HCL 63/2023 Lugoj adoptată

ROMÂNIA JUDEȚUL TIMIŞ CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI LUGOJ SCRISOARE DE AȘTEPTĂRI pentru administratorul societăţii „, TRANSPORT LOCAL LUGOJ» SRL Această scrisoare de aşteptări a fost elaborată în conformitate cu prevederile Ordonanţei de Urgenţă nr. 109/2011 privind guvernanţa corporativă a întreprinderilor publice, cu modificările şi completările ulterioare şi cu prevederile Normelor metodologice aprobate prin H.G. nr. 722/2016. Prezenta scrisoare de așteptări este un document de lucru care precizează performanţele aşteptate de la organele de administrare și conducere ale intreprinderii publice, precum și politica autorităţii publice tutelare privind intreprinderea publică care are obligaţii specifice legate de asigurarea serviciului public, pentru o perioadă de cel puţin 4 ani. Capitolul 1 Societatea „TRANSPORT LOCAL LUGOJ” SRL Societatea „TRANSPORT LOCAL LUGOJ” SRL este organizată ca societate cu răspundere limitată. Societatea ,, „TRANSPORT LOCAL LUGOJ” » SRL s-a înființat în baza Hotărârii Consiliului Local al Municipiului Lugoj nr. 48 din 31.03.2021, modificată prin H.C.L. nr. 61 din 06.05.2021 prin care a fost aprobat actul constitutiv. Unitatea are sediul principal în Municipiul Lugoj, str. Piaţa Victoriei nr.4, cod.305500, jud. Timiș. Societatea este încadrată cu următoarele categorii de personal: - personal de conducere (vacant în prezent); - personal de execuţie (vacant în prezent); - coloană auto (toate posturile sunt vacante în prezent); - atelier mecanic (toate posturile sunt vacante în prezent). Consiliul local municipal aprobă prin hotărâre: - regulamentul de organizare şi funcţionare al societăţii; - bugetul de venituri şi cheltuieli al societăţii; - organigrama şi statul de funcţii al societăţii. Domeniul principal de activitate al societăţii este cel descris sub Codul CAEN numărul 493 — Alte transporturi terestre de călători. Activitatea principală a societăţii este cea descrisă sub Codul CAEN numărul 4931 -Transporturi urbane, suburbane și metropolitane de călători. Societatea va desfăşura în subsidiar şi următoarele activităţi descrise sub: Codul CAEN numărul 4939 — Alte transporturi terestre de călători n.c.a.; Codul CAEN numărul 5221 -Activităţi de servicii anexe pentru transporturi terestre; Codul CAEN numărul 5229-Alte activităţi anexe transporturilor. Capitolul II Viziunea generala a autorităţii publice tutelare cu TRENSPORT LOCAL LUGOJ SRL rivire la misiunea şi obiectivele societății Misiunea societății “TRANSPORT LOCAL LUGOJ” SRL este aceea de a asigura serviciile descrise sub Codul numărul 493 — Alte transporturi terestre de călători. Activitatea principală a societăţii este cea descrisă sub Codul CAEN numărul 4931 -Transporturi urbane, suburbane și metropolitane de călători. „ Societatea desfăşoară în subsidiar şi activităţile descrise sub Codurile CAEN enumerate la Capitolul 1. Obiectivele strategice ale societății“TRANSPORT LOCAL LUGOJ” SRL sunt: A. Eficienţa economică; B. Creşterea calităţii serviciilor; C. Dezvoltarea competenţelor angajaţilor. Pentru a-şi putea îndeplini această misiune, societatea “TRANSPORT LOCAL LUGOJ” SRL va avea în următorii 4 ani următoarele obiective: - Dezvoltarea portofoliului de servicii oferite; - Creşterea gradului de satisfacție al clienților; - Creşterea nivelului general de competenţă al angajaţilor săi prin formare. Acţiunile ce se aşteaptă să fie întreprinse în mandatul viitorului administrator, pentru a asigura atingerea acestor obiective, sunt: - Elaborarea şi implementarea unui plan de marketing pe 4 ani, care să cuprindă poziţionarea strategică a societăţii în raport cu concurenţa directă şi indirectă, segmentarea pieţei şi identificarea segmentelor şi nişelor de piaţă cu potenţial ridicat, identificarea nevoilor acestor segmente şi nişe țintă, serviciile noi pe care societatea le poate oferi pentru satisfacerea acestor nevoi, politica de dezvoltare a portofoliului de servicii în aşa fel