HCL 93/2013 Slobozia adoptată

ROMÂNIA JUDEȚUL IALOMITA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI SLOBOZIA HOTĂRÂRE privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare pentru Aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia Consiliul Local al municipiului Slobozia, judeţul Ialomiţa, întrunit în şedinţa ordinară din data de 27 iunie 2013, Având în vedere: - Expunerea de motive a domnului Primar Stoica Alexandru; - Referatul Serviciului Resurse Umane, Sisteme de Control Managerial, S.N.A, Relaţii cu Media, înregistrat la Primăria Municipiului Slobozia sub nr. 36897/19.06.2013; - Raportul de avizare al Comisiei Juridice şi de Disciplină din cadul Consiliului Local Slobozia; - Prevederile Hotărârii Consiliului Local Slobozia nr. 72/2013 prin care se aprobă organigramele şi statele de funcții ale Aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia, direcțiilor, serviciilor publice de interes local, respectiv Aparatului permanent de lucru al Consiliului Local Slobozia, În temeiul art. 36, alin. 2, lit. a) coroborat cu art. 36, alin. 3, lit. b), respectiv art. 45, alin. | din Legea nr. 215/2001 privind administraţia publică locală, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE: Art. 1 — Se aprobă Regulamentul de organizare şi funcţionare pentru Aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia, conform Anexei care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 2 — Prezenta hotărâre se va aduce la cunoștința publică prin afişare la sediul Primăriei Municipiului Slobozia şi pe site-ul www.sloboziail.ro. Art. 3 — Prezenta hotărâre va fi comunicată, prin grija secretarului Municipiului Slobozia, Serviciului Resurse Umane, Sisteme de Control Managerial, Informare- Documentare, Relaţii cu Media, respectiv Direcţiilor din cadrul Aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia. PREȘEDINTE DE ȘŞEDINŢ Contrasemnează i SECRETAR MUNICIPIU, Agripina-Gabriela Costea Nr. 93 din 27.06.2013 Anexa la H.C.L. nr. 93/ 27.06.2013 REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ŞI FUNCȚIONARE PENTRU APARATUL DE SPECIALITATE AL PRIMARULUI MUNICIPIULUI SLOBOZIA Capitolul 1. Dispoziţii generale Capitolul 2. Structura organizatorică a aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia Capitolul 3. Atribuţiile compartimentelor din aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia Capitolul 4. Reguli şi proceduri de lucru generale Capitolul 5. Standardele de management /control intern Capitolul 6. Dispoziţii finale CAPITOLUL 1. DISPOZIȚII GENERALE Art. 1 Aparatul de specialitate al Primarului municipiului Slobozia este organizat pe compartimente, potrivit structurii organizatorice aprobată prin H.C.L. nr. 72/30.05.2013, asigurând ducerea la îndeplinire a hotărârilor Consiliului Local Slobozia, dispoziţiilor Primarului Municipiului Slobozia, precum şi a altor atribuţii stabilite prin lege. Primarul conduce serviciile publice locale, în condiţiile prevăzute de art. 61 alin. (5) din Legea nr. 215/2001 privind administraţia publică locală, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. În exercitarea atribuţiilor sale, Primarul emite Dispoziţii care devin executorii după ce sunt aduse la cunoştinţa persoanelor implicate. Primarul deleagă Viceprimarilor exercitarea unora dintre atribuţiile ce-i revin, cu respectarea prevederilor art. 57, alin. (2) din Legea nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. În activitatea sa, Aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia răspunde de executarea lucrărilor potrivit atribuțiilor stabilite în prezentul regulament, asigurând aducerea la îndeplinire a actelor normative adoptate de Parlamentul şi Guvernul Romaniei, a hotărârilor Consiliului Local Slobozia, precum şi a Dispoziţiilor Primarului Municipiului Slobozia. Art. 2 Compartimentele de lucru, în înțelesul prezentului regulament, sunt direcțiile, serviciile, birourile şi compartimentele independente, aflate în subordinea Primarului. Art. 3 Legătura între diferitele compartimente ale Primăriei Municipiului Slobozia se face prin conducătorii acestora, iar legătura cu alte instituţii sau cu conducerea ministerelor şi a celorlalte organe ale administraţiei de stat, prin reprezentanții legali ai Primăriei. Art. 4 Conducătorii compartimentelor de specialitate prezintă, la cererea sefului ierarhic superior, ori de câte ori este nevoie, rapoarte privind activitatea compartimentelor pe care le conduc. Art. 5 Conducătorii compartimentelor de specialitate vor colabora permanent în vederea îndeplinirii la timp şi în mod corespunzător a sarcinilor ce le revin. Art. 6 În funcţie de specificul activităţii fiecăruia şi în scopul îndeplinirii atribuţiilor ce le revin, compartimentele din cadrul aparatului de specialitate întocmesc proiecte de Dispoziţii pe care le prezintă Primarului