HCL 88/2017 Sâncel adoptată

ROMANIA JUDEŢUL ALBA COMUNA SÎNCEL CONSILIUL LOCAL HOTĂRÂREA Nr.88/2017 privind aprobarea Nomenelatorului arhivistic al documentelor aparținând compartimentelor din cadrul aparatulului de specialitate al primarului comunei Sîncel precum şi ale Consiliului Local Consiliul local al comunei Sîncel, județul Alba,întrunit în şedinţă ordinară în data de 28.11.2017 luând în dezbatere: Expunerea de motive la proiectul de hotărâre. privind aprobarea nomenclatorului arhivistic al documentelor aparținând compartimentelor din cadrul aparatulului de specialitate al primarului comunei Sîncel precum şi a Consiliului Local: Referatul de specialitate al secretarei comunei, înregistrat sub nr. 1371/16.11.2017, prin care se propune aprobarea nomenclatorului arhivistic: Având în vedere prevederile art.8 alin.(2). din Legea arhivelor naţionale nr.16/1996. cu modificările şi completările ulterioare, Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.217/23.05.1996, Prevederile art.36 alin.(9) din Legea nr.215/2001, republicată, privind administraţia publică locală. In temeiul art. 45 alin. (1) şi art. IIS alin. (1) lit.”b” din Legea nr. 215/2001.republicată. privind administraţia publică locală cu modificările şi completările ulterioare: HOTĂRĂȘTE Art.1- Se aprobă Nomenclatorul arhivistic al documentelor aparținând compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al primarului comunei Sincel precum și a Consiliului local. conform anexei , parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2- Cu ducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri se încredinţează Primarul comunei Sîncel şi compartimentul administrativ-arhivă. Art.3.- Prezenta hotărâre se comunica: -Instituţiei Prefectului judeţului Alba, pentru verificarea legalitătii: -Compartimentului administrativ-arhivă, -Primarului comunei Sîncel şi -se aduce la cunoştinţă publică prin grija secretarului comunei Sîncel. Sîncel „la 28.11.2017 PRESEDINTE|DE SEDINŢ 4) | CONTRASEMNEAZĂ Cons.Pleşa Idşif ȘI Secretar:Bă| li ip | din (95) ROMANIA JUDETUL ALBA COMUNA SINCEL CONSILIUL LOCAL SE CONFIRMA SERVICIUL JUDETEAN ALBA AL ARHIVELOR NATIONALE APROB, PRIMAR NOMENCLATOR ARHIVISTIC Aprobat prin H.C.L. nr. 88 din 28.11.2017 DIRECŢIA/ | COMPARTI Nr. Denumirea dosarului(continutul pe scurt al Termen de | Obser SERVICIUL MENT dosar problemelor la care se refera) pastrare vatii (ani) I.CONSILIUL l Sedintele C.L. „hotărârile Consiliului Local.procese Permanent LOCAL verbale,materiale prezentate in cadrul sedintelor 2 Şedinţele comisiilor de specialitate ale Consiliului local. | Permanent procese verbale şi materialele prezentate în şedinţele comisiei nr.] 3 Şedinţele comisiilor de specialitate ale Consiliului local, | Permanent procese verbale şi materialele prezentate în şedinţele comisiei nr.2 4 Şedinţele comisiilor de specialitate ale Consiliului local, | Permanent procese verbale şi materialele prezentate în şedinţele comisiei nr.3 5 Hotărârile adoptate în şedinţele Consiliului local. adrese | Permanent de înaintare a hotărârilor şi a dispoziţiilor către Prefectură 6 Registrul privind evidenţa hotărârilor Consiliului local Permanent 7 Documente privind alegerile locale şi constituirea Permanent Consiliului local 8 Regulament de organizare şi funcţionare al Consiliului Permanent local 9 Inventare anuale si procese verbale de predare-primire 100 ani L.PRIMAR A.SECRETAR || Dispoziţii emise de primar şi actele care stau la baza Permanent emiterii acestora 2 Registrul privind evidenţa dispoziţiilor primarului Permanent 3 Registrul declaraţiilor de interese şi registrul declaraţiilor | Permanent de avere 4 Documente privind alegerile locale şi constituirea Permanent Consiliului local 5 Documente privind alegerile prezidenţiale. parlamentare | Permanent şi pentru Parlamentul