încât societatea să îşi impună şi să consolideze avansul concurenţial, politica de preţ, politica şi planul de comunicare; - Elaborarea și implementarea unui proces de dezvoltare comercială, care să asigure prospectarea permanentă a pieţei, identificarea de clienţi potenţiali, ofertarea acestora, eliberarea ofertelor unice pe canal/segment de clienţi; - Măsurarea periodică a nivelului de satisfacţie al clienţilor şi luarea măsurilor corective de îndată ce acestea se impun; - Elaborarea și implementarea unui sistem de evaluare periodică a performanţei angajaţilor, care să permită monitorizarea periodică a nivelului lor de competenţă și de motivaţie, precum şi a nevoilor lor de dezvoltare; - Elaborarea şi implementarea unui plan de dezvoltare a angajaţilor care să cuprindă, pentru fiecare categorie ocupaţională, acţiuni de formare profesională, de intărire a spiritului de echipă. Alături de obiectivele şi acţiunile prezentate mai sus, se aşteaptă în mandatul administratorului îndeplinirea unei serii de criterii de performanţă în măsură să asigure îndeplinirea scopurilor strategice ale întreprinderii publice, după cum urmează: - Creşterea productivităţii muncii; - Creşterea ratei profitului. Capitolul III Menţiunea privind încadrarea întreprinderii ale întreprinderii publice, respectiv comercial, de monopol reglementat sau serviciu public TRANSPORT LOCAL LUGOJ SRL se încadrează în categoria societăţilor care acţionează cu scop comercial şi urmăresc să creeze valoare economică. Societatea operează într-o piaţă concurenţială, ceea ce presupune adoptarea de către administrator a unui plan de administrare care sa urmărească Capitolul IV Aşteptări în ceea ce priveşte politica de dividende din profitul net, aplicabilă întreprinderii publice Potrivit O.G. nr. 64/2001 privind repartizarea profitului la societăţile naţionale, companiile naţionale şi societăţile comerciale cu capital integral sau majoritar de stat, precum şi la regiile autonome, cu modificările şi completările ulterioare, destinațiile repartizării profitului sunt: a) rezerva legală; b) alte rezerve reprezentând facilităţi fiscale prevăzute de lege; c) acoperirea pierderilor contabile din anii precedenţi, cu excepţia pierderii contabile reportate provenite din ajustările cerute de aplicarea IAS 29 «Raportarea financiară în economiile hiperinflaţioniste», potrivit Reglementărilor contabile conforme cu Standardele internaţionale de raportare financiară şi Reglementărilor contabile armonizate cu Directiva Comunităţilor Economice Europene nr. 86/635/CEE şi cu Standardele Internaţionale de Contabilitate aplicabile instituţiilor de credit; d) constituirea surselor proprii de finanţare pentru proiectele cofinanţate din împrumuturi externe, precum şi pentru constituirea surselor necesare rambursării ratelor de capital, plăţii dobânzilor, comisioanelor şi a altor costuri aferente acestor împrumuturi externe; e) alte repartizări prevăzute de lege; f) participarea salariaţilor la profit; societăţile naţionale, companiile naţionale şi societăţile comerciale cu capital integral sau majoritar de stat, precum şi regiile autonome care s-au angajat şi au stabilit prin bugetele de venituri şi cheltuieli obligaţia de participare la profit, ca urmare a serviciilor angajaţilor lor în relaţie cu acestea, pot acorda aceste drepturi în limita a 10% din profitul net, dar nu mai mult de nivelul unui salariu de bază mediu lunar realizat la nivelul agentului economic, în exerciţiul financiar de referinţă; 8) minimum 50% dividende la bugetul local; h) profitul nerepartizat pe destinațiile prevăzute Ia lit. a)-g) se repartizează la alte rezerve şi constituie sursă proprie de finanțare, putând fi redistribuit ulterior sub formă de dividende la bugetul local. Se aşteaptă ca societatea “TRANSPORT LOCAL LUGOJ” SRL să respecte aceste prevederi legale. Capitolul V Aşteptări privind politica de investiții aplicabilă întreprinderii Aşteptările autorităţii publice tutelare cu privire la politica de