HCL 84/2019 Sâncel adoptată

ROMÂNIA JUDEȚUL ALBA COMUNA SANCEL CONSILIUL LOCAL HOTĂRÂREA Nr.84/2019 privind modificarea si completarea Nomenclator arhivistic al documentelor aparţinând compartimentelor din cadrul aparatulului de specialitate al primarului comunei Sâncel precum şi ale Consiliului Local Consiliul local al comunei Sâncel, judeţul Alba.întrunit în şedinţă ordinară în data de 28.11.2019 Luând în dezbatere: -proiectul de hotărâre initiat de primarul comunei Sâncel privind modificarea si completarea Nomenelatorului arhivistic: -referatul de aprobare privind modificarea şi completarea nomenclatorului arhivistic, înregistrat sub nr.2714/14.11.2019 întocmit de primarul comunei Sâncel: -raportul compartimentului jurdic din cadrul Primăriei Sâncel, înregistrat sub nr.2185/22.1 1.2019: -avizele favorabile ale comisiilor care functioneaza in cadrul Consiliului local Sâncel; -Adresa nr.SJANAB-2072-U/08.1 1.2019 a Serviciului Judetean Alba aş Arhivelor Nationale ca urmare a transmiterii nomenclatorului arhivistic al Primăriei Sâncel pentru confiormare si avizare.prin care ni se sugereaza armonizarea compartimentelor creatoare de arhivă cu compartimenetele cuprinse in organigrama institutiei. Având în vedere prevederile art.8 alin.(2). din Legea arhivelor naţionale nr.16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.217/23.05.1996, Prevederile art.129 alin.(14) din OUG nr.57/2019 privind Codul administrativ. potrivit căruia Consiliul local îndeplinește arice alte atribuţii în toate domeniile de interes local . precum şi orice alte atribuţii stabilite prin lege:. În temeiul art.139 alin.(1) din OUG.nr.57/2019 privind Codul Administrativ. potrivit căruia în exercitarea atribuţiilor ce îi revin Consiliul local adoptă hotărâri cu majoritate absolută sau simplă . după caz. coroborat cu art.196 alin(1) lit. 7a” potrivit căruia în exercitarea atribuţiilor ce le revin autorităţile administratiei publice locale adoptă sau emit. după caz, acte administraitive cu caracter normativ sau individual; HOTĂRĂȘTE Art.1- Se aprobă modificarea si completarea Nomenelatorului arhivistie al documentelor aparținând compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al primarului comunei Sâncel precum şi a Consiliului local , conform Anexei . parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2- Cu ducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri se încredinţează Primarul comunei Sâncel şi personalul din aparatul de specialitate al primarului comunei Sâncel, creator de documente de arhivă. Art.3.- Prezenta hotărâre se comunică: -Instituţiei Prefectului judeţului Alba, pentru verificarea legalităţii: -D-nei Oniga Ana responsabil arhivă; -Serviciului Judeţean Alba al Arhivelor Naţionale -Primarului comunei Sâncel şi -se aduce la cunoștință publică prin afisare la sediul instituţiei şi publicare pe site-ul institiuției:www.primariasincel.ro Art.4.1) Împotriva prezentului act administrativ, persoana care se consideră vătămată într-un drept al său sau într-un interes legitim poate formula plângere prealabilă la Consiliul local Sâncel. în termen de 30 de zile de la data aducerii la cunoştinţa publică. (2) Prezentul act administrativ poate fi contestat la secția de contencios administrativ a Tribunalului în termen de 6 luni de la data comunicării răspunsului la plângerea prealabilă depusă. conform Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004. cu modificările şi completările ulterioare. Art,5,- -Prezenta hotărâre a fost aprobată cu un numar de 11 voturi favorabile valabil exprimate , 0 abtineri şi 0 voturi împotrivă. Sâncel , la : 28.11.2019 PRESEDINTE DE ŞEDINŢĂ Cons. Pleşa Iosif —2 CONTRASEMNEAZA Secretar: > NEENTSTERUL AFACERILOR INTERNE EEE Nr. SIANAB-2369-U Data: IX 12.20 2 ARHIVELE NAȚIONALE Serviciul Judeţean Alba Ex.nr. | Alba- lulia Str.. Mihai Viteazul nr. 29, Alba-lulia, cod postal 510010 Telefon/Fax : 0258/810996 e-mail: alba(Garhivelenationale.ro