HCL 598/2017 Galați adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL, GALAŢI MUNICIPIUL GALAŢI CONSILIUL LOCAL HOTĂRÂREA nr. 598 din 26.10.2017 privind aprobarea studiului de fezabilitate pentru obiectivul "Implementarea unui sistem informatic integrat de management al documentelor, arhivă electronică şi managementul relaţiei cu cetăţenii şi mediul de afaceri” Iniţiator: Primarul municipiului Galaţi, Ionuţ-Florin Pucheanu Numărul şi data depunerii proiectului de hotărâre: 619/18.10.2017 Consiliul local al Municipiului Galaţi, întrunit în şedinţă ordinară, în data de 26.10.2017; Având în vedere expunerea de motive nr. 104022/18.10.2017, a iniţiatorului- Primarul municipiului Galaţi, Ionuţ-Florin Pucheanu; Având în vedere raportul de specialitate nr. 104024/18.10.2017, al Direcţiei Generale Relaţii Publice, Evenimente Publice, Managementul Documentelor, al Direcţiei Financiar Contabilitate şi al Serviciului Juridic şi Legalitate; Având în vedere raportul de avizare a comisiei de buget finanţe, administrarea domeniului public şi privat al municipiului; Având în vedere dispoziţiile art . 44, alin. (1), din Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; Având în vedere dispoziţiile art. 36, alin. (1) din Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; —— În temeiul art. 45, alin. (1) din Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, __ republicată, cu modificările şi completările ulterioare, HCL nr. 598/2017 HOTĂRĂȘTE: Art. 1 - Se aprobă studiul de fezabilitate pentru obiectivul "Implementarea unui sistem informatic integrat de management al documentelor, arhivă electronică şi managementul relaţiei cu cetăţenii şi mediul de afaceri”, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 2 — Primarul municipiului Galaţi se împuterniceşte cu ducerea la îndeplinire a prevederilor acestei hotărâri. Art. 3. — Secretarul municipiului Galaţi va asigura transmiterea şi publicitatea prezentei hotărâri. Contrasemnează, Secretarul Municipiului Galaţi, o o Radu Ocţlojan- Rovacs- / 7 HCL nr. 598/2017 Anexa la HCL nr. 5 Municipiul Galaţi Implementarea unui sistem informatic integrat de management | | al documentelor, arhivă electronică si managementul relaţiei cu cetățenii si mediul de afaceri STUDIU DE FEZABILITATE RomActiv EEE DEEE Business Consulting A. PIESE SCRISE. 1 Date generale 1.1 Denumirea obiectivului de investiţii 12 Amplasamentul (judeţul, localitatea, strada, numărul) . 1.3 Titularul investiţiei Wwwww 1,4 Beneficiarul investiţiei 1.5 Elaboratorul studiului 2 Informaţii generale privind proiectul mc nnaeenacenzee manseaeeoaeeseaeacaaneaae neon esaaaaai monenaneeaneatanesaenenseeneeaoneesaeasense ama 4 2.1 Situaţia actuală și informaţii despre entitatea responsabilă cu implementarea proiectului 2.1.1 Domeniu de activitate, atribuții ....... 2.1.2 Prezentarea serviciilor oferite şi beneficiarii acestora 2.1.3 Structura organizatorică - organigrama... 2.1.4 Sistemul informaţionaVinformatic existent 2.2 Descrierea investiţiei ..........uceeeee - A. Concluziile studiului de prefezabilitate sau ale planului de investiții pe termen lung (în cazul in care au fost elaborate în prealabil) privind situaţia actuală, necesitatea și oportunitatea investiţiei, precum și scenariul tehnico- economic selectat 1 B. Scenariile tehnico-economice prin care obiectivele proiectului de investiții pot fi atinse (în cazul în care, anterior i studiului de fezabilitate, nu a fost elaborat un studiu de prefezabilitate sau un plan detaliat de investitii pe termen lung) „14 IL Generalităţi ......... 14 IA Scopul proiectului .. 15 15 15 16 „17 17 „+ 18 18 NIL. Soluţii tehnice .. IV. Scenariul 1... V. Scenariul 2 ... VI. Analiza comparativă a variantelor propuse .. VII. Analiza SWOT.neenneeeeeneeeenneeanenaaaea VIII. Concluzii — scenariul recomandat de către elaborator .. | IX. Avantajele scenariului recomandat .. i c. Descrierea constructivă, funcţională și tehnologică, după caz... L Descrierea sistemului propus . II. Descrierea funcționalităților .. UI. Servicii şi aplicaţii de sistem... IIL.1. Subsistemul de Management al documentelor . IH.2. Subsistemul Portal extern I[I.3. Subsistemul Portal aplicaţii INTRANET 10.4. Subsistemul de Interacţiune cu Cetăţenii Virtual Office —mobil XIL.5. Subsistemul Dispecerat. 