European 6 Documente privind recensământul locuinţelor şi a Permanent populaţiei 7 Listele electorale permanente Permanent 8 Registrul de intrare-ieşire a corespondenţei 10 ani 9 Raportul anual privind accesul la informaţiile de interes | Permanent public 10 Hotărâri definitive ale instanţelor judecătoreşti Permanent IN) Registru pentru deschiderea procedurii succesorale Permanent 2 Registru de evidenta a eliberarii certificatelor Permanent agricole(certificate de producator) 13 Registru de evidenţă a înmânării titlurilor de proprietate | Permanent 14 Registrul unic de control. 10 ani 15 Procese verbale de control 10 ani 16 Planul de mobilizare a economiei, carnet de mobilizare 20 ani CS. 17 Corespondenţa cu Instituţia prefectului judeţului Alba 5 ani 18 Corespondenta cu Consiliul judetean Alba 5 ani 19 Corespondenta cu alte instituţii şi societăţi Sani 20 Evidenţa documentelor primare pentru deschiderea 10 ani procedurii succesorale pi Cereri, reclamaţii. sesizări adresate Consiliului Local şi 5 ani Primăriei. Răspunsurile privind soluţionarea lor. 22 Evidenţa patrimoniului public si privat al comunei 10 ani 23 Adeverinte (vechime,pentru notar, edificare constructii. | $ ani etc.) 24 Condică, borderouri, de predare-primire şi expediere S ani 25 Regulament de organizare şi funcţionare a aparatului P propriu al primarului comunei B.RESURSE- |] State de funcţii/personal, organigrame P UMANE 2 Dosare personale ale funcţionarilor publici şi ale 75 ani personalului contractual 3 Documente privind activitatea de resurse-umane ( 10 ani corespondenţa cu ANFP Bucureşti. instrucțiuni, activitatea comisiei de disciplină, planificarea concediilor de odihnă) 4 Documente privind organizarea şi desfăşurarea S ani concursurilor pentru angajare, promovare, etc. 5 Condică de prezenţă 5 ani 6 Fişa de evidenţă lunară a personalului (pontaj) 5 ani [i Inventare anuale si procese verbale de predare-primire 100 ani C.STARE 1 Acte normative si circulare ale administratie de stat, Permanent CIVILĂ ierarhic superioara, privind reglementarea activitatii si modului de lucru in starea civila . 9 Acte care stau la baza inregistrarii nasterii : - certificate constatatoare ale nasterii - declaratii de recunoastere a paternitatii - cereri pentru inregistrarea tardiva a nasterii - sentinte judecatoresti de inregistrare tardiva - sentinte judecatoresti de incuviintare a adoptiei - declaratii cu privire la nume 100 ani Declaratii de casatorie si alte acte necesare incheierii casatoriei : - copii certificate de stare civila - certificate medicale prenuptiale - sentinte judecatoresti de divort sau moarte prezumata - extrase pentru uzul organelor de stat - declaratii autentificate - dovezi eliberate de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale tarilor ai caror cetateni sunt, din care sa rezulte ca sunt indeplinite conditiile de fond cerute de legea lor nationala pentru incheierea casatoriei unui cetatean strain - dispozitii privind incuviintatea incheierii casatoriei pentru dispensa de varsta sau grad de rudenie - proces verbal pentru folosirea unui interpret, traducator autorizat, incheierea casatoriei in afara primariei - dosarul care a stat la baza transcrierii in registrele romanesti a casatoriei unui cetatean roman in strainatate 100 ani Acte care au stat la baza inregistrarii decesului : - certificate medicale constatatoare a decesului - sentinte judecatoresti declarative de moarte prezumata - dovezi eliberate de politie sau parchet in cazul decesului datorat unei sinucideri. accident sau altor cauze 100 ani violente sau gasirii unui cadavru - dosarul care a stat la baza inregistrarii transcrierii in registrele romanesti a decesului unui cetatean roman in strainatate Documente care au stat la baza modificarii statutului civil al persoanelor : - sentinte judecatoresti de tagada a paternitatii - sentinte de stabilire a filiatiei si numelui - sentinte de incuviintare a purtarii numelui - sentinte de divort - sentinte de desfacere a adoptiei - dispozitii rectificare acte stare civila 100 ani Cereri, adrese si necesarul privind ridicarea de certificate si registre acte stare civila , imprimate auxiliare de la Consiliul Judetean . Procese verbale de predare —primire a registrelor a registrelor de stare civila . 