investiţii aplicabilă întreprinderii publice sunt următoarele: * luarea măsurilor necesare pentru achitarea, cu prioritate, a obligațiilor la bugetul de stat, local, la bugetul asigurărilor sociale de stat, a măsurilor pentru prevenția înregistrării de plăţi restante către furnizori şi, implicit, înregistrarea de cheltuieli suplimentare -— majorări/penalităţi de întârziere, dobânzi, etc.; * stabilirea procedurilor de colectare a creanţelor care să se adreseze clienților cu voinţă redusă de plată; * implementarea metodelor corespunzătoare pentru creşterea gradului de satisfacere a exigenţelor clienţilor, pentru îmbunătăţirea calităţii serviciilor furnizate; * implenentarea măsurilor corespunzătoare pentru reducerea costurilor, pentru creşterea productivităţii muncii şi creşterea perfomanţelor societăţii; * măsuri de administrare optimă a infrastructurii utilizate şi/sau deţinute. 3 Capitolul VI Dezideratele autorităţii publice tutelare cu privire la comunicarea cu conducerea înteprinderii publice În cadrul societăţii se analizează situaţia financiară, perspectivele şi evoluţiile, premisele şi gradul de realizare a indicatorilor de eficienţă şi performanţă stabiliţi prin „Planul de administrare” ca instrument de conducere. Indicatorii de performanţă din „Planul de administrare” se raportează semestrial, iar stabilirea gradului de îndeplinire se face după aprobarea situaţiilor financiare anuale. Administratorul are obligația să înştiinţeze asociatul unic, în cazul în care se constată o deviere de la indicatorii de performanţă stabiliţii. Administratorul are obligația să întocmească şi să înainteze asociatului unic informaţiile din raportările prevăzute de Ordonanţa de urgență a Guvernului nr. 109/2011 privind guvernanta corporativă a intreprinderilor publice, cu modificările şi completările ulterioare. Astfel, comunicarea dintre autoritatea publică tutelară şi întreprinderea publică se va face periodic, vizând în principal, dar fără a se limita la gradul de îndeplinire a obiectivelor şi la evoluţia indicatorilor de performanţă. În cazul imposibilităţii/abaterii de la îndeplinirea obiectivelor şi a indicatorilor de performanță stabiliți în contractul de mandat, administratorul are obligaţia de a notifica, în scris, autoritatea publică tutelară, cu privire la cauzele care au determinat nerealizarea şi impactul asupra obiectivelor şi indicatorilor de performanţă. Capitolul VII Aşteptări în domeniul eticii, integrității şi guvernanţei corporațive Atribuţiile administratorului societăţii sunt cele prevăzute de Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, de Actul constitutiv al societăţii, de Contractul de Mandat (administrare) şi legislaţia incidentă domeniului de activitate al societăţii. Aşteptările autorităţii publice tutelare în domeniul eticii, integrităţii şi guvernanţei corporative au drept fundament câteva valori şi principii care trebuie să guverneze comportamentul etic şi profesional al administratorului societăţii: 1. Etica managerială. Administratorul societăţii va respecta Codul de Etică. Mai mult, va lua şi aplica decizii care impactează angajaţii, ţinând cont de recompensarea identică pentru contribuţie identică ori principiul universului de etică managerială. De asemenea, administratorul va acționa întotdeauna în favoarea intereselor societăţii; 2. Profesionalismul. Toate atribuţiile de serviciu care revin administratorului societăţii trebuie îndeplinite cu maximum de eficiență şi eficacitate, la nivelul de competenţă necesar, pentru creşterea continuă a nivelului personal de competenţă și pentru creşterea nivelului de competență al angajaţilor societăţii; 3. Imparţialitatea şi nediscriminarea. Administratorul este obligat să aibă o atitudine obiectivă, neutră faţă de orice interes politic, economic, religios sau de altă natură, în exercitarea atribuţiilor funcţiei. Administratorului îi este interzis să solicite sau să accepte, direct ori indirect, vreun avantaj ori beneficiu moral sau material, sau