HCL 16/2018 adoptată

ROMÂNIA Anexa nr. 1 la HCL nr. 16/2018 JUDEŢUL ALBA MUNICIPIUL ALBA IULIA CONSILIUL LOCAL REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE A UNITĂŢII DE MANAGEMENT A PROIECTULUI Alba Iulia ISO Smart SECŢIUNEA I. DISPOZIŢII GENERALE 1.1. PREAMBUL Art. 1 Unitatea de Management a proiectului Alba Iulia ISO Smart se înfiinţează prin Hotărâre de Consiliu Local, ca structură fără personalitate juridică, cu o durată de funcționare pe toată perioada de implementare a proiectului. Art. 2 Unitatea de Management a proiectului îşi desfăşoară activitatea pe baza prezentului regulament şi a prevederilor legale. Art. 3 Unitatea de Management a proiectului reprezintă Consiliul Local al municipiului Alba Iulia în relaţia cu finanțatorul (Autoritate de management POCA), cu partenerii, dar și cu celelalte instituţii ale administraţiei publice locale, alte instituţii publice naţionale şi internaţionale și cu persoane fizice sau juridice care desfăşoară activități în cadrul proiectului Alba Iulia ISO Smart Art. 4 Unitatea de Implementare locală funcţionează în sediul din Alba Iulia, Calea Moților nr. 5A. 1.2. STRUCTURA ORGANIZATORICĂ Art.5 Unitatea de Management a proiectului este subordonată Consiliului Local și este formată din - Manager Proiect - Responsabil Financiar - Responsabil Achiziții - Expert Implementare ISO - Expert Generare Content Beaconi Art.6 Unitatea de Management a proiectului este formată din personal contractual şi funcționari publici din aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Alba Iulia, fiind numiţi prin Dispoziţia Primarului. Selectarea în vederea nominalizării acestora se face pe baza competenţelor profesionale de specialitate şi implicării acestora încă din etapele de identificare şi formulare a proiectului de finanţare, conform procedurilor în vigoare. Art.7 În vederea realizării obiectului de activitate, Unitatea de Management a proiectului pentru perioada de implementare va cuprinde: - 1 Manager Proiect - 1 Responsabil Financiar - 1 Responsabil Achiziții - 1 Expert Implementare ISO - 1 Expert Generare Content Beaconi Art.8. Competența de a aproba, modifica sau completa structura organizatorică a Unității de Management a proiectului, aparține Consiliului Local al municipiului Alba Iulia. SECȚIUNEA II. ATRIBUȚII, RESPONSABILITĂȚI, AUTORITATE Art.9 Obiectul de activitate al Unității de Management a proiectului pentru perioada de sustenabilitate a proiectului îl constituie implementarea/ monitorizarea/ supervizarea activităților proiectului Alba Iulia ISO Smart Art.10 Atribuțiile persoanelor din cadrul Unității de de Management a proiectului sunt:  - implementarea proiectului Alba Iulia ISO Smart; - monitorizarea/supervizarea documentației de finanțare pe baza obiectivelor, activităților, rezultatelor și indicatorilor prevăzuți în aplicația de finanțare; - întocmirea și respectarea procedurilor administrative, financiare, de achiziții necesare pentru depunerea cererilor de rambursare și a cererilor de plată în cadrul proiectului cu încadrarea acestora în clauzele și prevederile Contractului de Finanțare cu anexele sale, a instrucțiunilor și solicitărilor finanțatorului - monitorizarea/supervizarea contractelor aferente proiectului întocmite conform reglementărilor în vigoare; - persoanele din Unitatea de Management a proiectului vor asigura implementarea Proiectului în conformitate cu cele asumate prin Cererea de finanţare aprobată; - persoanele din Unitatea de Management a proiectului vor implementa Proiectul cu maximum de profesionalism, eficienţă şi vigilenţă în conformitate cu cele mai bune practici în domeniul vizat şi în concordanţă cu prevederile Contractului de finanţare; - în cazul în care rapoartele de progres înaintate nu sunt complete sau necesită modificări, persoanele din Unitatea de Management a proiectului au obligaţia de a face completările şi modificările solicitate şi de a retransmite rapoartele de progres în termenul solicitat, de la primirea