11.6. Subsistemul de Statistici si Rapoarte JI1.7. Subsistemul de Management al relaţiilor cu cetăţenii (CRM) . IV. Utilizarea tehnologiilor moderne V. Norme și standarde obligatorii VI. Prevederi legale .......... VII. Instruirea personalului. 2.3 Date tehnice ale investiţiei. 2.3.1 Caracteristicile principale ale obiectivului de investi u recomandarea variantei optime pentru aprobare. 37 2.3.2 Durata de realizare şi etapele principale; Graficul de realizare a investiţiei... muncea nceenneoeee aaa aaa aaa 48 3 Costurile estimative ale investiţiei „.nnnnana none noeeaeaeeoaneaseseneaseneneeseneasarensea ansoneeaeseseaeaaaei omananaseeeaeaae enasesenasasasaaasasasate 51 SI Valoarea-totală-cu-detalierea-pe-structura-devizului-general 3.2 Eşalonarea costurilor coroborate cu graficul de realizare a investiţiei 4 . Analiza cost-beneficiu... manea noeneearoeeeeoaeeateeaeeazaezee e0oeavezoeaueee nene eseeesteeseese emaoaososaaa _ _ 4.1 Identificarea investiţiei și definirea obiectivelor, inclusiv specificarea perioadei de referință „nnreernrereeeeeard 1 42 43 4.4 4.5 4.6 5 Sursele de finanţare a investiţiei... 6 Estimări privind forța de muncă necesară pentru realizarea investiţiei ... Analiza opţiunilor. Analiza financiară Analiza economică Analiza de senzitivitate Analiza de risc........... 61 Număr de locuri de muncă create în faza de execuţie... 6.2 Număr de locuri de muncă create în faza de operare ... 7 Principalii indicatori tehnico-economici ai investiţiei „mauuamonnooaeoee voontaneesaseaecesea onononeneaseaca 64 7.1 Valoarea totală (INV), inelusiv TVA (mii lei) .. 7.2 Eşalonarea investiţiei (INV/C+M). 7.3 Durata de realizare (luni) 7.4 Capacităţi (în unităţi fizice și valorice) 7.5 Alți indicatori specifici ......... mana 8 Avize şi acorduri de principiu... uncnenoeaee 8.1 Avizul beneficiarului de investiție privind necesitatea și oportunitatea investiţiei 8.2 Certificatul de urbanism 8.3 Avize de principiu privind asigurarea utilităţilor (energie termică şi electrică, etc.) 65 8.4 Acordul de mediu... neeeneaeeeeeeeneee .65 8.5 Alte avize şi acorduri de principiu specifice .65 A. PIESE SCRISE Implementarea unui sistem informatic integrat de management al documentelor, arhivă electronică şi managementul relației cu cetățenii și mediul de afaceri. Investiţia va fi realizată la sediul Primăriei Municipiului Galaţi din strada Domnească nr. 54, Galaţi, judeţul Galaţi. Municipiul Galaţi, Unitate Administrativ Teritorială, conform Legii administrației publice locale nr, 215/2001, cu modificările şi completările ulterioare. Beneficiarul investiţiei este Municipiul Galaţi. Elaborator: OFFICE 2 OFFICE PUNCT RO S.R.L. Data elaborarii: Februarie 2013 Actualizat de: ROMACTIV BUSINESS CONSULTING S.R.L. Contract: 91470 / 31.08.2017 — 191 / 31.08.2017 Data actualizării: Octombrie 2017 Obiectivul general al investiţiei constă în oferirea de servicii publice on-line prin dezvoltarea şi im- plementarea unei aplicaţii informatice integrate (management al documentelor și relatiei cu cetățenii şi mediul de afaceri, arhivă electronică) care să conducă la eficientizarea activității funcţionarilor Primăriei Municipiului Galaţi în vederea îmbunătăţirii activităţii instituției prin prisma relaţiei cu cetățenii și mediul de afaceri. Obiectivul general al investiţiei va fi atins prin următoarele obiective specifice: l. Dezvoltarea și implementarea unei aplicaţii informatice de management al documentelor (SMD) cu ajutorul căreia să poată fi automatizate procesele de lucru în conformitate cu procedurile interne ale organizaţiei. Prin automatizarea proceselor de lucru se va urmări reducerea timpilor