HCL 101/2026 adoptată

Anexă la ROF-ul aparatului de specialitate al primarului municipiului Craiova MUNICIPIUL CRAIOVA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI CRAIOVA Regulament de Organizare si Funcţionare al Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor CAPITOLUL I DISPOZIŢII GENERALE Art. 1 Direcția de Evidenţă a Persoanelor este organizată în subordinea consiliului local al municipiului Craiova, în temeiul art. 1 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţa a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 2 (1) Directia de Evidenţă a Persoanelor este constituită în conformitate cu prevederile art. 25 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001. (2) Directia de Evidenţă a Persoanelor funcționeaza în subordinea consiliului local al municipiului Craiova, fără personalitate juridică. Art. 3 (1) Scopul Directiei de Evidenţă a Persoanelor este acela de a exercita competenţele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor și stare civilă în sistem de ghişeu unic. (2) Activitatea Directiei de Evidenţă a Persoanelor se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. Art. 4 Activitatea Directiei de Evidenţă a Persoanelor este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor, denumită în continuare D.G.E.P., şi de Directia Publica Comunitară de Evidenţă a Persoanelor Dolj. Art. 5 (1) Directia de Evidenţă a Persoanelor asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, cărților de identitate provizorii, înscrierea mențiunilor de reședință, a cărţilor electronice de identitate precum și a cărţilor de identitate simple în sistem de ghişeu unic. (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investită, directia de evidenţă a persoanelor colaborează cu celelalte structuri ale primăriei, ale Ministerului Afacerilor Interne şi cooperează cu autorităţile publice, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. CAPITOLUL II ORGANIZAREA DIRECŢIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR Art. 6. (1) Structura organizatorică, statul de funcţii şi regulamentul de organizare şi funcţionare al Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor se stabilesc prin hotărâre a Consiliului local al municipiului Craiova. (2) Organigrama Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor este prevăzută în Organigrama aparatului de specialitate al primarului municipiului Craiova. (3) Statul de funcţii al Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor este prevăzut în Statul de funcții al aparatului de specialitate al primarului municipiului Craiova. Art. 7 (1) Coordonarea, îndrumarea şi controlul activităţii Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor sunt asigurate de către Consiliul Local, Primar, sau după, caz de către persoana delegată în acest sens, potrivit delegărilor de competenţă. (2) Are în subordine: ➢ Serviciul Depunere Acte Stare Civilă; ➢ Serviciul Eliberări Acte Stare Civilă; ➢ Serviciul Evidenţa Persoanelor: - Compartimentul Ghişeu Unic Evidenţă; - Compartimentul Informatic Actualizare Bază de Date. Art. 8 Directia de Evidenţă a Persoanelor are atribuţii pe linie de: a) - evidenţă a persoanelor; b) - stare civilă; Art. 9 (1) Directia de Evidenţă a Persoanelor exercită atribuţiile ce-i sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care i se adresează potrivit competențelor stabilite de legiuitor (2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea directiei are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. (3) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea Directiei de Evidenţă a Persoanelor şi structurile subordonate acesteia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a directiei. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şef şi personalul subordonat acestuia. Art. 10 (1) Directia de Evidenţă a Persoanelor este organizata la nivel de directie şi are în componenţă 3 servicii și 2 compartimente. (2) La nivelul Directiei de Evidenţă a Persoanelor, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează prin intermediul directorului executiv, sefilor de servicii. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, directorul executiv, şefii de servicii, pot angrena şi alt personal specializat din cadrul structurilor proprii. Art. 11 Direcția de Evidență a Persoanelor primeşte şi soluționează cererile cetățenilor pe probleme specifice de evidență a persoanelor şi de stare civilă. De asemenea, Direcția de Evidență a Persoanelor primeşte şi soluționează cererile cetățenilor pe probleme specifice de evidență a persoanelor din comunele arondate acestui serviciu, respectiv, Bulzesti, Coțofenii din Față, Ghindeni, Podari, Terpezița, Vârvoru de Jos (deoarece acestea nu au încă constituite servicii publice comunitare locale). Art. 12 (1) Conducerea directiei de evidenţă a persoanelor este asigurată de directorul executiv. (2) Directorul executiv al directiei de evidenţă a persoanelor este numit în conformitate cu prevederile art.374 din Codul Administrativ sau eliberat din funcţie, în conformitate cu prevederile art.519 din Codul Administrativ de primarul Municipiului Craiova. Art. 13 (1) Directorul executiv