HCL 19/2022 Prăjeni adoptată

JUDEŢUL BOTOȘANI COMUNA PRĂJENI CONSILIUL LOCAL HOTĂRÂREA NR. 19 DIN 03.02.2022 privind aprobarea Programului anual şi a Strategiei anuale de achiziţii publice pe anul 2022 Consiliul local al comunei Prăjeni, judeţul Botoşani, întrunit în şedinţă extraordinară din data de 03.02.2022, având în vedere: reteratul de aprobare prezentat de primarul comunei Prăjeni, d Ittodi Gheorghiţă-Mihăiţă, înregistrat la nr. 70/17.01.2022: raportul de specialitate nr. 71/17.01.2022 întocmit de dna. Olteanu Daniela — consilier achiziţii publice în cadrul compartimentului Contabilitate, Resurse umane şi Achiziţii publice; în contormitate cu prevederile art, 41. alin. 2 din Legea nr. 273/2006 - Legea finanţelor publice locale şi ale art. 7 din Legea nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administrația publică; Avizul comisiei de specialitate al Consiliului Local Prăjeni înregistrat la nr. 90 din 03.02.2022; În temeiul art. [29 alin (1), alin.(2) lit.a). alin.(14), art. 139, art. 196 alin. (1) lit.a) şi art. 197 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 572019 privind Codul Administrativ, cu modificările şi completările ulterioare; HOTĂRĂȘTE: Art.l. Aprobă Programul anual și Strategia anuală de achiziţii publice pe anul 2022, conform anexelor la prezenta hotărâre. Art.2. Programul anual de achiziţii publice pe anul 2022 se constituie ca anexă la bugetul local al comunei Prăjeni. Art.3. Primarul comunei Prăjeni prin compartimentele de specialitate vor duce la îndeplinire prevederile prezentei hotărâri. Art.4. Prezenta hotărâre va fi comunicată primarului, compartimentului Contabilitate, Resurse Umane şi Achiziţii publice şi Instituţiei Prefectului Judeţul Botoşani. Preşedinte de şedinţă, Contrasemnează, Consili EMA? Secretar general, IT Răileajju Melania LA] - Anexa nr. 1 la HCL nr. 19 din 03.02.2022 STRATEGIA ANUALĂ DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ 1. Notiuni Introductive În conformitate cu prevederile art.11, alin.(3) din H.G. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice "Strategia anuală de achiziţie publică se realizează în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziţie publică cuprinse în acesta, și se aprobă de către conducătorul autorității contractante.” Potrivit dispoziţiilor art.11, alin.(2) din H.G. nr.395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, Comuna PRAJENI |, Judetul Botosani a procedat la întocmirea prezentei Strategii prin utilizarea informaţiilor cel puţin a următoarelor elemente estimative : a) nevoile identificate la nivel de autoritate contractantă ca fiind necesar a fi satisfăcute ca rezultat al unui proces de achiziţie, aşa cum rezultă acestea din solicitările transmise de toate compartimentele din cadrul autorităţii contractante; b) valoarea estimată a achiziţiei corespunzătoare fiecărei nevoi; c) capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate; d) resursele existente la nivel de autoritate contractantă şi, după caz, necesarul de resurse suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziţii publice. Prezenta Strategie anuală de achiziţie publică reprezintă totalitatea proceselor de achiziţie publică planificate a fi lansate de Comuna PRAJENI în calitate de autoritate contractantă pe parcursul anului bugetar 2022. Având în vedere că noua legislaţie a achiziţiilor publice a intrat în vigoare în cursul anului 2016 prezenta Strategie este valabilă începand cu data întocmirii şi pana la 31.12.2022. Planificarea achiziţiilor publice este unul dintre cele mai importante etape din ciclul de achiziţii publice. Programul de achiziţii include toate achiziţiile care se aşteaptă să fie realizate in anul 2022. 2. Etapele procesului de achiziţie publică care vor fi parcurse în anul 2022 2.1.Atribuirea unui contract de achiziție publică/acord-cadru este rezultatul unui proces ce se derulează în mai multe etape. 