să abuzeze de funcţia pe care o deține; 4. Libertatea de gândire şi de exprimare. Administratorul poate să-şi exprime şi să-și fundamenteze opiniile, cu respectarea ordinii de drept şi a bunelor moravuri; 5. Onestitatea, cinstea şi corectitudinea. Administratorul, în exercitarea mandatului, trebuie să respecte, cu maximă seriozitate, legislaţi în vigoare; 4 6. Deschiderea și transparenţa. Activităţile administratorului, în exercitarea funcţiei sale și în legătură cu aceasta, sunt publice şi pot fi supuse monitorizării cetățenilor; 7. Confidenţialitatea. Administratorul trebuie să garanteze confidenţialitatea informaţiilor care se află în posesia sa. De asemenea, trebuie să respecte și să urmărească respectarea la nivelul societăţii a prevederilor legale existente în materia prelucrării datelor cu caracter personal. În conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 109/2011 privind guvernanta corporativă a intreprinderilor publice, cu modificările si completările ulterioare, activitatea organelor de conducere trebuie să fie transparentă şi accesibilă, garantând o bună comunicare. Controlul intern este un proces la care participă tot personalul societăţii, inclusiv administratorul, conceput să furnizeze o asigurare rezonabilă privind realizarea următoarelor obiective: a) desfășurarea activităţii în condiţii de eficienţă și rentabilitate; b) controlul adecvat al riscurilor care pot afecta atingerea obiectivelor societății; c) furnizarea unor informaţii corecte, relevante, complete și oportune structurilor implicate în luarea deciziilor în cadrul societăţii şi către utilizatorii externi; d) protejarea patrimoniului; e) conformitatea activităţii societăţii cu reglementările legale în vigoare, cu politica şi procedurile societăţii; î) realizarea, la un nivel corespunzător de calitate, a atribuţiilor stabilite în concordanță cu propria misiune, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficiență; g) protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor cauzate de erori, risipă, abuz sau fraudă; h) respectarea legii, precum și a reglementărilor şi deciziilor autorităţii publice tutelare sau a reprezentanților acesteia; i) dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare şi difuzare a datelor și informaţiilor financiare şi de conducere, precum şi a unor sisteme și proceduri de informare publice adecvate prin rapoarte periodice. În vederea îndeplinirii acestor obiective, se aşteaptă ca societatea să elaboreze şi să revizuiască periodic politica de control intern pentru ca aceasta să corespundă necesităţilor şi evoluției societăţii. Societatea va dispune astfel de un sistem adecvat de control intern asupra procesului de management al riscurilor, care implică analize independente şi regulate, evaluări ale eficacităţii sistemului şi, acolo unde se impune, asigurarea remedierii deficienţelor constatate. În vederea asigurării unei culturi de etică şi conformitate şi a unui sistem de guvernanţă adecvat, a promovării valorilor şi principiilor care asigură o bună conduită în relaţie cu toate părţile interogate şi păstrarea unei bune reputaţii pe piaţă, administratorul societății “TRANSPORT LOCAL LUGOJ” SRL va trebui să asigure îndeplinirea conștiincioasă și permanentă a următoarelor cerinţe: - deținerea de competenţă şi experienţă profesională, să aibă o bună reputaţie anterioară și ulterioară numirii, precum şi să dea dovadă de integritate pe tot parcursul deţinerii funcţiei; - asigurarea cerinţelor guvernanței corporative (structura organizatorică transparentă şi adecvată, alocarea adecvată şi separarea corespunzătoare a responsabilităţilor); - administrarea corespunzătoare a riscurilor, adecvarea politicilor şi strategiilor, precum şi a mecanismelor de control intern, asigurarea unui sistem eficient de comunicare şi de transmitere a informaţiilor, aplicarea unor proceduri operaţionale solide care să împiedice divulgarea informaţiilor confidenţiale; - menţinerea standardelor etice şi profesionale