reprezintă Directia de Evidenţă a Persoanelor în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul primăriei, cu şefii unităţilor din Ministerul Afacerilor Interne, cu instituţiile şi organismele din afara sistemului Ministerului Afacerilor Interne, potrivit competenţelor legale. (2) În aplicarea ordinelor şi instrucţiunilor de nivel superior, directorul executiv al Directiei de Evidenţă a Persoanelor emite dispoziţii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale. (3) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, directorul executiv al Directiei de Evidenţă a Persoanelor poate delega unele atribuţii din competenţa sa altor persoane din subordine. Art. 14 (1) Directorul executiv al Direcției de Evidență a Persoanelor răspunde în fața primarului, a consiliului local şi a secretarului general, de întreaga activitate pe care o desfăşoară potrivit fişei postului. (2) Conducerea compartimentelor de specialitate ale direcției este exercitată de şefii acestora, iar în lipsa lor de către o persoană desemnată de aceştia. (3) Şefii structurilor funcționale ale Direcției de Evidență a Persoanelor răspund de întreaga activitate pe care o desfăşoară în fața directorului executiv, a secretarului general și a primarului. (4) Personalul Directiei de Evidenta a Persoanelor răspunde de întreaga activitate pe care o desfășoară în fața șefului serviciului, directorului executiv, secretarului general si primarului.   CAPITOLUL III ATRIBUŢIILE DIRECȚIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR Art. 15 Directia de Evidenţă a Persoanelor are următoarele atribuţii principale: a. Înregistrează actele şi faptele de stare civilă produse în țară și în străinătate, precum şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii; b. Eliberează certificatele de stare civilă și extrasele multilinge, în condițiile legii, c. Întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; d. Întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; e. Constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptaţi; f. Actualizează Registrul National de Evidenţă a Persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială a directiei; g. Utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; h. Furnizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a populaţiei, denumit în continuare S.N.I.E.P., date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; i. Actualizează Registrul electoral și colaboreaza cu Autoritatea Electorala Permanenta, j. Furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; k. Primeşte, în sistem de ghişeu unic, cererile şi documentele necesare în vederea eliberării actelor de identitate, precum și înscrierea mențiunii de reședință, l. Ține registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente gestionate; m. Primeşte de la structurile competente actele de identitate conform fișelor lot, n. Eliberează actele de identitate solicitanţilor; o. Constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; p. Îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor și stare civilă, reglementate prin acte normative. Art. 16 Atribuţii pe linie de Evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate a. Primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei şi înmânează solicitanţilor documentele în cauză; b. Scanează documentele în vederea constituirii mapei electronice; c. Primeşte şi soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România; d. Solicită serviciilor de stare civilă competente extrase pentru uz oficial după actele de stare civilă pe care le au în păstrare în vederea eliberării actelor de identitate; e. Transmit structurilor de poliție solicitări de verificare în teren a fizionomiei persoanei respectiv prin care se certifică existenţa unui imobil cu destinaţie de locuinţă şi faptul că solicitantul locuieşte efectiv la adresa declarată, f. Primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reţinere şi de arest preventiv din cadrul unităţilor de politie sau în penitenciar din zona de responsabilitate şi înmânează documentele solicitate; g. Primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru anularea domiciliilor în cazul imobilelor aflate pe raza municipiului Craiova; h. Avizează cererile de eliberare a actelor de identitate și de înscriere a mențiunii de reședință în actele de identitate; i. Înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; j. Răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare, înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate și preluate în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; k. Desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor; l. Furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni, cu respectarea prevederilor legale; m. Identifică – pe baza menţiunilor operative – elementele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi etc. şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun; n. Colaborează cu unităţile de poliţie, participând la acţiunile şi controalele organizate de acestea la locurile de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificeării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a