2.2. Comuna PRAJENI în calitate de autoritate contractantă, prin Responsabilul de achiziții trebuie să se documenteze şi să parcurgă pentru fiecare proces de achiziţie publică trei etape distincte: a) etapa de planificare/pregătire,inclusiv consultarea pieței, b)etapa de organizare a procedurii şi atribuirea contractului/acordului-cadru, c)etapa post atribuire contract/acord-cadru, respectiv executarea şi monitorizarea implementării contractului/acord-cadru. a)Etapa de planificare/pregătire a procesului de achiziție publică - Se iniţiază prin identificarea necesităților şi elaborarea referatelor de necesitate şi se încheie cu aprobarea de către directorul Institutului a documentaţiei de atribuire, inclusiv a documentelor suport, precum şi a strategiei de contractare pentru procedura respectivă. - Strategia de contractare este un document al fiecărei achiziţii cu o valoarea estimată egală sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art.7 alin.5 din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice şi este obiect de evaluare în condiţiile stabilite la art.23 din H.G. nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice. Prin intermediul strategiei de contractare se documentează deciziile din etapa de planificare/pregătire a achiziţiilor în legătură cu: a)relaţia cu obiectul,constrângerile asociate si complexitatea contractului, pe de o parte, și resursele disponibile pentru derularea activităţilor din etapele procesului de achiziție publică,pe de alta parte byprocedura de atribuire aleasă,precum și modalităţile speciale de atribuire a contractului de achiziţie publică asociate,dacă este cazul, c)tipul de contract propus şi modalitatea de implementare a acestuia, d)mecanismele de plată în cadrul contractului,alocarea riscurilor în cadrul acestuia,măsuri de gestionare a acestora, stabilirea penalităților pentru neîndeplinirea sau indeplinirea defectuoasă a obligaţiilor contractuale, e)justificările privind determinarea valorii estimate a contractului/acordului-cadru,precum şi orice alte elemente legate de obţinerea de beneficii și/sau îndeplinirea obiectivelor Comunei PRAJENI. f) justificările privind alegerea procedurii de atribuire în situaţiile prevăzute la art.69 alin.2-5 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice și,după caz,decizia de a reduce termenele în condițiile legii,decizia de a nu utiliza împărțirea pe loturi,criteriile de calificare privind capacitatea și,după caz, criteriile de selecţie, criteriul de atribuire și factorii de evaluare utilizaţi. g)orice alte elemente relevante pentru îndeplinirea necesităților Comunei PRAJENI. b)Etapa de organizare a procedurii de atribuire a contractului/acord-cadru începe prin transmiterea documentaţiei de atribuire în SEAP și se finalizează odată cu intrarea în vigoare a contractului de achiziţie publică/acord-cadru. Având în vedere dispoziţiile legale în materia achiziţiilor publice, Comuna PRAJENI va realiza un proces de achiziţie publică prin utilizarea uneia dintre următoarele abordări, respectiv cu resursele profesionale proprii, resurse necesare celor trei etape mai sus identificate existente la nivel de autoritate contractantă. În vederea realizării achiziţiilor publice,autoritatea contractantă are un responsabil specializat, sau va angaja, in functie de nevoi un expert în domeniul achiziţiilor publice, ce are următoarele atribuţii principale: - întreprinde demersurile necesare pentru înregistrare/reînnoirea/recuperarea înregistrării autoritaţii contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă este cazul, - elaborează,după caz,actualizează,pe baza necesităţilor transmise de celelalte compartimente ale autorităţii contractante,strategia de contractare şi programul anual al achiziţiilor publice, - elaborează sau,după caz,coordonează activitatea de elaborare a documentaţiei de atribuire şi a documentelor-suport, în cazul organizării unui concurs de soluţii,a documentaţiei de concurs,pe baza necesităților transmise de compartimentele de specialitate, - îndeplineşte obligaţiile referitoare la publicitate,astfel cum sunt acestea prevăzute de Lege, - aplică si finalizează procedurile de atribuire, - realizează achiziţiile directe, - constituie si păstrează dosarul achiziţiei publice. În conformitate cu prevederile art.2 alin.