de realizare a actului administrativ/rezolvarea solicitărilor cetățenilor, dar și realizarea unor economii substanțiale cu materialele consumabile (tonere, hârtie, etc). Dezvoltarea și implementarea unei aplicaţii informatice de arhivă electronică, care să permită reducerea spaţiilor dedicate arhivării, dar care să conducă în final şi la reducerea substanţială a timpilor de arhivare, indexare, consultare a documentelor, etc. Dezvoltarea și implementărea unei aplicaţii informatice de management al relaţiei cu cetă- țeanul (CRM) prin intermediul căreia să se realizeze o gestionare eficientă a bazei de date a solicitărilor, precum și gestionarea noilor fluxuri de activități generate de realizarea in- vestiției. Definirea noilor fluxuri organizaționale interne ce vor rezulta din interoperabilitatea sis- temului informatic integrat, ce face obiectul prezentei investiţii, cu alte aplicaţii informati- ce folosite de Municipiul Galaţi în vederea derulării în bune condiţii a activității curente, Investiţia propusă acţionează în direcţia realizării obiectivelor Agendei Digitale i2020 prin prisma faptului că implică utilizarea la scară largă a tehnologiilor informaţionale recunos- cute la nivel mondial capabile să transmită în timp real fluxul informaţional necesar fun- damentării deciziilor privind managementul relaţiilor cu cetăţenii/mediul de afaceri, acest aspect acţionând în direcţia îndeplinirii unuia dintre obiectivele strategice ale Agendei Di- gitale 12020 vizând dezvoltarea unei economii dinamice, bazate pe cunoaştere. 2.1.1 DOMENIU DE ACTIVITATE, ATRIBUȚII Potrivit Legii Administraţiei Publice Locale nr. 215 din 23 aprilie 2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Unitatea administrativ teritorială a municipiului Galaţi are atribuţiile specifice stabilite fiecărei structuri de guvernare locală. Printre principalele resaponsabilităţi ale autorităţilor locale sunt enumerate în cele ce urmează: > Consiliul Local al Municipiului Galaţi De competenţa Consiliului Municipal ţin următoarele aspecte: [e] O 0 0 o organizarea și funcţionarea aparatului de specialitate al primarului, a instituţiilor şi serviciilor publice de interes local, societaţilor comerciale și regiilor autonome de interes local; dezvoltarea economico-socială și de mediu a municipiului; administrarea domeniului public și privat al municipiului; cooperarea inter-instituţională pe plan intern și extern. gestionarea serviciilor furnizate către cetăţeni; asigurând cadrul necesar pentru furnizarea serviciilor publice de interes local privind: = educatia; „serviciile sociale pentru protecţia copilului, a persoanelor cu handicap, a persoanelor vârstnice, a familiei și a altor persoane sau grupuri aflate în nevoie socială; = sănătatea; = cultura; = tineretul; = sportul; = ordinea publică; = situaţiile de urgență; = protecţia şi refacerea mediului; " conservarea, restaurarea şi punerea în valoare a monumentelor istorice şi de arhitectu- ră, a parcurilor, grădinilor publice și rezervațiilor naturale; = dezvoltarea urbană; = evidenţa persoanelor; podurile și drumurile publice; serviciile comunitare de utilitate publică: alimentare cu apa, gaz natural, canalizare, salubriza- re, energie termică, iluminat public și transport public local, dupa caz; activităţile de administraţie social-comunitară; locuinţele sociale și celelalte unităţi locative aflate în proprietatea unității administrativ- teritoriale sau în administrarea sa; punerea in valoare a resurselor naturale de pe raza unității administrativ-teritoriale; alte servicii publice stabilite prin Lege; > Primarul și viceprimarii Municipiului Galaţi Primarul și viceprimari, în limitele stabilite de Lege, îndeplinesc urniătoarele atribuţii principale: o asigură respectarea drepturilor şi libertatilor fundamentale ale cetățenilor, a prevederilor Con- stitutiei, precum și punerea în aplicare a legilor, a decretelor Presedintelui Romaniei, a hotă- rârilor şi ordonantelor