu autorităţile publice, societăţi, agenţi economici, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. (3) Serviciul public comunitar local de evidenta a persoanelor este organizat la nivel de compartiment şi are în componenţă: evidenţa persoanelor, eliberarea cărţilor de identitate şi a celor de alegător, înregistrarea actelor şi eliberarea certificatelor de stare civila, informatica, analiză-sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii cu publicul. CAPITOLUL II ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNIT. AR LOCAL DE EVIDENŢA A PERSOANELOR Art. 6 - (1) Structura organizatorică, statul de funcţii, numărul de posturi şi regulamentul de organizare şi funcţionare ale Serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor se stabilesc prin hotărâre a Consiliului Local al municipiului Vulcan, cu avizul prealabil al D.G.E.P. Bucureşti în temeiul art. 3 din H.G nr. 2104/2004 şi cu avizul Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici, în conformitate cu prevederile art. 129 alin. (3), lit. c) din Ordonanța de Urgenţă a Guvernului României nr. 37 din 3 iulie 2019, privind Codul Administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, unde se menţionează: consiliul local „aprobă, în condițiile legii, la propunerea primarului, înfiinţarea, organizarea şi statul de funcţii ale aparatului de specialitate al primarului, ale instituţiilor publice de interes local, reorganizarea și statul de funcţii ale regiilor autonome de interes local, precum și înființarea, reorganizarea sau desființarea de societăţi de interes local și statul de funcții al acestora. (2) Organigrama Serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este prevăzută în Organigrama Primăriei municipiului Vulcan, conform anexei nr. 1 la prezentul regulament. (3) Statul de funcţii al Serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este prevăzut în Statul de funcții al Primăriei municipiului Vulcan, conform anexei nr. 2 la prezentul regulament. (4) Regulamentul de organizare şi funcţionare al servicilului public comunitar local de evidenţă a persoanelor, organigrama și statul de funcţii sunt prevăzute în anexele 1 şi 2 la hotărârea consiliului local şi fac parte integrantă din aceasta. Art. 7-Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are atribuţii pe linie de: a) evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate; b) informatică; c) stare civilă; d) analiză — sinteză, secretariat — arhivă; e) relații publice. Art. 8 — (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor exercită atribuţiile ce îi sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competenţă. (2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea serviciului are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcționale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. (3) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor şi compartimentele subordonate acestuia în scopul menţinerii, păstrării și perfecţionării stării de funcţionalitate a serviciului; acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şefi şi personalul subordonat acestora. Art. 9 -(1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor Vulcan este organizat sub formă de compartiment compus din Compartiment Evidenţa Persoanelor cu 3 posturi şi Compartiment Stare Civilă cu 1 post, iar conducerea serviciului se realizează prin desemnarea unei persoane care coordonează activitatea serviciului. (2) La nivelul serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor, activitatea de control, avizare şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează prin intermediul persoanei desemnate de a coordona activitatea. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, persoana desemnată de a coordona activitatea poate angrena şi alt personal specializat din cadrul structurilor proprii. (3) În cadrul compartimentului unde nu sunt prevăzute funcţii de conducere se stabilesc relaţii de autoritate funcţionale între personalul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar a activităţii acestora, a echilibrării sarcinilor şi a armonizării eforturilor necesare pentru asigurarea unității de acţiune în vederea îndeplinirii obiectivelor propuse. (4) În procesul de selecţionare şi formare a personalului de profil se vor avea în vedere particularităţile activităţii de stare civilă, evidenţă a persoanelor şi de eliberare a actelor de identitate şi stare civilă în sistem de ghișeu unic, informatică, precum şi efectele juridice determinate de calitatea serviciilor prestate. Art. 10- (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor şi stare civilă din municipiul Vulcan. Art. 11 - (1) Conducerea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este asigurată de persoana desemnată de a coordona activitatea. (2) Persoana desemnată de a coordona activitatea este funcţionar public angajat, în condiţiile legii, fiind numită prin dispoziția primarului municipiului Vulcan, în condiţiile legii. Art. 12 - (1) Persoana desemnată conduce, planifică, organizează, semnează, avizează, repartizează şi coordonează activitatea serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor, luând măsuri pentru organizarea executării şi executarea în