(4) şi (5) din H.G. nr. 395/2016, celelalte compartimente ale autorităţii contractante au obligaţia de a sprijini activitatea responsabilului intern specializat în domeniul achiziţiilor publice, în funcţie de specificul şi complexitatea obiectului achiziției. Sprijinul acordat responsabilului de achiziţii se realizează după cum urmează: - transmiterea referatelor de necesitate care cuprind necesităţile de produse, servicii şi lucrări ; valoarea estimată a acestora, precum şi informaţiile de care dispun, potrivit competenţelor, necesare pentru elaborarea strategiei de contractare a respectivelor contracte/acorduri-cadru. - transmiterea,dacă este cazul, a specificaţiilor tehnice așa cum sunt acestea prevăzute la art. 155 din legea 98/2016. - în funcţie de natura și complexitatea necesităților identificate în referatele prevăzute la lit. A), transmiterea de informaţii cu privire la preţul unitar/total actualizat al respectivelor necesităţi, în urma unei cercetări a pieţei sau pe bază istorică. - informarea cu privire la fondurile alocate pentru fiecare destinaţie, precum și poziţia bugetară a acestora, - informarea justificată cu privire la eventualele modificări intervenite în execuţia contractelor/acordurilor-cadru, care cuprinde cauza,motivele şi oportunitatea modificărilor propuse. - transmiterea documentului constatator privind modul de îndeplinire a clauzelor contractuale. 3.Programul anual al achiziţiilor publice 3.1.Programul anual al achiziţiilor publice pe anul 2022 al Comunei PRAJENI se elaborează pe baza referatelor de necesitate transmise de compartimentele interne ale institutului şi cuprinde totalitatea contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru pe care Comuna PRAJENI intenționează să le atribuie în decursul anului 2022. 3.2. La elaborarea Programului anual al achiziţiilor publice pentru anul 2022, Comuna PRAJENI a ținut cont de: a)necesităţile obiective de produse,servicii şi lucrări, b)gradul de prioritate a necesităţilor, c)sursele de finanțare proprii din bugetul institutului şi proiecte finanțate de la bugetul de stat aferent anului 2022, După aprobarea bugetului, precum şi ori de câte ori intervin modificări, Comuna PRAJENI va actualiza Programul anual al achiziţiilor publice pentru anul 2022. 3.3. Programul anual al achiziţiilor publice pentru anul 2022 al Comunei PRAJENI este prevăzut ca anexă la prezenta Strategie şi cuprinde cel puţin informaţii referitoare la : - obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, - codul CPV, - valoarea estimată a contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit ca rezultat al derulării unui proces de achiziţie,exprimat in RON, fără TVA, - sursa de finanțare, - procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziţie, - data estimată pentru iniţierea procedurii, - data estimată pentru atribuirea contractului, 3.4. După definitivarea Programului anual al achiziţiilor publice şi aprobarea lui de catre reprezentantul legal al comunei , respectiv Primar , Responsabilul de achiziții publice al Comunei PRAJENI va publica Programul anual al achiziţiilor publice pe anul 2022. De asemenea se va proceda semestrial la publicarea in SICAP a extraselor din programul anual al achiziţiilor publice pentru anul 2022 al Comunei PRAJENI,precum și a oricăror modificări asupra acestuia, extrase care se referă la contractele/acordurile-cadru de produse şi/sau servicii a căror