HCL 225/2015 Bacău adoptată

Pomânia Q. tdofiul Bacău Conacul Zocal al O Antal CP rii HOTĂRÂRE privind aprobarea Normelor procedurale interne pentru atribuirea unui contract de închiriere a unui imobil/ spațiu într-un imobil adaptat funcționării Direcției Economice (Impozite și Taxe Locale) şi a Caietului de sarcini CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI BACAU, ÎNTRUNIT ÎN ŞEDINŢĂ ORDINARĂ LA DATA DE 30.10.2015; Avand in vedere: -Referatul nr. 286744/ 23.10.2015 înaintat de Direcţia Economică; -Expunerea de motive a Viceprimarului Municipiului Bacău înregistrată cu nr. 8418/ 23.10.2015 ; -Raportul compartimentului de resort înregistrat cu nr. 8419/ 23.10.2015; -Rapoartele comisiilor de specialitate din cadrul Consiliului local al Municipiului Bacău, întocmite în vederea avizării proiectului de hotărâre: nr. 982/29.10.2015 al Comisiei de specialitate nr.1, nr. 983/29.10.2015 al Comisiei de specialitate nr.2, nr. 984/29.10.2015 al Comisiei de specialitate nr.3, nr. 985/29.10.2015 al Comisiei de specialitate nr.4 şi nr. 986/29.10.2015 al Comisiei de specialitate nr.5, favorabile; -Prevederile Legii nr. 273/2006, privind finanțele publice locale, actualizată; -Prevederile Legii nr. 500/ 2002 privind finanţele publice, actualizată; -Prevederile art. 13 lit “a” din OUG nr. 34/ 2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; -Prevederile art. 47, ale art. 61 (2) si ale art. 117 lit. „a” din Legea nr. 215/ 2001 privind administraţia publică locală republicată şi actualizată; În baza dispozitiilor art. 36 (2) lit. «a » şi alin. (9) și art.45(2) din Legea nr, 215/ 2001 a administraţiei publice locale republicată și actualizată, HOTĂRĂȘTE: ART. 1. Se aprobă Normele procedurale interne pentru atribuirea unui contract de închiriere a unui imobil/ spaţiu într-un imobil adaptat funcţionării Direcţiei Economice (Impozite şi Taxe Locale) și Caietul de sarcini, conform Anexelor nr. | şi nr. 2, părți integrante din prezenta hotărâre. ART. 2. Primarul municipiului Bacău va aduce ia îndeplinire prevederile prezentei hotărâri prin Direcţia Econorei că-= Impozite şi Taxe Locale. T. 3. Hotă d i AR setate EȘEDINȚE DE ra y DINȚĂ CONTRASEMNEAZĂ, A SECRETARUL MUNICIPIULUI BACĂU NICOLAE-OVIDIU POPOXICI | SECULAR NR. ms N ICăg DIN 30.10.2014, vi N.O.B,, Î.D./ R.T./Ds.1/A/2/ExÎ ROMÂNIA ANEXA NR. 1 LA HCLNR. 225 _DIN 20, 10. 2015 JUDEŢUL BACĂU CONSILIUL LOCAL BACĂU Norme procedurale interne pentru atribuirea contractului de închiriere a unul imobil/spaţiu într-un imobil adaptat funcţionării Direcţiei Economice (Impozite și Taxe Locale) CAPITOLUL î Dispoziţii generale Prezenteie norme procedurale interne, denumite în continuare norme, reglementeaza cadrul organizatoric și metodologia de desfașurare a procedurii de atribuire a contractului de închiriere a unui imobil/spaţiu într-un imobil adaptat funcţionării Direcţiei Economice (Impozite și Taxe Locale). Pe parcursul întregului proces de achiziție publică, astfel cum este reglementat in prezentele norme, la adoptarea oricărei decizii, trebuie avute în vedere următoarele principii: a) nediscriminarea; b) tratamentul egai; c) recunoașterea reciprocă; d) transparența; e) proporţionalitatea; î) eficienţa utilizării fondurilor publice; 9) asumarea răspunderii. Aplicarea prezentelor norme se va face prin asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice în procesul de atribuire, prin promovarea concurenţei dintre operatorii economici și garantarea nediscriminării, recunoașterii reciproce și tratamentului -egal al operatorilor economici care participă la atribuirea contractului. Pe parcursul aplicării procedurii de atribuire, Municipiul Bacău va lua toate măsurile necesare peniru evitarea apariţiei unor situaţii de natură să determine existenţa unui conflict de interese și/sau manifestarea concurenţei neloiale. În cazul în care se constată apariţia unor astfel de situaţii, se va proceda la eliminarea efectelor rezultate dintr-o astfel