HCL 69/2023 Pleșoiu adoptată

O ROMANIA JUDETUL OLT COMUNA PLESOIU CONSILIUL LOCAL HOTARARE Nr. 63 Privind aprobarea procedurii de inventariere a elementelor de natura activelor, datoriilor si a capitalurilor proprii Având în vedere: - Referatul de aprobare cu privire la necesitatea initierii si sustinerii pentru aprobarea acestui proiect de hotarare de catre plenul Consiliului Loca! al comunei Plesoiu, jud.Olt; - referatul de specialitate al compartimentului de resort din cadrul aparatului de specialitate al Primarului comunei Plesoiu, cu privire la necesitatea, oportunitatea, legalitatea si sustinerea acestui proiect de hotarare pentru aprobarea lui de catre Consiliul Local Plesoiu, jud Olt; - Raportul de avizare al comisiei de specialitate cu privire la avizarea favorabila si sustinerea acestui proiect pentru aprobarea lui de catre plenul Consiliului Local Plesoiu, jud.Olt - Prevederile ale art. 3 din anexa la H.G. nr. 392/2020 privind aprobarea Normelor tehnice pentru întocmirea inventarului bunurilor care alcătuiesc domeniul public şi privat al comunelor, al oraşelor, al municipiilor şi al judeţelor, - Prevederile art. 286 alin. (1), alin. (4), art. 287 lit. b), art.289, art. 354, art. 355, art. 356 alin. (2)-(3), alin. (5), art.357 alin. (1), alin. (3) şi alin. (4) din O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările si completările ulterioare, ale art.552 — art. 554, art. 555 alin, (1), art. 858 din Legea nr.287/2009 privind Codul Civil, cu modificările şi completările ulterioare, - Prevederile pct. 2 din anexa la Ordinul Ministerului Finanţelor Publice nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, cu modificările şi completările ulterioare; In baza art.139 alin.3 lit."a” din OUG nr.57/2019 privind Codul Administrativ: În temeiul art. 196 alin. 1 lit. a din O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, CONSILIUL LOCAL AL COMUNEI PLESOIU „JUD OLT HOTARASTE: Art 1. Se aprobă procedură privind inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, conform Anexei nr.1 care face parte integranta din prezenta hotarare. Art.2. Cu ducerea la indeplinire a prevederilor prezentei hotarari se incredinteaza Primarul comunei Plesoiu, judetul Olt prin intermediul compartimentelor de specialitate. nd Art.3. Prezenta hotărâre se comunică Instituţiei Prefectului Judeţului Olt, Primarului comunei Plesoiu și se aduce la cunoştinţă publică prin afișare la sediul Primeriei Plesoiu. Preşed , Contrasemneaza, Co Secretar general, / Nr. 69 129 1.2023 Aceasta hotarare a fost adoptata cu ..cț-. voturi „pentru”, = voturi „impotriva” si 3. abtineri, prezenti .K? din totalul de 11 consilieri in functie PuexAJ PROCEDURĂ DOCUMENTATĂ privind Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii Documente de referinţă: 0) Ordin 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice Cuprins Pagina de gardă 1 Cuprins _ 2 Scopul procedurii 3 Domeniul de aplicare 3 Documente de referință 4 Definiţii și abrevieri 5 Descrierea activităţii sau procesului 6 Responsabilități 10 Formular de evidenţă a modificărilor 10 Formular de analiză a procedurii 10 Formularul de distribuire/difuzare 10 _ Anexe 11 Precizări 11 Scopul procedurii 1 Stabileşte modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate Scopul prezentei proceduri este de a elabora o metodologie unitară privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii ale fiecărei entităţi, precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei entității pentru respectivul exerciţiu financiar, 2 Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate derulării activităţii Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi. O 3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie ale personalului LN, Prin procedură se urmărește asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ și legal al documentelor. 4 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei - Nu este cazul 5 Alte scopuri - Nu este cazul Domeniul de aplicare 1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Prezenta procedură se referă la inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii. 2 Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfășurate de entitatea publică: Activitatea este relevantă ca importanţă, fiind procedurată distinct în cadrul instituției. 3 Listarea principalelor activităţi de care depinde și/sau care depind de activitatea procedurată: De activitatea procedurată depind toate celelalte activităţi din cadrul instituţiei, datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proceselor. ; 4 Listarea compartimentelor fumizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale activităţii Îi procedurate: 4.1 Compartimente furnizare de date Toate structurile 4.2 Compartimente beneficiare de rezultate: Toate structurile 4.3 Compartimente implicate în procesul activităţii: Compartiment Contabilitate Documente de referinţă 1, Reglementări internaţionale: - Nu este cazul 2. Legislaţie primară: - Legea contabilităţii nr. 82/1991, cu modificările și competările ulterioare - Ordin nr. 2.861/2009 pentru aprobare Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, publicat în Monitorul Oficial nr, 704 din 20 octombrie 2009 3. Legislaţie secundară: - Ordin nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice Publicat in Monitorul Oficial, Partea 1 nr. 387 din 07.05.2018 5) 4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice: - Programul de dezvoltare a SCIM - Regulamentul de funcţionare a Comisiei de Monitorizare - Regulamentul de organizare şi funcționare a instituției - Regulamentul