valoare estimată este mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art.7, alin.1 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice, contractele/acordurile-cadru de lucrări a căror valoare estimată este mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art.7, alin.5 din legea 98/2016 privind achiziţiile publice. Publicarea se va realiza în termen de 5 zile lucrătoare de la data modificărilor. Având în vedere dispoziţiile art.4 din H.G. 395/2016-pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, conform căruia: ”prin ordin al președintelui Agenţiei Naţionale pentru achiziţii Publice(ANAP) se pot pune la dispoziţia autorităților contractante și a furnizorilor de servicii auxiliare achiziţiei un set de instrumente ce se utilizează pentru planificarea portofoliului de achiziţii la nivelul autorității contractante,fundamentarea deciziei de realizare a procesului de achiziție şi monitorizarea implementării contractului, precum şi pentru prevenirea/diminuarea riscurilor în achiziții publice”, Comuna PRAJENI va proceda la revizuirea Programului anual al achiziţiilor publice pentru anul 2022 în vederea punerii de acord cu actele normative ce se vor elabora/aproba în legătură cu prezenta strategie, în termen de cel puţin 15 zile de la data intrării în vigoare, sau în termenul precizat în mod expres în actele normative ce se vor elabora/aproba. 4.Sistemul de control intern 4.1. Având în vedere noua legislaţie privind achizițiile publice, ca document de politică internă, Comuna PRAJENI prin Responsabilul de achiziţii şi celelalte compartimente de specialitate care în susțin, consideră că sistemul propriu de control intern trebuie să acopere toate fazele procesului de achiziții publice de la pregătirea achiziţiei până la executarea contractului, iar cerinţele efective trebuie diferenţiate în funcţie de complexitatea contractului de achiziție publică care urmează a fi atribuit. De asemenea, având în vedere standardele de control intern pentru gestionarea efectivă a procesului de achiziții publice controlul intern va trebui să includă cel puţin următoarele faze: pregătirea achiziţiilor, redactarea documentaţiei de atribuire, desfășurarea procedurii de atribuire, implementarea contractului. 5. Sistemul de control intern trebuie să includă următoarele principii: - Separarea atribuţiilor, cel puţin între funcţiile operaţionale a funcţiile financiare/de plată, persoanelor responsabile cu achiziţiile publice şi departamentelor tehnice şi economice, cerințe de separare a atribuţiilor care depind de alocarea cu personal la nivel de Comuna, respectiv de resursele profesionale proprii. - Principiul celor 4 ochi care implică împărțirea clară a sarcinilor în doi pași: pe de o parte iniţierea şi pe de altă parte verificarea, efectuate de persoane diferite. 6. Nevoile identificate de către Comuna PRAJENI, ca fiind necesare: - din referate - Din anunturi fonduri nerambursabile - Apeluri de finantare - Rectificare Bugetara 7. Obiectivele unei strategii eficiente în achiziţii publice sunt: 7.1 Nediscriminarea şi tratamentul egal, respectiv asigurarea conditiilor pentru orice furnizor de produse, executant de lucrări sau prestator de servicii, indiferent de naţionalitate, să aibă dreptul de a deveni, în condiţii legii, contractant. Strategiile pentru îndeplinirea obiectivului sunt : - Crearea unui cadru competiţional pentru atragerea şi obţinerea celor mai bune rezultate de pe piaţă - Regulile după care se desfăşoară procedura de achiziţie sunt stabilite de la bun început şi nu pot fi schimbate; - Achiziţiile nu vor fi concepute cu scopul excluderii operatorilor economici de la aplicarea dispoziţiilor legale. 