de împrejurare, adoptându-se potrivit competențelor, după caz, măsuri corective de modificare, încetare, revocare, anulare și alte asemenea ale actelor care au afectat aplicarea corecta a procedurii de atribuire sau ale activităţilor care au legătură cu acestea. CAPITOLUL II Reguli generale pentru desfășurarea procedurii de selecţie în vederea închelerii contractului de închiriere Municipiul Bacău atribuie contractul de închiriere a unui imobil/spaţiu într-un imobil adaptat funcționării Direcţiei Economice (Impozite şi Taxe Locale), printr-o procedură de selecţie de oferte, prin intermediul unei comisii de evaluare constituită și mandatată în acest sens. În situaţia în care procedura de selecție pentru atribuirea contractului de închiriere, nu se finalizează prin încheierea unui contract, Municipiul Bacău are dreptul de a relua procedura. Orice persoană fizică și/sau juridică interesată are dreptul de a solicita și obține, în condiţiile legii, normele proceduraie interne pentru atribuirea contractuiui de închiriere, precum și documentația aferentă. Municipiul Bacău publică, pentru asigurarea transparenţei informaţiei, prezentele norme pe pagina oficială de internet a Primăriei Bacău (www.primariabacau.ro). Orice document în formă scrisă întocmit, între părți, pe perioada derulării procedurii de selecție trebuie înregistrat atât în momentul transmiterii, cât și în momentul primirii. Comunicarea între părţi se face în formă scrisă și/sau prin fax. Condiţia confirmării în scris a primirii comunicării trebuie să fie îndeplinită în toate rapoartele de comunicare dintre părți. CAPITOLUL ll Derularea procedurii de selecție oferte Documentaţia de atribuire include: a) invitația de participare; b) instrucţiuni pentru ofertanți; c) caietul de sarcini; d) formulare pentru întocmirea ofertelor; e) modeiui contractului de închiriere. Documentaţia de atribuire elaborată în baza prezentelor norme, va fi aprobată de către Consiliul Local Bacău, înainte de lansarea procedurii de selecţie. Municipiul Bacău publică cu cel puţin 10 zile înainte de data de depunere a ofertelor, pe pagina de internet www.primariabacau.ro și într-un ziar local. În perioada de 10 zile orice alt posibil ofertant poate participa cu ofertă la procedura de selecţie. Procedura de selecție a ofertelor în vederea închirierii se desfașoară după cum urmează: 1. Lansara invitaţii de participare - postarea invitației și a documeniaţiei de atribuire aferente pe site-ul WWwW.primariabacau.ro și într-un ziar local 2. Primirea și transmiterea răspunsurilor ia clarificări a) primirea solicitărilor de clarificări de la posibilii ofertanţi, nu mai puţin de 6 zile înainte de data limită pentru depunerea ofertelor; b) transmiterea răspunsurilor la clarificările privind elementele cuprinse în documentația de atribuire, nu mai puţin de 3 zile înainte de data limită pentru depunerea ofertelor. 3. Primirea ofertelor a) primirea și înregistrarea ofertelor la sediul beneficiarului până la data stabilită în anunț b) desfășurarea ședinței de deschidere a ofertelor; c) verificarea conformităţii ofertelor cu cerințele documentaţiei de atribuire, din punct de vedere al termenului limită de depunere și al existenței tuturor documentelor solicitate; d) ofertele care sunt depuse la o altă adresă de corespondență decât cea stabilită sau după termenul limită de depunere, sunt considerate respinse și vor fi returnate nedeschise către expeditor; (6, e) ofertele pot fi respinse dacă cel puțin unul din documentele prevăzute nu a fost depus în cadrul ofertei, conform prevederilor documentaţiei de atribuire. 