Guvernului; dispun măsurile necesare şi acorda sprijin pentru aplicarea ordinelor şi instructiunilor cu caracter normativ ale ministrilor și ale celorlalti conducatori ai autorităților administraţiei publice centrale; asigură aducerea la îndeplinire a hotărârilor consiliului local, - prezintă Consiliului Local, anual sau ori de câte ori este necesar, informări, privind starea economică și socială a municipiului, în concordanţă cu atribuţiile ce revin autorităţilor admi- nistraţiei publice locale, precum şi informări asupra modului de aducere la îndeplinire a hotă- rârilor consiliului local; întocmesc proiectul bugetului local și contul de încheiere a exerciţiului bugetar și le supun spre aprobare consiliului local; exercită funcţia de ordonator principal de credite; verifică, din oficiu sau la cerere, încasarea şi cheltuirea sumelor din bugetul local şi comunică de îndată consiliului local cele constatate; iau măsuri pentru prevenirea și limitarea urmărilor calamităţilor, catastrofelor, incendiilor, epidemiilor sau epizootiilor, împreună cu organele specializate ale statului. În acest scop poa- te mobiliza populaţia, agenţii economici şi instituțiile publice din localitate, acestea fiind obligate să execute măsurile stabilite în planurile de protecţie şi intervenţie elaborate pe tipuri de dezastre; asigură ordinea publică şi liniştea locuitorilor, prin intermediul poliţiei, jandarmeriei, poliţiei comunitare, pompierilor şi unităţilor de protecţie civilă, care au obligaţia să raspunda solicita- rilor să le, în condiţiile legii; indruma şi supravegheaza activitatea Poliţiei comunitare iau măsuri de interzicere sau de suspendare a spectacolelor, reprezentatiilor sau a altor mani- festări publice care contravin ordinii de drept ori atentează la bunele moravuri, la ordinea şi liniştea publică, controlează igiena şi salubritatea localurilor publice şi produselor alimentare puse în vanzare pentru populaţie, cu sprijinul serviciilor de specialitate; iau măsuri pentru prevenirea și combaterea pericolelor provocate de epizootii, în condiţiile legii; iau măsuri pentru elaborarea planului urbanistic general al localităţii și îl supune spre aproba- re consiliului local; asigură respectarea prevederilor planului urbanistic general, precum și ale planurilor urbanis- tice zonale şi de detaliu; | asigură repartizarea locuințelor sociale pe baza hotărârii consiliului local; asigură întreţinerea şi reabilitarea drumurilor publice, instalarea semnelor de circulaţie, des- faşurarea normală a traficului rutier şi pietonal în condițiile tegii; exercită controlul asupra activităţilor din târguri, pieţe, oboare, locuri și parcuri de-distracții și” ia-măsuri-penteu-buna funcționare a acestora; o conduce serviciile publice locale; asigură funcţionarea serviciilor de stare civilă şi de autorita- te tutelară; supraveghează realizarea măsurilor de asistență şi ajutor social; îndeplineşte funcţia de ofiţer de stare civilă; o răspunde de inventarierea şi administrarea bunurilor care aparțin domeniului public și dome- niului privat al localităţii; : o organizează evidenţa lucrărilor de construcţii din localitate şi pune la dispoziție autorităţilor administraţiei publice centrale rezultatele acestor evidențe; o iau măsuri pentru controlul depozitării deşeurilor menajere, industriale sau de orice fel, pen- tru asigurarea igienizării malurilor cursurilor de apa din raza localităţii, precum și pentru de- colmatarea văilor locale și a podeţelor pentru asigurarea scurgerii apelor mari. 2.1.2 PREZENTAREA SERVICIILOR OFERITE ȘI BENEFICIARII ACESTORA În cadrul Unităţii Administrativ-Teritoriale a municipiului Galaţi, aparatul de specialitate al Prima- rului este structura organizatorică stabilită prin organigrama și statul de functii, aprobate conform legii, care duce la îndeplinire sarcinile și atribuţiile administrației publice locale ce reies din legi, ordonanţe, hotărâri ale guvernului, ordine ale conducătorilor administraţiei