7.2 Transparenţa, reprezintă aducerea la cunoştinţa celor interesaţi a tuturor informaţilor referitoare la aplicarea procedurilor de atribuire. Strategiile pentru îndeplinirea obiectivului sunt : - Pentru a asigura transparenţa avem obligaţia de a permite accesul persoanelor interesate la informaţiile cuprinse în dosarul achiziţiilor publice; - Publicarea în SICAP în funcţie de valoarea estimată şi pragurile valorice stabilite de legislaţie, a documentelor de achiziţie şi toate informaţiile legate de procedura de atribuire. 7.3 Eficienţa folosirii fondurilor publice Strategiile pentru îndeplinirea obiectivului sunt: - Stabilirea unor factori de evaluare care să conducă la obţinerea celei mai bune valori pentru fondurile publice; - Supravegherea costurilor procesului de achiziţie publică. 7.4 Instruirea în vederea îmbunătăţirii performanţelor individuale prin studiu individual, instruire la locul de muncă, implicare în proiecte, învăţare în echipă. 8. Nevoile identificate de comuna PRAJENI ca fiind necesare: CAPITOLUL 1.- FURNITURI DE BIROU In conformitate cu referatele de necesitate anexate la prezenta strategie de contractare din cadrul compartimentelor de functionare a primariei Comunei PRAJENI, s-au intocmit urmatoarele necesitati: a) b) d) £) h) 3) Compartimentul Contabilitate,Resurse Umane si Achizitii Publice. - Hartie fotocopiatoare A4, A3, corector „marker, biblioraft a4 , dosare pvc, lipici solid, post it, capse, tus hartie, plic c5, plic c6, , evidentiatoare, plic c4, dosar incopciat, plic burduf c4, hartie a4, dosar sina, agrafe de birou, folii protectie, decapsator, capsator nr 24/6, perforator 25 coli,calculator milan 16 dig, sfoara , tus stampile, tăviţă documente, cutii arhivare, Cartus imprimanta. Compartimentul Secretariat-stare civila - Hartie fotocopiatoare A4,A3, CD, corector „marker, biblioraft a4, dosare pve, lipici solid,post it, capse, dosar incopciat, lipici pic.agrafe de birou, folii protectie, capsator nr 24/6, perforator 25 coli, tus hartie, plic c5, plic c6, plic c4, dosar incopciat, lipici pic, plic burduf c4, Cartus imprimanta. Compartimentul urmarire incasari impozite si taxe - [Hartie fotocopiatoare A4, A3, corector, CD „marker,caiet studentesc, evidentiatoare, ace cu pamalie, creion negru, indigo, biblioraft a4 , dosare pvc, lipici solid, post it, capse, tus hartie, plic c$, dosar incopciat, lipici pic, hartie a4, dosar sina, agrafe de birou, corector cu pensula, folii protectie, decapsator, capsator nr 24/6, perforator 25 coli, sfoara , tus stampile, Cartus imprimanta. Compartimentul Cadastru , urbanism si agricultura - Hartie fotocopiatoare A4, corector „marker, biblioraft a4 , dosare pvc, lipici solid,post it, capse, dosar incopciat, lipici pic, lipici cu silicon, grafe de birou, folii protectie, capsator nr 24/6, perforator 25 coli, Cartus imprimanta. Compartimentul Asistenta Sociala,protectia copilului - Hartie fotocopiatoare A4, corector „marker, biblioraft a4 , dosare pvc, lipici solid,post it, capse, dosar incopciat, lipici pic,agrafe de birou, folii protectie, capsator nr 24/6, perforator 25 coli, Cartus imprimanta, plic c5, plic c6, plic c4, Compartimentul registru agricol- Hartie fotocopiatoare A4,A3, corector „marker, biblioraft a4 , dosare pvc, lipici pic,agrafe de birou, folii protectie, perforator 25 coli, dosar incopciat, Cartus imprimanta Compartiment ISU - Hartie fotocopiatoare A4,A3, corector „marker, biblioraft a4 , dosare pve, lipici pic,agrafe de birou, folii protectie, perforator 25 coli, dosar incopciat, sfoara, marker . Materiale de protectie ISU (casca cu geam, cizme cauciuc, manusi cauciuc — latex,geaca protectie), Materiale de lucru (lopeti, tarnacoape, furtun pompieri, motopompe), Cartus imprimanta. Compartiment IT si informatii publice- Hartie fotocopiatoare A4,A3,. corector „marker, biblioraft a4 , dosare pvc, lipici pic,agrafe de birou, folii protectie, perforator 25 coli, dosar incopciat, Cartus imprimanta Compartiment cultura- Hartie fotocopiatoare A4, corector „marker, biblioraft a4 , dosare pvc, lipici solid,post it, [...]