100 ani Corespondenta privind extrasele pentru uzul organelor de stat de pe actele de stare civila . 15 ani Rectificari acte st.civilă-Cereri adresate instantelor judecatoresti in vederea rectificarii. anularii. completarii sau modificarii actelor de stare civila . 15 ani Reconstituirea sau intocmirea ulterioara a actelor de stare civila 100 ani 10 Evidenta registrelor de stare civila — inventarul. Procese- verbale de predare-primire a gestiunii de stare civila P Ni Cereri, adrese de expediere a certificatelor de stare civila solicitate personal sau prin corespondenta cu alte primarii: de nastere, de casatorie, de deces Sani 12 Adrese de expediere la formatiunea de evidenta a populatiei: S ani a) - borderouri comunicari de nastere : - pentru fiecare nascut viu - in cazul transcrierii certficatelor de stare civila eliberate de autoritatile straine , pentru actele de nastere reconstituite sau intocmite ulterior, in cazul persoanelor care au varsta sub 14 ani b).- evidenta comunicarilor de modificari in Registrul permanenet de evidenta a populatiei(stabilirea filiatiei. incuviintate de nume , contestarea recunoasterii sau tagada paternitatii, adoptia-desfacerea sau anularea acesteia , schimbarea numelui sau prenumelui. anularea. completarea, rectificarea actelor de stare civila . schimbarea sexului) €).- borderouri cu certificate gresite in timpul completarii d).- borderouri acte de identitate decedati €).- extrase de pe actele de casatorie in care se opereaza mentiunea divort f).- extrase de pe actele de deces transcrise, reconstituite sau intocmite ulterior - adrese de expediere a buletinelor statistice de nastere, casatorie, deces - adrese de expediere a livretelor militare 13 Listele de coduri numerice personale Permanent 14 Schimbare a numelui sau prenumelui. Dispozitii de | 100 ani eliberare a certificatelor de stare civila traduse ori ortografiate in limba materna. Comunicari de renuntate, dobandire sau redobandirea cetateniei romane. 15 Corespondenta cu institutii de stat sau persoane fizice si | 5 ani adeverinte 16 Registre cu acte de stare civilă (naşteri. căsătorii. decese). | 100 ani 17 Registrul de evidenţa registrelor şi certificatelor de P naştere, căsătorie şi decese 18 Registrul de procese-verbale de indrumare şi control a activităţii de stare civilă 19 Registru de intrare-ieşire privind corespondenţa de stare civilă 10 ani Registru de evidenţă a livretelor de familie Inventare anuale si procese-verbale de predare-primire 100 ani Situatii stare civilă 5 ani Livrete de familie:cereri avidenta gestiune 10 ani Succesiuni-+Anexa 24 catre CNP Alba 10 ani Divort Modificari statut civi+sentinte divort D)CADASTRU AGRICULTU RA Registrul Carte Funciara Registrul de improprietarire Registrul Carte Funciara( Indice numeric fond funciar) Registrul de Cadastru Registrul unic de fond funciar Registre de evidenţă a punerilor în posesie A Nu pl] Registre privind evidenţa cererilor depuse pentru acordarea drepturilor în baza legilor fondului funciar iu=i Sa-i a-i Mai a-i a-; Procese-verbale ale comisiei locale de aplicare a legilor fondului funciar şi alte documente privind activitatea la Dosare privind activitatea de fond funciar 10 ani 10 Planuri topografice privind cadastrul funciar INI Situaţii statistice privind balanţa terenurilor agricole AGR-ul — anuale 15 ani — Contracte de arendare privind bunurile agricole 