www.arhivelenationale.ro, portal.arhivelenationale.ro Ref: adresă aprobare nomenclator arhivistic Către, UNITATEA ADMINISTRATIV TERITORIALĂ COMUNA SÂNCEL Loc. Sâncel. str. Mihai Eminescu, nr. 70. Jud.Alba La adresa Dvs. nr. 2863/RG/03.12.2019, înregistrată la serviciul nostru cu numărul de mai sus, vă aducem la cunoştinţă că nomenelatorul arhivistic a fost confirmat. Alăturat vă restituim un exemplar. pentru a fi aplicat de către compartimentele instituţiei Dvs. la prelucrarea arhivistică a documentelor create începând cu 03.01.2020. De asemenea, vă facem cunoscut că Arhivele Naţionale dispun de un nou canal de comunicare (portal.arhivelenationale.ro) prin intermediul căruia aveţi posibilitatea de a depune proiecte de nomenclatoare sau inventare ale lucrărilor de selecţionare!. Cu stimă, Şef Serviciu, Inspector superior, IND E- A7 GL dra-Dana ZECHERU Laura-Maria OLTEAN 0.L./0.L.2 ex * Prin intermediul portalului Arhivelor Naţionale se poate interacţiona cu următoarele structuri: SANIC (pentru sediul centrul), Serviciul Municipiului Bucureşti şi structurile din judetele Braşov, Cluj, Iași, Timiş, Bacău, Bihor, Bistrita- Năsăud, Botoşani, Brăila, Călăraşi, Caraş-Severin, Constanta, Dolj, Galați, Ilfov, Mureş, Neamt, Olt, Prahova, Sutu Mare, Sibiu, Suceava, Vâlcea. Pot depune proiecte de nomenclatoure şi inventare ale lucrărilor de selectionare toate persoanele juridice uflate în uria de competentă a structurilor susmenrionate. 1/1 ROMANIA JUDETUL ALBA COMUNA SÂNCEL CONSILIUL LOCAL DE DRE na E a a NOMENCLATOR Aprobat prin H.C.L. nr. 84 din 28 nov. 2019 2019 oi pe ea A . De Sea e a SE CONFIRMĂ SERVICIUL JUDETEAN ALBA AA=ARHIVELOR NAŢIONALE ARHIVISTIC Z [ DIRECTIA COMPARTIMENT Denumirea dosarului Termen [Obs | (continutuil pe scurt al problemelor la care se refera) |. 1 Sedinte ale Consiliului local.hotarâri ale C.L., procese verbale Permanent CONSILIUL ale sedintelor.materiale prezentate in cadrul sedintelor LOCAL 2 Sedinte ale comisiilor de specialitate ale C.L.. „materiale Permanent prezentate in cadrul sedintelor, procese verbale ale sedintelor comisiei de specialitate nr.1. 3 Sedinte ale comisiilor de specialitate ale C.L. „materiale Permanent prezentate in cadrul sedintelor. procese verbale ale sedintelor comisiei de specialitate nr.2. 4 Sedinte ale comisiilor de specialitate ale C.L. „materiale Permanent prezentate in cadrul sedintelor, procese verbale ale sedintelor comisiei de specialitate nr.3. 5 Dosar cuprinzând hotărârile Consiliului local.adrese de înaintare | Permanent a hotarârilor catre Institutia Prefectului 6 Registru privind evidenţa hotărârilor adoptate de C.L. Permanent 7 Regulament de organiozare și funcționare a C onsiliului local Permanent 8 Inventare arhivare anuale și pr.verbale predare-primire Permanent II. l Dispozitii emise de primar şi actele care stau la baza emiterii Permanent PRIMAR acestora 2 Registru privind evidenţa dispozițiilor emise de primar Permanent 3 Documente privind elegerile prezidenţiale.parlamentare si Permanent Pentru Parlamentul European 4 Documente privind recensământiul populației si locuintelor Permanent 5 Liste electorale permanente Permanent 6 Inventare arhivare anuale şi pr.verbale predare-primire Permanent 7 Planul de aparare impotriva calamitatilor „cincinale Permanent 8 Plan de mobilizare a economiei . carnet de mobilizare 20 de ani CS 9 Procese verbale de control 10 ani A.Comp.buget-finante | | Bugetul local si executia bugetului local Permanent | O Situatii —raportări contabile anualț Permanent | Registru inventariere anuală domeiuul public si privat. Permanent Permanent 5 Evidenta mijloacelor de transport ale unitatii Permanent | 6 Inventare arhivare anuale şi pr.verbale predare-primire Permanent 7 State de plata 50 ani o 8 Evidenta mijloace fixe 20 ani 9 Deschidere credite 10 ani 10 Acte justificative privind executia bugetului 10 ani Il Comenzi depuse pentru diferite lucrări 10 ani 12 Cotoare CEC,chitantiere,jurnal de casa 10 ani 13 Extrase de cont 