Municipiului Slobozia în vederea semnarii acestora. Art. 7 Conducătorii compartimentelor de specialitate, din dispoziția sau cu aprobarea conducerii Primăriei Municipiului Slobozia, vor putea stabili şi alte sarcini decât cele prevăzute în prezentul Regulament, pentru personalul din cadrul acestora. Af&ste Sarcini vor fi prezentate în scris şi asumate, sub semnătură, de către cei îndreptățiți/sâte ăla îndeplinire. CAPITOLUL 2 | STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A APARATULUI DE SPECIALITATE AL PRIMARULUI MUNICIPIULUI SLOBOZIA Art. 8 Primarul, coordonează direct sau prin intermediul viceprimarilor, potrivit delegării de competențe, următoarea structură organizatorică : * Cabinetul primarului * Compartiment Audit Public Intern * Serviciul Resurse Umane, Sisteme de Control Managerial, Informare-Documentare, Relaţii cu Media - Compartiment Resurse Umane - Compartiment Managementul Calităţii, S.C.M, S.N.A. - Compartiment Informare-Documentare - Compartiment Relaţii cu Media * Compartiment Protecţie Civilă, Siguranţă şi Sănătate în Muncă, Serviciul Voluntar pentru Situaţii de Urgenţă * Compartiment Centru Comunitar Persoane Vârstnice * Direcţia Juridică, Contencios, Relaţii Publice: - Serviciul Juridic - Compartiment Juridic Contencios Administrativ - Compartiment Administrație Publică Locală, Autoritate Tutelară - Compartiment Indrumare şi Control Asociaţii de Proprietari - Compartiment Elaborare şi Verificare Acte Administrative - Serviciul Informatică, Relaţii cu publicul - Compartiment Informatică - Compartiment Relaţii cu Publicul * Direcţia Economică - Serviciul Execuţie Bugetară, Patrimoniu - Compartiment Buget - Compartiment Patrimoniu - Compartimentul Secretariat, Protocol, Activitați Gospodăreşti * Direcţia Impozite şi Taxe - Serviciul Evidenţă, Stabilire şi Urmărire Impozite, Taxe şi Inspecţie Fiscală - Compartiment Stabilire şi Încasare I.T.L., Amenzi şi alte Venituri din Chirii şi Concesiuni - Compartiment Executare Silită Persoane Fizice şi Persoane Juridice - Compartiment Autorizare Activităţi Comerciale * Direcţia tehnică - Serviciul Investiţii, Lucrări Publice, Achiziţii Publice şi Concesiuni - Compartiment Investiţii, Lucrări Publice - Compartiment Achiziţii Publice şi Concesiuni - Serviciul Programe, Strategii, Proiecte de Finanţare Europ * Arhitect şef * Direcţia Urbanism şi Gospodărie Comunală - Serviciul Urbanism - Compartiment Planuri urbanistice, Amenajarea teritorului, Autorizaţii de Construire, Disciplina în Construcţii, Certificate de Urbanism - Compartiment Contracte de Concesiune - Compartiment Cadastru, Registru Agricol, Fond Funciar - Compartiment Gospodărie Comunală Locativă, Protecţia Mediului, Drumuri Publice - Compartiment Autoritatea de Autorizare în Transporturi - Compartiment Unitatea Locală de Monitorizare - Compartiment Transport Auto - Compartiment Administrare A.N.L. [ud Art. 9 Conform prevederilor legale, Primarul coordonează, supraveghează şi controlează activitatea tuturor instituţiilor şi serviciilor publice din subordinea Consiliului Local al Municipiului Slobozia. Viceprimarii coordonează, îndrumă şi controlează structurile aparatului de specialitate conform delegării de competenţă, în conformitate cu prevederile art. 57, alin. 2 din Legea nr. 215 /2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Directorii Executivi şi Arhitectul şef se subordonează primarului şi celor doi viceprimari, potrivit delegării de competență. CAPITOLUL 3 ATRIBUŢIILE STRUCTURILOR ORGANIZATORICE DIN CADRUL PRIMĂRIEI SLOBOZIA Atribuţii comune: Art. 10 1.Organizează şi conduc la zi evidențele şi lucrările specifice pe domeniile de activitate de care răspund. 2. Răspund de rezolvarea în termenele legale a cererilor, reclamațiilor, sesizărilor şi propunerilor care se referă la activitatea compartimentului respectiv, precum şi de îndeplinirea procedurilor de transmitere a răspunsului prin intermediul Compartimentului de Relaţii cu publicul, 3. Întocmesc referate, rapoarte, informări, studii, analize şi alte materiale ce intră în sfera de atribuții a fiecărui compartiment funcțional, documente ce pot sta la baza elaborării de proiecte de dispoziţii/notărâri ale Consiliului Local, respectiv la baza deciziilor administrative locale. 4. Întocmesc avize şi rapoarte de specialitate, la solicitare. 5. Se preocupă de buna gospodărire şi întreținere a bunurilor care aparțin domeniului public şi privat al municipiului. 6. În baza împuternicirii primite, reprezintă primăria în relațiile cu alte autorități, instituții, agenţi economici, organizații, fundaţii, etc. 7. Asigură dezvoltarea sistemului informaţional intern. 8. Asigură aplicarea normelor de prevenire şi stingere a incendiilor. 9.Veghează la respectarea măsurilor şi normelor privind protecția mediului, respectiv protecția muncii. 