HCL 72/2014 adoptată

ROMÂNIA Anexa nr. 1 la HCL nr. 72/2014 JUDEŢUL ALBA MUNICIPIUL ALBA IULIA CONSILIUL LOCAL REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE A UNITĂŢII MANAGEMENT A PROIECTULUI „ENergy efficiency in City Logistics Services for small and mid-sized European Historic Towns” (ENCLOSE) SECŢIUNEA I. DISPOZIŢII GENERALE PREAMBUL Art.1 Unitatea de Management a Proiectului „ENergy efficiency in City Logistics Services for small and mid-sized European Historic Towns” (ENCLOSE) , se înfiinţează prin Hotărâre de Consiliu Local, ca structură fără personalitate juridică, pe o durată de 30 de luni, începând cu data de 1 noiembrie 2012. Art.2 Îşi desfăşoară activitatea pe baza prezentului Regulament, a Contractului de Finanţare şi a prevederilor legale care îl guvernează, cadrului legal în vigoare aplicabil Administraţiei Publice Locale. Art.3 Unitatea de Management a Proiectului reprezintă Municipiul Alba Iulia în relaţie cu Autoritatea Finanţatoare, cu celelalte instituţii ale Administraţiei Publice Locale, alte instituţii publice naţionale şi internaţionale, persoane fizice sau juridice care desfăşoară activităţi în cadrul proiectului „ENergy efficiency in City Logistics Services for small and mid-sized European Historic Towns” (ENCLOSE) Art.4 Unitatea de Management a Proiectului funcţionează în sediul din Alba Iulia, str. Bucovinei nr. 6. STRUCTURA ORGANIZATORICĂ Art.5 Unitatea de Management a Proiectului este subordonată Consiliului Local al Municipiului Alba Iulia şi este formată din:  1 coordonator proiect,  1 asistent economic,  1 responsabil achiziţii şi administrativ,  1 responsabil relaţii publice şi comunicare,  3 experţi tehnici Art.6 Unitatea de Management a Proiectului este formată din personal public şi contractual din aparatul propriu de specialitate al Primăriei din subordinea Consiliului Local al Municipiului Alba Iulia şi personal extern, fiind numiţi prin Dispoziţia Primarului. Selectarea în vederea nominalizării acestora se face pe baza competenţelor profesionale de specialitate şi implicării acestora încă din etapele de identificare şi formulare a proiectului de finanţare, conform procedurilor finanţatorului. Art.7 Competenţa de a aproba, modifica sau completa structura organizatorică a Unităţii de Management a Proiectului, aparţine Consiliului Local al Municipiului Alba Iulia. SECŢIUNEA II. ATRIBUŢII, RESPONSABILITĂŢI, AUTORITATE Art.8 Obiectul de activitate al Unităţii de Management a Proiectului îl constituie implementarea/monitorizarea/supervizarea activităţilor proiectului „ENergy efficiency in City Logistics Services for small and mid-sized European Historic Towns” (ENCLOSE) Aceste activităţi se subsumeazăşi respectă prevederile Contractului de Finanţare, normelor legale aplicabile, precum şi instrucţiunile de implementare puse la dispoziţia Municipiului Alba Iulia de către Autoritatea Finanţatoare . Art.9 Atribuţiile persoanelor din cadrul Unităţii de Management a Proiectului sunt: - implementarea proiectului; - monitorizarea/supervizarea documentaţiei de finanţare pe baza obiectivelor, activităţilor, rezultatelor şi indicatorilor prevăzuţi în aplicaţia de finanţare; - monitorizarea/supervizarea contractelor aferente proiectului întocmite conform reglementărilor în vigoare; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului vor asigura implementarea Proiectului în conformitate cu cele asumate prin Cererea de finanţare aprobată; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului vor implementa Proiectul cu maximum de profesionalism, eficienţă şi vigilenţă în conformitate cu cele mai bune practici în domeniul vizat şi în concordanţă cu prevederile Contractului de finanţare; - în cazul în care rapoartele de progres înaintate nu sunt complete sau necesită modificări, persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia de a face completările şi modificările solicitate şi de a retransmite rapoartele de progres în termenul solicitat, de la