concret a activităţilor din domeniul evidența persoanelor și stare civilă. (2) Persoana desemnată reprezintă serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor în relaţiile cu celelalte entități. (3) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, persoana desemnată emite fişele postului şi evaluează performanțele profesionale pentru personalul din subordine. Art. 13 — (1) Persoana desemnată răspunde în fața primarului municipiului Vulcan și a Consiliului Local de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului. (2) Personalul din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor răspunde în faţa persoanei desemnate prin dispoziția primarului de întreaga activitate pe care o desfășoară potrivit fişei postului. CAPITOLUL III ATRIBUŢIILE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI VULCAN Art. 14 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Vulcan are următoarele atribuţii principale: 2) b) d) e) 8) h) i)) k) D înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanelor, în condiţiile legii şi cu respectarea procedurilor operaţionale de sistem; primeşte, în sistem de ghişeu unic, cererile şi documentele necesare în vederea eliberării cărţilor de identitate, cărţilor de identitate simple, cărților electronice de identitate, cărţilor de identitate provizorii, dovezi de reşedinţă, şi înaintează documentele informatizate cu respectarea procedurilor operaţionale de sistem către biroul județean de administrare a bazelor de date evidenţa persoanelor (B.J.A.B.D. HD) în vederea generării actelor; întocmeşte, păstrează, ţine evidenţa şi eliberează, în sistem de ghişeu, certificate de stare civilă, extrase multilingve, formulare standard multilingve, acte de identitate, dovezi și adeverinţe conform legislaţiei în vigoare; ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; solicită anularea actelor de stare civilă şi a menţiunilor, întocmite/aplicate greşit; constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptați; întocmește actul de naştere după împlinirea termenului de 1 an, la cererea scrisă a declarantului, cu aprobarea primarului şi cu avizul prealabil al D.P.C.E.P Hunedoara; actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială a serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor, utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor (R.N.E.P.); furnizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a persoanelor denumit în continuare SNIEP, date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; furnizează, în cadrul Sistemului informatic integrat pentru emiterea actelor de stare civilă, denumit în continuare SIIEASC, pentru eficientizarea activităţii serviciilor oferite cetăţenilor şi reducerea timpilor de soluţionare a cererilor referitoare la înregistrarea actelor de stare civilă și eliberarea certificatelor specifice celor 4 momente primare de viaţă — naștere, căsătorie, divorţ, deces, (ca urmare a digitalizării acestor operaţiuni și a gestionării electronice a acestor documente), datele necesare pentru actualizarea registrului naţional de evidenţă a actelor și faptelor de stare civilă, emitere a certificatelor, extraselor, extraselor multilingve, formularelor standard ori a adeverinţelor; întocmeşte documentele necesare în vederea colectări, actualizări, consultări şi ştergeri datelor în/din Registrul Persoanelor cu Identitate Declarată (R.P..D); întocmeşte documentele necesare pentru înregistrarea tardivă a naşterii copilului a cărui mamă are identitatea declarată ori a înregistrării mamei în R.P.I.D; exploatează fişele de evidență manuală (FL) aflate în păstrare; actualizează datele de identificare şi radiere a cetăţenilor români în Registrul Electoral şi generează listele electorale; accesează şi exploatează portalul DGEP, strict în vederea exercitării atribuţiilor de serviciu; r) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; s) primeşte de la structurile competente cărţile de identitate simple, cărţile electronice de identitate, pe care le eliberează solicitanţilor; t) desfăşoară activităţi de prevenire a cazurilor de declinare a unei identități false; u) desfăşoară activităţi de audienţă şi activităţi de primire, examinare și înregistrare a petiţiilor cetățenilor; v). întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul serviciului, precum şi procesele-verbale de scădere din gestiune; wW) răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice; x) asigură protecția datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerilor de informaţii; y) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; z) respectă ghidul anticorupţie privind prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupție şi codul de conduită a funcţionarului public; ab) asigură implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea continuă a sistemului de management al calităţii în propria activitate şi respectă cerințele OSGG nr. 600/2018, precum și procedurile aplicabile activității de evidenţă și stare civilă pe care o desfăşoară; ac) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. Secţiunea I „ ATRIBUȚII PE LINIE DE STARE CIVILA Art. 15 — Pe linie de stare civilă, serviciul public comunitar local de evidenţă a persoan [...]