4. Evaluarea ofertelor a) se realizează de către o comisie de evaiuare numită prin Dispoziţie de Primar; b) se vizitează spaţiile oferite spre închiriere, din ofertele selecționate în urma evaluării ofertelor tehnice, cu respectarea următorilor pași: - anunțarea ofertanților asupra zilei și orei în care se va efectua o vizionare a Spaţiilor pentru birouri; - vizionarea spaţiilor pentru birouri și verificarea concordanței parametrilor prezentaţi în oferta tehnică cu situația faptică pe teren; - întocmirea de către comisia de evaluare a proceselor verbale pentru fiecare vizionare în parte. C) se evaluează ofertele în vederea identificării îndeplinirii cerințelor minime stabilite de autoritatea contractantă; d) se solicită clarificări și/sau documente suport suplimentare, dacă este cazul, pentru demonstrarea îndepiinirii cerințelor minime de caiificare și stabilirea conformităţii propunerii tehnice și financiare; e) desemnarea ofertei câștigătoare se realizează conform criteriului de evaluare stabilit în documentaţia de atribuire, în baza raportului procedurii întocmit de comisia de evaluare. 5. Finalizarea procedurii de selecție de oferte a) întocmirea raportului procedurii; b) transmiterea comunicărilor privind rezuitatul procedurii de selecţie de oferte către ofertanții participanți, în cel mult 3 zile lucrătoare de la data aprobării raportului: c) încheierea contractului de închiriere, dacă este cazul, dar nu mai devreme de 5 zile de ia data transmiterii comunicării privind rezultatul procedurii pentru atribuirea contractuiui de închiriere; d) luarea în folosință de către beneficiar a spațiului închiriat. CAPITOLUL iv Comisia de evaluare. Constituire, componență și atribuții Pentru atribuirea contractului de închiriere a unul imobil/spaţiu într-un imobii, se constituie o comisie formată din: a) președintele comisiei de evaluare; b) 4 membrii cu drept de vot; C) un secretar fără drept de vot; d) membru/merbrii de rezervă. Activitatea desfășurată de membri în cadrul comisiei de evaluare face parte din atribuţiile de serviciu. Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească acordul majoritaţii simple a membrilor săi. Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată, își vor prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă individuală care se atașează la raportul procedurii de atribuire. Pe parcursul desfășurării procesului de evaluare, membrii comisiei au obligaţia de a păstra confidențialitatea și de a asigura imparțialitatea deciziei. Membrii comisiei de evaluare au obligația de a semna o declaraţie pe propria răspundere, privind confidențialitatea și imparțialitatea, prin care se angajează sa respecte O 6) prevederile prezentelor norme și prin care confirmă că nu se află în nici una din situațiile următoare: a) sunt soţ/soție, rudă sau afin, până la gradul al patrulea inclusiv, cu unui dintre ofertanți; b) deţin părţi sociale și/sau acţiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertani; c) au un interes de natură să le afecteze imparțialitatea pe parcursul procesului de verificare/evaiuare a ofertelor; d) se află în situația existenței unui conflict de interese astfel cum este reglementat de Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităților pubiice, a funcţiilor publice și în mediul de afaceri, prevenirea și sancţionarea corupției, cu modificările și completările ulterioare. Declarația prevăzută mai sus trebuie semnată înainte de deschiderea ofertelor și confirmată ulterior. În cazul în care unul dintre membrii desemnaţi în comisia de evaluare constată că se află în una sau mai multe dintre situaţiile de incompatibilitate, atunci acesta are obligaţia de a solicita, de îndată, înlocuirea sa din componenţa comisiei respective. Comisia de evaluare răspunde de desfășurarea următoarelor activități: - deschiderea ofertelor şi întocmirea procesului-verbal de deschidere a ședinței; - verificarea conformităţii ofertelor cu cerințele minime de calificare stabilite de autoritatea contractantă; - vizitarea spaţiilor oferite spre închiriere și întocmirea proceselor verbale ca urmare a vizionărilor efectuate pe teren: - solicitarea de clarificări, dacă este cazul; - verficarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanți, din punctul de vedere ai conformităţii administrative și al modului