10. Întocmesc şi predau anual la arhiva instituţiei dosarele, registrele şi celelalte materiale, conform nomenclaturii arhivistice. 11. Furnizarea datelor pentru mass-media, alte organe sau persoane fizice şi juridice se face prin intermediul persoanei responsabile cu furnizarea acestor informații. Art. 11 Atribuţii şi sarcini specifice * COMPARTIMENT AUDIT PUBLIC INTERN Atribuţii specifice activității de Audit Public Intern 1. Elaborează norme metodologice specifice entității publice în care îşi desfăşoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior, în cazul entităților publice subordonate; 2. Elaborează proiectul planului anual de audit public intern; 3. Efectuează activități de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control ale entității publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență şi eficacitate; auditul, public intern patrimoniului public; 4. Compartimentul de audit public intern auditează, cel puțin o dată la 3 api la acestea, următoarele: A * angajamentele bugetare şi legale din care derivă direct sau indirect obligati inclusiv din fondurile comunitare; * plățile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare; * vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al Municipiului Slobozia; * concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al Municipiului Slobozia; * constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanță, precum şi a facilităților acordate la încasarea acestora; * alocarea creditelor bugetare; * sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia; * sistemul de luare a deciziilor; * sistemele de conducere şi control precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme; * sistemele informatice. 5. informează UCAAPI despre recomandările neînsusite de către conducătorul entității publice auditate, precum şi despre consecințele acestora; 6. Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, sinteze ale recomandărilor neînsuşite de către conducătorul entității publice auditate şi consecințele neimplementării acestora, însoțite de documentaţia relevantă în termenele stabilite prin normele generale privind exercitarea activității de audit public intern; 7. Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, la cererea acestora rapoarte periodice privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activitățile lor de audit; 8. Elaborează raportul anual al activității de audit public intern. Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI /structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior în termenele stabilite prin normele generale privind exercitarea activităţii de audit public intern; 9. Desfăşoară activități de consiliere cuprinse într-o secţiune distinctă a planului anual de audit intern, sub forma de: misiuni de consiliere formalizate, misiuni de consiliere cu carâcter informal şi misiuni de consiliere pentru situații excepționale. 10. În cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entității publice şi structurii de control intern abilitate. În situația în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activității/operațiunii auditate, auditorii interni trebuie să înstiințeze conducătorul entității publice, în termen de 3 zile. În cazul identificării unor iregularități majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entității care a aprobat-o, dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimează că prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informații insuficiențe, etc.); 11. Propune măsuri şi soluții pentru recuperarea pagubelor; 12. Ajută entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică şi metodică, care evaluează şi îmbunătățeste eficiența şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare; 13. Consiliază sistemul de conducere în administrarea entității publice, îmbunătățind gestiunea riscului şi controlul intern, fără ca auditorul intern să îşi asume responsabilități manageriale. 14. Evaluează economicitatea, eficiența, eficacitatea cu care sistemele de conducere şi de execuție existente în cadrul primăriei la nivelul unui program sau proiect finanțat din fonduri publice; 15. Utilizează resursele financiare, umane şi materiale pentru îndeplinirea obiectivelor şi obținerea rezultatelor stabilite; 16. Identifică slăbiciunile sistemelor de conducere şi de control, precum şi riscugiță cia unor astfel de sisteme, unor programe sau proiecte, ori unor operațiuni şi p ogune mă pentru diminuarea riscurilor, [< 17. Auditorul intern finalizează acţiunile sale prin rapoarte de audit, în care « slabe identificate în sistem şi formulează recomandări pentru eliminarea ace 18. Ţine evidenţa rapoartelor de audit întocmite şi le arhivează conform normel 19. Asigură înregistrarea corespondenței primite şi urmăreste rezolvarea acesteia cu respectarea procedurilor legale şi în