5 ani după expirarea contractului Registrul de evidenţa contractelor de arendare a terenurilor agricole p 14 Evidenţa cadastrala, folosirea terenurilor agricole şi evidenţa fondului silvic p 15 Documente pivind pagubele produse la culturile agricole de către fenomenele meteorologice şi animale sălbatice 10 ani Inventare anuale si procese-verbale de predare-primire 100 ani E. REGISTRU AGRICOL Registre agricole p Registru agricol centralizator a“) 93] Dari de seama statistice cu privire la efectivele de animale. miscarea si productia la animale. suprafete de teren cultivate si productii obtinute Cereri pentru eliberarea certificatelor de producator si procese-verbale privind eliberarea certificatelor de producator agricol 10 ani Wu Cereri pentru acordarea de subventii, acte doveditoare teren 5 ani Adrese, notificari privind Registrul Agricol Sani Adeverinţe privind Registrul Agricol 5 ani Inventare anuale si procese-verbale de predare-primire 100 ani F. URBANISM —|%| A] Dări de seamă, rapoarte statistice, chestionare privind activitatea de urbanism 139) Registrul de control privind activitatea de urbanism şi amenajarea teritoriului (95) Autorizaţii de construire sau desfinţare construcții Certificate de urbanism Registrul de evidenţă a autorizaţiilor de construcție Registrul de evidenţă a certificatelor de urbanism Planul urbanistic general p Adrese si documente privind activitatea de urbanism S ani Situaţii privind inspecția in construcții Sani Inventare anuale si procese-verbale de predare-primire 100 ani G) _ ASISTENȚĂ SOCIA —|=|ololal alu p Hotararile Comisiei pentru Protectia copilului P Rapoarte.informări. încuviințări şi dispoziţii cu privire la exercitarea atribuţiilor de autoritate tutelară 195) Rapoarte statistice privind prestatiile sociale inaintate AJPIS Alba Anchete sociale, corespondenta cu institutiile de asistenta sociala 10 ani Registru de evidenta a cererilor de ajutor social. 10 ani Registru de evidenta a cererilor de alocatie de stat pentru copii 10 ani Registru de evidenta a cererilor de alocatii pentru sustinerea familiei 10 ani Registru de evidenta a cererilor de ajutor de urgenta 10 ani Registru de evidenta a cererilor de ajutor de inmormantare. 10 ani 10 Registru de evidenta a cererilor de alocatii pentru cresterea copilului pana la vârsta de 2 ani sau 3 ani pentru copilul cu handicap 10 ani IN! Registru de evidenta a cererilor de ajutor pentru incalzirea locuintei cu lemne. gaze naturale, etc. 10 ani 12 Dosare privind beneficiarii ajutorului social(cereri. declaratii, anchete sociale, fise de calcul, copia 10 ani dispoziţiilor şi acte doveditoare) 13 Cereri. anchete sociale, acte doveditoare cu privire la S ani stabilirea ajutorului de urgenta . 14 Borderouri cu privire la depunerea dosarelor de alocatii | 5 ani de stat pentru copii 15 Dosare privind beneficiarii de alocaţie pentru susținerea | 10 ani familiei (cereri. declaratii, anchete sociale cu privire la stabilirea dreptului la alocatie ) 16 Borderouri privind depunerea dosarelor de indemnizatii | 10 ani de concediu de cresterea copilului pana la 2 ani sau 3 ani pentru copilul cu handicap. 17 Cereri. declaratii. acte doveditoare cu privire la stabilirea | 5 ani ajutorului pentru incalzirea locuintei 18 Anchete sociale, sentinte provind abandonul de minori. | $ ani 19 Anchete sociale intocmite minorilor aflati în dificultate . | 5 ani 20 Anchete sociale privind stabilirea domiciliului minorilor | 5 ani la solicitarea instantelor judecatoresti. 21 Anchete sociale privind acordarea drepturilor persoanelor | 5 ani handicapate 22 Raport statistic privind acordarea ajutorului social, 10 ani situatii centralizatoare, Anexele 7.8.10,14 23 Acte privind ajutoarele alimentare care provin din 3 ani stocurile de interventie comunitare destinate categoriilor de persoane defavorizate 24 Inventare anuale si procese-verbale de predare-primire 100 ani H. BUGET 1 Lucrari privind intocmirea proiectului de buget 10 ani FINANȚE, CONTABILIT ATE, IMPOZITE ȘI TAXE 10 LOCALE 2 Buget aprobat si executia bugetara. 