10 ani 14 Acte contabile privind veniturile 10 ani 15 Acte incasari, plaţi 10 ani 16 Note de recepţie 5 ani 17 Bon de consum Sani 18 Liste de inventariere 5 ani 19 Contracte de inchiriere, concesiune . etc. Sani După perioad a de incetare 20 Ordine de deplasare S ani 21 Chitanţe Sani 22 Situatii de raportare contabilă trimestriala Sani B.Impozite si taxe__|_|l Inventare arhivare anuale şi pr.verbale predare-primire Permanent 2 Evidenta mijloacelor auto ale unitătii Permanent 3 Registrul rol privind datoriile constribuabililor si incasarile 100 ani efectuate 4 Declaratia 112 privind contributiile lunare din cadrul unitatii 10 ani 5 Declaratii . respective decizii de impunere privind stabilirea 10 ani taxelor asupra mijloacelor de transport 6 Declaratii . respective decizii de impunere privind stabilirea 10 ani taxelor de reclamă si publicitate 7 Decizii de impunere emise din oficiu . respective în urma 10 ani inspecțiilor fiscale „precum si acte in sustinerea acestora 8 Borderou debite scaderi 10 ani 9 Confirmari de primire a debitelor 10 ani 10 Inscrierea si radierea autovehiculelor 5 ani 1] Inștiinţări de plata Sani II 12 Certificate fiscale 5 ani = șI - pa N E AIR — E 7 II Fi pe = = ă | 15 | Adeverinte pentru dovedirea unor situaţii de fapt | 5 ani C. Achiziţ l Inventare arhivare anuale şi pr.verbale predare-primire Permanent publice [o 2 Documente Programe cu finanţare 30 ani puvernamentală(PNDR.PNDL) 3 Dosare diverse achizitii publice altele decât investiții(comisii 30 ani evaluare oferte. procese verbale evaluare oferte,procese verbale evaluare, instiințşări rezultate, alte documente privind procedurile de SEAR(SICAP) 4 Dosar privind licitatiile de produse . servicii si lucrări(reterate 10 ani după de necessitate . note de estimare. note privind alegerea expirarea procedurii. fişa de date, caiet de sarcini. anunţ licitaţie.dispoziţie | contractului de numire comisie de evaluare oferte, procese verbale de evaluare oferte.comunicari rezultate procedură, documentatii tehnice investitii, încheiere contract) 5 Studii de fezabilitate / proiecte tehnice 10 ani | D.Stare civilă l Inventare arhivare anuale și pr.verbale predare-primire Permanent 2 Liste Coduri numerice personale Permanent 3 Registru evidentă livrete de familie Permanent 4 Acte normative si circulare ale administratie de stat, ierarhic Permanent superioara, privind reglementarea activitatii si modului de lucru in starea civila . 5 Acte care stau la baza inregistrarii nasterii : 100 ani - certificate constatatoare ale nasterii - declaratii de recunoastere a paternitatii - cereri pentru inregistrarea tardiva a nasterii - sentinte judecatoresti de inregistrare tardiva - sentinte judecatoresti de incuviintare a adoptii - declaratii cu privire la nume 6 Declaratii de casatorie si alte acte necesare incheierii 100 ani casatoriei : - copii certificate de stare civila - certificate medicale prenuptiale - sentinte judecatoresti de divort sau moarte prezumata - extrase pentru uzul organelor de stat L_ _ - — ( - declaratii autentificate - dovezi eliberate de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale tarilor ai caror cetateni sunt, din care sa rezulte ca sunt indeplinite conditiile de fond cerute de legea lor nationala p8entru incheierea casatoriei unui cetatean strain - dispozitii privind incuviintatea incheierii casatoriei pentru dispI0ensa de varsta sau grad de rudenie - proces verbal pentru folosirea unui interpret, traducator autorizat, incheierea casatoriei in afara primariei - dosarul care a stat la baza transcrierii in registrele romanesti a casatoriei unui cetatean roman in strainatate Acte care au stat la baza inregistrarii decesului : - certificate medicale constatatoare a decesului - sentinte judecatoresti declarative de moarte prezumata - dovezi eliberate de politie sau parchet in cazul decesului datorat unei sinucideri. accident sau altor cauze violente sau gasirii unui cadavru - dosarul care a stat la baza