termenele stabilite; 20. Răspunde în termen la cererile sau sesizările primite pentru soluționare; 21. Asigură respectarea prevederilor cuprinse în Codul privind conduita etică a auditorului intern; 22. Asigură efectuarea în bune condiții şi în termen a misiunilor de audit ad-hoc transmise pentru instrumentare de către şeful structurii de audit intern; 23. Transmite la termenele prevazute, informarea sintetică cu privire la activitatea proprie; 24. Participă la acţiunile de perfecționare a pregătirii profesionale a personalului care-şi desfăşoară activitatea în cadrul compartimentului ; 25. Asigură confidențţialitatea datelor şi informaţiilor privind misiunile de audit; 26. Întocmeşte şi prezintă situaţii statistice şi informații ori de câte ori există solicitări; 27. Participă la alte acţiuni şi sarcini stabilite de către ordonatorul principal de credite. * SERVICIUL RESURSE UMANE, SISTEME DE CONTROL MANAGERIAL, INFORMARE- DOCUMENTARE, RELAȚII CU MEDIA Atribuţii privind activitatea de Resurse Umane : 1. Întocmeşte şi supune aprobării proiectul de structură organizatorică, numărul de personal din Aparatul de specialitate al Primarului municipiului Slobozia şi ține evidenţa fişelor de post, întocmite de şefii structurilor (direcții/servicii/birouri/compartimente) de specialitate £" aprobate de Primar; 2. În baza propunerilor transmise de şefii structurilor de specialitate, elaborează şi supune aprobării proiectul Regulamentului de Ordine Internă (R.0.1.) şi proiectul Regulamentului de Organizare şi Funcţionare (R.O.F.) al Aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Slobozia; 3. Propune spre aprobare proiectele de state de funcții şi organigrame ale instituţiilor şi serviciilor publice din subordinea Consiliul Local al municipiului Slobozia, în condiţiile legii, precum şi modificările ulterioare ale actelor administrative adoptate în această materie; 4. În baza organigramei aprobate, elaborează statul de funcții, respectând nomenclatoarele de funcții; 5. Propune măsuri pentru repartizarea şi utilizarea mai judicioasă a personalului din Aparatul specialitate al Primarului; 6. Urmăreşte aplicarea prevederilor legale privind încadrarea, promovarea şi salarizarea personalului din Aparatul de specialitate al Primarului municipiului Slobozia, asigurând sprijin si îndrumare, în acest sens, instituțiilor şi serviciilor publice aflate în subordinea Consiliului Local; 7. Elaborează documentele specifice privind încadrarea, transferul, modificarea sa. încetarea raporturilor de serviciu, respectiv a contractului individual de muncă pentru personalul din Aparatul de specialitate al Primarului municipiului Slobozia; 8. Întocmeşte dosarele necesare în vederea pensionării angajaților din cadrul aparatului de specialitate al Primarului; 9. Urmăreşte aplicarea indexărilor, majorărilor, sporurilor de vechime şi oricăror modificări privind salarizarea personalului; 10. Supune aprobării Primarului referatele de modificare 4"'dt&ptuitor salariale ale personalului contractual din Aparatul de specialitate al Primar | - iile legii; 11. Stabileşte drepturile salariale lunare cuvenite angajați = statelor de plată pentru personalul Aparatului de specialitate a întocmite de şefii de birouri şi servicii; 12. Participă la elaborarea statelor de plată pentru concediile de boală; 13. Întocmeşte evidența orelor suplimentare şi a orelor lucrate în timpul nopții, conform pontajelor prezentate de şefii de servicii, însuşite de conducerea unității; 14. Verifică, pe baza condicilor de prezență, întocmirea fişelor de pontaj ale personalului, ține evidența concediilor de odihnă, a concediilor medicale, a concediilor(fără plată Şi absențelor nemotivate; 16. Ţine evidența tuturor datelor referitoare la angajatii din cadrul aparatului de specialitate al Primarului; 17. Organizează în luna decembrie, pentru anul următor, programarea concediilor de odihnă, atât pentru funcționarii publici, cât şi pentru personalul contractual din Aparatul de specialitate al Primarului municipiului Slobozia, la propunerea directorilor, şefilor de servicii, birouri şi compartimente; 18. Ţine evidența cererilor de concedii de: odihnă, medicale, de studii, fără plată, de maternitate şi le comunică Serviciului Buget, Patrimoniu în vederea calculării drepturilor bănesti aferente acestor concedii; 19. Asigură centralizarea programelor de perfecționare a pregătirii profesionale a personalului din Aparatul de specialitate, la consultarea compartimentelor de specialitate şi le propune spre aprobare Primarului, urmărind modul aplicării lor; 20. Elaborează angajamente încheiate de Primăria municipiului Slobozia cu angajaţii care urmează cursuri de perfecţionare, în condiţiile legii; 21. Asigură relația de colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, Agenţia de Prestaţii Social [...]