publice centrale, hotărâri ale Consiliului Local şi dispoziţii ale primarului. Serviciul relaţii cu publicul (Ghișeu Unic) este un compartiment distinct în cadrul Primariei Muni- cipiului Galaţi, bază a comunicării în ambele sensuri intre cetățeni și administraţie, având scopul de a realiza un serviciu pentru cetăţeni care să îi sprijine cu profesionalism și promptitudine în rezolvarea problemelor. i Ghișeul Unic ofera informaţii rapide despre activitatea Primăriei Municipiului Galaţi și Consiliul Local, precum și alte informaţii utile despre viaţa publică a comunităţii, permițând cetaţeanului o parti- cipare directă la procesul de luare a deciziilor la nivelul administrației locale. Centrul asigură primirea sugestiilor şi sesizarilor cetățenilor cu privire la planuri şi proiecte noi pe care Municipiul Galaţi intenționează să le dezvolte şi primește sugestiile și reclamaţiile cetățenilor. Ghişeul Unic primeşte actele necesare pentru obţinerea avizelor, aprobărilor și documentațiilor din sfera de competenţă a Primăriei Galaţi și eliberează răspunsuri referitoare la acestea în termenele prevă- zute de lege. Mai jos sunt prezentate actele utile care pot fi obţinute de la direcţiile şi serviciile din cadrul primă- iei Municipiului Galaţi: > Compartimentul certificate de urbanism o Autorizaţie de constructie o Autorizaţie de desființare o Certificat de urbanism > Direcţia de asistenţă socială şi servicii publice O Ajutor de urgenţă - întreținere . Na ——————— 9 Înstituirea curatelei minorilor/persoanelor cate. nu își-pot-adrninistea-singuri- bmurite-saur-săși————— apere interesele i o Ajutor de urgență-lemne o Ajutoare de urgenţă pentru situaţii de necesitate conform HCL nr.7/2003 o Alocaţia familialăa complementară/alocaţia de susţinere pentru familia monoparentala o Indemnizatia de naştere pentru copilul nou-născut, conform legii nr. 416/2001 privind venitul minim garantat o Acordarea ajutorului social conform legii nr. 416/2001 privind venitul minim garantat o Alocaţia de stat pentru copii conform legii nr. 61/1993, republicată, privind alocaţia de stat pentru copii o Instituirea tutelei interzisului Încuviințarea dobandirii sau înstrăinării unor bunuri de către minori/bolnavi/interzisi o. Încuviinţarea folosirii unor sume de bani depuse la CEC de către titulari minori sau persoane bolnave o Numirea unui curator în interesul unui minor sau a unei persoane bolnave în dosarul succeso- ral o Asistarea persoanelor vârstnice la biroul notarial în vederea incheierii de acte juridice de în- străinare a unor bunuri, cu clauza de întreţinere şi habitaţie viagera o Abonament transport urban, conform Legii 448/2006 privind protecţia și promovarea dreptu- rilor persoanelor cu handicap o Acordarea indemnizaţiei lunare pentru cresterea copilului ( 1200 RON ) sau 85% din media. veniturilor realizate în ultimul an anterior naşterii copilului ( fara a fi depaşit 8000 RON) o Acordarea trusoului nou-nascuti o Prima nastere > Autorizări - licenţe o Autorizarea persoanelor fizice independente și a asociaţiilor familiale care desfăşoară activi- tăți economice în mod independent; o Autorizarea, organizarea şi desfășurarea activităţii de transport în regim taxi în municipiul Galaţi; | o Autorizarea desfăşurării activităţii comerciale a produselor şi serviciilor de piaţă care constă în eliberarea Acordului primarului de funcţionare și stabilirea orarului de funcţionare; o Eliberarea licenţelor de comerţ stradal şi de ocupare a domeniului public pentru diverse acti- | vităţi. > Serviciul public local de evidență a persoanei o Documente pentru eliberarea livretelor de familie o Inregistrare casătorii o Transcrierea în registrul de stare civilă a actelor de căsătorie inregistrate în străinătate o în registrul de stare civilă a actului de deces inregistrat în străinătate o Inregistrarea în registrul de stare civilă a decesului şi eliberarea adeverintei de înhumare o Inregistrarea în registrul de stare civilă [...]