50 ani 3 Inventare anuale si procese-verbale de predare-primire 100 ani 4 Registru unic de control. P 5 Situaţii de raportare contabile anuale P 6 Situaţii de raportare contabile trimestriale S ani 7 Deschidere de credite 10 ani 8 Acte justificative privind executia bugetului 10 ani 9 Evidenta mijloacelor fixe 20 ani 10 Comenzi depuse pentru diferite lucrari 10 ani IN! Cotoare CEC. chitantiere, jurnal de casa 10 ani 12 Note de receptie S ani 13 Bon de consum 5 ani 14 Liste de inventariere 5 ani 15 Registru inventar privind bunurile administrate la nivelul | P localităţii 16 Listele cu evidenţa şi inventarierea patrimoniului din :ă domeniul public şi privat 17 Chitante 5 ani 18 Ordine de deplasare 5 ani 19 Extrase de cont 10 ani 20 Contracte de inchiriere, concesiune 5 ani după încheie rea contrac tului 21 Acte contabile privind veniturile 10 ani 22 Acte incasari plati 10 ani 23 State de plată 50 ani 24 Declaraţia 112 privind contribuţiile lunare din cadrul 10 ani unităţii 25 Inventare anuale si procese-verbale de predare-primire 100 ani 26 Declaratia . respectiv decizia de impunere pentru 10 ani persoane fizice si juridice pentru terenuri si cladiri 27 Declaratia, respectiv deciziile de impunere privind 10 ani stabilirea taxelor asupra mijloacelor de transport 28 Declaratia. respectiv deciziile de impunere privind 10 ani stabilirea taxei de reclama si publicitate 29 Decizie de impunere emise din oficiu , respectiv în urma | 10 ani inspectiilor fiscale 30 Acte depuse in vederea sustinerii declaratiilor 10 ani 31 Radierea autovehicolelor 5 ani 32 Adeverinte pentru dovedirea unor situatii de fapt 3 ani 33 Certificate fiscale 3 ani 34 Registru de rol privind datoriile contribuabililor si p incasarile efectuate 35 Borderou debite scaderi. 10 ani 36 Confirmare de primire a debitelor 10 ani 37 Instiintare de plata 5 ani 38 Evidenta masinilor de transport ale unitatii P 39 Inventare anuale si procese-verbale de predare-primire . | 100 ani I.CAMIN 1 Registru de evidenta a proceselor verbale de inchiriere a | permanent CULTURAL localului Caminului Cultural . 2 Inventare anuale si procese-verbale de predare-primire 100 ani 3 Corespondenţă diversă 5 ani II.VICEPRIM | A.PROTECTI ||] Ordine , Instructiuni, Regulamente, Norme p AR E CIVILA, metodologice, Note de constatare privind situatiile de S.V.S.U. urgenta 2 Organizarea si pregatirea Comitetului local pentru situatii | 10 ani de urgenta 3 Plan de protectie civila 10 ani Ei Plan de aparare impotriva inundatiilor. gheturilor si 10 ani poluarii accidentale 5 Organizarea si inzestrarea Serviciului Voluntar pentru 10 ani Situatii de Urgenta 6 Regulamentul de organizare si functionare a Serviciului | P Voluntar pentru Situatii de Urgenta 7 Planuri pentru interventia Serviciului Voluntar pentru 10 ani Situatii de Urgenta 8 Programul de masuri in vederea acordarii asistentei 10 ani pentru prevenirea situatiilor de urgenta la gospodariile populatiei 9 Carnetele cu constatari rezultate din controale 5 ani 10 Fise individuale de instructaj in domeniul situatiilor de 5 ani urgenta IN! Inventare anuale si procese-verbale de predare-primire 100 ani B.ADMINIST || Nomenclatoare Arhivistice 100 ani RATIV ARHIVA 2 Inventare si procese verbale ale documentelor preluate 100 ani de la compartimente 3 Lucrari de selectionare ale unitatilor arhivistice cu 100 ani termene de pastrare expirate 4 Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor 100 ani arhivistice — anexa nr.4 5 Registru de depozit anexa nr.8 100 ani PREȘEDINTE DE ȘEDINȚĂ, CONSILIER: PLEŞA IOSIF CONTRASEMNEAZĂ SECRETAR :BĂRBAT SILVIA