inregistrarii transcrierii in registrele romanesti a decesului unui cetatean roman in strainatate 100 ani Documente care au stat la baza modificarii statutului civil al persoanelor : - sentinte judecatoresti de tagada a paternitatii sentinte de stabilire a filiatici si numelui sentinte de incuviintare a purtarii numelui sentinte de divort sentinte de desfacere a adoptiei - dispozitii rectificare acte stare civila 100 ani Cereri, adrese si necesarul privind ridicarea de certificate si registre acte stare civila , imprimate auxiliare de la Consiliul Judetean . Procese verbale de predare —primire a registrelor a registrelor de stare civila . 100 ani 10 Reconstituirea sau intocmirea ulterioara a actelor de stare civila 100 ani IN! Evidenta registrelor de stare civila — inventarul. Procese-verbale de predare-primire a gestiunii de stare civila 100 ani 12 Schimbare a numelui sau prenumelui. Dispozitii de eliberare a certificatelor de stare civila traduse ori ortografiate in limba materna. Comunicari de renuntate. dobandire sau redobandirea 100 ani ( cetateniei romane. d).- borderouri acte de identitate decedati 13 Registre cu acte de stare civilă (naşteri. căsătorii. decese) 100 ani 14 Registrul de evidenţa registrelor şi certificatelor de naştere. 100 ani căsătorie şi decese 15 Registrul de procese-verbale de indrumare şi control a activităţii | 100 ani de stare civilă 16 Divort pe cale administrativă 100 ani 17 Modificari statut civil -sentinte divort 100 ani 18 Corespondenta privind extraselr pentru uzul organelor de stat de | 15 ani pe actele de stare civilă 19 Rectificari acte st.civilă-Cereri adresate instantelor judecatoresti | 15 ani in vederea rectificarii. anularii. completarii sau modificarii actelor de stare civila . 20 Corespondenta cu institutii de stat sau persoane fizice si | 10 ani adeverinte 21 Registru de intrare-ieşire privind corespondenţa de stare civilă 10 ani CS 22 Livrete de familie:cereri avidenta gestiune 10 ani 23 Succesiuni+ Anexa 24 catre Camera Notarilor Publici Alba 10 ani 24 Registru evidenta deschideri succesorale 10 ani CS 25 Situatii stare civilă S ani 26 Cereri, adrese de expediere a certificatelor de stare civila Sani solicitate personal sau prin corespondenta cu alte primarii: de nastere, de casatorie, de deces 27 Adrese de expediere la formatiunea de evidenta a populatiei: S ani a) - borderouri comunicari de nastere : - pentru fiecare nascut viu - in cazul transcrieri certficatelor de stare civila eliberate de autoritatile straine . pentru actele de nastere reconstituite sau intocmite ulterior. in cazul persoanelor care au varsta sub 14 ani b).- evidenta comunicarilor de modificari in Registrul permanenet de evidenta a populatiei(stabilirea filiatiei. incuviintate de nume . contestarea recunoasterii sau tagada paternitatii, adoptia-desfacerea sau anularea acesteia , schimbarea numelui sau prenumelui, anularea, completarea, rectificarea actelor de stare civila , schimbarea sexului) c).- borderouri cu certificate gresite in timpul completarii €).- extrase de pe actele de easatprie in care se opereaza mentiunea divort f).- extrase de pe actele de deces transcrise, reconstituite sau intocmite ulterior - adrese de expediere a buletinelor statistice de nastere, casatorie. deces - adrese de expediere a livretelor militare E. 1 Inventare arhivare anuale şi pr.verbale predare-primire Permanent S.V.S.U. 2 Ordine . Instructiuni. Norme metodologice. Note de constatare Permanent privind situatiile de urgenta 3 Regulamentul de organizare si functionare a Serviciului Permanent Voluntar pentru Situatii de Urgenta 4 Organizarea si pregatirea Comitetului local pentru situatii de 10 ani urgenta 5) Plan de protectie civila 10 ani 6 Plan de aparare impotriva inundatiilor. gheturilor si poluarii 10 ani accidentale 7 Organizarea si inzestrarea Serviciului Voluntar pentru Situatii de | 10 ani Urgenta 8 Planuri pentru interventia Serviciului Voluntar pentru Situatii de | 10 ani