înştiinţării; - persoanele din Unitatea de Management a proiectului sunt responsabile de efectuarea raportărilor către Autoritatea de management/Organism intermediar; - persoanele din Unitatea de Management a proiectului au obligaţia să furnizeze orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de Proiect solicitate de către AM, Autoritatea de Certificare si Plată, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze controlul/auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanţate din instrumente structural; - persoanele din Unitatea de Management a proiectului au obligaţia să asigure toate condiţiile pentru efectuarea verificărilor, punând la dispoziţie, la cerere şi în termen, documentele solicitate; să fie disponibile şi prezente, pe întreaga durată a verificărilor. - se angajează să acorde dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează sau a fost implementat Proiectul, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a Proiectului; - respectarea prevederilor aplicabile cuprinse în cererea de finanţare şi legislaţia aferentă referitoare la asigurarea conformităţii cu politicile Uniunii Europene şi naţionale, în special cele privind achiziţiile publice, egalitatea de şanse, dezvoltarea durabilă, informarea şi publicitatea; - respectarea prevederilor legislaţiei naţionale in domeniul achiziţiilor publice, respectiv Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările si completările ulterioare; - persoanele din Unitatea de Management a proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea asigurării unei evidenţe contabile distincte, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect;  - persoanele din Unitatea de Management a proiectului colaborează cu Direcţia Tehnică şi Direcţia Cheltuieli în vederea efectuarii plăților aferente proiectului; - persoanele cu atribuții specifice din Unitatea de Management a proiectului sunt responsabile de gestionarea activităţii şi conformității produselor de informare și publicitate cu cerințele de identitate vizuală ale Autorităţii Finanţatoare. Art. 11 Responsabilitățile personalului din cadrul Unității de Management a proiectului sunt următoarele: - Răspunde de păstrarea secretului de serviciu, precum și secretul datelor și al informațiilor cu caracter confidențial deținute sau la care are acces ca urmare a exercitării atribuțiilor de serviciu - Răspunde de îndeplinirea cu profesionalism, loialitate, corectitudine și în mod conștiincios a îndatoririlor de serviciu; se abține de la orice faptă care ar putea să aducă prejudicii instituției; - Răspunde de realizarea la timp și întocmai a atribuțiilor ce-i revin potrivit legii, programelor aprobate și dispuse expres de către conducerea instituției și de raportarea asupra modului de realizare a acestora. - Răspunde potrivit dispozițiilor legale, de corectitudinea și exactitatea datelor, informațiilor, măsurilor și sancțiunilor stipulate în documentele întocmite. Art. 12 Autoritatea personalului din structura Unității de Management a proiectului: - Reprezintă și angajează instituția numai în limitele atribuțiilor de serviciu și a mandatului care i s-a încredințat de către conducerea acesteia. - Propune documente tipizate și proceduri de uz intern pentru activitatea structurii; - Semnalează conducerii instituției orice probleme deosebite legate de activitatea acesteia. SECŢIUNEA III – PERSONALUL Art. 13 Dispoziții pentru personal: § Atribuțiile personalului din cadrul Unității de Management a proiectului sunt specificate în fişa individuală a postului. § Salariile personalului din cadrul Unității de Management a proiectului - se vor plăti conform bugetului alocat, cu respectarea prevederilor Secțiunii II, Art. 1, alin. (9) a Contractului de finanțare. DISPOZIŢII FINALE Art. 14 Prezentul regulament intră în vigoare după aprobarea lui prin Hotărâre de Consiliu Local. Alba Iulia, 30 ianuarie 2018 Președintele ședinței, Contrasemnează, Consilier Secretar Jidveian Ovidiu Viorel Jeler Marcel