în care acestea corespund cerințelor minime din caietul de sarcini; - verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanți, din punctul de vedere al conformităţii administrative și al încadrării în bugetul estimativ aprobat; - evaluarea ofertelor conform criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de închiriere; - stabilirea lerarhiei ofertelor și desemnarea ofertei căștigătoare, în baza criteriului de atribuire stabilit; - întocmirea raportului de selecţie și înaintarea lui spre aprobare ordonatorului principal de credite. CAPITOLUL V Încheierea contractulul de închiriere a imobilului Municipiul Bacău va încheia contractul de închiriere a imobiluiui/spațiului într-un imobil cu proprietarul acestuia, persoana fizică și/sau juridica, a cărei ofertă a fost desemnată câștigătoare, nu mai devreme de 5 zile de la data comunicării rezultatului aplicării procedurii. Până la semnarea contractului de închiriere a imobilului/spațiului într-un imobil, ofertantul prezintă unul/mai multe contracte încheiate cu furnizori specializaţi pentru asigurarea serviciilor de curățenie și mentenanţă, în cazul în care a prezentat un acord, în oferta depusă. in situaţia în care ofertantul declarat câștigător nu semnează contractul, se repetă procedura de atribuire a contractului de închiriere. CAPITOLUL VI Notificări şi contestaţii 9 Orice ofertant care se consideră vătămat într-un drept sau interes legitim, print-un act ai autorităţii contractante, prin încălcarea normelor procedurale care reglementează deruiarea procedurii de atribuire a contractului de închiriere, poate transmite autorităţii contractante în termen de 3 zile de la data comunicării actuiui contestat, o notificare/cerere de soluționare a speței în cauză. Notificăriie formulate de ofertanţii nemulțumiți de procedura de atribuire se soluţionează în termen de 24 de ore de la comunicare, de către comisia de soluționare a contestaţiilor numită prin Dispoziţie de Primar. În cazul în care contestaţia este respinsă, nu se va mai restitui garanția de participare la licitaţie. CAPITOLUL Vii Anularea procedurii de atribuire Municipiul Bacău are dreptul de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de închiriere daca ia această decizie, înainte de data transmiterii comunicării privind rezultatui aplicării procedurii de atribuire și înainte de data încheirerii contractului de închiriere, în următoarele cazuri: a) niciunul dintre ofertanți nu a îndeplinit condițiile de calificare prevăzute în documentaţia de atribuire; b) au fost prezentate numai oferte necomforme sau inacceptabile; c) încălcarea legislaţiei și a prezentelor norme care afectează procedura pentru atribuirea contractului de închiriere sau este imposibilă încheierea contractului de închiriere. Decizia de anulare nu creează vreo obligaţie autorității contractante faţă de participanții la procedura de atribuire. Decizia de anulare va fi comunicată în scris tuturor ofertanţilor, menţionandu-se motivele anulării. CAPITOLUL viii Dosarul procedurii de selecţie Municipiui Bacău are obligaţia de a constitui și de a arhiva dosarul pentru procedura de selecţie a ofertelor în vederea închirierii unui imobil/spaţiu într-un imobil. Dosarul trebuie să cuprindă următoarele documente: - Hotarârea Consiliului Local Bacău de aprobare a prezentelor norme; - prezentele norme; - anunţul și/sau invitaţiile de participare ia procedura de selecţie oferte; - documentaţia de atribuire aprobată, inclusiv clarificările solicitate de ofertanţi și răspunsurile aferente trimise de autoritatea contractantă; - Dispoziția de Primar de numire a comisiei de evaluare și a comisiei de soluționare a contestaţiilor; - declaraţiile de confidențialitate și imparţialitate semnate de membrii comisiei de evaluare; - Procesul verbal al ședinței de deschidere; - ofertele depuse de participanții ia procedură; - clarificările și/sau completările soiicitate ofertanţilor de către comisia de evaluare și