pentru a asigura un comportament profesional și responsabil la nivelul entității reglementate în vederea prevenirii apariţiei conflictelor de interese (Cod de Etică, Politică privind administrarea conflictelor de interese); - îndeplinirea cerinţelor de competenţă şi onorabilitate prevăzute de reglementările aplicabile; - cunoașterea, respectarea şi aplicarea cu profesionalism a legislaţiei specifice activității societăţii, strategiei şi politicii societăţii, Codului de etică, normelor, procedurilor, acordurilor şi convențiilor aplicabile; - nedepăşirea numărului maxim de mandate de administrator, astfel cum este prevăzut în O.U.G. nr. 109/2011, în societate sau în întreprinderi publice cu sediul în România care pot fi exercitate concomitent şi alocarea de timp suficient pentru îndeplinirea responsabilităţilor; - evitarea conflictelor de interese (să se asigure în permanenţă că interesele lor personale sau profesionale directe sau indirecte nu sunt în conflict cu interesele socieţii şi să se asigure că procedurile şi controalele implementate la nivelul societăţii sunt adecvate pentru identificarea, raportarea şi gestionarea corespunzătoare a conflictelor de interese actuale şi potenţiale). Administratorul companiei este responsabil şi pentru stabilirea şi revizuirea principiilor cadrului de administrare a activităţii şi a valorilor corporative ale instituţiei, inclusiv a celor stabilite prin intermediul unui cod de etică şi conduită. Codul de Etică defineşte idealurile, valorile şi principiile pe care angajaţii le respectă şi le aplică în activitatea desfăşurată în cadrul companiei. Codul de etică urmăreşte promovarea valorilor şi principiilor etice în cadrul companiei în vederea creşterii calităţii serviciilor oferite şi a protejării reputației şi are un rol educativ, de reglementare şi de impunere a valorilor promovate. Totodată, administratorul companiei trebuie să asigure un cadru adecvat şi eficace aferent controlului intern care să includă funcţiile de administrare, de conformitate şi de audit intern, precum şi un cadru corespunzător privind raportarea financiară şi contabilitatea. Administratorul trebuie să-și exercite responsabilităţile cu onestitate, integritate şi obiectivitate. Administratorul este solidar răspunzător cu predecesorul lui imediat dacă, având cunoștință de neregulile săvârşite de aceştia, nu le comunică auditorilor interni și auditorului financiar și nici autorității publice tutelare. ANEXA NR. 2 LA H.C.L. NR. „2... din .[0:.09-.2023 ROMÂNIA JUDEȚUL TIMIŞ CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI LUGOJ PROFILUL ŞI MATRICEA ADMINISTRATORULUI SOCIET ĂȚII TRANSPORT LOCAL LUGOJ SRL Profilul administratorului societății TRANSPORT LOCAL LUGOJ SRL este întocmit în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 109/2011 cu modificările şi completările ulterioare şi ale Normelor metodologice aprobate prin H.G. nr. 722/2016. Profilul administratorului se bazează pe următoarele componente: a) analiza cerințelor contextuale ale întreprinderii publice, în general, și ale administratorului, în particular; b) matricea unui profil al administratorului. CAPITOLUL 1 Analiza cerințelor contextuale ale întreprinderii publice, în_ general, și ale administratorului, în particular Societatea „TRANSPORT LOCAL LUGOJ” S.R.L. este organizată şi funcţionează ca societate cu răspundere limitată. Domeniul principal de activitate al societăţii este cel descris sub Codul CAEN numărul Domeniul principal de activitate al societăţii este cel descris sub Codul CAEN numărul 493 — Alte transporturi terestre de călători. Activitatea principală a societăţii este cea descrisă sub Codul CAEN numărul 4931 - Transporturi urbane, suburbane și metropolitane de călători. Societatea va desfăşura în subsidiar şi următoarele activităţi descrise sub: Codul CAEN numărul 4939 — Alte transporturi terestre de călători n.c.a.; Codul CAEN numărul 5221 -Activităţi de servicii anexe pentru transporturi terestre; Codul CA [...]