primirea înştiinţării; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului sunt responsabile de efectuarea raportărilor către Autoritatea de management/Organism intermediar; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia să furnizeze orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de Proiect solicitate de către EACI, Autoritatea de Certificare şi Plată, Autoritatea de Audit , Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze controlul/auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanţate instrumente structurale; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia să asigure toate condiţiile pentru efectuarea verificărilor, punând la dispoziţie, la cerere şi în termen, documentele solicitate; să fie disponibile şi prezente, pe întreaga durată a verificărilor. - se angajează să acorde dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează sau a fost implementat Proiectul, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a Proiectului; - respectarea prevederilor aplicabile cuprinse în cererea de finanţare şi legislaţia aferentă referitoare la asigurarea conformităţii cu politicile Uniunii Europene şi naţionale, în special cele privind achiziţiile publice, egalitatea de şanse, dezvoltarea durabilă, informarea şi publicitatea; - respectarea prevederilor legislaţiei naţionale in domeniul achiziţiilor publice, respectiv O.U.G. nr. 34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările si completările ulterioare; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea asigurării unei evidenţe contabile distincte, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea efectuării plăţilor aferente proiectului; - persoanele cu atribuţii specifice din Unitatea de Management a Proiectului sunt responsabile de gestionarea activităţii şi conformităţii produselor de informare şi publicitate cu cerinţele de identitate vizuală ale Autorităţii Finanţatoare. Art.10 Responsabilităţile personalului din Unităţii de Management a Proiectului sunt următoarele: - răspunde de păstrarea secretului de serviciu, precum şi secretul datelor şi al informaţiilor cu caracter confidenţial deţinute sau la care are acces ca urmare a exercitării atribuţiilor de serviciu; - răspunde de îndeplinirea cu profesionalism, loialitate, corectitudine şi în mod conştiincios a îndatoririlor de serviciu; se abţine de la orice faptă care ar putea să aducă prejudicii instituţiei; - răspunde de realizarea la timp şi întocmai a atribuţiilor ce-i revin potrivit legii, programelor aprobate şi dispuse expres de către conducerea instituţiei şi de raportarea asupra modului de realizare a acestora; - răspunde potrivit dispoziţiilor legale, de corectitudinea şi exactitatea datelor, informaţiilor, măsurilor şi sancţiunilor stipulate în documentele întocmite. Art.11 Autoritatea personalului din structura Unitatea de Management a Proiectului: - Reprezintă şi angajează instituţia numai în limitele atribuţiilor de serviciu şi a mandatului care i s-a încredinţat de către conducerea acesteia; - Propune documente tipizate şi proceduri de uz intern pentru activitatea structurii; - Semnalează conducerii instituţiei orice probleme deosebite legate de activitatea acesteia. SECTIUNEA III – PERSONALUL Art.12 Dispoziţii pentru personal:  atribuţiile personalului din cadrul Unităţii de Management a Proiectului sunt specificate în fişa individuala a postului, întocmită de Coordonatorul de Proiect, avizată de Director Direcţia Programe şi aprobată de Primarul Municipiului Alba Iulia;  retribuirea personalului din cadrul Unităţii de Management a Proiectului se va face potrivit bugetului de proiect, aprobat. DISPOZIŢII FINALE Art.13 Prezentul regulament intră în vigoare după aprobarea lui prin Hotărâre de Consiliu Local şi îşi încetează valabilitatea odată cu aprobarea raportului final pentru implementarea proiectului . Alba Iulia, 21 martie 2014 Preşedintele şedinţei, Contrasemnează, Consilier Secretar Sandu Cornel Stelian Marcel Jeler