Urgenta 9 Programul de masuri in vederea acordarii asistentei pentru 10 ani prevenirea situatiilor de urgenta la gospodariile populatiei 10 Carnetele cu constatari rezultate din controale 5 ani IN! Fise individuale de instructaj in domeniul situatiilor de urgenta | 5 ani III. VICEPRIMAR 1 Inventare arhivare anuale şi pr.verbale predare-primire Permanent 2 Condica de prezenta la servicicu a personalului Sani 3 Fişa de evidenta lunara a personalului(fisa de pontaj) Sani 4 Fise protectia muncii 5 ani 5 Planificare concedii de odihnă S ani A. 1 Inventare arhivare anuale şi pr.verbale predare-primire Permanent Comp. Urbanism 2 Dări de seamă. rapoarte statistice, chestionare anuale „privind Permanent activitatea de urbanism 3 Planul urbanistic general Permanent 4 Registrul de control privind activitatea de urbanism şi 100 ani amenajarea teritoriului S 100 ani Autorizaţii de construire sau desfip -re construcții _ | [6 Certificate de urbanism Ii 100 ani 17 Registrul de evidenţă a autorizaţiilor de construcție 100 ani 8 Registrul de evidenţă a certificatelor de urbanism 100 ani 9 Dări de seamă, rapoarte statistice. chestionare trimestriale 5 ani „privind activitatea de urbanism 10 Adrese si documente privind activitatea de urbanism 5 ani 1] Situaţii privind inspecția in construcții 5 ani B. | Inventare arhivare anuale și pr.verbale predare-primire Permanent Com. Cultură 2 Registru de evidenta a proceselor verbale de inchiriere a Permanent localului Caminului Cultural . 3 Corespondenţă diversă 10 ani C. 1 Inventare si procese verbale ale documentelor preluate de la Permanent Comp.ad-tiv.arhivă compartimente 2 Lucrari de selectionare ale unitatilor arhivistice cu termene de 100 ani pastrare expirate 3 Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice — | 100 ani anexa nr.4 - Registru de depozit anexa nr.8 100 ani | e) Nomenclatoare arhivistice 100 ani IV.SECRETAR l Inventare arhivare anuale şi pr.verbale predare-primire Permanent 2 Raportul annual privind accesul la informatii de interes public Permanent 3 Regulament de ordine interioară „Coduri de conduită functionari | Permanent public si personal contractual 4 Registrul de evidenta al declaratiilor de avere 10 ani CS 5 Registrul de evidenta al declaratiilor de interese 10 ani CS 6 Dosar declaratii de avere 10 ani CS 7 Dosar declaratii de interese 10 ani CS 8 Registru intrare-iesire corespondență 10 ani CS 9 Dosar corespondenta cu Institutia Prefectului Alba 10 ani 10 Dosar corespondenta cu Consiliul Judetean Alba 10 ani Il Dosar corespondenta cu alte institutii si societăţi 10 ani 12 Dosar petiţii. cererei, reclamatii.sesizari adresate C.L.. si 5 ani Primarului com.Sâncel A. 1 Inventare arhivare anuale şi pr.verbale predare-primire Permanent Comp.Resurse umane _( = | 2 State de functii/personal. organigrame institutie Permanent ] 3 Dosare de personal ale angajatilor(functionary publici si 75 ani personal contractual) 4 Documente privind activitatea de resurse umane(corespondenta | 10 ani cu ANEP Bucuresti. instructiuni. 5 Comisia de disciplina 10 ani 6 Documente privind organizarea si desfasurarea concursurilor 5 ani pentru ocupare posturi „promovare, etc. B. 1 Inventare arhivare anuale şi pr.verbale predare-primire Permanent Com. juridic 2 Dosare ale cauzelor care se dezbat in instantele de judecata cu Permanent pronuințarea hoarârilor definitive ale instantelor de judecată 3 Dosare privind evidenta contractelor incheiate de institurie cu Permanent termenele de valabilitate ale acestora C.Comp. asistenta | | Inventare arhivare anuale şi pr.verbale predare-primire Permanent socială 2 Rapoarte . informări, incuviinţări si dispoziții cu privire la Permanent exercitarea atribuţiilor de autoritate tutelară.anuale 3 Raportări statistice privind prestatiile sociale , anuale Permanent 4 Registru evidenta cererei ajutor social 10 ani 5 Registru evidenta cererei ajutor alocatii sustinere familie 10 ani 6 Registru evidenta cererei ajutor de urg [...]