persoanelor, precum şi a celor urmărite în temeiul legii, precum şi cu poliţia locală potrivit atribuţiilor ce le revin pe linie de evidenţă a persoanelor; o. Asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii, p. Înscrie mențiunile operative în Registrul Național de Evidență a Persoanelor; q. Soluţionează cererile formaţiunilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P., Justiţie, Parchet, M.Ap.N., privind verificarea şi identificarea punctuală a persoanelor fizice, cu respectarea prevederilor legale; r. Acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, ce nu posedă asupra lor acte de identitate; s. Formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.; t. Întocmeşte situaţiile statistice şi analizele activităţilor desfăşurate lunar, trimestrial, semestrial (analiza petițiilor și audiențelor) şi anual în cadrul directiei; u. Asigură gestiunea cărţilor de identitate provizorii şi întocmeşte procesele-verbale de scădere din gestiune; v. Răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire, păstrare a arhivei specifice și de distrugere a documentelor cu termen de păstrare depășit; w. Organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale manuale; x. Asigură protecţia datelor cu caracter personal şi a informaţiilor clasificate, precum şi securitatea documentelor serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale; y. Sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţă a persoanelor şi raportează dispariţia acestora pe cale ierarhică; z. Răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor; aa. Constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; ab. Îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. ac. Preia cererile de eliberare a certificatului de atestare a domiciliului şi a cetăţeniei persoanelor fizice precum și documentele corespunzătoare și le înaintează la D.P.C.E.P. Dolj. ad. Îndeplineşte atribuţiile stabilite prin Metodologia comună privind procedura de colectare, actualizare, consultare şi stergere a datelor din R.N.E.P.: - actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere şi alte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi a documentelor prezentate de cetăţeni cu ocazia soluţionării cererilor acestora - actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu menţiunile operative, precum şi cu informaţiile preluate din comunicările primite şi extrase din R.N.E.P. situaţii statistice pe linie de evidenţă a persoanelor, utilizând aplicaţiile informatice puse la dispoziţie de D.G.E.P.; - actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu datele privind persoana fizică, în baza comunicărilor nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, datele privind persoanele decedate, precum şi cetățenilor români cu domiciliu în străinătate. ee. Preia în sistem informatizat imaginea cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate sau care solicită înscrierea menţiunii de stabilire a reşedinţei în buletinul de identitate; ff. Operează în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor data înmânării cărţilor de identitate şi a cărţilor de identitate provizorii; gg. Clarifică neconcordanţele dintre nomenclatorul arterelor de circulaţie şi situaţia din teren, respectiv din documentele cetăţenilor; hh. Operează corecţii asupra neconcordanţelor înregistrate în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor (constatate cu ocazia unor verificări sau semnalate de alţi utilizatori); ii. Desfăşoară activităţi pentru administrarea reţelei locale de calculatoare, precum şi a utilizatorilor la nivel de sistem de operare (parole, drepturi de acces, etc.); jj. Execută activităţi pentru întreţinerea preventivă a echipamentelor din dotare; kk. Evidenţiază incidentele de aplicaţie şi le soluţionează pe cele referitoare la hardware şi sistem de operare; ll. Participă la operaţii de instalare a sistemelor de operare a software-ului de bază şi de aplicaţie pe echipamentele de calcul care compun sistemul informatic local, împreună cu specialiştii B.J.A.B.D.E.P.; mm. Asigură înlocuirea sau eventual depanarea echipamentelor de calcul prin firme de service; nn. Asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi ia măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi secrete de serviciu; oo. Colaborează cu Autoritatea Electorală Permanentă în vederea actualizării listelor electorale permanente, pp. Îndeplineşte şi alte atribuţii privind actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor, reglementate prin acte normative. Art. 17 Atribuţii pe linie de stare civilă a. Întocmeşte, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în SIIEASC şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate/extrase multilingve doveditoare, privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate; b. Validează în programul informatic SIIESC actele de stare civilă, c. Înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare; d. Eliberează, gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum şi ale Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor). e. Eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă; fotocopii după d [...]