HCL 77/2018 adoptată

ROMÂNIA Anexa nr. 1 la HCL nr.77/2018 JUDEŢUL ALBA MUNICIPIUL ALBA IULIA CONSILIUL LOCAL REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE A UNITĂŢII PROIECTULUI CENTRUL EUROPE DIRECT ALBA IULIA SECŢIUNEA I. DISPOZIŢII GENERALE 1.1. PREAMBUL Art. 1 Unitatea de Management a proiectului Centrul Europe Direct Alba Iulia se înfiinţează prin Hotărâre de Consiliu Local, ca structură fără personalitate juridică, cu o durată de funcționare pe toată perioada de implementare a proiectului. Art. 2 Unitatea proiectului îşi desfăşoară activitatea pe baza prezentului regulament şi a prevederilor legale. Art. 3 Unitatea proiectului reprezintă Consiliul Local al municipiului Alba Iulia în relaţia cu finanțatorul (Reprezentanța Comisiei Europene în România), cu partenerii, dar și cu celelalte instituţii ale administraţiei publice locale, alte instituţii publice naţionale şi internaţionale și cu persoane fizice sau juridice care desfăşoară activități în cadrul proiectului Centrul Europe Direct Alba Iulia Art. 4 Unitatea proiectului funcţionează în sediul din Alba Iulia, Strada Bucovinei nr. 6. 1.2. STRUCTURA ORGANIZATORICĂ Art.5 Unitatea proiectului este subordonată Consiliului Local și este formată din 5 experți în comunicare și un responsabil financiar Art.6 Unitatea proiectului este formată din personal contractual şi funcționari publici din aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Alba Iulia, fiind numiţi prin Dispoziţia Primarului. Selectarea în vederea nominalizării acestora se face pe baza competenţelor profesionale de specialitate şi implicării acestora încă din etapele de identificare şi formulare a proiectului de finanţare, conform procedurilor finanţatorului, respectiv conform HCL 445/2018. Art.7 În vederea realizării obiectului de activitate, Unitatea proiectului pentru perioada de implementare va cuprinde: - Coordonator Centru - Expert comunicare - Expert comunicare - Expert comunicare - Expert comunicare - Responsabil Financiar Art.8. Competența de a aproba, modifica sau completa structura organizatorică a Unității proiectului, aparține Consiliului Local al municipiului Alba Iulia. SECȚIUNEA II. ATRIBUȚII, RESPONSABILITĂȚI, AUTORITATE Art.9 Obiectul de activitate al Unității proiectului pentru perioada de sustenabilitate a proiectului îl constituie implementarea/ monitorizarea/ supervizarea activităților proiectului Centrul Europe Direct Alba Iulia Art.10 Atribuțiile persoanelor din cadrul Unității proiectului sunt: - implementarea proiectului Centrul Europe Direct Alba Iulia; - monitorizarea/supervizarea documentației de finanțare pe baza obiectivelor, activităților, rezultatelor și indicatorilor prevăzuți în aplicația de finanțare - întocmirea și respectarea procedurilor administrative, financiare, de achiziții necesare pentru depunerea cererilor de rambursare și a cererilor de plată în cadrul proiectului cu încadrarea acestora în clauzele și prevederile Contractului de Finanțare cu anexele sale, a instrucțiunilor și solicitărilor finanțatorului - monitorizarea/supervizarea contractelor aferente proiectului întocmite conform reglementărilor în vigoare; persoanele din Unitatea proiectului vor asigura implementarea Proiectului în conformitate cu cele asumate prin Cererea de finanţare aprobată; - persoanele din Unitatea proiectului vor implementa Proiectul cu maximum de profesionalism, eficienţă şi vigilenţă în conformitate cu cele mai bune practici în domeniul vizat şi în concordanţă cu prevederile Contractului de finanţare; - în cazul în care rapoartele de progres înaintate nu sunt complete sau necesită modificări, persoanele din Unitatea proiectului au obligaţia de a face completările şi modificările solicitate şi de a retransmite rapoartele de progres în termenul solicitat, de la primirea înştiinţării; - persoanele din Unitatea proiectului sunt responsabile de efectuarea raportărilor către finanțator; - persoanele din Unitatea proiectului au obligaţia să furnizeze orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de Proiect solicitate de către finanțator, Autoritatea de Certificare si Plată, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze controlul/auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanţate; - persoanele din Unitatea proiectului au obligaţia să asigure toate condiţiile pentru efectuarea verificărilor, punând la dispoziţie, la cerere şi în termen, documentele solicitate; să fie disponibile şi prezente, pe întreaga durată a verificărilor. - se angajează să acorde dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează sau a fost implementat Proiectul, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a Proiectului; - respectarea prevederilor aplicabile cuprinse în cererea de finanţare şi legislaţia aferentă referitoare la asigurarea conformităţii cu politicile Uniunii Europene şi naţionale, în special cele privind achiziţiile publice, egalitatea de şanse, dezvoltarea durabilă, informarea şi publicitatea; - respectarea prevederilor legislaţiei naţionale in domeniul achiziţiilor publice, respectiv Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările si completările ulterioare; - persoanele din Unitatea proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea asigurării unei evidenţe contabile distincte, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect; - persoanele din Unitatea proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea efectuarii plăților aferente proiectului;  - persoanele cu atribuții specifice din Unitatea proiectului sunt responsabile de gestionarea activităţii şi conformității produselor de informare și publicitate cu cerințele de identitate vizuală ale Autorităţii Finanţatoare. Art. 11 Responsabilitățile personalului din cadrul Unității proiectului sunt următoarele: - Răspunde de păstrarea secretului de serviciu, precum și secretul datelor și al informațiilor cu caracter confidențial deținute sau la care are acces ca urmare a exercitării atribuțiilor de serviciu - Răspunde de îndeplinirea cu profesionalism, loialitate, corectitudine și în mod conștiincios a îndatoririlor de serviciu; se abține de la orice faptă care ar putea să aducă prejudicii instituției; - Răspunde de realizarea la timp și întocmai a atribuțiilor ce-i revin potrivit legii, programelor aprobate și dispuse expres de către conducerea instituției și de raportarea asupra modului de realizare a acestora. - Răspunde potrivit dispozițiilor legale, de corectitudinea și exactitatea datelor, informațiilor, măsurilor și sancțiunilor stipulate în documentele întocmite. Art. 12 Autoritatea personalului din structura Unității proiectului: - Reprezintă și angajează instituția numai în limitele atribuțiilor de serviciu și a mandatului care i s-a încredințat de către conducerea acesteia. - Propune documente tipizate și proceduri de uz intern pentru activitatea structurii; - Semnalează conducerii instituției orice probleme deosebite legate de activitatea acesteia. SECŢIUNEA III – PERSONALUL Art. 13 Dispoziții pentru personal: § Atribuțiile personalului din cadrul Unității proiectului sunt specificate în fişa individuală a postului. § Salariile personalului din cadrul Unității de Management a proiectului - se vor plăti conform bugetului alocat, cu respectarea prevederilor Contractului de finanțare și a legislației în vigoare. DISPOZIŢII FINALE Art. 14 Prezentul regulament intră în vigoare după aprobarea lui prin Hotărâre de Consiliu Local. Alba Iulia, 26 februarie 2018 Președintele ședinței, Contrasemnează, Consilier Secretar Jidveian Ovidiu Viorel Jeler Marcel