Intern al Instituţiei - Dispoziţii ale Conducătorului Instituţiei - Circuitul documentelor - Alte acte normative 1. Definiţii ale termenilor: Definiţii și abrevieri Termenul Definiţia și / sau, dacă este cazul, actul care definește termenul 1. Procedură documentată Modul specific de realizare a unei activități sau a unui proces, editat pe suport de: “hârtie sau în format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de sistem ;şi proceduri operaţionale de lucru) Procedură operaţională (procedură ; Procedură care descrie un “proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul! “unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate, fără aplicabilitate la nivelul întregii entități publice ; 3. Document Act prin care se adeverește, se constată sau se preconizează un fapt, se conferă un drept, se recunoaște o obligaţie respectiv text scris sau tipărit inscripție sau altă “mărturie servind la cunoașterea unui fapt real actual sau din trecuţ i Aprobare Confirmarea scrisă, semnătura şi datarea acesteia, a autorităţii desemnate de a fii e acord cu aplicarea respectivului document în organizaţie. | 5. 'Verificare Confirmare prin examinare şi furnizare de dovezi obiective de către autoritatea desemnată (verificator), a faptului că sunt satisfăcute cerinţele specificate, inclusiv “cerinţele Comisiei de Monitorizare. 6. Gestionarea documentelor „Procesul de administrare a documentelor unei entităţi publice, pentru a servi! intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin “procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare şi până la distrugerea lor; Ediţie procedură Forma actuală a procedurii; Ediţia unei proceduri se modifică atunci când deja au! “fost realizate 3 revizii ale respectivei proceduri sau atunci când modificările din! [i .. Revizie procedură tructura procedurii depășesc 50% din conținutul reviziei anterioare; ien at caen rea itemi ni Acţiunea de modificare respectiv adăugare sau eliminare a unor informaţii, date, icomponente ale unei ediţii a unei proceduri, modificări ce implică de regulă sub 50%; “din conţinutul procedurii;. i 9. 'Entitate publică | Autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie! “autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este “acționar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează /administrează fonduri 10. Departament "publice şi/sau patrimoniu public ecţie Generală, Direcţie, Serviciu, Birou, Compartiment "Conducătorul departamentului ” i(compartimentului) Director general, director, şef serviciu, şef birou, şef compartiment 2. Abrevieri ale termenilor: Abrevierea Termenul abreviat Procedura operațională Elaborare Verificare Aprobare Sistem de control intern/managerial Descrierea activităţii sau procesului 1. Generalităţi: Unitatea are obligaţia să efectueze inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deţinute la începutul activităţii, cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar. Ministerul Finanţelor Publice poate aproba excepții de la regula inventarierii anuale pentru unele bunuri cu caracter special aflate în administrarea instituţiilor publice, la propunerea ordonatorilor principali de credite. În cazul în care în perioada inventarierii efectuate la finele anului intervin situaţii speciale constând în schimbări ale sediilor şi/sau ale spaţiilor de depozitare ale bunurilor aflate în patrimoniul, inclusiv în administrarea instituţiilor publice, ordonatorii de credite pot aproba ca, pentru bunurile existente în sediile și/sau în spaţiile de depozitare respective, să se cuprindă în registrul-inventar valoarea stocurilor faptice inventariate și înscrise în listele de inventariere ale anului anterior, actualizate cu intrările și ieșirile de bunuri până la finele perioadei de raportare. Unitatea are obligaţia să emită proceduri proprii privind inventarierea, aprobate de administratorul, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligaţia gestionării entității. Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entității. 2. Documente utilizate: 2.1. Lista și proveniența documentelor: - Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri sunt cele enumerate la Documentele de referintă, precum și anexele dacă este cazul. 2.2. Conţinutul și rolul documentelor: - Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de implementare a activității procedurate. - Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face prin programul informatic la care au acces salariaţii entității. 2.3. Circuitul documentelor: - Pentru asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entității a prevederilor legale care reglementează activitatea procedurată, elaboratorul va difuza procedura conform Formularului de distribuire/difuzare. 3. Resurse necesare: 3.1. Resurse materiale: - Computer - Imprimantă - Copiator - Consumabile (cerneală/toner) - Hartie xerox - Dosare - Mobilier 3.2. Resurse umane: - Conducătorul Instituţiei - Conducătorul compartimentului Contabil - Comisia de inventariere 3.3. Resurse financiare: - Conform Bugetului aprobat al Instituţiei 4. Modul de lucru: 4.1. Planificarea operaţiunilor și acţiunilor activităţii: Operațiunile și acțiunile privind activitatea procedurată se vor derula de către compartimentele implicate, conform instrucțiunilor din prezenta procedură. 4.2. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității: Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează. Entitatea are obligaţia să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii deţinute, la începutul activităţii, cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar pe parcursul funcționării, precum şi în următoarele şituaţii: a) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de legislația specifică; b) ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere; c) ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune; d) cu prilejul reorganizării gestiunilor; e) ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră; £) în alte cazuri prevăzute de legislația specifică. În cazul în care, în situaţiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de natura activelor dintr-o gestiune, aceasta poate ţine loc de inventariere anuală, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligaţia gestionării entității. Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, avându-se în vedere şi specificul activităţii fiecărei entităţi. La entităţile cu activitate complexă, bunurile pot fi inventariate şi înaintea datei de încheiere a exerciţiului financiar, cu condiţia asigurării valorificării şi cuprinderii rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare anuale întocmite pentru exerciţiul financiar respectiv. Entitatea care, potrivit legii contabilităţii, a stabilit exercițiul financiar diferit de anul calendaristic, organizează și efectuează inveniarierea anuală astfel încât rezultatele acesteia să fie cuprinse în situaţiile financiare întocmite pentru exerciţiul financiar stabilit. În situaţia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul-inventar se cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate și înscrise în listele de inventariere actualizate cu intrările și ieșirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii și data încheierii exerciţiului financiar. Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entității. În vederea efectuării inventarierii, aceste persoane aprobă proceduri scrise, adaptate specificului activităţii, pe care le transmit comisiilor de inventariere. Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se efectuează de către comisii de inventariere, numite prin decizie scrisă, emisă de administrator, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligaţia gestionării entității. În decizia de numire se menţionează în mod obligatoriu componenţa comisiei (numele preşedintelui şi membrilor comisiei), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizată, gestiunea supusă inventarierii, data de începere şi de terminare a operaţiunilor. La entităţile al căror număr de salariaţi este redus, inventarierea poate fi efectuaţă de către o singură persoană. În această situaţie, răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entității respective. Pentru desfăşurarea în bune condiţii a operaţiunilor de inventariere, în comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică, care să asigure efectuarea corectă şi la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile. Inventarierea şi evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se pot efectua atât cu salariați proprii, cât şi pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire corespunzătoare. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective şi nici controorii interni sau statutari. În condiţiile în care entităţile nu au niciun salariat care să poată efectua operaţiunea de inventariere, aceasta se efectuează de către administratori. Prin proceduri interne, entitatea poate stabili ca la efectuarea operaţiunilor de inventariere să participe şi contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective, fără ca aceştia să facă parte din comisie. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate și numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit. În vederea bunei desfăşurări a operaţiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane care au obligaţia gestionării entității trebuie să ia măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin: - organizarea depozitării bunurilor grupate pe sorto-tipodimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft; , - ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidențe; - participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere; - asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare etc.; - asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preţ etc.) şi la evaluarea lor, conform reglementărilor contabile aplicabile, a unor specialişti din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea preşedintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise; - dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare, cântărire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum şi cu birotica necesară; - dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor inventariate; - asigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecţie a muncii; - asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc. Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere sunt următoarele: a) înainte de începerea operaţiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă: - gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare; - în afara bunurilor entității respective are în gestiune şi alte bunuri aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente; - are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate ori valoare are cunoştinţă; - are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru. care s-au întocmit documentele aferente; - a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale; - deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa; - are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrar [...]