răspunsurile aferente acestora; - procesele verbale întocmite cu ocazia vizitării spaţiilor de închiriat; - procesele verbale ale ședințelor de evaiuare; - raportui procedurii de atribuire a contractului de închiriere aprobat de ordonatorui principal de credite; - comunicările privind rezuitatul procedurii; - Contractul de închiriere semnat cu ote rtantul câștigător al procedurii de selecție; - Procesul verbal de predare — primire a spaţiului închiriat și a dotărilor aferente. CAPITOLUL IX Dispoziţii finale Prezentele norme se com pletează cu modele de formulare ce vor fi întocmite de autoritatea contractantă, pe parcu rsul procedurii de atribuire a contractului de închiriere. Director adjunct Ec. Bogdan Neștian „Sp CONTRASEMNEAZĂ, SECRETARUL MUNICIPIULUI BACĂU NICOLAE-OVWIDIU POPOVICI ROMÂNIA ANEXA NR. 2 LA HCL NR._225 DIN_30./0, 2015 JUDEŢUL BACĂU CONSILIUL LOCA, BACĂU Caiet de sarcini pentru închirierea unui imobil/spațiu într-un Imobil adaptat funcționării Direcţiei Economice (Impozite și Taxe locale) OPORTUNITATEA ȘI NECESITATEA ÎNCHIRIERI: În prezent activitatea Direcţiei Economice (impozite și Taxe Locale) - se desfașoară în clădirea din str. Mărășești nr.6 (curtea Poștei nr.1) aparținând Consiliului Județean Bacău. Deoarece clădirea se află într-o stare avansată de degradare, condiţiile de desfașurare a activității sunt improprii atât pentru salariați cât şi pentru cetățeni. Încăperile în care lucrează angajații sunt mici, unele fără lumină naturală și spaţii de depozitare a documentelor, accesul cetățenilor se realizează prin zone înguste, neventilate corespunzător, care nu pot fi utilizate și de către persoanele cu handicap . i În vederea creării unor condiţii și a unui flux optim de desfășurare a activităţii, s-a hotarât prin HCL 285/23.11.2012, modificată prin HCL 24/29.01.2018, închirierea unui Spaţiu pentru desfășurarea activităţii de stabilire și încasare a impozitelor și taxeior locale pentru persoanele fizice și juridice. CERINȚE OBLIGATORII pe care trebuie să le îndeplinească imobilul propus pentru închiriere A. Amplasament Imobilul se află in zona A de impozitare a municipiului Bacău, ușor accesibilă la mijloacele de transport în comun. B. Suprafața Suprafaţa utilă închiriabilă va fi de minim 800 mp, maxim 1.200 mp. C. Situatia juridica a imobilului Imobilul poate fi proprietatea unei persoane fizice Și/sau juridice și trebuie deţinut în mod legal. În cazul în care ofertantul nu este proprietarul spaţiului oferit spre închiriere, acesta va prezenta actul în baza căruia deține dreptul de folosință din care să rezulte Și dreptul de subînchiriere. Imobilul și terenul aferent să nu facă obiectul unei acţiuni în justiţie. În cazul în care imobilul care face obiectul contractului va fi instrăinat, viitorul proprietar al imobilului are obligatia de a accepta Și de a executa contractul de închiriere valabil încheiat. În situația în care asupra imobilului ofertat este intabulat un drept de ipotecă de catre o instituţie financiar-bancară, ofertantul va prezenta în cadrul ofertei sale un acord din partea acesteia cu privire la închirierea în favoarea Direcţiei Economice (Impozite și Taxe Locale) . D. Durata contractului de închiriere 120 de luni (10 ani), cu posibilitate de prelungire. E. Funcţionalitate Starea tehnică a imobilului să fie foarte bună, atât la interior, cât și la exterior Și să nu prezinte risc/pericol public. Să permită, în limita spaţiului disponibil, instalarea în exterior Și interior a însemnelor unei instituții publice, în condiţiile legii. Spaţiul oferit spre închiriere trebuie să fie compact. Să dețina instalatii electrice, de apă, canalizare, instalaţii sanitare, încălzire, climatizare în perfectă stare de Îuncționare. Starea tehnică a instalaţiilor va fi consemnată într-un proces verbal care va fi semnat de catre părți. Imobilul trebuie să dețina grupuri sanitare pentru public (inclusiv persoanele cu handicap) și grupuri sanitare pentru perso [...]